Почему для любой компании важен «бережливый офис»

зарубежная деловая литература производственный менеджмент управление бизнесом управление качеством японский менеджмент организация рабочего процесса руководителям организаций и предприятий эффективное руководство

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Максим Батырев. ????: 6 ч. 45 мин. 19 сек. Чтец(ы) Максим Батырев. Относится к жанрам: лидерство, менеджмент и кадры, организационный менеджмент, управление би� …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Джордж Сэмюэль Клейсон. ????: 4 ч. 30 мин. 03 сек. Чтец(ы) Станислав Иванов. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, зарубежная психология, личная э …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Дмитрий Портнягин. ????: 8 ч. 59 мин. 24 сек. Чтец(ы) Александр Шаронов. Относится к жанрам: истории успеха, коучинг, лидерство, российская практика, советы от � …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Уолтер Айзексон. ????: 22 ч. 32 мин. 34 сек. Чтец(ы) Василий Мичков. Относится к жанрам: биографии и мемуары, зарубежная деловая литература, истории успеха, лид� …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Роберт Кийосаки. ????: 10 ч. 44 мин. 13 сек. Чтец(ы) Василий Духанин. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, личные финансы, просто о бизнесе, самор� …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Дмитрий Портнягин. ????: 7 ч. 07 мин. 17 сек. Чтец(ы) Александр Шаронов. Относится к жанрам: истории успеха, лидерство, мотивация, российская практика, советы о …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Наполеон Хилл. ????: 8 ч. 52 мин. 51 сек. Чтец(ы) Вадим Пугачев. Относится к жанрам: бизнес-стратегии, зарубежная деловая литература, личные финансы, просто о б� …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Владимир Моженков. ????: 5 ч. 49 мин. 08 сек. Чтец(ы) Геннадий Смирнов. Относится к жанрам: личная эффективность, организационный менеджмент, российская практ …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Дмитрий Портнягин. ????: 7 ч. 02 мин. 03 сек. Чтец(ы) Дмитрий Портнягин. Относится к жанрам: истории успеха, лидерство, личная эффективность, российская практи …

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Аудиокнига автора Дэн Кеннеди. ????: 8 ч. 23 мин. 18 сек. Чтец(ы) Александр Лавров. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, менеджмент и кадры, управление бизнесом, уп …

Аудиокнига автора Фил Найт. ????: 15 ч. 06 мин. 40 сек. Чтец(ы) Всеволод Кузнецов. Относится к жанрам: биографии и мемуары, зарубежная деловая литература, зарубежная публицистик� …

Аудиокнига автора Бодо Шефер. ????: 7 ч. 41 мин. 57 сек. Чтец(ы) Денис Гармаш. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, личные финансы, доходы, как стать богатым, фин� …

Аудиокнига автора Генри Форд. ????: 11 ч. 12 мин. 01 сек. Чтец(ы) Алексей Казаков. Относится к жанрам: бизнес-стратегии, биографии и мемуары, зарубежная деловая литература, заруб� …

Аудиокнига автора Т. Харв Экер. ????: 6 ч. 47 мин. 08 сек. Чтец(ы) Павел Константиновский. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, зарубежная психология, личные финан� …

Аудиокнига автора Джейсон Шрейер. ????: 8 ч. 49 мин. 40 сек. Чтец(ы) Disgusting men. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, зарубежная компьютерная литература, истории усп� …

Аудиокнига автора Дон Тэппинг. ????: 6 ч. 53 мин. 33 сек. Чтец(ы) Михаил Мурзаков. Относится к жанрам: зарубежная деловая литература, производственный менеджмент, управление бизнесом, управление качеством, японский менеджмент, организация рабочего процесса, руководителям организаций и предприятий, эффективное руководство. Возрастное ограничение: 12+.

Вы можете в один клик скачать полную версию аудиокниги  «Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег»  в mp3 в хорошем качестве и без регистрации.

Или же, выбирая подходящий Вам вариант, слушать онлайн  «Бережливый офис: Устранение потерь времени и денег»  на нашем сайте.

У нас огромный выбор и хороший рекомендательный сервис, и Вы легко сможете выбрать нужную аудиокнигу в соответствии со своими предпочтениями.

Если Вы ещё не определились с выбором, то советую посмотреть разделы «Рейтингов» и «Обзоров аудиокниг» нашего сайта, там вы сможете провести время с пользой и быстро выбрать книгу или серию книг, которые Вам обязательно понравятся.

Не забывайте оставлять отзывы и ставить оценки, они помогают сделать наш рекомендательный сервис ещё лучше.

Бережливое производство – уникальная технология сокращения затрат, придуманная на Toyota.

Из этой книги вы узнаете о том, как при помощи таких бережливых методов, как «точно вовремя», кайдзен, 5S, составление карты потока создания ценности, и других навести порядок в офисе, увеличить производительность труда, повысить скорость обработки заказов и удовлетворенность клиентов. Книга представляет собой пошаговое руководство по преобразованию любого офиса в бережливый. Книга рассчитана на всех менеджеров и сотрудников офисной сферы.

© Storytel

Возрастное ограничение: 12+ Дата написания: 2006 Правообладатель: StorySide AB

Бережливое производство

Современные условия необходимости инновационного развития экономической системы России предполагают развитие системы бережливого производства (Lean production).

Это касается таких областей, как государственное управление, образование, медицина, общественный транспорт, деятельность обслуживающих и промышленных предприятий и многого другого.

Национальный стандарт РФ определяет понятие бережливого производства как «концепцию организации бизнеса, ориентированную на создание привлекательной ценности для потребителя путем формирования непрерывного потока создания ценности с охватом всех процессов организации и их постоянного совершенствования через вовлечение персонала и устранение всех видов потерь».

Бережливое производство – это обобщение и развитие основных идей и положений Toyota production system (TPS), новый способ мышления, обеспечивающий движение к эффективному ресурсосберегающему производству, повсеместная и непрерывная ликвидация любой деятельности, которая потребляет ресурсы, но не создает потребительские ценности. Это не просто экономия, а изменение уклада предприятия, создание новой производственной системы, которая настроена на выпуск изделий исключительно под потребности клиента.

«Бережливое производство – это стратегия операционного превосходства, основанная на четко определенных ценностях для вовлечения людей в постоянное совершенствование в области безопасности, морали, качества, затрат и производительности» — считает Джеффри Лайкер, автор серии книг, в которых он обобщил опыт двадцатилетнего изучения деятельности японской корпорации. В 2000-х гг. в России сначала промышленные гиганты, потом предприятия средних размеров, а теперь уже и малый бизнес начали активно интересоваться методом снижения издержек и повышения производительности. Почему для любой компании важен «бережливый офис»Б. Г. Литвак в книге «Япония: управленческий прорыв» раскрывает опыт развития японской экономики, сумевшей занять лидирующие позиции в мире, несмотря на разрушенную войной промышленность. «Все теории управления, как бы они ни назывались и для чего бы ни предназначались, исходят из управленческой практики и своей конечной целью имеют применение полученных результатов в реальном управлении. Поэтому такое значение имеет опыт «Тойоты» — одной из самых успешных и динамично развивающихся компаний мира…В случае «Тойоты» мы встречаем не разрозненные управленческие подходы, а их сочетание, сплавившееся в постоянно развивающуюся систему, получившую название «дао Тойоты». «Дао Тойоты» — это путь компании, философия её бизнеса, мировоззрение и методы организации производства, стремление к непрерывному совершенствованию. Здесь идет речь, прежде всего, о формировании внутренней культуры компании, об управленческих технологиях, ставших стержнем и основой многих её достижений» — так проанализировал автор книги секреты успеха компании.

65.9(5Я) Л64583817M-КХЛитвак, Б. Г. Япония : управленческий прорыв / Борис Григорьевич Литвак. – Москва : Экономика, 2009. — 127 с. – (Управленческие портреты).

Почему для любой компании важен «бережливый офис»Более подробно историю развития компании раскрывает Ясухиро Монден, профессор экономики университета «Цукуба». Работая совместно с Тайити Оно, бывшим вице-президентом «Тойота Мотор», он явился одним из создателей высокоэффективной системы управления производством на фирме, известной во всем мире принципами «точно вовремя», системой канбан и контролем качества на местах.В книге ««Тоёта». Методы эффективного управления» рассматриваются ключевые идеи, положенные в основу производственной системы, её структура изучается как единое целое через увязывание её главных подходов с различными средствами и методами, применяемыми для достижения целей, даются наиболее наглядные преимущества данной системы. Большое внимание уделяется «человеческому» фактору производства и встроенному качеству. Это первое серьёзное описание компании, которая является примером комплексного управления производством. Вышедшая в 1989 году на русском языке, книга была первым шагом к знакомству с производственной системой японской компании Toyota в России.

65.9(5Я)М77305033M-КХМонден, Я. «Тоёта» : методы эффективного управления : сокр. пер. с англ. / Ясухиро Монден ; авт. вступ. ст. В. И. Щербаков. – Москва : Экономика, 1989. – 287 с. : ил.

Производственная система Toyota стала объектом тщательного изучения во всем мире и во многих отраслях промышленности.

В 80-е годы XX века американские аналитики на основе изучения TPS создали свои методики, объединив их в систему Lean Manufacturing или Lean Production. В последнее время их чаще называют инструментами Lean-концепции. Почему для любой компании важен «бережливый офис»

65.9(2)29В88627807-КХВумек, Дж. Бережливое производство : как избавиться от потерь и добиться процветания вашей компании : пер. с англ. / Джеймс Вумек, Дэниел Джонс ; [пер. С. Турко]. — 11-е изд. — Москва : Альпина Паблишер, 2017. — 470, [1] с. : ил.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Процессы бережливого потребления и бережливого обеспечения, взаимодействие поставщика и потребителя в процессе приобретения товаров и услуг – тема следующей книги этих же авторов. Это синтез процессов, главенствующая роль в котором принадлежит обеспечению, с целью предоставить клиенту именно то, что он хочет, в нужном количестве и в нужное время. Каковы принципы бережливого потребления и проблемы бережливого обеспечения, как изменить несогласованность систем обеспечения – ответ на эти и другие возникающие вопросы даёт эта книга. Именно коммерческий блок ближе всего к покупателям и абсолютно точно знает, что и когда им нужно.

65.050.9(2)В88607069-КХВумек, Дж. Продажа товаров и услуг по методу бережливого производства : пер. с англ. / Джеймс Вумек, Дэниел Джонс. – Москва : Альпина Паблишер, 2014. – 262 с.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»Принципы бережливого производства можно использовать не только в производстве. Нет большой разницы между производственными процессами и процессами, которые выполняются вне производственного цеха. Бережливый офис – постоянное совершенствование бизнес-процессов, то есть минимизировать и устранять операции и процессы,не несущие ценности. Научить сотрудников любого уровня идентифицировать потери и устранять их. Лишнее ожидание – когда теряется время и другие дорогие ресурсы. Лишняя транспортировка – непродуманная логистика (транспорт, курьерские службы). Лишние перемещения по офисному или производственному пространству из-за непродуманной расстановки оргтехники, расположения сотрудников отделов. Лишние запасы, лишняя обработка продукта или услуги. Книга Дона Тэппинга и Энн Данн представляет собой пошаговое руководство по преобразованию любого офиса в бережливый.

Читайте также:  Что посмотреть, если сдают нервы на «удаленке»: 5 фильмов и сериал
65.050.9(2)Т96626163-КХТэппинг, Д. Бережливый офис : устранение потерь времени и денег : пер. с англ. / Дон Тэппинг, Энн Данн ; пер. А. Залесова, Т. Гутман. — 4-е изд. — Москва : Aльпина Паблишер, 2017. — 322 с. : ил., табл.

Основа философии Toyota заключается в том, что потребитель всегда должен быть на первом месте.

Любая компания, независимо от сферы своей деятельности, существует в первую очередь для того, чтобы обслуживать своего потребителя, потому что именно потребитель за всё платит. Для Toyota прибыль – это не цель, а лишь средство для развития, чтобы ещё больше соответствовать ожиданиям потребителей.

На выходе самый лучший показатель – это вероятность того, что вас порекомендуют кому-то ещё. Почему для любой компании важен «бережливый офис»Активное использование инструментов и методов бережливого производства подтверждается разработкой национальных стандартов. ГОСТ Р 56407-2015 «Бережливое производство. Основные инструменты и методы» приводит описание основных методов и инструментов бережливого производства, а именно: стандартизация работы, организация рабочего пространства (5S), картирование потока создания ценности (VSM), визуализация, быстрая переналадка (SMED), защита от непреднамеренных ошибок (Poka-yoke), канбан, всеобщее обслуживание оборудования (TPM).В настоящее время разработаны и введены в действие 11 стандартов серии «Бережливое производство». Обзор нормативно-правовой базы бережливого производства в Российской федерации рассмотрен в статье Д. Ж. Исиной, опубликованной в сборнике «Фундаментальные и прикладные исследования молодых учёных».

Исина, Д. Ж. Нормативно-правовая база бережливого производства в Российской Федерации / Исина Д. Ж.// Фундаментальные и прикладные исследования молодых учёных : сборник научных трудов II Международной научно-практической конференции студентов, аспирантов и молодых учёных. / Сибирский государственный автомобильно-дорожный университет (СибАДИ). — 2018. — С. 663-666. — Режим доступа : https://elibrary.ru/query_results.asp

Почему для любой компании важен «бережливый офис» Станислав Логунов – успешный бизнесмен с большим опытом по внедрению Lean в российских компаниях. Многое из того, о чем пишут авторы оригинальных книг, он испытал на практике и честно рассказывает, что работает, а что – нет и почему. А практический опыт автора вселяет уверенность в том, что именно производственная система Toyota и бережливое производство выведут российский бизнес на новый уровень развития.Издание представляет собой краткое и выборочное изложение информации представленной в 27 книгах, точнее, выжимка всего основного, что есть в этих книгах, приправленная личным опытом автора. Автор не просто пересказывает прочитанные им книги по бережливому производству, а глубоко переосмысливает их, и доносит до читателя самую суть.

88.59Л 69631522-КХЛогунов, С. Путь самурая : внедрение японских бизнес-принципов в российских условиях: на основе 27 книг по бережливому производству / Станислав Логунов. – Москва : Бомбора, 2018. — 253, [1] с. : цв. ил. – (Психология. Искусство лидера).

Почему для любой компании важен «бережливый офис»В современных рыночных условиях главным критерием конкурентоспособности организации является качество. Современная компания не может стабильно приносить доход, если качество не является краеугольным камнем её политики. В рамках парадигмы менеджмента качества разработаны многие популярные сегодня методы и подходы к управлению предприятием, такие как реинжиниринг, бенчмаркинг, концепция «шесть сигма», сбалансированная система показателей, модели совершенства премий по качеству и самооценка. Переход к бережливому производству является результатом комплексного системного подхода к организации деятельности на основе проведенных мероприятий по самооценке. Чтобы минимизировать затраты на несоответствие, ведущие предприятия активно применяют методы и программы бережливой организации производства, которая получила наименование «Lean Production» — «Бережливое производство».

65.050.9(2)Г12620717-КХ634360-АБГаврилюк, С. И. От премий по качеству к бережливому производству : монография / С. И. Гаврилюк, В. А. Гольцов, С. Д. Чертов. — Липецк : Типография Респект, 2016. – 150 с. : ил., табл.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»Методология Бережливого производства предполагает алгоритмы анализа бизнес-процессов, их реорганизации и инструменты по повышению эффективности. Проверенное решение проблемы эффективного управления предлагает нам японский опыт развития компаний. Один из важных инструментов управления – определение и контроль ключевых показателей эффективности (Key Performance Indicator) бизнеса.Система показателей может помочь организациям оценить реализацию принципов бережливости на систематической основе и в конечном итоге развивать более эффективные производственные системы. Это создает получение конкурентного преимущества и существенный выигрыш в производительности. Оценка имеет потенциал для организаций, нацеленных на высокий уровень бережливости для анализа и диагностики потребностей и успехов проводимых изменений. Система оценки и управления деятельностью компании на основе KPI представлена в книге одного из ведущих отечественных специалистов в области корпоративного управления М. М. Панова.

65.9(2)29П16620108-КХПанов, М. М. Оценка деятельности и система управления компанией на основе KPI / Максим Михайлович Панов. — Москва : ИНФРА-М, 2017. — 253, [1] с. : табл., схем. — (Просто, кратко, быстро).

Почему для любой компании важен «бережливый офис»Кайдзен – японский термин, означающий непрерывное усовершенствование. Более того, этим термином обозначается улучшение в личной жизни, домашнем хозяйстве, социальной жизни и на работе. Когда этот термин применяется к работе, «кайдзен» означает непрерывное усовершенствование, затрагивающее в одинаковой степени всех работников – и менеджеров, и рядовых рабочих.В концепции непрерывного усовершенствования значение имеет не темп изменений, а движущая сила усовершенствования (число этапов). Неважно, что постепенные изменения невелики, главное, что каждый месяц (или неделю, или квартал, или любой другой подходящий период времени) происходит некоторое усовершенствование производственных процессов.

В книге доктора философии, Роберта Маурера «Шаг за шагом к достижению цели» подробно описывается как с помощью очень маленьких шагов, используя метод кайдзен, без стресса и страхов, изменить свою жизнь, сформировать новые привычки, улучшить отношения, усовершенствовать продукт, раскрыть профессиональный потенциал сотрудников.

88.52М35608679-КХМаурер, Р. Шаг за шагом к достижению цели : метод кайдзен : пер. с англ. / Роберт Маурер. – Москва : Альпина Паблишер, 2014. – 192 с.

Суть метода кайдзен сводится к пяти элементам:

  • Аккуратность и избирательность;
  • Порядок;
  • Чистота;
  • Стандартизация;
  • Дисциплина. 

Президент компании Toyota Engineering Corporation и института управления Toyota Тосио Хорикири в беседе с корреспондентом журнала «Управление персоналом» говорил об опыте внедрения технологии бережливого производства в американских и японских компаниях и на российских предприятиях. «Кайдзен непрерывен и бесконечен. Если ты не будешь развиваться, совершенствоваться, то неизбежно попадешь в состояние застоя…Мы постоянно действуем по такому циклу: «Планируй – Действуй – Проверяй – Воздействуй». Этот цикл не имеет конца. В результате движения по такому циклу мы достигаем желаемого результата. Так что и завтра будет кайдзен»- подвел итог беседе Тосио Хорикири.

Хорикири, Т. Кайдзен непрерывен и бесконечен : эксклюзивное интервью / Тосио Хорикири ; беседовала Г. Сергеева // Управление персоналом. – 2012. — № 6. – С. 6-24.

Бестселлер Джеффри Лайкера, Лауреата Нобелевской премии в области производства, «Дао Toyota» стал настольной книгой не одного поколения российских руководителей. Эффективно использовать методы бережливого производства удается лишь немногим компаниям. Почему это происходит и как адаптировать культуру японской корпорации к нуждам компаний в других странах рассказал Дж. Лайкер в статье «Корпоративная культура помогает просто хорошим компаниям стать великими». «Такую культуру нельзя привить быстро, но без неё процесс постоянного совершенствования построить невозможно».

Лайкер, Дж. Корпоративная культура помогает просто хорошим компаниям стать великими / Джеффри Лайкер // Business Excellence. — 2019. — №1. – С. 38-40. – (Менеджмент).

Нужен ли вам ЛИН? Этот вопрос задает З. Герчикова, управляющий партнер «Топ-Менеджмент Консалт», первой российской консалтинговой компании, которая начала заниматься внедрением системы бережливого производства. Производственная система каждого предприятия имеет свои особенности, которые далеко не всегда свойственны всем. Правильным решением будет изучение всех концепций для использования сильных сторон каждой из них, также минусов внедрения данной технологии, которые приводятся в одноимённой статье журнала Business Excellence.

Герчикова, З. Нужен ли вам ЛИН? / Зося Герчикова // Business Excellence. – 2019. — № 4. – С. 60-64.

ЛИН-мышление становится главным фактором успеха на сегодняшнем глобальном рынке.

Принципы бережливого производства зарекомендовали себя во всех отраслях экономики при администрировании процессов любого уровня, постоянно наращиваются лучшими мировыми практиками, подходами и инструментами.

Таким образом, мы получаем эффективный инструмент управления производством, который позволяет сократить затраты и оптимизировать себестоимость выпускаемой продукции или услуги.

С книгами и статьями, представленными на выставке, можно ознакомиться в Липецкой областной универсальной научной библиотеке.

Гл. библиотекарь отдела технико-экономической и сельскохозяйственной литературы Абашкина Л. А. 

Как Lean поможет в работе секретарям и офис-менеджерам

В переводе с английского Lean Management (Lean) – бережливое производство, бережливое управление, бережливое мышление, даже бережливое преобразование. Это концепция управления организацией, которая базируется на повышении качества продукции при одновременном сокращении расходов. Узнаем, как принципы Lean помогут организовать рабочее место и привести в порядок дела.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Концепция lean

Концепция Lean[*] появилась в Японии. В 1950-х годах инженер японской компании «Тойота» Тайити Оно предложил использовать новую производственную систему для выпуска автомобилей.

Идея была в том, чтобы объединить существующие на заводах концерна методы повышения эффективности, сделать акцент на качестве продукции и одновременно сократить расходы.

То есть наладить бережливое производство.

Изначально система Lean применялась только в производственных сферах, в основном в автомобилестроении, но со временем стала востребована и в других областях. Пришло понимание, что инструменты бережливого производства можно задействовать в строительстве, медицине, дизайне и пр.

Постепенно Lean стали внедрять в офисах. Такая система получила название «бережливый офис». Суть та же оптимизировать ресурсы компании, сократить перемещение материалов и ненужные передвижения, снизить время ожидания.

Основа бережливого офиса – модернизация всех ресурсов организации, избавление от мусора и постоянное улучшение действий.

Читайте также:  Какая структура отдела продаж нужна, чтобы победить в любой b2b-битве? 4 рабочих варианта

Принципы и инструменты Lean позволили успешно оптимизировать деятельность не только на производстве, но и в офисе.

Принципы концепции Lean

• Чистота и порядок в офисе и на рабочем месте. Один из главных принципов бережливого производства. Порядок на рабочем месте и в офисе – это всегда быстрый доступ к нужным канцелярским предметам, архивным папкам, документам и пр.

• Сокращение запасов. На рабочем месте должно быть только самое необходимое. Своевременно избавляйтесь от сломанной или устаревшей техники, ненужных канцтоваров, старых версий документов, лишних файлов в системе и т.д.

• Ликвидация потерь. Cведите к минимуму ненужные передвижения по офису сотрудников, а также продукции, документов (отсутствие автоматизированных процессов и электронного документооборота) и т.д.

• Ограничение времени ожидания. Проводите свой рабочий день максимально эффективно. Помните: даже за то время, что вы тратите на ожидание человека, нужного звонка или подписи начальника, можно успеть сделать не одно дело.

• Правильное выполнение задач с первого раза. Постоянное переписывание, перепечатывание документов из-за случайно допущенной ошибки или опечатки отнимает драгоценное время. Старайтесь сделать с первого раза все правильно.

• Создание потока работы. Весь коллектив должен работать как отлаженный часовой механизм. Каждый сотрудник обязан четко знать свои обязанности и качественно выполнять их.

• Постоянное совершенствование. Технологии развиваются, мир меняется. Рабочие процессы тоже не стоят на месте, потому важно их постоянно анализировать и стараться улучшить. Без этого прогресс невозможен.

Названные принципы лежат в основе Lean-системы. На практике они внедряются с помощью специальных инструментов. Например: Just in Time (с англ.

точно в срок) – концепция управления производством, направленная на снижение количества запасов; Value Stream Mapping (с англ.

систематизирование потока ценности) – инструмент визуализации, помогающий понять и рационализировать рабочие процессы путем использования инструментов и методов экономичного производства.

Не обязательно применять все инструменты. Для одной компании будет достаточно внедрения одного, для другой – нескольких. Здесь нужно экспериментировать. Путем проб и ошибок в результате получится найти «свой» эффективный метод.

Какие простейшие инструменты уже доказали свою эффективность? Подробно рассмотрим каждый из них.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Порядок на рабочем месте

С чего начать? Поговорите с руководством и получите его одобрение. Вам потребуются полномочия, чтобы внести некоторые изменения в офисное пространство и улучшить свое рабочее место. Если разрешение получено, приступайте к внедрению.

Шаг 1. Избавьтесь от лишнего. Внимательно посмотрите на свой рабочий стол. Разберите документы, смело выбрасывайте ненужные и исписанные листы. Стикеры и любые другие заметки, которыми вы уже не пользуетесь или забыли, для чего они были написаны, – в мусор.

То же самое проделайте со шкафами, полками, ящиками стола во всем офисе. Начните со своего рабочего места и отдайте распоряжение всем сотрудникам. Предупредите, что после вы обязательно проконтролируете чистоту и порядок у каждого.

Шаг 2. Устройте комфортное рабочее место. Измените положение стола, чтобы сделать больше проход; поставьте новое эргономичное кресло; расположите монитор так, чтобы верхняя его часть находилась на уровне глаз или немного ниже; закрепите провода, чтобы они не создавали травмоопасной ситуации.

Ваше рабочее место должно быть максимально удобным и просторным. Ничего не должно стеснять ваших движений.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Шаг 3. Удобно расположите предметы на столе. У секретарей стол всегда завален кипами бумаг, файлами, всевозможными ручками, степлерами, скрепками и другими канцелярскими предметами. Все это захламляет рабочее пространство, доставляет неудобство при подписании документов или поиске нужного договора. Найдите отдельное место каждому предмету на вашем столе.

Шаг 4. Упорядочите работу с документами и папками.

Разделите документы на важные и неважные. Подумайте, к каким бумагам вы обращаетесь чаще всего. Именно они должны находиться в зоне видимости и досягаемости. То есть для того чтобы достать нужный документ, вам достаточно протянуть руку.

Менее важные можно поместить в лотки или накопители для бумаг, а архивные положить в боксы для бумаг. Используйте папки-архиваторы с несколькими делениями, чтобы распределить документы по их важности. Документы по желанию хранят в разноцветных папках.

Более того, для бумаг определенной категории можно использовать архиватор конкретного оттенка.

Отсортируйте документы. Поставьте на краю стола два-три лотка для бумаг, пометьте их предназначение. Например, документы на подпись директору обозначьте красной наклейкой, на отправку почтой – зеленой, кадровые – желтой. Так вы всегда будете знать, где что лежит, вам не придется тратить время на разбор бумаг.

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Используйте маркировку для папок.

Бережливый офис – кому и зачем это нужно

Недавно проводил тренинг по бережливому офису и по его результатам появилось несколько мыслей, которыми хотелось бы поделиться.

Что такое вообще “бережливый офис”? Это просто применением методов “бережливого производства” в офисных процессах – например, в работе с документами, в обработке информации, в контактах с другими подразделениями.Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Три ключа к бережливому офису

Я вижу три ключа к созданию бережливого офиса. То есть, можно, наверное, и без них, или можно еще всяких ключей понаделать, но большая часть проблем связана с тремя аспектами деятельности офиса:

  • Понимание потока работ, выполняемых в офисе
  • Понимание отдельных операций, выполняемых в офисе
  • Понимание текущей ситуации, так сказать, статуса работ

Попробуйте сделать список из 10 проблем, с которыми вы чаще всего сталкиваетесь в вашей офисной работе. Кстати, буду отдельно признателен тем читателям, которые оставят такие списки в х к статье.

Посмотрите на этот ваш список и скажите, какие пункты не связаны со следующими проблемами:

  1. Непонятно, зачем делается та или иная работа
  2. Непонятно, кто или как должен выполнять конкретную работу
  3. Непонятно, что вообще сейчас происходит

Если есть другие причины – напишите в х, может быть я просто слишком узко мыслю.

Если других причин нет – значит дело в потоке, операциях или статусе.

Поток офисных работ

“Да что там может быть такого сложного? Все и так знают, что нужно делать…”

Возможно, это и так. Но очень часто при рисовании своих офисных бизнес-процессов участники таких семинаров узнают много нового и интересного.

  • Например, что для того, чтобы согласовать одну командировку одного сотрудника, офис-менеджеру приходится делать 10 звонков и согласовывать условия этой одной поездки с руководителем три раза.
  • Или, например, для того, чтобы организовать обучение, компании требуется 42 дня, включая 10 дней на согласования в полудюжине служб.
  • Или, например, оказывается, что задержка на полдня в начале процесса приводит к необходимости выполнить повторно трехчасовой набор манипуляций с информацией о клиенте и статусе его информационной системы.
  • Что нужно, чтобы разобраться в потоке работ?

1. Понимание потребительской ценности. А значит – знание ответов на вопросы “кто является моим клиентом”, и “что я для него делаю”.

Как обычно, все начинается и заканчивается клиентом. Можно ли найти клиента для каждого офисного сотрудника? Можно. У некоторых офисных сотрудников клиентов может быть много, разного рода, с разными запросами, но если их отделить друг от друга, то станет понятно, какие потоки работ существуют в офисе, и какие действия в них должны совершаться.

2. Понимание того, что такое потери.

Те же самые семь видов потерь, которые есть в бережливом производстве, применимы и для офиса: дефекты, запасы, лишние движения, перемещения материалов и информации, ожидания, избыточные действия и перепроизводство есть в любом процессе.

3. Визуальное описание потока работ. Например в виде кросс-функциональных диаграмм или диаграмм “плавательные дорожки”.

О том, как строить и анализировать “плавательные дорожки” я уже несколько раз писал. Можно почитать, например, здесь, здесь, здесь и здесь.

Офисные операции

“Что тут знать – всем понятно, как ЭТО делать” – эта фраза означает только одно: каждый делает ЭТО так, как умеет, или так, как сам придумал.

Если вы уже разобрались с потоками и устранили из них многое, что ненужно для потребителя, значит для анализа остались только нужные по тем или иным причинам действия. А раз они нужны (и лучше всего – если именно клиенту), то для всех было бы лучше, если бы эти операции выполнялись каждый раз качественно и быстро с первого раза.

Можете ли вы сказать так о тех операциях, которые совершаются в вашем офисе?

Если нет, то вот что вам может помочь:

1. Стандартизация операций.

Только не надо писать сорокасемистраничный документ о том, как открывать в рабочей папке новый файл MS Word. Стандарт должен быть простым и наглядным.

Кому интересно – пересмотрите вышедший в прошлом году на экраны фильм Альфонсо Куарона “Гравитация”, а именно, сцены, в которых главная героиня пользуется инструкциями по управлению “Союзом-ТМ”.

Очевидно, что американский астронавт не должен помнить наизусть все процедуры управления российским космическим кораблем, но он должен знать достаточно, чтобы быстро сориентироваться в случае необходимости.

Вот некоторые заметки по стандартизации: одна, вторая, третья.

Читайте также:  Почему огромное количество хорошо спланированных проектов проваливается

2. Предотвращение ошибок.

Сколько вариантов неправильного выполнения ваших офисных операций существует? Наверное, не один миллион. Даже Пенсионный Фонд России, инструктируя индивидуальных предпринимателей о том, как платить налоги, допускает ошибки, что уж говорить об офисах, где гораздо меньше настолько стандартизированных работ.

И для сравнения – насколько сложно было неправильным образом вставить в компьютер трехдюймовую дискету… Потому, что ее конструкция была разработана с учетом опыта использования более “старых” пятидюймовых дискет, которые можно было вставлять в дисковод сразу восемью разными способами, из которых только один (максимум два) верный!

Про предотвращение ошибок (по-японски – пока-йоке) можно посмотреть здесь.

Состояние дел

Сколько времени требуется, чтобы выяснить состояние дел по отдельному клиенту? Кого для этого нужно спросить? Как долго он будет готовить отчет? Сколько таких вопросов возникает и решается ежедневно?

Визуализация состояния дел с помощью доски с канбанами уже стала достаточно привычной для многих иностранных офисных компаний. Но у нас это пока еще большая редкость. Поэтому и приходится руководителям подразделений задавать своим подчиненным тысячи простых, но отнимающих время, вопросов.

Если вам не очень понятно, о чем я говорю, то вот две ссылки – на видеоролик о том, что такое “визуальный менеджмент” и какой может быть визуализация в офисе.

Хочу знать больше

Мало? Тогда приглашаю на открытую двухдневную авторскую программу “Бережливый офис”, в г. Москве, 15-16 мая этого года. Для тех, кто хочет еще и разработать программу внедрения бережливого офиса в своей компании, запланирован еще и третий, VIP-день, 17 мая.

Программа

1-2 дни

  1. Основы бережливого офиса
  2. Потери в офисе
    • Групповая работа: поиск потерь в офисе
  3. Поток создания ценности в офисе.
    • Групповая работа: описание потока создания ценности офисного процесса
  4. 5S в офисе
  5. Визуализация офисных процессов
  6. Выравнивание офисных процессов
  7. Использование карточек канбан в офисе
    • Групповая работа: “чай/кофе”
    • Групповая работа: определение зон использования канбан в офисе.
  8. Стандартизация операций и рабочие инструкции
  9. Учебный пример: стандарт операции
    • Групповая работа: стандартизация офисного процесса

VIP-день

  1. Цели и задачи внедрения
  2. Планирование внедрения “бережливого офиса”
  3. Организационные тонкости

Сквозная практическая работа: разработка плана внедрения бережливого офиса

Стоимость участия

Двухдневная программа:

  • Для физических лиц: 20 000 руб.
  • Для юридических лиц: 24 000 руб.

Трехдневная программа:

  • Для физических лиц: 35 000 руб.
  • Для юридических лиц: 40 000 руб.

При участии нескольких человек от одной компании – существенные скидки.

Пишите через форму обратной связи или в х.

Кому это может быть интересно

Почему для любой компании важен «бережливый офис»Почему для любой компании важен «бережливый офис»

Узнать, кто эти люди…

Бережливое производство в офисе. Бережливый офис

  Применение инструментов бережливого производства в офисе происходит по тому же алгоритму, что и на производственных предприятиях. Однако здесь есть своя специфика, начиная от внедрения lean до последующего его применения в вашей компании. В этом номере мы постараемся заложить лишь небольшой камень фундамента для реализации идей бережливого офис

Шаги на пути к бережливому офису

Первый и, наверное, самый важный шаг внедрения бережливого офиса – это вовлечение в процесс всех сотрудников компании. Рассмотрим два вида ошибок, которые допускают компании на данном этапе. В первом случае lean насаждается топ-менеджментом сверху, можно сказать, принудительно.

Во втором – инициатива исходит от сотрудников, но при этом руководство лишь формально или вообще не заинтересованно в предложенных коллективом изменениях. В итоге, при различии целей сотрудников и руководства любые, даже самые благие преобразования обречены на провал.

Поэтому оптимальный вариант внедрения бережливого офиса для компании – это совместное с сотрудниками обсуждение проблем компании и выставление приоритетных целей для улучшения работы.

Второй шаг заключается непосредственно в применении инструментов lean. Заключительный этап внедрения бережливого офиса – процесс непрерывного совершенствования. По мере того как будет меняться поведение ваших сотрудников, вам потребуется ввести систему поощрений, чтобы как-то отметить происходящие изменения. Люди, легко адаптирующиеся к переменам, быстро примут новую систему.

Они сразу же увидят ее преимущества. Те, кто адаптируется к переменам медленно, возможно, будут сопротивляться и держаться за старые принципы. Будьте терпеливы: рано или поздно новая концепция скажет все сама за себя, и сотрудники почувствуют на себе ее преимущества. К бережливому офису нельзя перейти одним махом. Необходимо каждый день делать множество небольших, постепенных шагов.

Инструменты бережливого офиса

Остановимся боле подробно на предлагаемом инструментарии бережливого офиса. Традиционно все инструменты можно поделить на инструменты анализа потерь и их устранения. Как уже было отмечено выше, бережливый офис – это средство борьбы с потерями, поэтому вопрос классификации и выявления потерь является ключевым.

Так, аналогично потерям при производстве продукции в сфере услуг можно выделить те же семь видов потерь: брак, запасы, излишняя обработка, перемещение, движение, ожидание перепроизводство (лишняя работа).

В дополнение к существующим видам в бережливом офисе добавляют новые потери, связанные с нерациональным использованием рабочей силы.

В качестве примеров можно привести следующие: нарушение сроков выполнения проектов, неравномерное распределение рабочей нагрузки из-за недостаточно широкой квалификации персонала, частые прогулы и текучесть кадров, неадекватная система управления результативностью, недостаточная оценка профессиональных навыков перед приемом на работу.

Перейдем теперь к инструментам по борьбе с потерями в офисе. Самый распространенный инструмент, система 5S – система рационализации рабочего места. Пошаговое ее выполнение звучит так: сортируй, соблюдай порядок, содержи в порядок, стандартизируй и сохраняй достигнутое.

Расчет времени такта. Время такта показывает, насколько быстро должны идти процессы или работать сотрудники для удовлетворения потребностей клиента. Соответственно, работа офиса должна соотноситься с темпом работы ваших потребителей.

Данный показатель рассчитывается индивидуально по специальной формуле. Это влияет на рабочие процессы, происходящие в течение дня.

Например, при расчете по формуле подача коммерческого предложения должна занимать всего три минуты, составление счета – две минуты и т.д.

Питч – оптимальное количество времени для продвижения определенного количества работы через поток создания ценности. Расчет питча заключается в определении времени такта и оптимального объема работ для передвижения потоку. Если время такта равно 8 минутам и оптимальный объем работ 30 листов, то питч будет равен 240 минут.

Стандартизация рабочего места – важным условием свободного протекания потока внутри организации является максимальное удобство каждого работника. Аналогично производству бережливый офис предлагает ряд простых правил размещения рабочих мест, предметов на столе, шкафов с документами.

Выравнивание рабочей нагрузки. Важнейшим фактором потери качества является неравномерная загруженность как работника во время рабочего дня, так и разных работников в организации. Эта проблема особенно актуальна в России. И суть данного инструмента заключается в определении загрузки каждого работника в течение рабочего дня и равномерного перераспределения между всеми сотрудниками.

Карта потока создания ценности – условное представление всех операций в потоке создания ценности. Данные инструмент используется для анализа и выявления потерь и при планировании изменений. Кроме того, это мощный инструмент обучения новых сотрудников и нейтрализации конфликтов.

Карта позволяет расширить знания сотрудников о процессах, протекающих в организации и превратить узкоспециализированного работника в работника способного выполнять все виды работ в офисе, что является непременным условием выравнивания нагрузки и тем самым повышения качества работы всей организации.

Короткие организационные совещания позволяют равномерно распределить рабочую нагрузку на день и поставить общие задачи. Часто такие совещания еще называют планерками.

При этом для эффективности таких совещаний необходимо соблюдать ряд правил, важнейшими из которых являются: время проведения не более 10 минут, концентрации на делах предстоящих сегодня и посещения планерок всеми сотрудниками.

Кроме практического значения по постановке задач носит и поддерживающее мотивирующее значение, связанное с признанием достижений и результатов работы каждого.

Система документооборота – в силу специфики работы в офисе важным является определить виды и формы используемых документов, а также сформировать пути прохождения документов по организации и проинформировать об этих путях каждого сотрудника. Это позволит избежать потерь связанных с поиском пропавших документов и повышает производительность работы всей организации.

Канбан – система информирования подразделений организации о потребностях в ресурсах. Система состоит из карточек, в которых указана потребность в ресурсах (документах, канцелярских принадлежности) и организованной системы кругооборота таких карточек в организации. Применение таких карточек позволяет упростить коммуникацию, нехватку ресурсов и излишние запасы в организации.

Описанные инструменты позволяют бороться с потерями. В качестве заключения необходимо отметить, что инструментарий бережливого офиса будет полезен любой организации. Результаты применения lean в офисе таковы. Уменьшаются затраты на бумажные процессы, падает объём работы, снижается число ошибок и уменьшается объём рабочей площади.

  • Илья Шеметов, 
  • При подготовке материала использовалась книга «Бережливый офис» Дон Теппинг, Энн Данн 
  • Обратите внимание на программу тренинга:
  • Бережливый офис
  • Основы бережливого производства
  • Другие статьи по этой теме:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *