Как не переплатить за аренду офиса – 9 вещей, которые лучше обсудить заранее

Как не переплатить за аренду офиса – 9 вещей, которые лучше обсудить заранее

Самое дешевое предложение рабочего места, которое мы когда либо видели — это кабинет со столом и окном, около 5 кв.м. За него просили 7 тысяч рублей. В одиночку там можно работать, но это довольно грустно, а для склонных к клаустрофобии — страшно. Стартаперы часто стараются сэкономить на всём подряд, а через пару месяцев начинают жалеть. Чтобы такое случалось реже, мы резюмировали свой опыт выбора офиса и спросили дельных советов у тех, кто тоже с этим сталкивался — делимся результатом.

Как понять, что стартапу вообще нужен офис

Есть два основных признака, которые работают вместе: когда в команде больше двух человек и если стартап много общается с клиентами.

В первом случае, становится гораздо удобнее иметь свое общее место для работы: в своем офисе устанавливают свои порядки, быстрее принимаются решения и там проще настроиться на деловой лад.

Во втором — ведение переговоров на своей территории всегда дает фору.

Каков минимальный бюджет на офис

Например, мы ищем дешевый офис для стартапа из 5ти человек. Если речь о Москве, то офис в пределах Садового кольца стоит от 60 тысяч. Если расширить радиус до ТТК, то можно найти предложения в районе 50 тысяч.

Если удаленность от метро не играет роли, то можно поискать варианты еще дешевле, 35-45 тысяч. В Санкт-Петербурге аренда офиса класса С обойдется минимум в 850 рублей за кв.м, то есть около 35 тысяч за помещение на 40 кв.

м.

Как можно сэкономить

  • Снять офис не в самом центре

Офис должен быть там, куда удобно добираться членам команды и клиентам — не обязательно в самом центре города. Но не нужно доходить до крайностей и располагаться на отшибе.

Сергей Макаров, генеральный директор рекламного агентства «Профитатор» делится опытом: «Неудобное расположение офиса может стать причиной множества проблем: начиная с опозданий или увольнений сотрудников до срыва сделок.

А отсутствие кафе, магазинов и аптек может отбить у потенциальных сотрудников желание работать в компании».

  • Выбрать квартиру вместо офиса

Так можно сэкономить на аренде, коммунальных платежах и доступе к интернету для юридического лица. Кроме того, таким образом можно расположиться ближе к центру. Минус аренды квартиры — ее нельзя оформить как юридический адрес компании.

«Во-первых, помещение в бизнес-центре в районе ТТК обойдется примерно в 19000 рублей/год или 1600 рублей/месяц за м.кв., а квартира в “сталинке” с хорошей планировкой в центре Москвы будет стоить на 30% дешевле.

Во-вторых, это позволит сэкономить на коммунальных платежах. В-третьих, в бизнес-центрах придется оплачивать доступ к интернету в качестве юридического лица — 10000-15000 рублей/месяц.

Тогда как в квартире можно оформить выход в сеть на физическое лицо за в 500-700 рублей/месяц. Наконец, бонусом к квартире идет кухня», — говорит Сергей Макаров.

Снимая офис вы зачастую платите за квадратные метры. Иногда собственник может ошибиться или намеренно указать больший метраж. Алексей Пермяков, директор ООО «БРУКС кредитный консультант» советует перемерять арендуемое помещение перед заключением сделки: «Наш офис по документам значился на 15% большей площадью. Соответственно после перемерки арендная плата стала на 15% дешевле».

  • Из бизнес-центра подключиться к частному интернету

Способ экстремальный, но попробовать можно. «Напротив бизнес-центра стоят жилые дома. Это позволяет подключиться к частной домашней линии.

Достаточно договориться с одним из жильцов, установить у него WiFi и оплачивать ему абонентскую плату.

Даже с учетом дополнительных опций интернета (TV, выделенная линия и тому подобное) выйдет не дороже 1500 рублей в месяц с качеством связи, доступным в БЦ за 10000 рублей», — делится Алексей Пермяков.

  • Если вас мало — подумать о коворкинге или субаренде

Если ваша команда — 2-3 человека, то лучше рассмотреть вариант коворкинга. «Минимальный бюджет в столице на нефиксированное место в хорошем коворкинге начинается от 7500 рублей, то есть около 37500 рублей за команду из пяти человек.

Снять помещение на 1-2-3 человек в бизнес-центре классов А или В/В+ — невозможно, так как их практически нет, либо стоят они столько же, сколько и большие зоны на 10-15 человек», — говорит Игорь Шулинин, директор Workki в России.

Если вас больше 4 человек, подобрать офис может получиться выгоднее. Но на рынке небольшое предложение маленьких офисов — 20-40 кв.м. Поэтому можно рассмотреть вариант субаренды — когда несколько команд арендует одно помещение вскладчину. В среднем рабочее место в общем пространстве можно снять от 7 тысяч, в отдельном кабинете — от 10 тысяч.

На чем экономить нельзя

  • Метраж и разумное зонирование

По ГОСТу на рабочее место положено 4,5 кв.м., не стоит стараться утрамбовать 10 человек в 20 кв.м. Если в одном кабинете вас больше шести, стоит подумать о небольшой зоне отдыха с мягкой мебелью. Месте, где можно побыть одному или поговорить тет-а-тет. Можно совместить её с переговорной.

Еще важный момент — это наличие кухни, вы удивитесь, как поднимает боевой дух наличие кофемашины!

Невозможно постоянно поддерживать боевое расположения духа сидя на деревянной табуретке — выбирайте удобные кресла и столы. Но это не значит, что нужно покупать дорогую мебель. «Самый идиотский поступок при аренде офиса — это покупка дорогой мебели. Хотите красивой жизни — купите хорошую мебель на Avito у своих предшественников.

По статистике 70% новых компаний разоряются в течение года, и им надо быстро продать свои красивые кресла и столы, которые стоят в офисе, за который теперь нечем платить.

Так что они не будут сильно торговаться — скидка 50% гарантирована, а если повезет, то и 70%», — делится Николай Журавлев, генеральный директор консалтингового агентство «Мастерпланс».

Без кислорода сложно думать. «Невозможность открыть окна или отсутствие приточной вентиляции снижает уровень кислорода в помещении. В результате снижается работоспособность находящихся в нем людей, особенно когда речь идет об интеллектуальном труде», — говорит Сергей Макаров.

Не экономьте на комфорте гостей и сотрудников. «Существует мнение, что о компании можно судить по туалетам, поэтому стоит обратить на них внимание при аренде офисов в бизнес-центрах», — подтверждает Сергей Макаров.

Какие юридические моменты нужно обговорить с арендодателем

Если вы арендуете помещение в жилом доме, убедитесь, что собственник перевел его в нежилое помещение согласно всем законодательным нормам (согласование с жильцами, подведение коммуникаций, отдельный вход).

Если вы планируете размещать на здании рекламу или перепланировать арендуемое помещение, то это тоже нужно обсудить заранее. «Если вы арендуете помещение в историческом здании (а большинство из них выгодно расположены в центре города), могут возникнуть трудности», — предостерегают в сети агентств недвижимости CENTURY 21.

В договор стоит внести все пункты, за которые вы переживаете. Мы советуем всегда прописывать даты и размеры выплат, порядок возмещения ущерба (всякое случается) и срок, в который вас обязаны предупредить о съезде. Ремонтные работы, кто и за чей счет их проводит, возможность сдачи офиса в субаренду и пользование общими квадратными метрами.

***

OfficeSharing.ru — это онлайн-площадка для совместной аренды коммерческой недвижимости. В апреле 2017 года 10% стартапа выкупил венчурный инвестор Александр Румянцев.

Стоит ли покупать офисное помещение или лучше его арендовать?

Как не переплатить за аренду офиса – 9 вещей, которые лучше обсудить заранее

Офис – это помещение, которое необходимо для организации работы сотрудников компании, для совещаний и совместной работы над проектом. Иногда офисное помещение совмещено со складом, если это необходимо для упрощения рабочих процессов.

Преимущества покупки офиса

Существует ряд преимуществ полноценной покупки помещения под офис.

  • В первую очередь, выгода покупки заключается в том, что купленный офис будет вашей недвижимостью в городе, которую в будущем можно будет продать и заработать на этом или использовать для организации другого бизнеса.
  • Нет ограничений на изменения планировки, перестановок или ремонта помещения.
  • Не нужно переплачивать за ежегодное повышение арендной платы из-за инфляции.
  • Арендуя помещение, вы не можете быть до конца уверены в том, что арендодатель внезапно не отнимет этот офис. Резкая смена офиса принесет убытки, особенно, если для вас было важно определенное месторасположение. С покупкой помещения для бизнеса таких проблем не будет.
  • Покупка офиса на длительный срок окупится через несколько лет. Так, после этого промежутка времени ваши расходы снизятся и выручка вырастет.  
  • Покупка помещения для бизнеса станет важным инструментом в построении репутации компании. Ведение переговоров в собственном офисе произведет на потенциальных клиентов впечатление стабильной компании с высоким доходом.
Читайте также:  Как правильно использовать валютную оговорку — и защитить договоры от падения курса

Преимущества аренды

В то же время, существуют преимущества аренды помещения под офис. 

  • Главный аргумент в пользу аренды офиса — это то, что не нужно тратить большую сумму денег единовременно. В краткосрочной перспективе это будет выгодно для компании, у которой нет возможности вложиться в покупку офиса.
  • Аренда помещения для бизнеса подойдет для молодых компаний, которые не уверены, где лучше им обосноваться. Логистические пути еще не до конца сформированы и нужна возможность быстро переехать на другое месторасположение.
  • Свобода в расширении или уменьшении квадратных метров. При сокращении или расширении штата можно без проблем взять ещё в аренду подходящую площадь или отдать лишнее арендодателю.
  • Аренда офиса позволяет сэкономить затраты на содержание. Не нужно платить налог на недвижимость, платить за ремонт, требования роспотребнадзора и осуществлять различные мелкие траты, которые формируют крупную сумму на выходе. Аренда рабочего помещения дает возможность точно прогнозировать расходы компании, тогда как покупка офиса может привести к неожиданным крупным расходам.

Сравним аренду и покупку

Покупка помещения для бизнеса по сравнению с арендой кажется дороже. Но если вы можете без потерь вывести крупную сумму из бюджета, и ваш бизнес будет функционировать и приносить прибыль несколько лет, то покупка офиса окупит себя. 

При этом аренда помещения под офис будет выгоднее для молодых компаний, как правило, для малого и среднего бизнеса, которые еще только набирают обороты и не имеют возможности заплатить крупную сумму за полноценную покупку. Аренда дает свободу и возможность менять направления развития своего бизнеса.

Подведем итоги

В этой статье вы познакомились с преимуществами покупки и аренды офисного помещения. Наше описание поможет вам выбрать наиболее выгодный вариант для вашего бизнеса.

Выбор между арендой и покупкой офиса является важной составляющей планирования бюджета. Если ваш бизнес уже сформировался, и вы готовы к большим тратам, которые не принесут убытков, тогда покупка подходит вам.

Если таких возможностей нет, то для вас оптимальным вариантом будет аренда.

Как снять офис

Ни один мой знакомый предприниматель не смог нормально снять офис с первого раза.

Один снял помещение «за копейки» и платит тройную цену за уборку, от которой нельзя отказаться. Другой решил подписать договор как-нибудь потом, а через полгода его вещи вынесли на улицу без объяснения причин. К третьему в офис приходит собственник помещения и ночует там с друзьями.

Сергей Король

разобрался в коммерческой недвижимости

Я работал в компании, которая помогает с поиском коммерческой недвижимости. Расскажу, как недорого снять коммерческую недвижимость и не пожалеть об этом. Речь пойдет о небольших офисах, мастерских и выставочных пространствах.

Перед переездом полезно поговорить с сотрудниками и собрать с них список требований к новому офису. Это поможет не растерять коллектив после переезда.

Знакомые предприниматели рассказывают, что после переезда у них всегда кто-то собирается уйти. Если обсудить требования и учесть их хотя бы частично, то получится сэкономить на поиске новых сотрудников взамен уволившихся.

Требования стоит разделить на важные и желательные. Получится два списка, например такие.

Важно:

  • в районе станции метро «Смоленская»;
  • не дольше 15 минут пешком до метро;
  • минимум 3 парковочных места;
  • собственный туалет;
  • не менее 20 кВт электричества для серверного оборудования, с отдельной проводкой и распределительным щитком;
  • охрана пускает гостей по звонку.

Было бы неплохо:

  • парковка для велосипедов;
  • несколько кафе в пешей доступности;
  • не первый и не последний этажи;
  • кирпичное здание с высокими потолками;
  • можно покрасить стены;
  • отдельная комната под переговорку.

Подумайте, сколько сотрудников будет в вашей компании через год. В офисе требуется не менее 5 м² на человека.

Когда у вас составлен список требований, поиск офиса можно поручить любому свободному сотруднику — по крайней мере подбор вариантов.

Искать самому. Объявления об аренде офиса размещают на «Циане», «Авито», «Из рук в руки» и других сайтах. Приготовьтесь листать тысячи одинаковых объявлений и звонить по сотням номеров. Так офис находят примерно за месяц.

Полезно искать не только на сайтах, но и живьем. Погуляйте по желаемому району в рабочий день, заходите в понравившиеся здания и спрашивайте, сдается ли у них что-нибудь. Иногда собственники по старинке подают объявления только в газеты и не идут в интернет. Бывает, помещение под офис освободится на днях и объявления еще нет. Так можно снять помещение, которое не выставлено на сайтах.

Обратиться к посредникам. Компании-посредники размещают на сайте отборные объявления и помогают снять офис. Комиссию за свою работу они получают от арендодателя. Самые известные посредники — это Biz-cen.ru, Officescaner.ru, Office.ru.

К посредникам стоит обращаться, если вы готовы снимать офис за обычную рыночную цену. Если хотите сэкономить — ищите сами. Посредники не работают с самыми дешевыми вариантами и маленькими офисными центрами.

Стоимость аренды в петербургском офисном центре класса В на «Биз-цен»

Будьте осторожны с квартирами и субарендой у друзей. Большая уютная квартира может оказаться выгоднее бизнес-центра по соседству. Поэтому компании из 3—5 сотрудников часто снимают квартиры под офис. Но у компании могут возникнуть проблемы.

Если налоговая узнает, то заставит внести изменения в ЕГРЮЛ, или сделает в реестре запись о недостоверных требованиях — это отпугнет осторожных контрагентов. Кроме того, могут возникнуть трудности с визами для сотрудников.

Сотрудники одной компании долго не могли получить визы в Европу и США: посольства не доверяли компании, которая обитала в обычной квартире.

Иногда начинающие предприниматели арендуют часть офиса у дружественных компаний. Это удобно, но нужно быть готовым съехать в любой момент. Друзья могут переехать или разориться — придется срочно искать новое помещение.

Еще стоит уточнить, есть ли в договоре друзей разрешение на субаренду. Если разрешения нет, то собственник может быть против — он выгонит из офиса, не даст ключи, не пустит гостей.

Не стоит снимать у друзей помещение, если собираетесь устанавливать в нем дорогое оборудование. Вы в офисе на птичьих правах, в случае конфликта будет сложно забрать его законным путем.

Когда найдете подходящий офис, вас пригласят на просмотр. В пустом офисе будет сидеть представитель собственника и от скуки начнет задавать разные вопросы о вашем бизнесе. Обстановка такая, что хочется поскорее подписать любые документы. Но вы не сдавайтесь.

Осмотрите помещение. Обойдите помещение вдоль всех стен. Загляните за каждую картину и убедитесь, что под ней нет дыры, трещин и звукозаписывающей аппаратуры — их часто маскируют плакатами. Если не заметите трещину и подпишете договор, то она станет вашей проблемой.

Загляните в туалет, включите воду и спустите воду в унитазе. Унитаз должен смывать, в кранах должна быть вода. Если сантехника неисправна, просите всё починить до подписания договора. Если вода только холодная — что тогда?

Включите кондиционеры и дайте им поработать пару минут. Убедитесь, что они работают и в помещении не пахнет пылью, плесенью, сыростью, гниением, крысами, трупами или чем похуже. Пыльные кондиционеры придется чистить вам.

Если в офисе есть вайфай, подключитесь к нему с телефона и с ноутбука. Запустите тест скорости соединения на Speedtest.net. Если есть телефон — позвоните себе на мобильный. Если не можете дозвониться, а арендодатель юлит, мол, сейчас технические работы, то знайте: связь может так и не заработать.

Арендодатели часто хитрят с интернетом. Они говорят, что в офисе нет сети, но они помогут с подключением по выгодному тарифу от дружественного провайдера.

На деле арендатору предложат подписать договор с ежемесячной платой 10—15 тысяч рублей — в несколько раз дороже средней цены на рынке.

Знакомый владелец веб-студии полгода платил 50 тысяч рублей, но потом расторг договор и купил всем сотрудникам безлимитные мобильные модемы. Теперь платит 3 тысячи рублей за всех.

Поговорите с соседями. Полезно зайти в соседние офисы. Скажите, что собираетесь снять помещение в этом бизнес-центре, и попросите телефон для консультации. Не стоит разговаривать о недостатках аренды в бизнес-центре во время просмотра: вам вряд ли будут жаловаться при арендодателе. Лучше позвоните вечером и поговорите спокойно.

Знакомые предприниматели советуют спросить о кражах. Воровали ли из офиса что-нибудь в последнее время? Если воровали, то, скорее всего, у помещения проблемы с охраной.

Иногда арендодатель выставляет небольшую стоимость за офис в надежде заработать на дополнительных услугах: коммуналке, уборке, охране. Важно обсудить их отдельно, чтобы сбить цену.

Вот возможные услуги, которые вам придется оплачивать.

Коридорный коэффициент. Арендодатель просит оплатить часть общих помещений — коридоров, фойе.

Оплата коммунальных услуг. Узнайте заранее, как арендаторы оплачивают электричество, интернет, воду и вывоз мусора. Коммунальные платежи должны оплачиваться по счетчику.

Читайте также:  Как «АЛЮТЕХ» за 40 часов превращает студентов в своих сотрудников. Кейс от Александра Мудрика

Иначе арендодатель может выставить за них произвольные счета, которые трудно оспорить.

Кроме того, важно включить коммунальные услуги в договор (их можно назвать переменной частью арендной платы) — тогда с них получится вернуть НДС.

Парковка для сотрудников и гостей. Спросите, сколько парковочных мест полагается к вашему помещению. Парковочные места бывают фиксированные и свободные. Если важно ездить в офис на машине, то нужны фиксированные места. Иначе парковка будет забита другими арендаторами, которые приедут на работу раньше.

Охрана офиса. Нужно заранее выписывать пропуск для гостей или достаточно встретить их у охраны? Можно ли работать в офисе вечером? Некоторые бизнес-центры закрывают двери в 9 часов.

Если в офисе есть турникет, то полезно узнать про дополнительные ключи: как их получить, сколько они стоят. Иногда арендодатель пытается дорого продать ключи для новых сотрудников.

Уборка. Часто арендодатель настаивает на отдельной плате за это. Можно предложить убираться в своем офисе самостоятельно и гарантировать чистоту.

Арендные каникулы на ремонт. Если помещению нужен ремонт, то стоит попросить у арендодателя каникулы на месяц или два. Во время каникул арендатор не платит аренду, но обязуется сделать косметический ремонт по утвержденному с арендодателем плану. Обычно косметический ремонт обходится дешевле аренды, а предпринимателю достанется чистый офис с белыми стенами.

Когда офис мечты найден и все детали оговорены, остается подписать договор и акт приемки помещения.

Перед подписанием договора нужно попросить собственника помещения показать документ на право собственности. Адрес офиса должен совпадать с адресом в документе.

Иногда у арендодателей случаются проблемы с собственностью из-за судов или претензий регулирующих органов. Тогда они пытаются подсунуть сертификат другого помещения в надежде, что арендатор не будет вчитываться в бумагу. Вместо красивой гербовой бумаги арендодатель предоставляет выписку из реестра недвижимости. Проверить выписку можно на сайте Росреестра.

Документ на право собственности в Тверской области. Адрес помещения указан в разделе «Объект права»

Иногда офис сдает не собственник, а другой арендатор: когда-то он снял большое помещение, а сейчас сдает его часть. Нужно попросить у него договор аренды: там должно быть указано, что арендодателю не запрещено пересдавать офис.

Также важно заглянуть в технический или кадастровый паспорт. Посмотрите на площадь помещения, которая указана в паспорте: она должна совпадать с площадью помещения в договоре. Знакомому предложили снять офис площадью 80 м², ставка — 2000 рублей за метр. Заглянул в кадастровый паспорт, а там указана настоящая площадь: 78 м². Стоимость аренды снизилась на 4000 рублей еще до начала торга.

С вашей стороны для заключения договора потребуется пакет документов:

  1. Выписка из ЕГРЮЛ или ЕГРИП не старше 4 месяцев.
  2. Копии свидетельств о регистрации юридического лица и его постановки на учет.
  3. Банковские и почтовые реквизиты (в том числе юридический адрес).
  4. Копии учредительных документов (ИНН, ОГРН, КПП).
  5. Копия паспорта руководителя и копия документа, который подтверждает его полномочия.

Все копии нужно заверить печатями.

Письмо о намерениях. Чтобы помещение не ушло к другому арендатору, пока вы собираете документы, подпишите с арендодателем письмо о намерениях в свободной форме.

В нем кратко опишите условия аренды: площадь, стоимость, возможность расторжения. Письмо о намерениях — это предварительный договор, в будущем он меняется на долгосрочный.

Вместо письма о намерениях арендодатель может попросить залог под расписку.

  • «Арендатор безусловно обязуется допускать арендодателя и его представителей в помещение в любое время. В экстренном случае, если разрешение арендатора получено не было, арендодатель и его представители могут посещать помещение самостоятельно, без присутствия арендатора и его представителя», — к вам в офис смогут ходить посторонние люди, не пустить их нельзя.
  • «Арендодатель может в одностороннем порядке изменять условие предоставления дополнительных услуг, связанных с уборкой помещения».

Часто офисы сдают на 364 дня или на 11 месяцев. Это делают для того, чтобы не регистрировать договор в Росреестре и не платить пошлину. Важно, чтобы договор не запрещал продлить аренду.

Найдите в договоре пункт об индексации арендной платы. При аренде на 11 месяцев арендодатель часто пишет о ее автоматическом увеличении на 10% раз в год. А в долгосрочных договорах аренды цену обычно фиксируют на всё время.

Виктор нашел офис мечты в здании дореволюционной постройки в Москве. Арендодатель обнял его, разрешил переезжать хоть завтра. «Ты пока освойся, наведи порядок. Выкинь всё барахло, делай что хочешь. Когда переедешь, я зайду с договором», — заявил арендодатель.

Виктор покрасил стены в белый цвет, выбросил сломанный холодильник и отодрал со стены коробку со старыми проводами. Вечером ему позвонил разъяренный арендодатель: «Ты мне всё здание оставил без телефона и интернета. Давай плати по пять тысяч рублей за каждый номер». Виктору пришлось заплатить больше 200 тысяч рублей — это годовая стоимость аренды его нового офиса.

По уму Виктору нужно было указать в договоре: «Обязуюсь сделать косметический ремонт согласно утвержденному плану». В плане следовало прописать: покрашу стены, выброшу холодильник, демонтирую ящик со стены. Если арендодатель подписал бы план, то не смог бы потребовать с Виктора оплату ремонта телефонной сети.

Нельзя делать ремонт до подписания договора.

Согласуйте в договоре, на каких условиях вы будете съезжать: когда нужно предупредить арендодателя, когда вам вернут залог, какие могут быть неустойки.

Акт приемки. Укажите в договоре, что переедете в офис после подписания акта приемки. Подписывайте его за день или за два до переезда. Внимательно изучите помещение и запишите в акт все проблемы или особенности. Внесите в акт скрипучие окна, трещину в коридоре и сломанную решетку вентиляции в туалете — с вас потом не возьмут неустойку за эти проблемы.

Укажите в акте всю технику, которая есть в офисе: роутеры, чайник, мебель. Укажите количество ключей, которые вам отдали. Арендодатель не выставит вам претензии за вещи, которых у вас не было.

Шаблон акта приемки коммерческого помещения

  1. Составьте список требований к будущему офису.
  2. Ищите сами или с помощью посредников. Заходите в понравившиеся офисы в районе, где ищете.
  3. На просмотре проверяйте всё. Свяжитесь с соседями и спросите у них про проблемы.
  4. Торгуйтесь за мелочи: парковку, уборку, коммунальные платежи.
  5. Не переезжайте без договора. Не подписывайте договор не читая.
  6. Попросите у арендодателя право на собственность или договор субаренды.
  7. Подпишите акт приема коммерческого помещения. Укажите в нем технику, ключи и проблемы офиса.

Памятка арендатора: О чем нужно спросить собственника на просмотре офиса до подписания договора аренды — блог о коммерческой недвижимости AMO.ru

Будьте настойчивы: переговоры арендатора и собственника – это своеобразная шахматная партия. Нюансы, которые остались невыясненными, могут оказаться критичными для вашей компании. Но еще хуже, если к арендной ставке добавятся другие платежи, на которые вы совершенно не рассчитывали. В общем, следуйте принципу «доверяй, но проверяй».

Осмотр помещения

В некоторых случаях помещение стоит измерить хотя бы по периметру и убедиться, что оно соответствует заявленной собственником площади. Состояние офиса нужно рассмотреть детально:

  1. Нет ли дырок, трещин, повреждений покрытия на стенах;
  2. Проверьте, как работают инженерные  системы: включите кондиционеры и систему вентиляции. В помещении не должно появиться неприятного запаха и излишнего шума. Средняя температура в офисе должна держаться в диапазоне от +20 до +25°С. При достижении отметки термометра в 26 градусов и ее превышении организм человека «млеет от жары», замедляется реакция, повышается утомляемость.
  3. Уточните о времени работы инженерных систем в здании, чтобы не возникло ситуации, что в 19.00 в ваш офис прекратят подачу воздуха
  4. Проверьте сколько розеток в помещении и сколько потребуется вам лично. Возможно ли  установить дополнительные розетки?
  5. Проверьте санузел все мокрые точки – достаточно ли их? Все ли исправно работает.
  6. Если офис сдается с мебелью – проверьте ее состояние.

Вопросы собственнику, которые нужно обязательно задать на просмотре офиса:

  • У арендатора нередко возникает необходимость переоборудовать помещения, чтобы они соответствовали потребностям бизнеса, поэтому нужно сразу уточнить:  возможно ли это сделать? За чей счет? Какую часть расходов собственник готов взять на себя?
  • Если необходим ремонт, готов ли собственник предоставить вам арендные каникулы? На какой период?
  • Есть ли в договоре пункт о «нормальном износе», кто ремонтирует оборудование, если оно выйдет из строя?
  • Согласен ли собственник устранить все выявленные недочеты до момента вашего въезда и зафиксировать это в договоре или в ате приема-передачи помещения?
  • Включены ли в договор условия по неотделимым улучшениям? На кого ложатся расходы по ним?

Проверка связи: вопросы собственнику:

  • Какие провайдеры обслуживают здание?
  • Можно ли завести в офис своего провайдера?

Помните, на оплате связи можно и нужно экономить – но не питайте иллюзий, что это важно и собственнику.

Вход – рубль, выход – два

Помещения бизнес-центров находятся под охраной, а система безопасности подразумевает контроль доступа в каждый офис. За охрану при этом необходимо будет платить.

Режим посещения офисов варьируется от стандартного рабочего времени до круглосуточного.

И это обязательно нужно узнать, чтобы ваши сотрудники не попали в неловкую ситуацию, когда их не пускают в офис после определенного времени,  или требуют немедленно покинуть помещение, когда они еще не закончили работу.

Если Ваша  сфера деятельности предполагает большой клиентский поток, уточните насчет особенностей организации пропускного режима в здании.

Читайте также:  Особые закупки 44-фз и что к ним относится

Вопросы собственнику:

  1. Каков режим посещения бизнес-центра?
  2. Как можно попасть в офис в неурочное время при форс-мажорных обстоятельствах?
  3. Как происходит процесс заказа пропусков для гостей?

Арендная ставка, OPEX и коммунальные платежи

Далеко не всегда арендная ставка включает операционные расходы и коммунальные платежи. Чаще всего собственники экспонируют только базовую арендную ставку, очищенную от  иных платежей (НДС, OPEX и оплаты коммунальных  услуг).

 Вопросы собственнику:

  1. Что именно входит в OPEX, и можете ли вы самостоятельно заключать договоры с какими-то сервисами на поставку услуг?
  2. Установлены ли счетчики для расчета коммунальных платежей? Если нет, то возможно ли это сделать?
  3. Как  происходит индексация арендной платы?
  4. Входят ли в арендную плату парковочные места и сколько?  Или за них нужно заплатить отдельно?
  5. Сколько стоит аренда 1 парковочного места в месяц и сколько парковочных мест могут выделить на Вашу площадь?

Предъявите документы

Кто показывает вам офис – собственник или арендатор, решивший сдать излишек площадей в субаренду? Последний вариант может оказаться сюрпризом для собственника. Поэтому вам должны предоставить документы на право собственности (с адресом офиса), договор аренды, в котором разрешена субаренда, технический паспорт помещения.

Фиксируйте абсолютно все договоренности в договоре и используйте точные формулировки! И обязательно изучите готовый договор в спокойных условиях. Мы рекомендуем пользоваться бесплатными услугами профессиональных консультантов: в этом случае правильные вопросы (даже те, про которые вы не подумали) будут заданы, а ответы – получены и ваши интересы учтены.

Эксперты AMO.RU помогут совершенно бесплатно подобрать офис, который вдохновит ваш бизнес. Переходите на сайт и оставляйте завяку на обратный звонок. 

«Единственное, о чем мы договорились с арендодателем — скидка 20%»: как бизнес решает арендный вопрос | Rusbase

Павел Шинкаренко, основатель сервиса для автоматизации документооборота Solar Staff:

У нас офисы в нескольких странах, и везде пришлось сокращать расходы. Мы уменьшили арендуемые офисные площади в Москве и на Кипре. Это позволило мягче проводить переговоры и договориться с арендодателями об изменении контрактов. 

В Москве мы отказались от аренды одного из трех помещений у одного арендодателя. На Кипре мы в процессе переговоров, там мы отказываемся от половины одного из помещений. Офис в Нидерландах решили перенести из Амстердама в пригород, чтобы снизить стоимость аренды.  

Роман Хорошев, CEO краудлендинговой платформы JetLend:

Еще в марте мы готовились к расширению в «Москва-Сити». Но в середине месяца стало ясно, что расширение в таких экономических условиях — безумие. Нужно было срочно снижать издержки. 

Мы договорились о снижении арендной ставки на 50% с нашим арендодателем в башне «Империя». Еще была предварительная договоренность о снижении на 75% в случае введения жесткого карантина. Но в условиях кризиса даже такое снижение мы посчитали недостаточным и решили съехать в офис более низкого класса. Расходы на аренду удалось снизить на 75%.

Максим Морозов, СЕО AI-стартапа Intelligence Retail:

Наш стартап занимается распознаванием товаров на полке. Мы — резиденты «Сколково». Технопарк идет навстречу своим резидентам. Они понимают, что не у всех сейчас есть возможность вовремя платить за аренду.

Поэтому по запросу разрешили вносить оплату без соблюдения сроков, предусмотренных договорами субаренды помещений. Скорее всего, мы воспользуемся этой возможностью. Самое важное для нас — сохранить команду.

  • СЕО Intelligence Retail Максим Морозов
  • Виктория Пантелеева, основатель интернет-агентства Digital Generation:

Для своего интернет-агентства я арендую офис в гостинице. Сейчас в этом здании нет никого, кроме администрации и охранников. Но когда объявили о карантине, я сразу же связалась с арендодателем. 

Оказалось, что в российских реалиях нужно сражаться за то, чтобы не оплачивать неоказанные услуги. Нам отказывались вернуть оплату за апрель или перенести ее на июль. Мы решили отказаться от офиса, если нам не снизят ставку. Упрашивали арендодателя пойти на уступки: писали письма, звонили. После долгих переговоров мы добились только скидки в размере 25%. 

Ожидали большего, но рады и этому. Менять офис после отмена режима самоизоляции пока не собираемся. Заранее забрали из офиса принтер, печати, документы и сейчас работаем удаленно.

Никита Цаплин, управляющий партнер IT-компании RUVDS:

Мы уже месяц работаем удаленно. Наша компания арендует офис у частной организации. Поэтому разговоры о каникулах, про которые говорит правительство, к нам не имеют отношения. Сейчас это относится только к тем, кто арендует площади у города. Но нам сделали небольшую скидку и дали рассрочку платежей.

В целом арендодатели не делают больших скидок. Многие компании закрываются, доход собственников зданий уменьшается. Логично, что они будут стараться взять оплату с тех, кто продолжает работать — пусть и удаленно. 

Дмитрий Чебанов, генеральный директор кадрового агентства для IT-отрасли Spice IT:

У нас классный большой офис на 300 кв. м. в центре Москвы, в пяти минутах ходьбы от станции метро «Цветной бульвар». Арендная плата за него — 600 тысяч рублей в месяц. Единственное, о чем мы договорились с арендодателем — скидка 20%.

Считаю, что размер скидки мог бы быть и больше. Хотя могу понять и арендодателя, у которого тоже есть свои расходы. 

Еще было предложение от арендодателя на случай, если у нас совсем нет денег — заплатить за апрель из обеспечительного залогового платежа. Он у нас соответствует двум месяцам аренды. Но я не вижу в этом особого смысла: залог все равно придется вносить обратно. 

  1. CEO Spice IT Дмитрий Чебанов
  2. Елизавета Осокина, основатель брендингового агентства Osoka Project:

Наш офис в Санкт-Петербурге пустует с середины марта. Мы написали письмо в администрацию бизнес-центра, что находимся в сложной ситуации и хотели бы получить какое-то антикризисное предложение. Предложили по бартеру услуги по брендингу или рекламной коммуникации.

В администрации пообещали проработать этот вариант. Думаю, что после «нерабочих дней», в которые весь наш коллектив работает на удаленке, мы вернемся в наш бизнес-центр. 

Наталия Пекшева, генеральный директор компании «Цвет диванов»: 

По требованию властей нам пришлось полностью остановить работу розницы. Вслед за Москвой и Московской областью мы получили под копирку написанные постановления по каждой из областей нашего присутствия. И закрыли 200 салонов. 

Руководитель компании «Цвет диванов» Наталия Пекшева

Еще за неделю до массового закрытия торговых центров трафик стал резко падать, и мы начали договариваться с арендодателями о льготных условиях. Уже тогда мы столкнулись с крайне нелояльным отношением владельцев и управляющих компаний.

В 40 магазинах нам категорически отказали в скидках. В большинстве ТЦ предложили лишь небольшое сезонное снижение ставок — в районе 10%. Когда я читала ответы арендодателей на наши запросы, я была поражена неадекватной оценкой реальной ситуации и нежеланием идти к партнерству. 

Сейчас правительство официально урегулировало ситуацию: арендодателям придется принять условия простоя. Но проблема в том, что представители ТЦ залегли на дно. До многих мы не можем ни достучаться, ни дозвониться, не можем дать официальный ход нашим запросам. 

Видимо, разборки с арендой перенесутся на «после карантина», и нас ждет очень турбулентный период. Мы уже решили закрыть 16 магазинов. Это либо очень низкорентабельные площадки, либо точки в нелояльных торговых центрах, где мы идем на принцип.

У «Цвета диванов» были периоды, когда приходилось волевым решением резко сокращать количество площадок. Потом мы опять наращивали масштаб. Пройти таким путем еще раз нам легче, чем «кормить» пустующие торговые центры.

Мнение арендодателей

Мария Бокова, управляющий партнер сети коворкингов Cabinet Lounge: 

Довольно скоро после введения ограничений в стране мы начали получать запросы от арендаторов на предоставление льгот. К сожалению, некоторые арендаторы съехали. 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *