Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Когда-то я смотрел на управление временем через призму консультанта и бизнес-тренера (в 2011-м на канале «Успех ТВ» даже вышел с моим участием телевизионный тренинг на эту тему).

Сейчас тоже случаются проекты, в которых тайм-менеджмент рассматривается, как инструмент достижения целей и улучшения показателей.

Но в этой статье я хотел бы откликнуться на вопросы своих клиентов, которые приходят ко мне, как к психологу: «почему ничего не успеваю?».

Разве не знакомый вопрос? В нашей жизни иногда бывают периоды, когда думается «почему я не кварцевые часы – почему не успеваю за временем?». Дел бывает так много, что хочется растянуть сутки до 36 часов. Знание простых методов тайм-менеджмента помогает решить большинство проблем с нехваткой времени. Ну, или облегчить ситуацию.

Психологические ловушки тайм-менеджмента

Упомяну лишь основные негативные установки (если просто, «установка» — неосознанное отношение к чему-либо, предрасположенность, стойкое мнение и т.д.), которые «отнимают» у нас время:

  • «нужно все делать идеально»
  • «жизнь еще длинная — успею»
  • классическая — «начну с понедельника ( с нового года, на пенсии…)»
  • «зачем записывать? я же все помню…»

Слышите, как большинство из них звучат голосами родителей или «общества»? Эти, иногда полезные, но некритично воспринятые «советы» влияют на всю нашу жизнь. И определяют наши поступки, а также отношение с другими людьми. Например, опоздание на полчаса для приятеля неприемлемо. А вы можете это себе позволить: «пробки, мегаполис…».

Это часто неосознанно воспринятые «нормы», которые нужно серьезно пропустить через себя, чтобы выделить полезное именно для вас, наделить индивидуальным смыслом. За этим и ходят к психологу.

Сходили, «прочистились», подняли уровень осознанности… Теперь о простых приемах, которые позволят перейти от «ничего не успеваю» к «успеваю многое».

Принципы или правила тайм-менеджмента

Постараюсь в двух словах передать суть тайм-менеджмента: «учет и управление». Мало? хотите еще? Пожалуйста: «действуйте, исходя из целесообразности». А проще – расставляйте приоритеты. Разделяйте и властвуйте управляйте.

Методы тайм-менеджмента

В действительности, методов, которые помогли бы вам эффективнее управлять своим временем, не так много. И они довольно просты.

Наличие цели, которая мотивирует

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджментуПоездка на отдых в интересную страну… Домик в деревне…в Испании… Научиться писать маслом… Сдать квартальный отчет или завершить дипломную работу… Создать самую известную рок-группу… Все это цели. Одни цели спущены нам кем-то, другие мы ставим сами себе. Но все они требуют напряжения сил, т.е. вызывают мотивацию к действию.

Да, мотивация может быть по типу «избегания». Например, вот тот самый квартальный отчет. Он нам зачем? Правильно, не вылететь с работы. А чем нам полезно «не вылететь с работы»? Правильно, вкусно покушать, что-то себе купить или самому стать начальником через пару лет. Каждому свое. Но, что важно, за, казалось бы, негативной целью, стоит положительная. Та, что ближе к телу.

Вот поэтому очень важно научиться ставить цели, к которым хочется стремиться. Или уметь видеть в повседневных задачах светлое, ради которого хочется что-то делать.

Успевать много помогает план

Планируйте свой рабочий день. Планируйте свой отдых. Планируйте свою жизнь. Планируйте даже поездку к любимой бабушке. Если вы хотите успевать много – планируйте. Реально, простой список «to do» значительно увеличивает количество дел, которые вы можете успеть.

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Лист в блокноте, заполненный вечером. Приложение в смартфоне. Стикеры на холодильник. Выбирайте любой способ. Управляйте своей жизнью!

Действовать по плану можно равномерно или скачкообразно. Об этом чуть ниже.

Расстановка приоритетов и осознанность

Все в нашей жизни можно распределить по 3-4 секторам или «корзинам». Первая «корзина» — то, что, действительно, движет нас к той самой заветной цели. Вторая – «неизбежное зло» или «повседневная рутина». Третья – «приятности/расслабуха».

Вы понимаете к чему я клоню? Правильно, всякий раз, когда вы принимаетесь за что-то новое или возвращаетесь к чему-либо, спрашивайте себя: «…а движусь ли я в данный момент к своей цели? насколько важно то, что я сейчас делаю?».

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Да, верно, не все время можно планомерно двигаться вперед. В жизни есть еще место рутине и отдыху. Просто найдите свой баланс этих трех «корзин». И сделайте это осознанно, принимая всю ответственность.

Ведите учет времени

В какой пропорции вы сегодня тратили свое время на дела из трех «корзин»? Это нормально в связи с вашими целями?

А что конкретно было в «корзинах»? Может быть в списке есть дело, которое у вас по каким-то причинам отнимает много времени. Или эти операции появляются необоснованно часто. Не говорит ли это, что вы что-то неправильно запланировали или не умеете что-то делать?

Анализируйте. Ищите пути оптимизации. Управляйте корзинами. Непонятно что делали? Декомпозируйте.

Декомпозиция

Декомпозиция – вот магическое слово, которое помогает нам в управлении временем. Чем полезна декомпозиция? Когда мы смотрим на гору, то кажется, что туда не подняться.

Но когда разделяем весь склон на отдельные отрезки и распределяем их по времени, то становится не так страшно. Трудно пришлось в прошлый день? Значит нужно отрезок пути чуть уменьшить – сделать легче.

Но все равно продолжать двигаться! «Ешьте слона по кусочкам». Вам понятна метафора?

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджментуРазделяем на отдельные операции наши цели/задачи/проекты. И начинаем оптимизировать. Ведь каждую операцию можно оценить по времени. Можно «параллелить» несколько дел. Вот вам и получится одновременное движение к нескольким целям.

Не можете сделать все самостоятельно? Делегируйте (см. ниже).

Делегирование — инструмент тайм-менеджмента

Нельзя все пытаться сделать самому. Невозможно быть сразу везде и знать/уметь все. Поэтому делегируйте. Или покупайте время другого. Поверьте, проще заплатить профессионалу, чем тратить время и разбираться во всех тонкостях. Если вы, конечно, не хотите стать профессионалом именно в этой сфере.

Делегирование – процесс передачи полномочий и части власти по решению вашего вопроса. Вы лишь задаете параметры цели (ставите задачу), а исполнитель сам решает, как качественно и быстро ее достичь. Только не пытайтесь контролировать процесс. Ведь с точки зрения тайм-менеджмента вы будете тратить на это много времени.

Делегирование позволяет концентрироваться на главном. И учит нас четче ставить цели/задачи.

Способы реализовывать задач чтобы успевать многое

  • Пакетируйте задачи/операции по принципу похожести. Так вам не потребуется перенастраиваться (действуете, как на конвейере). За 2-3 операции вы выработаете шаблон действий.
  • Собирайте задачи в блоки длительностью по 15-20 минут Это осязаемое время, которое внутренне воспринимается монолитно. Увеличение цикла приведет к ощущению монотонности и быстро снизит вашу процессную мотивацию.
  • Перемежайте крупные и долгие дела более мелкими и быстрыми. Как в банке с огурцами помещается еще чеснок и пряности. Мелкие дела дают ощущение пестроты – быстрое получение осязаемого результата, наполненность дня. Крупные отвечают за «насыщение».

Есть еще один вариант как разбираться с делами – для тех, кто не любит следовать планам.

Для вас подойдет вариант «Аврал»: взять и сделать все накопившиеся дела разом. Но сами понимаете, это не тайм-менеджмент.

Упражнения для управления временем

Как в быту научиться успевать многое? Несколько советов и упражнений поднимут ваш уровень тайм-менеджмента.

Упражнение «Копилки времени»

Используйте корзины/баночки или любые емкости. Названия можно использовать аналогичные тем, что я описал выше. Или придумайте свои. Например, работа-рутина-движение к целям-развлечения. Интересно, кстати, куда вы отнесете занятие спортом? Или, женщины, к какой корзине вы отнесете свой долгий макияж?

Итак, сделали корзины-копилки. Придумайте для себя валюту. Самый простой вариант – монеты. Всякий раз, когда вы потратили на что-то свое время (лучше брать время бодрствования за вычетом 1-1,5 часов), кладете монету в соответствующую корзину-копилку.

По истечении 2 или 3 недель подсчитайте сумму в каждой копилке (или количество монет, если применяли один номинал). В какой корзине оказалось больше? Это соотносится с вашими жизненными планами и ценностями? Не нужно ли что-то изменить?

Можно проделать еще такой трюк: деньги, оказавшиеся в корзине «движение к цели» можно потратить на себя – сделать подарок; деньги, которые оказались в корзине «развлечение/отдых» продолжайте копить или положите в банк. Когда-нибудь ваше безделье станет хорошей прибавкой к пенсии.

Упражнение «Званый ужин»

Представьте, что вам предстоит позвать гостей к себе домой. И вы хотите угостить их тремя блюдами. Вы знаете технологию приготовления каждого. Теперь продумайте способ, как за максимально короткое время приготовить это угощение (но не потеряв в качестве).

Как уже говорилось выше, один из приемов – делать параллельно несколько дел. Делить на задачи (что требует вашего участия) и процессы (что не требует вашего участия: например, поставили кастрюлю на огонь и ждем, пока закипит).

Чтобы успевать многое, выработайте привычку

Вырабатывайте в себе привычку (управлять временем). Не надо начинать с понедельника или пенсии. Старайтесь делать возможное сейчас. Найдите способ оптимизировать время рутинной задачи. Придумайте свой вариант составления плана. Просто, сделайте тайм-менеджмент игрой с самим собой, выработайте в себе полезные привычки.

Еще несколько советов про то, как сберечь свое время

  • Уменьшить количество соц.сетей в своей жизни, если от этого не зависит ваша жизнь (например, вы «продаете» в соц.сетях).
  • Не смотрите эфирное телевидение. Фильм длительностью 2 часа может растянуться до 2,5 часов. И после его окончания есть шанс, что вы «залипнете» еще на чем-то.
  • Не будьте перфекционистом. Не надо стараться делать или знать все идеально. Это никто не оценит кроме вас самих. Вкладывайте столько времени и усилий в достижение результата, сколько он того стоит.
  • Еще раз хочу сказать – концентрируйтесь на главном. Отбрасывайте, по возможности, все, что не движет вас в намеченном направлении. Воспитывайте в себе ориентацию на результат.
  • Не храните в своем доме вещи, которыми не будете пользоваться. Откладывать на потом, на «авось пригодится когда-нибудь» — трата времени и пространства. «Да, ладно –скажете вы – что-то психолог загнул… Можно же увезти на дачу.» Ага, вот вы и тратите свое время, чтобы отвезти эти вещи на дачу. Кто-то их еще сортирует (ведь надо же будет их там найти) – тоже трата времени. А потом еще потратите время чтобы разобрать сарай/чердак и выкинуть их.
  • При возможности, не езжайте на работу на своем авто за рулем. Даже полчаса «туда» и полчаса «обратно», используй вы их на чтение книг или изучение языка, сделали бы вашу жизнь более качественной. Если зло неизбежно, планируйте свою поездку. Позвоните родителям, запишите кошку к зубному, составьте список гостей на праздничный ужин (можно наговорить на диктофон или использовать приложение с распознаванием речи).
Читайте также:  Как работать с жалобами клиентов

Тайм-менеджмент – все идет по плану?

Все это писалось для тех, кто готов в той или иной степени следовать планам. Кому комфортно управлять своей жизнью. У кого есть достаточно воли напрягать самого себя. Таким людям нужно только подсказать инструменты тайм-менеджмента.

А что делать, если этой воли нет? Признать это. Понять, что жизнь может быть интересной в процессе. Во всяком случае, стараться искать «плюшки» в процессе или отсутствии четкого сценария. «Ну да, не успел(а) что-то важное потому что…».

Можно научиться работать и получать удовольствие от аврального способа работы с жизненными и рабочими задачами. Важно, чтобы это был осознанный и принятый выбор.

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Автор — Дмитрий Астафьев — индивидуальный психолог и бизнес-тренер.

Как успевать все: 7 простых советов по тайм-менеджменту

  • Кем стать?
  • Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджментуГде учиться?
  • Как расти?
  • Что пробовать?

ico 20.06.2017

В области времени нет миллионеров. Глеб Архангельский

Пора отпусков уже началась. Как успеть сделать все дела до отпуска и отдыхать с чистой совестью? Сегодня расскажем о методиках управления временем – тайм-менеджменте.

• Кто заинтересован в тайм-менеджменте

• Простые советы по ежедневному планированию • Что почитать о тайм-менеджменте • Какие перспективы у тайм-менеджмента в будущем

Время — один самых ценных ресурсов человека. Раньше нехватка времени была привилегией царей и министров, с ускорением ритма жизни многие работающие люди вынуждены учиться тайм-менеджменту.

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Кому нужен тайм-менеджмент Тому, кто нацелен на эффективную деятельность и получение результата. Кто не может просто прийти на работу или учебу, «отсидеть» или «отбарабанить» свои 8 часов и уйти домой отдыхать, то есть, всем активным людям:

✔ руководителям и деловым людям, которые строят карьеру или свое дело

✔ фрилансерам ✔ специалистам, совмещающим проекты, несколько работ или работу с учебой ✔ родителям, которые воспитывают детей без бабушек и нянь ✔ студентам ✔ школьникам

Научиться управлять своим временем — это значит:

✔ не опаздывать на встречи, ✔ все успевать к дедлайну, ✔ не отвлекаться на социальные сети и кофе, пока не доделана задача, ✔ совмещать работу и жизнь. Научиться личному тайм-менеджменту нужно не для того, чтобы делать много-много дел, а чтобы жизнь стала организованнее и оставалось больше времени на отдых.

Простые советы по тайм-менеджменту для начинающих Секрет управления времени в правильном планировании и расставлении приоритетов.

  • Ваши главные помощники в управлении временем — это карандаш и блокнот, они помогают перенести задачи и дела из головы на бумагу и посмотреть на них со стороны. Структурировать дела на бумаге проще, чем в голове. И, конечно, блокнот помогает не забыть, что вам нужно сделать. Вместо бумаги вы можете использовать любые виды онлайн-планировщиков и заметок.
  • Планируйте и отчеркивайте. Напишите вечером список обязательных дел назавтра с примерным временем выполнения, распределите их по приоритетности, проведите жирную черту под ним. Список закрыт. Если завтра появится новое дело, в 99% случаев оно может подождать. Не кидайтесь на новую задачу сразу же, это навредит выполнению текущих.
  • Фиксируйте все, что делаете в течение дня. Если дело сделано, радостно зачеркните его. Если вы поговорили по телефону — тоже запишите в ваш блокнот с указанием, сколько времени вы потратили на разговор. Если вы работаете дома и отвлеклись от работы на приготовление обеда, внесите готовку в список сделанных дел. В конце недели вы сможете подсчитать временные затраты на разные виды деятельности. Вы ясно увидите, есть ли ненужные дела, которые воруют ваше время. Другая полезная сторона «тотальной фиксации»: если вам кажется, что вы ничего не сделали за сегодня, в списке зафиксированных дел обязательно найдутся полезные, за которые можно себя похвалить.
  • Исключайте многозадачность. Переключение с дела на дело, с проекта на проект требует времени и снижает ваш КПД, поэтому, если задач много, лучше их выполнять последовательно.
  • Не отвлекайтесь на соцсети и телефон. Используйте соцсети, почту и телефон только для работы/учебы, а не «зависания». Выключите звук у уведомлений на телефоне, а по возможности на период выполнения задачи отключите их вообще.
  • «Ешьте лягушку на завтрак». Звучит по-французски, а это известная техника тайм-менеджмента – делать самое неприятное дело с утра. При регулярном «поедании утренних лягушек» количество откладываемых дел резко сокращается, а настроение улучшается. Марк Твен: Съедайте лягушку каждое утро и остаток дня будет чудесным, поскольку ничего худшего с вами уже не случится.
  • Напомни, пожалуйста, позже. Есть хороший способ избавиться от неприоритетных задач, которые поступают в течение дня: «Сейчас я не могу решить этот вопрос, но напомни мне об этом позже». Попробуйте говорить эту фразу окружающим, которые просят о чем-то в течение дня. Удивительно, но факт: большинство таких дел растворятся сами собой, потому что они не так важны и люди сами забудут о них.

Книги по управлению временем Если вы решили серьезно изучить вопрос тайм-менеджмента, хотите улучшить свою производительность, найти время для законного отдыха, то познакомьтесь с нашей подборкой классических книг по управлению временем.

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Дэвид Аллен, известный теоретик личной эффективности, разработал теорию GTD – «Getting things done». Главная идея системы – доводить до конца те дела, которые действительно важны, а остальное время посвящать любимым занятиям. Как утверждает Дэвид Аллен, система GTD может быть одинаково эффективной или одинаково бесполезной как для тинейджера, так и для CEO крупной компании в зависимости от ее применения.
Глеб Архангельский «Тайм-драйв: как успевать жить и работать». Одна из самых продаваемых и известных книг по управлению временем в России. Ее ценность в хорошем обобщении материала и мотивации в сочетании с российскими реалиями.
Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. Измени свою жизнь. 21 метод повышения личной эффективности». Подробное описание того, как «есть лягушек на завтрак». А что делать, если ваша «лягушка» – это целый «слон»? Тогда делите на небольшие «бифштексы».
Тимоти Феррис «Как работать по 4 часа в неделю и при этом не торчать в офисе «от звонка до звонка», жить где угодно и богатеть». Очень воодушевляющая книга, но и крайне спорная. Автора иногда называют шарлатаном, потому что не все биографические факты, которые он описывает в книге, кажутся реальными. Тем не менее, книга помогает расставить жизненные приоритеты и начать тратить время на достижение действительно важных для вас целей.
Дэн С. Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Книга поможет бизнесменам и индивидуальным предпринимателям повысить эффективность бизнеса. Она учит определять цену собственного времени, избегать хроновампиров и говорить твердое «Нет» на те задачи, которые не нужно решать.

Книги предлагают методики повышения личной эффективности и иногда вступают в противоречие друг с другом, поэтому прежде, чем делать одну из них настольной книгой и руководством к действию, познакомьтесь с разными подходами к тайм-менеджменту.

Тайм-менеджмент сейчас и в будущем

Нефть, золото, время – исчерпаемые ресурсы, а в будущем дела с ними будут обстоять еще хуже. У завтрашних специалистов ритм жизни станет еще быстрее, поэтому основам тайм-менеджмента необходимо учиться еще в школе. Для школьников мы разработали тренинг «Управление временем», на котором можно получить много теории и еще больше практики по личному тайм-менеджменту. Как повысить эффективность в учебе? Как сократить время, потраченное на уроки? Как успевать учиться в школе, секциях и кружках и при этом полноценно отдыхать? Экономьте время, чтобы иметь возможность потратить его на любимые дела и своих близких.

  • Ольга Биккулова, специалист ЦТР «Гуманитарные технологии»
  • Если вы хотите получать свежие статьи по вопросам карьеры, информацию о бесплатных событиях и акциях Центра, подпишитесь на нашу рассылку.
  • Вернуться к списку статей

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Перейти к основному содержанию Управление временем = оптимизация и успех в жизни

Работать по 12 часов в сутки – еще не значит все успевать. Скорее, наоборот.

 Первое и главное, что я усвоила в тайм-менеджменте и чему учу своих студентов, сотрудников, друзей и партнеров – понимать, что все успеть нельзя. Нужно выбирать.

Задача не в том, чтобы все и везде успевать, а в том, чтобы быть продуктивным и эффективным.

Из этого следует, что нужно:

  • Планировать именно и только то, что нужно сделать сегодня
  • Выполнять четко свой план, не отвлекаясь на то, что в него не попало

Жалобы на загруженность и перезагруженность я получаю постоянно, но на самом деле за много лет своей практики встретила очень мало людей, чьи жалобы соответствовали действительности. Разговоров больше, чем фактов. Поэтому лучше не бороться с перенагрузкой, а наоборот – бороться за то, чтобы время было действительно занято важными задачами.

Введите простое правило: не просто составлять списки задач на день, а оценивать каждую задачу по продолжительности и в конце суммировать все время. Это называется Тайм-калькуляция.

Необходимо стремиться к тому, чтобы сумма времени на выполнение рабочих задач не превышала 8 часов, а еще лучше – 7 часов. Давно доказано, что 8-ми часовой рабочий день – оптимален для того, чтобы быть продуктивным на постоянной основе, то есть ежедневно и продолжительно. Можно выкладываться и работать по 10-12 часов, но накопленная в результате усталость:

  • Обесценивает предыдущие результаты
  • Повышает риск совершения грубых ошибок

Почему лучше планировать дела на 7 часов? Потому что нужно обязательно оставлять время на возможный форс-мажор, который всегда был, есть и будет. Но множественные исследования доказывают, что в мире постоянно существует хаотичность, которая составляет всего 25% нашей реальности, при этом настоящего форс-мажора не бывает больше 20%.

Поэтому с самого утра лучше заложить в расписание 20% не занятого ничем времени.

Которое по итогу, скорее всего, и заполнится форс-мажорными задачами или встречами. Но время для него уже будет зарезервировано. Если же форс-мажор не случится – используйте его на выполнение стратегических задач, до которых обычно не доходят руки.

Итак, вы составили список задач на день и убедились, что сумма по времени составляет 6,5-7 часов. Теперь проверьте, учли ли вы следующие моменты:

1. Нужно отмечать регулярно повторяющиеся задачи, время на которые обычно не меняется и является стандартным. Например, ежедневная работа с почтой в сумме занимает не менее 1,5 часов. А на рабочую встречу бессмысленно выделять больше 50 минут, потому что, по моему опыту, после этого лимита эффективность резко снижается – участники начинают ходить вокруг да около.

2. Не забудьте про то, что вам иногда приходится делать перерывы в работе – это время тоже нужно учитывать. Например, я в свой список задач на день заношу работу (именно работу!) в социальных сетях. Сотрудники нашей компании тоже должны использовать социальные сети и планировать на них время.

Читайте также:  Как устроен бизнес по созданию дизайнерской одежды: опыт Карины Галстян

3.

Закладывайте время на сам процесс планирования, который, по данным статистики, экономит время на последующее выполнение. Например, у меня это занимает 15 минут в день – утром и вечером.

Если не провести тайм-калькуляцию:

  • Вы можете набрать себе задач на сумму времени, превышающую оптимальный лимит, из-за этого что-то не выполните, подведете себя и компанию и заслужите ярлык халтурщика
  • Или задач будет меньше, чем времени. А поскольку наше сознание не терпит пустоты, то выполнение этих задач станет затягиваться – вместо положенного часа задача растянется на два или даже три, что в свою очередь повлияет на сроки выполнения всех остальных задач и на других сотрудников. В результате вы можете стать причиной того, что компания не соответствует требованиям момента, станете упускать возможности и терять клиентов.

Планирование задач

1. Когда вы планируете время на задачу, необходимо закладывать максимальное время, за которое она может быть выполнена. Если вы выполняете эту задачу впервые и оценить ее не можете – посмотрите на все ваши остальные задачи и решите, сколько времени вы можете себе позволить выделить сегодня на новую задачу.

Например, если мне нужно написать статью, я предпочитаю написать ее за один подход. Поэтому я просто выделяю на нее 2-3 часа, в зависимости от размера.

Я не знаю, сколько на самом деле времени она может занять, поэтому и день для нее я выбираю такой, когда могу немного затянуть или могу потом, чуть позже, но в этот же день, ее дописать.

Уже по факту фиксирую, сколько времени ушло – так я учусь правильно оценивать свои задачи. В следующий раз у меня просо всплывает фактическая цифра из прошлого опыта.

2. Задачи друг на друга не лепите. Оставляйте между ними временные зазоры (помните про время на форс-мажор). Я рекомендую оставлять 15-30 минут между крупными задачами. С одной стороны, это дает некий люфт на случай, если задача затянется, а с другой – это время как раз на те важно-необходимые перерывы в работе, которые все равно приходится делать.

3.

Некоторые беспокоятся о приоритетах – как выбрать самое важное, с чего начать? На самом деле, слово «приоритет» означает «первый по времени», поэтому более приоритетной является та задача, которая идет первой. А время, на которое задача ставится в расписание, определяется условиями: это уже назначенная встреча/телефонный звонок или вы сами решили, что эту задачу удобнее это выполнять именно в это время.

Ориентируйтесь на то, когда лучше всего выполнять задачу. Ведь никто же не мучается вопросом, что сначала посадить: картошку или огурцы, потому что каждому овощу свое время.

Так же и с задачами – они привязаны к объективному времени, а не к субъективному мнению.

4. Необходимо учитывать время на дорогу, если на встречу нужно куда-то ехать.

5. Оставляйте время на обработку материалов после встреч или совещаний.

6. Обязательно занесите суммарное время на телефонные разговоры.

7. Чтобы не попасть под соблазн «выполнить все сегодня», начните планировать сразу на несколько дней вперед. Лучше на несколько недель. Тогда вы начнете выбирать наилучшее время и распределять задачи без спешки и испуга. Например, я планирую на 3 месяца вперед.

8. Лучше всего вести бумажный планировщик, чтобы списки и планы всегда были под рукой, чтобы вы не отвлекались на всплывающие «окна», не зависели от наличия интернета или заряда батареи. Чтобы можно было открыть свой ежедневник утром, за чашечкой кофе и спокойно просмотреть свой день и настроиться. На работу следует приходить готовым к работе, с планом и намерением.

Источник: интернет-портал Про Бизнес

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту Людмила Богуш

Работать по 12 часов в сутки – еще не значит все успевать. Скорее, наоборот. Как правильно составлять план и распределять свое время – своим опытом специально для «Про бизнес.» делится Людмила Богуш-Данд, учредитель тренинговой компании «Студия управления временем».

Работать по 12 часов в сутки – еще не значит все успевать. Скорее, наоборот. Первое и главное, что я усвоила в тайм-менеджменте и чему учу своих студентов, сотрудников, друзей и партнеров – понимать, что все успеть нельзя. Нужно выбирать.

Задача не в том, чтобы все и везде успевать, а в том, чтобы быть продуктивным и эффективным.

Из этого следует, что нужно:

  • Планировать именно и только то, что нужно сделать сегодня
  • Выполнять четко свой план, не отвлекаясь на то, что в него не попало

Жалобы на загруженность и перезагруженность я получаю постоянно, но на самом деле за много лет своей практики встретила очень мало людей, чьи жалобы соответствовали действительности. Разговоров больше, чем фактов. Поэтому лучше не бороться с перенагрузкой, а наоборот – бороться за то, чтобы время было действительно занято важными задачами.

Введите простое правило: не просто составлять списки задач на день, а оценивать каждую задачу по продолжительности и в конце суммировать все время. Это называется Тайм-калькуляция.

Необходимо стремиться к тому, чтобы сумма времени на выполнение рабочих задач не превышала 8 часов, а еще лучше – 7 часов. Давно доказано, что 8-ми часовой рабочий день – оптимален для того, чтобы быть продуктивным на постоянной основе, то есть ежедневно и продолжительно. Можно выкладываться и работать по 10-12 часов, но накопленная в результате усталость:

  • Обесценивает предыдущие результаты
  • Повышает риск совершения грубых ошибок

Почему лучше планировать дела на 7 часов? Потому что нужно обязательно оставлять время на возможный форс-мажор, который всегда был, есть и будет. Но множественные исследования доказывают, что в мире постоянно существует хаотичность, которая составляет всего 25% нашей реальности, при этом настоящего форс-мажора не бывает больше 20%.

Поэтому с самого утра лучше заложить в расписание 20% не занятого ничем времени.

Которое по итогу, скорее всего, и заполнится форс-мажорными задачами или встречами. Но время для него уже будет зарезервировано. Если же форс-мажор не случится – используйте его на выполнение стратегических задач, до которых обычно не доходят руки.

Итак, вы составили список задач на день и убедились, что сумма по времени составляет 6,5-7 часов. Теперь проверьте, учли ли вы следующие моменты:

1. Нужно отмечать регулярно повторяющиеся задачи, время на которые обычно не меняется и является стандартным. Например, ежедневная работа с почтой в сумме занимает не менее 1,5 часов. А на рабочую встречу бессмысленно выделять больше 50 минут, потому что, по моему опыту, после этого лимита эффективность резко снижается – участники начинают ходить вокруг да около.

2. Не забудьте про то, что вам иногда приходится делать перерывы в работе – это время тоже нужно учитывать. Например, я в свой список задач на день заношу работу (именно работу!) в социальных сетях. Сотрудники нашей компании тоже должны использовать социальные сети и планировать на них время.

3.

Закладывайте время на сам процесс планирования, который, по данным статистики, экономит время на последующее выполнение. Например, у меня это занимает 15 минут в день – утром и вечером.

Если не провести тайм-калькуляцию:

  • Вы можете набрать себе задач на сумму времени, превышающую оптимальный лимит, из-за этого что-то не выполните, подведете себя и компанию и заслужите ярлык халтурщика
  • Или задач будет меньше, чем времени. А поскольку наше сознание не терпит пустоты, то выполнение этих задач станет затягиваться – вместо положенного часа задача растянется на два или даже три, что в свою очередь повлияет на сроки выполнения всех остальных задач и на других сотрудников. В результате вы можете стать причиной того, что компания не соответствует требованиям момента, станете упускать возможности и терять клиентов.

Планирование задач

1. Когда вы планируете время на задачу, необходимо закладывать максимальное время, за которое она может быть выполнена. Если вы выполняете эту задачу впервые и оценить ее не можете – посмотрите на все ваши остальные задачи и решите, сколько времени вы можете себе позволить выделить сегодня на новую задачу.

Например, если мне нужно написать статью, я предпочитаю написать ее за один подход. Поэтому я просто выделяю на нее 2-3 часа, в зависимости от размера.

Я не знаю, сколько на самом деле времени она может занять, поэтому и день для нее я выбираю такой, когда могу немного затянуть или могу потом, чуть позже, но в этот же день, ее дописать.

Уже по факту фиксирую, сколько времени ушло – так я учусь правильно оценивать свои задачи. В следующий раз у меня просо всплывает фактическая цифра из прошлого опыта.

2. Задачи друг на друга не лепите. Оставляйте между ними временные зазоры (помните про время на форс-мажор). Я рекомендую оставлять 15-30 минут между крупными задачами. С одной стороны, это дает некий люфт на случай, если задача затянется, а с другой – это время как раз на те важно-необходимые перерывы в работе, которые все равно приходится делать.

3.

Некоторые беспокоятся о приоритетах – как выбрать самое важное, с чего начать? На самом деле, слово «приоритет» означает «первый по времени», поэтому более приоритетной является та задача, которая идет первой. А время, на которое задача ставится в расписание, определяется условиями: это уже назначенная встреча/телефонный звонок или вы сами решили, что эту задачу удобнее это выполнять именно в это время.

Ориентируйтесь на то, когда лучше всего выполнять задачу. Ведь никто же не мучается вопросом, что сначала посадить: картошку или огурцы, потому что каждому овощу свое время.

Так же и с задачами – они привязаны к объективному времени, а не к субъективному мнению.

4. Необходимо учитывать время на дорогу, если на встречу нужно куда-то ехать.

Читайте также:  Как добиться от разработчиков бренда, сайта и рекламной кампании попадания в цель: советы экспертов

5. Оставляйте время на обработку материалов после встреч или совещаний.

6. Обязательно занесите суммарное время на телефонные разговоры.

7. Чтобы не попасть под соблазн «выполнить все сегодня», начните планировать сразу на несколько дней вперед. Лучше на несколько недель. Тогда вы начнете выбирать наилучшее время и распределять задачи без спешки и испуга. Например, я планирую на 3 месяца вперед.

8. Лучше всего вести бумажный планировщик, чтобы списки и планы всегда были под рукой, чтобы вы не отвлекались на всплывающие «окна», не зависели от наличия интернета или заряда батареи. Чтобы можно было открыть свой ежедневник утром, за чашечкой кофе и спокойно просмотреть свой день и настроиться. На работу следует приходить готовым к работе, с планом и намерением.

Источник: интернет-портал Про Бизнес

Как все успевать за 7 часов – советы эксперта по тайм-менеджменту

Тайм-менеджмент: 21 совет как эффективно управлять своим временем

Многие наши современники стремятся к гипер-продуктивности.

Наверняка, вы знаете людей, которые снуют от задачи к задаче, постоянно проверяют электронную почту, что-то организовывают, куда-то звонят, выполняют поручения и т.д.

Люди, которые это делают, часто разделяют мнение, что «быть постоянно занятым» означает, что вы упорно трудитесь и становитесь все более успешным.

Такое убеждение может быть справедливо лишь до определенной степени, и оно часто приводит к бессмысленной «производительности», то есть к постоянной потребности что-то делать и к склонности тратить время на мелкие задачи. Но лучше применить другой подход.

Работать надо умнее, а не усерднее

Старая пословица гласит, что работать надо умнее, а не усерднее. Это утверждение следует брать за основу при подходе к работе любого рода.

  • Вместо роботизированного подхода к решению задач, необходимо задаться вопросом, что можно сделать более рационально или вовсе исключить из списка намеченных дел.
  • Эффективно управляя своим временем, вы не задаетесь вопросом, как можно выполнить больше задач за день, а стараетесь упростить и ускорить процесс, чтобы избежать перенапряжения.
  • Речь идет о высвобождении места в вашей жизни для отдыха и приятного времяпрепровождения.
  • В сутках действительно достаточное количество часов, чтобы заняться всем, чего бы вы хотели, но это время нужно выявить.

21 совет по управлению временем

Мы надеемся, что этот список из 21 совета подтолкнет вас в правильном направлении.

Помните о том, что есть бесчисленные фишки и уловки, чтобы эффективно планировать свое время. Мы находим эти советы полезными, хотя у вас может быть свое мнение по этому поводу.

Пусть этот список послужит катализатором, чтобы вы регулярно думали о том, как повысить результативность собственного труда.

1. Главное внимание главным вещам

Самые важные задачи выполняйте в первую очередь. Это золотое правило тайм-менеджмента. Ежедневно определяйте два-три задачи, которые находятся в приоритете и выполняйте их в первую очередь.

Как только вы их завершите, день уже можно считать успешным. Переходите к другим вещам или отложите остальное не следующий день, ведь самые важные дела вы уже совершили.

2. Научитесь говорить «нет»

Решение большого количества задач за ограниченное временя может научить вас жонглировать различными проектами и управлять своим временем. И это превосходно.

Но здесь легко можно увлечься и не рассчитать свои возможности. Ваша цель состоит в том, чтобы взвалить на себя лишь те обязательства, на которые вы точно знаете, что у вас есть время, и вы с ними справитесь.

3. Уделяйте сну, по крайней мере, 7-8 часов

Некоторые люди думают, что жертвовать сном это хороший способ увеличить производительность и высвободить пару дополнительных часов в сутках. Но это не тот случай.

Большинство из нас нуждаются в 7-8 часах сна, чтобы и тело, и разум функционировали оптимально. Вы это почувствуете, прислушайтесь к своему организму. Не стоит недооценивать значение сна.

4. Полностью сконцентрируйтесь на поставленной задаче

Закройте все остальные окна браузера. Положите телефон в беззвучном режиме вне поля зрения. Найдите себе тихое укромное место для работы или включите музыку, если она вам помогает (мне, например, иногда нравится слушать классическую музыку или звуки природы).

Сконцентрируйтесь на одной-единственной задаче, погрузитесь в нее. Ничто другое не должно существовать в этот момент.

5. Начните раньше

Почти все из нас страдают синдромом «откладывания на потом». Кажется, задача настолько простая, что вы всегда успеете ее выполнить и в конечном итоге затягиваете время.

Избавляйтесь от хронической прокрастинации, так как гораздо приятнее избежать перенапряжения, заранее выполнив запланированные дела. Это не так сложно, достаточно вашей твердой решимости.

6. Не отвлекайтесь на второстепенные детали

Мы часто затягиваем проекты, слишком долго зацикливаясь на мелких деталях. Это характерно для перфекционистов.

Но гораздо эффективнее продвигаться вперед, выполнить больший объем проекта, отбросив прежнее желание во что-то постоянно углубляться. Лучше поскорее все выполнить, а по завершении пересмотреть отдельные моменты.

7. Превращайте в привычку регулярные задачи

Если у вас есть регулярные обязанности, (например, написание статей для собственного блога и т.д.) вы можете их планировать и сделать своей привычкой. Делайте это ежедневно и не меняйте распорядка, тогда ваш мозг дисциплинируется и занятие превратится в привычку. Оно становится вполне естественным и приятным. Попробуйте!

8. Контролируйте количество времени, потраченное на ТВ / Интернет / игры

Время, проведенное в соцсетях, за играми или просмотром телевизора может и должно подвергаться контролю. Попробуйте определить для себя количество часов, проведенных за перечисленными занятиями. Как правило, они отвлекают вас гораздо больше, чем вы хотели бы.

9. Определяйте временной лимит для каждой задачи

Вместо того, чтобы просто сидеть над проектом с мыслью: «я просижу здесь, пока все не выполню», попробуйте перефразировать: «я поработаю над этим заданием три часа».

Ограниченность во время подтолкнет вас к сосредоточенности и большей эффективности, даже если немного позже вы вернетесь и доработаете.

10. Оставляйте временной зазор между задачами

Когда мы несемся от задачи к задаче, нам сложно оценивать свои действия и оставаться сосредоточенными и мотивированными.

Перерыв между делами может стать глотком свежего воздуха для нашего мозга. Вы можете недолго прогуляться, помедитировать или сделайте что-нибудь другое для умственной разгрузки.

11. Не думайте о тотальности списка ваших дел

Один из самых надежных способов сокрушить себя, это подумать о громадности списка дел. Сколько бы вы о нем ни думали, короче он не станет.

В конкретный момент времени необходимо сосредоточиться на одном деле. Это одна-единственная задача. Выполняйте все поэтапно. Сохраняйте спокойствие.

12. Физические упражнения и питание

Многочисленные исследования связывают производительность труда со здоровым образом жизни. Достаточное количество сна, физические упражнения и здоровое питание повышают уровень энергетического заряда, очищают разум и позволяют вам легче сосредоточиться.

13. Делайте меньше

«Делайте меньше» это еще один способ сказать «делайте то, что важнее всего». Такая тактика опять-таки подразумевает сосредоточение на наиболее значимых вещах.

Остановитесь, определите первостепенность задач и уделите им внимание. Выполните меньшее количество дел, но они должны быть приоритетными и иметь большую ценность, чем остальные.

14. Используйте выходные, но не переусердствуйте

Если поразмыслить, вы удивитесь, обнаружив насколько можно уменьшить нагрузку в течение недели, немного поработав в выходные дни. Всего лишь 2-4 часа в день. Ваш досуг почти не пострадает.

15. Систематизируйте процесс

Организованность сэкономит вам массу времени, и для этого вам не обязательно становиться самым организованным человеком в мире. Систематизировать свой труд совсем не сложно.

Создайте систему в регистрации документов. Убедитесь, что все элементы сохраняются соответствующим образом. Отпишитесь от ненужных рассылок и разгрузите свою электронную почту. Оптимизируйте, упорядочивайте и рационализируйте.

16. Заполняйте свободное время

Как правило, у каждого есть незаполненное время. Это часы, проведенные в залах ожидания, в магазинных очередях, в общественном транспорте, на эллиптических тренажерах и т.д.Найдите вещи, которые вы могли бы при этом делать. Чаще всего подойдет чтение, и не забывайте об аудиокнигах, которые можно слушать во время ожидания.

17. Изолируйтесь

Никаких отвлечений, никаких оправданий. Иногда единственный способ что-то сделать, это закрыться у себя в комнате. Изолированность многим помогает.

18. Придерживайтесь плана действий

Отчасти мы об этом упоминали, но не лишним будет повторить. Не отклоняйтесь от намеченного плана!

Решительно придерживайтесь запланированных дел, будьте профессионалом и идите до конца. Твердая воля и непоколебимость приведут вас к намеченной цели.

19. Связанные задачи выполняйте вместе

Допустим, что за выходные вам нужно сделать два задания по программированию, написать три эссе и снять два видео. Вместо того, чтобы браться за работу в спонтанном порядке, определите группы подобных задач и выполняйте их последовательно.

Различные задачи требуют различного типа мышления, поэтому имеет смысл позволить своему мозгу продолжить выполнять типовые задания, а не переключаться лишний раз на что-то иное.

20. Находите время для тишины

В современном мире слишком многие люди постоянно находятся в движении и не находят времени, чтобы просто остановиться. Тем не менее, практика тишины обладает удивительным эффектом. И действие, и бездействие должны играть ключевую роль в нашей жизни.

Состояние покоя и тишины уменьшает беспокойство и показывает, что нет никакой необходимости в постоянной спешке. Это также помогает сделать работу более приятной.

21. Исключайте несущественное

Косвенно мы уже касались этого аспекта, но это один из самых полезных советов, который вы можете для себя почерпнуть.

Наша жизнь перезаполнена. Когда мы определяем лишнее и избавляемся от него, то нам становимся ясно, что наиболее значимо и больше всего заслуживает нашего времени.

И последний совет (очень важный)

Отметим еще один совет. Если вы что-нибудь запомните из этого списка, то пусть это будет следующее:Целью всегда должно быть удовольствие. Работа может быть игрой.

Мы настолько погружены в занятость, что забываем наслаждаться тем, что делаем. Даже когда мы подходим к работе с умом, часто мы слишком сосредоточены на достижении цели.

Это никогда не должно быть на первом месте. Всегда спрашивайте себя: что я могу сделать, чтобы получить больше удовольствия от процесса?

Цель состоит в таком упорядочивании своих обязательств, чтобы ваша повседневная жизнь протекала в удовольствии, даже когда вы работаете.

Это может показаться несбыточной мечтой, но в современном мире это реальнее чем когда-либо. Будьте любознательны и открыты для новых возможностей. Познавайте себя.

С вами начнут происходить замечательные вещи. Мы желаем вам удачи и реализации этих советов!

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *