Наступающая рецессия подталкивает компании к более глубокой цифровой трансформации и внедрению эффективных ИТ-решений. Ключевой момент каждого проекта — выбор правильного решения и надежного подрядчика. Успешный опыт внедрений самых востребованных на сегодняшний день сервисов и программ имеют компания Comarch и ее многолетний партнер в области EDI и ЭДО «КОРУС Консалтинг СНГ».

Для перевода бизнес-процессов в цифровой вид применяются специализированные ИТ-продукты, способные облегчить контроль операционной деятельности и уменьшить затраты.

На рынке есть ИТ-решения, доказавшие свою эффективность за годы внедрений именно в отраслях розничной торговли и производства FMCG. Но правильно выбрать  решение, подрядчика и исполнителя бывает непросто.

Ключевыми критериями выбора партнера должны быть надежность и успешный опыт внедрений.

Ключевые критерии выбора

Критериям надежности и наличию солидного портфеля реализованных проектов отвечают компания Comarch и ее многолетний партнер в области EDI и ЭДО «КОРУС Консалтинг СНГ». Эти компании имеют комплекс самых востребованных на сегодняшний день ИТ-решений и сервисов, позволяющих оцифровать и оптимизировать как внутренние, так и внешние бизнес-процессы.

Группа Comarch — глобальная ИТ-компания, разработчик программных продуктов, оказывает услуги по внедрению и управлению системами. Ассортимент продуктов насчитывает более 100 линеек.

Расходы на НИОКР в 2019 году увеличены на 31%.

Имеет 55 дочерних компаний, 92 представительства и тысячи успешно реализованных проектов на шести континентах почти в 100 странах, в том числе более 15 лет предоставляет свои сервисы и внедряет проекты в России.  

«КОРУС Консалтинг СНГ» — эксклюзивный российский партнер Comarch в области EDI и ЭДО, сотрудничество с которым длится более 15 лет. Разработчик и провайдер облачных сервисов для автоматизации b2b-процессов управления цепочками поставок и взаиморасчетов.

Один из лидеров рынка электронного документооборота, поставщик Saas-решений для финансового сектора и ритейла. В 2020 году включен в перечень системообразующих предприятий в сфере ИКТ от Минсвязи и Правительства РФ.

Среди клиентов — торговые сети, поставщики, международные производители, логистические и телекоммуникационные операторы, топ-20 банков и финансовых организаций страны.

Рассмотрим несколько популярных решений этих компаний для ритейла и его поставщиков.

cybrain/shutterstock

Электронный обмен данными

Comarch EDI — это облачная платформа, обеспечивающая высокую надежность обмена данными между бизнес-партнерами.

Решение позволяет использовать удобный для каждого из партнеров способ коммуникации: глубокая интеграция ИТ-инфраструктуры компании с системой электронного обмена документацией или веб-система EDI (подходит для небольших компаний, так как позволяет не тратить ресурсы на полную интеграцию, работает как электронный почтовый ящик). Позволяет полностью оцифровать цепочку поставок и коммуникацию со своими партнерами как в сфере продаж, так и предоставления услуг.

Преимущества Comarch EDI — глобальный охват и операционная совместимость: поддержка более 80 типов сообщений, обмен до 650 миллионами документов ежегодно, объединение более чем с 600 розничными сетями, 130 тыс. организаций более чем в 50 странах по всему миру, объединенных в сеть.

По данным исследования Comarch, внедрение EDI позволило 83% клиентов сократить затраты на управление документацией на 50%. Большинство респондентов отметили уменьшение количества ошибок на 60–70%, каждый шестой сообщил о полном устранении, 90% участников отметили ускорение логистических процессов более чем на 50%.  

Международная группа Metro

Компания ежедневно взаимодействует с большим количеством поставщиков и создает сотни заказов. В таких условиях нет права на ошибку или недопонимание. Для надежности работы центр электронного обмена документацией был перенесен на Comarch EDI. Внедрение позволило:

• управлять инфраструктурой EDI по 35 линиям продаж
• объединить в общую сеть свыше 13 тыс. поставщиков из 24 стран
• организовать четкий обмен документами — до 65 миллионов документов ежегодно.

Благодаря решению Comarch, EDI компания Metro смогла ускорить процесс принятия решений и обеспечить своевременную реакцию на постоянно меняющиеся условия бизнес-среды.

Инструмент для менеджеров по продажам

Comarch SFA Online Distribution — это инновационная платформа для ведения отчетности и обеспечения коммуникации между производителем и дистрибьютором, ритейлером либо оптовиком.

Успешность сотрудничества производителя с дистрибьюторами во многом зависит от эффективно налаженной коммуникации. При этом взаимодействие партнеров должно основываться на достоверной и актуальной информации о рынке. Возможность анализа этих данных дает существенное конкурентное преимущество в каждой отрасли продаж.

С помощью специального коммуникационного интерфейса, установленного у дистрибьюторов, платформа ежедневно автоматически создает отчеты. Эти данные в виде электронных сообщений попадают в центральную базу данных, где проходит процесс их верификации и конвертации (спаривание кодов производителя и дистрибьютора / склада дистрибьютора).

Данные, полученные с помощью Online Distribution, позволяют лучше и быстрее анализировать рынок и предпочтения клиентов, эффективнее управлять продажами и принимать решения, основанные на цифрах.

Данные можно использовать для управления уровнем запаса товаров, оценки производительности партнера, вознаграждения партнеров на основании данных о продаже, обмена информацией с партнерами, исключения мошенничества (анализ потоков данных, трансграничных продаж, недостающих данных и т. д.).

Важное преимущество Comarch Online Distribution — более 100 реализованных проектов, в рамках которых было объединено свыше 800 дистрибьюторов.

Moët Hennessy (группа Louis Vuitton)

Задачи внедрения Comarch Online Distribution:

• подключение к платформе стратегических дистрибьюторов
• проведение промо на основе реальных данных о продажах
• возможность определения реального потенциала торговых точек, баров, ресторанов по данным об остатках
• мониторинг остатков на рынках с высоким спросом во время сезонных пиков.

Ключевые факты внедрения:

• подключены к системе дистрибьюторы 19 европейских стран
• 110 дистрибьюторов и оптовиков (в основном канал онлайн-продаж)
• использование отчетности Total Category
• анализ данных с использованием инструмента отчетности Comarch (Online Sales Support)
• интеграция с MH BI и SFA system.

Rawpixel.com/shutterstock

Как спланировать и оценить промо

Модуль Trade Promotion Management помогает планировать промоакции, рассчитывать   бюджеты и оценивать эффективность проведенных рекламных кампаний.

Решение позволяет использовать аналитику для выявления лучших методов стимулирования продаж.

Модуль интегрирован с мобильным приложением для торговых представителей Comarch Mobile Sales Force Apps, благодаря чему подготовленные и подтвержденные рекламные кампании могут быть сразу отправлены в отдел продаж. Существует также возможность настроить интеграцию с внешним решением для торговых представителей.

Информация о клиентах, продуктах, расчетах или объемах продаж может напрямую скачиваться из ERP-систем.

Trade Promotion Management — это настраиваемая панель индикаторов, маршруты согласования и подтверждения промоакций, оптимизация бюджетов, анализ данных и отчетность, определение рекламной активности, вид календаря, расчет и подтверждение рекламных кампаний, определенные KPI. Одним словом, все, что может быть полезным в организации и контроле внутренних процессов, связанных с планированием, запуском и расчетом промоактивностей.

Основные преимущества Trade Promotion Management — эффективное планирование торговых промоакций на основании исторических данных и текущего анализа, быстрый и простой анализ эффективности проведенных рекламных кампаний, простая настройка всех параметров системы и KPI.

Один из мировых лидеров пивоваренной отрасли Asahi

Вызовы:

• быстрое внедрение изменений и усовершенствований процессов по требованию клиента
• один пункт управления рекламными акциями во всех каналах продажи
• контроль издержек и затрат, связанных с рекламными акциями.

Решение — Comarch TPM:

• On/Off-invoice скидка для рекламных акций
• 1 бесплатное пиво в рекламных акциях
• перерасчет показателей эффективности рекламных акций KPIs
• маршруты и цепочки подтверждения
• рекомендованные промоакции
• интеграция с SAP, SFA, BI системами клиента.

Comarch E-Invoicing: глобальное управление счетами-фактурами

Comarch E-I nvoicing — комплексное интегрированное решение по управлению электронными счетами-фактурами.

По данным исследования Comarch, 77% опрошенных компаний до сих пор получают основную часть счетов-фактур в бумажном или отсканированном виде, 68% вводят их вручную в формате сообщений электронной почты или PDF.

Больше половины компаний отметили проблемы соответствия требованиям в сфере расчета налогов и НДС (63%) и обеспечения целостности счетов-фактур (54%).

Несоблюдение этих требований может привести к росту дополнительных издержек и риску юридической ответственности.

Comarch E-Invoicing обеспечивает оптимизацию и автоматизацию всех процессов, связанных со счетами-фактурами:

1. Поддержка процессов управления кредиторской и дебиторской задолженностью;
2. Соответствие нормативным требованиям — верификация электронных счетов-фактур, взаимодействие с местными налоговыми органами и консультантами;
3. Сбор данных по различным коммуникационным каналам и из различных форматов сообщений. Решение может преобразовывать счета-фактуры из формата, используемого партнерами, в формат, поддерживаемый системой компаний, а также проводить  сопоставления и валидацию документов.

Преимущества Comarch E-Invoicing — глобальный охват, комплексный подход к организации всех процессов, связанных со счетами-фактурами, интеграция с государственными и национальными платформами, обеспечение соответствия нормативным требованиям, точка доступа в общеевропейскую сеть электронных закупок (PEPPOL), электронное архивирование, автоматизация рабочих процессов управления кредиторской задолженностью.

Компании, внедрившие Comarch E-Invoicing, отметили экономию времени — на 22%, сокращение затрат — на 19%, сокращение ошибок — на 13%.

Сеть розничной торговли Carrefour

Внедрены модули:

• управление процессами закупок и оплаты
• оптимизация внутренней системы управления счетами-фактурами
• управление поставщиками и словарями статей затрат
• унификация процедур закупки и построение единой системы обработки заказов.

Результаты внедрения:

• рабочий процесс управления счетами-фактурами интегрирован с People Soft
• устраняются 95% ошибок на этапе ввода данных
• ускорен процесс приемки документов на 350%
• заархивировано более 1,2 миллиона документов.

Цифровые продукты «КОРУС»

Портфель «КОРУС Консалтинг СНГ», партнера международного EDI-провайдера Comarch в России, содержит ключевые сервисы для автоматизации бизнес-процессов.

Юридически значимый электронный документооборот (ЭДО) — обмен юридически значимыми электронными документами, производимый за несколько минут.

«КОРУС» как оператор электронного документооборота помогает клиентам поддерживать бизнес-процессы, сократить время и средства на пересылку документов, а также экономить человеческие ресурсы.

Электронный документ
приравнивается к бумажному аналогу, обладает 100%-ной подлинностью и юридической значимостью за счет подписания документа электронной цифровой подписью.

Документооборот от «КОРУС» поддерживается двумя основными сервисами — ЭДО (ранее E-invoicing) внутри маркетплейса Сбербанк бизнес-онлайн для корпоративных клиентов банка и «Сфера курьер» — для клиентов других банков. Трафик EDI и ЭДО, по итогам I квартала 2020 года, достиг 60 млн документов в месяц.

Электронная отчетность в государственные органы. Сервис позволяет сдавать отчетность в режиме онлайн в ФНС, ПФР, Росстат и ФСС.

Электронная цифровая подпись (ЭЦП). Компания имеет собственный удостоверяющий центр, обладающий всеми необходимыми лицензиями и осуществляющий выпуск электронных подписей всех типов, в том числе и ЭП для торгов. Среднее время выпуска подписи составляет 3–4 минуты. В целом удостоверяющий центр «КОРУС» уже выдал более миллиона подписей.

Решение по маркировке. Специальное комплексное решение для производителей и дистрибьюторов, работающих с маркированной продукцией.

Фокус 2020 года: полный контроль всего процесса маркировки и организация канала связи между крупными торговыми сетями и мелкоформатной розницей для передачи и обмена УПД и кодами маркировки для дальнейшей передачи права собственности на товары.

«КОРУС» осуществляет настройку 1С-системы клиента для работы с маркировкой (подключение СУЗ и ЦРПТ, настройка шаблонов этикеток, получение GTN и их загрузка в систему, настройка 2D-сканера или ТСД), выпуск ЭП для регистрации в системе «Честный знак» и отправку данных по каналу электронного документооборота.

Линейка продуктов «1С». «КОРУС» обладает статусом франчайзи «1С» и имеет право на поставку и продажу лицензий и конфигураций продуктов «1С:Документооборот» различных типов.

Среди клиентов компании — 2GIS, «Нефтехимкомплект», «Эконива» и т. д.

Решения подойдут клиентам разного масштаба и рода деятельности — как крупным холдингам, так и небольшим компаниям численностью до 100 сотрудников, как торговым, так и производственным компаниям.

Мы очень надеемся, что нам удалось хоть немного облегчить поиск методов и уже проверенных решений IT в направлении оптимизации издержек компании в это трудное для многих компаний время. Несомненно, хорошей новостью является то, что на рынке уже есть проверенные технологические партнеры и проверенные решения.

Более подробно о сервисах и решениях компаний Comarch и «КОРУС» можно прочитать на официальных сайтах компаний: www.comarch.ru, www.comarchedi.ru,www.esphere.ru

Валерия Миронова, Retail.ru

Электронный обмен документами сильно сократил потребление бумаги

Лидером по внедрению ЭДО в России стали госорганы. Например, Фонд социального страхования РФ с 2017 года реализует проект по электронным больничным.

В марте этого года их было выдано уже 2,6 миллиона (для сравнения, в марте прошлого года — один миллион). С этого года любой работник по желанию может оформить электронную трудовую книжку.

Также минтруд разработал сервис для ведения электронного кадрового документооборота, который должен заработать в третьем квартале этого года.

Что касается бизнеса, ЭДО активнее внедряют крупные предприятия.

По данным исследования СКБ «Контур» и «Газпромбанк Автолизинг», всего 5 процентов микро- и малого бизнеса используют электронный документооборот, малый и средний бизнес на упрощенной системе налогообложения — примерно в 12 процентах случаев. Лидируют по цифровизации компании, работающие на основной системе налогообложения, — из них активно использует ЭДО половина.

Электронный кадровый документооборот станет обязательным с нового года

Из-за перехода на удаленку бизнес стал внедрять ЭДО чаще. За первый квартал на 30 процентов выросло количество данных, переданных через систему юридически значимых электронных документов, сервис документооборота между торговыми сетями и поставщиками стали использовать на 27 процентов чаще.

Объем передачи электронных документов увеличивается каждый год, отметил руководитель направления ЭДО в СКБ «Контур» Илья Бублик, растет и число организаций, внедряющих ЭДО.

«Дальнейшее проникновение сервисов — вопрос времени, ведь большинство компаний внедряют ЭДО последовательно: клиентов и поставщиков переводят на новый формат обмена документами в несколько этапов.

При этом запуск электронного документооборота зачастую является одной из составных частей общего проекта цифровизации на предприятии. А изменение бизнес-процессов всегда требует времени и финансовых затрат», — рассказал эксперт.

В мае Банк ВТБ и Ростелеком впервые подписали в системе электронного документооборота договор о предоставлении банковских гарантий и обеспечительной документации. Для этого использовалась усиленная квалифицированная электронная подпись.

«Технология электронного подписания не только позволяет упростить процесс для всех вовлеченных сторон и сделать его быстрее, но и открывает широкие возможности по дальнейшему переводу в цифровую плоскость документарных и кредитных продуктов», — отметил начальник управления документарного бизнеса департамента транзакционного бизнеса, старший вице-президент ВТБ Константин Савельев. В этом квартале банк планирует начать применять возможность удаленного подписания договоров по различным видам сделок и операций.

Отправка документов через систему электронной передачи данных обходится отправителю в 5-7 раз дешевле, чем стандартной почтой

В начале года системы ЭДО для работы с партнерами внедрил «Ситилинк». Как отмечают в компании, это позволит оптимизировать взаимодействие, а также снизит затраты на документооборот за счет снижения почтовых расходов.

«Более 300 наших партнеров уже подтвердили намерение перейти на ЭДО. Кроме того, многие приветствуют бережное отношение к природным ресурсам. По нашим оценкам, система ЭДО позволит сократить потребление бумаги только за первый год внедрения на 4 тонны.

Если все партнеры перейдут на ЭДО, это поможет сэкономить около 23 тонн бумаги в год», — рассказала директор по корпоративным продажам «Ситилинк» Елена Шамбер.

С большой ответственностью к оптимизации использования природных ресурсов относятся и в PwC в России. «На ежемесячной основе мы анализируем и подсчитываем основные показатели потребления ресурсов в наших центральных и региональных офисах.

Выявленные тенденции позволяют нам корректировать рост и находить новые, рациональные способы контроля и снижения воздействия на окружающую среду.

Мы также занимаемся просветительской работой наших сотрудников, ищем возможности участия в экологических проектах в регионах присутствия», — рассказали в компании.

Благодаря активному переходу PwC в России на электронный документооборот закупаемый объем бумаги по сравнению с 2018 годом снизился на 4,4 процента и составил 61 465 килограммов в год. Количество сдаваемой на переработку бумаги по сравнению с прошлым годом практически не изменилось и составило 105 407 килограммов.

В PwC в России используются принципы работы, основанные на отказе от бумажных носителей, а также «умная» печать.

«Благодаря сданной на переработку бумаге нам удалось сохранить около 1 тысячи деревьев, сэкономить около 2 тысяч литров воды и около 105 кВт электроэнергии, а также уменьшить выбросы СО2 в атмосферу на 178 килограммов», — посчитали в компании.

По оценкам международной Ассоциации по вопросам управления информацией и изображениями, за счет экономии тонны бумаги можно сохранить 17 деревьев, 26 тысяч литров воды и 240 литров горючего. ЭДО позволяет бизнесу сэкономить и на расходах: как отмечают в СКБ «Контур», отправка документов через систему электронной передачи данных обходится в 5-7 раз дешевле, чем стандартной почтой.

Мифы и реальность электронного документооборота

Источник: группа компаний «Такснет»

Каждая компания, особенно территориально распределенная, несет бремя затрат, используя в документообороте со своими клиентами бумажные носители. Переход к электронному документообороту (ЭДО) является логичным и важным шагом в развитии любого предприятия.

По результатам исследования Mail.ru Group, около 60% офисных работников пользуются мобильными устройствами не только для личных целей, но и для выполнения тех или иных рабочих задач.

  Работа в офисе, с заваленными бумагой столами, уходит в прошлое. Основное достоинство систем ЭДО: у компании сокращаются материальные и временные затраты.

Когда все документы электронные — нет смысла копировать и печатать стопки бумаги.

            Сегодня переход на электронный документооборот — шаг, на который решится не каждый руководитель. По мнению многих, «против» — пока больше, чем «за».

В нашем материале мы собрали наиболее частые доводы «против» перехода на электронный обмен документами. И постарались рассказать о реальном положении дел и плюсах перехода на электронный документооборот с контрагентами.

Миф 1. Работать на бумаге надежнее. На ней есть печать и подпись

Работать на бумаге привычнее. Да, сегодня документ в руках — это символ заключенного контракта, который можно «пощупать». О том, что бумажные документы можно подделать — многие знают по собственному печальному опыту. Как результат: финансовые потери, судебные тяжбы и потраченные нервы и в конечном итоге — крах бизнеса.

Сегодня электронная подпись более современный и безопасный аналог бумажного документа. Электронная подпись (ЭП) юридического лица представляет собой зашифрованные данные, прикрепляемые к цифровым документам с целью подтверждения авторства и подлинности информации. По сути, она заменяет обычную собственноручную подпись и синюю печать юридического лица.

С помощью ЭП юридические лица могут заключать и расторгать контракты, обмениваться первичными бухгалтерскими документами с клиентами и партнерами по сети передачи данных, сдавать отчетность в гос.органы через Интернет, подтверждать свое авторство при заверке различной информации и прочее.

Что важно знать при выборе продавца электронной подписи? Главное — отдавать предпочтение аккредитованным удостоверяющим центрам, которые входят в число лидеров на рынке России.

Обратите внимание на следующие моменты: сколько лет удостоверяющий центр работает на рынке; узнайте, какое количество сертификатов ключей электронной подписи за последний год он выпустил; если десятки тысяч — значит вы не ошиблись.

Миф 2. В бумажных документах мне проще сохранять порядок

Как бы ни спорили оптимисты и скептики в отношении электронных документов, никто уже не отрицает тот факт, что подавляющее большинство офисных документов создается в компьютерах. Причины столь безоговорочной победы информационных технологий совершенно понятны:

• электронные документы легко создавать, редактировать, размножать, распространять и пересылать;
• в электронном виде гораздо легче искать необходимую информацию, а уж контекстный поиск дает возможности, о которых при ведении бумажного делопроизводства можно было лишь мечтать;
• проще и с меньшими усилиями решаются вопросы резервирования информации и документов, создания страховых архивов и фондов и т.д.;
• в коммерческой деятельности электронные документы, при грамотном их использовании, позволяют в разы ускорить принятие решений и повысить их качество.

Миф 3. Я боюсь, что мои документы могут похитить злоумышленники или оператор ЭДО может передать их третьим лицам без моего ведома

Если говорить о разработанной компанией «Такснет» системе электронного документооборота «Транскрипт», то в ней данные от одного контрагента другому передаются по сети интернет через защищенный протокол HTTPS.

Доступ пользователей в систему проводится в двух режимах – по сертификату квалифицированной электронной подписи и по логину-паролю. Утечка данных с сервера системы исключена: учетные пользовательские пароли хранятся в закодированном виде, закрытые ключи сертификатов для доступа хранятся у самих пользователей.

Таким образом, если пользователь системы никому не передает информацию доступа — утечка переданной ему информации будет исключена.

Что касается хранения и передачи особо конфиденциальной информации, то более профильным продуктом в данном случае является «облачный» сервис «CRYPTOGRAMM», также разработанный компанией «Такснет».

Сервис позволяет держать документы в защищенном облачном хранилище, обмениваться информацией по защищенным каналам связи, а также обладает возможностью удаленного проведения криптоопераций.

К таким операциям можно отнести подписание и шифрование электронных документов в адрес одного или нескольких адресатов, расшифровка данных, а также проверка подписи.

Это значит, что пользователь с легкостью может проверить подлинность и корректность любого подписанного электронного документа.

Кроме того, в качестве дополнительного инструмента обеспечения безопасности, сервис использует систему двухфакторной аутентификации с использованием мобильного устройства, которая использует факторы двух типов для доступа в систему или при проведении особо важных операций.

Но в любом случае, за утечку информации любой оператор ЭДО отвечает в соответствии с законодательством РФ.

Миф 4. Нам не подходит ЭДО, мои поставщики пользуются электронной подписью разных удостоверяющих центров

Для электронного документооборота необходимо использовать только квалифицированную электронную подпись (ФЗ 63 «Об электронной подписи»).

Наличие у контрагентов сертификатов, изданных разными УЦ – не проблема для внедрения ЭДО.

Например, в системе «Транскрипт» возможно использование квалифицированных сертификатов, выпущенных любым Удостоверяющим центром (далее – УЦ), входящим в список аккредитованных Минкомсвязи.

Миф 5. Мы не сможем настроить работу с нашими контрагентами – их около тысячи и они расположены по всей территории РФ

• Электронный обмен документами — это лучшее решение для компаний с большим числом контрагентов.  
• Во-первых: переход на электронные документы с бумаги позволит сократить время на обработку и пересылку документов на 80%.
• Во-вторых: электронный документооборот повысит производительность труда ваших сотрудников на работу с документами на 25%.  
• В-третьих, при переходе на систему электронного обмена документами «Транскрипт» время на обработку документов и внесение корректировок в документы бухгалтерами и менеджерами снизится на 75%.  

Данные показатели говорят о том, что это правильное решение для современного бизнеса. Для работы в системе вам потребуется лишь электронная подпись и интернет. Чтобы начать работу — пригласите ваших контрагентов в систему и приложите памятку по регистрации в системе.

Мы предоставляем своим клиентам образцы писем-приглашений, памятки по началу работы и помогаем настроить процесс обмена документами совершенно бесплатно.

Миф 6. В системах ЭДО платишь за каждый отправленный документ, в итоге чем это дешевле почты?

Действительно, некоторые компании берут плату за каждый отправленный документ. В нашем решении мы же предусмотрели тот факт, что переход на электронный документооборот должен быть финансово выгодным для наших клиентов. В системе «Транскрипт» плата берется за пакет отправленных документов, что позволяет существенно экономить на обмене документами.

Но до 31 октября вы можете воспользоваться специальным предложением и работать в системе бесплатно. С подробностями можно ознакомиться по ссылке.

Миф 7. Ради передачи актов и счетов-фактур переходить на ЭДО не вижу смысла

Как уже отмечалось не раз, переход на ЭДО — это действительно удобно и выгодно. Вам больше не придется тратить время на подготовку и отправку документов, также, вы можете значительно сэкономить, отказываясь от очень дорогого процесса бумажного документооборота.

Вы сможете сэкономить на времени обмена корреспонденцией, что также повысит мобильность и производительность вашей компании.

Потому как ЭДО осуществляется очень оперативно, вдобавок не будет присутствовать человеческий фактор, что снижает количество ошибок в электронных документах до минимума.

Практически любой документ можно сделать электронным. В системе “Транскрипт” для них предусмотрен неформализованный документооборот (договоры, важная коммерческая информация, сметы и многое другое).

Файлы таких документов могут иметь произвольный формат и предоставляться контрагенту в одном из следующих типов файлов: *.doc, *.docx, *.xls, *.xlsx, *.mht, *.jpeg, *.jpg, *.jfif, *.rtf, *.pdf, *.txt, *.zip, *.xml. Вообще, в системе вы можете получать и передавать любые электронные документы.

Не стоит забывать и про фактор безопасности и сохранности документов — в системе “Транскрипт” все электронные документы передаются в зашифрованном виде, что исключает перехват и подмену. Да и использование ЭП надежнее любой физической подписи.

Миф 8. У меня не так много контрагентов, чтобы переходить на ЭДО. Это дорогое удовольствие, как мне кажется

Даже если сегодня ваш бизнес небольшой, это вовсе не значит, что вам не следует заниматься оптимизацией финансовых расходов и заботиться о производительности труда ваших сотрудников. Если бизнес процессы в компании настроены изначально верно и отвечают современным рыночным тенденциям — расти и развиваться вашему бизнесу будет значительно комфортнее!

Партнерами спецпроекта «Без бумаг», проходящего в настоящее время на Клерк.Ру, являются компании «Электронный экспресс»,  «Национальный удостоверяющий центр», Synerdocs, группа компаний «Такснет», «Линк-Сервис», «Контур Диадок», TerraLink.

Все материалы спецпроекта:

Электронный документооборот между организациями: как это работает?

При слове «документооборот» в первую очередь приходят на ум столы, заваленные бумагами, шкафы с папками, почтовые конверты и т.п. Однако с каждым годом понятие «документ» все меньше и меньше связано с бумагой: бизнесмены активно осваивают работу с информацией в онлайн-формате. Рассмотрим, как настроить обмен документами в электронном виде и чем он может быть полезен для компании.

Как работает электронный документооборот?

Полностью бумажные документы, т.е. заполняемые с помощью авторучки, сейчас используются на практике очень редко. Почти каждый документ в процессе изготовления проходит электронную фазу: его формируют в бухгалтерской программе или текстовом редакторе, а затем распечатывают, подписывают и высылают контрагенту.

Иногда компании пересылают друг другу скан-копии бумажных документов. Но, несмотря на пересылку онлайн, такой информационный обмен нельзя считать полноценным электронным документооборотом (ЭДО). Ведь все равно необходимо тратить время и ресурсы сначала на распечатку документа, а затем — на его сканирование. Да и юридической силы такая копия не имеет.

Возникает вопрос: почему бы не отправить непосредственно файл, а не тратить бумагу, расходные материалы и время на пересылку? Но здесь появляются две проблемы:

• подтверждение достоверности документа и обеспечение его юридической значимости;
• защита информации, содержащейся в файле.

Первая задача решается с помощью электронной подписи, вторая — за счет работы через специализированного оператора.

Что такое электронный документ?

Электронный документ (ЭД) — это файл, содержащий всю необходимую информацию по хозяйственной операции, например: сведения о товаре, цену, реквизиты отправителя и получателя. Он может быть создан как в привычных всем форматах .doc или .pdf, так и в других вариантах.

Главное, чтобы у получателя было соответствующее программное обеспечение (ПО), и он мог прочитать документ, а при необходимости — распечатать.

Чтобы все стороны сделки были уверены в достоверности документа, часть файла представляет собой зашифрованную определенным образом информацию — электронную подпись (ЭП).

ЭЦП бывает трех «уровней» (статья 5 закона от 06.04.2011 № 63-ФЗ):

1. Простая ЭП (пароль) позволяет только идентифицировать отправителя документа. Чаще всего используется только внутри компании, т.к. при внешнем обмене нет возможности проконтролировать, что документ не был изменен.
2. Усиленная неквалифицированная ЭП. Этот вариант заверения ЭД формируется с помощью специализированного ПО и гарантирует защиту от исправлений. Но юридическую силу неквалифицированная подпись имеет только, если это указано в законе. Еще вариант — существует соглашение между контрагентами.
3. Усиленная квалифицированная ЭП работает так же, как и предыдущий вариант, но ее надежность подтверждается сертификатом удостоверяющего центра (УЦ), аккредитованного Минсвязи. В этом случае электронный документ приобретает юридическую силу, равную бумажному, без каких-либо дополнительных условий.

Как перейти на электронный документооборот с контрагентами?

Сначала нужно договориться с контрагентами. Ведь обязательный электронный документооборот на сегодня предусмотрен только при сдаче налоговой и некоторых других видов отчетности. А ваши партнеры по бизнесу вполне могут продолжать работать по-старому и не хотеть никаких изменений.

Электронный документооборот в бухгалтерии

Если же согласовать переход удалось, то далее следует:

1. Проанализировать существующую систему документооборота. Как правило, при углубленном анализе любого процесса в компании выявляется немало ошибок и нет смысла переносить их из бумажного в электронный формат.
2. Выделить те разделы документооборота, которые будут автоматизированы.

Важно!

Нужно понимать, что одномоментно оцифровать всю бумажную работу в организации, скорее всего, не получится. Вряд ли все контрагенты сразу согласятся перейти на электронный обмен данными.

1. Внести изменения в существующие регламенты, касающиеся «бумажного» обмена информацией, и разработать новые, относящиеся к электронному обмену. Необходимо чтобы эти две ветви документооборота дополняли друг друга, вместе давая полноценную информацию о состоянии компании.
2. Получить электронную подпись.
3. Выбрать оператора для обмена данными.

Покупаем электронную подпись

Теоретически для обмена информацией между компаниями подойдет и неквалифицированная подпись. Но ее использование связано с рядом неудобств. Во-первых, с каждым контрагентом придется отдельно согласовывать возможность ее применения. Во-вторых, если возникнут проблемы и вопрос придется решать в суде, то юридическая значимость таких документов будет сомнительна.

Поэтому лучше сразу ориентироваться на максимальный вариант, т.е. получить усиленную квалифицированную ЭП. Для этого достаточно обратиться в любой аккредитованный УЦ из списка, размещенного на портале Минсвязи.

Выбираем оператора документооборота

Электронный документ теоретически можно отправить и по обычной электронной почте. Но в этом случае есть риск, что конфиденциальная информация попадет в руки злоумышленников. Поэтому лучше пересылать данные через специализированную организацию — оператора ЭДО.

К тому же пользоваться услугами такого оператора так или иначе придется. Ведь электронные налоговые декларации пересылать по обычной e-mail нельзя.

Рынок предоставляет весьма богатый выбор. Несколько десятков компаний готовы предложить вам услуги по обмену информацией.

Оценить их можно по следующим критериям:

• тарифы;
• возможность бесплатного демо-доступа;
• квалификация сотрудников техподдержки;
• возможность интеграции с бухгалтерским ПО, в первую очередь — с 1С;
• наличие мобильных приложений (при необходимости);
• условия обмена в роуминге, т.е. с клиентами других операторов ЭДО.

Также важным критерием может быть то, услугами каких операторов уже пользуются ваши контрагенты. Ведь на сегодня роуминговый обмен в данной сфере пока реализован не всеми операторами.

Преимущества подключения к системе ЭДО

Основным плюсом работы через ЭДО является снижение затрат на работу с документами, как материальных, так и временных (а ведь время в бизнесе — это тоже деньги). Кроме прямой экономии, ведение документооборота в электронном виде дает компании и другие дополнительные преимущества:

1. Мгновенный круглосуточный доступ к информации.
2. Унификация процедур формирования и обработки документов.
3. Защита конфиденциальной информации с помощью шифрования.
4. Повышение дисциплины: руководство в любой момент может проконтролировать исполнение каждого документа в режиме онлайн.

Проблемы, связанные с внедрением ЭДО

Переход на ЭДО связан с дополнительными финансовыми затратами, в частности, на оформление электронной подписи. Но для большинства предприятий они компенсируются за счет снижения расходов на пересылку документов. Подробнее об этом рассказано в следующем разделе.

Не следует забывать и о человеческом факторе. Для многих сотрудников, привыкших работать с «бумагой», переход на ЭДО может стать серьезным стрессом. Помочь здесь может организация обучения и дополнительная мотивация, например, премии за быстрый переход на новую систему работы.

Также нужно помнить о рисках потери информации из-за сбоев в системе, компьютерных вирусов и т.п. Чтобы избежать подобных проблем, необходимо создать систему резервного копирования данных.

Обычно информация ежедневно по завершении работы переносится на независимый носитель. Лучше всего, если оборудование с резервной копией находится в отдельном помещении.

Тогда, даже в случае форс-мажорных ситуаций, будут потеряны данные только за один день.

Сколько стоит переход на электронный документооборот?

Затраты на ЭДО состоят из двух частей: приобретение электронной подписи и плата за информационный обмен.

Каждый УЦ самостоятельно определяет тарифы, но в среднем минимальная стоимость электронной подписи для юридического лица начинается от 2,5–3,0 тыс. руб. В эту цену входит как установка специализированного ПО, так и сама подпись (сертификат) на информационном носителе (флешке).

Важно!

ЭП имеет ограниченный срок действия, обычно — не превышающий 12 месяцев. По его истечении потребуется покупать новый сертификат.

Что же касается услуг операторов ЭДО по пересылке документов, то здесь тарифы не менее разнообразны, чем при покупке самой ЭП. Можно провести аналогию с оплатой мобильной связи: чем больше документов включено в купленный пакет услуг, тем дешевле обойдется каждый из них. В среднем стоимость одного исходящего документа составляет от 5 до 15 руб. Входящий трафик у всех операторов бесплатен.

Пересылка одного обычного бумажного письма по России на сегодня стоит от 30 руб., заказного — от 60 руб. Таким образом, при переходе на ЭДО экономия составит не менее 15 руб. на каждый отправляемый документ.

Выше мы говорили, что получение ЭП на год обойдется примерно в 3000 руб. С финансовой точки зрения, переход на ЭДО будет обоснован, если исходящий трафик превышает 200 документов в год (3000/15).

Как наладить работу с документами

Оптимизация работы с документами позволяет не только экономить деньги, но и снижать риски, например, связанные с утратой конфиденциальной информации. Кроме того, упрощение доступа к данным повышает эффективность работы компании в целом.

Однако перестроить процесс документооборота весьма непросто. Сначала нужно провести его полный аудит, затем выявить слабые места, наметить способы оптимизации, разработать и внедрить новые регламенты и т.п.

Переход на корректный электронный обмен документами позволяет существенно экономить как деньги, так и время, особенно — средним и крупным компаниям. Кроме того, применение более эффективных методов работы с информацией помогает оптимизировать процесс управления в целом.