Как дебиторская задолженность возвращается на практике – рассказывает Ольга Мазалева

Как дебиторская задолженность возвращается на практике – рассказывает Ольга Мазалева

Дебиторская задолженность складывается из совокупности долгов в результате:

  • заключения договоров с предприятиями и (или) физическими лицами;
  • выдачи работникам подотчетных денег;
  • избыточно перечисленных налогов и сборов;
  • авансов, уплаченных в качестве предоплаты за продукцию, которая будет поставлена в дальнейшем.

Сама по себе дебиторская задолженность для организации – не хорошо и не плохо. Она возникает при нормальной хозяйственной деятельности компании вследствие заключения договоров, когда товар или услуга оплачивается не сразу.

Дебиторская задолженность – это часть оборотного актива предприятия. Может служить предметом взаимозачета или уступки.

Проблемы возникают при неэффективном взыскании дебиторской задолженности. Долг растёт, фирма не использует эти средства на свое развитие, выполнение обязательств перед бюджетом, работниками и контрагентами. В крайних случаях нарастание дебиторской задолженности не только снижает эффективность бизнеса, но может и полностью его разрушить.

Поэтому предприятию следует четко представлять систему управления задолженностью. И не допускать ситуации, когда сроки взыскания дебиторской задолженности пропускаются.

Система работы с долгами должна предусматривать не только действия по взысканию уже возникших долгов, но и меры, которые могут предупреждать появление задолженности:

  • тщательную проверку контрагентов;
  • хорошо проработанные договоры; систему напоминания контрагентам о своевременной оплате;
  • принятие в компании локальных актов по работе с долгами;
  • обучение сотрудников технологиям работы с дебиторкой;
  • своевременную передачу материалов на должников юристу компании или адвокату, чтобы начать взыскание дебиторской задолженности;
  • налаживание взаимодействия между представителем фирмы и судебными приставами.

Виды дебиторской задолженности

На практике задолженность можно подразделить на категории.

По длительности:

  • на краткосрочную (когда оплата наступит в течение года после срока отчета);
  • и долгосрочную (когда оплата ожидается по истечении года после срока отчета).

По перспективе погашения

  • на нормальную;
  • и просроченную (сомнительную и безнадежную).

Нормальная

Возникает, когда одной стороной договор уже исполнен (имущество поставлено; услуги оказаны), но дата оплаты еще впереди.

Просроченная

Возникает, когда дата оплаты наступила, а платеж не произведен.

Сомнительные и безнадежные долги

Понятие сомнительных и безнадежных долгов дано в Налоговом кодексе Российской Федерации (ст. 266). Основное различие – в возможности погашения. В первом случае вероятность взыскать долг не утрачена, во втором такая вероятность исключена.

  • Признаки сомнительной задолженности: исполнение по сделке контрагентом получено; срок оплаты уже пропущен; нет обеспечения долга залогом, поручительством или банковской гарантией.
  • В состоянии сомнительного долг числится, пока не истечет срок для предъявления иска.
  • По прошествии этого периода долг переходит в категорию безнадёжного (нереального) для взыскания.

Долг учитывается как нереальный, когда есть любой из признаков, установленных п. 2 ст. 266 НК РФ:

  1. Исковой срок истёк.
  2. Обязательство должника прекращено ввиду невозможности его исполнить (подтверждается актом государственного органа) или ликвидации. Сюда относятся случаи, когда дебитор прекратил свою деятельность в качестве юрлица.
  3. Судебный пристав вынес постановление о том, что взыскать долг невозможно (не установлено, где находится должник, нет сведений о его имуществе и деньгах).
  4. Гражданин признан банкротом и освобождён от исполнения требований кредиторов.

Чаще всего безнадёжный долг образуется при ликвидации фирмы-должника или с истечением срока исковой давности.

Нормальная

Просроченная

Возникает, когда одной стороной договор уже исполнен (имущество поставлено; услуги оказаны), но дата оплаты еще впереди.
Сомнительная Признаки Срок
Дата оплаты наступила, а платеж не произведен. Вероятность взыскать долг не утрачена. Исполнение по сделке контрагентом получено; обеспечения долга залогом, поручительством или банковской гарантией нет. До истечения срока для предъявления иска
Безнадежная Из сомнительной задолженность становится безнадёжной. Вероятность взыскания отсутствует. Причины:

  1. Исковой срок истёк.
  2. Обязательство должника прекращено ввиду невозможности его исполнить или ликвидации. Включая случаи, когда дебитор прекратил свою деятельность в качестве юрлица.
  3. Судебный пристав вынес постановление о том, что взыскать долг невозможно (нет сведений о местонахождении должника, его имуществе и деньгах).
  4. Гражданин признан банкротом.
Исковой срок истёк.

Способы взыскания дебиторской задолженности

Взыскатель располагает разнообразными способами защиты своих материальных интересов:

Способ взыскания Особенности Случаи применения
Внесудебный Не предполагает обращение в суд. Много вариантов для возврата долга. Когда ситуация не критическая и не утрачена возможность добровольно вернуть долг.
Досудебный Попытка получить долг без суда или перед обращением в суд в виде направления претензии. Необходим во многих случаях перед обращением в судебные органы.
Судебный Обращение в суд с иском о взыскании. Когда предъявление претензии не сработало.
Обращение в правоохранительные органы Подается заявление с просьбой возбудить уголовное дело. Используется при наличии признаков преступления. Чаще всего – мошенничества.
Обращение в коллекторскую фирму. Возможно как во внесудебном порядке (передача на аутсорсинг, продажа долга), так и после получения исполнительного листа. Целесообразно, если самостоятельное взыскание долга не представляется перспективным.

Внесудебный порядок

Если ситуация не критическая и есть основания полагаться на добровольное исполнение, взыскание дебиторского долга стоит начать во внесудебном порядке. Тем более, что в арсенале кредитора для этого имеются разные способы, чтобы получить долг.

Переговоры

Распространенный вариант – переговоры с должником о возврате денег. Чем привлекателен:

  • возможностью пойти на компромисс;
  • наличием вариантов для разрешения конфликта;
  • сохранением деловых отношений;
  • экономией времени и усилий;
  • сохранением репутации;
  • исключением лишних расходов и иных неприятных последствий, связанных с принудительным исполнением (аресты имущества, разного рода ограничения, уплата госпошлины и т. п.).

Когда дебитор не утратил способность погасить долг, а стороны в состоянии вести диалог, может сработать продление срока оплаты по договору или составление графика, по которому будут перечисляться платежи для погашения дебиторской задолженности.

После того, как стороны договорились о погашении долга, кредитору не следует расслабляться. Придется постоянно – до полного погашения долга, держать ситуацию под контролем, напоминать должнику о выполнении, систематически проводить сверки оставшейся задолженности. Только в этом случае можно быть уверенным, что обязательства дебитор выполнит.

Медиация

Это разрешение спора помощью третьего независимого лица, которому доверяют обе стороны — медиатора. Порядок урегулирования определен ФЗ «Об альтернативной процедуре урегулирования споров с участием посредника (процедуре медиации)».

Проводится по соглашению сторон. Может применяться как до обращения в суд, так и после подачи иска.

Новация и отступное

Закон позволяет погасить обязательство путем предоставления отступного в виде передачи другого имущества вместо установленного договором, или заключения соглашения о замене первоначального обязательства другим обязательством (новация).

Оба случая позволяют сторонам изменить ставшие невыполнимыми обязательства и преодолеть кризисную ситуацию с наименьшими потерями.

Исполнительная надпись нотариуса

Внесудебный порядок возврата денег возможен на основании исполнительной надписи нотариуса. Исполнительная надпись – эффективное средство, которое позволяет принудительно взыскать бесспорную задолженность минуя суд.

Минусы: подходит только для нотариально удостоверенных сделок и договоров, предусмотренных статьей 90 Основ о нотариате и Перечнем документов Утвержденных постановлением Правительства РФ от 1 июня 2012 г. N 543. Есть возможность оспаривания.

Взаимозачет

Взаимозачет дебиторской и кредиторской задолженностей делается при условии, что исковая давность себя не исчерпала, а у сторон есть взаимные долги.

Возможен по однородным требованиям при условии, что срок для исполнения обязательств уже наступил.

Уступка требования (продажа долга)

К внесудебному порядку возврата долга можно отнести и продажу долга – уступку требования. Может применяться, когда срочно необходимы деньги, но срок исполнения для контрагента еще не наступил, либо имеются подозрения, что долг погашен не будет.

Обращение к коллекторам

Коллекторы могут работать с проблемными долгами на основании доверенности от фирмы-кредитора и требовать погашения долгов доверителю; могут обращаться от его имени в суд, чтобы получить исполнительный документ и участвовать в принудительном исполнении.

Другой вариант заключается в продаже коллекторам долга (уступка). Этот подход означает, что компания получит какую-то часть долга, а решение всех вопросов, связанных со взысканием дебиторской задолженности перейдёт к коллекторам.

Обращение в правоохранительные органы

Применяется, если можно подозревать совершение преступления. Особенно подходит для ситуаций, когда фирма заключила договор, исполнять который не намеревалась изначально (мошенничество).

Иногда возбуждение уголовного дела само по себе стимулирует дебитора погасить долги. Плюсом является и возможность заявить гражданский иск в уголовном деле.

Применимо, в т.ч. когда срок для обращения с иском истек. Возбуждение уголовного дела и обвинительный приговор позволяют возместить причиненный ущерб и в случаях, когда срок для иска уже истёк.

Досудебный порядок

Означает письменное обращение кредитора к дебитору перед обращением в суд. В адрес компании-должника кредитор отправляет претензию.

Что должно быть в претензии:

  1. Основания возникновения долга (условия договора).
  2. Расчет долга, пеней, процентов.
  3. Требование вернуть долг к определенному сроку.
  4. Документы, подтверждающие претензию.
  5. Направить заказным письмом должнику.

В идеальном случае должник, получив претензию, расплачивается по долгам или делает попытку урегулировать спор иным способом, благоприятным для обеих сторон.

На практике досудебный порядок в качестве самостоятельной меры малоэффективен. Однако в случаях, когда это установлено законом или договором, является необходимым шагом для последующего обращения в суд.

Судебный порядок

Если внесудебный или досудебный способы возврата не привел к погашению задолженности, или очевидно, что в их применении нет смысла (должник уклоняется от переговоров), придётся обращаться в суд.

Судебный порядок предусматривает обращение компании в арбитражный суд, рассмотрение дела судьёй, принятие решения и его последующее принудительное исполнение.

Предполагаемому истцу рекомендуется ознакомиться с выпиской из ЕГРЮЛ на компанию-должника. Если общество ликвидировано, предъявить к нему претензий невозможно.

Взыскание по договору — экономический спор, который возник в процессе хозяйственной деятельности предприятий. Поэтому иск необходимо подавать в арбитражный суд того субъекта РФ, где зарегистрировано место нахождения ответчика. Если ответчиков несколько и находятся они в разных регионах, выбор арбитражного суда принадлежит истцу.

Другие варианты подсудности

При заключении договора стороны могут сами указать суд, в котором должен рассматриваться судебный спор. Соответственно, иск должен быть подан в суд, определенный договором.

Стороны вправе договориться о передаче спора в определенный суд и после заключения договора, но до того, как иск будет принят судом.

Эти правила действуют для споров, не отнесенных законом к исключительной подсудности.

Основные этапы судебного обжалования:

  • предъявление претензии;
  • составление и направление иска в суд;
  • участие в судебных разбирательствах;
  • получение решения и исполнительного листа;
  • принудительное взыскание.
Читайте также:  Что должно прозвучать для посетителей магазина или офиса, чтобы они совершили покупку?

Обращение в суд

Оформление и подача искового заявления в суд включает:

  1. Составление иска.
  2. Подготовку прилагаемых документов для подтверждения требований.
  3. Приложение претензии и подтверждения её отправки ответчику.
  4. Оплата государственной пошлины.
  5. Выдача доверенности — если иск предъявляется представителем.
  6. Отправление исковых материалов ответчику.
  7. Отправление исковых материалов в арбитражный суд с приложением уведомления (или другого документа) о вручении иска ответчику.

Судебное разбирательство завершается вынесением судебного решения. После вступления судебного постановления в законную силу суд выдаст исполнительный лист.

Как получить деньги по исполнительному документу

Принудительно исполнять решение можно как через службу судебных приставов, так и самостоятельно.

В первом случае в ОСП подаётся заявление о предъявлении исполнительного для исполнения с указанием счета, на который будут перечисляться взысканные суммы.

Второй случай – направление исполнительного листа сразу в банк. Для этого необходимо знать расчетный счет должника.

Если банковские реквизиты должника неизвестны

Это не препятствие. Можно отправить запрос в налоговую службу, предъявив решение суда и исполнительный лист. Узнав реквизиты счет, передать исполнительный в банк.

Особые случаи

Дебитор находится за границей

Исполнение решений в странах – участниках СНГ, трудности не представляет, поскольку есть международные соглашения о сотрудничестве и взаимопомощи. В рамках соглашений решения судов государств – членов СНГ, признаются и исполняются.

Затруднено взыскание дебиторской задолженности, когда место нахождения дебитора – государство, с которым у России нет международного договора (США, Германия и др.).

Решения российских судов не имеют юридической силы в других государствах.

Если предстоит исполнять решение суда в государстве, с которым Россия заключила международный договор о взаимопомощи, для исполнения судебного решения придется сначала обращаться в компетентный суд другого государства с заявлением о признании решения российского суда. Если иностранный суд признает решение, по нему будет выдан исполнительный лист и станут приниматься меры для взыскания.

Активы должника-резидента находятся за рубежом

Это разрешимая ситуация. Однако поиск активов за границей, взыскание долга за их счет — не рутинное мероприятие. Оно требует больших временных и материальных затрат. Поэтому целесообразно применять только к взысканию крупных долгов.

Банкротство

Не означает невозможность взыскания долга, хотя и сопряжено со сложностями. При банкротстве дебиторская задолженность взыскивается в соответствии с ФЗ «О несостоятельности (банкротстве)».

Кредитор должен обратиться в суд с требованием о включении его в реестр требований кредиторов. Если заявитель не будет единственным кредитором, долг в его пользу будет взыскиваться в порядке очереди, установленной названным выше законом.

Ликвидация

Многое будет зависеть от своевременности заявления кредитором требований. Требование должно быть направлено ликвидатору компании в течение двух месяцев с даты публикации о ликвидации в «Вестнике государственной регистрации.

Суды, Адвокат, Договоры Распечатать Связаться с адвокатом

Рекомендуем почитать

  • Как дебиторская задолженность возвращается на практике – рассказывает Ольга Мазалева

  • Как дебиторская задолженность возвращается на практике – рассказывает Ольга Мазалева

  • Как дебиторская задолженность возвращается на практике – рассказывает Ольга Мазалева

Секреты эффективной работы с дебиторской задолженностью

Как дебиторская задолженность возвращается на практике – рассказывает Ольга Мазалева

Дебиторская задолженность — неотъемлемая часть практически любого бизнеса в настоящее время. Методы отсроченных платежей практикуются все чаще.

Среди экспертов существует консенсусная точка зрения, что наличие дебиторской задолженности — это абсолютно нормальное явление.

Более того, если вовсе отказаться от работы с применением кредитования, бизнес может перестать развиваться, ведь таким образом отсекается существенная часть клиентской базы.

Иными словами, дебиторская задолженность — явление в наше время неизбежное, к ней нужно относиться спокойно и не пугаться ее.

Эксперты журнала «Босс» подготовили подборку приемов, которые помогут предпринимателю избежать ненужных проблем с возвратом долгов.

Многие бизнес-консультанты предлагают, по их мнению, простой и эффективный способ избежать проблем с «дебиторкой» — работать строго по предоплате.

С этим можно согласиться лишь отчасти. Как уже отмечалось выше, такой подход чреват потерей значительной части клиентов, простоями на работе, снижением репутации у контрагентов — словом, такими темпами недалеко и до закрытия бизнеса. Контрагенты могут не согласиться на предоплату даже в тех случаях, когда взамен им предлагают более выгодные условия сделки, скидку или прочие «бонусы».

А значит, успех в предпринимательстве сегодня зависит не от умения руководства и менеджеров по продажам избежать увеличения дебиторской задолженности, но от способности сотрудников компании эффективно с ней работать и способствовать тому, что вчерашние долги превращаются в поступления на счета компании.

Первая рекомендация может показаться весьма банальной, однако не сказать о ней нельзя — слишком уж много предпринимателей пренебрегают ею.

Необходимо проверять каждого контрагента на предмет его платежеспособности с целью оценки финансовых рисков, возникающих при работе с ним.

Сейчас любому предпринимателю доступна масса способов узнать финансовые показатели компании, с которой он вступает в деловые отношения — для этого существует множество интернет-сервисов.

Наконец, нельзя пренебрегать и сложившейся в деловых кругах репутацией.

Зачастую информация о недобросовестных контрагентах может дойти до предпринимателя раньше, чем сами контрагенты появятся с предложением о сотрудничестве.

Второй момент. Документы — наше все!

Каждый этап взаимодействия с контрагентом должен быть оформлен «на бумаге».

Ни в коем случае нельзя пренебрегать юридической стороной сотрудничества. Необходимо не только досконально продумать сроки погашения платежей, но и юридически оформить санкции, которые ожидают контрагента в случае нарушения условий сотрудничества.

Не лишним будет прописать в договоре конкретные суммы неустоек, которые он обязуется выплатить в случае просрочки платежей. Недобросовестного контрагента столь детальный подход с высокой степенью вероятности отпугнет, а вот надежного — вовсе не испугает, что абсолютно закономерно и логично.

Третий момент: не стоит медлить с продажей долгов контрагента, если надежд на возврат долгов практически не осталось.

Безусловно, далеко не все контрагенты отказываются платить по счетам из-за злого умысла или расчета. Никто не застрахован от кризиса или банкротства, в том числе и давно существующие и солидные компании. Вот только ваш бизнес от этого может пострадать не меньше. А значит, нужно заранее продумать способы снижения подобных рисков.

Если контрагент начинает банкротство или столкнулся с финансовыми трудностями, которые, по всей видимости, могут стать для него непреодолимыми, то следует поторопиться с заключением договора цессии, согласно которому права на задолженность переходят другому юридическому лицу.

Четвертая рекомендация — предприниматель должен считать деньги и анализировать экономическую ситуацию.

Речь в данном случае идет о необходимости грамотно продумывать кредитные лимиты для контрагентов.

Так, если кругом кризис, финансово-экономическая ситуация неустойчива, а число банкротств постоянно увеличивается, то пора задуматься о снижении числа товаров и услуг, продаваемых в кредит. Словом, требуется взвешенный и разумный подход.

Наконец, должна быть детально продумана и работа с дебиторской задолженностью и в рамках самой компании.

В современных условиях вполне разумно нанять в штат сотрудников, на которых будет возложена ответственность непосредственно за работу с дебиторской задолженностью.

Следует помнить, что необходимо всегда «держать руку на пульсе» — быть в постоянном контакте с должниками, напоминать о возможных санкциях (предусмотрительно прописанных в заключенном ранее договоре), предлагать способы мирного разрешения возникшей ситуации. Величину дебиторской задолженности предприниматель должен постоянно контролировать лично.

Следование данным простым рекомендациям повышает эффективность работы с дебиторкой в разы. Более того, грамотно спланированный комплекс мер по управлению ею может спасти бизнес даже в тяжелые кризисные времена.

Организация работы с дебиторской задолженностью — регламент и план

Увеличение дебиторской задолженности снижает финансовую устойчивость компании.

Нехватка оборотных средств не только приводит к зависимости от внешних источников финансирования, но и негативно сказывается на платежеспособности, рентабельности, продуктивности бизнеса в целом.

Эффективная работа с дебиторской задолженностью обеспечивает финансовую стабильность и способствует динамичному развитию. Давайте разберемся, как правильно организовать работу с задолженностью на предприятии.

Причины возникновения

Возникновение дебиторской задолженности в бизнесе – это не отклонение, а скорее норма. Важно держать ее объем на приемлемом уровне. Задача руководства компании – разобраться в причинах возникновения, разработать мероприятия по борьбе с дебиторской задолженностью и обеспечить контроль их выполнения.

Среди основных причин возникновения можно выделить следующие:

  • контрагент сознательно не оплачивает долг, направляя средства на другие, более приоритетные цели;
  • у покупателя нет денег, чтобы рассчитаться с вами;
  • вы столкнулись с недобросовестным партнером;
  • ваши работники не предприняли соответствующие меры для своевременного возврата долга;
  • контрагент сознательно уклоняется от расчетов, кредитуя за счет вас свой бизнес.

Многие компании провоцируют долги сознательно, особенно в условиях финансового кризиса. Ограниченность в финансовых ресурсах заставляет их затягивать с платежами.

Рост долгов перед вами рано или поздно скажется на эффективности бизнеса. Поэтому важно разобраться в причинах возникновения дебиторской задолженности, разработать методы борьбы с нею и минимизации рисков ее возникновения в будущем.

Этапы работы с дебиторской задолженностью

Работу по возврату дебиторской задолженности можно условно разделить на несколько этапов:

  1. Разработка политики работы с контрагентами (предоставления кредитов, отсрочки платежа), проверка и анализ контрагентов.
  2. Разработка шаблонов договоров, проработка деталей, определения основных условий и т. д.
  3. Осуществление контроля над своевременностью выполнения обязательств дебиторами.
  4. Работа с дебиторами, нарушившими сроки оплаты, направленная на возврат долгов, снижение рисков их возникновения (увеличения).
  5. Активные действия по взысканию задолженности в судебном порядке или продажа долга.
  6. Списание безнадежной дебиторской задолженности.

Работа с долгами должна проводиться комплексно. На каждом из этапов используются свои методы, которые предприятие выбирает самостоятельно.

Методы борьбы с дебиторской задолженностью

Система работы с дебиторской задолженностью разрабатывается каждой компанией самостоятельно, зависит от специфики бизнеса, масштабов убытков, наличия ресурсов и других факторов.

Работа с дебиторами должна проводиться на постоянной основе. Необходимо проводить анализ величины задолженности, ее структуры, оценивать платежеспособность клиента и выбирать оптимальные методы работы с должниками, которые принесут результат.

Телефонные звонки, отправка писем

Звонить контрагенту необходимо не только тогда, когда он просрочил платеж. Хороший результат дает профилактика.

Напомните партнеру, что через несколько дней наступает дата, когда нужно рассчитаться за товары или услуги. Во многих случаях напоминание о близком сроке платежа работает.

Если же платеж просрочен, телефонный звонок – это самый простой метод «давления» на должника. Важно правильно наладить процесс:

  • организовать автоматический обзвон (СМС-рассылку);
  • обучить персонал методам работы с должниками по телефону;
  • обеспечить контроль эффективности звонков;
  • привлекать к обзвону сотрудников колл-центров сторонних компаний в формате аутсорсинга.

Если должник не идет на контакт или уклоняется от расчетов, необходимо переходить к более действенным методам. Первый шаг – это рассылка писем.

Рекомендуется наладить автоматическую рассылку писем параллельно с телефонными звонками. Вначале рассылаются письма с напоминанием о сроках платежа, в случае просрочки – с требованием оплатить долг.

Для работы с должниками должен быть разработан шаблон письма-напоминания и письма-требования.

Письма с напоминанием о сроках платежа можно высылать на электронную почту. Строгие письма-требования рекомендуется отправлять с уведомлением о получении. Если дело дойдет до судебного разбирательства, они будут свидетельствовать о том, что вы пытались выйти на контакт с клиентом и разрешить вопрос.

Переговоры

Сознательные контрагенты, у которых возникли временные финансовые трудности, обычно идут на контакт и пытаются договориться об отсрочки платежа.

Соглашаться на это или нет, зависит от конкретной ситуации. Переговоры – это один из этапов работы с дебиторской задолженностью и провести их нужно.

Важно перед их проведением подготовиться – собрать данные о должнике и разработать стратегию ведения переговоров.

Ведение переговоров – целая наука. Часто их проведение является крайней мерой, когда сроки стали критичными и превысили 90 дней.

Если речь идет о крупной сумме, целесообразно к ведению переговоров привлекать руководителей высшего звена, которые не только владеют техниками переговоров, но и уполномочены принимать соответствующие решения.

Можно привлекать целую команду специалистов (например, юристов, финансовых аналитиков и т. д.).

Если в ходе переговоров достигнуты какие-либо договоренности, это обязательно должно быть зафиксировано и отражено в соответствующих документах. 

Привлечение сторонних специалистов по взысканию

Если у компании нет достаточных ресурсов для борьбы с дебиторской задолженностью, она может привлекать для этих целей сторонних специалистов в формате аутсорсинга. Этот подход позволяет эффективно работать с должниками, оптимизировать расходы и не отвлекать персонал компании от решения основных производственных задач.

Такой формат работы имеет ряд преимуществ:

  • экономия времени и средств на работу с должниками;
  • не нужно обучать персонал;
  • с дебиторами работают профессионалы, имеющие соответствующую подготовку и опыт;
  • нет необходимости увеличивать штат.

Аутсорсинг для борьбы с проблемной задолженностью используется не только малым и средним бизнесом, которому сложно организовать эффективную систему работы, но и крупным бизнесом, который стремиться оптимизировать свою деятельность и рационально использовать ресурсы.

Продажа долга

В некоторых случаях выгоднее продать задолженность, чем тратить время и средства на ее возврат. Законом разрешена переуступка прав требования денежных средств или других активов третьему лицу. Продажа позволяет сразу получить деньги, пусть и меньшую сумму (за вычетом дисконта). Такой шаг целесообразен, если компания остро нуждается в деньгах или задолженность признана безнадежной.

Обращение в суд

Взыскание долга через суд – крайняя мера. Обычно на нее идут, если работа с дебитором не дала желаемого результата. Это касается долгов, просрочка по которым превысила 90 дней.

Предварительно компания высылает письмо-претензию, в котором требует выполнять обязательства до указанного срока.

В нем указываются требования к должнику, сумма претензии, доказательства, подтверждающие обстоятельства, реквизиты для уплаты долга.

Направление такой претензии является формой досудебного урегулирования спора. Если вы не получили ответ, можно готовить документы для передачи в суд. Подготовка искового заявления должна выполняться профессиональным юристом, чтобы исключить риск проиграть дело. Если в штате такового нет, рекомендуется привлекать адвокатов извне или обращаться в юридическую контору.

Ответственные за дебиторскую задолженность компании

Управления рисками позволяет не допустить бесконтрольный рост задолженности, эффективно планировать деятельность и обеспечить финансовую стабильность. Управление дебиторской задолженностью подразумевает разработку мероприятий, направленных на недопущение возникновения задолженности и снижения ее объема.

В условиях современного бизнеса свою эффективность доказала система ответственности и мотивации сотрудников. Практика показала, что заинтересованность персонала в оперативном получении платежей позволяет существенно сократить объемы дебиторской задолженности.

Внедрение такой системы на предприятии подразумевает:

  • определение ответственных за проведение контроля дебиторской задолженности;
  • разработку должностных инструкций для персонала;
  • разработку показателей оценки для определения эффективности работы с дебиторской задолженностью;
  • разработку и внедрение системы мотивации;
  • разработку механизма предотвращения ошибок и мошенничества со стороны ответственных лиц.

В штат может быть введена отдельная единица или отдел, отвечающий за работу с должниками. Если речь идет о небольшой компании, которая не может себе этого позволить, ответственность за данное направление работы возлагается на бухгалтеров, сотрудников юридического отдела, линейных руководителей.

Непосредственно к работе с дебиторами привлекаются и рядовые сотрудники. Как правило, это работники отделов продаж, которые непосредственно контактируют с покупателями.

Важный момент – разработка системы мотивации, которая учитывает взаимосвязь между объемом, качеством задолженности и вознаграждением персонала. Должна быть предусмотрена и система наказания.

Но наказание должно применяться исключительно к сотрудникам, которые показывают низкую эффективность. Нельзя наказывать сотрудников за ситуацию, на которую они не в силах повлиять.

Профилактика возникновения

Лучший метод борьбы с долгами – профилактика их возникновения. Профилактические мероприятия должны проводиться беспрерывно. Их цель – предотвращение финансовых рисков.

Для поддержания уровня дебиторской задолженности на приемлемом уровне необходимо:

  • проверять репутацию партнеров;
  • внедрить кредитный рейтинг контрагентов;
  • документально оформлять договоренности;
  • собирать контактные данные клиентов для эффективной коммуникации;
  • регулярно проводить мониторинг платежей и контроль исполнения обязательств;
  • заранее напоминать контрагентам о сроке оплаты.

Рост дебиторской задолженности и ухудшение ее качества приводит к снижению платежеспособности предприятия.

Дефицит оборотных средств влечет за собой увеличение кредиторской задолженности, как следствие – снижение рентабельности, иногда ведет к сокращению объемов производства и даже банкротству.

Эффективная работа, направленная на уменьшение задолженности должна проводиться постоянно, включать в себя не только работу с должниками, но и профилактические мероприятия. Используйте эти инструменты комплексно, это позволит обеспечить финансовую стабильность и процветание вашего бизнеса.

Что такое дебиторская задолженность

Дебиторская задолженность — все, что должны предприятию другие компании, государство или клиенты-физлица. Каждый такой должник называется дебитором.

Дебиторская задолженность, например, появляется, когда компания продала товар, но деньги не получила. Тогда долг покупателя за товар — это дебиторская задолженность. Бывает и наоборот: если фирма перечислила предоплату, а товар не поставили.

Переплата налогов или заем сотруднику тоже приводят к дебиторской задолженности.

Сергей Антонов

никому ничего не должен

Если дебиторская задолженность — это то, что должны компании, то кредиторская — наоборот, когда та сама задолжала контрагенту. Еще к кредиторской задолженности относятся и кредиты.

Дебиторская задолженность

Кредиторская задолженность

Переплата по налогам

Неоплаченная пеня по налогам из-за просрочки

Предоплата поставщику за товар

Долг перед поставщиком за отгруженный товар

Заем работнику на покупку жилья

Остаток задолженности по кредиту перед банком

Дебиторская задолженность появляется в тот момент, когда две стороны одного договора не могут выполнить обязательства одновременно.

Например, сначала одна компания отгружает товар, а другая только потом платит за него. Из-за этого разрыва и появляется задолженность: у одного контрагента — дебиторская, у другого — кредиторская.

Такой долг может существовать несколько часов, а может зависнуть на годы.

Для продавца было бы идеально, если бы все покупатели вносили предоплату, но на практике такого не бывает. Поэтому клиентам дают отсрочку платежа. Это выгодно участникам сделки: покупатель может, например, перепродать дороже еще не оплаченный товар, а продавец наращивает рынок сбыта. Чем больше у компании клиентов, тем быстрее растет дебиторская задолженность.

Как вести бизнес без штрафовЗарабатывать больше и не нарушать закон. Раз в месяц — в нашей рассылке для предпринимателей

Дебиторскую задолженность можно классифицировать по нескольким признакам.

По срокам погашения — на долгосрочную и краткосрочную. Краткосрочная — долг, погашаемый в течение года с момента заключения договора. Например, если оплата за отгруженные материалы должна поступить через два месяца. Долгосрочная — со сроком погашения больше года. Например, заем для сотрудника.

По срокам погашения обязательств — на нормальную или просроченную. Срочная, или нормальная, — когда еще не пришло время гасить долг.

Например, компания поставила клиенту товар, но по договору тот может заплатить в течение 10 дней. Спустя неделю его задолженность еще считается нормальной.

Просроченная задолженность появляется, когда указанные в договоре сроки вышли. Например, тот же покупатель не оплатил товар даже спустя месяц.

По основаниям возникновения — в зависимости от того, кто должен компании:

  1. Покупатели — например, по договорам поставки.
  2. Поставщики — от которых не получили товар, хотя перевели предоплату.
  3. Государство — например, когда компания переплатила по налогам.
  4. Работники — например, если компания выдала им заем.
  5. Учредители — если, например, не оплатили свою долю в уставном капитале компании.

По вероятности погашения — на сомнительную и безнадежную. Сомнительная не обеспечена залогом, поручительством или банковской гарантией. Безнадежная — с истекшим сроком исковой давности. Если компания-должник ликвидирована или у приставов не получается взыскать деньги, то долг тоже считают безнадежным. А еще, когда должника исключили из ЕГРЮЛ по инициативе налоговой.

Когда появляется безнадежная дебиторская задолженность, компания недополучает прибыль и остается без оборотных средств.

Если таких долгов становится много, предприятие не может закупать сырье, производить продукцию, платить зарплаты и налоги — это чревато не только убытками, но и банкротством.

Поэтому задача менеджеров — возвращать долги, а в идеале — предотвращать подобные ситуации. Такая работа называется управлением дебиторской задолженностью.

Вот какие методы можно использовать для управления дебиторской задолженностью:

  1. Инвентаризировать долги — это помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Компания может провести инвентаризацию задолженности в любое время по своей инициативе, но есть случаи, когда ее надо проводить обязательно — например, если обнаружена кража на предприятии или собственники решили ликвидировать организацию. Кроме того, инвентаризацию проводят перед оформлением годового отчета. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом, а по ее итогам бухгалтерия составляет специальную справку.
  2. Определить даты погашения долгов и напомнить о них контрагентам. В этом случае бухгалтерия сверяет задолженность с датами, указанными в договорах, проверяет отгрузки, а также рассылает письма партнерам с напоминанием о дате оплаты.
  3. Оценить трудозатраты для взыскания долга. Возможно, стоимость работы по взысканию не сопоставима с суммой долга — оплата юристов и судебные издержки будут больше, чем деньги, которые удастся вернуть. Поэтому можно установить минимум, ради которого стоит организовывать работу по взысканию, и контролировать только ту задолженность, что выше этой суммы.
  4. Проверить платежеспособность должника. Возможно, уже идет стадия банкротства, и надо срочно делать все, чтобы попасть в реестр кредиторов. В картотеке арбитражных дел можно посмотреть, не подан ли иск о банкротстве контрагента. Посмотреть, не находится  ли он уже в какой-либо стадии банкротства — в Едином федеральном реестре сведений о фактах деятельности юрлиц. Проверить, не находится ли должник в стадии ликвидации или реорганизации, можно в сервисе ФНС «Прозрачный бизнес».

Чтобы партнеры платили в сроки, сотрудники компании проверяют дебиторов еще до того, как заключить сделку, а также составляют договоры так, чтобы клиенту было невыгодно становиться должником. Например, прописывают штрафы за просрочку платежа.

Кроме того, компания должна контролировать объем просроченной дебиторской задолженности и выставлять претензии недобросовестным клиентам. Управление дебиторской задолженностью подразумевает и взыскание долгов со злостных неплательщиков через суд.

Процесс управления дебиторской задолженностью делят на четыре этапа:

  1. Планирование, во время которого руководство компании определяет политику работы с дебиторской задолженностью в компании и регламент работы.
  2. Координация сотрудников разных подразделений, которые будут проверять потенциальных контрагентов, оценивать задолженность и контактировать с дебиторами.
  3. Мотивация сотрудников, которые занимаются управлением дебиторской задолженностью.
  4. Контроль над тем, как идет вся эта работа.

Сотрудники компании ведут учет долгов, периодически отчитываясь перед руководством, изучают причины произошедшего, возвращают уже имеющиеся долги и делают так, чтобы не копились новые.

Инвентаризация помогает обнаружить сомнительную и безнадежную дебиторскую задолженность. Инвентаризацию расчетов с дебиторами, покупателями и поставщиками оформляют специальным актом.

По результатам инвентаризации бухгалтерия составляет справку, которая касается расчетов с дебиторами. В ней указывают данные должника, сумму долга и причину возникновения. Сюда же прилагают документы, которые подтверждают наличие долга, а также доказательства, что компания пыталась взыскать долг. Например, претенциозные письма.

Если задолженность признают безнадежной, то бухгалтерия может ее списать.

Дебиторскую задолженность рассчитывают не только когда надо организовать процесс управления ей, но и составляя бухгалтерский баланс.

Универсальной формулы для расчета дебиторской задолженности нет, в каждой компании это делают по-разному, так как структура дебиторской задолженности может отличаться.

Чтобы рассчитать задолженность, надо собрать информацию по всем счетам бухучета, где она числится, проанализировать суммы долга, количество дебиторов, сроки погашения. После этого бухгалтерия сверяет суммы с контрагентами, а также выявляет сомнительные долги.

Оборачиваемость дебиторской задолженности — это отношение выручки компании от реализации товаров или услуг к средней дебиторской задолженности.

Коэффициент оборачиваемости показывает, сколько раз за год компания получила от контрагентов сумму, которая равна среднему остатку дебиторской задолженности.

Среднюю дебиторскую задолженность считают так: сумму долгов контрагентов на начало года складывают с долгами на конец года и делят на два.

Коэффициент оборачиваемости = (Продажи в кредит или Выручка) / (Средняя дебиторская задолженность)

Долг начинают взыскивать с досудебной претензии: компания направляет контрагенту письмом претензию, требуя вернуть долг. Если должник это уведомление игнорирует или отказывается возвращать долг, необходимо обращаться в суд.

Если долг меньше 400 тысяч, то кредитор может сразу подать заявление о выдаче судебного приказа. Если больше — исковое заявление о взыскании дебиторской задолженности в арбитражный суд. К иску прикладывают копию претензии, ответ на нее (если имеется), а также документы, которые подтверждают долг — акты, счета и т. д.

Если суд удовлетворит требования, то в арбитраже выдадут исполнительный лист, по которому долг будут взыскивать судебные приставы.

Кредитор имеет право взыскать долг и в рамках банкротного дела. Если компанию внесут в реестр кредиторов, то она может рассчитывать на выплату долга из денег, которые выручат от продажи имущества.

В этом правиле могут быть исключения. Например, по договорам транспортной экспедиции требования можно заявлять в суд в течение одного года.

Дата начала течения срока исковой давности может быть разной в зависимости от обстоятельств и условий договора:

  1. Если в договоре указан срок платежа, то срок давности считают с даты, которая следует за последним днем выплаты по договору.
  2. Если в договоре нет срока платежа — компания-кредитор может установить конкретную дату выплаты долга, а срок давности начнется после этой даты.
  3. Если в договоре нет срока платежа, а кредитор направил требование погасить долг — срок давности начинается с момента, когда выставили требование.

Срок исковой давности может приостановиться:

  • если в последние шесть месяцев срока давности кредитор не смог обратиться в суд из-за обстоятельства непреодолимой силы — например, стихийного бедствия; или если одна из сторон находится в вооруженных силах, которые перевели на военное положение;
  • если стороны пытаются договориться без участия суда — например, при помощи посредника.

Если срок давности по какой-то из этих причин приостанавливали, а потом возобновили, но до даты истечения осталось меньше шести месяцев, то срок давности увеличивается до полугода.

Если срок давности истек, то кредитор должен списать дебиторскую задолженность.

Срок погашения дебиторской задолженности — это математический показатель, который показывает финансовую устойчивость компании.

Его рассчитывают, когда нужно оценить, например, ликвидность компании, или темпы прироста дебиторской задолженности.

Срок погашения показывает средний период, который проходит от поставки товара покупателю до погашения дебиторской задолженности. Показатель рассчитывают по специальной формуле:

Срок погашения = Длительность периода × (Долг дебитора / Выручка от продаж)

Срок погашения и длительность периода считают в днях, а дебиторский долг и выручку — в рублях.

Срок погашения показывает среднее число рабочих дней, которые нужны компании, чтобы взыскать дебиторскую задолженность. Чем ниже результат, тем быстрее дебиторская задолженность превращается в реальные деньги. Высокий срок погашения свидетельствует о том, что у компании трудности со взысканием долгов.

Дебиторская задолженность с истекшим сроком исковой давности, а также долги, нереальные для взыскания, списываются. Сделать это можно только на основании инвентаризации, письменного обоснования и приказа руководителя компании. «Нереальность взыскания» определяет кредитор, руководствуясь собственными соображениями.

Доказать, что долг погасить нельзя, можно выпиской из ЕГРЮЛ о ликвидации дебитора, решением суда об отказе в удовлетворении требований кредитора или актом судебного пристава, где говорится, что долг взыскать невозможно.

Чтобы нормальная задолженность не превратилась в просроченную, компания должна контролировать процесс платежей контрагентов: проверять надежность контрагентов; разрабатывать систему предоплаты за товар для каждого клиента индивидуально; прописывать в договоре пени и штрафы за просрочку оплаты; контролировать все расчеты с контрагентами; взыскивать долги сразу после первых дней просрочки — рассылать претензии, а после обращаться в суд.

Если есть подозрения, что покупатель превратится в должника, компания может застраховать дебиторскую задолженность. Это практикуют при сотрудничестве с организациями, которые приобретают товар в рассрочку или под реализацию. Страхует долг страховая компания.

Перед тем как заключить договор страхования, кредитор должен предоставить страховщику реестр старения дебиторской задолженности, список клиентов, покупающих товар в рассрочку, и другую информацию о компании-кредиторе.

Существует два распространенных вида такого страхования.

Страхование по полису — на каждую отгрузку с отсрочкой платежа выписывается полис, где указывают дату отгрузки, номер накладной, сумму долга и кредитный лимит. Выплаты производят по заявлению кредитора в пределах лимита.

Генеральная схема не предусматривает полис на каждую сделку. Продавец и страхователь заключают одно общее соглашение, которое касается всех покупателей, работающих по системе рассрочки.

Страхование дебиторской задолженности дает возможность переложить работу по проверке покупателя на страховую компанию. В договор включают сделки только с действительно рискованными клиентами. Фактически страховщик выполняет роль службы безопасности для продавца.

Но часто страховые компании стараются составить договор так, чтобы страхователю было тяжело получить выплату.

Поэтому надо внимательно читать договор — какие страховые случаи в нем перечислены, какие лимиты ответственности прописаны, какие документы надо предоставить, чтобы получить выплату и т. д.

Переуступку можно оформить как трехсторонний договор, возмездную или безвозмездную цессию. При этом если речь идет о недвижимости, то цессию обязательно надо регистрировать в Росреестре.

  1. Продавец отгружает товар, но выставляет счет не покупателю, а факторинговой компании.
  2. Факторинговая компания оплачивает продавцу основную часть суммы — например, 90%.
  3. Покупатель проверяет товар, и если все в порядке, то факторинговая компания перечисляет продавцу оставшиеся деньги.
  4. Через оговоренное в договоре время покупатель перечисляет деньги факторинговой компании, фактически получая отсрочку платежа.

Банк или факторинговая компания дают возможность продавцу сразу получить деньги, а покупателю заплатить потом — например, после перепродажи товара. При этом, в случае чего, взыскивать долг будет уже не продавец, а факторинговая компания.

Дебиторская задолженность: что это такое и как ее контролировать

Дебиторская задолженность классифицируется:

  • по срокам погашения (краткосрочная — платежи ожидаются в течение 12 месяцев после отчетной даты; долгосрочная — платежи ожидаются более чем через 12 месяцев после отчетной даты);
  • по степени возможности взыскания (текущая — задолженность в пределах тех сроков оплаты, которые установлены договором; сомнительная — срок погашения уже нарушен, но предприятие уверено, что средства будут получены; безнадежная — долги нереальные для взыскания).  

В зависимости от масштабов деятельности компании могут устанавливать свои собственные классификации дебиторской задолженности.

Как не допустить появления сомнительных и безнадежных долгов

Существует несколько способов предотвращения появления плохих долгов или их минимизации.

1. Предоплата

Если есть риск возникновения проблем с покупателем, лучше заключить с ним договор на условиях предоплаты. Причем предоплата в этом случае должна быть 100 %. Тогда у вас, как у поставщика, не возникнет проблем с долгами. 

2. Обеспечение в виде залога, поручительства, банковской гарантии

3. Встречная задолженность (кредиторская)

Когда есть встречная задолженность, можно относительно спокойно отгружать продукцию без предоплаты, без обеспечения и прочих подстраховочных вариантов. Если есть кредиторская задолженность и возникает дебиторская задолженность, всегда возможно перекрыть их путем взаимозачета.  

4. Аккредитив

Это довольно экзотический вариант, хотя и незаслуженно забытый.

Аккредитив — одна из форм безналичных расчетов, смысл которой  заключается в следующем: когда обе стороны договора (допустим, на осуществление поставок) не доверяют друг другу (то есть поставщик не доверяет покупателю, так как боится, что он его не оплатит, а покупатель боится делать предоплату, потому что не уверен, что поставщик отгрузит товар), проблему может решить третья независимая сторона в лице банка (банк-эмитент).

В этом случае банк открывает аккредитив: часть денежных средств расчетного счета покупателя переводятся на специальный счет в этом банке, и покупатель в течение определенного срока не имеет права распоряжаться этими деньгами. Затем банк сообщает поставщику о том, что деньги для него «зарезервированы» на отдельном счете и эти деньги ему будут перечислены, как только он представит документы, подтверждающие отгрузку.

К сожалению, эта услуга не пользуется особой популярностью. Вероятно, потому, что она недешевая. Но с точки зрения финансовой и гражданско-правовой это хороший вариант для предотвращения накопления долгов.

6 методов внутреннего контроля дебиторской задолженности

Сразу нужно сказать, что универсальных методов контроля дебиторской задолженности не существует. Все очень специфично, и многое зависит от деятельности предприятия, его масштаба, сумм, которые проходят, клиентов, рынка, на котором предприятие работает. Приходится учитывать слишком много факторов. Тем не менее можно ориентироваться на несколько важных критериев.  

1. Плановый уровень дебиторской задолженности

Максимально допустимый размер дебиторской задолженности определяется расчетным путем. Он выражается в абсолютных величинах и / или в процентах по отношению к выручке.

Речь идет о сумме долгов, которую предприятие может себе позволить без серьезного ущерба для финансово-хозяйственной деятельности. Размер этот лучше устанавливать в твердой сумме, то есть в рублях. Дополнительно можно установить и в проценте от выручки.

2. Условия предоставления отсрочки платежа (кредита) клиентам

У компании может быть принят какой-то конкретный срок — 15 или 30 дней, например. Но один срок не может быть универсальным для всех, с кем она работает.   

Если речь идет о ключевом или постоянном клиенте, то для него срок может быть длиннее. Ведь он, как правило, делает большие заказы и регулярно выполняет свои обязательства. 

Если появляется новый клиент, в котором компания пока еще не уверена, то срок имеет смысл пересмотреть в сторону уменьшения. Проблемному клиенту срок нужно устанавливать либо минимальный, либо вообще настаивать на предоплате.

3. Мотивация сотрудников

Желательно разработать систему, при которой заработная плата сотрудника будет зависеть от срока дебиторской задолженности.

4. Процедура предоставления отсрочки платежа клиентам

Большую роль в принятии решения о предоставлении клиенту кредита играет собранная о нем информация.

Можно начать с анализа информации из открытых источников и той информации, которая запрашивается у покупателей. Как давно они работают на рынке? С кем из их контрагентов можно связаться, чтобы получить отзывы? Насколько аккуратно они рассчитываются? Много ценной  для анализа информации можно извлечь из сайта компании.  

Лучше всего лично посетить офис покупателя. Это позволит сформировать представление о том, насколько рискованно будет работать с ним.

В данном случае важно учитывать наличие имущества, за счет которого возможно погашение задолженности, размер и динамику кредиторской задолженности, потенциальные финансовые трудности и проблемы с платежеспособностью.

6. Распределение ответственности за управление дебиторской задолженностью между коммерческой, финансовой и юридической службами

Все зависит от масштабов предприятия, но даже на малом предприятии имеет смысл определить, кто и за что отвечает в работе с дебиторской задолженностью, как распределяется ответственность.  

С точки зрения логики коммерческий отдел должен отвечать за предоставление отсрочки платежа, осуществлять контроль над текущей дебиторской задолженностью.

Участок работы юридического отдела — сомнительная и безнадежная дебиторская задолженность (личные встречи, переговоры, переписка, претензии, исковое заявление).

К бухгалтерии относятся учет, контроль над оформлением и списание дебиторской задолженности.

 

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *