Как развивать управление проектами в компании

Your Mentor. 20 июля 2020.

Как развивать управление проектами в компании

Эта статья – начало увлекательного и полезного путешествия, которое поможет вам эффективно управлять своими проектами. Так как объем материала очень велик, мы разделили данный курс на несколько статей. Такой подход также поможет читателям быстрее найти необходимую информацию.

В этом курсе мы займемся планированием проекта начиная с определения проблемы, которую нужно решить, и того, как мы собираемся ее решить. Мы рассмотрим основные требования, определим результаты, предположения и риски на пути проектирования.

Мы предоставим советы, как начать выполнение проекта, обеспечить бесперебойную работу проекта и работу с проектными командами.

Затем рассмотрим все, что относится к мониторингу и контролю эффективности проекта, чтобы оставаться во временных рамках и пределах бюджета.

Ну, и конечно же, вы узнаете, как завершить проект, применяя инструменты и навыки, необходимые в управлении проектами.

Что такое проект?

Для начала давайте определим, что такое проект. Проект – это временное мероприятие, которое имеет уникальную цель и, как правило, бюджет. Давайте разберем это определение на его компоненты.

Во-первых, проект временный. В отличие от повседневных операций, проект имеет определенное начало и конец. Если проект, кажется, идет вечно, это все потому, что вы не четко определили, чего пытаетесь достичь. Это подводит нас к цели проекта.

Проект дает уникальный результат, будь то продукт, услуга или другой результат. Также, большинство проектов имеют бюджеты. Многие сразу подумали о деньгах, но в проектной деятельности вы, вероятно, столкнетесь с другими ограничениями, например, ограниченные ресурсы и время.

Как развивать управление проектами в компании

Так что проект – это временное усилие с уникальной целью и, как правило, бюджетом. Управление проектами – это больше, чем демонстрация своих организаторских способностей и управление людьми. Это означает применение ваших знаний и навыков с использованием различных инструментов и методов для достижения целей вашего проекта.

Что такое управлением проектами?

Управление проектом можно представить, как ответ на несколько важных вопросов:

  1. Какую проблему вы решаете? Определение того, что проект должен достичь, является большим шагом к успешному проектированию.
  2. Как вы собираетесь решить эту проблему? Независимо от того, решаете ли вы проблему или используете возможность, вам, вероятно, придется выбирать из нескольких возможных стратегий. После того как вы выбрали свой подход, необходимо конкретизировать свое решение, установить требования, определить результаты, определить масштаб проекта и так далее.
  3. Каков ваш план? Вам нужен план для завершения проекта. Вы должны подробно определить работу, которая будет сделана. Сколько вам необходимо времени, какие ресурсы будут задействованы и сколько это вам обойдется.
  4. Как вы узнаете, что проект завершен? Четко определенные цели, требования и результаты помогают ответить на этот вопрос, но вам также необходимо определить критерии успеха. Измеримые результаты, которые показывают, что проект завершен.
  5. Последний вопрос, который часто упускают из виду – насколько хорошо все прошло? Вы должны выяснить, что сработало, что нет, и почему. Что можно было бы сделать лучше?

Руководители проектов используют самые разные навыки и знания. Во-первых, менеджеры проектов изучают технические навыки, относящиеся к управлению проектами, например, что входит в план проекта, как составлять и уточнять график проекта и как измерять производительность.

Во-вторых, это деловая экспертиза. Как менеджер проекта, вы должны убедиться, что ваш проект приносит пользу. Вы должны понимать бизнес вашей организации, чем занимается компания и какие направления для нее важны. Таким образом, вы сможете увидеть, как вписывается ваш проект, и принять правильные решения, чтобы гарантировать успех вашего проекта в деятельности компании.

Решение проблем – огромная часть работы менеджера проекта. Проекты никогда не идут по плану. Ваша задача – выяснить, как достичь целей проекта, выполнить график и соблюсти бюджет, несмотря на возникающие проблемы.

Одна из самых важных вещей в наборе инструментов менеджера проекта – навыки межличностного общения. Проекты обычно привлекают людей из разных групп, отделов и даже разных компаний. Вы являетесь лидером этой команды, поэтому ваша главная обязанность – работать со всеми для достижения положительного результата.

Наконец, сильное лидерство является наиболее важной характеристикой. Вы хотите вдохновлять людей, направлять их силы для достижения наилучших результатов, привлекать их к ответственности и мотивировать.

Процесс управления проектом

Согласно Институту управления проектами, процесс управления проектом можно разделить на пять групп:

Инициация – это обязательство начать проект. На этом этапе вы определяете проект и разрабатываете начальный объем, начальные затраты и оценку ресурсов. Вы также определяете участников проекта и убеждаетесь, что все они имеют одинаковое представление о проекте. Затем вы переходите к следующему этапу.

Планирование – на этом этапе вы определяете, как вы собираетесь выполнять проект. По сути, планирование включает в себя ряд вопросов, как: что вы собираетесь делать? Как вы собираетесь это сделать, и каков срок окончания проекта? Когда план будет готов, пришло время получить разрешение на запуск проекта. Следующие два шага включают в себя реализацию вашего плана.

Как развивать управление проектами в компании

Реализация проекта начинается с запуска проекта. Вы собираете все свои ресурсы, знакомите людей друг с другом, разбираетесь в них и объясняете правила, которые вы используете для запуска проекта. После этого все присоединяются к выполнению работы, указанной в плане.

Мониторинг и контроль проекта – это ваша постоянная ответственность в отслеживании реализации проекта. Если что-то идет не по плану, вы разрабатываете способы вернуть его в нужное русло.

Закрытие проекта – важная часть процесса управления проектом. Здесь вы убеждаете клиента официально признать, что проект завершен. Вы документируете эффективность проекта, извлеченные уроки и заключаете контракты.

Традиционное или гибкое управление проектами

Теперь давайте рассмотрим два общих подхода к управлению проектами. Мы также рассмотрим, как определить, какой метод имеет смысл для вашего проекта. Ранее мы говорили о пяти основных группах процесса управления проектами. Когда каждый этап идет один за другим, это называется традиционным управлением проектами или водопадным подходом.

Как развивать управление проектами в компании

Водопадная модель работает хорошо, когда цель и решения проекта четко определены, а объем и результаты известны. Поскольку вы понимаете, что необходимо делать, вы можете проходить через каждую группу процесса управления проектами от начала и до конца. Чем больше вы знаете о проекте, тем лучше работает водопадный подход.

Простые проекты с небольшой неопределенностью являются хорошими кандидатами, потому что вы знаете, что нужно сделать, и как решать возникающие проблемы. Благодаря знакомым технологиям ваша команда может быть продуктивной, потому что они знают потенциальные проблемы и как их обойти.

Сегодня со многими проектами вы не знаете, как выглядит то или иное решение, поэтому вам нужно разбираться с этим по ходу проекта. Итеративное и гибкое (Agile) управление проектами проходит через повторения (циклы) для регулярного предоставления частичных и качественных решений.

При таком подходе заказчик получает выгоду от проекта раньше. В итеративных и гибких проектах заказчик должен быть более вовлечен, чем в традиционные проекты. Проектные команды, как правило, меньше, опытнее и способны работать без особого надзора.

Во время инициации и планирования вы определяете общую цель проекта и строите общий план для достижения этой цели. С помощью итеративного и гибкого управления проектами вы разрабатываете подробные планы для каждого отдельного цикла. Выполнение проще, потому что вы работаете над каждым циклом по очереди.

Кроме того, небольшие, автономные команды высококвалифицированных сотрудников быстрее взаимодействуют с нужными людьми. В итеративных и гибких проектах вы также будете более внимательно следить за проектом и контролировать его.

Наконец, каждый цикл имеет собственный процесс закрытия, который отображает результат, возложенный на него. Здесь вы определите, имеет ли смысл традиционный или гибкий подход во время инициации проекта.

Как организационная структура и культура влияет на управление проектами?

Компании могут иметь всевозможную организационную структуру. От классической функциональной иерархии, в которой каждый человек отчитывается только перед одним руководителем, до матрицы, которая является частично иерархической и частично ориентированной на проекты, где большинство людей работают над проектами.

Как развивать управление проектами в компании

Каждая из этих структур влияет на то, как выполняются проекты. В функциональной иерархии проекты не являются приоритетными, что затрудняет достижение успеха самого проекта.

Менеджеры проектов практически не имеют полномочий. Функциональный менеджер обычно отвечает за такие вещи, как бюджет проекта.

Трудно найти ресурсы, потому что они подчиняются функциональным менеджерам, а не руководителю проекта.

Как развивать управление проектами в компании

Матричные структуры управления все еще являются функциональными иерархиями, но они поддерживают проекты больше, чем чистые иерархии.

Они могут быть слабыми, сбалансированными или сильными матрицами, в зависимости от того, сколько внимания они уделяют проектам. В матричной системе руководители проектов имеют определенные полномочия в принятии решений.

Ресурсы, выделенные на проекты, подотчетны двум менеджерам, а также персональному руководителю проекта.

Как развивать управление проектами в компании

Проектная структура управления значительно облегчает руководителям проектов достижение результатов. Менеджеры проектов имеют почти полную власть над своими проектами, включая бюджет. Ресурсы, выделенные для работы над проектом, отчитываются руководителю проекта, которому они назначены.

Организационная структура оказывает большое влияние на то, как выполняются проекты, сколько может сделать руководитель проекта и насколько легко реализовать назначенный проект.

Организационная культура – это совокупность общих ценностей, убеждений, предположений, привычек и других факторов, которые определяют поведение и решения людей в организации. Все эти факторы организационной культуры влияют на выполнение проектов и их успешность. Давайте рассмотрим то, как организационная культура влияет на проекты.

Миссия и видение организации формируют культуру организации. Проекты, которые поддерживают миссию компании, могут привлечь больше внимания и ресурсов. Когда вы сталкиваетесь с непростым решением, вы можете использовать миссию, чтобы определить, как лучше поступить.

Лидерство и авторитет также являются важной частью организационной культуры. Если руководство определяет четкие цели, а затем делегирует ответственность сотрудникам, этот подход одинаково хорошо работает в ваших проектах.

Другим аспектом культуры является рабочая среда организации. Например, в благоприятной обстановке люди мотивированы и готовы добиваться цели. Извлекать уроки легко, потому что сотрудники привыкли вносить свой вклад и стремиться к улучшению. С другой стороны, в негативной среде вам, вероятно, придется потратить много времени на управление своей командой.

Некоторые культуры верят в соблюдение правил, несмотря ни на что. Другие культуры поощряют инновации, ожидая, что сотрудники попробуют новые подходы, зададутся вопросом, что было сделано ранее, и придумают лучшие методы достижения результата.

Вам не нужно следовать правилам в культуре, основанной на правилах, но если вы думаете о нарушении правил, важно знать, какие из них вы можете нарушить. А также подумайте о том, что вы будете делать, если ваш нестандартный подход не сработает.

Читайте также:  Как выжить на рынке труда в кризис – рекомендации Дмитрия Новицкого

Управление изменениями может зависеть от культуры организации. Если компания не склонна к риску, процесс управления изменениями может включать в себя несколько раундов анализа реформ и требует одобрения нескольких человек. С другой стороны, если изменение рассматривается просто как жизнь в мире управления проектами, процесс управления изменениями, вероятно, будет намного проще.

Как развивать управление проектами в компании

В проектах с людьми, работающими в разных частях страны или мира, вам также необходимо учитывать культуру членов вашей команды. Люди могут по-разному реагировать на ситуации или общаться по-разному в зависимости от норм своей культуры. Например, в некоторых культурах людей учат не проявлять слабости, что в других культурах может быть истолковано как высокомерие.

Инструменты для управления проектами

Программное обеспечение, доступное на рынке, может немного упростить вашу работу в качестве руководителя проекта. Давайте рассмотрим несколько видов программного обеспечения и то, как вы можете использовать его для управления проектами.

Самообразование для руководителя проекта

#карьерный рост #личная эффективность #обучение Поделиться Поделиться Поделиться Как развивать управление проектами в компании

Как развивать управление проектами в компании

Как развивать управление проектами в компании

Пару месяцев назад пришло на почту письмо с сайта с просьбой посоветовать способы саморазвития и всяческого профессионального совершенствования для руководителя проектов. Тогда времени на полноценный пост не было, поэтому я накидала краткий список и пообещала когда-нибудь написать статью. Вот, не прошло и полугода.

Итак, какие способы поддержания и развития профессиональной квалификации РМа я знаю?

  1. Делать проекты, просто делать проекты. Самообразование – это хорошо, но толк от него есть только тогда, когда полученные знания применяешь. Учиться «на полку» или ради того, чтобы собрать пачку сертификатов – бессмысленно. У меня вот в папке с сертификатами лежит бумажка о когда-то пройденном курсе программирования контроллеров на базе Технолинк (руководитель отправил еще в 2006 году), я сейчас даже вспомнить не могу как эти контроллеры выглядели. Не выбрасываю исключительно чтобы напоминало о том, что учить что-то без необходимости – так себе идея. Поэтому чтобы применять знания – нужно делать проекты и чем сложнее – тем лучше, иначе будет искушение не начать применять что-то новое и оптимизировать свою работу, а пользоваться проверенными старыми способами. Получить сложный проект, который вы навскидку даже не представляете как делать – лучшее что может случиться с точки зрения самообразования, при условии предоставления адекватного супервайзинга со стороны руководителя.
  2. Извлекать уроки. По итогам сделанных проектов не просто ставить их на полку, а уделять время анализу полученных уроков и того, что было сделано хорошо, что – плохо, и что вы в следующий раз будете делать по-другому. А иначе на одни и те же грабли можно наступать бесконечно.

Лично для меня значительный источник роста – это мой блог upravlenie-proektami.ru, так как он заставляет аккумулировать и обдумывать свой опыт, а не просто “копать отсюда и до обеда”.

  1. Читать обучающие книжки. Читать как про «хардскиллс» (управление проектами и их нюансы, хотя таких книжек не так уж много и половина из них об одном и том же), так и про «софтскиллс» (коммуникация, лидерство, презентация и проч.). И пробовать переосмысливать написанное в применении к своим проектам, своей компании и, возможно, жизни в целом. Иначе это как чтение художественной литературы – прочитал, получил удовольствие (в лучшем случае) и забыл. Я стараюсь из каждой книжки хотя бы 1-2 улучшения или изменения вынести для себя и начать применять.
  2. Общаться с коллегами внутри и вне компании (вне – особенно важно). Внутри компании скорее всего есть люди, которые знают что-то, чего не знаете вы, и что полезно добавить в свою копилку знаний. Меня до сих пор это удивляет, но очень часто, когда на обеде кому-то из коллег из других департаментов рассказываешь о какой-то сложности в своей проекте – коллега подсказывает как ее решить из своего опыта или просто потому, что со стороны лучше видно. Однако когда вы работаете не в консалтинге, а в одной компании – то вы очень быстро начинаете воспринимать происходящее в узком «коридоре» своей предметной области и процессов. А там снаружи большой мир в котором есть всякие разные проекты – от разработки очередного Убера или системы управления наличным потоком до запуска шаттлов и переноса целого города. Ценность такого общения переоценить трудно, так как горизонт расширяется в сотни раз. Поэтому общение с коллегами по профессии на конференциях, встречи за деловыми обедами или завтраками (с московским ритмом у меня чаще получается за завтраком) – бесценно.
  3. Сертифицироваться и поддерживать членство PMI. Не ради бумажки, а ради себя. Про сертификацию и зачем она нужна писала подробно тут, про членство тоже на днях был пост, повторяться не буду.
  4. Посещать профессиональные конференции как по управлению проектами, так и связанные с отраслью компании. Помимо указанного выше общения – как правило, часть докладов действительно полезна и заставляет взглянуть на какие-то аспекты своей работы с другой стороны и, если повезет, резко поменять что-то в работе к лучшему. Мы так с конференции AgileDays в 2013 году притащили идею с канбан-доской для отслеживания загрузки проектного офиса, и это до сих пор, наверное, самый эффективный инструмент коммуникации из всех, которые у меня есть.
  5. Найти сообщников (тех, кому управление проектами или конкретно ваша предметная область интересны). Встречаться, обсуждать, обмениваться опытом и мнениями. Как уже отмечалось выше, для поиска таких людей отлично подходят конференции, ну а дальше все в ваших руках. Я, например, регулярно стараюсь встречаться или хотя бы переписываться с коллегами из других компаний, у нас даже что-то вроде маленького чата есть для обсуждения веселых факапов и рубрики «прошу совета».
  6. Регулярно читать статьи, блоги, журналы (или даже слушать РМ-радио) и прочие условно периодические материалы (тот же журнал “Управление проектами” очень неплох). Тут хочется отметить, что в этом вопросе полезна регулярность чтения какого-то ресурса. Статья про, например, коммуникацию, но вырванная из контекста, в котором работает автор, будет менее полезна и применима, что она же, но с пониманием окружения, в котором она написана. Также охватить необъятное не получится, поэтому лучше несколько проверенных и качественных источников, чем много и по чуть-чуть из каждого. Из блогов, которые читаю я, могу порекомендовать:
    • ранние статьи Сергея Колганова aka psilonsk (сейчас он больше пишет об общем менеджменте, но в закрепленном верхнем посте собрано все самое полезное для руководителя проекта, в том числе хорошая подборка книжек);
    • давно непополняемый, но очень дельный блог “Программные проекты”.
  7. Подписаться на рассылки от этих источников, разные участники сообщества РМов на разных площадках периодически проводят полезные вебинары, которые имеет смысл посмотреть. Важно понимать, что качественными из них будут очень немногие, но очень скоро будет понятно, каким площадкам и авторам можно доверять. Я, например, подписана на рассылку Luxoft Training и регулярно смотрю их вебинары про гибкие методологии и про фасилитацию.
  8. Писать самому. Даже если вы считаете, что вам нечего сказать, что ваш опыт слишком узкоспециализирован, или что у вас его просто недостаточно – все равно пишите! Пусть это даже статьи о каком-то аспекте вашего опыты на тот же хабр или развернутые комментарии на других ресурсах. Когда вы пишете – вы не только обобщаете и доносите свой опыт в максимально сжатом виде, но и сами его переосмысливаете и обдумываете. Если сомневаетесь насчет площадки – любую разумную статью, несущую пользу для мира и для сообщества, я готова опубликовать у себя в блоге со ссылкой на ваш профиль в любой соцсети, ФИО и фото (либо без них, если вы хотите остаться анонимным). Для публикации пишите на [email protected]
  9. В продолжение п.3 – еще раз читать книжки, но не бизнес-литературу, а книги про крупные проекты. Причем читать, в процессе анализируя, что именно было сделано так или эдак и к чему это привело. Это отличное художественное чтение, даже еще и с пользой, чего еще можно хотеть? Я освоила этот подход сравнительно недавно, года 3 назад, и он работает. Мое чтение началось со случайно купленной букинистической книжки «Союз-Апполон» о том, как готовился международный космический полет. В проекте было все – проблемы в ресурсах, причем не потому что не давали денег – нужных спецов просто не было (вообще мало что изменилось, кстати), сложности международной, коммуникации, политика, технические ошибки. И все-таки стыковка произошла! После этого любой проект кажется предельно простым, а в твоих планах коммуникации появляются новые детали.
  10. Традиционно учиться на курсах. Курсы по областям знаний в управлении проектами, MS Project или еще каким-то вещам, которые вам нужно развивать – недешевый, но вполне эффективный способ в том случае, если повезет с преподавателем. В том же PM Expert у меня есть очень разный опыт – от сверхполезного и насыщенного курса от практика до трехдневной бессмысленной теории, которую преподаватель, по-моему, сам не понимал (ни на один вопрос «а что если» он не ответил). Поэтому при выборе курса по возможности стоит ориентироваться на отзывы тех, кто там уже был.
  11. Самостоятельно или с чьей-то помощью осваивать нужные для работы ИТ-инструменты

Зачем переходить на проектный менеджмент?

Какой руководитель проекта не задумывался о том, что изобретать велосипед — не самое интересное и продуктивное занятие? Наверное, таких нет. И вопросом о том, стоит ли внедрять в компании проектный менеджмент (РМ), тоже задаются многие.

Читайте также:  Что скрывается за белорусским гостеприимством

По сути, этот инструмент уже давно прижился во многих успешных бизнесах, и размышлять целесообразно не о том, внедрять ли его, а о том, как это сделать, исходя из миссии и ценностей конкретной компании.

Что такое проектный менеджмент?

Управление проектами, проектный менеджмент, project management, РМ — названия процесса достижения той или конкретной цели в заданных рамках (временных, бюджетных и пр.).

При этом в понятие РМ входит также набор инструментов, методик, навыков и техник, который применяется для достижения цели и может варьироваться в зависимости от изменяющихся условий, в которых ведется работа (появления как рисков, так и возможностей).

Немного истории развития стандартов управления проектами

Официально принято считать, что проектный менеджмент в привычном нам понимании появился в 1950-е годы ХХ века. Но есть и исследователи, которые считают, что уже при строительстве пирамид Гизы использовали подход, напоминающий РМ (за возведение каждой грани отвечал отдельный человек).

Приложили руку к созданию современной системы управления проектами специалисты, занимавшиеся, в частности:

  • разработкой баллистических ракет UGM-27 «Polaris» (так появился метод Program (Project) Evaluation and Review Technique (PERT), использующийся и сегодня для оценки работы над проектами, где степень неопределенности очень высока)
  • разработкой высокотехнологичных материалов для корпорации DuPont (для облегчения работы был создан метод критического пути (Сritical path method, CPM, до сего дня применяемый в строительной сфере)
  • строительством тоннеля под Ла-Маншем, считающегося одним из 7 чудес света современности, которое велось в условиях синхронизации разных мер длины, стандартов и пр. (в силу того, что основные работы вели Великобритания и Франция, а заинтересованы в результате были множество компаний)
  • превратившимся в трагедию запуском шаттла «Челленджер», который заставил под новым углом взглянуть на управление рисками
  • превентивными мерами по отношению к багу Миллениума.

Проектный менеджмент — это структурированный здравый смысл…Михаил Дубовик, ГК «Проектная ПРАКТИКА»

Можно заметить, что сегодняшнее бизнес-пространство — совсем не то, что даже несколько десятков лет назад, когда предприятия создавались едва ли не века, что-то новое воспринималось как революция, а у потребителя просто не было такого количества альтернатив продукту. И, что прискорбно, почему-то далеко не все понимают, что старые методы управления — путь в тупик. Поэтому многие компании продолжают по инерции двигаться в никуда.

Следовательно, задача прогрессивной части человечества — идти вперед, подтягивая за собой тех, кто еще не понял верного вектора движения.

Язык современного бизнеса — не английский, немецкий, или какой-либо еще, это — язык проектного менеджмента. В современном бизнесе он стал основным методом управления: если в компании нет проектного менеджмента, то это умирающая компания. Все, что направлено на создание новых продуктов и услуг, так или иначе связано с проектным менеджментом…Олег Герасимов, «Житло XXI століття«

Проектный менеджмент и типовые роли участников в нем*

Название роли Описание роли
Инициатор, председатель Человек, который генерирует стратегию движения команды и цель работы
Заказчик, оформитель Ответственный за тактику достижения цели и обеспечивает «снабжение» (контракты с субподрядчиками, формализация инструкций, мозговых штурмов и пр.)
Генератор идей, провокатор Тот, кто стимулирует процессы решения конкретных задач, иногда — нестандартными методами
Критик, скептик Человек, который выступает в роли «фильтра»: отсеивает пусть даже весьма креативные, но неуместные прямо сейчас идеи и решения
Рабочая пчела Тот, кто воплощает в жизнь то, что решили на предыдущих этапах
Опора, дипломат Личность, сглаживающая конфликты, мотивирующая, вдохновляющая
Добытчик, контрактор Своеобразный «коннектор», объединяющий команду с внешним миром, и, если надо, изыскивающий ресурсы, которые нужны «на вчера» внутри команды или вовне
Финализатор Тот, кто отвечает за конечный результат/приемку проекта (иногда выявляет ошибки на промежуточных стадиях и указывает пути доработки)

*классификация R. Meredith Belbin

Таким образом видно, что успешный проектный менеджмент — это сложная конструкция, невозможная без человека, скрепляющего ее. Как правило, это — проектный менеджер.

Глобально, проектный менеджер — это интегратор. Он умеет слушать и слышать других, понимает значение и место каждой «проектной роли» в команде, развивает доверие среди ее участников…Людмила Нефедова, LEO Consulting

Преимущества проектного менеджмента

Итак, главное отличие проектного менеджмента от традиционного подхода — то, что сначала формулируется задача (ставится цель), а затем уже исполнители создают четкий календарно-финансовый план достижения этой цели.

Такой подход позволяет:

  1. на 20-30% повысить общий уровень эффективности реализации проектов
  2. повысить скорость оборачиваемости финансовых средств (около 50%)
  3. улучшить показатели удовлетворенности клиентов (около 30%)
  4. усилить лояльность сотрудников компании и их удовлетворенность своей деятельностью (около 30%).
Преимущества проектного менеджмента Недостатки проектного менеджмента
  1. целостность горизонтальной целевой направленности
  2. оптимизация коммуникативной цепочки и синхронизация направлений деятельности каждого участника процесса
  3. разграниченность ответственности в соответствии со специализацией подразделений
  4. возможность задействования опыта (и команды) из одного успешного проекта в другом подобном
  5. сведение к минимуму риска принятия глобально ошибочных решений
  6. гибкость и простота решения типовых задач.
  1. дублирование функциональных обязанностей или возрастание нагрузки на руководителя проекта
  2. стрессовые ситуации (переоценка возможностей сотрудников, техники и пр.)
  3. перегорание (особенно в длительных и высоконагруженных проектах)
  4. конкуренция между командами, если проектов несколько
  5. беспокойство о том, что будет после завершения проекта.

Как развивать управление проектами в компании

Методологии проектного менеджмента

К счастью, методологий сегодня — множество. Для каждого проекта можно подобрать именно то, что нужно.

Все имеющиеся на сегодняшний день варианты можно разделить на такие группы:

  • традиционный последовательный менеджмент (Waterfall, СРМ);
  • классический менеджмент (PMBOK);
  • гибкий менеджмент (Agile, Scrum, Kanban и др.);
  • изменяемый менеджмент (ECM, XPM);
  • процессный менеджмент (Lean, Lean Six Sigma, Process-Based Project Management);
  • другой, как показано здесь:

Как развивать управление проектами в компании

Инструменты для проектного менеджмента

Для успешного завершения проекта необходимы не только квалифицированные и мотивированные сотрудники, но и соответствующие инструменты, которые позволят фиксировать достигнутые результаты и своевременно менять приоритеты.

Выбирать инструменты стоит после того, как определена методология, наиболее подходящая для проекта. Но есть и универсальные программы для планирования задач и управления проектами. Выбирая программу, обратите внимание на то, чтобы продукт мог составлять диаграммы Ганта и распределять полномочия и задачи исполнителям с разными ролями.

Что почитать о проектном менеджменте?

Strategic Project Management Made Simple: Practical Tools for Leaders and Teams, Terry Schmidt

Издание, которое является одним из самых популярных на протяжении нескольких лет и позволяет отойти от непродуктивных шаблонов и построить схемы развития проектов компании, опираясь на логику, действия конкурентов и измеримые показатели эффективности.

Deadline. Роман об управлении проектами, Том ДеМарко

Как развивать управление проектами в компании

Книга привлекает за счет необычного формата изложения и позволяет переосмыслить свой взгляд на привычные вещи.

Project Management Principles, Paul Newton

Полезное чтение для тех, кто работает в сфере IT. Позволит пошагово разобраться в том, как управлять проектами разных типов. Что важно, в основе издания — опыт человека, который работал с Microsoft, IBM, Министерством обороны Великобритании и пр.

Как управлять людьми. Способы воздействия на окружающих, Джо Оуэн

Книга, основанная на практическом опыте, в которой последовательно изложены принципы эффективного управления проектами, главным образом — персоналом.

Переход на проектный менеджмент: примеры

Значимость проектного менеджмента уже оценили самые разные компании, причем, не только западные.

80% проектов транснациональных корпораций мира были полностью либо частично провалены именно из-за нехватки управленческой составляющей компетенций их руководителей и исполнителей…Александра Роля, мастер-тьютор программам МВА International Management Academy

Следовательно, необходимость перехода на эту форму управления становится все более очевидной. И для украинских компаний — в том числе.

Так, среди бизнесов, использующих этот подход — настоящие лидеры в самых разных направлениях:

  • УКРСИББАНК BNP PARIBAS
  • РАЙФФАЙЗЕНБАНК АВАЛЬ
  • МТС
  • CORUM GROUP
  • ВОЛЯ КАБЕЛЬ
  • COMFY TRADE
  • ТERRA FOOD
  • МЕДИАХОЛДИНГ ВЕСТИ
  1. максимально эффективно использующими свои ресурсы
  2. маневренными, что особенно важно в условиях нестабильности
  3. просчитывающими цели, опираясь на возможности и риски
  4. привлекательными для инвестиций (в том числе — зарубежных).

Как улучшить основные навыки управления проектами

Новичок ли вы в сфере управления проектами или обладаете приличным опытом, вы вряд ли собираетесь почивать на лаврах и наверняка стремитесь повысить свой профессиональный уровень.

Но как? Лучше всего начать с развития необходимых навыков и умений.

Считайте, что вам повезло. В этой статье мы рассмотрим наиболее важные навыки, которыми должен обладать менеджер проектов, и дадим полезные рекомендации о том, как добиться успеха. Готовы начать? Поехали! 

Пять технических навыков, необходимых менеджеру проектов, и как их улучшить

  • Необходимый набор знаний менеджера проектов включает в себя множество пунктов, но, как и во многих других профессиях, именно технические навыки позволяют вам успешно выполнять свою работу.
  • Одно важное замечание: помимо рассматриваемых технических навыков менеджер проектов должен обладать определенным уровнем знаний в своей отрасли.
  • Менеджер маркетинговых проектов должен быть знаком с маркетингом и PR, а менеджер проектов в строительстве должен быть компетентен в этой сфере.
  • В дополнение к отраслевым знаниям менеджер проектов должен обладать перечисленными ниже навыками и постоянно работать над их улучшением.

1. Календарное планирование

  1. Менеджер проектов отвечает за планирование вех и сроков при составлении календарного плана.

  2. Чтобы эффективно выполнять эту задачу, ему нужно тщательно изучить основные рабочие процессы в своей организации, а также понимать зависимости между задачами и ресурсами и учитывать их при планировании.

  3. Кроме того, полезно иметь представление о некоторых методиках планирования, например о методе критического пути, который значительно упрощает составление реалистичных календарных планов. 

Как развить этот навык

Как говорит известная пословица, повторение — мать учения. Так что закатывайте рукава и начинайте составлять календарные планы проектов. А когда закончите, оценивайте точность своих планов и выявляйте слабые стороны, которые можно исправить.

Помните, что, хотя составление календарных планов — это ваша сфера ответственности, вовсе необязательно делать это в одиночку.

Узнавайте у участников команды, сколько времени занимает выполнение той или иной задачи (особенно если вам раньше не приходилось заниматься подобной работой).

Это поможет получить более реалистичное представление о том, сколько времени следует выделить на решение тех или иных задач.

И, наконец, самостоятельно изучите популярные методики планирования (и тут мы снова вспоминаем о методе критического пути!), чтобы научиться их использовать.

2. Составление сметы проекта

  • Менеджеры проекта обязаны обеспечить не только соблюдение сроков проекта, но и сметы.
  • Вам вовсе не обязательно быть выдающимся финансовым специалистом, но вы должны иметь представление об основах сметного дела и финансового планирования, чтобы добиться выделения достаточного объема средств для успешного выполнения проекта.
  • По данным опроса Института управления проектами (PMI) «Пульс профессии» за 2017 год, недостаточное финансирование является одним из факторов, способных привести проект к провалу.

Как развить этот навык

Невозможно составить точную смету, если у вас нет полного представления об объеме работ по проекту. Очень важно не пренебречь этим этапом и вложить достаточно времени и усилий, чтобы вникнуть во все аспекты выполняемого проекта.

Кроме того, многому можно научиться на прошлых ошибках, так что анализируйте старые проекты с избыточным или недостаточным финансированием. И, наконец, учитывайте возможность непредвиденных обстоятельств, чтобы быть готовыми к любым сюрпризам. В этом случае неожиданные факторы не помешают вам выполнить проект, и вы гарантированно уложитесь в смету, если все пройдет хорошо.

Читайте также:  Как посчитать затраты и подготовить сотрудников: stalogistic делится опытом автоматизации

3. Анализ данных и отчетность

Еще одна важная обязанность менеджера проектов — следить за ходом выполнения и эффективностью проекта и отчитываться перед проектной группой, клиентами и прочими участниками.

Это в некотором роде уникальная задача. Менеджер проектов должен быть творческой личностью и в то же время обладать аналитическим складом ума и умением собрать, проанализировать и представить необходимые данные.

Как развить этот навык

Если у вас нет опыта в этой области, пройдите онлайн-обучение или прочтите руководство по анализу данных. На портале Skillshare есть множество курсов по анализу данных с использованием различных инструментов.

Даже если у вас есть определенная базовая подготовка, анализ данных может оказаться для вас слишком сложной задачей. Но не нужно избегать его, напротив — как можно больше практикуйтесь с уже выполненными проектами. Экспериментируйте с различными фильтрами и видами отчетов, чтобы научиться выявлять тенденции, и не забывайте проводить сравнение по неделям, месяцам или годам.

Бывает полезно начать процесс анализа с имеющихся вопросов о проекте, а затем использовать данные для нахождения ответов. Это поможет вам сосредоточиться на важной информации и наилучшем способе ее отобразить (с использованием множества доступных диаграмм и наглядных схем!), вместо того чтобы показывать в отчете цифры ради цифр.

4. Проведение совещаний

  1. Менеджеру проекта приходится проводить множество совещаний — начиная с организационного, продолжая отчетными и заканчивая финальным совещанием по завершении проекта.

  2. Нам всем приходилось участвовать в неудачных совещаниях (к сожалению, 37% совещаний оказываются непродуктивными), и мы знаем, что для организации успешного обсуждения тоже требуется определенный навык.

  3. Поэтому менеджеру проекта нужно уметь спланировать и провести совещание, которое действительно принесет пользу участникам, а не окажется пустой тратой ценного рабочего времени.

Как развить этот навык

Если вы когда-то проводили совещания, не подготовив повестку дня, пора пересмотреть свой подход. Повестка дня необходима, даже если речь идет о совещании, которое займет 5-10 минут. Не знаете, что следует включить в повестку? В таком случае ваше совещание бессмысленно и проводить его не нужно.

Когда вы присутствуете на совещании, которое организовано кем-то другим, записывайте все удачные и неудачные моменты, чтобы впоследствии использовать этот опыт при проведении собственных мероприятий. Кроме того, есть смысл запрашивать отзывы о проведенном вами совещании — в виде краткой анкеты или открытой дискуссии с участниками команды. Так вы узнаете, что вам нужно улучшить.

Не забывайте, что, когда участники выходят из конференц-зала или чата, совещание на этом не заканчивается. Разошлите участникам сделанные выводы, список запланированных дел и сроки, чтобы никто ничего не забыл.

5. Инструменты управления проектами

Менеджеры проектов должны быть знакомы с множеством платформ — от систем управления проектами и совместной работой до аналитических приложений. Но конкретные инструменты, которые вам нужно будет освоить, зависят от вашей организации.

Знаете, что в этом хорошего? Они действительно облегчают работу.

Как развить этот навык

К большинству цифровых платформ и инструментов прилагаются подробные инструкции, демонстрации и уроки, чтобы пользователи смогли освоить различные функции инструмента. Обязательно используйте эти учебные материалы.

При работе с такими материалами вы сможете создавать тестовые проекты и экспериментировать с программным обеспечением и его возможностями, прежде чем перейти к управлению реальными проектами.

Хотите попробовать? Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike и начинайте учиться и экспериментировать, чтобы помочь своей команде.

Пять навыков межличностного общения, необходимых менеджеру проектов, и как их улучшить

Вы думаете, что навыки общения — лишь красивые термины для резюме? Неправильный ответ. Они действительно очень важны, особенно для менеджера проектов, которому приходится очень много взаимодействовать с людьми.

Одно из исследований компании Wonderlic за 2019 год показало, что 93% работодателей считают навыки межличностного общения «решающим» или «очень важным» фактором при принятии решения о найме специалиста.

На что следует обратить внимание в первую очередь? Вот пять навыков, которые очень важны для успешного управления проектами.

1. Умение сотрудничать

Никто не выполняет весь проект в одиночку. Вам предстоит руководить проектной группой, состоящей из специалистов с разным опытом и разными характерами. И ваша задача заключается не только в том, чтобы работать с ними, но и чтобы помочь им сработаться и довести проект до успешного завершения.

Это очень важная сфера ответственности, особенно если учесть, что, по мнению 97% сотрудников и руководителей, отсутствие согласия в команде влияет на результативность выполнения задач и проектов.

Как развить этот навык

Проведите тестирование участников команды по методикам DiSC, StrengthsFinder или по типологии Майерс-Бриггс, чтобы лучше понять мотивацию каждого.

Также стоит расспросить сотрудников о наиболее распространенных проблемах в общении и о том, как их можно преодолеть. И не стоит недооценивать возможности инструментов для совместной работы в режиме реального времени, ведь они помогают повышать прозрачность данных и налаживать сотрудничество.

2. Способность к взаимодействию

Пусть даже вы работаете не в одиночку, а в составе большой проектной группы, именно вы должны четко и ясно донести до участников команды цели проекта, его объем и сроки, связанные с ним ожидания и т. д.

Это значит, что коммуникация — как устная, так и письменная — имеет огромное значение для менеджера проекта. Нужны доказательства? По результатам опроса, проведенного Институтом управления проектами (PMI), о профессиональных качествах, необходимых менеджеру проекта, навыки устного общения вошли в пятерку самых важных профессиональных качеств.

Как развить этот навык

Один из лучших способов научиться общаться с различными типами людей — это постоянно оказываться в новых ситуациях. Сесть рядом с сотрудником, с которым вы раньше и никогда не общались, или прийти на совещание, которое вы обычно не посещали.

Если вам что-то не ясно, не нужно улыбаться и кивать. Задавайте вопросы о том, что вызывает у вас недоумение, и повторяйте услышанное, чтобы убедиться, что вы все поняли правильно.

Помните, что общение — это еще и умение слушать и слышать. Старайтесь понять и обдумать все, что говорит вам участник команды.

3. Организованность

Чтобы не допустить срыва проектов, менеджеру необходимо быть очень организованным человеком, умеющим правильно распределять свое время.

В противном случае много лишнего времени будет уходить на поиск необходимой информации и ресурсов, и риск выбиться из графика существенно возрастет.

Как развить этот навык

Если вам постоянно приходится заново изобретать велосипед, вы будете растрачивать впустую очень много времени и сил. Обязательно создавайте шаблоны, процедуры и стандартные рабочие процессы, которые сможете повторно использовать в начале работы над каждым новым проектом.

Также на каждой неделе следует выделить определенное время для решения организационных задач, которых будет становится все больше, пока вы занимаетесь более срочной работой.

И, наконец, найдите систему управления проектами, которая поможет вам и вашей команде. Чем лучше вы сможете стандартизировать процесс и убедить всех участников пользоваться одним и тем же программным инструментом, тем проще вам будет организовать совместную работу.

4. Лидерские качества

Вы — краеугольный камень, на котором держится проектная группа, и это значит, что именно вам приходится взять на себя роль лидера. В конце концов, именно вы руководите проектом.

Поэтому успешный менеджер проектов должен обладать лидерскими качествами, чтобы вдохновлять свою команду на самоотверженную работу. По данным исследования «Пульс профессии», проведенного Институтом управления проектами (PMI) в 2017 году, 32% респондентов считают лидерские качества высокоприоритетными.

Как развить этот навык

У каждого человека есть собственное мнение о том, что значит быть хорошим лидером. Попробуйте самостоятельно подобрать информацию и перенять образ мышления тех лидеров, которые вам нравятся.

Важно постоянно напоминать себе о том, что лучший способ управлять людьми — это подавать им правильный пример. Демонстрируйте именно тот тип поведения, который вы хотели бы видеть у своих подчиненных, и участники команды с большей вероятностью начнут вам подражать.

5. Умение решать проблемы

Как было бы хорошо, если бы все всегда выполнялось по плану. К сожалению, в жизни так не бывает.

Менеджер проектов должен научиться устранять различные проблемы — от препятствий, замедляющих рабочий процесс до конфликтов в команде — не снижая качество или объем выполняемой по проекту работы.

Как развить этот навык

Если вы сталкиваетесь с проблемой, не зацикливайтесь на ней (неврологи считают, что это лишь усугубляет склонность к негативному мышлению). Вместо этого сосредоточьтесь на поиске путей решения.

Это значит, что не надо тратить силы и энергию на попытки изменить обстоятельства, над которыми вы не властны, а вместо этого нужно стремиться понять, как лучше действовать в сложившейся ситуации.

Помните, что вы не всегда сможете сразу найти правильный ответ. Как можно чаще проводите мозговые штурмы с участием всей команды, и не забывайте, что одна голова хорошо, а две — лучше. Вы даже не представляете, какие оригинальные идеи могут у вас появиться, если вы сумеете создать возможности для творчества.

Успешнее управляйте проектами

Вряд ли вы хотите оказаться в ситуации профессионального застоя или эмоционального выгорания. Сфера управления проектами постоянно развивается, и вам нужно всегда быть на шаг впереди, не останавливаясь в своем стремлении к карьерному росту.

Иногда бывает полезно вернуться к истокам и убедиться, что вы не растеряли свои основные умения и навыки. Надеемся, что вы их не забыли.

Технические знания, необходимые менеджеру проектов

  • Календарное планирование
  • Составление сметы проекта
  • Анализ данных и отчетность
  • Проведение совещаний
  • Инструменты управления проектами

Навыки межличностного общения, необходимые менеджеру проектов

  • Умение сотрудничать
  • Способность к взаимодействию
  • Организованность
  • Лидерские качества
  • Умение решать проблемы

Используя описанные выше методы по улучшению своих навыков и умений, вы сможете сделать в своей карьере серьезный рывок вперед.

Вы готовы к новым высотам? Воспользуйтесь бесплатной пробной версией Wrike и убедитесь, что с его помощью работать над проектами станет гораздо проще.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *