Как эффективно настроить систему работы с «дебиторкой» – подготовка к общению с должниками

Чтобы эффективно управлять долгами, важно ввести более глубокую градацию просроченной задолженности. Одинаковый подход к клиенту, который опоздал с платежом на три дня, и клиенту, который не платит уже полгода, снизит вероятность вернуть долг.  

Как работать с дебиторкой

В алгоритме управления надо четко распределить ответственность сотрудников на всех этапах работы с контрагентами. Каждый этап должен быть ограничен по времени, а функции сотрудников не должны дублироваться.

Если задолженность нормальная

Управление нормальной задолженностью обычно не выходит за рамки отдела продаж. Например, по условию договора заказчик должен оплатить работу в течение десяти дней с момента подписания акта приема-передачи. Ответственный сотрудник — менеджер. Пока что его обязанность — позвонить клиенту за три дня до истечения срока и напомнить об оплате. 

Если просрочка до 30 дней

В период кризиса многие компании столкнулись с финансовыми проблемами. Часто ваш должник помнит об обязательствах, но по объективным причинам не может выполнить условия сделки в договорные сроки. Задача кредитора — постоянный контакт с должником, совместный поиск оптимального решения проблемы.

Можно предоставить рассрочку. Клиент оформляет гарантийное письмо и прикладывает к нему график платежей.

Можно сделать взаимозачет. Если есть взаимные обязательства, когда ваша компания должна клиенту за товар, работы или услуги, можно провести взаимозачет требований.     

В сложные времена идти на уступки постоянным контрагентам выгодно. Это оптимальный способ сохранить ядро клиентской базы, обеспечить себе репутацию надежного партнера. Фундамент доверительных отношений, который вы заложите сейчас, сработает в вашу пользу после кризиса.     

Что делать при просрочке платежа до 30 дней

Ежедневные звонки с напоминанием об оплате, выяснение причин просрочки

Руководитель отдела продаж

Прекращение отгрузок, приостановка выполнения работ, оказания услуг в адрес клиента.

Письменное требование об уплате долга с напоминанием, что в случае невыполнения обязательств клиенту будут начислены штрафы. Личная встреча с руководством должника. Согласование графика погашения задолженности.

→ Если просрочка от 30 до 60 дней

Если долг так и не вернули, нужно направить клиенту досудебную претензию. В ней указывают суть претензии, полную сумму долга с учетом штрафов и неустоек, срок погашения задолженности. К претензии следует приложить расчет штрафных сумм и копии первичных документов: договор, накладные, счета-фактуры, акты.  

Если дело дойдет до суда, кредитору потребуется доказательство, что претензия была вручена должнику. Поэтому лучше отправлять документ через курьерскую службу или ценным письмом с описью вложения.  

Обычно претензию отправляют по истечении 30 дней с конечной даты просрочки платежа, если иной порядок не прописан в договоре. 

Что делать при просрочке платежа от 30 до 60 дней

Начисление штрафных санкций по договору. 

Отправка претензии в адрес должника курьерской службой.

→ Если просрочка более 60 дней

Что делать, если финансовое положение должника не позволяет целиком погасить долг, а его бизнес близок к краху? Нужно просчитать все альтернативные варианты. Что выгоднее для компании? Идти на судебное разбирательство или попытаться быстро вернуть хотя бы часть средств? 

Есть варианты мирного решения вопроса.

Прощение части долга

Например, клиенту можно простить часть долга при условии, что остаток он выплатит деньгами или имуществом. Скажем, поставщик отгрузил покупателю товар на 200 тысяч рублей.

Себестоимость этой партии товара составляет 100 тысяч рублей. У покупателя возникли серьезные финансовые проблемы.

Стороны начали переговоры и решили, что покупатель заплатит 60% от суммы долга — 120 тысяч рублей, а остальные 40% поставщик ему простит.

Продажа долга

Другой вариант — продажа дебиторской задолженности по договору цессии, если договор между сторонами не запрещает передачу долга третьему лицу. Та же ситуация: заказчик должен исполнителю 200 тысяч рублей. Денег у заказчика нет и он не может погасить свой долг даже частично.

Но у заказчика тоже есть клиент, который задолжал ему 200 тысяч рублей. Исполнитель продает долг своего заказчика клиенту заказчика за 150 тысяч рублей. В результате исполнителю удается вернуть 150 тысяч рублей.

Клиент проводит зачет требований с заказчиком по документам на 200 тысяч рублей и экономит 50 тысяч рублей.          

Если альтернативные варианты не подходят, пора подавать иск в суд. 

Что делать при просрочке платежа более 60 дней

Повторная личная встреча с руководством должника, совместный поиск решения по погашению долга. 

Составление искового заявления в суд.

Оплата госпошлины, отправка иска курьерской службой в адрес судебной инстанции и копии иска в адрес должника.

Если просрочка стала безнадежной

Иногда взыскать долг не удается. Например, приставы прекратили исполнительное производство, поскольку у должника нет имущества и взять с него нечего.

Безнадежную задолженность нужно вовремя выявлять и списывать на убытки. Во-первых, своевременное списание такого долга поможет сэкономить налог на прибыль. Во-вторых, «мертвая» дебиторка искажает реальное положение дел компании: в активе отражаются суммы, которых на самом деле нет. Это значит, что показатели чистой прибыли будут завышены, а результаты финансового анализа — недостоверны.

Что делать в конце каждого квартала

Инвентаризация дебиторской задолженности, выявление и списание безнадежных долгов. 

Как анализировать дебиторскую задолженность

Если регулярно не контролировать размер, качество и скорость оборота дебиторской задолженности, это неизбежно скажется на платежеспособности предприятия.

  • Контрагенты не будут исправно выполнять финансовые обязательства.
  • Нарушится нормальный цикл превращения долгов дебиторов в денежные средства.
  • Периодически будут возникать кассовые разрывы и компания не сможет вовремя расплачиваться с кредиторами.

Контролировать дебиторскую задолженность поможет регулярный анализ финансовых показателей. Анализ всегда выполняется в динамике: надо сравнивать значения показателей за несколько последовательно идущих периодов: месяцев, кварталов, лет. Для этого обычно рассчитывают следующие показатели.

Оборачиваемость дебиторской задолженности в днях

Показывает, сколько дней занимает цикл превращения дебиторки в денежные средства.

Оборачиваемость дебиторской задолженности =

(Средняя сумма дебиторки ∕ Рассматриваемый период в днях) × Выручка за этот период,

где:

Средняя сумма дебиторской задолженности =

( Дебиторская задолженность на начало периода + Дебиторская задолженность на конец периода ) ∕ 2

Доля просроченной задолженности в общем объеме дебиторки

Отражает качество управления дебиторской задолженностью в компании.

Доля просроченной задолженности =

(Просроченная задолженность ∕ Общая дебиторская задолженность) × 100%

Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов

Показывает, насколько правильно выстроена кредитная политика в отношении клиентов.

Доля дебиторской задолженности в общем объеме оборотных активов =

(Дебиторская задолженность ∕ Общая сумма оборотных активов) × 100%

Соотношение между дебиторской и кредиторской задолженностью

Показывает, какая сумма дебиторки приходится на один рубль обязательств перед кредиторами компании. Оптимально, если размер этого показателя варьируется в пределах от 0,9 до 1,1.

Соотношение дебиторской и кредиторской задолженности =

Дебиторская задолженность ∕ Кредиторская задолженность

Пример. Исходные данные для анализа.

Как эффективно настроить систему работы с «дебиторкой» – подготовка к общению с должниками

Расчет финансовых показателей.

Как эффективно настроить систему работы с «дебиторкой» – подготовка к общению с должниками

Анализ финансовых показателей

У предприятия значительно снизился объем продаж — из-за этого уменьшился объем оборотных активов, в том числе дебиторской задолженности.

Сократился период оборачиваемости дебиторки. Вероятно, компания пересмотрела кредитную политику с контрагентами и уменьшила период отсрочки платежей по договорам. 

Доля просроченной задолженности резко выросла. Это говорит о снижении платежеспособности клиентов и неэффективной работе персонала с долгами дебиторов.

Выросла доля дебиторской задолженности в оборотных активах. Следовательно, увеличилась доля средств компании, которые заморожены в долгах. 

Пока соотношение дебиторской и кредиторской задолженности остается в пределах нормы. Но общая тенденция негативная. Предприятию нужно направить максимум усилий на снижение величины просроченной задолженности.

Дебиторка в Seeneco

В Seeneco можно выставить счет контрагенту прямо из личного кабинета. Реквизиты получателя подставляются автоматически, а реквизиты контрагента — по номеру ИНН или названию компании. Счет уходит клиенту — оплатить счет можно в пару кликов.

В специальном интерфейсе счета от Seeneco клиент может сразу выбрать банк для оплаты, авторизоваться в интернет-банке и подписать готовое платежное поручение. После оплаты статус счета изменится автоматически, а в разделе «Продажи» вы увидите все выставленные счета и их статусы: «Оплачен», «Не оплачен», «Частично оплачен». Больше никаких потерянных платежей: все на одной экране.

Читайте также:  Какие erp-решения лучше всего показывают себя на практике

Как эффективно настроить систему работы с «дебиторкой» – подготовка к общению с должниками

Итог

Дебиторская задолженность нуждается в постоянном контроле. Регулярно анализируйте состояние дебиторки. Разработайте четкий алгоритм по работе с долгами. Используйте все доступные средства воздействия на клиентов для погашения просроченной задолженности: от телефонных переговоров до судебного разбирательства.

Репортаж с тренинга: Как забрать долги без боя?

Одной из самых острых проблем в любой компании является проблема возврата долгов.

Как правильно работать с дебиторской задолженностью, и можно ли забрать долги без боя, рассказал на своем тренинге Максим Голубев, собственник группы компаний Brain Energy, бизнес-тренер, генеральный директор Национального Тренингового Агентства (NTA). Подробно об этом — в репортаже журналиста Training.com.ua.

«Как вы считаете, если компания поставляет товары или услуги по предоплате, приходится ли ей работать с дебиторской задолженностью?» — задает вопрос аудитории Максим Голубев.

И тут же отвечает: «Когда компания работает по предоплате, и покупатель по какой-то причине не заплатил (соответственно, и услугу компания не оказала), она все равно теряет свои деньги, заложенные в бюджет. Поэтому ей тоже приходится работать с задолженностью».

Утром деньги — вечером стулья

Там, где это возможно, спикер советует работать с клиентами по предоплате, поскольку это легче, чем потом забирать долги, как это часто происходит в случае кредитования. Для того, чтобы продажи по предоплате велись успешно и компания не теряла свой доход, нужно следовать нескольким простым и очевидным правилам:

  • Выписанный счет — это еще не завершенная сделка. Сделка завершена только тогда, когда деньги на счету.
  • Чем больше проходит времени с момента выписки счета, тем меньше шансов, что счет будет оплачен.
  • Как только вы договорились с клиентом о выписке счета, сразу же нужно согласовать дату оплаты.
  • Перезвоните клиенту за день до согласованной даты, напомните ему о том, что завтра день платежа.
  • Если в указанную дату деньги не поступили на счет, свяжитесь с клиентом, уточните причину неоплаты счета, договоритесь о новой дате оплаты.

Помимо классических приемов продаж, используемых компанией, также можно включать приемы дезинформации клиента. Это делается для того, чтобы «подтолкнуть» его там, где он медлит, убедить его в том, что он действительно хочет купить у вас предлагаемый товар или услугу.

Приемы дезинформации клиента могут быть следующие:

  • Ограниченный запас или Ажиотажный спрос,
  • Ссылка на удовлетворенного конкурента,
  • Перспектива отказа от приобретения.
  • Максим Голубев предостерегает, что ни один вменяемый клиент не захочет покупать у менеджера по продажам что-либо, да еще и по предоплате, если этот менеджер идет на шантаж или запугивание.
  • Отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компанииПоэтому, используя изложенные выше приемы, нужно изо всех сил пытаться стать «другом» клиенту, показать, что вы на его стороне, что защищаете его интересы и искренне желаете ему помочь.
  • Вечером деньги — утром…

Если все же вам приходится работать с товарным кредитованием — а это практика чуть ли не каждой компании-то вы неизбежно будете сталкиваться с дебиторской задолженностью, и в этом нет ничего страшного. По мнению Максима Голубева, «отсрочка платежа на многих рынках стала нормой, поэтому отказ от товарного кредитования — это зачастую торможение развития компании».

При работе с товарным кредитованием нужно четко понимать, что какая-то часть денег не вернется. Почему? Бывает две группы причин не возврата долга. Это:

  • Естественные причины,
  • Искусственные причины.

«Естественные причины» не возврата долгов — это обычно 2% — 3% в год, которые случаются по «естественным причинам»:, таким как несчастные случаи, смерть, банкротство или другие «обстоятельства непреодолимой силы».

Что касается «искусственных причин» дебиторской задолженности, то это, по мнению Максима Голубева, проверка Вашего бизнеса на прочность мошенниками, которые обычно за короткое время прибавляют еще 3% — 4% дебиторской задолженности. «Если не заниматься предупреждением „Искусственных причин“, то вы подвергнитесь атаке мошенников, что может привести к банкротству Вашего бизнеса», — говорит тренер.

  1. Максим Голубев, бизнес-тренер, генеральный директор NTA (National Training Agency)
  2. Золотое правило дебиторской задолженности

Если вы приняли решение работать с товарным кредитованием, то нужно четко понимать основное правило по работе с дебиторской задолженностью: дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, что бы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать.Существует несколько видов дебиторской задолженности: текущая, просроченная, проблемная и безнадежная (или убыточная) дебиторская задолженность.

Обязательным компонентом работы с дебиторской задолженностью должен быть подготовительный этап. На этом этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности.

В этом периоде проводятся следующие мероприятия:

  • Знакомства.
  • Переговоры.
  • Проверочные мероприятия.
  • Определяются объемы будущей задолженности.
  • Определяются сроки погашения задолженности.
  • Определяются штрафные санкции за нарушение договоренностей.
  • «Обязательное условие подготовительного этапа — юридически грамотное контрактование достигнутых договоренностей», — говорит Максим Голубев.
  • Виды дебиторской задолженности
  • 1. Текущая дебиторская задолженность
  • Текущей дебиторской задолженностью считается задолженность, находящаяся в договорных сроках. Как правило, такая задолженность определяется двумя критериями:
  • количество дней отсрочки платежа;
  • максимальная сумма задолженности.

Даже если клиент выдерживает сроки оплаты согласно договору, менеджер по продажам должен проводить работу с текущей дебиторской задолженностью — ежедневно следить за графиками поступления денег, и напоминать клиенту о том, что скоро подходит срок оплаты счета. Как правило, такие напоминания клиенту необходимо делать за три и за один день до даты планового платежа.

На подготовительном этапе совершаются все события, предотвращающие появление задолженности

После поступления денег на счет компании, менеджер должен поблагодарить клиента за осуществленную оплату. Максим Голубев считает: «Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!».

2. Просроченная дебиторская задолженность

Это та задолженность, срок оплаты которой, согласно договору, уже наступил, но срок просрочки не превышает критичного срока. Критичный срок — это срок, который устанавливается внутренним регламентом компании. Как правило, для разных категорий контрагентов он устанавливается разный.

При появлении просроченной дебиторской задолженности очень важно «удержать» клиента в состоянии оплаты текущих платежей. В таком случае с клиентом необходимо договориться о том, что он продолжает гасить дебиторскую задолженность согласно договорным обязательствам, а просроченная задолженность для него реструктуризируется. То есть составляется график погашения просроченного платежа.

«При достижении таких договоренностей можно продолжать клиенту отгрузку», — считает Максим Голубев.

При работе с просроченной дебиторской задолженностью, очень важно дать клиенту понять, что никто не даст ему превратить это в систему.

3. Проблемная дебиторская задолженность

Проблемная дебиторская задолженность — эта та задолженность, сроки просрочки которой превысили критические сроки. При появлении такой задолженности, Максим Голубев рекомендует все отгрузки товара такому контрагенту блокировать, и предупреждает: «Чем старше проблемная задолженность, тем сложнее ее взыскать».

  1. Клиент должен всегда знать, что за дебиторской задолженностью внимательно следят и о ней помнят!
  2. При появлении проблемной дебиторской задолженности, финансовая ответственность делится между менеджером отдела продаж и начальником отдела продаж. При работе с проблемной дебиторской задолженностью определяют четыре этапа переговоров:
  • Переговоры на уровне менеджера отдела продаж,
  • Переговоры на уровне начальника отдела продаж,
  • Переговоры на уровне первых лиц компании,
  • Судебное решение вопроса.

Для каждого этапа переговоров обязательно устанавливается временной регламент перевода переговоров на новый этап.

4. Безнадежная дебиторская задолженность

По мнению спикера, это задолженность с возрастом более 1095 дней. Такую задолженность уже, как правило, взыскать невозможно или очень дорого. Безнадежную дебиторскую задолженность с возрастом более 1095 дней компания имеет право списать за счет собственной прибыли.

Максим Голубев приводит данные, что в развитых странах с высокой культурой платежей норма безнадежной задолженности — 0,2% от общей суммы задолженности. В хороших российских и украинских компаниях — это 2% — 3% от общей суммы задолженности. А общепринятое критическое значение — 7% от общей суммы задолженности.

Читайте также:  Запрос котировок по 223-фз - пошаговая инструкция

Танец, а не борьба

Так или иначе, как только компания начинает работать с дебиторской задолженностью, ей приходится вести переговоры по возврату этой задолженности. Максим Голубев убежден, что делать это нужно умеючи, используя целый набор приемов и тактик.

«Переговоры по возврату долгов почти обречены, если переговорщик будет бороться с тем, кто ему должен, — говорит тренер. — Чем больше борьбы, а не общения, тем больше сопротивление должника. Должника нужно заставить „танцевать“ под ту музыку, которую излучаете вы.

Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров».

По словам спикера, существует две стратегии ведения переговоров с дебиторами:

Стратегия боксера — ее основой является тактика «мы друг против друга». Данную стратегию можно применять, если вы обладаете такой силой, против которой должник точно не устоит;

Стратегия айкидо — в ее основе лежит тактика «Мы не друг против друга, а мы вместе против общей проблемы. Вы и мы хотим сохранять наши хорошие отношения в бизнесе, мы и вы хотим продолжать совместный бизнес, но у нас возникла общая проблема, которую мы совместно должны решить».

Должника нужно заставить «танцевать» под ту музыку, которую излучаете вы. Танец, а не борьба — вот секрет сложных переговоров

Именно стратегию айкидо Максим Голубев рекомендует применять для ведения переговоров с дебиторами. Общая суть психологического айкидо заключается в том, чтобы не сопротивляться чужой агрессии, а гасить ее; от начала до конца сохранять выдержку и доброжелательность; помнить, что стремление понять, не означает принять — вы хотите понять его и только!

Кроме этого, нужно допускать, что партнер имеет полное право на свой взгляд и свою оценку ситуации. Это всего лишь сорняки в его голове. И это не повод, чтобы его ненавидеть. А управлять нужно так, чтобы самого управления не было видно.

Приемы возврата долгов

Как же применить эту стратегию на практике? Какие приемы можно использовать для ведения переговоров с дебиторами? Максим Голубев поделился несколькими такими приемами.

  • Заезженная пластинка. Можно «долбить» клиента, выколачивая долг, не разрушив при этом отношений.
  • Ложные акценты. Можно попросить у клиента то, что он явно не даст, но что может сломать его сопротивление, после чего он будет готов отдать то, что вы просите.
  • Общие интересы. Можно обозначить общие интересы, чтобы клиент осознал вашу ценность для него.
  • Подарки. Можно оказать предварительно какие-то услуги или сделать маленький подарок, чтобы сделать его обязанным вам.
  • Агенты влияния. Можно использовать в качестве агентов влияния других людей, которые помогут вам повлиять на должника.
  • Будущие потери. Можно описать какие-то последствия (страшилки) в случае не возврата долгов, не испортив при этом отношения.

Методы манипуляции дебитором

Очень часто для того, чтобы переговоры по возврату долгов окончились успешно, приходится использовать методы манипуляции дебитором. Вот некоторые из них:

  • Я — образ. «Принято ли в вашем кругу отдавать долги? Как бы отнеслись люди вашего круга к человеку, который этого не делает? Русских купцов отличала честь. И это был самый большой репутационный капитал, помогающий создавать денежный капитал»
  • Интерес к новому. «Есть теория кармы, по которой не возврат долгов разрушает карму не только самого человека, но и его детей и внуков. Подумайте, стоят ли какие-то деньги будущих болезней или несчастий для вашего потомства?»
  • Рай. «Верните долг, и ваша репутация останется безупречной».
  • Ад. «Если вы не вернете долг вовремя, то мы постараемся, чтобы о вашей ненадежности узнало как можно больше людей».
  • Смена контекста. «Если деньги не возвращают, то это называется рэкет».
  • Кресло. «Что бы вы делали на моем месте, если бы вам не возвращали долги?»
  • Сократовский метод. «Порядочные люди отдают долги? (Да) Вы порядочный человек? (Да) Когда вы хотите рассчитаться?».
  • Рамки. «Срок возврата до 15 числа. Далее дело передается органам, которые занимаются возвратом долгов».
  • Референтные группы. «Везде есть люди, которые по разным причинам не возвращают долги во время. Среди успешных бизнесменов их меньше, а среди тех, кто сидит в тюрьмах, доля их высока».
  • Дебиторской задолженностью нужно управлять! А для того, чтобы дебиторской задолженностью эффективно управлять, ее нужно эффективно учитывать
  • Способы защиты от манипуляций

Точно так же, как и вы, дебитор может и будет применять методы манипуляции во время переговоров. Только его целью будет — не выплачивать долги.

Спикер дает совет: «При явном воздействии, когда чувствуете, что вас затягивают как муху в паутину, переключайтесь на посторонние мелочи: рассмотрите его галстук, манеру говорить и прочее, представьте его со сковородкой на голове или сидящем на унитазе. После этого вы ему не по зубам!».

Вот еще некоторые методы защиты от манипуляций:Метод «Мандата». При отказе манипулятору в его просьбе, берите в руки мандат. Чтобы отбиться, лучше всего берите мандат от кого-то или чего то, что не подвергают сомнению. Не разрешает шеф. Это не входит в мои полномочия.

Это запрещено законом или нашими правилами и т. п. Не пытайтесь объяснить какими-то сложившимися обстоятельствами. Манипулятор насядет на вас всей своей тушей.

«Резиновый мяч» (Вопрос-ежик). Не верьте на слово угрозам. Когда люди угрожают уйти или «это наше последнее слово», удостоверьтесь, говорят ли они это всерьез.

«Я пострадаю». Объясните манипулятору, что при выполнении его требований вы сильно пострадаете (вас выгонят с работы, вас лишат чего то, снизится ваш рейтинг или авторитет и т. п.) Иногда это проходит.

«Дайте мне закончить». Не бойтесь прерывать манипулятора. Не стоит на любой пинок отвечать тем же. Если вы поступите благородно и не ответите, то у людей возникает бессознательное чувство вины. И это создает условие для уступок с их стороны.

Бифуркация. Если требуется переломить ход переговоров, используйте приемы бифуркации — поступите неожиданно, например, измените тон голоса или темп речи. Это сбивает и ослабляет сопротивление.

12 правил работы с дебиторской задолженностью

«Все умеют бегать, но чтобы бегать, как Олимпийский чемпион, нужно не только много тренироваться, но и изменить саму парадигму бега, — говорит Максим Голубев. — Так и в переговорах. Чтобы научиться олимпийскому стилю ведения переговоров, нужно изменить внутренние установки и парадигмы». Подводя итог, тренер еще раз напоминает основные правила работы с дебиторской задолженностью:

  • Деньги, которые должен клиент — мои деньги.
  • Как правило, клиент всегда считает «Если можно не платить, нужно не платить!»
  • В первую очередь не платят тому, кто не просит.
  • Друзьям платят почти всегда, поэтому я дружу со своим клиентом.
  • Если я работаю с отсрочкой платежа — я управляю дебиторской задолженностью
  • Я отношусь с недоверием к каждому клиенту, поэтому заранее готовлюсь к суду. Грамотный контракт — мое спасение.
  • Я начинаю работать с дебиторской задолженностью уже при появлении текущей ДЗ.
  • Мой клиент знает, что я всегда помню о ДЗ.
  • Штраф клиента за просрочку не его наказание, а возмещение моих убытков.
  • Я занимаюсь двумя бизнесами — товарным и финансовым.
  • Я участвую в финансовой ответственности за безнадежную ДЗ.
  • Я знаю, что ДЗ всегда будет, но я отвечаю за ее качество.

Пять практических рекомендаций по работе с долгами

ОАО «Ростелеком» предоставляет услуги фиксированной связи, высокоскоростной доступ в Интернет, интерактивное телевидение   более чем 100 миллионам абонентов в 80 регионах страны. В ежедневной практической работе клиентская задолженность возникает неизбежно.

По разным оценкам, уровень просроченных платежей на конец месяца может достигать от 20% до 40% от среднемесячной выручки, причем на долю одного должника иной раз приходится до 10% всей просроченной задолженности.

Порядка 5% долгов на конец месяца переходит в разряд «безнадежных».

Проверить контрагента на признаки фирмы‑однодневки, банкротство и наличие дисквалифицированных лиц

Отслеживать состояние расчетов с клиентом в нашей компании принято с момента предоставления услуги. Если счет не оплачен в назначенный срок, клиенту звонят, напоминают о долге, информируют о последствиях неплатежей. На разной стадии прохождения задолженности применяются различные приемы работы с должником.

Читайте также:  Как продать дорогой товар или услугу — пример с элитным жильем

Вести претензионную работу

Цель

В досудебном порядке разрешается больше половины хозяйственных споров. Претензионный порядок урегулирования можно предусмотреть непосредственно в договоре с клиентом. Досудебное урегулирования спора — процедура менее затратная и поэтому более эффективная, чем судебная тяжба. Практика показывает, что таким образом можно погасить от 30% до 60% просроченной дебиторской задолженности.

Что делать

Договариваться с клиентом о гибком графике платежей, скидках, активно использовать схемы взаимных расчетов. Метод годится на случай, если клиент устойчив на рынке и собирается продолжать свою деятельность, но по какой-то причине испытывает временные финансовые затруднения.  Если эти условия не выполняются, примените общий подход.

Направьте клиенту требования о погашении долга по юридическому и фактическому адресам.

Первый обычно указывается в регистрационных документах, второй, как правило, имеется в договоре, используется в переписке, нередко фигурирует в финансовых документах или на сайте должника.

В требовании неплохо упомянуть о взыскании через суд процентов на сумму долга (ст. 317.1 ГК РФ, введена в 2015 году) и о возмещении убытков, причиненных кредитору.

Сообщите в бухгалтерию должника о необходимости сверить расчеты и направьте акт сверки. Бухгалтер должен передать акт руководителю (уполномоченному лицу) должника на подпись. Подписав документ, должник тем самым признает долг. Это послужит веским доказательством в суде, если до него все же дойдет.

На этот случай лучше сразу запастить дополнительными доказательствами. Для этого стоит взять под контроль отправку финансовых документов должнику: накладных, актов счетов-фактур и пр. Отсылать их следует заказными письмами, желательно с уведомлением о вручении и с описью вложения.

Сохраняйте все квитанции, тщательно ведите журналы учета входящей исходящей корреспонденции.

Совет автора

Чем скрупулезнее ведется вся эта работа, тем устойчивей будет ваша позиция в суде. С помощью документов судьям будет проще получить представление о развитии ситуации со спорной задолженностью, и шансы на положительное решение в пользу кредитора возрастут.

Отслеживать статус должника

Цель

Если контрагент уклоняется от переговоров, не выходит на связь, не подписывает документы, то долг, скорее всего, придется получать через суд.  К нему нужно готовиться, для чего на первом этапе важно оценить ситуацию в компании-должнике. В этом поможет выписка из ЕГРЮЛ.

Что делать

Запросить выписку, проанализировать информацию в ней и наметить дальнейшие действия.

Получить свежую выписку из ЕГРЮЛ или ЕГРИП с подписью ФНС Отправить заявку

Если из выписки следует, что должник проходит через реорганизацию в виде присоединения (ст. 58 ГК РФ), заявите правопреемнику о непогашенной задолженности, пока не истек срок давности (по общему правилу он составляет 3 года — ст. 196 ГК РФ).

Направьте сначала претензию, а при отсутствии результата подавайте иск в суд уже на правопреемника. Заявить требования к должнику, который ликвидируется, можно в течение двух месяцев с момента объявления ликвидации (ст. 63, ст. 64 ГК РФ).

Если же о ликвидации должника в результате присоединения к другому юрлицу вы узнали уже в ходе судебного разбирательства, подайте в суд ходатайство о замене ответчика (ст. 48 АПК РФ).

Если должник ликвидируется по какой-то иной процедуре (без правопреемства, например, должника признают недействующим), то сразу после внесения соответствующей записи в ЕГРЮЛ следует списать долг как безнадежный. А сведения о руководителе компании-должника внести в ваш «стоп-лист» (даже если его не включат в Реестр дисквалифицированных лиц ФНС России) и в дальнейшем не иметь дел с компаниями, которыми он руководит.

Проверить учредителя и адрес контрагента на «массовость» Начать проверку

Плотно работать с банкротом

Цель

Шансы на возврат долга при банкротстве должника заметно снижаются, но попытаться можно.

Что делать

Постараться включить долг в реестр требований кредиторов:

  • в течение 30 календарных дней с момента сообщения о введении наблюдения (начальная стадия процедуры банкротства) (ст. 71 федерального закона от 26.10.02 № 127-ФЗ).  Если не получится, то рассчитывать на возврат суммы долга можно только из имущества, которое останется после погашения требований кредиторов из реестра;
  • заявить о своих требованиях до закрытия реестра кредиторов, если уже началось конкурсное производство (финальная стадия банкротства). На это отводится не более двух месяцев с даты опубликования сведений о признании должника банкротом и об открытии конкурсного производства (п. 1 ст. 142 федерального закона № 127-ФЗ).

Есть одна тонкость. Кредиторов, требования которых уже в реестре, положено известить о появлении нового кредитора (ст. 100, 142 Закона № 127-ФЗ), при этом извещения рассылаются за счет «новенького».

Совет автора

Если не оплатить расходы на извещение о новом кредиторе, то суд не примет заявление о включении ваших требований в реестр кредиторов. Узнать сумму возмещения и реквизиты для перечисления платежа можно у конкурсного управляющего.

Если не успели добиться включения в реестр, можно в судебном порядке войти в перечень кредиторов «за реестром». В любом случае, с момента начала процедуры банкротства долг, возникший до подачи заявления о признании должника банкротом «замораживается» на весь период процедуры (ст.

 202 ГК РФ), пока не будет завершено конкурсное производство или не наступит оздоровление.

Многие кредиторы не придают большого значения вступлению в реестр кредиторов, «все равно ничего не достанется…», но если активно следить за процедурой конкурсного производства конкретного должника, есть шансы выгодно переуступить свой долг тем кредиторам, которые оказались в реестре первыми.

Узнайте об исках, предъявленных вашему потенциальному контрагенту

Не полагаться только на судебных исполнителей

Цель

До этапа исполнительного производства доходит около 75% общего количества исков о взыскании догов, поданных в суд.

Часто бывает так, что суд выносит решение о взыскании долга, но деньги от ответчика так и не поступают.

Исполнительное производство может затянуться до трех лет после выдачи судом исполнительного листа, но вести себя пассивно в такой ситуации компаниям строго не рекомендуется.

Что делать

Получить исполнительный лист в суде.  Направить его копию в налоговый орган, чтобы запросить список банковских счетов должника. Найти информацию о действующем расчетном счете должника — к примеру, на сайтах электронных торговых площадок (если должник участвует в торгах) или на сайте самого должника.  Направить исполнительный лист в тот банк, где находится этот самый счет.

Отзовите исполнительный лист, если банк сообщит об отсутствии операций по счету или обязательные платежи должника поставлены в картотеку. И обратитесь в службу судебных приставов. Одновременно продолжайте анализировать информацию о зависимых компаниях должника: не исключено, что в них удастся обнаружить какие-то активы. Сообщите об этом приставам — они обязаны учитывать всю информацию.

Заказать электронную подпись для дистанционной подачи документов в суд Получить через час

Принимать превентивные меры

Цель

Не допустить возникновения долга, отвлечения средств из оборота, кредитования на невыгодных условиях. И не производить неэффективных расходов (юристы, суды, судебные приставы, частные сыскные агентства и пр.)

Что делать

Провести комплексную проверку контрагентов, для чего:

  • запросить выписку из ЕГРЮЛ и ЕГРН;
  • оценить налоговые риски (адреса регистрации, массовый директор, представление отчетности и пр.);
  • провести финансовый анализ показателей отчетности (если ее удастся получить от контрагента);
  • проверить наличие активов, собственных средств (бизнес может вестись исключительно на кредитах);
  • изучить связанные стороны (зависимые компании);
  • отследить статус дебитора — нет ли признаков банкротства, не идет ли реорганизация с присоединением;
  • оценить деловую активность — срок жизни контрагента на рынке, участие в торгах, судебные иски и пр.

Этот список далеко не исчерпывающий. Процедуры трудоемкие, затратные, но абсолютно необходимые. В них вовлекается масса сотрудников компании, из самых разных подразделений, вплоть до генерального директора. Но тут у компании есть выбор: процесс проверки можно автоматизировать точно так, как и любой другой рутинный бизнес-процесс.

Проблему решают специальные программы проверки контрагентов. В отделе по управлению клиентской задолженностью нашей компании, в частности, используется специальный облачный сервис «Контур.Фокус». Через веб-интерфейс с ним одновременно могут работать разные специалисты.

В силу специфики деятельности мы применяем сервис для борьбы с долгами. Но возможности «Контур.Фокуса» существенно шире, программа вполне годится для подразделений активных продаж, бухгалтерии (см., например «Новые правила проверки НДС: как избежать доначислений с помощью сервиса «Контур.

Фокус»»), для сопровождения клиента при расширении спектра оказываемых ему услуг.

Сотрудник просто вводит в поисковую строку «Контур.

Фокуса» ИНН или название компании и видит на мониторе всю базовую информацию: сведения о регистрации, статус контрагента, аффилированные лица, сообщения о банкротстве, судебные иски, сведения об участии в госконтрактах — все сразу.

Там же, в сервисе, можно провести финансовый анализ отчетности клиента, оценить его финансовое положение, получить сведения об активах. А это важно, если дойдет до погашения долгов за счет имущества.

Что мы выиграли, используя специальный сервис? Скорость проверки должника, сбора информации о нем сократилась многократно. Буквально за полчаса можно принять верное решение о дальнейших действиях по взысканию долга.

Та же выписка из ЕГРИП по ИП, прекратившим деятельность, на сайте ФНС России не доступна, а в программе мы ее можем сформировать без труда. Это важный для нас момент.  Часто пользуемся «связями» (сведения о зависимых компаниях). Удобно, что в «Контур.

Фокусе» видны сведения об исполнительном производстве. Кроме того, в «истории организации» есть информация об изменениях наименований, а в выписке из ЕГРЮЛ этого не видно.

Контактные телефоны, размещенные в сведениях об организации, значительно сокращают время на выявление причин неоплаты счетов (например, клиент не получил пакет финансовых документов).

  Очень ценна для работы функция «наблюдение»: установив наблюдение, вы остаетесь в курсе всех изменений, происходящих у должника, как говорится «держите руку на пульсе». Словом, описывать выгоды можно долго, проще и надежнее попробовать самим.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *