Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризиса

  • Согласно недавнему исследованию тендерной площадки Workspace, у 77% представителей малого и среднего бизнеса упала выручка и у 70% снизился средний чек.
  • Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризиса
  • Результаты опроса предпринимателей

В такой ситуации многим не до digital. Часто предприниматели безжалостно режут бюджеты на интернет-продвижение, чтобы хоть как-то сэкономить. Логика простая: лучше временно отказаться от digital-услуг в пользу более важных вещей. Например, потратить эти деньги на зарплату сотрудникам или на закупку товаров.

Тем не менее, отказываться от диджитал-услуг в принципе — недальновидное решение. Тем более сейчас, когда большинство компаний перешло в онлайн, и конкуренция за клиента увеличилась. Расскажем, как сэкономить на digital-услугах в этот непростой период.

Запускайте MVP (минимально жизнеспособный продукт)

Многим представителям бизнеса пришлось экстренно переходить в онлайн, и в условиях сжатых сроков и ограниченных бюджетов MVP стал чуть ли не единственно верным решением.

MVP — это не «сырой» продукт. Это вполне самостоятельный инструмент, но с минимумом функций — тех, которые позволят достичь бизнес-целей и удовлетворить потребности клиентов. Например, не хватает денег на полноценный корпоративный сайт — сделайте лендинг и направляйте на него трафик. Вместо сложносочиненного приложения или сервиса запустите простое с минимумом функций.

Строго говоря, MVP помогает не сэкономить на создании сайтов, а растянуть вложения, связанные с разработкой продукта, по времени. Для малого и среднего бизнеса такая возможность сама по себе — хорошее подспорье.

Плюс тестирование MVP «в бою» помогает быстрее выявить ошибки, неверные гипотезы и так далее. А значит, позволяет сэкономить хотя бы в том, что ошибки не будут масштабированы в дальнейшем. Таким образом, запуск MVP снижает вероятность заказа ненужного по сути функционала и дает понимание, каким решениям нужно уделить больше внимания при дальнейшей разработке.

Просите скидки и бесплатные консультации

Обычно в digital скидки дают небольшие и точечно, с учетом данных о состоянии бизнеса и отрасли заказчика. Однако сейчас все иначе: 63% агентств начали предоставлять этой весной (и продолжают летом) специальные условия для своих клиентов (рассрочки, сокращение сроков реализации, бонусы и так далее).

Все просто: в кризис клиентов у большинства агентств стало меньше, поэтому они и стараются привлечь клиентов любыми способами. Пользуйтесь этим — просите о скидках напрямую. Скорее всего, вам пойдут навстречу.

Еще один способ сэкономить — попросить бесплатную консультацию.

Это не только сбережет бюджет, но и задаст вектор дальнейшего развития, особенно если вы только начали и пока слабо ориентируетесь в этих интернетах и не представляете, как правильно продвигаться.

Расскажите о своем бизнесе, проблемах и задачах и задавайте прямые вопросы. «У меня мало клиентов в онлайне, что можно сделать? У меня упал трафик, как поступить? Я недавно перевел бизнес в онлайн, где лучше рекламироваться?».

Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризиса

Результаты опроса предпринимателей

Обязательно смотрите, предлагает ли подрядчик конкретные решения или говорит общие слова. В последнем случае не разочаровывайтесь сразу и ищите другого консультанта: рано или поздно найдется тот, кто действительно сможет помочь.

Участвуйте в тендерах

Вокруг тендеров сложилось множество стереотипов: от сплошной бюрократии до «специальных» условий. В общем, без юриста не разобраться. Возможно, на государственных площадках все так и есть. Но если вам нужно провести тендер среди digital-агентств, все намного проще.

Например, чтобы организовать тендер на разработку сайта, поисковую оптимизацию или любую другую digital-услугу, нужно только описать суть услуги, описать требования к исполнителю, рассказать о себе и опубликовать тендер. А потом выбрать лучшие предложения от подрядчиков.

Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризиса

На эти тендеры прямо сейчас откликаются подрядчики

Экономия состоит в том, что вы всегда можете выбрать подрядчика дешевле. Тем более сейчас, в кризисное время, когда агентства борются за каждого клиента, охотнее участвуют в тендерах и чаще идут на уступки по стоимости. У вас появляется больше возможностей для выбора максимально подходящего подрядчика с соответствующими компетенциями.

Выбирайте подрядчиков из регионов

Даже в столице можно нарваться на непрофессионалов. Пожалуй, у многих в загашнике есть история, как именитое московское агентство сорвало все сроки или сделало откровенно некачественный проект.

Поэтому не бойтесь регионов: хорошие, опытные и надежные агентства бывают даже в небольших городах типа Обнинска.

Взять тот же Red Collar — они из Воронежа, но при этом постоянно выигрывают не только российские, но мировые конкурсы сайтов.

Если вы привыкли взаимодействовать с подрядчиком лично, может быть, пришло время пересмотреть свои убеждения? Из-за карантина многие начали работать удаленно и уже привыкли к этому. Так почему бы не заказать услуги у тех, кто может сделать их качественно, но дешевле, чем в мегаполисах?

Кооперируйтесь с партнерами

Или с другими брендами, или даже с конкурентами — почему бы и нет. Кризис — такое время, когда вместе выживать проще. С помощью кросс-маркетинга вы можете бесплатно рекламироваться на сторонних ресурсах с одним условием те получают ответную услугу от вас. Старый добрый бартер.

Например, вы можете запустить с другой компанией совместную акцию или конкурс и рассказать о ней на своих каналах. Можете сделать взаимный репост в соцсетях: вы пиарите партнера, он пиарит вас. Можете повесить на сайте рекламный баннер другой компании, они сделают то же самое.

Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризиса

Пример, как известные бренды используют кросс-маркетинг

Таким образом вы экономите на рекламе и получаете новых клиентов, которые придут от кросс-партнера. И не простых клиентов, а лояльных: если они доверяют вашему партнеру, скорее всего, будут доверять и вам.

Выбирайте подрядчиков правильно

Нашли агентство с кучей дипломов и грамот, а заявок с таргета нет. Наняли копирайтера с биржи, а статьи не приносят трафик. В результате вы сливаете бюджет на продвижение впустую, а в условиях кризиса это смерти подобно.

Чтобы сэкономить, выбирайте подрядчиков не по сарафанному радио (это субъективно), не по регалиям и даже не по стоимости (помним, что скупой платит дважды).

Кризис — самое время, чтобы подходить к интернет-продвижению максимально осознанно и рационально.

Самое важное — принесет ли подрядчик вам прибыль, а остальным на время кризиса можно пожертвовать (конечно, сохраняя качество товаров/услуг и сервиса).

Смотрите на наличие портфолио по вашей тематике и кейсы, в которых на пальцах и цифрах показано, что именно подрядчик сделал и самое важное — как это помогло клиенту. Например, правильно настроил контекстную рекламу и увеличил количество лидов вдвое. Переписал тексты на сайте и получил плюс 20 новых клиентов за месяц.

Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризисаПример портфолио разработчика сайтов

В базе агентств Workspace вы найдете подрядчиков во всех сферах digital: SEO, веб- и мобильная разработка, контекстная реклама, контент-маркетинг, SMM, PR и другие. У многих из них есть и кейсы, и портфолио — осталось выбрать нужную специализацию и начать сотрудничество.

Вывод

Перед вами шесть рабочих способов онлайн-продвижения в кризисное время. Среди них есть и абсолютно бесплатные (кросс-маркетинг), и позволяющие прилично сэкономить. Универсальной методики нет: все зависит от специфики вашего бизнеса. Пробуйте, тестируйте, и пусть корабль вашего бизнеса достойно выплывет из кризиса.

Мнение авторов партнерского поста может не совпадать с позицией редакции и специалистов агентства Netpeak.

5 советов, как оптимизировать расходы на ИТ в эпоху COVID-19

03.11.2020, Вт, 11:34, Мск , Станислав Макаров

При всяком кризисе бизнес начинает «резать косты». Среди статей расходов, подлежащих оптимизации, неизменно оказываются и информационные технологии. Не стал исключением и кризис, вызванный ковидом, однако роль ИТ практически в любом бизнесе настолько велика, что просто «отнять и сэкономить» деньги у CIO уже не получится.

В 2019 г. ИТ-рынок стагнировал, увеличившись всего на 0,5%, при этом аналитики ждали роста на 3-4%. Коронавирус спутал все карты и на настоящий момент речь идет лишь о глубине падения, называются цифры от 5% (по мнению IDC) до 8% (такова последняя оценка Gartner).

За этими цифрами стоят и отложенные новые проекты, и модернизация действующих систем, и сокращение персонала. Однако сейчас ни одно предприятие не может позволить себе уменьшать затраты на ИТ так радикально, как раньше, поскольку без информационных технологий не будет шансов воспользоваться следующим подъемом экономики.

Поэтому крайне многочисленны советы на тему «как правильно нам сократить траты на ИТ». CNews выделил 5 самых разумных и небанальных из них.

Среди статей расходов, подлежащих оптимизации, неизменно оказываются и информационные технологии. ru.depositphotos.com

1. Трансформация или жизнь

Особенностью текущего кризиса стало то, что он начался, когда многие предприятия запустили инициативы по цифровой трансформации. Внезапный локдаун, переход на удаленную работу и возросший спрос на дистанционные сервисы не только не остановил эти проекты, но даже подхлестнул интерес к трансформации.

Однако не секрет, что вокруг темы цифровизации было много хайпа и сейчас настает момент истины: ИТ-директорам нужно провести ревизию своих портфелей проектов, чтобы изменить приоритеты в пользу инициатив, которые действительно соответствуют бизнес-целям.

А проекты, запущенные на модной волне без понятной привязки к бизнесу, придется закрыть, ибо бюджет не резиновый.

Однако, как отмечают аналитики, есть риск, что под бюджетную гильотину попадут многие инициативы по искусственному интеллекту, машинному обучению, аналитике больших данных и другие, отдача от которых возможна лишь на более в будущем, которое пока туманно.

Поэтому не надо рубить сплеча ради краткосрочной экономии — «хороший ИТ-директор должен знать не только о том, где можно быстро сократить расходы, но и о том, во что следует инвестировать заранее, чтобы добиться результатов в будущем», — сказал по этому поводу Джеймс Андерсон (James Anderson), вице-президент по исследованиям в Gartner, специализирующийся на проблемах CIO.

Читайте также:  Как отличаются цены на ювелирные изделия и брендовые аксессуары в Беларуси и России сейчас – 2 таблицы

«Можно сократить расходы на проекты, если их перенести на другой, более поздний период. Нужно смотреть в перспективе — можно сейчас сократить затраты и получить профит в моменте, но на в дальнейшем получить проблемы», — считает Денис Шевченко, начальник отдела сопровождения финансовых систем «Управляющая компания «Группа ГМС».

Это будет трудный выбор, потому что цифровую трансформацию нельзя отложить до лучших времен, она происходит именно сейчас.

2. Удаленка — всерьез и надолго

На удаленный режим работы весной этого года организации переходили спешно и без заранее составленного плана. Но поскольку сами айтишники давно практиковали такие подходы к работе, все прошло более-менее гладко. Теперь же пришло время осмыслить этот опыт.

О переходе на удаленный режим рассказывает Михаил Хлавна, ИТ-директор компании «Открытие Брокер»: «С начала пандемии департаментом информационных технологий было переведено на удаленный режим 98% сотрудников, включая головной офис в Москве и все региональные подразделения… Экономия бюджета за счет сокращения аренды рабочих мест оказалась существенной, что позволило внедрить новые подходы и технологические решения, а также глобально пересмотреть внутренние форматы работы компании».

Однако экономика «удаленки» не так проста, как это кажется на первый взгляд, некоторые расходы при переходе на нее могут и возрасти. Например, профсоюз госслужащих Нидерландов добился выплат по 2 евро в день при работе на дому в компенсацию затрат на кофе, электричество, воду и т.д.

Затраты на ИТ в эту сумму не входят, но непременно такая практика появится, ведь компании фактически переложили часть расходов на сотрудников. Согласно ТК РФ, работодатель не обязан, но вправе возместить расходы сотруднику, работающему дистанционно.

Федерация независимых профсоюзов России оценила компенсации за удаленную работу примерно в ₽3 тыс. в месяц.

Впрочем, есть и обратные инициативы. Так, ряд компаний, в том числе и работающих в сфере ИТ,грозят уменьшить зарплаты своим сотрудникам, поскольку раньше они ее платили с учетом стоимости жизни в окрестностях офиса, например — в известной своей дороговизной Кремниевой долине.

Если возвратиться к технологиям, то в цейтноте ИТ-директорам зачастую приходилось принимать не лучшие, а самые быстро реализуемые решения, которые тогда казались временными. Однако уже стало ясно, что «удаленка» останется с нами вне зависимости от развития ситуации с коронавирусом, многие (и сотрудники и работодатели) оценили ее преимущества.

Это значит, что нужно заменить наспех подставленные «костыли» на более надежные и безопасные конструкции, чтобы обеспечить доступ сотрудников к ИТ-инфраструктуре предприятия из домашних офисов и вообще откуда угодно.

Также организациям предстоит адаптировать свои бизнес-процессы к новому режиму работы.

Ведь дистанционная работа не исчерпывается видеозвонками, это фундаментальное изменение корпоративной культуры, внутренних коммуникаций, процедур контроля, информационной безопасности и всего остального.

Отныне удаленная работа теперь не привилегия, не исключение из правил, а обязательное условие — и с этим нужно считаться.

На удаленный режим работы весной этого года организации переходили спешно и без заранее составленного плана. ru.depositphotos.com

3. Cделать ИТ «соразмерным» бизнесу

На фоне изменений на рынках, произошедших из-за пандемии, самое время вспомнить о динамическом масштабировании ИТ-сервисов.

С началом режима самоизоляции службы доставки буквально легли под шквалом заказов, а флотилии такси, тем временем, встали на прикол и их ИТ-системы простаивали.

ИТ-руководители должны уметь оперативно реагировать как на увеличение потребности в своих системах, так и на уменьшение, чтобы не расходовать попусту оскудевшие средства.

Инвестиции в столичный финтех резко выросли после многолетнего спада

Инновации и стартапы Как сэкономить миллионы на it-услугах в условии кризиса

Наиболее разумным ответом на такой вызов может быть переход к облачной инфраструктуре. Это подтверждают и цифры — в Gartner считают, что единственным сектором ИТ в глобальном масштабе, который покажет в 2020 году рост, причем, на впечатляющие 19%, станет сектор публичных облачных сервисов.

При этом надо помнить, что облака сами себя не оптимизируют. Ведь добавить виртуальный сервер чрезвычайно легко, а определить момент, когда в нем миновала надобность не так-то просто. В результате компании тратят на облачную инфраструктуру больше денег, чем это действительно необходимо.

Причем эта проблема не обходит стороной даже лидеров ИТ-индустрии. Например, компания Cisco поставила цель радикально сократить число используемых дата-центров, с двух с лишним десятков до полудюжины. Для этого в компании стали разбираться с тем, какие приложения в ней используются. И выяснилось, что около шести сотен из них не нужны.

Благодаря усилиям по модернизации и консолидации центров обработки данных экономия затрат по этой статье может составлять, по оценке Gartner, от 10% до 20% бюджетов, выделяемых на ЦОД.

Но для этого ИТ-служба должна постоянно мониторить не только доступность и производительность приложений и сервисов, но и их реальную востребованность бизнесом.

4. Консолидировать поставщиков

Не секрет, что в организациях часто используется по нескольку приложений одного типа. Например, только систем управления контентом в одной компании может быть до полудюжины.

Обычно это результат слияний и поглощений или реализация инициатив разных департаментов.

Как бы то ни было, компания несет расходы по поддержке и эксплуатации различных систем, выполняющих примерно одинаковые функции, что едва ли эффективно.

Аналогичная картина наблюдается и при использовании облачных систем — потому что оформить подписку можно в несколько кликов, а сервисов на рынке бесконечное количество. При стоимости каждой подписки в несколько десятков или сотню-другую долларов никто не будет подробно разбираться насколько она необходима. А в результате по крупной организации набегает кругленькая сумма.

То есть, необходимо провести «дедупликацию» приложений — уйти от дублирования функциональности и консолидировать поставщиков.

Сказать это проще, чем сделать — каждое подразделение всеми правдами и неправдами пытается сохранить привычное ПО, утверждая, что только оно соответствует его задачам. Это даже может быть действительно так, но ради стратегического выигрыша, который дает унификация, можно пожертвовать функциональностью на небольшом участке.

5. Избегать сокращения персонала

Первое, к чему тянется рука начальника в момент кризиса чтобы урезать расходы, это зарплатная ведомость. Иногда сокращение персонала действительно неизбежно, но надо помнить, что это является крайней мерой.

«Сокращать фонд оплаты труда стоит «точечно», за счет неэффективных сотрудников.

При этом стоит понимать, что если у вас по части ИТ все работает отлично и вам кажется, что люди ничем не заняты, то это значит, что у вас очень эффективный ИТ-отдел.

Обсудите с сотрудниками гибкий график с меньшей оплатой, например, четыре рабочих дня в неделю, а не пять», — советует Анна Платэ, руководитель практики Executive Search в Лаборатории карьеры Алены Владимирской.

Также альтернативой увольнениям является прекращение найма нового персонала и переобучение имеющихся сотрудников в соответствии с возникающими задачами.

Например, в Gartner полагают, что нынешняя пандемия — подходящий момент для внедрения средств роботизации процессов и систем искусственного интеллекта.

Эти решения заменят часть сотрудников, но кто-то из сокращаемых может пройти переподготовку для работы с ними.

Прогнозы относительно сроков восстановления после пандемии пока не слишком оптимистичны, эксперты говорят про 2–3 года. Однако очень важно сохранить ИТ-команду, которая обеспечит устойчивость функционирования бизнеса в условиях нынешнего «идеального шторма», который накрыл мировую экономику и поможет его росту после того, пандемия закончится.

  • Короткая ссылка
  • Распечатать

5 лучших способов легально сэкономить на ИТ

За последние 10-15 лет в структуре затрат типичной современной компании прочно окопалась строчка с немалыми цифрами расходов на информационные технологии.

И ладно бы она просто там присутствовала, так ведь цифры из года в год растут опережающими темпами и ощутимо обгоняют рост таких важных параметров, как индексация зарплаты сотрудников или расходы на содержание офиса. Конечно же, такая ситуация складывается не во всех компаниях, но в очень многих.

На фоне нестабильной ситуации в экономике нашей страны, качающейся на волнах мировых кризисов, снижение расходов по непрофильным статьям – залог выживания компании.

Эта статья призвана помочь вашей компании ощутимо сэкономить на информационных технологиях, продолжая получать привычный и даже больший объем соответствующих услуг.

При этом источником снижения расходов выступает не урезание потребления, а переход на новые, более экономичные технологии, которые одновременно обходятся дешевле и позволяют компании открыть для себя новые горизонты, такие, например, как работа с корпоративными данными из любой точки мира, или удаленное хранение ценных данных, позволяющее обезопасить их от катаклизмов и форс-мажоров.

  • Для удобства я выделю пять направлений в ИТ, на которых можно сэкономить, перейдя на  широко доступные в России технологии вместо тех, что использовались в компании ранее. Вот эти направления:
  • 1.       Оборудование
  • 2.       Программы
  • 3.       Вебсайт
  • 4.       Электронная почта
  • 5.       Персонал
Читайте также:  Изменения в госзакупках по 44-фз с 1 января 2017 года - обзор

По каждому из них я дам рекомендации, способные привести к ощутимому снижению расходов. Сразу стоит оговорить, что мои советы не являются панацеей и не обязательно приводят к стопроцентному результату.

Однако они гарантированно помогают понять, где и как можно оптимизировать использование ИТ в компании, на чем стоит и на чем не стоит экономить, а также как лучше распорядиться уже имеющимися ресурсами.

Оборудование

Не секрет, что все офисные компьютеры, мониторы, принтеры, серверы, жесткие диски и иже с ними требуют к себе повышенного внимания, особенно в вопросах учета, контроля наличия и, особенно, списания, связанного с покупкой нового оборудования. Во многих компаниях это постоянный предмет споров – от сотрудников требуется обоснование необходимости закупок нового оборудования взамен устаревшего, но по-прежнему исправного.

Очередность обновления – тоже болезненный предмет для обсуждения: «неправильная» в глазах сотрудников очередность обновления рабочей техники вызывает возмущение и даже конфликты.

Если речь идет об относительно недорогих настольных компьютерах, это еще не так страшно, но вот когда приходит время обновления серверного парка компании, полететь могут не только копья, но и головы, фигурально выражаясь.

Мало того, что серверы стоят в разы, а, зачастую, и на порядки больше, чем обычные настольные компьютеры, так для них и условия требуются совсем иные: стойки, источники питания, системы охлаждения. Отдельная комната, в конце концов.

Решить перечисленные проблемы, если не раз и навсегда, то, как минимум, на годы вперед, поможет смена подхода к ИТ в организации.

Место дорогих и громоздких настольных компьютеров займут доступные и компактные «тонкие клиенты» — устройства, обеспечивающие вывод на монитор изображения и работу с клавиатурой и мышью.

Все вычисления, включая загрузку операционной системы и офисных приложений, будут производиться централизованно и удаленно, на специальном программно-аппаратном комплексе.

При этом покупать его отнюдь не обязательно – достаточно арендовать мощности у поставщика услуг. Это решает также вопрос с серверами: старые можно использовать для некритических нагрузок, или продать на вторичном рынке. А покупать новые, заводить их на баланс и вести учет просто не придется – все необходимые мощности можно легко и недорого взять в аренду с фиксированной помесячной оплатой.

Программы

Примерно такая же ситуация и с программами. Лицензии на них требуется закупать, обновлять при выходе новых версий, следить за тем, чтобы все программы были легальны и реально использовались в работе.

При этом тратится масса ресурсов, как финансовых, так и человеческих, причем результат этих усилий не всегда предсказуем, а программы, которые нужны сегодня, завтра могут перестать быть таковыми, несмотря на уже оплаченную пятилетнюю лицензию.

Сегодня такой подход к работе уже не выдерживает никакой критики и не соответствует современным реалиям. Гораздо проще, дешевле и прозрачнее приобретать программные лицензии в аренду. Только тогда, когда программы действительно нужны, и на то время, на которое они нужны.

Второй способ снижения затрат на программы – использование программ по модели SaaS (программное обеспечение как услуга). Таким образом можно использовать почти все привычные программы, включая бухгалтерское ПО. Единственное отличие, оно же главное достоинство такой модели работы – это то, что программы не запускаются на конкретном рабочем компьютере, а работают на мощностях провайдера.

Доступ к ним при этом осуществляется через интернет: точно так же, как вы заходите на привычные сайты, происходит подключение к программе.

Главное преимущество такого подхода – это то, что пользователь теперь не привязан к одному компьютеру и может получать доступ к программе откуда угодно, с любого компьютера или планшета.

К тому же, если компьютер сломается, его украдут, или его просто не будет под рукой, с программой и данными ровным счетом ничего не случится. Для возобновления работы достаточно будет найти любой другой компьютер с доступом в интернет.

Вебсайт

Раньше для того, чтобы разместить вебсайт компании, требовалось проделать несколько нетривиальных процедур: договориться с хостинг-провайдером, определиться с тарифным планом, выбрать операционную систему для виртуального сервера, заключить договор и надеяться, что с сайтом все будет в порядке. Следить за жизнедеятельностью сайта и время от времени решать возникающие проблемы с помощью недоступных человеческому разуму манипуляций должен был отдельный сотрудник. При этом в свободное от перечисленных действий время он, как правило, не занимался ничем продуктивным.

Если подойти к задаче по-новому, это многое упростит. Например, если вы уже воспользовались хотя бы одной из рекомендаций, приведенных выше, и сотрудничаете с поставщиком ИТ-услуг, то в этом случае самым простым способом решить все вопросы, связанные с сайтом, одним махом, окажется аренда мощностей в «облаке» (это и есть упомянутый программно-аппаратный комплекс, от английского cloud).

Вы сможете арендовать именно столько мощностей, сколько нужно, не переплачивая за отдельный тарифный план. Как правило, в стоимость уже входит интернет-канал для сервера и базовые возможности по администрированию.

Вероятнее всего, если сайт компании обычный, а не навороченный портал с крупным интернет-магазином, отдельного сотрудника для его администрирования не понадобится. И, самое главное, компания получит возможность оперативно управлять мощностями, отводимыми под вебсайт.

Это поможет ему пережить наплыв посетителей во время рекламной кампании или снизить расходы во время августовского и январского спадов деловой активности.  

Электронная почта

Электронная почта – наиболее удобный и распространенный инструмент бизнес-коммуникаций.

Современную компанию невозможно представить без достаточного количества почтовых ящиков: они требуются для нужд сотрудников, руководства, обращений клиентов, приема рекламаций и многого другого.

В большинстве средних и малых компаний почта в лучшем случае завязана на вебсайт и настраивается штатным системным администратором, в худшем – сотрудники пользуются разношерстной почтой на бесплатных хостингах: Mail.ru, Yandex и других.

Чем это плохо? Прежде всего, это несолидно.

Кроме того, если что-то случится с почтой, например, пропадут важные письма с деловыми контактами, почтовый ящик «вскроют» хакеры, или просто произойдет перебой в работе сервиса, компенсации требовать будет просто не от кого.

Бесплатный сервис по умолчанию подразумевает минимум ответственности у стороны, предоставляющей его. По большому счету, они ни за что не отвечают и теоретически могут сделать с вашей (зачастую, весьма ценной) почтой все, что заблагорассудится.

В связи с этим привожу единственную рекомендацию, предлагающую потратить деньги, а не сэкономить их. Однако она, по примеру многих успешных бизнес-решений, имеет «двойное дно»: незначительно увеличив расходы, вы в дальнейшем многократно компенсируете увеличившейся надежностью работы и отсутствием необходимости содержать штат ИТ-специалистов (об этом чуть ниже).

Удобнее всего решить проблемы с почтой, а также с оборудованием, которое потребуется для ее работы можно, обратившись к поставщику услуг корпоративной электронной почты. С помощью таких компаний можно арендовать нужное количество ящиков почты, получить гарантии сохранности данных, объединить все ящики на одном домене, совпадающем с именем компании или названием вебсайта.

Работать все будет на удаленных «облачных» мощностях, на основе современного и привычного решения MicrosoftExchange.

Ну а пользователи получат доступ к своему почтовому ящику с привычным «настольным» интерфейсом откуда угодно и с любых устройств, поддерживающих электронную почту.

И все это без закупок серверов и программ для них, длительной настройки и постоянного отслеживания работоспособности с помощью штатных сотрудников ИТ-отдела.

Персонал

Вот мы и подобрались к последнему, пятому направлению оптимизации расходов на ИТ. Оно способно, пожалуй, принести наиболее ощутимую экономию. Хотя бы потому, что фонд заработной платы чаще всего является наиболее емкой статьей расходов. А переход на новые ИТ-технологии, если только ваша компания не связана с ними напрямую, обязательно снизит нагрузку на ИТ-отдел компании.

Точнее, компании больше не будет нужно содержать большой штат системных администраторов и других ИТ-специалистов. Львиная доля вопросов закупки, установки, настройки оборудования и программного обеспечения отпадет сама собой, а с ней и необходимость в сотрудниках для их решения.

Компании понадобится один координатор, способный от ее лица вести взаимодействие с поставщиком услуг, расширять или уменьшать их количество, запрашивать изменения в их составе и выполнять иные сходные функции.

Причем эту роль сможет выполнять сотрудник, имеющий довольно поверхностные знания в области ИТ-технологий, совмещая ее с выполнением других задач.

На фоне общего снижения спроса из-за негативной экономической конъюнктуры ликвидация даже одной позиции внутри компании способна помочь ей удержаться на плаву и продолжать прибыльную деятельность. А если добавить к этому положительный финансовый эффект от отмены регулярных закупок нового оборудования, экономия становится просто радикальной.

Оптимизация расходов: на чем экономить, чтобы спасти компанию

Прежде всего предпринимателям, оказавшимся сегодня в сложной ситуации, стоит лучше изучить меры поддержки бизнеса, которые предложило государство. Точно следует знать о том, что Постановлением Правительства от 02.04.2020 № 409 для организаций, ИП и микропредприятий перенесены сроки уплаты налогов (авансовых платежей).

Читайте также:  Как мотивировать сотрудников без денег

Кроме того, бизнес может претендовать на кредитные каникулы, условия для такой меры поддержки подробнее описаны на сайте ЦБ.

Еще одна мера, которой сейчас активно пользуется пострадавший бизнес, — это беспроцентный кредит на выплату зарплаты. Заявление на получение такого кредита можно подать в электронном виде, но для этого понадобится усиленная квалифицированная электронная подпись.

Получите беспроцентный кредит на выплату зарплат на срок до 6 месяцев. Кредит выдаст банк, а Контур поможет отправить онлайн-заявление и покажет статус решения.

Отправить заявку

Если вы ведете бизнес в Москве, то обратите внимание на меры поддержки столичного бизнеса. В каждом регионе такие меры свои, поэтому ищите нужные на официальных государственных сайтах.

Проведите аудит всех расходов

В бизнесе всегда можно найти несколько строчек расходов, которые каждый месяц незаметны, но в итоге могут привести к проблемам. Поэтому, считает сооснователь digital-агентства «Сделаем» Павел Молянов, стоит постоянно контролировать всё вплоть до копейки, иначе можно получить кассовый разрыв.

Если до кризиса вы не вели финансовой учет, лучше начать сейчас. Даже без специализированных программ, в обычном Excel. Добавляйте в расходную часть всё, включая незначительные траты на канцелярию, сотовую связь, обеды и проезд.

Например, CEO Jetlend Роман Хорошев рассказал, что его компания смогла сэкономить 15 000 руб. в месяц, отказавшись от необязательных SMS-рассылок клиентам и сократив текст в обязательных сообщениях. И это лишь одна из строк расходов. Если собрать все, получится весомая для маленького бизнеса сумма.

Основатель ProStore by Lubivaya Оксана Любивая в первую очередь приостановила все второстепенные закупки — оргтехники для офиса, дополнительного оборудования для склада, ПО.

Подумайте о релокации и переведите сотрудников на удаленную работу

CEO сервиса по автоматизированному документообороту и расчету с удаленными командами Solar Staff Павел Шинкаренко рассказал, что из-за кризиса ему пришлось сначала отказаться от аренды офиса в Амстердаме, затем договориться о снижении цены аренды за московский офис, а после и вовсе перевести часть сотрудников в локации с более низкой стоимостью жизни.

«Мы закрыли офис в Амстердаме и перевели сотрудников на работу в нашу кипрскую компанию, — рассказывает Шинкаренко. — Сейчас мы, по сути, переходим на осадное положение, сдвигая планы на экспансию в США.

После карантина наступит длинный экономический спад, поэтому будем нанимать людей не в Европе, а в Москве. Это связано с более низкой (не удивляйтесь, это правда так) стоимостью жизни в Москве, чем в Европе».

Перенести опыт на малый бизнес можно так:

  • Новых сотрудников набирать не в московский офис, а на удаленную позицию из региона — за счет сокращения средней зарплаты расход может быть меньше.
  • Если бизнес небольшой, то можно обсудить переезд в область — компания может помочь сотрудникам с поиском и оплатой аренды жилья на первое время.

Наконец, не стоит забывать о переводе сотрудников на удаленную работу. Из дома может работать практически любой офисный персонал, если обеспечить его необходимыми инструментами. Если у вас небольшие команды, то приличное количество сервисов для удаленной работы обойдутся вам бесплатно.  

Платите больше своим сотрудникам

Если в структуре расходов есть оплата услуг внешних подрядчиков, то в кризис можно попробовать отказаться от них, чтобы сэкономить. Например, малый и средний бизнес нередко пользуются следующими услугами:

  • Тренинги, обучающие программы — вместо консалтинговых агентств можно обратиться к собственным специалистам, готовым за постоянную дополнительную плату консультировать и обучать персонал.
  • Обслуживание локальной сети, поддержка сайта, другие IT-задачи (несмотря на наличие в штате сисадмина).
  • Написание текстов, размещение рекламы, SMM — эти задачи можно предложить PR-специалисту или маркетологу.

Смысл сокращения издержек в данном случае понятен: расходы на услуги сторонней компании обычно выше.

Если вы готовы обходиться силами собственных специалистов, то самое главное — заручиться их согласием на дополнительную работу.

Заставить их выполнять что-то сверх того, что входит в перечень их должностных обязанностей согласно кадровым документам, вы не можете. Это запрещает Трудовой кодекс.

В начале апреля основатель «Додо пиццы» Федор Овчинников сообщил о том, что 90 работников компании согласились на уменьшение зарплат в течение трех месяцев в обмен на акции сети на сумму снижения выплаты. За счет этого удалось сэкономить 6,67 млн руб. в месяц. Сам предприниматель урезал себе зарплату до 20 000 руб. в месяц.

Общайтесь с поставщиками и партнерами

В бизнесе все друг с другом взаимосвязаны. Если кто-то один идет ко дну, за ним тянутся все остальные. Понимая это, многие предпринимали уже ведут переговоры с поставщиками и партнерами на предмет скидок, отсрочек или изменения условий.

Генеральный директор компании «Поставщик счастья» Дмитрий Коробицын согласен, что это нужно делать обязательно.

Из-за кризиса у его компании возросли траты на персонал, появились расходы на транспорт, доставку еды и прочее.

Чтобы не перекладывать их на конечных клиентов, Коробицын договорился поделить расходы пополам с поставщиками. Большинство предоставили дополнительные скидки до 1 июня.  

Оксана Любивая считает, что нужно не затягивать с переговорами с арендодателями и не цепляться за конкретное помещение — рынок недвижимости будет падать, найти новый вариант по хорошей цене будет проще.

Избавьтесь от дорогих привычек

У вашего юриста может быть оформлена дорогая подписка на справочный сервис. Это оправданно, если он постоянно сталкивается с необходимостью отслеживать большое количество изменений. Но если это не так, то на 2-3 месяца можно отказаться от сервиса и искать нововведения на государственных сайтах.

Как сэкономить на digital-услугах: 7 проверенных способов | Блог агентства Четвёртый Рим

В 2020-м бизнес экономил на чем угодно, в том числе и на диджитал-услугах. Некоторые способы оказались неэффективными, но большинство вполне можно использовать и в дальнейшем. Специалисты тендерной площадки Workspace предлагают вашему вниманию 7 рабочих способов экономии бюджета на продвижение.

Для начала — информация от самих предпринимателей. По данным исследования Workspace, вот чего ждет бизнес от подрядчиков:

1. Просите у подрядчиков скидки

До 2020 года в сфере digital нечасто практиковались скидки и специальные условия (рассрочка платежей, бонусы и т.д.). Но кризис поменял планы: клиентов у агентств стало меньше, и пришлось бороться за них всеми способами. По данным Workspace, 63% подрядчиков весной и летом начали предоставлять клиентам различного рода уступки.

Кризис вроде бы отступил, многие заказчики вернулись, но тенденция осталась. А вместе с ней и страх перед очередным возможным кризисом: кто знает, что принесет нам 2021-й? Поэтому, если прямо попросить подрядчиков о скидке или рассрочке, вряд ли вам откажут.

Совет: скидки скидками, но если агентство предлагает слишком низкую цену, это повод насторожиться. Скорее всего, таким способом подрядчики набирают себе клиентов, особо не заботясь о том, как с ними потом работать. Ни о каком индивидуальном подходе и говорить не приходится: в лучшем случае получите типовое решение. В худшем — нежизнеспособный продукт.

Как понять, адекватную ли цену просит подрядчик? Воспользуйтесь калькулятором сколько стоят digital-услуги и поймете сами. На калькуляторе рассчитывается средняя цена каждой услуги под ключ и стоимость часа работы специалиста. Можно выбрать любую страну и регион.

Конечно, калькулятор не называет абсолютно точную сумму: не учитывает, например, наличие / отсутствие личных кабинетов и прочих функций на сайте.

Несмотря на то что калькулятор рассчитал средний бюджет в 700 000 рублей, теоретически у человека может получится заказать сайт и за 200 000 и за 1,5 млн рублей.

Так что относительно сайтов под ключ калькулятор позволяет лишь примерно сориентироваться и понять средний бюджет на разработку.

2. Ищите специалистов из регионов

Продолжая тему стоимости digital-услуг, отметим еще один способ экономии. Необязательно искать именитые московские агентства: присмотритесь к ребятам из регионов.

Агентство «Четвертый Рим», например, базируется в Подмосковье, в небольшом городке Обнинск, и обладает не меньшими компетенциями, чем столичные коллеги. Да и в регионах можно найти отличных профессионалов. А самое главное — стоимость работ у них значительно меньше, чем в Москве.

Например, создать корпоративный сайт под ключ в Москве стоит в среднем 700 тысяч рублей, а в Обнинске — уже 400 тысяч. Согласитесь, разница ощутимая!

Совет: при выборе подрядчика смотрите не только на цену, но и на конкретные достижения: портфолио, кейсы, места в рейтингах, отзывы других клиентов. Как правило, эта информация прописана на сайтах или в соцсетях агентств и фрилансеров.

3. Просите бесплатные консультации

Давать бесплатные консультации предпринимателям — еще один тренд, ставший популярным в 2020 году.

Особенно часто ими пользуются компании, которые спешно перевели бизнес в онлайн, толком не зная, как это делается.

А также те, кто давно продвигается в интернете, но в условиях кризиса хочет снизить стоимость привлечения клиента, расширить целевую аудиторию и географию, отстроиться от конкурентов, сформировать новое УТП.

От таких консультаций получают профит и клиенты, и подрядчики. Агентства хотят заполучить клиента и стараются помочь ему, предлагая конкретные решения, стремясь реально решить проблему. Заказчики получают вектор дальнейшего развития и продвижения и вместе с тем понимают, насколько специалисты компетентны и стоит ли работать с ними дальше.

Совет: обращайте внимание, старается ли консультант вникнуть в ваш бизнес, его специфику и проблемы и предлагает ли конкретные решения под вашу нишу, товары и услуги. Только в этом случае консультация принесет реальную пользу.

Если специалист говорит шаблонными общими фразами, будьте уверены: он говорит так всем обратившимся и предлагает по сути одно и то же. Ищите тех, кто заинтересован помочь именно вам. Найдете — смело начинайте сотрудничество.

4. Организуйте тендеры

Если вы ищете подрядчика на масштабную задачу (разработать сайт, приложение или лендинг, наполнить его контентом, запустить контекстную рекламу, SMM-продвижение), проведите тендер среди digital-агентств.

Тендер всегда подразумевает конкуренцию, поэтому агентства будут стараться предстать перед вами в выгодном свете, показать свои компетенции и предложить более низкую цену.

Шанс найти подрядчика с оптимальным соотношением «цена — качество» значительно возрастает.

Совет: чтобы привлечь к участию в тендерах хороших опытных подрядчиков, как можно подробнее опишите задачу, бюджет и сроки исполнения. Так агентства будут точно знать, на что подписываются, смогут изучить проект и предложить конкретные решения вашей задачи:

5. Создавайте и запускайте MVP — минимально жизнеспособный продукт

Нет, это не какая-то недоделанная версия, выпущенная в свет потому, что денег мало и надо экономить. MVP — полноценный качественный продукт, но с минимумом функций.

К примеру, если вы изначально хотели сделать шикарный корпоративный сайт, чтобы рассказывать о своей деятельности и привлекать клиентов, ограничьтесь простым сайтом-визиткой. Клиентов он привлечет, а значит, свои функции выполнит.

А попозже можно добавить на сайт дополнительный функционал или протестировать и изменить первоначальный для большей эффективности.

Совет: также используйте MVP, чтобы проверить гипотезу и протестировать продукт на деле.

Скажем, вы сомневаетесь, окупится ли сложное мобильное приложение, будет ли оно работать как надо? Не вопрос: создайте MVP с минимальным набором пользовательских функций и посмотрите его в действии.

Если будут выявлены баги, вы исправите их сразу, а в дальнейшем, уже при запуске масштабного приложения, убережете себя от повторения ошибок.

6. Используйте бесплатные сервисы

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *