Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Подготовка и проведение яркого и интересного городского фестиваля – дело сложное и затратное.

 Помимо необычной концепции мероприятия и линейки активностей, которые привлекут горожан, организаторам нужно решить большой блок вопросов, чтобы событие состоялось.

О том, с какими сложностями приходится сталкиваться при организации фестивалей, порталу Biz360.ru рассказала Александра Калачёва, сооснователь агентства событийного маркетинга People need people. 

Досье

Александра Калачёва, 29 лет, предприниматель из Санкт-Петербурга, сооснователь агентства событийного маркетинга People need people. Окончила факультет журналистики Казанского госуниверситета. Работала в рекламных агентствах, где занималась пиаром, рекламой и продвижением.

В 2012 году вместе с Ольгой Дорогиной основала агентство People need people, специализация которого – организация и проведение массовых мероприятий.

В портфолио проекта – фестивали воздушных змеев, масштабная инсталляция «Аллея парящих зонтиков», единственный в Петербурге фестиваль ростовых кукол и др. 

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта 

И интересно, и бесплатно   

Любой фестиваль – это массовое культурное мероприятие, посвящённое определённой тематике. Во всём мире распространены музыкальные фестивали, которые выстраиваются по одной схеме: приглашаются для выступлений разные артисты и музыканты на одной или нескольких площадках. 

Мы отошли от проведения таких фестивалей и строим свои мероприятия вокруг каких-либо активностей. Например, у нас есть фестиваль воздушных змеев, основная активность которого – запуск змеев. Мы проводим, в основном, городские мероприятия и стремимся, чтобы к нам приходили семьями — для них устраиваем мастер-классы, организуем интерактивные площадки, мини-квесты и т.д. 

На наши городские мероприятия вход всегда бесплатный – у нас нет входного билета и возрастных ограничений. Основная наша цель – обеспечить интересное времяпрепровождение в офлайне для людей, которые хотят организовать небанальный досуг для своего ребёнка, и сделать это бесплатно. Мы хотим дарить им настоящее семейное приключение, с яркими эмоциями. 

Организовать городской фестиваль непросто, потому что необходимо решить ряд вопросов. Расскажу чуть подробнее о каждой задаче, с которой придётся столкнуться. 

Найти спонсоров

Провести городской фестиваль с точки зрения коммерции помогают партнёры (благодаря им окупаются все затраты, а задействованный персонал получает оплату).

Обычно для привлечения партнёров мы готовим спонсорские пакеты с описанием их стоимости и тех услуг, которые в них включены.

Любой пакет гарантирует упоминание бренда в пиар-кампании (наружная реклама, соцсети, публикации в СМИ и так далее), промо-зону на мероприятии и объявление ведущим со сцены названия компании. 

Спонсорский пакет может включать в себя предварительный розыгрыш каких-то подарков от бренда или другие интересные интеграции. Мы объясняем компаниям, что яркие акции привлекают к ним внимание и позволяют им решать свои задачи – получать контакты потенциальных клиентов, собирать лиды и т.д. 

Кейс. Во время проведения инсталляции «Аллея парящих зонтиков» мы устроили забег джек-рассел-терьеров. Нашли большое сообщество любителей этих собак и пригласили их к себе.

На наше мероприятие они привели своих питомцев в красивых костюмах и комбинезонах. Всем участникам вручили подарки от спонсора мероприятия – компании Royal Canin.

Бренд получил именно ту аудиторию, которая ему интересна, и сумел донести до неё информацию о себе.

  • Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта 
  • Легче всего удаётся договориться с компаниями, которые уже участвовали в фестивалях и городских мероприятиях, а не только в профильных и профессиональных выставках. 
  • Согласовать место и дату

Подготовка к мероприятию делится на этапы. Самый первый – это согласование места проведения фестиваля, даты и времени. В администрацию города надо подать заявку в соответствии со всеми требованиями к документам за 30 дней до мероприятия. Организаторам необходимо позаботиться о безопасности, присутствии кареты «Скорой помощи», охраны, наличии туалетов. 

Площадка выбирается исходя из целей и задач фестиваля. Если брать глобально, то существуют площадки предназначенные и непредназначенные для проведения мероприятий. К местам, предназначенным для мероприятий, мы относим парки, скверы, городские общественные пространства (театры, ДК).

Обычно у них есть администрация, которая всё подскажет по регламенту подготовки, даст план площадки, разрешит подключиться к их электричеству, уборку мусора, иногда у них даже есть своя охрана и туалеты.

Понятно, что организовать площадку в чистом поле гораздо сложнее, чем в парке с готовой инфраструктурой. 

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Есть вариант провести мероприятие на площадке торгового центра. В этом случае можно договориться с администрацией центра о хороших условиях – например, чтобы не платить аренду.

Как правило, подобные площадки заинтересованы в том, чтобы проводить у себя хорошие мероприятия. Они увеличивают им трафик.

Поэтому мы, как организаторы фестиваля, можем договориться о проведении совместного мероприятии: с нас – дополнительный трафик, с администрации центра – их площадка. В этом случае мероприятие не нужно согласовывать в городской администрации. 

Сократить бюджет

Основная задача организаторов при составлении бюджета – включить в смету все затраты, вплоть до покупки ластиков.

В бюджет каждого фестиваля мы закладываем следующие основные статьи расходов: обеспечение мероприятия, согласование, аренда площадки, персонал. Нужно не забыть о страховании ответственности перед третьими лицами.

Это обязательный пункт в смете организаторов, чтобы обезопасить себя, если не дай бог, что-то случится на фестивале. 

Кейс. Смета на проведение инсталляции «Аллея парящих зонтиков»:

  • Страхование ответственности перед третьими лицами – 50 000 рублей.
  • Аренда железных конструкций – 1 500 000 рублей.
  • Аренда сцены – 200 000 рублей.
  • Аренда звукового оборудования – 200 000 рублей.
  • Охрана – 500 000.
  • Аренда склада для хранения конструкций – 50 000 рублей.
  • Покупка зонтиков – 280 000 рублей. 

После составления бюджета мы актуализируем его вместе с командой. Начинаем предлагать бартер тем компаниям, которым он может быть интересен.

Например, компаниям, которые занимаются грузоперевозками, чтобы они помогли с доставкой необходимого оборудования на площадку. Или ищем частные клиники, которые могут предоставить нам бригаду «Скорой помощи» на время проведения мероприятия.

Взамен компании, с которыми мы работаем по бартеру, получают бесплатную рекламу в рамках мероприятия.

Собрать зрителей   

Чем больше людей придёт на мероприятие, тем лучше. Поэтому с первых дней работы над проектом привлекается пиарщик. Он составляет медиаплан, выпускает пресс-релиз о фестивале и подготовке к нему, делает публикации на всех страницах мероприятия в соцсетях, размещает посты в профильных сообществах, занимается таргетингом, заботится о появлении анонсов и развёрнутых статей в СМИ. 

Если вход на мероприятия платный (речь не о городских фестивалях – прим. редакции), план PR-кампании должен работать на продажу билетов. Здесь оказываются задействованными все возможности: партнёрка, социальные сети, публикации в СМИ, работа с лидерами мнений и участниками (например, все артисты публикуют у себя посты об участии в фестивале). 

Для привлечения трафика нужны сильные специалисты по PR — либо в команде проекта, либо на аутсорсе. Они должны понимать, что именно продвигают. А для этого им необходимо быть в тесной связке с организаторами. 

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Быть готовым к форс-мажору   

Кажется, что можно контролировать все этапы подготовки. Но это, конечно, не так. И к форс-мажорам надо готовиться. 

Есть фактор, который никакому контролю не поддаётся – погода. На хорошую погоду в день проведения мероприятия остаётся только надеяться или молиться. 

Если прогноз погоды ужасный, дату проведения фестиваля можно перенести. Во всех договорах с подрядчиками и клиентами, партнёрами, мы всегда прописываем пункт про форс-мажоры. Оставляем за собой право перенести дату проведения фестиваля при погодных условиях, которые могут угрожать здоровью посетителей.

В этом случае придётся заново всё согласовывать с городскими властями. Плюс есть риск потери отношений с некоторыми партнёрами. Понятно, что они тоже готовятся к мероприятию – заказывают брендированную зону, предоставляют для её подготовки свой персонал, находят своих подрядчиков.

Для них перенос даты сопряжён с новыми затратами (как и для организаторов). 

За всё время проведения мероприятий только один раз погода нарушила наши планы. Мы начинали фестиваль с хорошей погодой – светило солнце. А потом неожиданно пошёл ливень, и все посетители устроились в одном огромном шатре генерального партнёра. Кстати, партнёр был очень счастлив, потому что отработал все контакты. Для него это было лучшим подарком. 

Другой форс-мажор, не связанный с погодой — это потеря генерального спонсора.

Например, в этом году наш проект «Аллея парящих зонтиков» за месяц до его проведения лишился поддержки генерального спонсора.

Найти в период проведения чемпионата мира по футболу другого партнёра почти невозможно. И где брать недостающую сумму для организации и проведения инсталляции – 1 000 000 рублей – тоже непонятно. 

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Мы решили обратиться за помощью к обычным людям, объявив на Planeta.ru краудфандинговую кампанию. Это дало нам необычную обратную связь. Например, партнёр, который уже нас поддержал, увеличил бюджет, чтобы «Аллея парящих зонтиков» состоялась в этом году.

В первый день к нам пришла компания, которая покрыла 25% объявленного сбора, выкупив лот «бренд-зона на мероприятии». Мы условно рассчитывали на горожан, а привлекли внимание компаний. Благодаря краудфандингу о нас везде заговорили и написали.

Читайте также:  Что произошло на рынке труда в 2016

Сейчас мы движемся к своей цели и, думаю, половину заявленной суммы сумеем собрать. 

Вместо резюме   

Некоторым кажется, что самое главное в фестивале – это оригинальная идея в его основе. Но важнее креативности оказывается умение анализировать. Мы изучаем, зачем это мероприятие нужно клиенту (если речь идёт о коммерческом проекте) или нашему партнёру, какие задачи он хочет решить. Потом смотрим, что уже придумывалось и как это сработало. Только после этого включается креатив. 

Важно, если проведённое нами мероприятие сможет поменять что-то в лучшую сторону – для партнёра, участников, посетителей. Например, наша инсталляция «Аллея парящих зонтиков» устраивается на месте парковки.

И на время проведения «Аллеи» на парковке проходят концерты, выставки, маркеты, устраиваются лекции, чтения.

Мы меняем городское пространство и привлекаем на свою площадку людей, которые на обычную парковку вряд ли пришли, чтобы провести тут вечер. 

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Операция «Синхронизация»: сделать искусство понятным. Mom’s Bazaar: как устроена мастерская семейных мероприятий. Затянуло в шоу-бизнес: как заработать на звуковом оформлении мероприятий. biz360

13 июля 2018

Бренды на летних фестивалях: как попасть в программу и эффективно реализовать интеграцию

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Несмотря на холодное лето в европейской части России, музыкальные и городские фестивали проходят с неизменными аншлагами. Для брендов летние open air стали одним из самых доступных способов установить органичный контакт с аудиторией поколения Z. А сезон-2019 укрепил и еще одну тенденцию — даже популярные и востребованные мероприятия конкурируют друг с другом за спонсоров.

В рамках спецпроекта Sostav «РАМУ: маркетинг реальных действий» директор Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта brandnew Дарья Головина и директор по развитию Артем Минасян анализируют, что происходит в сегменте интеграций. А редакция Sostav, опираясь на опыт VK Fest, вместе с брендами рассказывает, как выбрать подходящий фестиваль и что сделать, чтобы быть замеченным многотысячной аудиторией.

Предложение VS спрос

Самым востребованным форматом для интеграции в фестивали по-прежнему остаются брендированные зоны. И это неслучайно — на крупных open air такой формат позволяет участникам получить контакт с аудиторией в 30−50 тысяч человек при минимальной стоимости спонсорского пакета в 3 млн рублей (с учетом застройки брендированной площадки и проведения активаций).

Мы видим, что фестивали соперничают за внимание брендов. Особенно тех, ценности которых отвечают общей идеологии open air и запросам аудитории.

Если организаторы заинтересованы, чтобы бренд появился на мероприятии, они готовы расширять спонсорские пакеты, давать право выбора мест, увеличивать площадь брендированной зоны и предоставлять другие бонусы.

На наш взгляд, эта тенденция сохранится, так как фестивалей становится больше, а бюджеты компаний ограничены.

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Дарья Головина, генеральный директор Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта brandnew :

Еще несколько лет назад мы были свидетелями, как наши клиенты делали ставку на ивент-маркетинг и стремились провести собственные фестивали. Этот бум прошел, настало время интеграций. Компании приходят на готовое мероприятие и получают контакт с той самой молодой и активной аудиторией, которая всех интересует.

Крупные бренды ориентируются на фестивали с историей, интересным лайн-апом, и им есть, из чего выбирать. Некоторые, как Tinkoff, идут по пути генерального спонсорства, и тогда в названиях фестиваля появляется еще и бренд.

Как оценить эффективность?

Одним из неоднозначных моментов остается определение эффективности спонсорских интеграций, которая во многом базируется на экспертной оценке. По нашему опыту, клиенты обращают внимание преимущественно на следующие показатели:

  • посещаемость мероприятия. Эти данные обычно предоставляют организаторы. Посещаемость во многом зависит от лайн-апа фестиваля, а вот погодные факторы влияют на нее незначительно.
  • характеристики аудитории, которая пришла на фестиваль;
  • проходимость брендированной площадки. Неплохо, если она достигает 30%.
  • стоимость одного контакта. Этот показатель компании считают и анализируют по-разному, но в целом, на наш взгляд, стоимость контакта до 350 рублей позволяет считать интеграцию эффективной.
  • генерация пользовательского контента в онлайне. В каждом брифе по спонсорским интеграциям, который мы получаем, есть пункт по UGC. Для брендов важно не только появиться на фестивале, но и сделать так, чтобы информация об их участии появилась в социальных сетях. Поэтому важно все — креативные фотозоны, лаунджи, необычные активации, мерч, подарки за публикации с хэштегом бренда.

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Артем Минасян, директор по развитию Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта brandnew :

В случае неудачного мероприятия UGC будет совсем не таким, как все ожидают.

Недавний пример — бал-фестиваль Midsummer Night's Dream, организаторы которого выбрали заведомо сложную площадку, не учли погодные риски и выбрали поставщиков, которые не смогли выполнить свои обязательства. Все это привело к репутационным потерям и для самого мероприятия, и для брендов, которые были в него интегрированы.

На мой взгляд, в данном случае они просто потратили деньги зря — люди, которые все-таки смогли добраться до фестиваля, были уже погружены в негатив. Вывод простой: чтобы мероприятие было эффективным, нужно внимательно подходить к выбору подрядчиков, площадки и всегда иметь в виду плохую погоду.

Тенденции рынка

Как будет развиваться рынок фестивалей и спонсорства? Скорей всего, в ближайшие годы мы будем свидетелями становления новых open air, рассчитанных на более узкую аудиторию, и их борьбы за спонсоров.

Хороший пример нишевого мероприятия — фестиваль «Боль», который, начиная с 2015 года, серьезно увеличил свою аудиторию.

Бренды, в свою очередь, будут еще требовательнее к оценке эффективности интеграций и распределению бюджетов.

На фестивали будут чаще приходить компании, от которых этого мало кто ожидает. Мы уже видели брендированные зоны банков, авиакомпаний, строительных корпораций, и спектр участников будет расширяться. Фокус активаций еще больше сместится в digital

Основные риски

Основные риски

Главный риск связан с невыполнением вашего собственного плана. Может оказаться так, что замечательно разработанный сценарий, системы мер по предотвращению проблем и прочее просто не будут выполнены вашими подчиненными.

Для того чтобы этого не произошло, необходимо подтверждение от каждого члена команды, что он ознакомлен с установленным порядком и правилами, а также с тем, какую ответственность он несет за их невыполнение.

Есть и риски, связанные с участниками. На мероприятиях взрослые люди с высшим образованием часто начинают вести себя как дети.

Они теряются в трех комнатах и не могут найти туалет (хотя объездили полмира и умеют ориентироваться в незнакомой обстановке), интенсивно теряют собственные вещи, случайно забирают чужие… В этом нет их вины, поэтому этот фактор нужно принять как данность и учитывать в работе.

Необходимые качества организатора мероприятия:

– спокойствие. Вы ко всему готовы, все варианты просчитаны, и вы знаете, как себя вести. И ваша команда знает;

– внимательность. Сила мелочей в том, что их много. Не упускайте из виду ничего.

– дружелюбие. Что бы ни случилось, ваши гости – это ваши Клиенты, и к ним нужно относиться максимально дружелюбно;

– находчивость. Даже если вы не приготовили вариант для сложившейся ситуации, вы должны быть твердо уверены, что быстро найдете приемлемый выход;

– компетентность. Знание вашего мероприятия и всех его составных частей, опыт, внимание должны убедить Клиентов, заказчиков, что вы решите любую проблему. И вы тоже должны в это верить;

– «паранойя». Будьте всегда начеку.

Особый фокус – «паранойя». Она вас спасет. Начнем с законов Мерфи: «Если неприятность может случиться – она обязательно случится. Если может случиться несколько неприятностей – они случатся в самой неблагоприятной последовательности».

Примите это – ЭТО НОРМАЛЬНО в нашем деле. В том смысле, что это норма.

Разложите ваше мероприятие на составляющие элементы. Подумайте и составьте себе план, что делать, если выпадет каждый из этих элементов. Один, второй, третий, два подряд. Может случиться самое невероятное. Подумайте, что вы будете делать в разных ситуациях.

Как учесть риски при организации большого события – уроки фестиваля авиаспорта

Найдите ключевой элемент (или несколько) вашего мероприятия, который может ВСЕ испортить. Почти всегда такой есть. Именно к этому готовьтесь особо, проверьте и перепроверьте все, чтобы этого не произошло.

У вас должен быть запасной план для каждой из возможных проблем. Как минимум психологически вы должны быть готовы ко всему. Пусть ваш план спасения ситуации не компенсирует потери, но зато мероприятие не сорвется полностью. Когда-нибудь этот подход – подготовка запасного варианта – вас спасет. Это и есть профессионализм.

Компьютерные риски при проведении мероприятия стоит рассмотреть отдельно.

Известно, что технике свойственно ломаться – соответственно, она может сломаться и во время мероприятия. Компьютер может зависнуть.

Может оказаться, что у вас не работает или не проинсталлирована программа, нужная докладчику. Чтобы избежать этого, используйте дублирующее копирование.

Скопируйте все нужные данные (списки, презентации и т. п.) на CD, на флэш-память и имейте с собой запасной компьютер.

В офисе, чтобы снизить риск потери данных, установите сервер, где будут храниться все данные по мероприятию, и регулярно копируйте туда всю необходимую и связанную с мероприятием информацию. Если у кого-то сломается компьютер, вы потеряете данные всего за один день (если вы копируете их ежедневно).

У нас есть запасной комплект нужной техники, который мы «бессмысленно» возили на каждое крупное мероприятие несколько лет. И вот на одной из конференций у нас перегорел компьютер прямо во время презентации. Он заискрил, пошел дым, и все выключилось. Что делать?

Мы просто заменили компьютер. У нас был запасной. На нем были записаны все нужные презентации, в частности презентация того докладчика, во время выступления которого и произошел инцидент. В зале находился наш менеджер, который сообщил по уоки-токи о случившемся на «стол решения проблем». На замену ушло несколько минут, докладчик пропустил всего лишь пару слайдов.

Читайте также:  Как войти в партнерство с pepsico и почему трудно работать с крупным ритейлом – кейсы от компании «Лидское пиво»

Десять лет ничего подобного не происходило. Но когда это произошло – мы были готовы. Я горжусь этим.

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Как предусмотреть риски на мероприятиях

Организация мероприятий — дело сложное и порой непредсказуемое. Практически на всех ивентах возникают ситуации, когда что-то идет не по плану и выходит из-под контроля. Рисков, которые связаны с организацией мероприятий, немало, и именно о них мы поговорим в данной статье.

Люди — всегда источник рисков. Даже если вы работаете с профессионалами, не стоит исключать человеческий фактор.

Ведущий может заболеть, спикеры, выступающие на мероприятии, могут не приехать, официанты могут не справиться с работой. У вас всегда должны быть телефоны людей, которые смогут быстро приехать и спасти ситуацию.

Номера ведущих, аварийных служб и доставки еды никогда не будут лишними, а в некоторых случаях помогут спасти все мероприятие от провала.

Необходимо помнить о том, что у камеры или фотоаппарата может разрядиться аккумулятор, компьютер или проектор могут перестать работать, а электричество может и вовсе отключиться. Такие ситуации всегда нужно предусматривать заранее.

Тщательно контролируйте работу ваших подрядчиков, заранее проверяйте всю технику, всегда имейте в запасе несколько кабелей и удлинителей.

Никогда не знаешь, в какой момент они могут понадобиться, но в случае форс-мажора они вам очень помогут.

Перед самим ивентом уточните у владельцев площадки, есть ли на ней запасной генератор. Если нет, то нужно узнать о наличии людей, которые смогут быстро устранить неполадки.

Заранее проверяйте приглашенных спикеров на наличие опыта публичных выступлений, иначе можете попасть в ситуацию, когда выступление становится провальным из-за отсутствия опыта у выступающего. В этом случае вас спасут репетиции до мероприятия, которые помогут подготовиться неопытному спикеру к сцене и спасут вас от непредвиденных ситуаций.

Всегда есть вероятность того, что в самый неожиданный момент пойдет дождь или начнется гроза. И вы должны быть к этому готовы.

Заранее продумайте, что вы будете делать в этом случае, куда должны будут пойти гости мероприятия.

Если же от погоды зависит старт мероприятия, то нужно продумать, насколько по времени можно перенести начало, чем в это время можно занять людей, собравшихся к началу праздника.

  1. Гости могут вести себя не так, как запланировано

В плане мероприятия ивент-менеджера четко прописано все, что должно происходить на мероприятии: когда выходит следующий спикер на конференции или когда приходит время “сюрприза” для гостей праздника.

Порой гости могут не обратить внимания на просьбу пройти куда-либо, потому что слишком увлечены беседой, случайно испортить ключевую декорацию и так далее.

Поэтому нужно помнить, что этот план есть только перед Вами и гости не задумываются о тайминге и о том, как сложно устроено мероприятие, на которое они пришли.

Материал подготовлен: event & mice agency TDI Extra

Возможные риски при организации мероприятий

Для расчета нынешних рисков было изучено данные недельных оборотов финансовых средств компании Coca-Cola за последние десять лет. В интернет-эпоху для любого направления бизнеса информация приравнивается к деньгам. Успех вашего бизнеса зависит от умения реализовать потенциал информационных активов, то есть превратить информацию в интеллектуальную собственность.

Согласно концепции компании MicroStrategy, ее девиз звучит так: «Мы не создаем, а только обновляем то, что делаем». Концепция компании основана на законе физики, согласно которому материя не создается,  изменяется лишь ее форма. Это значит, что всё, что мы создаем сегодня, это повторение уже сделанного в прошлом.

Какое отношение это имеет к нашей сфере? Самое непосредственное: информацию прошлых лет можно с успехом использовать  при организации различных мероприятий — она содержит знания о залах и помещениях, о персонале, контрагентах, о проблемах техники или условий и многое другое.

Вы с успехом можете использовать эти данные на всех этапах подготовки.

Кроме этого, такие сведения дают возможность правильно оценить экономическую рентабельность мероприятий. Они помогают просчитать, принесет ли мероприятие доход хозяину. Знакомясь со старыми записями, можно найти нужную информацию, такую как: количество гостей, посетивших похожие мероприятия в прошлом, стоимость билетов, формы бронирования помещений и полученные доходы.

Целю деятельности Стивена Реветриа и Джереда Пола, известных специалистов в области организации развлекательных мероприятий, является организация большого количества мероприятий, для которых подходят конкретные помещения, и выполнение оперативных задач. Поэтому, использование исторических данных выступает средством оценки и сравнения соответствующих показателей.

Эти специалисты осуществляют сбор информацию о проектах других организаторов, ведущих свою деятельность в разных помещениях, но в том же секторе рынка. Сбор данных предоставляет им маркетинговую информацию, которую они смогут использовать для своих проектов.

Так, удостоверившись в важности исторических данных для организации развлекательных событий, вам следует придерживаться определенных принципов ведения производственной книги. Прежде всего, для каждого события нужно выделять отдельный журнал учета, в котором будут задокументированы все нюансы организации проекта.

После проведения мероприятия необходимо фиксировать все положительные и отрицательные моменты, которые затем следует проанализировать по следующим пунктам:

  • неудавшиеся элементы мероприятия;
  • ответственные за проколы, их меры и дальнейшие действия;
  • работа поставщиков;
  • определение положительных и отрицательных сторон.

Анализ результатов прошедшего мероприятия даст возможность по-новому взглянуть на причины успеха или неудачи и подскажет возможности для усовершенствования. Эти сведения лучше хранить в отдельном документе — в будущем он станет своеобразным справочником для над следующими проектами.

Чтобы не допускать ошибок в будущем, нужно учиться на прошлом. По этому поводу Стив Реветриа дает важный совет, который заключается в том что, в индустрии развлекательных мероприятий очень важны взаимоотношения между людьми.

Количество организаторов в этой сфере не очень велико, они знают друг друга, и любая информация распространяется очень быстро. Опыт — это хорошо, но исключительно важным является репутация человека. Можно допустить некоторые ошибки, но опыт и доверительные отношения с коллегами помогут сохранить профессионализм.

«Предугадать, сколько человек придет на фестиваль, практически невозможно»

За плечами генерального директора компании «Светлая Музыка» Ильи Бортнюка организация огромного количества музыкальных фестивалей, самые известные из которых — «Стереолето», «Музыка Афиши».

Из года в год эти фестивали собирают внушительную аудиторию, которая с завидным постоянством продолжает увеличиваться.

На встрече со слушателями специализации «Менеджмент в музыкальной индустрии» Государственного университета управления известный промоутер рассказал о технологии организации и проведения фестивалей, а также о возникающих при этом сложностях.

Отличие музыкального фестиваля от обычного концерта

Фестиваль представляет собой серию событий, объединенных общей идеей или стилем музыки. В отличие от концертов, которые, как правило, длятся несколько часов, фестивали легко могут продолжаться на протяжении нескольких дней.

Градация фестивалей

Да. Во-первых, по месту проведения – indoor или outdoor. Понятно, что летом лучше проводить фестивали на открытом воздухе, чтобы человек не был ограничен каким-то пространством.

Если же вы поставлены в рамки indoor-проекта, позаботьтесь о том, чтобы в вашем распоряжении было как можно большее пространство, ведь человек должен иметь возможность не только слушать музыку, но и отдохнуть в chillout-зоне, например. Существует также градация по жанру.

Сразу скажу, что жанр может быть абсолютно любым – от музыки бардов до фолка. Наибольшей популярностью в нашей стране пользуются рок-фестивали и фестивали с танцевальной музыкой. Поп-музыка в контексте фестивалей не пользуется спросом, кроме фестиваля в Юрмале, наверное.

Конечно, также можно упомянуть «Евровидение», но это скорее какое-то соревнование, нежели фестиваль в полном смысле этого слова. Фестивали различают и по типу организаторов – их проведение может быть инициировано государственными структурами, радиостанциями, спонсорами или промоутерскими компаниями.

Спонсорство

На Западе привлечение спонсоров – скорее исключение из правил, в то время как в нашей стране лишь малая часть фестивалей проходит без участия спонсоров.

Причем некоторые артисты изначально отказываются выступать на фестивале, который проходит при поддержке спонсоров, но в итоге все равно соглашаются, когда им объясняешь, что в России – это единственный способ провести фестиваль и заплатить артистам запрашиваемый гонорар.

Если вы решили организовать фестиваль

Прежде всего, у вас должна быть четкая идея, и вы должны суметь ответить на следующие вопросы: «Зачем я хочу это сделать?», «Чем мой фестиваль будет отличаться от других?», «В чем будет заключаться его привлекательность?», «Почему на мой фестиваль пойдут люди?». Следующий шаг – определение целевой аудитории, и понимание того, какое место займет ваш фестиваль среди других.

Как убедиться в том, что ваш фестиваль будет востребован

А если отменят? риски при организации массовых спортивных мероприятий

Footboat продолжает курсировать по водной глади Москвы-реки, а «Советский спорт» одну за другой проводит деловые встречи.

На сей раз темой очередного круглого стола стали эксклюзивные формы страхования, которые появились на российском рынке совсем недавно. В частности о страховании рисков отмены или переноса соревнования.

Читайте также:  Ндс в контракте по 44-фз и 223-фз. усн и осно

«Советский спорт» пересказывает слова спикеров круглого стола, которые не раз сталкивались с различными страховыми кейсами на практике.

Владимир Волошин, управляющий партнер Newman Sport & Business Consulting, соосновательIRONSTAR/ROSA RUN

— Хочу сказать спасибо «Советскому спорту» за организацию этого круглого стола. Тема, которую вы затронули, впервые поднимается на таком уровне. Люди, работающие в сфере страхования не раз сталкивались с отменами, переносами, сбоями в организации соревнований и рисками, которые невозможно предусмотреть.

Я представляю компанию, которая занимается организацией любительских соревнований, но так же в нашем портфеле есть финал Кубка Европы по триатлону – там участвовали профессионалы.

Это был абсолютно новый опыт для нас, состязания такого масштаба Россия принимала впервые, поэтому по многим вопросам мы сотрудничали с западными коллегами и это дало нам много знаний.

Специализируясь на любительских соревнованиях, могу сказать, что 99% проводимых в России мероприятий подобного характера, не застрахованы. Если речь идет о международных стартах, то страхование является обязательной частью контракта, таким образом, большую часть рисков организаторы берут на себя.

Организация соревнований по триатлону всегда связана с перекрытием или закрытием чего-либо: водных акваторий, федеральных трасс и т.д. Поскольку мы регулярно проводим наши состязания в тех местах, где так или иначе появляются первые лица государства или проводятся иные общественные мероприятия, наша команда учитывает риски отмены или переноса стартов.

Мы закладываем не менее полугода на подготовку и согласование документации во всех инстанциях, чтобы исключить вероятность форс-мажора.

Однако даже с учетом этого все равно остаются какие-то риски, чаще всего, страхуемые. В таких случаях мы ведем двустороннюю работу с нашими страховыми партнерами, которые предоставляют услуги не только нам (организаторам), но и нашим участникам.

Кроме того, в нашем бизнесе мы развиваем консалтинговое направление и работаем с организаторами других соревнований по триатлону, делимся с ними своим опытом, объясняем риски, связанные с трассами. Так вот, нас вроде бы слушают внимательно почти все, однако все равно в 50% случаев у наших клиентов по тем или иным причинам сокращаются маршруты.

Волны, буи уплыли в открытое море, не получены подписи от ФСБ, ФСО и МЧС – случаи бывают разные.

В триатлоне мы работаем с живыми людьми и не имеем права подвергать их здоровье опасности. Но, как я уже сказал, российские соревнования практически никогда не страхуются, потому что у организаторов просто нет на это денег.

Никто их за это не ругает, мало того, никто даже не проверяет, было ли мероприятие застраховано.

Как правило, об этом узнают только когда произошла трагедия – не дай бог что-то случается с участником, и тогда следственные органы начинают проверку, в ходе которой выясняется, что мероприятие было организовано с огромным количеством нарушений.

Поэтому на всех мероприятиях IRONSTAR соревнуются только застрахованные участники. Мы никого не допускаем без однодневной страховки, которая покрывает триатлон, не менее, чем на 100 тысяч рублей. Законом прописано только наличие медицинской справки, которая элементарно покупается в интернете, но мы вводим дополнительные требования по страхованию. Это наш внутренний регламент.

Дмитрий Шишкин, начальник управления страхования ответственности. СПАСО «Ингосстрах»

— Действительно, большая часть российских спортивных мероприятий не страхуется. Если речь идет о международных соревнованиях, и контракт содержит в себе пункт о необходимости страхования, тогда наши спортивные федерации заключают соответствующие договора.

Но если этого пункта нет, и даже если они понимают все риски и хотят застраховать событие, они все равно не могут это сделать. В бюджет это не закладывается, денег не хватает, а потом приходит Счетная палата и начинает задавать вопросы: «а откуда у вас эти деньги? А зачем вы их потратили?» и т.д.

То есть если что-то случится с участником, отвечать будет организатор, но застраховаться от этого он не может, потому что государство бьет по рукам.

При этом 80% организации, которые все-таки заключают договора страхования, страхуют только риски гражданской ответственности перед посетителями мероприятия и спортсменами, принимающими участие в соревнованиях.

Страхование отмены спортивного события – достаточно эксклюзивная вещь в России. Олимпиада в Сочи была застрахована по отмене, чемпионат мира по хоккею-2016 тоже, а вот чемпионат мира по футболу-2018 сейчас страхует на Западе ФИФА, потому что они понимают всю сложность политической ситуации и знают, что не смогут заставить наш оргкомитет принять риск отмены.

В случае крупных международных соревнований очень сложно застраховать даже гражданскую ответственность организатора, потому что в таких случаях речь идет о сотнях миллионов долларов, которых на российском страховом рынке просто нет. Всегда нужно западное перестрахование.

Подготовка такого страхования занимает год-полтора, поэтому организаторы должны понимать, что по щелчку пальцев никто не сможет организовать это покрытие. Поэтому к процессу страхования нужно подходить сильно заранее, если речь идет о крупных международных соревнованиях.

Анна Тулянкина, начальник отдела страхования индустрии гостеприимства и культурных ценностей ООО «Абсолют Страхование»

— Нужно понимать, что ни один страховщик не сможет принять на себя риск, связанный с прямым нарушением норм законодательства. Летом прошлого года в Москве был отменен крупный музыкальный фестиваль из-за того, организаторы проигнорировали предписание противопожарной инспекции о наличии нарушений.

Соответственно такой случай не считался бы страховым, потому что имело место прямое нарушение законодательства. Также не страхуются риски, связанные с нарушением договорных обязательств.

Все остальные риски, в том числе, связанные с невозможностью доступа к площадке, а также причинением вреда здоровью посетителей и участников, покрываются.

К слову, случаи применения допинга среди спортсменов не покрываются страховкой, потому что в страховании есть важный принцип – страховой случай не должен быть запланированным, должен быть фактор внезапности. Если спортсмен со своей командой целенаправленно идет на употребление запрещенных веществ, это его риск, и он не может быть отнесен к ответственности страховой компании.

Не попадают под страховое покрытие и санкционные риски. Так складывается мировая практика, ни одна страховая компания не может взять на себя ответственность за отмену мероприятий по каким-то политическим мотивам.

Александр Протоколитов, генеральный директор ООО «МАИ Страховые брокеры»

— У крупных международных соревнований всегда высока коммерческая составляющая, к ним приковано внимание не только телевидения, но и большого количества зрителей. В связи с чем, количество рисков постепенно множится.

Один из них – угроза терроризма. Соответственно, рынок страхования начал реагировать на эти риски, предлагая уникальные страховые продукты. Пионерами в этой области являются страны Запада – Великобритания, а также США.

Если говорить о больших спортивных мероприятиях, которые в мировой практике были впервые застрахованы от отмены – это Олимпиада в Афинах-2004. Это первая летняя Олимпиада после террористической атаки на США 11 сентября 2001 года.

Объем ответственности страховых компаний в этом случае составил порядка 200 миллионов долларов. С течением времени объем ответственности страховщиков по таким полисам существенно вырос.

Одна компания не способная выдать один такой большой полис, ее собственных средств не хватит для покрытия рисков, поэтому здесь очень важен вопрос перестрахования рисков отмены в дальнейшем.

Необходимость введения такого рода страхования объясняется высокой стоимостью телевизионных прав и теми рисками, которые несут компании, покупающие эти права.

Также есть пример с зимней Олимпиадой в Турине, где не хватало снега для проведения соревнований.

Организаторам пришлось засыпать трассы искусственным снегом, из-за чего они понесли финансовые потери, которые также покрывались полисом страхования, в который был внесен пункт о минимизации ущерба от вероятной отмены соревнования.

Другой пример – в 2005 году в США прошел ураган «Катрина», практически уничтоживший город Новый Орлеан. В течение года местный стадион для американского футбола не мог функционировать, потому что был сильно поврежден. Соответственно, команда из Нового Орлеана была вынуждена использовать другую арену и несла из-за этого расходы. Это также покрывалось страховым полисом.

Другая история связана с гражданской ответственностью организатора в той же Америке. Ни для кого не секрет, что там очень развит студенческий спорт. Так вот, во время баскетбольного матча между колледжами один из игроков выполнил слэм-данк, а затем упал на пол и получил травму спины.

Выяснилось, что конструкция щита и кольца не соответствовали современным нормам. Основание корзины было жестко прикручено к щиту и не имело демпфирующего элемента. В результате против университета, который принимал этот матч, был подан судебный иск, как против организатора соревнований, который был в итоге удовлетворен.

Они установили кольца ненадлежащей конструкции, что привело к травме одного из участников.

источник: «Советский спорт»

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *