Из этой статьи вы узнаете:

• Какими преимуществами обладает автоматизированный бизнес
• С чего начать автоматизацию
• Какие бизнес-процессы нужно автоматизировать
• Какую систему автоматизации выбрать
• Сколько будут стоить ее услуги

Сегодня практически во всех производственных сферах осуществляется автоматизация бизнес-процессов для сокращения числа операций, выполняемых вручную.

Такое решение владельцев бизнеса является вполне обоснованным, так как главное предназначение автоматизации не только в увеличении скорости обработки, но и в координации бизнес-процессов.

О том, как автоматизировать бизнес, мы и расскажем в нашей статье.

Какими преимуществами обладает автоматизированный бизнес

Автоматизация бизнеса — это установление специализированной информационной системы или программы, способной осуществлять контроль привычных производственных задач или операций. Автоматизированные бизнес-процессы нацелены на повышение эффективности управления и производительности труда за счет освобождения определенных производственных ресурсов (финансовых и трудовых).

Как правило, автоматизируются два направления бизнес-процессов: основное и поддерживающее.

Например, основной процесс вашей компании — управление продажами или работа с клиентами. Значит, вам необходимо провести автоматизацию, чтобы повысить объемы продаж и, следовательно, увеличить прибыль компании.

К поддерживающим бизнес-процессам относятся делопроизводство, бухучет и отчетность. Они не способны кардинально повысить прибыль, но с помощью автоматизации вы сможете сократить трудозатраты на решение повседневных задач.

Задачи автоматизации бизнеса:

• обеспечение поддержки оперативной деятельности компании;
• систематизация учета и организация эффективного контроля деятельности;
• подготовка документации для осуществления партнерской деятельности (в том числе бизнес-предложения, накладные, акты сверок и т. д.);
• оперативное предоставление отчетов о состоянии дел на предприятии за определенный промежуток времени;
• оптимизация трудозатрат и расходов на выплату заработной платы путем сокращения объема «ручной» работы;
• снижение значимости «субъективного отношения» к серьезным бизнес-процессам;
• обеспечение информационной безопасности;
• повышение качества работы с клиентами.

Как правило, автоматизированные бизнес-процессы оказывают благоприятное воздействие не только на процесс управления, но и на качество выпускаемой продукции.

Положительные стороны автоматизации в этом плане:

• высокая скорость обработки информации и решения рутинных задач;
• доступно использование высоких технологий, повышается прозрачность процессов;
• действия сотрудников становятся более согласованными, повышается качество работы;
• возможен контроль большого информационного объема;
• снижение количества неверных действий и рост качества управления;
• возможно решение нескольких задач одновременно;
• оперативность действий в стандартных ситуациях.

Для руководителя компании автоматизированная система тоже достаточно удобна, так как к нему может поступать больший объем информации (например, подробные отчеты аналитиков), благодаря чему учитываются все показатели работы, что, соответственно, повышает эффективность управления.

К примеру, в течение первого полугодия использования программного обеспечения возможно улучшение следующих показателей:

• На 40 % повышается точность планирования.
• На 50 % — эффективность деятельности предприятия.
• На 80 % сокращается время работы руководителя.

Как автоматизировать бизнес-процессы и с чего начать

Многие руководители компаний задумываются над тем, как автоматизировать бизнес. В большинстве случаев они начинают с автоматизации повседневных производственных процессов, требующих немалых трудозатрат или операций, имеющих серьезное влияние на общую прибыль предприятия (например, бухгалтерия, документооборот, складской учет и т. д.).

Большинство российских компаний автоматизирует маркетинговое и информационное направления, впрочем, как и управление качеством. Это экономический кризис оказал свое влияние на приоритетность автоматизируемых бизнес-процессов.

Как автоматизировать бизнес сегодня? В текущем сезоне наиболее популярны:

1. Облачные технологии. Данный метод используют компании, у которых нет своего сервера. В силу своей невысокой стоимости облачные технологии наиболее востребованы представителями малого бизнеса.
2. Маркетинговые инструменты. Для этого используют CRM и BI-систему, настраивают работу контекстной рекламы.
3. Технологии взаимодействия между машинами. Набирает популярность M2M (Machine-to-Machine). Данные технологии нацелены на сведение до минимума человеческого участия в сложных бизнес-процессах и в работе оборудования, так как человеческий фактор нередко препятствует объективной оценке ситуации и правильной реакции на нее.
4. Инструменты Big Data предназначены для работы с большим объемом информации, например для бизнес-аналитики. Учитывая, что для обработки крупномасштабных данных необходимо дорогое специализированное оборудование, такие инструменты используются лишь в крупных компаниях.
5. Обработка данных в режиме real-time. Чтобы бизнес-операции могли проводиться синхронно, системы автоматизации постепенно будут переходить на работу в режиме реального времени.

Любую программу или виджет можно связать с CRM. При этом вы можете как обойтись своими силами, так и прибегнуть к помощи профессионалов. Далее мы расскажем о том, как автоматизировать бизнес, используя предложения российских специалистов.

Телефония

Автоматизируя бизнес-процессы: как упорядочить хаос?

Автоматизация бизнес-процессов порой представляется руководителю волшебной палочкой. Только как автоматизировать бизнес-процессы наилучшим образом? Чтобы работа спорилась, бумаги не терялись, регламент помогал, команда действовала, как отлаженный механизм?

В статье разберем нюансы построения и автоматизации бизнес-процессов, рассмотрим, как избежать ошибок, каковы цели и задачи автоматизации бизнес-процессов и с чего начать. Если Вы задумываетесь об улучшении бизнес-процессов и, возможно, о внедрении электронной системы управления ими, внимательно прочтите статью. И берите на карандаш!

Прежде, чем говорить о том, какие возможности открывает автоматизация бизнес-процессов, давайте подумаем, с какими трудностями Вы сталкиваетесь сейчас.

Три нехороших «кита», на которых держится хаос в бизнесе, универсальны. Скорее всего, Вы с ними тоже знакомы:

• Регулярные ошибки. Петров сделал опечатку, Сидоров завизировал непроверенный документ, Васечкина отправила счет с неправильными реквизитами. Подобные ошибки приносят временные и финансовые потери, дергающийся глаз и работу по ночам.
• Простои. Документ на согласовании неделю, потом вторую, работа стоит. Ключевой сотрудник в отпуске или уволился, не передав дела.
• Общая неразбериха. Куда делась нужная бумага? Почему секретарь в кипе листов не заметил срочный документ? Куда бежать специалисту при обращении клиента, если нужный человек отсутствует? Эта путаница и беготня по коридорам с пачками бумаг раздражают и уж точно не способствуют продуктивной работе.

Еще 10 лет назад моделирование бизнес-процессов большинству компаний казалось трудом дорогим, долгим и потому излишним. Некоторые думают так и сейчас, начитавшись страшных историй о незаконченных проектах и потраченных миллионах, а то и сами подойдя к автоматизации не с того бока.

Но оказалось, что компании, работающие над автоматизацией бизнес-процессов, быстрее растут, лучше преодолевают кризисные времена и обходят конкурентов. В таких компаниях сотрудники чувствуют себя комфортнее, что создает правильную рабочую атмосферу в команде.

Примерами могут послужить истории Toyota, Amazon, McDonalds, а также — наших клиентов, чьи отзывы об автоматизации бизнес-процессов можно почитать.

Сегодня умение строить бизнес-процессы и знание, как их автоматизировать, становятся важным конкурентным преимуществом.

Бизнес-процессы: что автоматизируем, товарищи?

Иногда менеджмент компании, занятый стратегическими вопросами, пребывает в заблуждении: у нас все отлажено.

Но если Петров знает, что в случае возникновения задачи по маркетингу нужно обратиться к Ивановой, это не бизнес-процесс.

А вот конкретная карта действий, универсальным образом описывающая шаги, которые проходят сотрудники для достижения конкретного результата, это уже на бизнес-процесс похоже.

Схема действий, чтобы называть ее бизнес-процессом, должна учитывать три фактора:

1. Устойчивость описанных связей: учтены множественность выбора действий, переходы, условия.
2. Регламентирование действий по ходу процесса: звонки, письма, вложения, обращения, визирования.
3. Логическое завершение: конкретная досягаемая цель.

Четко смоделированный бизнес-процесс позволит и видеть результат, и контролировать работу на всех этапах, чтобы предотвратить потери и ошибки «на низком старте».

В зависимости от возникновения «тонких мест» бизнес-процесс меняют, корректируют его этапы, смотрят, какие звенья слабы. Если же у Вас возникают трудности с разработкой алгоритмов, мы готовы оказать Вам помощь. Ведь разработка бизнес-процессов — это подготовка к проекту их автоматизации.

Здорово ли сердце вашего бизнеса?

Обратитесь сегодня и получите индивидуальное предложение Бизнес-процессы — сердце компании. Как узнать, в форме ли ваш бизнес? Обратитесь к нам и узнайте, как получить максимум от бизнес-процессов и раскрыть полный потенциал вашей компании.

Основная цель разработки бизнес-процессов — это волшебное превращение хаотично сплетенных цепочек внутрифирменных взаимодействий в упорядоченные, согласованные и понятные алгоритмы. Да будет порядок в работе, офисе, в головах сотрудников и в умах руководителей!

Ури, где кнопка? Цели автоматизации бизнес-процессов

Теперь вопрос: как всем этим управлять? Это ж нужен целый штат сотрудников — держать руку на пульсе и внимательно следить за «тонкими местами», «слабыми звеньями» и исполнением всего, что должно исполняться!

Четверть компаний по такому пути и идет, разворачивая отделы качества, расширяя управленческий и секретарский состав.

Но гораздо полезнее задаться вопросом, как автоматизировать бизнес-процессы и перенести функцию контроля над ними в одно пространство.

Такая система управления бизнес-процессами будет и конструктором, и механизмом мониторинга, и контролером, подающим сигналы, когда что-то идет не по плану. Но чтобы «волшебная кнопка» заработала, все-таки придется потрудиться.

Конечно, цели автоматизации бизнес-процессов заключаются не только в удобном способе контроля. В итоге использование автоматизированной системы управления бизнес-процессами поможет:

• Упорядочить регулярные задачи.
• Минимизировать человеческий фактор.
• Четко разделить зоны ответственности внутри процессов.
• Держать под контролем все детали процесса.
• Включить в схему взаимодействия клиентов.
• Создать единую ИТ-инфраструктуру с различными правами доступа.
• Экономить время, свое и сотрудниковю.
• В итоге — экономить средства на управлении компанией.

Как видите, цели автоматизации бизнес-процессов во многом совпадают и с вашими!

Управление бизнес-процессами — система одной компании

Чтобы было еще понятнее, разберем конкретные функции системы управления бизнес-процессами — «1С:Документооборот 8» — на примерах.

1. Настройка прав доступа не дает специалисту Петрову провернуть сделку напрямую, лишив компанию доли прибыли. Еще Петров не может скачать клиентскую базу компании и начать маленькую, но гордую предпринимательскую деятельность.
2. Секретарь Бантикова знает, сколько документов пришло и ушло, сколько на согласовании у начальника, сколько поступило писем клиентов. Благодаря системе Бантикова в курсе, по каким документам сроки горят или уже сгорели. Начальник Бантиковой тоже в курсе.
3. Руководитель филиала Береговский знает, на каком этапе работа с каждым клиентом. С кем в ближайшую неделю будет заключен договор, а с кем работа застопорилась и по каким причинам.
4. Руководитель проекта Сидорова оперативно видит этапы сложного согласования с использованием условий маршрутизации, с резолюциями занятых в процессе лиц и контрагентов.
5. Менеджер Утюжкин заключает типовой договор. Для этого он в несколько кликов соединяет данные контрагента с шаблоном договора. За 3–4 секунды Утюжкин получает договор, текст которого уже проверен и согласован, и даже подпись стоит (если настроена функция электронной подписи).
6. Архивариус Семируков не переживает, что с бумажными документами случится хаос. Все документы он заносит в систему, знает, где какой лежит, какой номер для договора следующий, от какого клиента какая бумага когда пришла или придет.
7. Руководитель Рулькин, работая с системой документооборота, удобно и быстро рассчитывает план проекта, движется по нему вместе с командой и контролирует сроки реализации. Рулькин знает, что происходит в каждом проекте компании.
8. Бухгалтеру Канарейкиной не нужно требовать от коллег закрывающих документов. Ведь Канарейкина работает в программе «1С:Бухгалтерия», которая обменивается данными с системой «1С:Документооборот» (кстати, как и другие типовые программы линейки «1С:Предприятие 8»). А туда коллеги информацию давно занесли. А если бы не занесли, то им об этом давно напомнили бы секретарь Бантикова, руководитель Рулькин и менеджер Утюжкин, заинтересованные в данной процедуре.
9. Кстати, менеджер Утюжкин, выезжая на переговоры, не таскает с собой тяжелый ноутбук, а обходится планшетом или даже смартфоном. Ведь у него настроен доступ к нужной информации с мобильных устройств.

Наглядно мы увидели, чем автоматизированный бизнес-процесс отличается от «сверстанного на коленке». Остается понять, как же прийти к такому уровню автоматизации.

Секретный ингредиент: как автоматизировать бизнес-процессы без потерь

Наверняка Вы слышали истории о компании N, которая внедрила у себя суперсистему, повозилась с ней и, плюнув, вернулась к Excel. Так случается, когда компания сталкивается с непредвиденными сложностями.

То сотрудники саботируют непривычный способ работы. То устоявшиеся процессы никак не поддаются регламентации. То бюджет внедрения выходит за рамки желаемого.

То сама система тяжела и непонятна, а нужно чтобы «вот тут была кнопка, я ее нажимаю, и все работает».

Руководители часто забывают правило: первый этап, из которых строится автоматизация бизнес-процессов, — задачи. У системы управления документооборотом огромный функционал, способный удовлетворить требования самого прихотливого бизнеса. Но ведь для начала эти требования нужно предъявить.

Наши исследования подтверждают: 70 % трудностей у бизнеса возникает как раз на этапе фиксирования требований и результатов. Поэтому мы оказываем первичные консультации, а также предлагаем услугу предпроектного исследования. Этот этап помогает:

• выявить «тонкие места» в компании,
• определить, какие цели стоят перед системой автоматизации,
• понять, подойдет ли компании типовой функционал или нужно вносить изменения,
• выяснить, какой набор функций будет для бизнеса оптимален,
• определить, какие процессы автоматизировать в первую очередь, а что можно и отложить. Например, участки, тормозящие работу всей компании, нужно ставить в приоритет, даже если работа по ним предстоит не самая простая.

Грамотное фиксирование требований к системе и результатов — это секретный ингредиент успеха проекта автоматизации. Иногда на этом этапе становится понятно, что с бизнес-процессами беда. Тогда нужно их доработать или построить с нуля.

Определившись с задачами, которые стоят перед автоматизацией бизнес-процессов, переходим к формированию проектной команды и к реализации проекта.

Хотите узнать, каких результатов сможет достичь конкретно Ваш бизнес? Обращайтесь к нам для бесплатной консультации — расскажем!

Автоматизация бизнес процессов компании: определение, история

Автоматизация бизнес-процессов позволяет повысить производительность труда, сократить затраты на него. Главное — выполнять работы по автоматизации правильно, иначе в лучшем случае они не принесут нужного эффекта, а в худшем — приведут к финансовым потерям.

Бизнес-процесс: определение, примеры

Бизнес-процесс (БП) представляет собой совокупность последовательных операций, в результате которых производится и сбывается продукт (создаётся и предоставляется услуга), а бизнес функционирует. Проще говоря, БП — это все действия и взаимодействия сотрудников, благодаря которым компания работает.

Рассмотрим на примерах.

В сфере оптовых продаж

Представьте менеджера по продажам, работающего в компании, где БП не автоматизированы. Он должен: встретиться с клиентом, обсудить возможность сотрудничества, вернуться в офис, подготовить коммерческое предложение, затем привезти его клиенту, а после повторного обсуждения составить договор.

Сложность в том, что переговоры обычно ведутся сразу с несколькими заказчиками, к тому же есть рутинная работа. Следовательно, на каждом из этапов менеджер может забыть нечто важное (включить нужный пункт в структуру коммерческого предложения, вовремя перезвонить человеку).

Всё это влияет на результат работы.

Другое дело если внедрена программа автоматизации бизнес-процессов компании. Тогда работа осуществляется удалённо, каждый этап отмечается в карточке клиента, а о срочных задачах система уведомляет автоматически.

В области маркетинга

Без автоматизации БП компании вынуждены заказывать билборды, нанимать промоутеров, делать обзвон по холодной базе, массовые рассылки по приобретённой базе адресов и т. д. Ожидается, что всё это способствует увеличению заказов, хотя точно сказать, какие именно действия спровоцировали рост выручки, сложно.

Благодаря автоматизации маркетинга можно настроить показ рекламных сообщений для целевой аудитории (для потребителей, ищущих этот товар или услугу и готовых сделать покупку), подготовить уникальные предложения для разных клиентов благодаря сегментации рынка, проверить эффективность объявлений по каждому каналу продвижения.

В бухгалтерии

Бухгалтеру вручную приходится считать заработную плату персонала, налоги, отпускные, больничные, а если это общепит, то ещё и себестоимость, стоимость блюд и т. д. При этом всю документацию нужно содержать в порядке, вовремя подавая отчётность. С одной стороны, это занимает массу времени, с другой — нередко доставляет хлопоты (даже одна ошибка существенно влияет на результат).

Другое дело — внедрение программы автоматизации бизнес-процессов. Благодаря ей достаточно просто ввести нужные цифры, и система выполнит расчёты автоматически.

Виды бизнес-процессов

Непосредственно перед автоматизацией нужно классифицировать бизнес-процессы. Они бывают:

• основными — это БП, направленные на производство продукции или оказание услуг, реализацию и другие операции, которые приносят предприятию прибыль;
• вспомогательными — это те, без которых не могут выполняться основные БП: бухучёт, документооборот;
• управленческими — они охватывают функции управления всей компанией и каждым отдельным БП, сводятся к стратегическому и оперативному планированию, деловой оценке персонала, мотивации и т. д.;
• развивающими — направлены на совершенствование продукции или услуг, технологий производства, повышение квалификации сотрудников и т. д.

Есть и другие классификации, согласно которым выделяются обеспечивающие БП (имеется в виду финансовое, инженерно-техническое обеспечение, обеспечение кадрами), сопутствующие. Последние косвенно влияют на производство товара. Так, для предприятий это будет ремонт оборудования, на котором производится продукция.

Автоматизировать можно любые бизнес-процессы при условии, что это принесёт положительный результат. То есть производительность труда после автоматизации увеличится, а качество продукции не пострадает.

Методы описания БП

После классификации важно описать выбранные бизнес-процессы. Для этого используют два основных метода:

• функциональный, или вертикальный — он сводится к обозначению иерархических связей и их последовательностей, даёт ответ на вопрос: «Что надо делать?»
• процессный, или горизонтальный — описывает иерархические связи, последовательность, взаимосвязи, инструментарий, материалы для выполнения, даёт ответ на вопрос: «Как надо делать?»

Интересно, что правильное описание нередко способствует и совершенствованию бизнес-процессов. Наглядная демонстрация позволяет понять, где их можно оптимизировать.

Как описать бизнес-процесс правильно

БП могут описывать в виде:

• текста — в этом случае шаги прописываются по пунктам, формируя инструкцию, регламент (правда, информации получается очень много, а акцент на иерархии, взаимосвязях не делается, что усложняет восприятие документа);
• таблицы — в этом случае выделяется несколько параметров: начало БП, вход процесса, описание шага, результат и т. д. (то есть данные лучше структурируются);
• схемы — на ней отображаются блоки, показывающие иерархические связи, их едовательность, взаимосвязи.

Поскольку информация в виде блок-схемы максимально структурирована, она легче и быстрее воспринимается. Следовательно, способ считается одним из самых эффективных.

Автоматизация бизнес-процессов: определение, история

Автоматизация бизнес-процессов — это передача рутинных задач сотрудников автоматизированным системам. Те могут принимать заказы, производить расчёты, формировать и выставлять счета и т. д., тем самым облегчая работу персонала, сокращая затраты на неё.

Впервые термин «автоматизация» использовали Ф. Тейлор и Г. Гант в начале ХХ века по отношению к производству, а позже — и к понятию «бизнес-процесс», когда оно стало больше изучаться. В 80-х гг.

появилась новая концепция БП, стали разрабатываться и новые устройства. Сначала это были печатные машинки, затем — копировально-множительные аппараты, персональные компьютеры.

С появлением интернета стали создаваться системы автоматизации бизнес-процессов предприятий.

Цели автоматизации БП

Грамотная автоматизация позволяет:

• сэкономить время — для этого рутинные, но важные задачи перекладываются на автоматизированную систему (это может быть распределение задач или ведение подсчётов);
• исключить ошибки вследствие человеческого фактора (например, при оформлении накладных в компании по доставке товаров принимать заказы проще, если населённые пункты и почтовые отделения уже внесены в систему; тогда менеджер может просто выбирать нужное, а не писать самостоятельно, надеясь, что он всё правильно расслышал);
• улучшить бизнес-процессы или выполнить отдельные из них вместо сотрудника (так, обзвон клиентов или участников каких-то конференций нередко доверяют роботу; это особенно выручает, если в базе несколько сотен телефонных номеров);
• увеличить выручку — благодаря автоматизации удаётся обслужить больше клиентов (например, при оформлении заказа в интернет-магазине система сама может отправить счёт клиенту, а когда тот будет оплачен, уведомление менеджеру; таким образом, нагрузка на последнего снижается, а прибыль — растёт).

К слову, в результате автоматизации бизнес-процессов высвобождаются ресурсы. При этом руководитель получает больше данных для анализа и эффективнее управляет компанией. Наконец, появляется возможность масштабировать бизнес — расширить производство или открыть филиалы и наладить эффективное управление каждым из них.

Инструменты автоматизации

Как правильно автоматизировать бизнес-процессы: особенности и нюансы работы

Автоматизация бизнеса – это внедрение в работу отделов таких программ и устройств, которые бы оптимизировали трудовые ресурсы. Благодаря программам можно снять с работников большую часть рутинной работы, чтобы они могли сосредоточиться на выполнении своих прямых обязанностей. В результате продуктивность работы вырастет, что положительно скажется на всем предприятии. 

Автоматизировать необходимо любой бизнес, даже если это начинающий частный предприниматель, который только ищет первых клиентов. Вот ради каких целей следует внедрять полезные программы и сервисы:

• экономия. Вложившись в программное обеспечение, компания получает либо рост выручки, либо сокращения издержек, что в любом случае ведет к повышению прибыли. Например, автоматизация в отделе продаж снимет с менеджеров рутинные задачи, что позволит им за тот же период времени обработать больше лидов. И как следствие – расширить базу клиентов и повысить доход. Автоматизация бывает убыточной, но для этого нужно потратить деньги на ПО, а потом просто его не использовать;
• упорядочивание, ускорение бизнес-процессов. Прежде чем внедрять ПО, потребуется разделить каждый бизнес-процесс на несколько операций, упорядочить их, а затем для каждого назначить ответственное лицо. Это делает работу понятнее, прозрачнее. В итоге человеческий фактор в работе минимизируется, ведь все сотрудники работают в соответствии с четким регламентом;
• бизнес в целом становится прозрачнее. Все работники одного отдела работают по единым стандартам. Данные о работе хранятся в одной информационной системе. Это помогает избежать конфликтов между коллегами, сотрудниками смежных отделов. Руководитель отдела видит реальные успехи своих подчиненных. А сами подчиненные качественнее выполняют свои обязанности – обслуживают клиентов, производят продукцию и т. д.

Но у автоматизации есть некоторые минусы. Во-первых, это затраты – не только финансовые, но и трудовые. Программу необходимо купить, внедрить, настроить, а затем обучить работников ею пользоваться.

Во-вторых, внедрение программы приводит к потере гибкости процессов. Теперь процессы завязаны на работе машин, алгоритма, то есть становятся стандартными.

Если возникнет более нестандартная задача, придется решать ее вручную. 

Что можно автоматизировать

В работе фирмы невозможно автоматизировать все, ведь некоторые процесс отличаются высоким уровнем социальности. Однако все остальное, что не требует от работников вовлеченности, можно упростить с помощью программ и сервисов. 

Все процессы в бизнесе можно разделить на три группы:

• управляющие;
• операционные;
• поддерживающие.

Управляющие процессы – это те, которые включены в стратегический менеджмент. Чтобы их упростить, можно внедрить аналитические системы, которые позволят руководителю иметь под рукой любые данные о своей фирме.

Благодаря наличию расширенной аналитики руководителю будет проще принимать стратегически важные решения и планировать проекты. Для управления проектами тоже можно использовать специальные сервисы.

Эти программы позволят распределять между работниками задачи, назначать ответственных лиц, ставить дедлайны, а затем контролировать выполнение. 

Операционные процессы – это основная деятельность компании. Их автоматизация особенно важна, ведь именно рутинная повседневная работа составляет 80 % деятельности фирмы. Поэтому необходимо внедрить специальные программы в каждый отдел, в зависимости от его задач, и одну универсальную. Так данные из всех отделов будут объединены в единую систему.

Поддерживающие бизнес-процессы – те, которые обеспечивают бесперебойность работы. Это бухгалтерский учет, логистика, системное администрирование. 

Есть другая классификация процессов, открытых для автоматизации. Процессы бывают большие, которые затрагивают несколько работников, повторяющиеся, влияющие на другие процессы, рутинные. Также можно отдельно выделить группу процессов, которые имеют четкий дедлайн.

Семь правил автоматизации

Если необходимо автоматизировать какие-либо бизнес-процессы, делайте это правильно, раздробив автоматизацию на этапы.

Правило № 1

Поставьте конкретную цель. Только при наличии цели можно правильно определить, какую именно программу, сервис, приложение внедрять и как потом измерить эффективность. Вот основные цели автоматизации:

• повышение производительности труда;
• сокращение количества ошибок, которые допускают работники;
• повышение точности вычислений, которые проводятся при производстве;
• оптимизация рутинной работы, выполнение нескольких задач одновременно;
• сокращение издержек;
• улучшение качества обслуживания.

Правило № 2

Перед покупкой или разработкой ПО необходимо досконально изучить бизнес-процесс и разделить его на мелкие составляющие. Далее мелкие подпроцессы нужно упростить. Чем проще они будут, тем больше времени останется на выполнение крупных процессов. Только после этого можно автоматизировать выявленные процессы.

Правило № 3

Работать необходимо через техническое задание. Есть два способа найти подходящее ПО. Можно обратиться к разработчику программы, чтобы он для конкретной компании создал версию этой программы.

В этом случае ему необходимо ТЗ, чтобы понимать, как должны выглядеть бизнес-процессы в итоге. Второй способ – привлечь штатного программиста-разработчика, чтобы он с нуля создал подходящее ПО. Но ему тоже потребуется четкое задание от руководства.

Наличие ТЗ – это гарантия того, что в итоге ПО будет работать так, как нужно руководителю.

Правило № 4

Следующее правило автоматизации – перед выбором ПО сравнивать несколько вариантов и оценивать их по таким критериям:

• возможность настройки под нужды компании;
• возможность быстро изменить настройки, прекратить использовать, если потребуется;
• удобство и простота использования всеми сотрудниками, независимо от уровня их квалификации;
• возможность интегрировать с другими системами;
• наличие техподдержки.

Только после этого можно приступать к внедрению выбранной системы. 

Правило № 5

Если решено обращаться к сторонним специалистам, необходимо знать правила их подбора. Вот на что стоит обратить внимание:

• наличие опыта в той же сфере, в которой работает компания;
• наличие узкой специализации. Например, некоторые специалисты работают только с какой-то одной программой;
• готовность заключить договор об оказании услуг, чтобы в будущем можно было опираться на четкие условия сотрудничества.

Правило № 6

Самый важный момент в автоматизации – процесс составления инструкции. Когда бизнес-процесс будет автоматизирован, в нем будут участвовать сотрудники компании.

Уже на этом этапе необходимо прописать, как должен действовать каждый вовлеченный в процесс работник. Важно в инструкции указать не только основные действия работников, но и ошибки системы, с которыми они могут столкнуться.

Инструкция может быть составлена в разных форматах:

• текстовый документ. Он прост в составлении, но очень тяжело воспринимается подчиненными, так как получается очень объемным ;
• документ со скриншотами, чтобы сотрудник сразу понимал, что и как работает в ПО;
• чек-листы. Их удобно давать работникам для самопроверки, когда они уже прошли обучение по использованию софта, но еще могут допускать ошибки. Благодаря своей краткости и небольшому объему чек-листа гораздо удобнее огромной инструкции. Однако в объеме же заключается недостаток чек-листа – он не может вместить всю нужную информацию по использованию или возможным ошибкам;
• видео с подробным обзором программы и выполнением повседневных действий с ней. Этот формат наиболее удобен, если сотрудник решит использовать его в качестве шпаргалки по использованию ПО, так как на видео наглядно видно, что нужно делать.

Желательно составлять инструкцию именно в формате видео. Это потребует от руководителя больших временных затрат, но зато персонал быстрее обучится использовать ПО и допустит меньше ошибок. 

Правило № 7

Работников в любом случае придется обучать. На этом этапе есть правило – комбинировать разные формы обучения. Например, сначала рассказать теоретическую лекцию об использовании ПО. Затем показать пример использования, попробовать выполнить базовые действия вместе с работниками и в конце провести тестирование.

Измерение эффективности автоматизации

Как и при внедрении любых изменений, необходимо измерить эффективность автоматизации. У каждой компании могут быть свои показатели для этого – как количественные, так и качественные. Желательно еще до старта автоматизации выбрать эти показатели, чтобы было проще отследить результаты «до и после». 

Вот что может стать показателем эффективности:

• время, которое тратится на выполнение одной операции. Эффективная автоматизация сокращает его;
• цикл сделки. Если от попадания лида в воронку до подписания договора купли-продажи проходит теперь меньше времени, то это хороший знак;
• изменение ключевых показателей KPI у работников. Необходимо смотреть в динамике, как меняются показатели продуктивности у сотрудников. Если изменения намечаются положительные, значит, автоматизация пошла бизнесу на пользу;
• число обращений в техподдержку со стороны работников. Если оно уменьшилось, значит, работники понимают, как нужно пользоваться внедренной системой. Кроме того, это говорит, что сотрудники не допускают ошибок.

В конце проверить эффективность автоматизации можно с помощью стандартного показателя ROI. Необходимо рассчитать соотношение затрат на автоматизацию к обороту фирмы, к выручке или прибыли. После измерения эффективности можно продолжать пользоваться ПО в штатном режиме или вносить изменения, дорабатывать автоматизацию.

Автоматизация бизнес-процессов

Не знаете, как освободить время сотрудников и повысить эффективность каждого этапа работы? Рекомендуем заняться автоматизацией бизнеса! В статье рассказываем об особенностях автоматизации бизнес-процессов, трендах и тенденциях в ее развитии, приводим примеры.

Автоматизация бизнес-процессов — помогает освобождать ресурсы, отслеживать рыночные изменения, быстро менять стратегию продвижения. Это нужно любой организации, которая планирует свое развитие в условиях конкуренции. Автоматизацию можно назвать ключом к успеху, без которого стать лидером рынка очень сложно. 

Руководство компаний тратит много сил на повышение эффективности коллектива. Без слаженной работы результата добиться сложно, и это понимает каждый. Разобщенность отделов и отдельных сотрудников наносит большой ущерб компании. Сотрудники стремятся сделать свою работу, но не задумываются над решением общей проблемы. 

Автоматизация бизнес-процессов помогает сотрудникам понять, какова их роль в производстве продукта. Они наглядно видят результат общей работы и понимают ее значимость. 

Автоматизация бизнес-процессов можно внедрить в любую часть деятельности организации: будь то производство или маркетинг. Эффективное внедрение строится на крепком фундаменте:

• Нужно определить, что требуется для производства 1 единицы продукции и обеспечить наличие этого.  
• Создать алгоритм без лишних деталей — именно по этой программе будет работать автоматизация.
• Определить результат, который должен быть достигнут, и оценить реальность его достижения.

Существует концепция развития компании, которая называется business management process. Она связана с внедрением автоматизации и повышение эффективности бизнеса. С ее помощью проводится:

• изучение деятельности фирмы;
• поиск несоответствия и проблем при выполнении операций;
• поиск функций, выполняемых вручную, и оценка возможности их замены на автоматизированный;
• поиск путей решения проблем. 

Автоматизация бизнес-процессов повышает гибкость компании и помогает ей быстро реагировать на внешние изменения, выявлять слабые места и находить способ их усиления. Результат — улучшение качества работы организации.

Когда впервые стали применять автоматизацию

Этот термин появился благодаря инженерам-механикам в 20-х годах, которые использовали его по отношению к производственным этапам.

В 80х был разработан другой подход к теории, который основывался на точных расчетах.

Тогда на смену печатным машинам приходили портативные компьютеры, а позднее появился и интернет, который дал толчок развитию технологий и в корне изменил процесс автоматизации.

Зачем нужна автоматизация бизнес-процессов

Автоматизация призвана прийти на смену всем плохо функционирующих процессов.

Например, это может быть ненужный сотрудник, без работы которого процесс передачи документов становится быстрее, или подрядчики, задерживающие доставку материалов.

Таким «лишним элементом» может быть устаревшее оборудование, замедляющее производство продукции, или склад, расположенный на значительном удалении от производства.  

Главные задачи автоматизации бизнес-процессов:

• организация безопасного хранения данных;
• быстрая подготовка бумаг для партнеров и подрядчиков;
• оперативное формирование отчета за любой период;
• пересмотр затрат;
• увеличение эффективности рабочих часов за счет перевода ручного труда в автоматизированный;
• сокращение количества человеческих ошибок;
• повышение качества работы с клиентами и т.д.

Преимущества автоматизации бизнес-процессов

Как говорилось выше, автоматизация необходима для повышения эффективности работы и увеличения прибыли. Цель не в замене сотрудников на роботов с последующим увольнением. Задача автоматизации — избавить специалистов от монотонных задач. С ее помощью получается научить сотрудников работать вместе, единой командой.

Главные преимущества автоматизации бизнес-процессов в следующем:

• сотрудники учатся работать сообща;
• сокращается число ошибок;
• компания становится значительно технологичнее;
• сокращается число нерешенных задач, а объем обрабатываемой информации увеличивается.

Этапы автоматизации бизнес-процесса

1. Подготовка. Она включает поиск и описание проблем, с которыми сейчас сталкивается компания, определение количества сотрудников, которые будут работать с программами.
2. Анализ. Специалисты изучают регламенты компании, беседуют с руководствами и т.д.

   Это помогает оценить ситуацию.

3. Подготовка ТЗ — в нем обозначаются детали будущего ПО.
4. Подготовка помещений для работы, настройка и тестирование системы.

5. Обучение персонала: для эффективной работы сотрудники должны уметь работать с ПО.
6. Проверка: во время нее сотрудники должны проверить функционал системы под присмотром ее разработчиков.

7. Корректировка: внесение выявленных в ходе тестирования правок.
8. Ввод системы автоматизации в эксплуатацию.

Тренды и тенденции в автоматизации бизнес-процессов

Каждое предприятие занимается автоматизацией внутренних процессов по-разному. Однако общие тенденции прослеживаются абсолютно у всех. Например:

1. Сочетание онлайн и офлайн взаимодействия с потребителем. Аудитории нужно предоставлять возможность перехода с одного канала на другой без потери преимуществ.
2. Внедрение систем самообслуживания: оформление, хранение заказа, продажа и т.д.
3. Увеличение доли машинной работы. Люди не всегда справляются с предоставляемым им объемом информации и на помощь им приходят роботизированные системы.
4. Беспроводная аналитика. Теперь для анализа покупательского поведения достаточно сервисов Wi-Fi. Они предоставляют сравнительный анализ аудитории по разным показателям.

Инструменты для автоматизации бизнес-процессов

Название инструмента	Описание
ERP	Программа для автоматизации планирования всех ресурсов компании, в том числе денежных. Это комплексная система для управления всеми бизнес-процессами.
CRM	Технология по улучшению качества коммуникации с клиентом. Функционал позволяет быстро получить доступ к информации о клиенте и этапах работы с ним.
Project Management	Система, позволяющая следить за реализацией проекта, делать прогнозы на этот счет, определять дедлайны, ставить задачи исполнителям и т.д.
BPMS	ПО, которое видит бизнес-процессы как последовательность этапов с рядом задач, которые должны быть выполнены определенными лицами. Работает как автономно, так и вместе с другими программами, перечисленными выше.

Функциональность системы автоматизации бизнес-процессов

Мы уже говорили, что бизнес-процесс состоит из этапов, которые выполняются разными членами группы. ПО должно иметь функцию представления этих этапов графическим способом, чтобы каждый сотрудник понимал, в чем его роль, и как можно оптимизировать свою работу. 

Исходя из того, что работать с программой автоматизации будут неподготовленные люди, она должна быть простой, с интуитивно понятным интерфейсом. При этом доступ к системе легкий, а данные надежно защищены от утечки. Сотрудники должны иметь возможность работать с системой из любой точки мира, как с десктопа, так и с мобильника.

Еще одно важное требование к ПО — система оповещения о статусе решения конкретной задачи и работы бизнес-процессов в целом. Она должна отправлять сообщения о выполненных и ожидающих выполнения этапах. Идеально, если ПО отображает ход работы в формате графиков.

Программа автоматизации бизнес-процессов должна иметь возможность интеграции с другими системами и одновременного запуска нескольких бизнес-процессов. При этом важно, что была функция назначения ролей и доступа на основе этих ролей, т.к. не все данные предназначены для внимания команды сотрудников.

Как внедрить автоматизацию бизнес-процессов

Есть два способа это сделать: своими силами или с помощью подрядчиков. У каждого из них есть преимущества и недостатки, которые мы изложили в формате таблиц.

• Самостоятельная автоматизация: для этого создается рабочая группа, которая составляет перечень задач и вариантов их решения, а также проводит внедрение.

Преимущества способа	Недостатки способа
Не нужно платить подрядчикам.	Низкий профессионализм в вопросе автоматизации.
Сотрудники знают о делах компании изнутри, им понятны ее особенности.	Отсутствие мотивации на быстрое решение задачи.
Конфиденциальность: утечки данных за пределы компании не происходит.	Помимо основной работы специалисты вынуждены решать задачу по автоматизации. Это сказывается на общей эффективности компании.
Не знают тонкостей работы инструментов автоматизации, могут использовать лишь самые известные инструменты.

• Теперь об особенностях работы со сторонними консультантами — агентствами или частными лицами.

Преимущества способа	Недостатки способа
Большой опыт.	Дополнительные расходы для компании, зачастую немаленькие.
Заинтересованность в быстром выполнении задачи.	Сторонние специалисты не в курсе внутренней кухни компании, а потому иногда их решения могут расходиться со спецификой бизнеса.
Работа специалистов заключается в настройке автоматизации, они не имеют других задач, и их работа не страдает.	Нет гарантий качественного выполнения работы.
Могут навязывать дополнительные продукты или свою систему автоматизации, которая не всегда подходит компании.

Выбор метода зависит от ситуации. Если необходима автоматизации внутренних процессов, лучше доверить ее членам своей команды. Если же речь идет о стандартных процессах, то можно обратиться к сторонним экспертам.

Пример автоматизации бизнес-процессов

Чтобы было понятнее, о чем мы говорили в этой статье, рассмотрим 2 задачи на примере СЭД «Корпоративный документооборот».

1. Задача: Организовать автоматизацию приема, учета и хранения отсканированных бумаг.

Решение: В системе СЭД «Корпоративный документооборот» предусмотрена возможность импорта данных из почты и каталогов. Можно организовать автоматический импорт: если система обнаружит в каталоге или на почте новый документ, она загрузит его в базу и заполнит по шаблону. Также система может оповестить о загрузке нового документа, выслав уведомления необходимому перечню лиц.

1. Задача: Интегрироваться с «1С:Бухгалтерия»

Решение: Доступ к бухгалтерским документам можно получить с помощью встроенных механизмов СЭД «Корпоративный документооборот». Его использование позволяет расшарить доступ к другой бухгалтерской базы в рамках одного сеанса работы. Все бухгалтерские документы могут быть использованы в бизнес-процессах, инициированных с помощью программы.

Надеемся, нам удалось подробно рассказать об автоматизации бизнес-процессов и убедить в их нужности и важности. Они серьезно упрощают жизнь сотрудников и позволяют не тратить время на выполнение монотонной работы. Компания от этого только выигрывает.

Читай также

Управление бизнес процессами