Как принимать задачи

Перейти к основному содержанию Эффективность в бизнесе и жизни

Как часто у вас в работе бывает так, что руководитель даёт вам задачу, а вы уже и так изрядно перегружены? Отказать нельзя — и приходится принять задачу, а в качестве последствий вы получаете ситуацию, где вы мало того, что работаете в стрессе, так ещё и по итогу не укладываюсь в нужные сроки по решению этой задачи. Вы недовольны — босс тоже недоволен.

Либо такая ситуация:

Руководитель ставит задачу, но не озвучивает конкретно, что хочет. Вы выполняете, как поняли, а по итогу босс, мягко говоря, не в восторге от вашего результата и говорит, что это вовсе не то, чего он ожидал. Знакомо? 

Или так:

Руководитель даёт задачу, но никто в компании не способствует ее решению. И выполнить её становится в разы сложнее. Бывало?

Как принимать задачи

Подобных ситуаций масса. И потому ниже я дам 13 практичных рекомендаций, следуя которым, вы сможете избежать негативных последствий, принимая задачи от руководства.

  1. Запишите задачу с деталями. Это нужно во-первых, для того, чтобы тупо не забыть, что нужно сделать, а во вторых, поможет  оценить объём работы. Так вы более  корректно определите для себя реальные сроки выполнения. 
  2. Узнайте, что конкретно необходимо в качестве результата, и обязательно проверьте своё понимание. Т.е. переспросите, правильно ли вы поняли, что требуется в итоге.  
  3. Спросите, на когда  нужен этот результат. А для себя — прикиньте, сколько времени вам потребуется на выполнение, и добавьте ещё около 15-20 % от общего времени на случай форс-мажора.
  4. Выясните, принципиально ли выполнять задачу каким-то конкретным способом, или вы вольны сами выбирать стратегию выполнения этой задачи.
  5. Проясните, зачем нужно выполнять эту задачу, и как потом будет использоваться результат. Это поможет вам понять, на чем нужно будет сделать акцент в процессе выполнения.
  6. Согласуйте стратегию действий. Если вы будете самостоятельно принимать решение о способе выполнения задачи (особенно, если вы раньше её не делали), то демонстрация вашего плана руководителю поможет избежать ошибок и вовремя получить коррекцию действий. Как принимать задачи
  7. Запросите сроки промежуточных координаций и выясните, какие промежуточные результаты нужны.
  8. Согласуйте эти сроки  с существующим графиком работ по задачам, которые уже были ранее в вашем расписании.
  9. И, в случае возникновения накладок, помните: приоритеты в таких ситуациях растравляет босс, а не вы. 
  10. Проясните, какие у вас есть полномочия и ресурсы.
  11. Добейтесь публичности — пусть руководитель сообщит всем сотрудникам, связанным с этой задачей, что теперь её исполнителем будете вы. 
  12. Обязательно регулярно давайте обратную связь руководителю о ходе выполнения задачи и помните: босс не идиот, но он может принимать идиотские решения при отсутствии информации. Потому ваша обязанность — предоставлять информацию вовремя.  
  13. Если всё же по итогу не вложились в сроки — анализируйте, почему не вложились, и делайте выводы на будущее. 

И главное помните:

не тяните до последнего с выполнением задач. Всегда оставляйте временную фору. Она даст возможность скорректировать неверный результат и вложиться в сроки выполнения! 

Как правильно принять задачу от руководителя? Как правильно принять задачу от руководителя? Юлия Бойко

Как часто у вас в работе бывает так, что руководитель даёт вам задачу, а вы уже и так изрядно перегружены? Отказать нельзя — и приходится принять задачу, а в качестве последствий вы получаете ситуацию, где вы мало того, что работаете в стрессе, так ещё и по итогу не укладываюсь в нужные сроки по решению этой задачи. Вы недовольны — босс тоже недоволен. Давайте разбираться в способах правильного принятия задач.

Как часто у вас в работе бывает так, что руководитель даёт вам задачу, а вы уже и так изрядно перегружены? Отказать нельзя — и приходится принять задачу, а в качестве последствий вы получаете ситуацию, где вы мало того, что работаете в стрессе, так ещё и по итогу не укладываюсь в нужные сроки по решению этой задачи. Вы недовольны — босс тоже недоволен.

Либо такая ситуация:

Руководитель ставит задачу, но не озвучивает конкретно, что хочет. Вы выполняете, как поняли, а по итогу босс, мягко говоря, не в восторге от вашего результата и говорит, что это вовсе не то, чего он ожидал. Знакомо? 

Или так:

Руководитель даёт задачу, но никто в компании не способствует ее решению. И выполнить её становится в разы сложнее. Бывало?

Как принимать задачи

Подобных ситуаций масса. И потому ниже я дам 13 практичных рекомендаций, следуя которым, вы сможете избежать негативных последствий, принимая задачи от руководства.

  1. Запишите задачу с деталями. Это нужно во-первых, для того, чтобы тупо не забыть, что нужно сделать, а во вторых, поможет  оценить объём работы. Так вы более  корректно определите для себя реальные сроки выполнения. 
  2. Узнайте, что конкретно необходимо в качестве результата, и обязательно проверьте своё понимание. Т.е. переспросите, правильно ли вы поняли, что требуется в итоге.  
  3. Спросите, на когда  нужен этот результат. А для себя — прикиньте, сколько времени вам потребуется на выполнение, и добавьте ещё около 15-20 % от общего времени на случай форс-мажора.
  4. Выясните, принципиально ли выполнять задачу каким-то конкретным способом, или вы вольны сами выбирать стратегию выполнения этой задачи.
  5. Проясните, зачем нужно выполнять эту задачу, и как потом будет использоваться результат. Это поможет вам понять, на чем нужно будет сделать акцент в процессе выполнения.
  6. Согласуйте стратегию действий. Если вы будете самостоятельно принимать решение о способе выполнения задачи (особенно, если вы раньше её не делали), то демонстрация вашего плана руководителю поможет избежать ошибок и вовремя получить коррекцию действий. Как принимать задачи
  7. Запросите сроки промежуточных координаций и выясните, какие промежуточные результаты нужны.
  8. Согласуйте эти сроки  с существующим графиком работ по задачам, которые уже были ранее в вашем расписании.
  9. И, в случае возникновения накладок, помните: приоритеты в таких ситуациях растравляет босс, а не вы. 
  10. Проясните, какие у вас есть полномочия и ресурсы.
  11. Добейтесь публичности — пусть руководитель сообщит всем сотрудникам, связанным с этой задачей, что теперь её исполнителем будете вы. 
  12. Обязательно регулярно давайте обратную связь руководителю о ходе выполнения задачи и помните: босс не идиот, но он может принимать идиотские решения при отсутствии информации. Потому ваша обязанность — предоставлять информацию вовремя.  
  13. Если всё же по итогу не вложились в сроки — анализируйте, почему не вложились, и делайте выводы на будущее. 

И главное помните:

не тяните до последнего с выполнением задач. Всегда оставляйте временную фору. Она даст возможность скорректировать неверный результат и вложиться в сроки выполнения! 

Как принимать задачи Как принимать задачи

5 способов научиться принимать решения быстро

Бизнесхак

5 способов научиться принимать решения быстро

6 февраля 2018 18 444 просмотра

Лариса Парфентьева

Качественное решение — основополагающий фактор успеха и мощный инструмент в движении любого дела. И если один человек вынашивает решение «в кармане» долгое время, то другой применяет этот инструмент молниеносно, что эффективнее для бизнеса и жизни в целом. Ниже я приведу примеры самых ёмких и грамотных способов, как научиться принимать решения оперативно, не теряя в качестве результата.

Что такое решение?

Практически всегда решение — это риск, но точно движение дальше. Это важный шаг из статики, анализа и взвешивания.

Отказ действовать является показателем того, что ваше решение не принято, а значит, результат откладывается еще на время.

Гораздо продуктивнее будет не обдумывать решение, бессмысленно гоняя туда-сюда его причины, следствия и последствия, а оценить его со стороны по некоторым структурным критериям и начать действовать. Итак, перейдем к делу.

Оцените важность решения

Если решение действительно важно для вашей карьеры, стартапа и скачка вперед, то действуйте незамедлительно. Оценка именно важности решения напрямую связана со срочностью его принятия. Кстати, в ключе этого пункта прочтите нашу книгу «От срочного к важному» Стива Макклетчи. В ней много отличных рекомендаций, как действительно эффективно наладить отношения с важностью.

Как принимать задачи
Источник

Пропишите шаги решения

Не действуйте хаотично. Это может отнять уйму времени, приплюсовать бестолковых направлений, повлиять на драйв в работе и в конечном итоге вообще обессилить вас. Составьте четкий ёмкий план необходимых шагов, зафиксируйте их на бумаге, и еще раз трезво оцените: то ли это, что вы хотели сформулировать. Если необходимо, то перепишите, но не затягивайте с этим.

Не перфекционируйте

Перфекционисты сильно рискуют умереть бедными. Зачастую их настолько парализует гонка за идеальным воплощением результата, что решение может быть принято только в их следующей жизни.

Примите для себя тот факт, что вам никто не даст гарантий и идеально обрисованных мега-успешных итогов дела. Помните, что гласит принцип Парето: «20% усилий дают 80% результата, а остальные 80% усилий — лишь 20% результата».

Кстати, рекомендую изучить семь стратегий, как обуздать перфекционизм, в нашей книге «Лучше совершенства».

Читайте также:  Как за один месяц ликвидировать убытки на $3 млрд

Проставьте четкие сроки

Точные даты и границы, отведенные на действия, круто сработают на вас и помогут закрепить ваше волевое решение реальными условиями.

Такая своеобразная декларация, как таймер, поможет не затягивать, не распыляться, не лениться и опираться на временные рамки для вашего же собственного результата. Прибавится уверенности в себе и в своем деле.

Согласитесь, что ответственный и исполнительный прежде всего перед собой человек — это практически всегда отличный пример руководителя любого проекта.

Как принимать задачи
Источник

Действуйте!

Шаги определены, временные рамки зафиксированы, инструменты проанализированы и подобраны, перфекционизм побежден — вы определенно готовы к своим победам! Отбрасывайте сомнения, прислушивайтесь к авторитетному мнению и вперед к практике. Напоследок дам маленький бизнес-лайфхак: приготовьтесь к марафону — быстрые решения не всегда приравниваются к спринту и не всегда означают быстрый результат, подробнее об этом я пишу в своей книге «100 способов изменить жизнь».

Источник обложки

Как принимать задачи

Как принимать задачи

Дотошничать

Если вы получаете задачу «исправить опечатку на сайте», с ней все понятно. Берете и исправляете. Но вряд ли у вас много таких задач. Разве что вы корректор. Чаще приходится серьезно разбираться в задаче: — Люда, мы готовим презентацию о партнерской программе.

Будем показывать ее клиентам. Пожалуйста, проверь текст и подачу информации. Ждем к понедельнику. — Хорошая идея! Посмотрела презентацию, появились вопросы. Что конкретно я могу менять? Хочу выбросить пару блоков и добавить новых.

Есть такая возможность? С этой презентацией будут выступать или отправлять по почте? — Меняй презентацию как угодно, это наброски. После твоих правок отдадим дизайнеру. Презентация и для выступлений, и для отправки. — Нет, так не пойдет.

Эту презентацию допилим для отправки, а для выступлений сделаем новую, в отдельной задаче. Давай созвонимся, чтобы обсудить?

Если коллега ставит на вас задачу, наверняка вы разбираетесь в этой работе лучше его. Он может и не знать, что для разных целей подходят разные презентации. Ваша задача как исполнителя — докопаться до сути. Когда вы правильно принимаете задачу, вы беретесь за нее с четким пониманием цели, сроков и результата. Единственный способ этого добиться — дотошничать.

Если исполнитель не дотошничает, в процессе работы с ним очень легко, зато результат получается не тот, который нужен. Приходится переделывать снова и снова. Сроки провалены, нервы на пределе, начальник недоволен.

Чтобы докопаться до сути, используйте эти приемы:

Это кажется очевидным, но все равно проблемы с недопонимаем задачи происходят из-за того, что исполнитель задает мало вопросов или не задает совсем. Считается, что хорошие вопросы — открытые. Это правда, хотя иногда достаточно просто что-то уточнить с помощью закрытого вопроса.

Иногда исполнитель задает вопрос, хотя ответ уже есть в описании задачи. Чтобы такого не случалось, перечитайте описание внимательно, лучше дважды. Так лишний раз вы не отвлечете коллег;

Когда вы задаете сразу 5-6 вопросов по задаче, собеседник читает до конца, а потом отвечает только на два последних. Если вопросов много, пишите их нумерованным списком. Скорее всего, коллега ответит по порядку на каждый вопрос, а если нет, вы быстрой найдете, что он пропустил.

Не скандалить

Иногда кажется, что задача, которую на вас поставили, бесполезная. Поэтому первая реакция — доказать коллеге, что он не прав.

Разгорается скандал: Постановщик: Давайте разработаем миссию компании Исполнитель: Пфффф! Да кому она вообще нужна? Миссия — дурацкая формальность для гигантских корпораций Эта плохая реакция, она не помогает разрешить вопрос.

Переждите ее: Постановщик: Давайте разработаем миссию компании. Исполнитель: Слушай, я плохо в этом разбираюсь и скептически отношусь к таким вещам. Расскажешь поподробнее?

Постановщик:Это наша внутренняя миссия. Чтобы сотрудники понимали, зачем они здесь собрались, ради чего работают и к чему идут. Мы не будем ее публиковать в открытом доступе, только среди своих. Миссия поможет стать более дружными, быть последовательными в решениях и выбирать подходящих новых сотрудников.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам: если вы не будете контролировать эмоции, провалите переговоры. Если коллега ставит задачу, значит, видит в этом смысл. Ваша ответственность — выяснить какой.

Переписать первый ответ. Если вы не согласны с задачей, не отвечайте сразу. Переждите эмоции, напишите ответ, сотрите и напишите новый. Так он получится более обдуманным.

Запретить себе риторические вопросы. Например вопрос «Да кому это нужно?» риторический. Собеседник вроде как и готов ответить, но понимает, что это не вопрос, а скрытая критика и обижается. Поэтому забудьте о риторических вопросах;

Травить леску. Если вы не согласны с видением коллеги, используйте метод Джима Кемпа. Он снимает напряжение в разговоре и обеспечивает право на «нет».

Понемногу я учусь быть более терпеливой с помощью этих приемов. Когда хочу поспорить, представляю, как глупо буду выглядеть, если окажусь не права.

Сформулировать по-своему

Еще один прием, который помогает разобраться в задаче — сформулировать ее самому. Делайте это после того, как задали все вопросы.

Постановщик: Витя, подготовь раздаточный материал к конференции. В нем будут блокноты с логотипом, визитки организатором, бейджики, буклет, формы обратной связи.

Распредели дела так, чтобы успеть к 22 марта, в этот день отдаем в печать, уже договорились с типографией. Требования — в документе.

Ответственный: А организаторы те же, что и в прошлый раз? Это я для визиток спрашиваю. Постановщик: Да, те же.

Ответственный: Хорошо. Давай опишу, как понял задачу. Конференция 25 марта, печатные материалы отдаем в типографию 22. Я свою работу сдаю 19 марта, ты делаешь замечания, и я поправлю. Так мы точно все успеем.

Визитки, блокноты и бейджи делаем, как прошлый раз. В форме обратной связи пишем только два вопроса: что понравилось и что не понравилось. Форма — на фирменном бланке.

Буклет печатаем на глянцевой бумаге, форматом А4 и складываем пополам. Верно?

  • Этот подход помогает убедиться, что все участники одинаково понимают задачу. Например, фразу «распредели дела так, чтобы успеть к 22 числу» каждый понимает по-своему: cдай работу 22 числа; cам отправь работу в типографию, как сделаешь;
  • cделай заранее, чтобы успеть поправить.
  • Собственная формулировка задачи иногда выглядит глупо, зато экономит время, потому что вы сразу делаете то, что нужно.

Представить результат

Представление о результате часто меняется в процессе работы. Пока вы работаете, вы начинаете видеть детали, которых не видели во время обсуждения. Если результат отличается от запланированного, подробно поясните коллеге свое решение:

Никита! Мы с тобой решили делать календари для клиентов, но в процессе я понял, что получается ерунда: календари делают все, а столбцы с датами отвлекают от иллюстраций, хотя они у нас главные. Поэтому вместо календарей я подготовил двенадцать постеров

Травите леску, чтобы коллега понимал, что его мнение тоже считается:

Если тебе не нравится, я без проблем сделаю из постеров календари. Я сдаю работу раньше срока, чтобы успеть исправить, если ты все-таки захочешь календари. Но, по-моему, постеры выглядят интереснее

Если результат не отвечает ожиданиям, усилия пропадут даром. Коллега расстроится и подумает, что его мнение никого не интересует, раз с ним не посоветовались заранее, даже если результат отличный. Ваша задача — доказать обратное.

Просите коллегу поделиться мнением и будьте готовы к критике. Вот, что делаю я, когда сдаю результат.

Работайте с ожиданиями. Когда сдаете работу, первым делом предупреждаю, что сделала ее по-своему. Если я просто выложу в задачу результат, коллега вряд ли с ним согласится. Поэтому после предупреждения я предлагаю созвониться или пишу в х железные аргументы, почему мое решение лучше;

Беру ответственность. В книге «Дизайн-мышление в бизнесе» Тим Браун пишет, что «лучше извиниться после, чем согласовывать до». Когда на словах объясняешь свое решение, коллеге оно вряд ли понравится. Результат всегда лучше описания. А если в процессе вы поймете, что не правы, просто все исправите. Поэтому продуктивнее сначала сделать и только потом спросить мнение;

Оставляю право на «нет». Если вы не согласовываете решение заранее, будьте готовы, что его не примут. Чтобы никого не подвести, закладывайте время на исправления.

В больших задачах правильно представить результат — серьезная часть работы. Если исполнитель ленится объяснить решение, постановщик его не поймет и не примет.

Работать сообща

Работа над задачей — работа команды. Результат в ней зависит от общих усилий. Не бывает такого, что постановщик правильно сформулировал задачу, и исполнитель без вопросов выполнил ее качественно, в срок и с первого раза. И наоборот, если постановщик отмахивается от вопросов коллеги, хорошего результата не получится.

Поэтому, чтобы результат получился хорошим, будьте готовы работать сообща. Когда вы начинаете с пониманием относиться к коллеге и его идеям, у вас получается крепкая команда. Теперь вы работаете вместе и вместе отстаиваете результат перед другими.

Читайте также:  Как вечеринка в Сан-Франциско привела к созданию в Минске международного стартапа по продаже билетов

Задачи в Мегаплане

Мегаплан хранит комментарии по задаче, напоминает о сроках и помогает контролировать результат. У каждого поручения свое место: заводите проекты для самых сложных дел, и задачи — для дел поменьше. Теперь никто не потеряет даже мелкое поручение.

«Для чего?» — как принимать задачу — Личный опыт на vc.ru

Принимая задачу, вы берёте ответственность за ее выполнение — подписываетесь под сроки и результат, по которому вас будут оценивать.

В предыдущей статье разбирал метод постановки задач. Этот контент про самое сложное — как брать задачу в работу.

На вас поставили задачу, вы не отреагировали вовремя, профакапили старт, без погружения махнули рукой — «сделаю!», потом хватаетесь за голову, не понимая как дать результат. Знакомо? Мне да, делюсь опытом, как минимализировать подобное.

Важно 1: работаю в условиях высокого информационного потока и миллиона (наверно) задач, ниже контент под аналогичные условия.

Важно 2: чек-лист ниже как для работы, так и для дома или хобби. Задачи вокруг нас, начиная от похода в магазин, заканчивая запуском нового департамента.

Отключитесь от внешнего мира, сконцентрируетесь, перечитывайте задачу до момента полного понимания описанного и задайте ключевой вопрос — «для чего?». Если понятно — переходите к следующему пункту, если нет — задаём этот вопрос постановщику.

Поверьте, часть задач испарится 🙂

Это про реакцию на бриф. Важно подкрепить понимание своевременной обратной связью по задаче. Если на вас поставили задачу, а вы погрузились в описание и дали OK на перевод в статус «в работе» через неделю — вся ценность вашей концентрации теряется.

В компаниях и командах сроки на понимание разные, я встречал и 2 часа, и 2 дня, поэтому тут бенчи давать нет смысла.

Если условия результата задачи непонятны или размыты, то «на берегу» обсудите с постановщиком все критерии успешного закрытия задачи. Так и спросите: «что будет являться результатом задачи?».

Если задача-развития, то есть конечный результат будет формироваться по мере выполнения, то договоритесь о точках контроля, когда вы будете синхронизироваться.

Перед переводом статуса задачи в работу, убедитесь, что обладаете всеми возможностями для выполнения.

Если надо копать «отсюда и до завтра», убедитесь в наличии лопаты. Если ее нет — не берём задачу до получения инструментов.

Почти всегда переформулирую задачу под себя без изменения критериев результата, так как мне удобнее работать с маркированными списками и структурным контентом. Если описание вас бесит — перепишите.

Определите важность задачи и время на выполнение. Тут «в чат заходит» матрица Эйзенхауэра.

Если в заданное время вы не успеваете сделать задачу из-за других задач, то надо понять что двигать, останавливать и надо ли это. Если не успеваете вообще, то обсудите с постановщиком сроки.

Отталкивайтесь не от DL, а от RL. Редлайн — момент сдачи задачи, когда в запасе есть время на корректировку (перестраховка).

По ходу задачи золотое правило: «Опаздываешь — предупреди». В целом, данный принцип работает по жизни.

Меня бомбило, когда видел некорректную задачу, но эмоции дело особо не двигали. Подышите, встаньте на место постановщика и разберитесь вместе.

Выполняя задачу, понимаете, что сложно и появились трудности — обсуждайте командой и с постановщиком. Не замалчивайте, не сдавайте задачу «и так пойдет» или некорректной, потому что все равно придётся переделывать и это двойные трудозатраты. Лучше вовремя остановиться и посмотреть на проблему сверху, чем пороть дичь до, якобы, победного.

Цель — не сдать задачу любой ценой в срок, цель — дать результат и перейти к новой задаче.

Грамотно выполненная задача двигает к целе и делает счастливее, когда команда видит результат. Правильная задача — работа как постановщика (бриф), так и исполнителя (результат).

Спасибо за внимание! Всем пис. В х с радостью отвечу на вопросы.

Как ставить и принимать задачи: инструкция | Статьи SEOnews

Ошибка специалиста по контекстной рекламе в крупном проекте может привести к дополнительным трудозатратам и потере миллионов рублей рекламного бюджета. Проблема в том, что сотрудник сделал все ровно по задаче, которую неправильно сформулировали и поставили, а он на автомате принял.

Как должна выглядеть задача, не требующая дополнительных уточнений и корректировок?

Первый этап эффективной работы с задачами – внедрение интегрированного во все процессы трекера. Например, мы используем Битрикс24.

Но этого не хватит для того, чтобы навсегда избавиться от факапов, поэтому несколько лет назад мы разработали и внедрили в отделе контекстной рекламы свод правил, соблюдая которые экономим время и повышаем качество работы как отдельного специалиста, так и всей команды.

Постановка и принятие задачи

Оцените объем и дедлайн

Работа в режиме многозадачности – ежедневная реальность специалиста по контекстной рекламе.

Новые задачи чаще всего появляются в тот момент, когда еще не завершена предыдущая: есть большой соблазн не отвлекаться и посмотреть ее лишь по окончанию текущего проекта. Лучше сразу проанализировать, сможете ли вы выполнить ее в срок.

Если нет – оперативно сообщите об этом постановщику. Выясните приоритет и уровень загруженности других специалистов, после чего предложите сдвинуть дедлайн или привлечь дополнительные ресурсы.

Ответьте на вопрос «Что и зачем нужно сделать?»

Вдумчиво подходите к разбору задачи и выясняйте вводные условия: пересекается ли она с другими задачами, как влияет на процесс в краткосрочной или долгосрочной перспективе, есть ли опыт решения аналогичных задач или шаблоны, зачем клиенту нужны эти данные, какие бизнес-задачи он планирует решить с их помощью и т.д.

Недавно клиент попросил нас выгрузить количество конверсий по часам за последние 2 месяца. Если бы специалист по контекстной рекламе молча приступил к выполнению, ему пришлось бы подключить к работе аналитика, поскольку таких данных нет в стандартном отчете. В итоге – несколько часов работы аналитика и выгруженный файл с множеством данных, которые клиенту сложно обрабатывать.

Мы пошли другим путем: сначала выяснили, зачем клиенту нужны эти данные и как он их планирует использовать. Оказалось, что он хочет понять — оставить или убрать доставку в ночное время, проанализировав конверсионность по часам. Эти данные у нас уже были, поэтому мы просто сделали скриншот части отчета и добавили комментарии с рекомендациями.

Нужно четко понимать и комплексно оценивать поставленную задачу, чтобы предоставлять информацию, которая нужна клиенту для принятия решения.

Разбейте задачу на этапы

Необходимое условие выполнения дедлайнов. Как правило, часть этапов можно сделать одновременно. Специалисту будет легче соблюсти сроки, если он знает, как правильно объединять и параллелить процессы.

Разбивка на несколько составляющих частей избавит вас от лишних переживаний по поводу сложности и объема предстоящих работ, а также ускорит и упростит выполнение задачи. Некоторые специалисты пугаются масштаба, точнее предстоящей загрузки на несколько дней вперед, поэтому предпочитают дробить на итерации и оценивать результат как по отдельности, так и в комплексе работ по проекту.

Что делать, если столкнулись с проблемами

Недостаточно знаний для выполнения поставленной задачи

Наша отрасль динамично развивается: площадки модернизируются, правила корректируются, появляются новые инструменты и форматы, при этом часть информации теряется в чертогах памяти.

Специалист должен уметь работать в состоянии многозадачности, не паниковать и не теряться, продолжая обучаться прямо в процессе.

Если по какой-то причине вы не знаете, как выполнить отдельный пункт, то действуете следующим образом:

  • изучите официальную справку площадки;
  • посмотрите новости площадок – рассылки за последние недели;

Как принимать задачи — CMS Magazine

После рассылки «Эффективная задача» читатели завалили меня письмами. Многие жаловались, что на практике с задачами сложнее. Иногда, даже если они все делают правильно, результат получается неважным: исполнитель упускает важные детали или срывает дедлайн.

Дело в том, что поставить задачу — только половина дела. Вторая половина — принять ее.

  • Со мной была история: коллега поставил задачу отредактировать текст. Дал на это две недели. Задача была небольшой, поэтому я ее просто приняла, а текст даже не прочитала как следует. Времени то полно.
  • Вспомнила о задаче, когда Мегаплан прислал напоминание за день до дедлайна. Открыла, стала читать. Поняла, что ничего о тексте не знаю: какая цель, аудитория, что и как редактировать. Чтобы это выяснить, потратила 3 часа с созвоном и ми в Мегаплане.
  • Задача оказалась в два раза объемней, чем показалась на первый взгляд: пришлось разобраться в материале, полностью переписать текст, подправить иллюстрации. В итоге на задачу ушел весь день, а остальные дела повисли. К тому же, чтобы разобраться, я отвлекла коллег от работы. Ждать, пока они освободятся, времени не было.
Читайте также:  Что может дать big data белорусским банкам и почему этот инструмент пока не используется

Тогда я поняла, что принимать задачу — такая же работа, как и ставить. С того момента я принимаю задачи дотошно.

В сегодняшнем выпуске я расскажу о приемах, которые помогают мне правильно понять задачу и показывать хороший результат. И если вы не работаете в одиночку, выпуск для вас.

Дотошничать

Если вы получаете задачу «исправить опечатку на сайте», с ней все понятно. Берете и исправляете. Но вряд ли у вас много таких задач. Разве что вы корректор. У меня таких задач не бывает, обычно получаю те, в которых приходится разбираться. И вот тогда я начинаю дотошничать:

— Люда, мы готовим презентацию о партнерской программе. Будем показывать ее клиентам, которые давно пользуются и любят Мегаплан, чтобы продвигать его вместе. Пожалуйста, проверь текст и подачу информации. Ждем к понедельнику.

— Хорошая идея! Посмотрела презентацию, появились вопросы. Что конкретно я могу менять? Хочу выбросить пару блоков и добавить новых. Есть такая возможность? И еще. С этой презентацией будут выступать или просто отправлять по почте?

— Меняй презентацию как угодно, это наброски. После твоих правок отдадим дизайнеру. Презентация и для выступлений, и для отправки.

— Нет, так не пойдет. Эту презентацию допилим для отправки, а для выступлений сделаем новую, в отдельной задаче. Давай созвонимся, чтобы обсудить?

Если коллега ставит на вас задачу, наверняка вы разбираетесь в этой работе лучше него. Он может и не знать, что для разных целей подходят разные презентации. Ваша задача как исполнителя — докопаться до сути. Когда вы правильно принимаете задачу, вы беретесь за нее с четким пониманием цели, сроков и результата. Единственный способ этого добиться — дотошничать.

Когда вы правильно принимаете задачу, вы беретесь за нее с четким пониманием цели, сроков и результата

Если исполнитель не дотошничает, с ним легко и приятно работать, но результат выходит средним. Чтобы докопаться до сути задачи, я использую эти приемы:

  • спрашиваю. Это кажется очевидным, но все равно проблемы с недопонимаем задачи происходят из-за того, что исполнитель задачет мало вопросов или не задает совсем. Считается, что хорошие вопросы — открытые. Я не всегда использую это правило. Иногда просто что-то уточняю с помощью закрытых или альтернативных вопросов. Главное — на входе выяснить все, в чем вы хоть немного сомневаетесь;
  • внимательно читаю задачу. Раньше я иногда задавала вопрос, а потом находила ответ в описании задачи. Теперь, если задача объемная, перечитываю по 2-3 раза, чтобы лишний раз не переспрашивать и не отвлекать коллег;
  • нумерую вопросы. Иногда я задаю в задаче сразу 5-6 вопросов. Собеседник, пока дочитает до конца, половину забывает и отвечает только на 2-3. Поэтому если вопросов много, делаю из них список. Обычно в ответ на это коллега тоже пишет список, поэтому я легко считаю, на все ли вопросы получила ответ. Не хватает — спрашиваю еще раз.

По моему опыту, как только становишься дотошнее, количество исправлений снижается.

Не скандалить

Иногда я получаю задачи, которые не хочу принимать. Обычно это происходит, если я не понимаю зачем ее делать. Первая реакция — коллега не прав, и сейчас я ему это объясню. Разгорается скандал:

  • Постановщик: Давайте разработаем миссию компании
  • Исполнитель: Пфффф! Да кому она вообще нужна? Миссия — дурацкая формальность для гигантских корпораций

Эта реакция неконструктивна, переждите ее. Следующая реакция — спокойно выяснить противоположную точку зрения:

  • Постановщик: Давайте разработаем миссию компании.
  • Исполнитель: Слушай, я плохо в этом разбираюсь и скептически отношусь к таким вещам, потому что не вижу в них смысла. Расскажешь поподробнее?
  • Постановщик: Это наша внутренняя миссия. Чтобы сотрудники понимали, зачем они здесь собрались, ради чего работают и к чему идут. Мы не будем ее публиковать в открытом доступе, только среди своих. Миссия поможет стать более дружными, быть последовательными в решениях и выбирать подходящих новых сотрудников.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам: если вы не будете контролировать эмоции, провалите переговоры. Если коллега ставит задачу, значит, видит в этом смысл. Ваша задача — выяснить какой.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам

Я с трудом сдерживаю эмоции, когда не согласна с коллегами. В этом смысле удаленная работа меня спасает. А еще спасает вот что:

  • перечитать сообщение. Если я отвечаю по задаче, с которой не согласна, я не даю ответ сразу. Обычно первый ответ, даже если эмоции улеглись, получается агрессивным. Поэтому я его перечитываю, стираю и пишу по-новому, более спокойным тоном;
  • запретить себе риторические вопросы. Например вопрос «Да кому это нужно?» риторический. Собеседник вроде как и готов ответить, но понимает, что это не вопрос, а скрытая критика. О риторических вопросах хорошо написал дизайнер Евгений Арутюнов (18+);
  • травить леску. Если все-таки я не согласна с видением коллеги, я использую метод Джима Кемпа. Он снимает напряжение в разговоре и обеспечивает право на «нет». Об этом мы уже писали.

Понемногу я учусь быть более терпеливой с помощью этих приемов. Когда хочу поспорить, представляю, как глупо буду выглядеть, если окажусь не права.

Сформулировать по-своему

Еще один прием, который помогает разобраться в задаче — сформулировать ее самому. Делайте это после того, как задали все вопросы.

  • Постановщик: Витя, подготовь раздаточный материал к конференции. В нем будут блокноты с логотипом, визитки организатором, бейджики, буклет, формы обратной связи. Распредели дела так, чтобы успеть к 22 марта, в этот день отдаем в печать, уже договорились с типографией. Требования — в документе.
  • Ответственный: А организаторы те же, что и в прошлый раз? Это я для визиток спрашиваю.
  • Постановщик: Да, те же.
  • Ответственный: Хорошо. Давай опишу, как понял задачу. Конференция 25 марта, печатные материалы отдаем в типографию 22. Я свою работу сдаю 19 марта, ты делаешь замечания, и я поправлю. Так мы точно все успеем. Визитки, блокноты и бейджи делаем, как прошлый раз. В форме обратной связи пишем только два вопроса: что понравилось и что не понравилось. Форма — на фирменном бланке. Буклет печатаем на глянцевой бумаге, форматом А4 и складываем пополам. Верно?

Этот подход помогает убедиться, что все всё правильно поняли. Например, фразу «распредели дела так, чтобы успеть к 22 числу» каждый понимает по-своему:

    • cдай работу 22 числа; cам отправь работу в типографию, как сделаешь;
    • cделай заранее, чтобы успеть поправить.

Относитесь к обсуждению задачи, как к переговорам

Собственная формулировка задачи может выглядеть глупо, зато сэкономит время. Вы сразу будете делать то, что нужно. Я использую этот прием не всегда, а только в серьезных задачах. Вот, как я описываю свое понимание задачи:

  • пишу по пунктам. Чтобы постановщику задачи было проще ориентироваться в моей формулировке, я разбиваю ее на пункты: «цель», «задача», «результат», «аудитория», «сроки».
  • указываю на ошибки. Бывает, что постановщик дает исходные данные с ошибкой. Я о ней спрашиваю, даже если не уверена, что это ошибка. Например, в текст нужно вставить ссылку, а она ведет не на то, что описывает. Если я не обращу на это внимание, я не буду виновата, но мне от этого не легче, если все пошло наперекосяк;
  • ориентирую по срокам. Если я не готова взяться за задачу сразу, я предупреждаю об этом постановщика. Для этого достаточно добавить: «начну работу по задаче в понедельник». Так коллега лучше спланирует время и не будет лишний раз спрашивать, как идут дела.

Формулировка своего видения помогает уточнить все, что звучит неоднозначно. Так вы на входе ограждаете себя от части возможных ошибок.

Представить результат

Представление о результате часто меняется в процессе работы. Пока вы работаете, вы начинаете видеть детали, которых не видели во время обсуждения. Если результат отличается от запланированного, подробно поясните коллеге свое решение:

  • Никита! Мы с тобой решили делать календари для клиентов, но в процессе я понял, что получается ерунда: календари делают все, а столбцы с датами отвлекают от иллюстраций, хотя они у нас главные. Поэтому вместо календарей я подготовил двенадцать постеров

Травите леску, чтобы коллега понимал, что его мнение тоже считается:

  • Если тебе не нравится, я без проблем сделаю из постеров календари. Я сдаю работу раньше срока, чтобы успеть исправить, если ты все-таки захочешь календари. Но, по-моему, постеры выглядят интереснее

Если результат не отвечает ожиданиям, усилия пропадут даром. Коллега расстроится и подумает, что его мнение никого не интересует, раз с ним не посоветовались заранее, даже если результат отличный. Ваша задача — доказать обратное.

Если результат не отвечает ожиданиям, усилия пропадут даром

Просите коллегу поделиться мнением и будьте готовы к критике. Вот, что делаю я, когда сдаю результат:

  • работаю с ожиданиями. Когда сдаю работу, первым делом предупреждаю, что сделала ее по-своему. Если я просто выложу в задачу результат, коллега вряд ли с ним согласится. Поэтому после предупреждения я предлагаю созвониться или пишу в х железные аргументы, почему мое решение лучше;
  • беру ответственность. В книге «Дизайн-мышление в бизнесе» Тим Браун пишет, что «лучше извиниться после, чем согласовывать до». Мне понравилась эта мысль, поэтому я использую ее в работе. Когда на словах объясняешь свое решение, чтобы согласовать, коллеге оно вряд ли понравится. Результат всегда лучше описания. А если в процессе вы поймете, что не правы, просто все исправите. Поэтому продуктивнее сначала сделать и только потом спросить мнение;
  • оставляю право на «нет». Если я не согласоываваю свое решение заранее, я готова к тому, что его не примут. Чтобы никого не подвести, закладываю время на исправления.

В больших задачах правильно представить результат — серьезная часть работы. Если исполнитель ленится объяснить решение, постановщик его не поймет и не примет.

Работать сообща

Работа над задачей — работа команды. Результат в ней зависит от общих усилий. Не бывает такого, что постановщик правильно сформулировал задачу, и исполнитель без вопросов выполнил ее качественно, в срок и с первого раза. И наоборот, если постановщик отмахивается от вопросов коллеги, хорошего результата не получится.

Поэтому, чтобы результат получился хорошим, а дело двигалось продуктивно, будьте готовы работать сообща. Это знают все, но не у всех получается. Проблема в том, что каждый хочет доказать свою правоту.

В итоге задача разваливается. Но, когда вы начинаете с пониманием относиться к коллеге и его идеям, у вас получается крепкая команда. Теперь вы работаете вместе и вместе отстаиваете результат перед другими.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *