Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Вы организуете мастер-классы или фестивали. Квесты, флешмобы, экскурсии, концерты. Или, может быть, решили продвинуть свой бизнес, организовав для него тематическое мероприятия. Что надо сделать, чтобы о вашем событии узнали, чтобы на него пришли, чтобы оно не только окупилось, но и принесло вам прибыль?

  • Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки
  • Подробностями организации эвентов с нами делится портал KudaGo, который рассказывает о городских событиях сотням тысяч людей в Санкт-Петербурге и Москве. 
  • Виталий Хитров, исполнительный директор KudaGo, делится своим опытом работы в сфере эвентов:

— Есть два варианта организаторов. Первые четко знают, как монетизировать свое мероприятие.

Вторые просто хотят попробовать свои силы и периодически объединяются для создания праздников, фестивалей или флешмбов.

У них, как правило, событие бесплатное либо с чисто символической платой — и на данном этапе они не занимаются этим профессионально. Но иногда они делают очень интересные, «выстреливающие» события.

— А как им перейти к монетизации?

— У меня есть пример ребят, которые сначала просто занимались флешмобами для души, а сейчас превратили их пиар-акции каких-то мест, заведений или просто брендов. Например, флешмоб «Бой подушками» — туда просто приходят люди и устраивают сражение на подушках. Я знаю, что ребята использовали это для продвижения бренда, который занимается продажей постельного белья.

Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Те, кто организовывал флешмобы, в итоге организовывают фестивали, работая на эмоциях и впечатлениях гостей, и там уже происходит монетизация – создание фудкортов, ярмарок. То есть на бесплатных мероприятиях они учатся, а потом переходят на платные.

Допустим, я бизнес-владелец. У меня есть свой ресторан, и я хочу провести для людей событие — скажем, кулинарный мастер-класс. С чего начать?

— В первую очередь, с исследования того, что сейчас актуально и интересно аудитории. Условно говоря, определитесь, это будет мастер-класс по тайской кухне или мастер-класс по шоколадным вкусностям?

Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

— Это большая разница?

— Да. На тайскую кухню ты не соберешь детей, а изготовление шоколада, где дети будут делать конфеты вместе с родителями, — это уже другая аудитория. Необходимо посмотреть, что есть, что проводится, как на это собираются участники. Причем надо изучить не только свой регион, но и другие, набраться чужого опыта.

Второй этап — это подготовка, планирование и планирование продаж этого мероприятия. Исследование также должно показать, происходит ли монетизации в рамках этого мероприятия или это следующие продажи?

То есть, эвент может быть бесплатным, но на нем что-то продается?

— Да. Как правило, фестивали работают для преподнесения бренда, для последующих покупок. И, естественно, в гостинице или ресторане выгодно сделать фестиваль, потому что в нее будет возвращаемость.

— Давайте конкретнее. Например, у меня гостиница или хостел. Какой фестиваль я могу сделать, чтобы было интересно и потом ко мне пришли клиенты?

— Можно выбрать любой город, страну и провести местный праздник – День финского флага, например. Соответственно, в рамках этого находятся партнеры, которые заинтересованы в продвижении Финляндии или каких-то услуг, скажем, поездок в Финляндию. Плюс можно переговорить с посольством Финляндии, и установится дружеская связь, которая тебе тоже может дать клиентов.

  1. Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки
  2. Дальше, соответственно, идет массовая популяризация, работа со СМИ, разрабатывается программа для участника — чтобы ему стало интересно.
  3. — А как заниматься продвижением?

— Есть несколько механик. Это уже работа с имеющейся базой клиентов или партнеров — контекстная реклама, рассылки. Привлечение новой аудитории. Анонсы на порталах.

— Это дорого?

— У нас минимальный пакет – 33 тысячи рублей, это на 10 анонсов, которые можно использовать в течение полугода. В «Афише» дороже.

Есть агрегаторы событий — например, паблики, посвященные интересным событиям в Санкт-Петербурге, но они не так мощно работают.

И если бы я подходил, как организатор, я бы брал порядка 50 этих площадок и добавлял везде по этому событию. Есть вероятность, что у тебя один человек с каждой площадки придет, и уже вроде бы 50.

Еще есть тематические сообщества. Если мы говорили про финский флаг, то это сообщество любителей Финляндии. Тут можно и таргетированную рекламу пускать, и просто договориться с администратором о посте.

Есть билетные площадки — они, конечно, продают билеты на ваше событие с комиссией, но сами занимаются рекламой — например, делают рассылку по своей базе, вешают ваши баннеры.

— Хорошо. Событие придумали, организовали, а как на нем заработать?

— Навскидку могу назвать четыре варианта.

  • Во-первых, можно продавать билеты на вход, самый простой вариант.
  • Во-вторых, можно продавать свой продукт (если событие организует какой-либо бренд). Причем продавать со скидкой или с приятным предложением в рамках этого же мероприятия.
  • В-третьих, организаторы больших событий зарабатывают за счет аренды: они снимают помещение для своего эвента, а потом сдают его фудкорту или людям, которые продают там свой хендмейд.
  • В-четвертых, можно продавать партнерские пакеты — вы упомяните спонсора со сцены, разместите везде его лого, а он вам за это заплатит деньги.

Какую самую большую ошибку делают люди, когда организовывают свой эвент?

Хотят сразу каких-то гигантских цифр. «Мы хотим на мероприятие 2000 человек». А вы кто? Про вас знают? Или про ваше мероприятие знают? Если мероприятие новое, значит, нужно аудитории рассказать про него, а потом уже ждать результата. Если про мероприятие никто не знает, почему на него должна стоять очередь?

Кто организовывал удачное событие — чтобы и необычное, и при этом реально принесло вам прибыль? Мы, как всегда, рады вашим кейсам и готовы рассказывать о них нашим читателям.

8 шагов для организации успешного мероприятия

Независимо от типа события, есть ряд конкретных вещей, о которых важно помнить и о которых мы расскажем в статье.

1. Площадка

После выбора темы мероприятия проанализируйте, кто ваша аудитория, оцените ее масштабы и приступайте к решению одной из задач — выбор площадки для проведения. Выбирать площадку нужно не при помощи интуиции, а опираясь на опыт (свой или других организаторов).

Недостаточно посмотреть фотографии объекта. Если площадка не знакома, то заранее оцените ее “вживую”, во избежание недоразумений.

Необходимо позаботиться о том, чтобы место проведения было удобным и практичным для спикеров и зрителей. Заранее уточните наличие указателей, чтобы никто не заблудился перед началом.

Иначе вместо отслеживания плана программы, вы будете тратить время на координирование “потеряшек”.

Оставьте несколько вариантов на выбор. Затем вы без проблем решите, какая больше всего подходит. Если площадка открытая, то в случае изменения погодных условий, следует заранее установить навесы. Не забудьте заключить подробный договор с площадкой, прописав все до мельчайших нюансов.

2. Техническое оснащение

Ни одно масштабное мероприятие не проходит без специального оборудования. Вам не обойтись без хорошо поставленного света и звука. В случае оренды профессиональной аппаратуры проконтролируйте предоставление разрешительных и согласованных документов на установку и монтаж.

Установка технического оснащения — только часть работы. Ведь без постоянной подачи электричества ничего работать не будет. Продумайте бесперебойное подключение приборов, чтобы избежать энергетической перегрузки. Некоторое оборудование требует согласований на городском уровне. Учитывайте данные требования при подборе техники, особенно это правило касается использования спецэффектов.

Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Помните, организатор решает технические и бытовые вопросы. Не забудьте заключить договор и подключить к работе кейтеринговую службу, которая займется обслуживанием зоны отдыха и питания, а клининговую службу для поддержания чистоты и комфорта во время и после ивента.

3. Программа и спикеры

На этом этапе вы уже знаете, кто будет главным гостем мероприятия, как и его программу. Всегда поддерживайте связь с выступающими и спикерами. Если организацией занимается несколько человек, то у вас не должна разниться информация о дате, месте, времени и продолжительности ивента.

Заблаговременно до начала события составьте четкую программу по минутам (тайминг), чтобы не возникло непредвиденных сдвигов. Ознакомьтесь с презентациями выступающих или концертной программой музыкантов, и убедитесь, что отведенного времени хватит. Учитывайте перерывы. Зрители устают от насыщенного расписания – это тоже необходимо учесть.

Если мероприятие требует регистрации или купленного билета, продумайте заранее механизм проверки участников. Наконец, назначьте ответственных и отрепетируйте все до мелочей. Выбиваться из графика нельзя.

4. Создание сайта/страницы события

На дворе 21 век. Время раздачи бумажных приглашений и листовок давно прошло. Пора браться за современную артиллерию в виде сайтов, лендингов, страниц в соц.сетях и т.д.

Создать такую страницу (лендинг) проще всего с помощью специальных конструкторов. Они не требуют навыков программирования, работать с ними может каждый. Для примера возьмем специализированный сервис Nethouse.События. Он заточен под организаторов. Сервис разрешает создавать страницы ивентов с регистрацией, или без, продажей билетов онлайн и т.д.

За полчаса с помощью удобного редактора вы самостоятельно создадите страницу мероприятия, управляя настройками и блоками: обложка, описание, спикеры, партнеры, программа, фото и видео, контакты, отзывы и т.д. Тему (дизайн) можно изменить в любой момент в пару кликов мыши. В результате вы получите адаптивную страницу, которая одинаково отображается на компьютерах, смартфонах и планшетах.

Прямо с созданной страницы можно поделиться ссылкой на мероприятия во всех популярных социальных сетях. Продвижение играет важную роль в успехе события, поэтому мы посвятили этому отдельный раздел статьи.

Читайте также:  Как мы нанимали на работу Хелен Дингли – рассказ о том, как привлечь и оформить иностранного специалиста

5. Создание визуального образа

Мало вещей, за исключением яркой мелодии, запоминаются быстрее, чем сильный визуальный образ. Лого уникален в том смысле, что он производит впечатление на людей, будь-то в электронном письме или плакате на улице.

Такое изображение сопровождает вас и организованный ивент на всем пути — с веб-сайта до сумок и футболок. Он станет образом, которые делегаты будут ассоциировать с мероприятием или конференцией.

Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Люди посещают их по разным причинам, но чаще они хотят повеселиться, узнать новую информацию и вдохновиться. Он должен одновременно вдохновлять людей и придавать им месседж ивента. Потратьте пару минут и создайте визуальный образ мероприятия с помощью онлайн-сервиса, например, Logaster. Создав лого самостоятельно, вы вложите в него частичку себя. Люди это обязательно оценят.

6. Продажа билетов и закрывающие документы

Часто сложности в организации начинаются именно здесь. Например, для подключения продажи билетов приходится идти в банк и проводить “идентификационный” платеж.

Или самостоятельно заниматься подготовкой закрывающих документов для корпоративных клиентов. Или несколько дней ожидать вывода средств, и отдать комиссию до 15% за вывод. Сервис Nethouse.

События постарался учесть все эти негативные моменты и снять часть головной боли с организаторов.

7. Продвижение

Как организовать крутое мероприятие своими силами — Лайфхакер

16 июля 2018КолонкаСоветыЕлизавета ПлатоноваПошаговая инструкция, как собрать команду, найти деньги и ничего не забыть.Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Продумайте идею мероприятия. Это должна быть не абстрактная мысль, а вполне конкретная цель. Чётко ответьте на три вопроса:

Что я хочу организовать?

Так вы определите формат мероприятия. Это может быть вечеринка, фестиваль, лекторий или кинопоказ. Подумайте, для какой аудитории вы это делаете и сколько человек хотите привлечь.

Где будет проходить мероприятие?

Исходя из формата решите, какое вам нужно место. Например, закрытое помещение на 200 человек, зрительный зал на 500 человек или площадка на открытом воздухе на 70 человек.

Когда будет проходить мероприятие?

Выберите точную дату заранее, чтобы успеть сделать всё в срок. Небольшое мероприятие на 100 человек можно подготовить за месяц, а музыкальный фестиваль на 1 000 человек — не меньше чем за полгода. Чем раньше вы определитесь, тем проще вам будет найти площадку.

Готовая идея будет выглядеть так: «Я хочу устроить техно-вечеринку на городском пляже 31 августа в честь последнего дня лета. На тусовке должно быть не меньше 200 человек и два приглашённых диджея».

Вряд ли. Дел много, а в сутках только 24 часа. Поэтому лучше собрать команду единомышленников, между которыми вы поделите все задачи. Хорошо, если рисовать афиши будет дизайнер, продвигать проект — опытный SMM-специалист, а настраивать оборудование — звукач.

Не бойтесь передавать часть обязанностей другим людям. Главное, чтобы они были заинтересованы в результате и на них можно было положиться. Вы серьёзно облегчите себе жизнь, назначив продюсера мероприятия. Его задача — решать все вопросы и споры, контролировать команду и брать на себя ответственность за происходящее.

Если не знаете, где искать нужных людей, помогут онлайн-сервисы:

  • EventCatalog.ru — самая большая база площадок и подрядчиков.
  • theGIFTED — мгновенный поиск работников и интересных персонажей.
  • YouDo — поиск волонтёров или работников за небольшую плату.

Составьте список всех дел. Вам наверняка нужно продумать концепцию мероприятия, определить бюджет, найти и подготовить помещение, пригласить музыкантов, арендовать оборудование, сделать афиши, организовать кейтеринг (доставку и подачу еды и напитков). Не останавливайтесь, пока рядом с каждым пунктом не будет стоять галочка.

Соберитесь всей командой, обсудите план действий и распределите обязанности. Каждый должен понимать, за что он отвечает. Для всех задач установите дедлайн.

Отвечаем: как организовать мероприятие

Эта статья является расширенным ответом на статью «Как организовать мероприятие». Написана она на основании личного опыта организации встреч User Group в родном городе.

Самая первая проблема, с которой сталкиваются организаторы мероприятий — это отсутствие бюджета либо наличие его малой части (в противном случае организация мероприятия больше похожа на растрату средств).

Будем исходить из этой ситуации.

Место проведения

Самым дешевым способом проведения мероприятий на начальном этапе является проведение в университете.

Плюсы:

  • очень дешево либо бесплатно
  • наличие большого количества аудиторий / залов
  • как правило, есть проектор, если проводить в одном из конференц-залов
  • большое количество студентов

Минусы:

  • как правило, статус мероприятий, что проводятся в университетах, низкий
  • могут быть проблемы с пропусками, бюрократия при получении разрешения на проведения мероприятия
  • нужны дополнительные люди для развешивания плакатов, рисования стрелочек по корпусам и т.д.

Эти проблемы можно решить, если есть знакомые преподаватели в университете (и как правило, они есть). Но вот с бюрократией еще никто не смог справиться. Следующий вариант — это договориться ИТ компаниями. Как их убедить — поговорим чуть ниже.

Если нет проектора, но он нужен — не покупать же его?

Сразу купить проектор сложно, поэтому тут необходимо искать место проведения с проектором, либо брать его напрокат. Я сейчас выбираю проектор для группы, средняя цена проектора — около $500.

Поиск докладчиков

Будьте готовыми, что на первых двух-трех мероприятиях докладчиками будете вы сами и (или) ваши друзья / хорошие знакомые. Надеяться, что с первых встреч к вам выстроятся в очередь специалисты-гуру не приходится. Нужно ли платить докладчикам? Если у вас есть бюджет, почему бы и нет? Но мы выходим из ситуации, что бюджет у нас небольшой.

Мы решили эту проблему по своему — мы дарим нашим докладчикам интересные книги, оригинальные электронные книги, рюкзаки (смотри спонсорская помощь) Это лучше, чем ничего, и оставляет приятные впечатления у всех.

Поиск докладчиков необходимо вести всегда — вы можете разместить объявления на сайте, использовать все известные вам социальные сети и ресурсы, но, как правило, они находятся при личных контактах. Поэтому необходимо самому принимать участие в различных мероприятиях, где можно найти заинтересованных людей.

Лучше всего сделать доклад на другом мероприятии и к качестве небольшого лирического отступления рассказать о своих идеях.

Как можно заинтересовать докладчиков:

  • объяснить, что участие в мероприятии — это хороший самопиар, уровень которого очень сильно коррелирует с уровнем зарплаты;
  • возможность отточить ораторские способности на локальных мероприятиях для возможного участия в более солидных конференциях в будущем;
  • материально;
  • предложить какие-то плюшки в виде скидок на книги, ПО, приглашение на хабр и т.д. (тут в дело идет все, что есть под рукой или о чем удалось договорится).

Поиск спонсоров

Это вопрос длительный и сложный. Вы должны убедить компанию, что ей будет выгодно расстаться с n-ой суммой денег.

Несколько правил:

  • не нужно говорить, какой вы молодец и какая классная у вас идея проведения мероприятия, а необходимо остановиться на выгодах, которые может получить компания от участия в инициативе. Всех компаний интересует набор персонала, поэтому можно сказать, что на мероприятии будет определенное количество таргетированной аудитории. Далее можно рассказать о том, что участие может помочь компании создать имидж лояльной компании и компании, которая работает на перспективу.
  • можно предложить представителю компании рассказать о себе 5-10 минут, раздать буклеты или другую информацию
  • если у вас есть свой сайт — предложить сделать рекламную рассылку по своей базе, разместить баннер или логотип на сайте;

Кроме денежных спонсоров могут быть информационные — это блогеры, онлайн-издания и т.д., которые могут написать о вашей инициативе и разместить ссылки на вас. Денег это вам не принесет, но поможет в дальнейшем. Нужно помнить, что компании могут тоже проводить подобные семинары, поэтому можно договорится о совместной встрече. Хуже, когда компании (или другие похожие группы в вашем городе) пытаются тянуть одеяло на себя, что приводит к ситуации, когда участники мероприятий начинают в них путаться, что приводит к снижению интереса у обеих сторон. В идеале все структуры должны взаимодействовать между собой и помогать друг другу.

Проблемы, как без них?

Нужно понимать, что проблем будет много.

Вот некоторые из них:

  • если вы проводите мероприятия в разрезе Microsoft, то всегда найдутся люди, которые будут приходить и говорить «MS — га*но», организатор — «адепт», «зомби», а кто-то наверняка напишет, что вы продались «корпорации зла» и т.д. Это актуально для всех видов мероприятий, не зависимо от темы, уровня зарплаты, статусов и опыта работы;
  • вы наверняка столкнетесь с низкой активностью и небольшой посещаемостью ваших мероприятий;
  • все равно кто-то будет не доволен вашей работой;
  • вы должны располагать большим количеством свободного времени.
Читайте также:  Какие названия компаний и продуктов (не)работают. Правила нейминга от subbota

Полезные ссылки:

Рекомендую

Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Рекомендую прочитать книгу «The Rational Guide to Building Technical User Communities» от Rational Press. Автор, Greg Low, обладает статусами MVP и Microsoft Regional Director, является организатором нескольких технических сообществ, а также докладчиком со стажем. Эта книга должна быть полезной для тех, кто хочет заниматься организациями встреч.

Если что-то забыл — можете пинать в х. Спасибо за внимание!

Как организовать успешное мероприятие

Нишевое event-агентство Pencil Group специализируется на организации мероприятий в сфере медиа, таких как «Точилка», «EpicMedia», «3D журналистика». Главная его цель – развитие медиа-сообщества в России. Александра Корнева, директор по развитию Pencil Group, рассказала нам, как организовать успешное событие, на что обратить внимание и как и кого лучше пригласить.

Как самостоятельно организовать мероприятие: несколько ресурсов, которые стоит добавить в закладки

Александра Корнева, директор по развитию Pencil Group

Выявление миссии

«Для того, чтобы организовать значимое мероприятие, сначала нужно понять – для чего вы это делаете.

Ответьте на вопрос: какова его миссия и станет после него хоть кому-то светлее и лучше жить? Например, сейчас мы запустили новый курс Константина Бочарского – основателя Preesfeed.

ru – «Бизнес и Медиа: PR на практике», потому что поняли, что владельцы бизнеса и PR-специалисты не понимают, как создавать инфоповоды или как и с какими журналистами общаться. И мы можем спать спокойно, зная, что как минимум 60 человек после этого курса будут работать эффективнее.

Для проведения успешного мероприятия обязательно нужно знать вашу целевую аудиторию. Вы должны точно понимать, кто они, чем они занимаются, почему они придут к вам на мероприятие и, главное, что они получат на выходе.

Место и время

Для начала нужно выбрать дату и площадку. Конечно, все зависит от того, какой у вас ивент. Прежде всего, вы должны проанализировать рынок и узнать, какие конкурирующие мероприятия могут проходить в то же самое время.

Например, если вы организуете неделю моды, то она не должна совпадать с неделями моды в Нью-Йорке или Милане. В таком случае вы будете делить вашу целевую аудиторию с очень известным конкурирующим событием. Многие участники не доедут до вас, многие спикеры и гости откажутся от участия.

Поддержку медиа также будет труднее получить, так как все предпочтут написать про неделю моды в Лондоне, чем в Санкт-Петербурге или Москве.

Необходимо грамотно выбрать день недели и время, но это тоже напрямую зависит от формата вашего мероприятия. Например, если это форум, и участники идут от компаний, тогда подходят будни. Если же мероприятие носит развлекательный характер, тогда выходные подойдут больше.

Существует несколько критериев, по которым стоит выбирать место для мероприятия. Здесь важно, чтобы площадка находилась близко к центру и обязательно недалеко от метро.

Другой случай – специфическое мероприятие, например, событие только для вашего района или стрит-арт на заброшенном заводе. В таком случае центр – не ваш формат.

Но вам нужно продумать варианты того, как люди будут добираться до вас.

Мы также обращаем внимание на атмосферу на площадке. Для нас важно, что это за место и кто туда ходит. Есть еще очень один немаловажный момент, а иногда и решающий – это денежная составляющая. Мы выбираем адекватные площадки, где люди понимают, что значит крутой проект и как здорово, если он будет проходить у них.

Если у вас платное мероприятие, то скорее всего вам придется платить за аренду, если же бесплатное, то можно договариваться и на каких-нибудь других условиях. Площадку обычно интересует PR и то, каких людей вы привлечете к ним после вашего мероприятия.

Поэтому прежде чем договариваться, вам нужно точно понимать, насколько ваша целевая аудитория может стать потенциальными клиентами площадки.

Спонсоры и инфопартнеры

Поиск спонсоров – один из самых щепетильных моментов. Они важны и нужны. Прежде всего, вы должны понимать вашу целевую аудиторию и уметь ее продавать. Как только вы поймете кто они, вы сможете выбрать компании, которым было бы интересно вас поддержать. После этого начинается работа по выстраиванию отношений.

Конечно, лучше всего, если у вас есть «теплый» контакт с компанией, так что ищите друзей или знакомых, кто работает там. Если «теплого» контакта не оказалась, то «холодные» звонки тоже действенны. Главное, назначить встречу и уже на ней рассказать и продать ваш продукт. Со спонсорами надо договариваться заранее.

Всегда стремитесь работать только с самыми сильными брендами, так как вы таким способом будете продвигать и свою компанию.

Помимо спонсоров стоит подумать об инфопартнерстве со СМИ.

У каждого медиа свои условия, но в целом они включают в себя анонс мероприятия, интервью с создателями, пост-релиз, репортаж, баннер на сайте, посты в социальных сетях, теле и радио-эфиры и так далее.

Здесь главное понимать, что вы можете попросить у СМИ и что вы им дадите на выходе. Помните, много – не всегда хорошо. Пусть лучше 15 целевых СМИ напишут о вас, чем 25, но неизвестных и с некачественным контентом.

Участники

Следующее, что нужно решить – кто будет выступать и присутствовать. У каждого организатора должно быть несколько списков участников. Условно их можно разделить так: opinion-makers, эксперты, СМИ и сами участники.

Opinion-makers – это те люди, на которых равняется ваша целевая аудитория и мнение которых для нее играет решающую роль. Сюда могут относиться так называемые селебрити. Эту группу людей чаще всего приглашают бесплатно, просто чтобы они «засветились» на вашем мероприятии или написали потом о нем в социальных сетях. Их именами оперируют.

Эксперты – это часто не медийные люди, но известные в узких кругах. Они – профессионалы в своем деле. Мы всегда приглашаем только самых выдающихся, так как от того, что будут рассказывать эксперты, зависит все мероприятие.

Что касается СМИ, то у каждого организатора должен быть список с контактами профильных журналистов (радио, телевидение, печатные и интернет СМИ).

Организаторам нужно создать грамотную форму регистрации, в которой журналисты точно пропишут, когда выйдет анонс, пресс-релиз, пост-релиз и сколько людей увидят эти материалы.

И уже ориентируясь на эти данные можно аккредитовать тех или иных журналистов.

Конечно, ни одно мероприятие не обходится без самих участников. Для того, чтобы их пригласить, вы должны знать, где они «обитают» в интернет-пространстве. От этого зависят каналы привлечения: социальные сети, таргетинг, рассылка от Timepad, email-маркетинг, партнерские рассылки и многое другое.

Регистрация участников

Мы работаем с Timepad уже много лет. У них есть огромное количество разных ресурсов, как бесплатных, так и платных. Например, есть рассылка, которая всегда приносит новых клиентов. С ними удобно работать.

Если у вас бесплатное мероприятие, тогда они не берут с вас вообще никаких денег. Они помогают создать удобную анкету регистрации, которую вы потом скачиваете со всеми email участников и делаете свою рассылку.

Через сервис Timepad можно делать рассылку и по тем людям, которые у вас когда-либо регистрировались.

Если у вас платное мероприятие, то Timepad берет комиссию, но это одна из самых низких комиссий, которые есть вообще. Взамен они предоставляют оформление документов для юридических лиц и более 50 способов оплаты. Ребята из команды Timepad всегда очень отзывчивы и готовы помогать. Они постоянно придумывают новые удобные и интересные фишки.

Команда

Без грамотно подобранной команды нельзя организовать ни одно мероприятие. Здесь нужно помнить и о качественном оборудовании, и о надежной команде организаторов.

Техническая поддержка – это очень важная часть мероприятия. Она включает в себя свет, звук, видео/фото продакшн. Это то, на чем вы ни в коем случае не должны экономить.

Если у вас будет плохой звук, то каким бы хорошим оратором не был спикер – его никто не услышит.

К вопросу технического обеспечения следует подходить серьезно: выбирайте лучших, просматривайте портфолио и только потом соглашайтесь на сотрудничество.

Кроме того, стоит помнить об освещении вашего события в социальных сетях. Мы обычно выбираем 3-4 людей, которые занимаются SMM на самом мероприятии. Вы должны быть всегда в сети, ваш хештег должен быть повсюду.

Работа с волонтерами одна из самых трудных, так как чаще всего здесь нет денежной составляющей, а есть только эмоциональная связь волонтера и события. Отсюда и такая большая текучесть волонтеров. Мы набираем 70 человек, понимая, что к мероприятию останется примерно 40.

Читайте также:  Как бизнесу работать без перебоев? изучаем возможности дата-центров

К сожалению, на волонтеров не всегда можно положиться, они не чувствуют ответственности и могут в последний момент не прийти или не сделать чего-то. Для того, чтобы с волонтерами все было хорошо, надо работать с ними, ведь они – часть вашей команды. Необходимы четкие задания: вы должны знать, когда и что они будут делать.

И сразу предупреждайте, что могут быть форс-мажоры.

Само мероприятие

На площадке необходимо обращать внимание на все: от того, сколько мусорных корзин стоит, до света и звука. Здесь мелочей нет. Вы должны знать свою площадку идеально: что, где и как будет. Если что-то пойдет не так, то вы должны быть к этому готовы.

Но трудности могут возникнуть, даже если вы уже проводили мероприятие на этой площадке. В 2013 году проходил крупнейший в России медиа-форум «3D Журналистика», и мы были готовы ко всему, так как это было третье мероприятие на одной и той же площадке. Но, как оказалось, мы ошиблись. Кулер с водой потек.

Под ним, в углу, была дырка, поэтому лужи рядом не было, но зато был залит весь нижний этаж.

Чтобы уменьшить количество «сюрпризов», обязательно как можно раньше делайте монтаж и тестируйте все. Мы всегда составляем чек лист, а также проигрываем роль каждого гостя. Например, вы – участник.

Вы заходите на площадку. Понимаете ли вы, где идет регистрация, как она проходит, где гардероб, зал, туалет, буфет или столовая, где можно узнать дополнительную информацию и так далее.

Постарайтесь полностью пройти весь маршрут участника.

Оценка эффективности

Прежде всего – это отзывы участников. Мы всегда запускаем конкурс на самый объективный отзыв. Нам важно услышать, что думают наши участники, что понравилось, а что нет.

Важно знать все, чтобы в следующий раз сделать качественнее. Обычно люди пишут про программу, спикеров, площадку, техническую сторону и про атмосферу в целом.

Здесь нам, конечно, важна оценка контента: насколько людям понравились спикеры и то, что они говорили.

Одним из показателей успешного мероприятия является то, сколько пришло людей и кто эти люди. Если они из «тусовки» вашей целевой аудитории, то это замечательно. Мы также отдельно оцениваем, сколько профессионалов из отрасли зашли на наше мероприятие, а также сколько наших спикеров осталось послушать своих коллег.

Естественно, мы отслеживаем все, что пишут о нас по хештегу. Также мы стараемся отслеживать разные истории после наших мероприятий. У нас есть огромное количество историй про то, как после наших курсов «Точилка» увольняли всю редакцию и собирали заново, а затем становились лидерами в своих нишах.

Писали о том, как находили работу или партнеров по бизнесу, а иногда и любовь».

Как организовать онлайн-мероприятие с нуля

Лайфхаки от студентов и сотрудников

Высшая школа экономики/Даниил Прокофьев

Дарья Конева:

  • Команда. Мероприятия, будь то онлайн или офлайн, почти невозможно провести одному. Важно, чтобы люди понимали, в чем конкретно их зона ответственности и что онлайн отличается от офлайна.
  • Уникальность мероприятия. Нужно понять, какие мероприятия уже проводились и в чем принципиальное отличие вашего от тех, что уже были.
  • Лучшие практики. Стоит изучить успешные механики и форматы, которые уже сработали в других онлайн-мероприятиях и адаптировать их под ваши цели, задачи и аудиторию. 

Алена Макшанчикова:

  • Предварительный ресерч. Начать организацию любого мероприятия важно с понимания целей, задач, аудитории и ограничений, с которыми вы работаете. 
  • Контент. Если удалось понять, для чего и для кого ваш проект, подумайте о контенте, который хотите подготовить для гостей. Это поможет определиться с дальнейшими организационными шагами: выбрать сервис или платформу проведения, определить шаги по продвижению, которые помогут гостям выделить ваше мероприятие из альтернативных и др. 

Сергей Старцев:

  • Технические вопросы. Нужно рассчитать количество зрителей и подобрать подходящие платформы, которые могут вместить всех участников. 
  • Красивый визуал. Люди, очевидно, устали от онлайн-ивентов, поэтому существует не так много способов привлечь их внимание. Красивое графическое оформление – один из таких инструментов. 
  • Модерация. Если вы планируете мероприятие с открытым чатом, следует заранее подумать о его модерации. 
  • Пиар. Самое важное: как можно раньше сообщать потенциальным участникам о своем мероприятии. Каналов информации море: корпоративные рассылки, телеграмм-каналы, официальный портал. Очень важно, чтобы анонс или какой-то открывающий материал появлялся каждый день. В области контента для продвижения мероприятия можно экспериментировать и выкладывать не только тексты и интервью. Например, наше последнее мероприятие мы делали с помощью ребят из Научных боев, которые внедрили свою фишку – карточки с разнообразной информацией. 

Алена Макшанчикова:

Правильные тема и дата. Студентов, как и сотрудников, удержит интересный контент и корректно подобранный формат. Удобное время и дата также позволят сфокусироваться на вашем мероприятии и не отвлекаться на рабочие или учебные письма и остальные задачи. 

Дарья Конева:

Уникальность. Чтобы убедить аудиторию потратить час только на ваше мероприятие, необходимо предложить ей уникальный полезный контент, который нельзя найти в открытом доступе. 

Сергей Старцев:

Практика. Верный способ заставить людей дольше остаться у экрана – прикладной характер мероприятия. Многочасовые лекции будут менее востребованы, чем мастер-классы и школы по развитию навыков. Это может быть улучшение академического письма, развитие стрессоустойчивости у молодых ученых, советы по публикационной активности и пр. 

Алена Макшанчикова:

Учет особенностей аудитории и взаимодействие с участниками.

Если ваше мероприятие предполагает длительное вовлечение аудитории, важно помнить о ряде ограничений: например, детям до 5 лет сложно участвовать в занятии или игре без помощи родителей, детям от 6 до 10 трудно удерживать внимание более 30 минут и пр. Обратная связь и взаимодействие с участниками во время всего занятия поможет поддержать и вовлеченность гостей, и общую динамику происходящего.

Сергей Старцев:

Длительность. Мероприятия стоит организовывать короче и динамичнее: тема или спикер могут меняться каждые 20-30 минут. 

Алена Макшанчикова:

Платформу для проведения мероприятия важно выбирать, основываясь на задачах и целевой аудитории. Для каких-то проектов будет достаточно ZOOM, какие-то трансляции можно вывести на портал университета или на страницы проекта в социальных сетях.

Мы проводили фестиваль «Ночь.PROсебя» на внешней арендованной платформе Deep EventPlatform. Для организации проекта с аналогичной механикой важно предусмотреть расходы на услуги команды платформы в бюджете проекта. 

Дарья Конева:

Платформа также должна соответствовать финансовым ограничениям.

Перед первым разговором с подрядчиком составьте список всего, что вам может понадобится на мероприятии: наличие чата, определенное количество участников, модератор, возможность сделать динамичную навигацию по программе.

Четко оговорите сроки, которые потратят разработчики на исполнение. Также нужно понимать, как именно вы общаетесь с аудиторией: постоянные активности на сайте, прямые эфиры или что-то еще. 

Алена Макшанчикова:

  • Изучите примерные риски и проработайте план действий на случай их наступления. Самые распространенные: превышение лимита пользователей, обвал трансляции из-за повышенного трафика.
  • Лимит гостей можно отследить с помощью предварительной регистрации. 
  • Особое внимание следует уделить техническим вопросам организации трансляции: стабильный интернет, антураж, «заглушки» между элементами программы и пр. 

Дарья Конева:

  • Несколько слов о тайминге: подготовка мероприятия должна проходить очень оперативно и динамично, чтобы разработчики успели осуществить все задумки, а организаторы мероприятия – внести правки. 
  • Подготовка очень важна. Необходимо заранее продумать примерные сценарии прямых трансляций и обсуждать их с онлайн-волонтерами, которые будут задействованы в мероприятии. Важно понимать, что после запуска эфира трансляция и переходы должны работать как часы. Мы проводили все прямые трансляции из корпуса на Покровке, и за два дня до события провели там тестинг интернета. Это позволило избежать проблем в день мероприятия.
  • Коммуникация с подрядчиком (платформой). Выбирая платформу под фестиваль «Ночь», мы сообщили подрядчику количество гостей, которое было в полтора раза больше, чем мы рассчитывали. Важно заранее обговорить риски с техническими специалистами, чтобы все стороны знали, что делать в случае их возникновения. 

Сергей Старцев:

Один из главных рисков – это нестабильное Wi-Fi соединение. Совет: перед мероприятием стоит подготовить организаторский SOS-чат для оперативного решения кризисных ситуаций. 

Этап №4. Мероприятие проведено. Нужно ли еще что-то делать?

Алена Макшанчикова:

Конечно! Подготовка пост-релизов, фото- и видеоотчета – важная составляющая любого события. Особо отмечу важность обратной связи по итогам мероприятия как с гостями, так и внутри команды и с подрядчиками. Что удалось? Что можно было сделать точнее?

Сергей Старцев:

Мы обычно готовим большой материал на главный портал Вышки и делаем финальное видео, плейлисты с нарезанными выступлениями спикеров. Они пользуются спросом: студенты обычно пишут нам в комментарии, чтобы мы скорее открыли ролики с мероприятий. 

Материал подготовлен Центром реализации третьей миссии университета

16 февраля

Полезная Вышка Университетская жизнь коронавирус

«Вышка для своих» в Telegram

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *