Если у вас нет тактического плана на каждый день и стратегического плана на месяц – готовьтесь к завалам на работе. Когда бесконечная усталость и нервозность стали постоянными партнерами, попробуйте изменить подход к распределению рабочего времени.

10 главных принципов планирования

1. Уделите 10 минут на ежедневное планирование. Успешные люди делают это каждый вечер, поэтому их день проходит без суеты и психоза.
2. Планируйте, исходя из своих реальных возможностей. Не перегружайте день или неделю, смысл именно в том, чтобы равномерно распределить задачи и работать без стресса.
3. Подберите подходящие циклы работы и отдыха.

   Например:

   • 55 мин. на дела — 5 мин. на отдых;
   • 90 мин. работа и 15 мин. перерыв.

Ученые выяснили, что небольшие перерывы в работе позволяют мозгу восстановить способность к концентрации. Кстати, мы уже писали статью о том, почему вы устаете на работе.

Обязательным условием “перезагрузки” является физическая активность и смена деятельности.

ВАЖНО! Отойдите от компьютера, не сидите в соцсетях в смартфоне, лучше походить по офису, размять мышцы.

1. Не стоить валить все дела в кучу. Отдельными колонками записывайте срочные, важные, однотипные, долгосрочные, краткосрочные задачи. Удобнее сразу планировать на неделю или месяц.
2. Самые сложные задачи, требующие большой концентрации, планируйте на первую половину дня, чтобы выполнить их, пока вы свежи и полны сил. Разбейте объемное задание на части, сохраняя логику выполнения. Если к середине дня вас завалили новой работой, включайте ее в имеющийся план, учитывая, что важнее сделать вначале, что можно отложить на другой день.
3. По возможности избавьте себя от выполнения нескольких дел одновременно. Последние исследования показали, что многозадачность – крайне неэффективный способ работы, поглощающий ваши психические и интеллектуальные ресурсы.
4. Будьте гибкими и корректируйте план в течение дня по мере необходимости, иначе есть опасность того, что, сбившись с курса, вы не сможете вернуться в график.
5. Научитесь отказывать людям. Не позволяйте красть ваше время, отвлекаться на незначительные обсуждения, сетования и сплетни.
6. Составьте оптимальный план дня, но оставьте небольшие временные промежутки для корректировки.

   КСТАТИ! Жесткое следование расписанию может привести к стрессу, если вы не прислушиваетесь к своему состоянию.

7. Мелкие задачи – телефонный звонок, оплата счета – лучше выполнить сразу, чтобы дальше без помех концентрироваться на важных заданиях.

Данные советы помогут, если вы ничего не успеваете на работе. Старайтесь планировать дела так, чтобы заканчивать раньше дедлайна. Это приведет вас к карьерному росту.

Учимся планировать на неделю, месяц вперед

Пришло время поговорить о том, как организовать свою работу, чтобы все успевать. Во главе угла стоит планирование.

Вам предстоит определиться, какой носитель для планирования вы будете использовать.

1. Электронные хороши тем, что вы помногу раз можете редактировать, менять местами, вычеркивать и дополнять задачи, видеть на экране всю неделю или месяц, пользоваться данными с любого гаджета.

   СОВЕТ! Используя заливку разных цветов, вы будете сразу видеть срочные задачи, сроки сдачи проектов, насыщенность каждого дня недели. Выбор электронных планировщиков огромен, есть и бесплатные.

2. Бумажные ежедневники хороши тем, что доступны в любой обстановке – во время перелетов, при отсутствии интернета, ноутбука и пр.

Оптимально иметь и тот, и другой. Синхронизируйте данные по мере возможностей, чтобы ничего не упустить.

Слишком общие и слишком детальные пункты плана неэффективны: первые не дают всю информацию, вторые запутывают. Соблюдайте несколько правил для долгосрочного планирования:

• намечая деловой звонок партнеру, запишите полное имя, должность, номер телефона, чтобы потом не тратить время на поиски информации;
• сразу же заносите в планировщик назначенные встречи, конференции, собрания; при этом в отдельной колонке укажите, какие документы необходимо или целесообразно взять с собой, перепишите контактные данные, адреса и другую необходимую информацию;
• на неделе распределяйте задания так, чтобы к четвергу самое важное было сделано – как известно, усталость накапливается, поэтому на конец недели лучше оставить простые задачи; четко формулируйте задачи и подзадачи;
• детально продумайте долгосрочные проекты и распределите рабочее время так, чтобы все успеть, и проект был завершен за пару дней до дедлайна; если это невозможно, опять же оставляйте напоследок самое простое.

КСТАТИ! Если вы выработаете привычку сразу же вносить в календарь задачи, распределять время на их выполнение, у вас никогда не будет проблем со сроками выполнения.

Что делать, когда у вас завал на службе?

Для начала – не паниковать. Вместо того, чтобы повторять: «я не успеваю выполнять свою работу», начинайте действовать.

Пошаговое руководство для ликвидации завалов:

1. Рассортируйте задачи. Отдельными списками – документы, счета, переговоры, совещания.
2. Выделите зеленым цветом те задачи, выполнение которых зависит только от вас.
3. Выделите желтым цветом задания, которые вы выполняете в команде.
4. Выделите красным цветом не терпящие отлагательств задачи.
5. Выносите на совещание те, что помечены желтым и красным, определите с коллегами способы и сроки выполнения. Сразу же внесите в свой план на неделю, проверьте, насколько реально выполнимы задачи в срок. При необходимости корректируйте и согласовывайте с другими.
6. Начинайте выполнять задания из зелено-красного списка; задачи из зеленого списка равномерно распределите по дням недели и выполняйте строго по плану, не дожидаясь, пока они “покраснеют”.
7. Когда задачи рассортированы, уже не составит труда составить эффективный план, реальный по срокам выполнения.
8. Обратитесь к руководству, если коллеги постоянно задерживают вашу работу. Если вы руководитель – примите меры.

ВАЖНО! Часто завалы образуются, потому что вы тратите рабочее время на болтовню в соцсетях и мессенджерах. Уберите телефон с глаз, заблокируйте соцсети на рабочем компьютере и начинайте работать!

Когда скапливается очень много работы, вы не успеваете ее выполнять. И только эффективное планирование убережет вас от авралов и срывов дедлайнов.

Если проблемы возникают из-за неправильной организации рабочего процесса в принципе, обратитесь к руководству. Когда руководство не справляется с организацией, попробуйте найти другую работу. Жизнь в постоянном стрессе приводит к проблемам со здоровьем, омрачает всю жизнь.

Как найти время, чтобы заняться домашними делами?

Домашняя рутина приводит вас в ужас? Поговорим о том, как без стресса справиться с делами.

Приготовление пищи

Если вы не успеваете готовить после работы, прислушайтесь к нашим рекомендациям.

1. Позаботьтесь о том, чтобы наполнить холодильник на всю неделю. Нерационально тратить время в очередях после работы.
2. Выберите один день в неделю для похода в супермаркет. Составьте примерное меню на неделю и купите все необходимые продукты по списку. При отсутствии машины купите сумку на колесиках.
3. Если вы предпочитаете не есть полуфабрикаты, сделайте домашние заготовки – мясные и овощные котлеты, пельмени – на случай плохого самочувствия или позднего приезда домой. В противном случае вы не будете успевать ничего делать по дому после работы.
4. Оставьте сложные блюда на выходные, если вы любите готовить. Ежедневное приготовление еды не должно занимать более 40-60 минут.
5. Купите все необходимые приспособления для экономии времени – мультиварки, большие кастрюли и сковороды. Готовьте на несколько дней.

Уборка

Если вы не успеваете делать уборку после работы, то лучший способ – каждый день поддерживать чистоту и порядок.

1. Сразу же убирайте одежду в шкаф или в корзину для стирки, кладите все вещи на место после использования, не копите грязную посуду.
2. Рациональные хозяева сразу протирают плиту, между делом моют сантехнику, подметают пол после готовки.
3. Задумайтесь о приобретении посудомоечной машины и робота-пылесоса, с такими помощниками ваша жизнь станет проще и приятнее.

Старайтесь следовать этим правилам. Тогда больше не будет необходимости часами убирать квартиру по выходным и раз в полгода проводить генеральную уборку.

СОВЕТ! Приучите детей помогать вам по дому. Устройте соревнование – кто быстрее вытрет пыль, начистит до блеска зеркала, вымоет обувь. Маленький приз станет отличным стимулом.

Когда вы сообща занимаетесь домашними делами, то не просто быстрее справляетесь с работой, но и объединяете семью, учите детей заботиться о других.

Советы психолога

Психологи рассказывают, как научиться все успевать на работе и дома. Вот основные рекомендации.

1. Высыпайтесь. Это одна из ваших главных задач. 7-8-ми часовой сон необходим для хорошего самочувствия и сохранения здоровья.

   ВАЖНО! Способность фокусироваться и тратить меньше времени на сложные задачи напрямую зависит от продолжительности и качества сна.

2. Не пропускайте завтрак. Чашка кофе поможет взбодриться, но не насытит. Мозговая деятельность стимулируется питательными веществами, не заставляйте мозг голодать.
3. Обеспечьте себе хорошее настроение с самого утра. Не читайте новости, не смотрите телевизор перед работой. Приятная музыка, легкая гимнастика, вкусный завтрак настроят вас на продуктивный день. Утром можно даже заниматься спортом без ущерба для службы.
4. Соцсети поглощают вашу энергию в огромных количествах. В результате уменьшается способность фокусироваться на важном, творчески мыслить. Откажитесь от соцсетей на несколько дней и вы удивитесь, насколько выросла продуктивность работы. Почитайте также статью про то, как не отвлекаться на интернет.
5. Помните, вам нужно планировать день не для того, чтобы все время работать, а для того, чтобы иметь баланс, жить полноценной жизнью. Не забывайте планировать отдых, занятия фитнесом, прогулки. В конце концов, вспомните про личную жизнь.

34 способа Как управлять временем (Примеры) чтобы успеть всё

Как управлять временем, что работать продуктивно, много успевать — это актуальный вопрос для всех, кто хочет легко достигать целей, совершенствоваться и зарабатывать. Удивительно, но каждый день из-за неумения строить планы, ценить часы, минуты — мы теряем самый драгоценный ресурс.

Известный специалист по тайм-менеджменту Майкл Фортино (Michael Fortino) наглядно показал, как люди управляют временем.

Не имея четкой системы, непродуктивный человек за всю жизнь тратит более 8 месяцев на чтение бесполезной информации! Около 3 лет мы используем, что убраться в квартире, а 8 лет мы проводим в ванной. Поразительно, но человек, который не знает, как научиться управлять временем, тратит на общение с супругом лишь 4 минуты, а для детей остается всего 40 секунд.

Чтобы изменить ситуацию, использовать каждую секунду рационально, стоит бороться с похитителями самого ценного ресурса. В этом поможет тайм-менеджмент и советы психологов.

34 способа, Как правильно управлять временем

Как управлять жизнью и временем, чтобы не распыляться на второстепенные, бесполезные дела — это ценный навык, которым можно овладеть, придерживаясь простых правил:

Автофокусировка

Метод для людей, которым трудно придерживаться плана. На листе бумаги пишем все задачи на день, которые волнуют. Затем выбираем 2-3 и стараемся сделать их в первую очередь.

Техника «АБВГД»

Как можно управлять временем эффективно: каждый день писать список задач и каждому пункту присвоить шифр, который соответствует:

• А. Важнейшие дела, их нельзя отложить.
• Б. Нужно обязательно сделать, но сроки еще терпят.
• В. Рекомендовано выполнить задачу, но она не влияет на продуктивность.
• Г. Можно делегировать. Способ позволяет сэкономить время на более значимые задачи.
• Д. Бесполезные задачи, можно удалять.

Руководство разработал известный тренер по личной эффективности Брайан Трейси (Brian Tracy).

Например: категория «А» — это закончить проект, по которому сегодня истекает срок, «Г» — ответить на письмо, но это можно доверить сотруднику.

Метод «1-3-5»

Как управлять временем и изменить свою жизнь: каждый день выполнять одно мега-важное дело, 3 средней срочности и 5 мелких задач. Формула подойдет людям, которые разрываются между делами.

Система выглядит так:

• Важное дело: подписать договор, составить отчет, время на посещение тренинга по личностному росту и т.д.
• Покупка вещей, посещение врача, сдача авто в автосервис и т.д.
• Посещение кино, прогулка, уборка, приготовление еды, глажка.

Ставьте цели

Нельзя понять, как эффективно управлять временем, если вы не определились с важнейшими задачами на день, месяц, год.

Учитесь составлять списки, где прописаны все ваши цели на конкретный период.

Перечень можно изменять, дополнять делами, но самые важные и долгосрочные дела должны оставаться. Чем поможет метод: не будете забывать о делах, не столкнетесь с дедлайнами, будете больше успевать.

Ведение дневника

Успешные, продуктивные люди признаются, что поняли, как управлять временем и все успеть, когда начали использовать бумажный носитель.

Как действовать: в воскресенье вечером написать подробный план на каждый день недели. Это позволит вам ориентироваться в делах, самостоятельно определить уровень загруженности, снизить стресс из-за отсутствия аврала в делах.

Закон Парето

Только 20% усилий могут принести 80% результата, а непродуктивное использование 80% времени увенчается лишь 20% результатов.

Закон поможет людям, которые определят, какие именно 20% усилий станут самыми результативными для них. Пример, как правильно организовать свое время, чтобы все успевать:

• Написание книги, статьи, подписание договора, деловая встреча, которые принесут вам прибыль — это те 20% важных задач, которые нельзя передоверить другим.
• Покупка бумаги для написания договора, переговоры о месте встречи бизнес партнеров, заказ билетов на самолет — это 80% задач, которые воруют время, не дают сосредоточиться на главном, их можно делегировать.

Хронометраж

Российский специалист по тайм-менеджменту Глеб Архангельский, предлагает методику, как распределить свой день, чтобы все успеть:

• 14 дней записывайте все дела, действия, работу поминутно (сколько потратили): на выполнение обязанностей, хобби, перекуры, встречи в кафе, пустые разговоры, время на соцсети и разговоры по телефону.
• По истечении периода приступите к анализу.
• Выявите дела, которые не приносят пользы, но воруют время, постарайтесь сократить их количество до минимума.

Матрица Эйзенхауэра

Пошаговая инструкция по распределению времени от президента США разделяет дела на 4 категории:

1. Срочные и важные. Выполнять первыми без отлагательств.
2. Несрочные, но важные. Им нужно уделить 60% времени, нельзя допускать, чтобы они накапливались.
3. Срочные, но неважные. Делегируем.
4. Не важные и не срочные. Отказываемся.

Методик дает шанс все успевать, систематизировать дела и не пропускать важные сроки.

Диаграмма Ганта

Как управлять временем и все успеть, легко понять, если построить понятную диаграмму:

• Рисуем диаграмму из двух осей.
• Вертикальная прямая — это шкала (список) запланированных задач.
• Горизонтальная прямая — это даты, до которых нужно успеть выполнить работу.

Метод эффективен, если нужно справиться практически одновременно с несколькими задачами, не запутаться. Визуальное напоминание нужно повесить на рабочем столе, видном месте.

«Помидор»

Техника помогает понять, для чего нужен тайм-менеджмент наглядно. Суть: с помощью таймер постоянно контролировать время:

• 25 минут посвящаем интенсивной работе, ни на что не отвлекаемся.
• 5 минут отдыхаем, переключаемся.
• делаем 4 цикла подряд и отдыхаем 30 минут.

Методика эффективная для людей, которые страдают от рассеянного внимания, плохо концентрируются. Техника снижает уровень стресса, помогает стать продуктивней.

Интеллект-карты

Оригинальная картинка поможет понять, как управлять временем и изменить свою жизнь визуально, но без необходимости постоянно возвращаться к списками.

Как сделать карту:

• На листе бумаги в центре пишем или рисуем, вклеиваем картинку главной цели.
• От «эпицентра» прорисовываем ветки, на которых записываем, отображаем второстепенные задачи.
• От веток могут тянуться «нити» с другими делами.

Как работают интеллект-карты: наглядно подсказывают, как управлять своим временем в зависимости от важности, первоочередности задач. Методика позволяет снизить стресс, сэкономить время, не запутаться в последовательности выполнения дел.

Техника «90/30»

Аналогия таймера «Помидор», но с более длительными периодами концентрации на работе (90 минут) и отдых (30 минут).

Суть: порученная, намеченная работа обязательно заполнит все время, которое на нее отведено. Например, вам поручили сделать чертеж здания, который легко успеет за 10 дней, но выделили на участок работы 20 суток.

• Итог: вы не будете спешить, а сдадите результат точно в срок, постоянно откладывая работу.
• Чтобы не допустить такого положения дел, обязательно устанавливайте сами для себя дедлайны, крайние сроки, которые нельзя передвигать.
• Зачем: чтобы не утратить способность концентрироваться на задачах, не накапливать много дел, которые придется делать в последнюю минуту.

Временные рамки

Хорошо если есть список, таблица дел, но этого мало для продуктивной работы и высокой эффективности. Нужно каждое дело «поставить» во временные рамки.

Например, в списке есть задача помыть пол, на это выделите 15 минут и назначьте час суток (в 14.00).

Поработайте с каждым пунктом, но не нужно умышленно расширять границы, если на написание доклада требуется 2 часа с 15.00 до 17.00, постарайтесь точно уложиться.

Такие ограничительные методы тайм-менеджмента помогают:

• Легко распланировать весь день.
• Выполнять задачи постепенно, без спешки, страха не успеть.
• Не отвлекаться на другие дела, потому что их час еще не наступил.

Систему GTD

GTD (Getting Things Done) — эту методику придумал бизнес-тренер Дэвид Аллен (David Allen). Предназначение: разгрузить мозг, отказавшись от одновременного запоминания большого объема данных. Суть:

• Все дела фиксируем на бумаге в одном блокноте.
• Четкая формулировка задач, чтобы не расшифровывать потом. Вместо «генеральной уборки», напишите «почистить мебель», «помыть окна».
• Рассортируйте задачи по направленности: работа, развлечения, домашние дела.
• Ставьте дела во временные рамки.
• Проводите ревизию списка, удалите неактуальные пункты.

Маленькие задачи выполняйте в первую очередь и быстро, второстепенные делегируйте, важные старайтесь разбить на этапы и методично выполнить. Техника поможет не допускать дедлайнов, поставить дела на поток, тратить меньше времени.

Метод «Канбан»

Техника управления временем внедрена в компании Toyota. Суть: организовать доску из трех секторов:

• Нужно сделать.
• Сделано.
• В процессе выполнения.

Записываем все дела, которые нужно сделать на карточках, листах, и помещаем их в сектор «нужно делать». По мере выполнения сортируем карточки в другие сектора. Наглядная картинка помогает понять, где вы отстали, на что больше выделить времени, на каком задании максимально сконцентрироваться.

«Едим» лягушку утром

Это методика Брайана Трейси (Brian Tracy), который назвал лягушками самые энергозатратные и неприятные задачи за день. Приступать к выполнению плана стоит с «лягушек», чтобы избежать соблазна отложить задачу на неопределенный срок.

После исполнения намеченного, человек чувствует облегчение, заряд бодрости на другие важные дела. Если не справиться с «лягушкой», в течение дня будете думать о ней, переживать и ругать себя.

Последовательно меняем задачи

Суть: научиться не хвататься за все и сразу. Важно сначала закончить одно дело, а потом переключиться на другое.

Если все делать одновременно, мозг будет постоянно работать в напряженном режиме, тратить не менее 10-15 минут для «прыжка» с одного дела на другое.

Едим слона по кусочкам

Техника предлагает человеку не пытаться сразу выполнить объемную, грандиозную задачу, а разбить ее на комфортные по времени и усилиям этапы. Например, стоит задача написать аналитическую статью, провести масштабное исследование. Запланируйте простые этапы:

• Сначала сбор информации.
• Затем ознакомление с мнением экспертов.
• Приступайте к заготовке пособий, методик расчета.
• Начинайте основную работу.

Правило 120 секунд

Если в вашем списке дел есть задачи, на которые потребуется 2 минут на выполнение, сразу сделайте это, вычеркните из перечня.

Такой подход помогает экономить время, которое можно потрать на подготовительный процесс. Это дела: телефонный звонок, ответ на письмо.

Fresh or Fried

1. Суть методики: пока наш мозг не загружен, «свеж» (fresh) сразу после пробуждения, важнейшие и сложные дела планируем и выполняем утром.

2. Более простые, приятные оставляем на вторую половину дня, когда мозг «поджарился».

3. Список дел на день лучше составлять накануне вечером и обязательно в хронологическом порядке, чтобы не запутаться с периодами дня, отталкиваясь от состояния мозга.

Методика Zero Inbox

Технику разработал эксперт по личной продуктивности Мэрилин Манн (Marilyn Mann), чтобы упростить обработку электронной корреспонденции. Суть: список дел, сектор с запланированными задачами должен быть пуст. То есть, каждое дело мы должны «обработать», убрать в паку «отложено», «сделано», «делегировано», «выполнено».

Эффективная техника не позволит запутаться в делах, она наглядно показывает, что нужно вовремя доделать. Метод учит брать ответственность и доводить все до конца: пока не рассортируете список, его нельзя закрывать, откладывать!

Правило Тима Феррисса

Писатель, оратор Тим Феррисс (Timothy Ferriss) утверждал, что для эффективной работы, где человек много успевает, необязательно трудиться много, стоит правильно фокусироваться.

Например:

• 20% времени вы трудитесь на пределе возможности, фокусируетесь.
• 80% результата будут получены за счет сверхконцентрации из 20% времени.
• Период без интенсивного напряжения стоит оставить на второстепенные задачи.

Метод позволяет избежать перегрузки, профессионального выгорания, апатии и депрессии из-за рутинных дел.

Перекроить день

Специалисты рекомендуют экспериментировать с распорядком дня. Опыт можно начать на выходных или в отпуске.

Несколько дней подряд пробуйте просыпаться в разное время с разницей в 30- 60 минут.

Проанализируйте, стал ли запасной час полезен для выполнения дел или он забрал энергию. Исходя из опыта, планируете задачи в определенные часы суток.

Говорите «нет»

Суть методики: даже при возможности выполнить одновременно много задач, проектов, недопустимо взваливать на себя слишком большое бремя. Анализируйте, распишите, что у вас в планах, остается ли время на очередное задание.

Если понимаете, что времени мало, нужно отказаться от сна, отдыха — говорите «нет». Чем грозит боязнь отказать: перегрузка, выбьетесь из привычного графика, риск заболеть.

Не жертвуйте сном

Мозгу, как и телу нужен стабильный сон, не менее 7 часов в сутки. Украденные ночные часы не получится трансформировать в продуктивность. Человек будет быстро уставать, не сможет сконцентрироваться, начнет часто ошибаться.

Временные зазоры

Планируя день и ставя задачи во временные рамки, убедитесь, что между делами остается зазор не менее 10-15 минут. Это нужно, чтобы мозг спокойно переключился, человек отдохнул, помедитировал и восстановил силы.

Однотипные задачи вяжите в «снопы»

Суть методики: распределить дела по категориям и выполнять похожие поэтапно, а потом приступать к делам, которые имеют другую направленность.

Например, вам предстоит разобраться в двух новых программах, написать 3 рецензии на книги. Мозгу проще сосредоточиться сначала на однотипных делах (рецензии), а потом заняться изучением программ.

Техника «прибыль в первую очередь»

Чтобы не потерять мотивацию, выложиться на 100%, сначала нужно приступить к делам, которые принесут прибыль.

Составляя план на день, поставьте выполнение задачи в строгие рамки до минуты. Обязательно делайте запланированное точно в срок. Очень эффективный метод, тренирующий дисциплину и усидчивость.

Энергия успеха

Успешно выполненная работа, которая принесла удовлетворение, похвалы или быстро трансформировалась в хороший заработок — это энергия успеха, она еще долго будет помогать трудиться. Как только завершен важный проект, задача, старайтесь сохранять эту энергию, быстро приступать к исполнению новых заданий.

Спите по 15 минут

Быстрая перезагрузка мозга поможет работать намного продуктивней, больше успевать и не подвергаться стрессу из-за переутомления и однотипных задач. Поспасть можно в обеденный перерыв.

Максимальная автоматизация процессов

Постарайтесь не тратить много времени на процессы, которые можно автоматизировать.

Как все успевать на работе и дома, делать все вовремя и не уставать

Привет, друзья!

С каждым годом ритм нашей жизни становится все стремительнее. Кажется, что мы постоянно отстаем, времени не хватает, приходится все делать в последний момент. Знакомо? Тогда приглашаю вас на перевоспитание.

Сегодня я расскажу, как все успевать, чтобы времени хватало не только на работу, но и на приятные вещи: отдых, общение с близкими, саморазвитие.

Почему времени не хватает

Перед тем как мы приступим к практической части, предлагаю взглянуть, что же нам мешает эффективно использовать свое время:

1. Многозадачность. Вполне логично, что взрослому человеку нужно успевать слишком многое – заниматься детьми, ходить на работу, за покупками, в поликлинику, выполнять домашние дела и т. д. В постоянном цейтноте бывает очень сложно выделить время на хобби, спорт, чтение книг и прочую полезную деятельность.
2. Лень. Психологи уверяют, что лень не является ни чувством, ни чертой характера. Корни состояния, которое мы называем ленью, на самом деле лежат глубже. Мы ленимся, потому что недостаточно мотивированы или просто устали.
3. Бесполезные занятия. Сюда отнесем просмотр ленты в социальных сетях, многочасовое просиживание у телевизора, компьютерные игры и пр. Сложно представить, сколько свободного времени мы можем получить, избавившись от таких вредных привычек.
4. Прокрастинация. Для тех, кто не знает, это склонность постоянно все откладывать на потом. Когда у вас есть важное и вполне срочное дело, но вы неизменно отвлекаетесь на бытовые мелочи или развлечения. Таким образом, работа, на выполнение которой потребовалось бы два часа, растягивается на полдня.
5. Дефицит энергии. В каком-то смысле это продолжение пункта о лени. Когда мы устаем, нам не хватает сил даже на элементарные вещи. Это может говорить о переутомлении, недосыпании, частых стрессах, неправильном питании, сидячем образе жизни и т. д.

Правила эффективного тайм-менеджмента

О том, что такое тайм-менеджмент, вы можете прочитать на нашем блоге. Если в двух словах, это набор методик по управлению временем (от англ. time и manage – “время” и “управление”).

Ниже я пошагово опишу программу по оптимизации личного времени. Она состоит из трех этапов, каждый из которых имеет всего 5 пунктов. Берите на вооружение и меняйте свою жизнь к лучшему.

Этап 1. Создание полезных привычек

Здесь мы будем с вами корректировать свои вредные привычки и нарабатывать полезные.

О его пользе написано немало книг. Например, автор издания “Магия утра” Хэл Элрод убежден, что первый час после пробуждения самый важный. И именно от того, как мы проводим свое утро, зависит не только успех предстоящего дня, но и жизни в целом.

Проснуться пораньше недостаточно. Автор делает упор на эффективность проведенного времени. Полезной будет зарядка, медитация, чтение или планирование. Даже если вы закоренелая сова, попробуйте встать хотя бы на 10 минут раньше обычного. Через неделю можно увеличить разницу до 20 минут и т. д.

• Составление списка на день

Какая от этого польза? Во-первых, у вас перед глазами будет четкий план действий, который поможет сосредоточиться и меньше отвлекаться. Во-вторых, список разгрузит мозг и вам не придется все держать в голове. И последнее: когда вы перед сном начнете зачеркивать выполненные задачи, сможете почувствовать, что день прошел не зря.

Трудно сосредоточиться на чем-то, когда вокруг бардак и хаос. Приучите себя вовремя удалять ненужные файлы в телефоне и компьютере, наводить порядок на рабочем месте, в доме, автомобиле. Это не только повысит вашу эффективность, но и поможет стать более дисциплинированным и организованным.

• Решение проблем по мере их поступления

Бывает так, что внезапно возникает необходимость в решении непредвиденных дел: посетить врача, съездить в автосервис, вызвать сантехника, совершить срочную покупку. Не накапливайте важные задачи как снежный ком. Сразу заносите их в свой список на день или на неделю и делайте все вовремя.

• Сокращение вредных привычек

Речь о тех вещах, что крадут наше время. Это социальные сети, просмотр ТВ, пятиминутки в курилках, игры в мобильных приложениях и т. п. В очередной раз убегая с рабочего места к кофейному аппарату, мы хотим не кофе, а отсрочить дела. Если задачи из вашего списка еще не вычеркнуты, не позволяйте себе отвлекаться на пустые занятия.

Этап 2. Планирование и расставление приоритетов

После того как мы наработали полезные привычки, пора приступать к управлению своим временем.

Специалист по тайм-менеджменту Брайан Трейси любит приводить в пример фразу Марка Твена: “Если бы вы каждое утро ели живую лягушку, то весь остаток дня вы бы провели с легким ощущением, что самое страшное позади”. Лягушка в нашем случае – это какое-то большое и сложное дело. Выполняйте его в первую очередь, когда ваша концентрация и эффективность еще на максимуме.

Этот принцип также называют законом Парето, по имени итальянского социолога, который его вывел. Вильфредо Парето утверждал, что 80 % успеха дают лишь 20 % усилий. Остальные усилия оказываются почти неэффективными.

Применимо к нашей теме рекомендация может звучать следующим образом: когда перед вами стоит большая задача, оцените, какие действия могут привести к ее решению, и выберете только 20 % самых важных из них.

Именно они максимально приблизят вас к результату.

Когда мы видим одну большую задачу, она вызывает у нас страх и сомнения. Попробуйте разложить ее на мелкие шаги. Возьмем для примера изучение иностранного языка. Мысль, что нам сегодня нужно запомнить 3 английских слова, вызывает меньше сопротивления, нежели общая цель – выучить 1 000 слов за год.

• Оптимизация повседневного труда

Все мы ходим за продуктами, убираемся в квартире и выполняем прочие рутинные обязанности, тратя на них драгоценные минуты и часы.

Что если спланировать их таким образом, чтобы времени уходило меньше? К примеру, вместо того чтобы каждый день тратить 30 минут на походы в магазин, выделите один день в неделю для большой закупки.

А чтобы освободить выходной от уборки, приводите в порядок квартиру каждый день по 5 минут. Ищите способы, которые подойдут именно вам.

• Следование матрице Эйзенхауэра

Это самый популярный инструмент тайм-менеджмента. Его суть в распределении своих дел на 4 категории: важные срочные, важные несрочные, срочные неважные и несрочные неважные. В первую очередь мы выполняем задачи с наибольшим приоритетом (категория “А” на картинке ниже), а дальше – по убывающей.

Этап 3. Работа над эффективностью

Итак, мы выработали полезные привычки и научились более рационально управлять своим временем. Завершающий шаг – повышение своей эффективности при выполнении задач.

• Концентрация на одном деле

Научно доказано, что мозг мужчины не может продуктивно работать над двумя задачами. И хотя женщины в этом плане наделены более широкими возможностями, фокусировка на одном деле важна независимо от пола. Чтобы сделать что-то качественно и быстро, не стоит отвлекаться на параллельные задачи.

• Долой отвлекающие факторы

Многие не видят ничего плохого в том, чтобы работать на фоне включенного телевизора. На деле это в разы снижает эффективность. Старайтесь не отвлекаться на смартфон или ТВ, тогда концентрацию можно будет держать на максимуме.

Ученые доказали, что этот прием позволяет мозгу работать более эффективно. Если перед выполнением той или иной задачи вы засечете время, то сможете убедиться, что выполнили ее быстрее и качественнее.

Завершили важную работу в срок? Отлично! Похвалите себя и сделайте что-то приятное. В любом деле очень важна мотивация. Приучите свой мозг к тому, что за достижением всегда следует награда. Устройте себе вечер просмотра любимого сериала, купите желанную вещь, побалуйте вкусностями.

• Хороший отдых = продуктивность

Если вы поставите перед собой задачу все и везде успеть, начнете работать без перерывов и выходных, будете максимально сконцентрированы и продуктивны, это приведет только к перегоранию. Отдых – важнейшая часть эффективной работы. Следите за качеством и временем сна, больше дышите свежим воздухом и двигайтесь.

Также рекомендую почитать другие техники тайм-менеджмента.

Как организовать рабочий день

Что делать, когда на работе постоянный аврал и вы ничего не успеваете? Есть несколько способов справиться со стрессом и более эффективно планировать трудовой процесс:

1. Перестаньте паниковать и повторять фразы в стиле крылатой цитаты: “Шеф, все пропало!”. Начните просто делать.
2. Уделите 10 минут на то, чтобы спланировать текущий день. Какие задачи требуют немедленного решения, а к каким можно вернуться позже?
3. Устраните отвлекающие факторы. Отключите уведомления в мессенджерах, поставьте телефон на беззвучный режим, удалите с рабочего компьютера пасьянсы и панели с доступом в социальные сети.
4. Учитесь говорить “нет” коллегам и тем, кто крадет ваше время. Не соглашайтесь на лишнюю работу, которую пытаются вам перепоручить не по уставу компании. Откажитесь от участия в сплетнях и пустой болтовне.
5. Чтобы меньше уставать, используйте смену деятельности. Например, после 1 часа умственной работы выделите 5 минут на то, чтобы пройтись по офису, сделать разминку, подышать свежим воздухом, если это возможно.
6. Группируйте похожие задачи. Выполнение разных действий требует отличных друг от друга типов мышления. Если вы не будете переключаться с одного дела на другое, сможете лучше сосредоточиться и сэкономить время.
7. Если это не отразится на вашей репутации, старайтесь посещать меньше собраний. Как правило, большинство из них непродуктивны. Важные вопросы можно решать в мессенджерах или по почте.
8. Откажитесь от многозадачности. Это неэффективный способ работы, который приводит к психологическому и интеллектуальному истощению.

На заметку! Заведите себе календарь задач. Это может быть бумажный ежедневник или электронное приложение, например, Trello или Wunderlist. Это отличный способ составить распорядок дня и сэкономить массу времени.

Где найти время для домашних дел

Расскажу, как справляться с домашней рутиной без стресса, тратя на уборку и приготовление пищи меньше времени.

Чтобы не посвящать уборке выходные, старайтесь поддерживать чистоту в доме каждый день. Не нужно много времени на то, чтобы сложить одежду в шкаф, протереть плиту после готовки, помыть пару тарелок после еды, подмести пол в прихожей. Все это делается мимоходом и не требует больших усилий.

Подумайте над тем, чтобы упростить свою жизнь с помощью техники. Мультиварка, робот-пылесос, посудомоечная машина – с ними будет куда проще и приятнее справляться с обязанностями по дому.

Приобщайте к уборке детей. Просите их полить цветы, вытереть пыль, почистить обувь, убрать вещи и игрушки. Маленький приз станет отличной мотивацией, а совместная работа не только сэкономит время, но и сплотит всю семью.

В организации питания хорошую услугу окажут полуфабрикаты. Они спасут ситуацию при неожиданном визите гостей, в случае позднего возвращения домой или плохого самочувствия. Если вы против магазинной пищи быстрого приготовления, делайте домашние заготовки. Например, мясные или овощные котлеты, пельмени.

Советы психологов

Рассмотрим, что рекомендуют специалисты для повышения продуктивности на работе и дома:

• Как вы помните, утро – важный элемент удачного дня. Откажитесь от чтения новостных лент. Лучше послушайте музыку, выполните легкую гимнастику и съешьте полезный завтрак.
• Для улучшения работы мозга воспользуйтесь цветотерапией. Ученые доказали влияние цвета на психику. Так, красный стимулирует целенаправленность и лидерские качества, желтый способствует эмоциональному вовлечению, оранжевый – цвет оптимистов, зеленый способствует гармонии, голубой – творческому проявлению.
• Помимо цвета, используйте ароматерапию. Есть несколько видов эфирных масел, способных стимулировать мозговую деятельность. Попробуйте использовать масла цитрусовых, эвкалипта, перечной мяты, розмарина.
• Планируйте не только работу, но и отдых. Одна мысль о предстоящем отпуске на море уже способна повысить настроение.

Книги и курсы по управлению временем

• Держите список полезных книг, которые точно могут пригодиться:
• А вот некоторые интересные курсы, которые помогут вам все успевать:
• Рекомендую также к прочтению статьи со множеством других платных и бесплатных курсов по тайм-менеджменту и обучающих программ по мотивации.

Заключение

Итак, мы с вами разобрали, как сделать так, чтобы все успевать.

Действуйте! Вот главное, что я хотела донести до вас. Прочесть полезную статью – дело нехитрое. Знания сами по себе никогда не дают результата, если мы не применяем их на практике.

Разумеется, в одночасье мало у кого получится воспользоваться всеми рекомендациями сразу. Подходите к делу постепенно. Пройдет совсем немного времени и вы начнете замечать, как меняется ваша жизнь.

Какие методы вы попробуете в первую очередь? Поделитесь в х.

Рекомендую подписаться на обновления блога iklife.ru. Впереди еще много ценной информации.

Благодарю за внимание и желаю всем продуктивности!