Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

Чтобы повысить коэффициент работы сотрудников, на предприятиях вводится специальная система Key Performance Indicators (ключевые показатели эффективности).

Она позволяет определять текущие задачи, и при помощи различных бонусных программ стимулировать деятельность работников в этом направлении. Такой подход делает людей максимально заинтересованными в реализации поставленных целей, что повышает доходность организации.

Что такое KPI-показатели и как их рассчитать с образцами формул и примерами, плюсами и минусами внедрения – опишем по порядку.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

Что это такое

Это особый способ выяснить, насколько организованность группы лиц соответствует требованиям компании. Так владельцы бизнеса могут определить результативность того или иного рабочего процесса и корректировать посредством выплаты премий. При этом данные работы каждого отдельного сотрудника привязывают к общим значениям всей команды.

При этом важно сделать так, чтобы разные службы организации не противоречили и не останавливали развитие, а действовали в едином направлении. С помощью активной мотивации персонала и сопоставимых показателей можно добиться улучшение в любых сферах: продажи, привлечение новых клиентов качество отгрузок и прочее.

Виды KPI

У системы Key Performance Indicators нет каких-либо ограничений в выборе приоритетов или применяемых формулах. Поэтому в различных компаниях могут как совпадать способы расчета результативности деятельности, так и разительно отличаться. Чаще всего владельцев интересуют следующие статьи:

  • затраты – сколько было потрачено ресурсов в денежном эквиваленте; функционирование – как реагирует потребитель на изменение стратегии и насколько это соотносится с поставленными целями;
  • производительность – совокупность задействованных мощностей;
  • эффективность – признак по которому определяют, как работает решение, и рассчитывают его по соотношению значений (например, отношение выручки к тратам);
  • итоги – получилось ли добиться обозначенных задач.

В зависимости от того, какие показатели хочет определить владелец, формула, как считать KPI, будет отличаться.

Спасибо! Спасибо, ваша заявка принята!

Нужно ли внедрять вычисления в бизнес

Конечно, ведь это отличный способ оценить работу сотрудников, подразделений и всей организации в целом. Собственник сможет не только узнать экономическое состояние своего детища, применяя метод сравнения разных периодов в динамике, но и улучшить:

  1. Заменить фиксированный оклад на зарплаты, соизмеримые фактическому труду каждого отдельного человека. Это исключит ситуации, когда один работает за троих, а другой в это время имитирует занятость.
  2. Разработать подходящие инструкции, которые позволят совершенствовать результаты: повысить сервис, продажи, кооперацию между отделами и прочее.
  3. Определить цели и миссию компании, оптимизировать трудовую деятельность контролирующих должностей.

Поэтому знать, как рассчитывается показатель KPI по формуле нужно любому бизнесу, в котором есть необходимость в проведении оценочного анализа всей сферы в целом или каких-либо ее этапов.

Так как владельцы по-разному видят темпы развития предприятия и при этом назначают несколько задач, которых желают достичь, что значительно влияет на выбор системы Key Performance Indicators.

Например, одним необходимо увеличить производительность труда сотрудников на 10%. А другие ставят в приоритет достижение роста прибыли с каждой единицы производимой продукции на 5 руб.

А третьи хотят и того и другого.

Формулы

  • Чтобы оценить всех, кто работает в организации, по КиПиАй разрабатывается матрица, или указ о целях. Общая форма выглядит так:
  • Рассчитывается так:
  • Пояснения:
  1. Ключевые показатели – то, что работодатель хочет получить от персонала.

    При этом, в зависимости от занимаемой должности, человеку будут предъявлены определенные критерии.

  2. Веса – указываются числа в диапазоне в интервале от 0 до 1, где один является наиболее высоким значением. Показывает приоритеты, которыми наделен предыдущий столбец с учетом задач организации.

  3. База – самые минимальные цифры, которых нужно придерживаться. Все, что находится ниже, считается отсутствием результата, становится вопрос о необходимости такого сотрудника.
  4. Норма – то, сколько было достигнуто за аналогичный промежуток, который был до этого. Это требуется выполнить каждому работнику в обязательном порядке.

    Если получилось меньше, значит, не справился со своими обязанностями.

  5. Цель – необходимо достичь в указанный срок. Он призван стимулировать персонал на получение наилучшего положения.
  6. Факт – сколько по итогу заданного периода.
  7. Индекс дает понятие о том, как полученное разнится с нормативом.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

Образец

Пример методов расчета показателей KPI по формулам можно рассмотреть на примере маркетолога интернет-магазина. Для этого требуется выбрать не менее трех и не более пяти основных коэффициентов, на которые будут опираться руководители и работники:

  • 1 – как много было привлечено клиентов на страницу;
  • 2 – число покупок, совершенных одним и тем же человеком;
  • 3 – оставил ли покупатель благодарный или негативный отзыв, рекомендацию после приобретения товара на аккаунте в социальных сетях или сайте.

Далее нужно определить вес всех полученных результатов, где общая сумма будет равна единице. Максимальное значение отнести к самому важному (приоритетному) обозначению. Получается так:

  • новые люди – 0,6;
  • повторения – 0,25;
  • письменные отметки – 0,15.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

Потом потребуется проанализировать данные по статистике за последние шесть месяцев по каждому показателю и составить план:

Key Performance Indicators

Исходное значение (в среднем за 30 дней)

Плановое обозначение, больше на 20%

1

Прирост клиентов

160

всего 192 новичка

2

Доля человек, повторно приобретших товар

30

42 раза купили снова

3

Сколько лиц, воспользовавшихся услугой, оставили положительный отзыв или рекомендацию на ресурсах предприятия

35

47 оценок

Введем показатели, пример расчета КПЭ ниже:

Ключевые показатели

Вес

Цель

Факт

Индекс

KPI 1

0.45

20

22

0.550

2

0.30

20

18

0.213

3

0.25

20

30

0.376

1

Коэффициент результативности

1.137

Расчет: Вес*Факт/Цель

113,7%

Так и получается, что владелец поставил задание, к которому сотрудник стремился, а фактические цифры — дают понимание того, чего действительно добился сам специалист-маркетолог. По приведенной выше таблице сразу становится понятно, что работник перевыполнил задачу, что считается отличным результатом, а потому поощряется премиальной надбавкой к основной заработной плате.

Как рассчитать формулы КиПиАй:

  1. Общая сумма вознаграждения 56000 рублей.
  2. Размер фиксированной ставки 39700 руб.
  3. То есть, премиальная часть составляет 16300 (при 100%).

В этом примере человек даже превысил по требованиям, поэтому его нужно выплатить полную зарплату и выписать премию:

  1. 16300/100*13,7=2233,1 (столько будет надбавка);
  2. Итого: 56000+2233,1=58233,1.

Но вот если индекс ключевых показателей эффективности получился в результате меньше 99 %, то сотрудник не только лишается прибавки, но и доли заработной платы пропорционально.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

Как рассчитать KPI для магазина

Для того чтобы нормализовать работу в розничной продаже, было изобретено бесчисленное количество расчетов, измеряющих их деятельность. Для начала — это объем проданного товара. На втором месте — оценка приоритетов покупателей в ассортименте, далее соотношение цены. Отсюда же рассчитывается зарплата работника: за основу берутся реализованные продукты и услуги.

Отношение реальных потребителей (тех, кто воспользовался сервисом компании) к потенциальным клиентам (те, кто не решился ничего взять по любой причине) называется конверсией. Она помогает рассчитывать заинтересованность и вовлеченность менеджеров. Например, в зал зашло 300 лиц, из них 80 купили что-либо. Далее следует такой расчет: (80:300)*100 = 26,666%.

Кроме этого, рентабельность работающих в настоящее время в организации людей можно оценить по среднему чеку. Объем всей выручки за день нужно поделить на пробитые чековые ленты, цифра в углу листа.

Так можно определить лояльных клиентов, готовых прикупить что-то помимо списка, а также рассчитать, сколько потребуется человек на их обслуживание. Остальных сократить или перевести в другое подразделение.

Количество единиц, проданных одному покупателю, характеризуют правильность выкладки товара и определяют процент влияния маркетинговых мероприятий, направленных на увеличение продаж.

Легко отслеживать и регистрировать все операции поможет ПО от «Клеверенс» «Магазин 15». С его помощью можно оптимизировать и автоматизировать рабочие процессы: к примеру, проводить приемку товара по штрихкодам или инвентаризацию прямо в торговом зале.

Как рассчитать показатели KPI для склада

Для эффективной работы в соответствии с поставленными владельцами предприятий приоритетами нужно установить некоторые стандарты. Рассмотрим подходы к организации КиПиАй совокупности клиентского сервиса:

Измеряемое значение

Заявлено к отгрузке

Фактически выполнено

Расхождение

Key Performance Indicators, %

Площадь

К

I

K–I

100–(K–I)*100/К

Количество строк в заказе

L

J

L–J

100–(L–J)*100/L

Число единиц продукции

Q1

A2

Q–A

100–(Q–А)*100/Q

Сумма/стоимость в деньгах

S

C

S–C

100–(S–С)*100/S

Комплексный = 100% при плановых суточных и сезонных отгрузках при наличии ресурсов и технологий

(K–I)*100/K+(L–J)*100/L+(Q–A)*100/Q+(S–C)*100/S

Далее полученную сумму разделить на 4.

Подсчет в Excel: примеры и формулы

Вообще владельцам уже давно ничего считать и отслеживать вручную каждую цифру не надо, ведь уже созданы программы, помогающие делать расчеты почти в автоматическом режиме.

Однако для некрупного бизнеса или на первоначальном этапе внедрения может ощутимо ударить по бюджету.

Как посчитать KPI с меньшими затратами? В таком случае лучше всего сделать математические спекуляции в специализированном приложении или табличных редакторах, которые есть в любом офисе.

Все организации определяют Key Performance Indicators и вес каждого индивидуально. Статистика зависят от потребностей компании. Например:

  1. Цель – чтобы было продано продуктов на сумму 500 000 рублей каждый месяц. Тогда за основу берется план продаж. Система измерения: фактическое/плановое сложение проданного.
  2. Задача– необходимо увеличить цену отправки в период, например, месяц, на 20%. Тогда это будет средняя цена отгрузки. Способ подсчета: реальная/запланированная усредненная величина поставки.
  3. Приоритет – повысить число покупателей на 15% в назначенном регионе. В расчет берутся – количество клиентов в базе данных организации. Как посчитать: подлинное/предполагаемое увеличение потребителей продукта.

Выставление коэффициентов, или ранее называемых весов, бизнесмены выставляют самостоятельно. Например:

  • выполнение плана менее 85% – недопустимо.
  • показатель 100% – обозначается 0,40.
  • результат 120% – 0,005 за каждые 5%.
  • нет ошибок – 0,15.
  • справились без замечаний – 0,20.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

Таблица KPI:

Пояснения:

  1. Оклад – это то, сколько человек получает по факту отработанных часов без входящих в это время обязанностей по консультированию и прочему. Чтобы считать было удобно, фиксированная и переменная часть в примере сделаны равными.
  2. Процент выполнения плана продаж и работ берется из уже полученных в течение дня или месяца итогов.
  3. Чтобы вывести цифру премии, берутся коэффициенты. Вот так выглядит формула в Excel индивидуально по любому сотруднику: =(50%*(ЕСЛИ(D3

Ключевой показатель эффективности (KPI). Мониторинг бизнеса

Ключевой показатель эффективности — это измеримая величина, которая демонстрирует, насколько эффективно компания достигает ключевых бизнес-целей.

 Организации используют KPI на нескольких уровнях, чтобы оценить их успех в достижении целей.

 KPI высокого уровня могут фокусироваться на общей эффективности бизнеса, в то время как KPI низкого уровня могут фокусироваться на процессах в таких отделах, как продажи, маркетинг, отдел кадров, поддержка и другие.

Определение ключевого показателя эффективности (KPI)

Так, каково определение KPI? Что
означает KPI? Что означает KPI? Вот
пара других определений:

  • Оксфордское словарное определение KPI: количественно измеряемая мера, используемая для оценки успеха организации, сотрудника и т. Д. В достижении целей эффективности.
  • Определение KPI в Investopedia : набор количественно измеряемых показателей, которые компания использует для оценки своей эффективности с течением времени.
  • Словарное определение Макмиллана KPI : способ измерения эффективности организации и ее прогресса в достижении ее целей.

1. Что делает KPI эффективным?

Теперь, когда мы
знаем, что KPI обозначает ключевой
показатель эффективности,
 он
настолько ценен, насколько вдохновляет
его действие. Слишком часто организации
слепо применяют общепризнанные KPI и
затем задаются вопросом, почему этот
KPI не отражает их собственный бизнес и
не влияет на какие-либо позитивные
изменения. 

Одним из наиболее важных, но часто упускаемых из виду аспектов KPI является то, что они являются формой коммуникации. Как таковые, они придерживаются тех же правил и передового опыта, что и любая другая форма общения. Краткая, четкая и актуальная информация, скорее всего, будет воспринята и использована.

С точки зрения разработки стратегии формулирования KPI, ваша команда должна начать с основ и понять, каковы ваши организационные цели, как вы планируете их достичь и кто может действовать в соответствии с этой информацией. 

Это должен быть повторяющийся процесс, включающий обратную связь от аналитиков, руководителей отделов и менеджеров. По мере развертывания этой миссии по установлению фактов вы лучше поймете, какие бизнес-процессы необходимо измерять с помощью панели мониторинга KPI, и с кем следует делиться этой информацией.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

2. Как определить KPI

Определение ключевых показателей
эффективности может быть непростым
делом.

 Оперативное слово в KPI является
«ключевым», потому что каждый KPI должен
быть связан с конкретным бизнес-результатом
с помощью показателя эффективности. KPI
часто путают с бизнес-показателями.

 Хотя
часто используются в том же духе, KPI
должны быть определены в соответствии
с критическими или основными
бизнес-целями. Выполните следующие
шаги при определении KPI:

  • Каков ваш желаемый результат?
  • Почему этот результат имеет значение?
  • Как вы собираетесь измерять прогресс?
  • Как вы можете повлиять на результат?
  • Кто несет ответственность за результаты бизнеса?
  • Как вы узнаете, что достигли своего результата?
  • Как часто вы будете оценивать прогресс в достижении результата?

В качестве примера, скажем, ваша цель — увеличить доход от продаж в этом году. Вы будете называть это KPI роста продаж. Вот как вы можете определить KPI:

  • Увеличить доход от продаж на 20% в этом году
  • Достижение этой цели позволит бизнесу стать прибыльным
  • Прогресс будет измеряться как увеличение дохода в долларах
  • Нанимая дополнительного торгового персонала, продвигая существующих клиентов, чтобы они покупали больше товаров
  • Директор по продажам отвечает за этот показатель
  • Доход увеличится на 20% в этом году
  • Будет пересматриваться ежемесячно

3. Что такое УМНЫЙ KPI?

Одним из способов оценки релевантности
показателя эффективности является
использование критериев SMART .
 Буквы, как правило,
обозначают конкретные , измеримые , достижимые , релевантные , ограниченные
по времени
 . Другими словами:

  • Ваша цель конкретна ?
  • Можете ли вы измерить прогресс в достижении этой цели?
  • Является ли цель реально достижимой ?
  • Насколько актуальна цель вашей организации?
  • Каковы сроки достижения этой цели?

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

4. Быть еще умнее в своих KPI

Критерии SMART также могут быть расширены до SMARTER с добавлением оценки и переоценки .

 Эти два шага чрезвычайно важны, так как они гарантируют, что вы будете постоянно оценивать ваши KPI и их актуальность для вашего бизнеса.

 Например, если вы превысили целевой доход на текущий год, вам следует определить, является ли это причиной того, что вы поставили слишком низкую цель, или это связано с каким-то другим фактором.

Как разобраться в системе kpi и настроить ее – 6 простых шагов

5. Как писать и разрабатывать KPI

При написании или разработке KPI
необходимо учитывать, как этот KPI связан
с конкретным бизнес-результатом или
целью. KPI должны быть адаптированы к
вашей бизнес-ситуации и должны быть
разработаны, чтобы помочь вам в достижении
ваших целей. При написании KPI выполните
следующие действия:

Напишите четкую цель для вашего KPI

Написание четкой цели для вашего KPI
является одной из наиболее важных, если
не самой важной частью разработки KPI.

KPI должен быть тесно связан с ключевой бизнес-целью. Не просто бизнес-цель или что-то, что может оказаться важным в вашей организации. Это должно быть неотъемлемой частью успеха организации.

В противном случае вы стремитесь к
цели, которая не может достичь
бизнес-результата. Это означает, что
в лучшем случае вы стремитесь к цели,
которая не оказывает влияния на вашу
организацию. В худшем случае это
приведет к тому, что ваш бизнес будет
тратить время, деньги и другие ресурсы,
которые лучше всего были бы направлены
в другое место.

Ключевой вывод заключается в следующем: KPI должны быть не просто произвольными числами. Они должны выразить что-то стратегическое в том, что пытается сделать ваша организация. Вы можете (или должны быть в состоянии) узнать много нового о бизнес-модели компании, просто взглянув на их KPI.

Без выписывания четкой цели все это
будет потеряно.

Поделитесь своим KPI с заинтересованными сторонами

Ваш KPI бесполезен, если он не будет правильно передан.

 Как ваши сотрудники — люди, которым поручено реализовать ваше видение организации — должны выполнять ваши цели, если они не знают, кто они? Или, может быть, хуже: отказ от совместного использования KPI может привести к отчуждению и разочарованию ваших сотрудников и других заинтересованных сторон, которые не могут понять, в каком направлении движется ваша организация.

Но совместное использование ваших
ключевых показателей эффективности с
заинтересованными сторонами — это одно
(хотя даже это слишком многие организации
не могут сделать). Более того, они
должны быть сообщены сразу же.

Для эффективности KPI необходим контекст. Этого можно достичь, только если вы объясните не только то, что вы измеряете, но и почему вы это измеряете. В противном случае это просто цифры на экране, которые не имеют никакого значения для вас или ваших сотрудников.

Объясните своим сотрудникам, почему
вы измеряете то, что измеряете. Ответьте
на вопросы о том, почему вы выбрали один
KPI вместо другого. И самое
главное? Слушать. KPI не являются
безошибочными. И при этом они не
обязательно будут очевидны для всех
вовлеченных. Слушание ваших сотрудников
поможет вам определить, где основные
цели вашей организации не сообщаются
должным образом

Скажем, у вас много вопросов о том,
почему прибыль не является KPI для вашей
компании. Это разумное убеждение для
ваших сотрудников. В конце концов,
зарабатывание денег является неотъемлемой
частью деятельности любого бизнеса. Но,
возможно, выручка — это не все, что нужно
для вашей организации в данный
момент.

 Может быть, вы хотите вложить
значительные средства в исследования
и разработки, или вы планируете серьезное
приобретение.

 Получение большого
количества вопросов, подобных этому,
является признаком того, что вам нужно
лучше информировать о ваших ключевых
показателях эффективности и стратегических
целях, стоящих за ними.

И кто знает: ваши сотрудники могут
даже дать вам некоторые идеи о том, как
улучшить ваши KPI.

Проверяйте KPI еженедельно или ежемесячно

Регулярная проверка ваших ключевых
показателей эффективности имеет важное
значение для их обслуживания и
развития. Очевидно, что отслеживание
вашего прогресса по KPI важно (какой еще
смысл ставить его в первую очередь?) Но
не менее важно отслеживать ваш прогресс,
чтобы вы могли оценить, насколько успешно
вы в первую очередь разработали KPI.

Не все KPI являются успешными . У
некоторых есть цели, которые недостижимы
(подробнее об этом ниже). Некоторые
не в состоянии отследить основную
бизнес-цель, которую они должны были
достичь. Только регулярно проверяя,
вы можете решить, пора ли менять ваши
KPI.

Убедитесь, что KPI является действующим

Обеспечение эффективности ваших ключевых показателей эффективности состоит из пяти этапов:

  1. Обзор бизнес-целей.
  2. Проанализируйте вашу текущую производительность.
  3. Установить краткосрочные и долгосрочные целевые показатели KPI.
  4. Обзор целей с вашей командой.
  5. Обзор прогресса и перенастройка.

Большую часть этого мы уже прошли, но
стоит сосредоточиться на необходимости
разработки целей как на краткосрочную,
так и на долгосрочную перспективу.

 После
того, как вы определили цель с графиком,
который находится в будущем (скажем, на
следующие несколько кварталов или на
ваш финансовый год), вы можете работать
в обратном направлении и определять
этапы, которые вам понадобятся для
достижения цели.

Допустим, например, вы хотите подписать
1500 подписчиков на рассылку в первом
квартале года. Вы хотите установить
ежемесячные, двухнедельные или даже
еженедельные цели, чтобы туда попасть. Таким
образом, вы сможете постоянно пересматривать
и менять курс по мере необходимости на
пути к достижению долгосрочной цели.

Вы можете разделить цели поровну в
соответствии с каждым месяцем. В этом
случае это будет 500 подписок в январе,
500 в феврале и 500 в марте. Однако вы
можете получить более конкретный.

 В
январе и марте больше дней, чем в феврале,
поэтому, возможно, вы захотите установить
600 для этих месяцев.

 Или, возможно, вы
обычно получаете больше трафика на
веб-сайте в феврале (возможно, ваш бизнес
присутствует на крупной выставке),
поэтому вы решили установить целевой
показатель на 800 в этом месяце.

Что бы это ни было, убедитесь, что вы
разбили свои целевые показатели KPI,
чтобы установить краткосрочные цели.

Развивайте свой KPI, чтобы соответствовать меняющимся потребностям бизнеса

KPI, которые никогда не обновляются,
могут быстро устареть.

Скажем, например, что ваша организация
недавно запустила новую линейку продуктов
или расширилась за рубежом. Если вы
не обновите свои KPI, ваша команда будет
продолжать преследовать цели, которые
не обязательно отражают изменение в
тактическом или стратегическом
направлении.

Исходя из ваших результатов, вы можете
думать, что продолжаете выступать на
высоком уровне. Однако в действительности
вы можете отслеживать ключевые показатели
эффективности, которые не отражают
влияние ваших усилий на основополагающие
стратегические цели.

Проверка ваших KPI на ежемесячной (или,
в идеале, еженедельной) основе даст вам
возможность точно настроить или полностью
изменить курс.

Вы можете даже найти новые и, возможно,
более эффективные способы добраться
до того же пункта назначения.

Убедитесь, что KPI достижим

Постановка достижимых целей для вашей
команды очень важна. Слишком высокая
цель рискует, что ваша команда сдастся
еще до ее начала. Установите слишком
низкую цель, и вы быстро задаетесь
вопросом, что делать с собой, как только
вы достигнете своих годовых целей через
два месяца календарного года.

Анализ вашей текущей работы имеет
важное значение. Без этого вам придется
слепо искать номера, которые не имеют
корней в реальности. Ваши текущие
результаты также являются хорошей
отправной точкой для выбора областей,
в которых вы должны улучшить свои навыки.

KPI ключевые показатели эффективности сотрудников — разработка и внедрение в компании

Перед руководителем стоит две важные задачи: оценка эффективности работы организации и мотивация персонала. JCat.Работа расскажет, как управлять бизнес-процессами с помощью системы KPI.

Если руководитель не знает, как обстоит реальное положение дел в организации, а также не проводит анализ эффективности сотрудников, ему очень сложно управлять. Также если работники компании знают, что их зарплата не зависит от качества выполнения задач, то рассчитывать на инициативность и продуктивность с их стороны не стоит.

Один из инструментов анализа работы и повышения уровня мотивации персонала — это система KPI (Key Performance Indicator). 

Что представляет собой система KPI?

Система ключевых показателей эффективности представляет собой оценку реальных достижений — фактических результатов. Этот показатель относится к количественным, поэтому позволяет наглядно определить качество работы отдельного сотрудника, целого раздела или всей организации.

Существует три вида KPI, которые позволяют оценить бизнес-процессы с разных сторон:

  • KPI производительности. Отражает соотношение результатов и времени, которое было потрачено для их достижения. Пример: количество проданных товаров в месяц.
  • KPI эффективности. Показывает, сколько ресурсов было затрачено для достижения полученного результата. Пример: целевая стоимость одного проданного товара.
  • KPI функционирования. Определяет, соответствует ли определенный процесс алгоритму выполнения работ. Пример: полнота выполнения программы.

Эти показатели в комплексе позволяют проводить планирование задач, контролировать их решение и оценивать выполнение.

Также система помогает взаимодействовать руководителю и сотрудникам: подчиненные знают, каких результатов им нужно достичь, а работодатель может по достоинству оценивать их успехи. Кроме того, система ключевых показателей эффективности может стать своеобразным прибором для прогноза: по оценке KPI можно определить, в каком направлении движется вся организация.

Часто оценка работы сотрудников происходит достаточно субъективно и не отражает реальной картины происходящего в компании. Система коэффициентов эффективности помогает этого избежать.

Как рассчитать KPI?

  • Формула расчета показателя эффективности выглядит так:
  • Индекс KPI= (Факт – База) ÷ (Норма – База) × 100% 
  • Значения переменных в формуле представляют собой:
  • факт — фактическое значение результата;
  • база — минимальное значение параметра, которое считается допустимым;
  • норма — значение параметра, которое считается удовлетворительным с учетом текущих объективных обстоятельств.

Для определения состояния бизнес-процессов можно использовать обыкновенную программу Microsoft Excel. В таблице фиксируют:

  • вес показателя (определяется отдельно в каждом случае);
  • план;
  • результат;
  • рассчитанные индексы.
  1. При этом KPI (показатели эффективности) вычисляют по формуле:
  2. Индекс KPI = Вес показателя × Фактический результат ÷ План
  3. Для оценки результата используют такую шкалу:
  • если коэффициент равен 1, то план выполнен (сотруднику положена премия в полном объеме);
  • если коэффициент больше 1, то план перевыполнен (сотруднику можно выплатить дополнительные бонусы к премии);
  • если коэффициент меньше 1, то план не выполнен (премия не начисляется или уменьшается).

Чтобы не рассчитывать коэффициенты вручную, можно настроить специальное программное обеспечение — многие CME-системы автоматически рассчитывают KPI.

Как внедрить систему KPI (ключевых показателей эффективности)? 

Чтобы нововведение было удачным, к введению KPI необходимо подойти последовательно.

Шаг 1. Определить цели и необходимые показатели работы организации

Руководитель в первую очередь должен четко понимать краткосрочные и долгосрочные цели организации. Затем совместно с менеджерами и главным бухгалтером ему необходимо определить, какие показатели работы сотрудников, подразделений и всей компании могут максимально точно отразить результаты деятельности организации. 

Примеры KPI:

  • трафик;
  • средний чек;
  • количество проданных товаров или услуг;
  • доходы от продаж;
  • количество новых покупателей или клиентов.

Разработка KPI — один из ключевых этапов внедрения системы. Не нужно выбирать много показателей сразу: это только усложнит работу компании. Следует остановиться на самых значимых и конкретных коэффициентах, которые позволят оценить работу организации и будут соответствовать ее целям. 

Шаг 2. Сформировать матрицу показателей KPI

Необходимо определить, какие индексы станут ориентиром для сотрудников в их работе. При этом цели должны быть достижимыми и понятными для всех в организации. 

Шаг 3. Правильно мотивировать сотрудников

Система показателей KPI не может быть введена незаметно для персонала. Чаще всего сотрудники встречают все изменения условий работы протестом. Поэтому важно разработать также план материального и нематериального поощрения сотрудников.

Шаг 4. Объяснить новые условия работы всему коллективу

Сотрудники должны получить детальную информацию об изменениях в оценке их работы. Чем больше они будут знать, тем скорее поймут требования руководства. 

Шаг 5. Внедрение

Руководитель должен составить и подписать приказ о внедрении системы KPI в работу организации. Для начала можно «протестировать» идею на одном из отделов, и только после положительных результатов эксперимента внедрить систему для всех сотрудников.

Шаг 6. Расчеты

С помощью Microsoft Excel или специального ПО можно с легкостью рассчитывать заданные KPI (ключевые показатели эффективности) за определенный промежуток времени.

Важно, чтобы введение системы коэффициентов эффективности осталось не только «на бумаге».

Для этого руководитель должен контролировать, чтобы расчеты производились вовремя, а сотрудники действительно получали обещанные премии за соответствие их работы целевым KPI.

Основные ошибки

Основные проблемы, с которыми сталкиваются руководители при попытках внедрения системы:

  • не все показатели работы можно измерить количественно (например, в творческих специальностях, медицине);
  • происходит «урезание зарплат», поскольку работа сотрудников не соответствует установленным KPI — это представляет собой мощный удар по мотивации, который может даже привести к увольнению сотрудников;
  • разработка автоматизированных систем расчета KPI оказывается достаточно затратной и длительной.

Также система показателей KPI не будет работать в таких случаях:

  • руководитель организации не определил цели организации и неправильно выбрал коэффициенты эффективности;
  • работники не понимают требований руководства, а их мнение не учитывается при внедрении системы;
  • достижение KPI и материальное вознаграждение разделены по времени — сотрудники не связывают вознаграждение и правильные действия с учетом новой системы. 

Чтобы избежать ошибок, руководителю необходимо подойти к вопросу изменения условий работы грамотно и уделить достаточное внимание каждому из этапов внедрения системы коэффициентов эффективности. 

Контроль и анализ

Внедрение системы KPI — это не конечная точка в реформировании деятельности организации. Этот процесс настолько динамичен, что руководителю предстоит постоянный контроль и анализ работы нововведений. 

Следует проводить анализ работы подчиненных. Если эффективность деятельности сотрудников систематически не соответствует KPI, то проблема может скрываться в завышенных ожиданиях от работников.

Также важно помнить, что показатели эффективности в организации изменчивы: их нужно регулярно пересматривать с учетом новых обстоятельств внутри компании или на рынке.

Система KPI — это мощный инструмент управления организацией, который позволяет оценить состояние деятельности компании на данный момент и направить ее «в нужное русло».

Работодателю важно ответственно подойти к вопросу введения показателей эффективности, а также обеспечить постоянный мониторинг качества самой системы KPI.

Работая в команде, руководитель и сотрудники смогут получить выгоду от такого нововведения: лидер — быстрое и точное достижение целей организации, а подчиненные — премии за качественную работу. 

Узнать подробнее о сервисе JCat

KPI – что это такое простыми словами, как рассчитать и внедрить в систему мотивации

Русский вариант аббревиатуры – КПЭ, его расшифровка – ключевые показатели эффективности. Их анализ помогает оценить текущее состояние организации или отдела, соответствие вложенных финансов и результатам, а также дать возможность прогресса в достижении целей.

На предприятиях, где не используются KPI, эффективность деятельности как организации в целом, так и каждого сотрудника в частности зачастую оценивается на эмоциональном уровне. А КПЭ позволяет измерить полезные качества каждого «винтика» в количественном формате.

Помимо этого, благодаря метрикам эффективности реально увидеть, на какие действия нет смысла затрачивать время и деньги, а на каких нужно сделать акцент для достижения обозначенных целей. KPI быстро и точно измеримы и способны охватить все действия в требуемый отрезок времени.

При правильной разработке и введении система индикаторов позволяет проанализировать значение результатов независимо от того, позитивны они или нет. Для проверки работы показатели прогоняют через СМАРТ-фильтр. Каждый из них обязан:

  • иметь конкретную цель;
  • быть реалистичным и актуальным для бизнеса;
  • измерять эффективность;
  • соответствовать конкретному временному интервалу.

KPI можно сравнить с термометрами или барометрами. По «движению ртутного столбика» можно определить, ждет ли предприятие или конкретного сотрудника урожайное лето или бесплодная зима. Но ориентироваться необходимо на несколько выбранных индикаторов, которые позволяют увидеть полную картину.

Примером такого «барометра» может послужить курс KPI Dashboard CFI:

Как и в случае с температурой и давлением, показатели эффективности не статичны. Они обязаны меняться в зависимости от ситуации на рынке. Если постоянно использовать только одни индикаторы, есть риск преследовать цель, которая уже устарела и не является актуальной.

Что такое KPI – на видео: 

Система КПЭ – мотивационная. Она предполагает увеличение интереса сотрудников к достижению целей и лояльности к компании. При фиксированном окладе специалисты теряют мотивацию трудиться эффективно, ведь смысла стараться нет: зарплата на выходе будет одна.

При прогрессивной шкале КПЭ сотруднику полагается оклад и премия по результатам, если показатели выше установленных. Если ниже – в следующем месяце премиальных не будет, и оклад окажется меньше за счет снижения переменной части.

Факт! Президент Владимир Путин предлагает внедрить систему ключевых показателей, чтобы отслеживать эффективность работы российских чиновников.

Такой метод позволяет ориентировать сотрудников на достижение целей, стимулировать их интерес к работе и оценивать личную эффективность каждого специалиста, включая руководителей предприятия. Дополнительно применение ключевых показателей дает возможность экономно распределять бюджет в отношении финансовых средств и избежать временных затрат на расчет оплаты труда.

Все KPI-метрики можно подразделить на две разновидности – запаздывающие и опережающие. Первые определяются по прошедшим результатам за определенный период времени. Вторые направлены на подсчет будущих результатов. Например, рост числа заявок на приобретение продукта говорит о том, что увеличится объем продаж.

Индикаторы KPI устанавливают для всех должностей, начиная от руководителя предприятия и заканчивая рядовыми сотрудниками. Они могут показывать:

  • результативность – качество и количество достижений;
  • затраты – размер инвестиций и задействованных ресурсов;
  • функционирование – соответствие рабочих процессов и бизнес-задач;
  • эффективность – пропорциональность инвестиций и результатов;
  • производительность – соотношение между результативными показателями и потраченным на их достижение временем.

Индикаторы могут быть выражены в качественном эквиваленте, к примеру, в форме баллов, либо в количественном – рабочих единицах, часах или рублях.

Показатели дополнительно разделяются на внутренние и внешние. Первые ориентированы на достижение целей внутри каждого отдела организации, вторые суммируют работу отделений в соответствии с общими направлениями компании.

Если говорить о внутренних индикаторах, то у каждого отдела они будут разными:

  • Сотрудникам отдела продаж важно отслеживать общий и потенциальный доход, охват новых и потерю старых клиентов, долю рынка, средний размер сделки, продвижение определенных товаров.
  • Маркетологи измеряют объем вкладов маркетинговых продаж, который приведет к общему доходу в долгосрочной перспективе.
  • Отдел поддержки клиентов оценивает среднее время удержания потенциальных покупателей и процент звонков, которые привели к положительному результату.
  • Производственники рассматривают эффективность технологических процессов и критерии качества.
  • Кадровикам важен такой показатель, как текучесть кадров.

Число индикаторов может различаться, но традиционно используется правило 10/80/10. Согласно ему, организация разрабатывает по десять показателей, ориентированных на эффективность и результативность, а оставшаяся часть уходит на производительный КПЭ. Превышать эти нормативы не рекомендовано, чтобы не перегрузить специалистов.

У каждой конкретной организации индикаторы будут различаться. Для молодой фирмы, к примеру, важны объемы продаж, охват новых клиентов и рыночная доля. Для давно работающих компаний важным может оказаться потеря старых клиентов и продвижение инновационных продуктов.

Если говорить о деятельности менеджера по продажам, ему следует брать ориентир на такие ключевые метрики, как:

  • объем продаж за установленный временной отрезок;
  • средний чек и их количество;
  • трафик возможных покупателей;
  • возврат потерянных клиентов.

Одним из важных пунктов является конверсия. Если число реальных покупателей относительно трафика мало, значит, отдел продаж не слишком справляется с обязанностями. Необходимо выяснить причину и откорректировать деятельность персонала.

У digital-маркетинга есть своя специфика, влияющая на краткосрочные и долгосрочные цели, а значит, и на эффективные показатели. Помимо универсальных, здесь используют и особые индикаторы:

  • видимость в поисковых системах;
  • переходы по брендовым запросам;
  • эффективность по каналам и целевым страницам;
  • кликабельность (CTR);
  • стоимость посетителя и лида;
  • коэффициент брошенных корзин – сорвавшихся сделок.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *