Как не провалить проект по автоматизации: пример с еrp

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpМаксим Якубович. Надежда Бужан, probusiness.io

Бизнес без автоматизации — путь в никуда. Понимая эту очевидную вещь, многие компании не спешат использовать ИТ-системы по управлению процессами, сбору и анализу данных. Одна из причин — статистика. Факты говорят: многие проекты по автоматизации проваливаются еще на этапе их внедрения.

Как быть? Если решение автоматизировать процессы внутри компании созрело, перед стартом работ важно учесть несколько факторов, снижающих вероятность неудачи. Подробностями на сцене нашего форума HI-TECH NATION поделился Максим Якубович, эксперт по управлению проектами, партнер компании «КейТуБи».

— Цифровизация любого бизнеса начинается с элементарной автоматизации процессов. Ее цель — снизить трудоемкость бизнес-операций, оцифровать большинство данных, которые ранее не вносились в информационную систему, начать их анализировать для принятия управленческих решений.

Приведем пример одной из самых популярных концепций по автоматизации бизнеса — ERP (Enterprise Resource Planning, планирование ресурсов предприятия).

Это стратегия, которая через специальное ПО интегрирует в общую систему операции по производству, управлению сотрудниками, финансами и активами.

Цель работы — непрерывная оптимизация ресурсов, балансировка — чтобы подразделения компании работали эффективно.

Как не провалить проект по автоматизации: пример с Еrp Надежда Бужан, probusiness.io

Для чего компании внедряют ERP и какие выгоды от этого  получают? Компания 1С собрала отзывы от клиентов:

  • Снижение объемов материальных запасов — на 24%
  • Снижение себестоимости выпускаемой продукции — на 9%
  • Рост оборачиваемости складских запасов — на 28%
  • Сокращение дебиторской задолженности — на 22%
  • Рост прибыли — на 14%
  • Сокращение трудозатрат в различных подразделениях — на 29%
  • Ускорение получения управленческой отчетности — в 2,9 раза
  • Ускорение подготовки регламентированной отчетности — в 2,8 раза.

Несмотря на эти цифры, многие компании отказываются от внедрения ERP. Причины, на мой взгляд, следующие:

1. Сложно прогнозировать экономический эффект от внедрения. Почему? Ответ банален: для детального расчета компании, которая внедряет систему, требуется погружение в анализ бизнес-процессов. По стоимости это приближается к стоимости самого проекта по автоматизации.

2. Плохая статистика успешности внедрения ERP. Давайте посмотрим:

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

Как видим, цифры так себе. Я бы сказал, не впечатляют. И все же бизнес без автоматизации  сегодня — это путь в никуда.

3. Понимание, что существующие в компании бизнес-процессы не готовы к автоматизации. В этом случае руководителям сначала надо решить внутренние управленческие задачи, связанные с системой контроля, постановкой задач и мотивацией персонала. 

Как же сделать, чтобы инвестиции в ИТ-проект окупились, что надо учесть? Расскажу это на примере внедрения ERP-системы.

1. Прогнозировать эффективность инвестиций в ИТ-проект

Да, делать это сложно — но нужно. Отсутствие прогноза приводит к оттягиванию старта проекта автоматизации. 

Как не провалить проект по автоматизации: пример с Еrp Надежда Бужан, probusiness.io

Какие подходы к оценке эффективности вложения в ИТ? Некоторые заказчики считают выгоды от внедрения так:

  • Сколько людей уволим, после того как сократим трудозатраты?
  • Сколько сэкономим на оптимизации «железа»: серверов и другой инфраструктуры. 

По моему мнению, такой взгляд слишком утрирован. Поэтому давайте посмотрим на подходы к оценке эффективности, разработанные мировыми компаниями. Вот пример расчета рентабельности отдачи от инвестиций (ROI) для одного из проектов, в котором я был руководителем:

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

Затраты на ввод в промышленную эксплуатацию составили $ 484 000:

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

Прогноз затрат на поддержку ИТ-системы был сделан на предположении: нужны будут 3 штатных специалиста ИТ-отдела (расчет затрат на развитие системы не делался, так же как и выгод от нового функционала. Учитывайте, что эти затраты обязательно добавятся по ходу развития бизнес-процессов в компании):

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

Расчет выгод за 5 лет от эксплуатации ИТ-системы был сделан с помощью хронометрирования: сколько времени операции занимали в старой ИТ-системе и сколько у пользователей уходит на них времени в новой ИТ-системе:

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

В слайде вы видите знаки вопроса. Это дополнительные выгоды от ИТ-системы, которые посчитать не удалось. Если подробнее, это: 

  • Увеличение точности оперативного и управленческого учета (помогает принимать более правильные решения)
  • Снижение расходов на масштабирование новой ИТ-системы.

Итак, ROI за 5 лет эксплуатации составил 36%. Вот расчет:

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

Может быть, не самые впечатляющие цифры, но, как я и отмечал выше, часть выгод мы не посчитали. 

И согласитесь — такой прогноз намного лучше для собственников, чем его отсутствие!

Управление границами проекта внедрения ИТ-системы

Пользователи, по мере освоения продукта, начинают просить улушить интерфейс, сделать новый функционал.

Есть интересная статистика, отраженная в исследовании Exceeding value (источник: The Standish Group International, 2014). Она показывает, что в заказном ПО пользователи часто используют только 20% от всего функционала.

  50% сотрудников в принципе никогда не используют другие функции — чем те, которые вошли в 20%! Впечатляет, верно? Для того чтобы выбрать подход к управлению списком требований, надо определиться с моделью жизненного цикла проекта. Как правило, выбор между гибкими моделями (Agile) и т.н.

водопадной (Waterfall: последовательное выполнение 4 этапов  проекта: концепция, разработка, реализация, завершение).

Для того чтобы выбор сделать было легче, можно использовать подход, описанный в таких документах, как Agile Practice Guide, PMI. Инициатор (спонсор) проекта, представители команды и заказчика отвечают на вопросы, сгруппированные в 3 домена:

  • Культура — насколько сформированная атмосфера в компании, окружение способствуют тому или иному подходу?
  • Команда — сможет ли сама команда воспользоваться преимуществами подхода?
  • Проект — а что с самим проектом? Насколько нужно и можно быть гибкими?

В каких случаях Agile даст лучший эффект, чем водопад?

  • Заказчик проекта доверяет команде с точки зрения ее компетентности в сборе и анализе требований, принятии решений о том, как реализовать требования
  • Команда исполнителей умеет работать по Agile
  • Заказчик проекта готов участвовать в частых демонстрациях промежуточных результатов проекта, вникать в сделанные разработки и давать обратную связь команде.

В современных компаниях ИТ-проекты, как правило, внедряются через гибкие подходы (Agile). Вот статистика успешных и провальных проектов, которые управлялись по гибким методологиям, а также с использованием водопадной модели: 

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpСкриншот: презентация Максима Якубовича

Выгоды от использования Agile:

1. Позволяет начать пользователям работать с программным обеспечением в более короткие сроки.

2. Повышает вероятность успеха ИТ-проекта. 

Если мы выбираем для проекта один из Agile-подходов, то с точки зрения работы с требованиями важно:

  • Делаем документ по бизнес-требованиям (техническое задание, например)
  • Выбираем подход к приоритизации требований
  • Расставляем приоритеты в требованиях
  • Отказываемся по ходу проекта от тех требований, на которые не хватает бюджета и сроков.

Решение о расстановке приоритетов в требованиях принимается просто: представьте это в виде диаграммы «Ценность против Затрат». Чем выше  угол наклона для требования, тем выше приоритет. Это позволяет оценить выгоды от каждого требования в денежном выражении и соотнести их с затратами на разработку:

Скриншот: презентация Максима Якубовича

Понимание, как извлечь выгоды из работающей ИТ-системы

Внедрение ERP и других систем автоматизации — это ИТ-проект? На взгляд многих аналитиков, это всего на 20% ИТ-проект и на 80% — проект организационных изменений:

Скриншот: презентация Максима Якубовича

Вот какие сложности внедрения ERP, которые уже сейчас важно осознать: 

  • Неформализованные бизнес-процессы — сложно извлечь требования к автоматизации процессов
  • Нужно вносить больше данных, чем в старой системе
  • Сложность и дороговизна доработки коробочной ERP под требования клиента
  • Пользователи понимают угрозу увольнения и саботируют внедрение.

На работе с сотрудниками хочу остановиться чуть подробнее.

Для вовлечения сотрудников в проект по автоматизации важно:

1. Объяснить им цели внедрения проекта по автоматизации, выгоды для самих сотрудников.

2. Разработать систему премирования сотрудников за проект внедрения.

3. После, на этапе мониторинга, важно понимать, какие же выгоды компании получают:

  • Анализ, используются ли сотрудниками функционал, сделанные доработки
  • Как можно улучшить интерфейс, чтобы сотрудники полноценнее использовали имеющийся функционал

А теперь немного о будущем

Хорошая новость: соединение технологий искусственного интеллекта и т.н. цифровых двойников в информационных системах приведет к радикальному снижению затрат на внедрение, поддержку и доработку систем автоматизации.

Надежда Бужан, probusiness.io

Новое поколение систем, которые уже проходят пилотную эксплуатацию, может, например:

  • Самостоятельно создавать информацию о сделках —  не «грузить» людей записями. Стоимость одной записи снижается с нескольких центов до числа, равного 10-27 цента
  • Сама оптимизирует ресурсы, работу людей и свои алгоритмы. Устанавливает приоритет сотруднику, исходя из формулы: «В первую очередь делаются те работы, которые быстрее приносят больше денег»
  • Мониторит, записывает и анализирует сбои процессов. Многое исправляет сама. В сложных ситуациях привлекает к решению людей.

Выгоды от нового поколения ERP-систем:

  1. За лицензии не нужно платить. Внедрение бесплатно. Оплата только за успешно завершенные прибыльные сделки.
  2. Позволяет радикально снизить затраты на программистов и консультантов (аналитиков).

Пилотные внедрения новой ERP-системы уже идут в России, в таких сферах, как ИТ-разработчик, производство, фитнес, консалтинговые услуги. 

Вывод: не стоит на 3−5 лет откладывать внедрение ERP и других систем автоматизации, так как вы сможете уже через год после старта внедрения начать получать выгоды.

А когда появится новое поколение, вам будет проще перейти на него.

Опыт внедрения ERP на предприятии: примеры успешных кейсов внедрения 1С:ERP

Как не провалить проект по автоматизации: пример с Еrp

Закажите бесплатный аудит и получите план проекта внедрения ERP.

Функциональность современного ERP-решения базируется на «трех китах» – управлении, планировании и контроле: управление интегрировано с процессами контроля и планирования запасов, закупок, сбыта, финансов и взаимоотношений с клиентами.

Не менее важной характеристикой является жизнеспособность системы в реальных условиях.

Иными словами, система должна быть не только многофункциональной, но и максимально практичной, возможности решения должны приносить бизнес-эффект даже в неидеальной среде.

«1С:ERP Управление предприятием» – одна из самых популярных систем для комплексной автоматизации в нашей стране. Ее внедрение, как правило, охватывает фактически все бизнес-процессы на предприятии.

Читайте также:  Как разработать продукт, который хорошо продаётся: презентация

Сама программа предлагает пользователям лучшие практики построения бизнес-процессов, но если схема работы на предприятии заказчика отличается от предустановленных в программе шаблонов, огромное количество гибких настроек позволит любые, даже самые сложные организационные схемы корректно отобразить в системе.

Помимо этого есть возможность произвести доработки, если того требует специфика внутренних процессов заказчика. «1С:ERP» является развитием системы «1С:УПП» – первого решения для комплексной автоматизации фирмы 1С.

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpРис.1 1С:ERP Управление предприятием

Особенности внедрения систем управления на любом крупном предприятии обусловлены, в первую очередь, спецификой внутренних процессов самих предприятий, поэтому каждый проект комплексной автоматизации имеет индивидуальные характеристики.

Чтобы проиллюстрировать специфику самого внедрения, так и полученных заказчиком преимуществ в его результате, имеет смысл рассмотреть несколько конкретных примеров. Наша компания занимается разработкой и внедрением систем комплексной автоматизации более 15 лет.

В этой статье мы рассмотрим опыт внедрения ERP систем в высокотехнологичной компании, для легкопромышленного и пищевого производства, а также в торговой компании.

Примеры внедрения ERP системы

Пример внедрения ERP для ФГУП «ГКНПЦ имени М.В. Хруничева», ведущего предприятия ракетно-космической отрасли

До внедрения: На предприятии имелись проблемы сбора информации в условиях территориально-распределенной структуры: филиалы, разбросанные по всей стране, вели учет в разных учетных системах, количество которых на одном объекте варьировалось от двух до двух десятков. Наряду с этим, использовались электронные таблицы и бумажное делопроизводство. При отсутствии единой методологии учета, сбор консолидированной бухгалтерской и налоговой отчетности был трудоемким процессом и занимал много времени.

Специфика: Исходный уровень автоматизации и территориально-распределенная структура предприятия повлияли на объем предпроектных работ.

Помимо этого потребовался значительный объем доработок для адекватного отображения в системе таких специфических бизнес-процессов, как длительный многопередельный и затратно-испытательный производственный цикл, учет нестандартных объектов и розницы, сложный расчет себестоимости продукции, необходимость разделения и распределения косвенного НДС, а также нахождение на балансе организации обслуживающих производств и хозяйств.

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpРис.2 ГКНПЦ имени М.В. Хруничева

Результаты:

  • Автоматизировано 2300 рабочих мест в головной организации ФГУП РКЗ, КБ «Салют», ЗЭРКТ, а также в 8 филиалах: ВМЗ (Воронеж), УКВЗ (Усть-Катав) и КБХМ (Королев) и т.д.
  • Все функции учета и формирования отчетности выполняются в единой системе, с которой напрямую работают все участники бизнес-процессов – сотрудники ЦФО, бухгалтеры, экономисты, финансисты и т.д.
  • Разработано единое методическое обеспечение специфических особенностей учета.
  • Автоматизированы оперативный учет, сбор отчетности филиалов и формирование сводной отчетности предприятия. При этом учтены особенности производства ракетно-космической отрасли, многоуровневая кооперация и длительный производственный цикл.
  • Выполнена интеграция с шестью внешними системами.
  • Уже спустя полгода после старта проекта в сроки сбора консолидированной бухгалтерской и налоговой отчетности были значительно сокращены, в целевые сроки закрыт первый отчетный период.

Внедрение ERP системы на предприятии пример холдинга Брис-Босфор – одного из крупнейших российских производителей и поставщиков обуви

До внедрения: Каждое из подразделений холдинга (производство в Новороссийске, головной офис в Москве, филиалы – в Санкт-Петербурге, Екатеринбурге и Самаре) работало в обособленной базе данных.

Специалисты головного офиса для казначейских процессов использовали электронные таблицы, Для документооборота использовался почтовый клиент.

На складах использовалась система управления адресным складом, но отчеты для других департаментов о поступлениях и отправках товаров и полуфабрикатов, о возвратах и браке заполнялись вручную.

Из-за этого менеджеры при обработке заказов зачастую не учитывали имеющиеся запасы нужного товара и сырья, просто оформляя заказ на производство нового товара и закупку необходимых для производства материалов. Согласование документов не имело четкого маршрута и часто «зависало». Руководство не могло получить достоверной аналитической информации для планирования производства и расчета себестоимости продукции.

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpРис.3 Магазин обуви холдинга Брис-Босфор

Специфика: Проект ставил перед собой амбициозные задачи, решить которые требовалось в кратчайшие сроки – блок управления казначейством должен был быть запущен менее, чем за полгода.

Главной задачей стало повышение рентабельности производства, для чего требовалось: ускорить обработку заявок, оптимизировать процессы казначейства, создать план загрузки производственных мощностей, повысить оперативность поступления информации о приходах и остатках со складов, снизить количество запасов.

Для этого потребовалось внедрить эффективную систему документооборота, которая позволила бы ускорить обмен документами между подразделениями, сократить время на согласование договоров и заявок на расходование денежных средств, усилить контроль выполнения поручений.

Результаты:

  • 1С:ERP интегрирована с системой управления адресным складом. Менеджеры имеют оперативную достоверную информацию о складских запасах. Их объемы удалось снизить на 25%.
  • Количество неучтенной продукции и полуфабрикатов на складе переупаковки достигало 10% от общего объема запасов. В результате внедрения системного контроля запасы склада переупаковки сведены к нулю.
  • Обработка полученных заказов ускорилась более чем на 30%. Сотрудники отдела продаж, склада и производства теперь работают в одной системе.
  • Организовано оперативное планирование загрузки производства. Минимизированы дублирующие закупки материалов и полуфабрикатов, расходы на них сократились на 10%, а себестоимость готовой продукции снизилась до 5%.
  • Данные о деятельности всех подразделений консолидируются теперь в одной системе. Получение управленческой отчетности ускорилось минимум в 3 раза, а подготовка регламентированной – в 5 раз.

Бесплатная консультация

эксперта

1С ERP примеры внедрения подсистем аналитики финансового результата «Медком-МП» – лидера оптовой торговли медицинских расходных материалов

До внедрения: В аналитике финансового результата было «слепое пятно» в части косвенных затрат.

По ним можно было получить аналитику в разрезе статей, на которые они были начислены, но связи с номенклатурными позициями реализованной продукции с ними не было.

То есть единой аналитики, в которой отражалась бы и себестоимость продукции по складу, и распределенные косвенные затраты, не было, из-за чего регулярно возникали трудности с точной оценкой рентабельности реализованных товаров.

Специфика: Под нужды заказчика были модифицированы такие подсистемы«1С:ERP Управление предприятием 2», как подсистема расчета себестоимости продукции и подсистема учета взаиморасчетов с контрагентами. Реализованы специфические отчеты для бизнес-анализа.

Результаты:

  • Косвенные расходы и доходы по видам проданных товаров, а не по бухгалтерским статьям, как было ранее, теперь распределяются автоматически. Детализированная отчетность о финансовом результате доступна по «одному клику», что дает возможность оперативно оценивать рентабельность реализуемого товара. Отчетом пользуется 150 сотрудников компании.
  • Возможность точной оценки себестоимости и наценки реализованной продукции позволила исключить из ассортимента нерентабельные товары. В связи с этим уже в первые месяцы использования новой системы прибыль увеличилась более чем на 7%.

Опыт внедрения ERP для производителя мороженого и полуфабрикатов – Группы компаний «Русский Холод»

До внедрения: С момента основания ИТ-структура компании состояла из нескольких разрозненных баз, часть из которых так и оставалась на платформе «7.7».

Регламентированный учет не был «заточен» под производство, поэтому производственный учет вели отдельно, не был реализован механизм межфирменных продаж.

Управление продажами, закупками и складом, происходило в отдельных базах, что лишало менеджеров возможности оперативно получать нужную для работы информацию, но система работала и привычная, исторически сложившаяся схема работы, устраивала.

Как не провалить проект по автоматизации: пример с ЕrpРис.4 Русский Холод

Специфика: На решение о внедрении современной системы повлиял закон об обязательной сертификации продуктов питания, для чего нужно было произвести интеграцию с государственной системой сертификации «Меркурий», а старая система это сделать не позволяла. Новая система должна была объединить регламентированный, управленческий и оперативный контур в 18 торговых филиалах и управляющей компании.

Результаты:

  • В едином информационном пространстве объединены бизнес-процессы управленческого, бухгалтерского и налогового учетов, продажи, закупки, управления складскими запасами.
  • Выстроена система управления денежными средствами, ведется учет по МСФО.
  • Более 1000 сотрудников в режиме реального времени могут получить полную, достоверную, своевременную информацию для эффективной работы.
  • В результате проекта система была сдана в опытно-промышленную эксплуатацию менее чем за полтора года.

Опираясь на опыт внедрения 1С ERP можно отметить, что, несмотря на разницу отраслей и специфику бизнес-процессов крупных предприятий, существует ряд общих для всех преимуществ от комплексной автоматизации.

Например, комплексная система позволяет добиться эффективности в планировании и управлении каким угодно большим объемом абсолютно разных ресурсов, которыми, как правило, и располагают крупные предприятия.

При этом все ресурсы взаимосвязаны и взаимозависимы на уровне бизнес-процессов, но это не путаная схема под управлением различных сотрудников, где зачастую «не найти концов», а совершенно прозрачная система, которую можно проанализировать одним нажатием клавиши. Помимо этого такое внедрение создает возможности по централизации информационных потоков предприятия, позволяя, одновременно с усилением вертикального контроля, упростить принятие решений на местах.

Читайте также:  Почему дешевеет золото и что будет дальше

> Предыдущая статья Следующая статья 1С в облаке или в коробке? Как не провалить проект по автоматизации: пример с Еrp Функциональная схема 1С:ERP Управление строительной организацией 2 1С:ERP УСО 2 – комплексное решение для строительной отрасли на базе флагманского продукта фирмы 1С, разработанного на технологической платформе 1С:Предприятие 8.3 Как не провалить проект по автоматизации: пример с Еrp Планирование производства в 1С ERP Мы расскажем о вариантах реализации задач планирования процесса производства продукции в системе 1С ERP Управление предприятием и недавних изменениях в механизмах планирования Как не провалить проект по автоматизации: пример с Еrp Основные принципы и особенности реализации системы CRM в 1С: ERP Управление предприятием 2 Поговорим о принципах и особенностях реализации системы управления отношениями с клиентами и ряде связанных с ней маркетинговых механизмов в системе 1C ERP, а также еще раз вспомним, какие основные за… Подарки при приобретении ИТС уровня ПРОФ:

  • Обновление дополнительной базы
  • 3 часа работы специалистов
  • 1 месяц консультаций *

Риски проекта автоматизации — как избежать неудачи

 На этом блоге собрано достаточное количество информации о том, как хорошо иметь автоматизированный бизнес. Как автоматизация помогает достигать поставленных целей. Вовремя реагировать на вызовы рынка. Достигать экономии времени и затрат и т.д.

Однако, следует уделить некоторое внимание и тому, что отмечает современная статистика. Она демонстрирует стабильный процент неудач, которыми заканчивается реализация проектов автоматизации. И вполне закономерно, у заказчиков проектов автоматизации появляются вопросы о причинах неудач проекта и том, кто в этом ответственен, кто в первую очередь должен обеспечить успех проекта:

  • заказчик,
  • производитель софта (вендор, например фирма 1С),
  • компания- внедренец,

И в чем конкретно заключаются ошибки каждого из них.

Определение рисков проекта автоматизации

Под провалом проекта или не полным достижением целей можно понимать один или несколько рисков:

  1. Цели проекта реализованы, но бюджет и сроки исполнения увеличились.
  2. Проект исчерпал бюджет, после чего был заморожен. Должных результатов не получено.
  3. Цели проекта отчасти реализованы: простые и типовые задачи заказчика решены, сложные и, возможно, важнейшие – не решены по причине, все того же иссякания бюджета, или невозможности их технической реализации.
  4. Проект провален: проектные работы сгенерировали груду качественной документации, которая никак не помогает решать имеющиеся задачи.
  5. Цели проекта достигнуты, но система неэффективна: стоимость сопровождения выше экономического эффекта от эксплуатации, отсутствует возможность развития и масштабирования в соответствии с меняющимися требованиями, из-за снятия с поддержки основным вендором по причине доработок – нарушивших стандартную логику.

Причины неудачи автоматизации

Приведенные выше варианты неудач проекта говорят о таких причинах провалов как:

  • недооценкой сторонами сложности поставленных задач;
  • техническими и функциональными характеристиками выбранного продукта;
  • квалификацией специалистов выполняющих доработки.

Таким образом, заказчику информационной системы следует очень внимательно анализировать программные продукты, предлагаемые рынком, а также подходы подрядчиков к разработке автоматизированных систем управления.

Кроме того, слепое следование сложившимся корпоративным процессам, нежелание их пересмотра и оптимизации, игнорирование современных методик, как правило уже вмонтированных в типовые продукты вендоров, с высочайшей степенью вероятности породят несуразных монстров, не способных к масштабированию и весьма требовательных к уникальным навыкам пользователей. И это худший – самый затратный по времени и ресурсам вариант неудачи проекта автоматизации.

Неудачи масштабных проектов

Неудачи при внедрениях систем ERP-класса, как правило обусловлены общей сложностью задач, как в организационном, так и в методологическом плане. Специфика выполнения проекта представляет собой ярко выраженный исследовательский характер работы.

В таких проектах необходима наивысшая квалификация специалистов, как со стороны заказчика, так и со стороны исполнителя на всех этапах проекта. Такие работы, безусловно, имеют серьезные риски.

Важно, довести до заказчика реальные сложности, дабы не обмануть его ожидания.

Факторы избегания неудач

Важным фактором для избегания неудачи в проекте внедрения информационной системы является технология их выполнения. При этом под технологией подразумевается не только описание этапов и промежуточных целей проекта, но и взаимодействие заказчика и исполнителя с четко определенной системой ценностей и принципов.

Важнейший принцип – это ориентация подрядчика на достижение «внешних» целей проекта автоматизации. Тех бизнес-целей заказчика ради которых и затеян весь этот проект:

  • Увеличение доли рынка;
  • Увеличения выручки;
  • Снижение затрат.

Иначе, складывается ситуация, когда система автоматизации создается ради самой системы. Кроме того, любые цели должны быть определены по технологии SMART, т.е. должны быть:

  • Конкретными;
  • Измеримыми;
  • Достижимыми;
  • Актуальными;
  • Иметь временные рамки.

Толчком для перехода новую систему во многих компаниях является лишь моральное и технологическое устаревание действующих в компании программных продуктов. Таким образом внешней целью проекта становится просто-напросто работоспособность системы.

В качестве другого примера некорректной постановки цели является ситуация, когда система создается для повышения комфорта пользователей: поскольку пользователи — это составная часть системы автоматизации, получается цель ради достижения самой этой цели, т.е.

внутренняя цель, а не внешняя.

Нельзя не отметить и такой принцип – как равная ответственность заказчика и подрядчика за неудачу проекта, поскольку часть работ по проекту в любом случае выполняет заказчик. Важно понимать, что корректная технология, позволяющая достичь цели проекта и удовлетворенности заказчика, и наименее затратная технология для обеих сторон – это практически всегда разные технологии.

Некорректная технология внедрения проекта может повлечь неудачу при внедрении идеально-качественного и на сто процентов, по функционалу, подходящего заказчику программного продукта. И наоборот правильная технология внедрения проекта может нивелировать, даже самые явные проблемы с выбранным ПО.

Со стороны заказчика катастрофически важно мотивировать собственных сотрудников на работу с внедряемой системой на всех этапах выполнения проекта от обследования до промышленной эксплуатации.

И быть готовым наказывать нерадивых работников — саботирующих проект. Неспособность или нежелание заказчика решить соответствующие организационные задачи – это путь к неудаче проекта.

Долгий, мучительный и очень дорогостоящий путь.

Конечно же в неэффективности проектов автоматизации виноваты, как заказчики, так и исполнители. И это обусловлено разностью задач, стоящих перед заказчиком и внедренцем.

Если первые не придают значения технологичности проекта, стремясь в первую очередь минимизировать его стоимость, то вторые пользуются таким отношением и не информируют заказчиков о тонкостях проекта, стремясь минимизировать свои расходы и риски.

Неудача — исключена

Решение проблемы — это тщательная подготовка к проекту. Постановка правильных бизнес-целей.

Всестороннем анализе решений поставщика – как имеющихся программных продуктов, так и предлагаемых технологий работы, анализ ценностей компании, предлагающей услуги автоматизации, анализ предлагаемых персоналий для выполнения проекта со стороны подрядчика.

И это сложная задача, на данном этапе важно иметь на своей стороне эксперта – способного взглянуть на программный продукт, и компанию внедренца профессиональным взглядом. Лучшим решение является – нанять на время проекта внешнего руководителя проекта, наделив его всей необходимой полнотой власти.

Не правильно принимать решения на основе просмотра маркетинговых презентаций и ориентироваться только на заявленный срок и стоимость, не утруждая себя анализом технологии и подхода, изучением рынка.

А время на изучение рынка и технологий потребуется весьма много. Вполне возможно, что, потратив это время на освоение тонкостей технологий и методологий уже нечего будет автоматизировать – конкуренты будут далеко впереди, а доля рынка безнадежно мала.

Резюмируя хочется констатировать проект автоматизации бизнеса — это весьма сложная и многогранная задача. И в процессе ее решения не так уж трудно потерпеть неудачу.

Нельзя успешно автоматизировать бизнес, не поняв какую пользу автоматизация принесет бизнесу, не разобравшись в тонкостях программного продукта и технологий и не изучив рынок предлагаемого программного обеспечения. Кроме того, не следует пускать проект на самотек целиком и полностью полагаясь на компанию внедренца.

Весьма желательно иметь в своей компании человека способного довести процесс автоматизации бизнеса до своего логического конца. Человека, который понимает бизнес и его цели, но и знает процесс внедрения изнутри.

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Читайте также:  Что сейчас происходит в строительстве

Ошибки внедрения ERP-систем и как их избежать — Разработка на vc.ru

Внедрение ERP-системы это сложный и долгий процесс и редко все идет по плану. Некоторые ошибки доставляют небольшие трудности, а другие могут полностью загубить проект. В результате будут потрачены месяцы работы и миллионы рублей впустую.

Некоторые ошибки можно предупредить заранее. Расскажу о самых частых из них и как их избежать. Статья будет полезна топ-менеджерам, потому что все перечисленные проблемы идут «сверху».

Часто руководители не понимает реальную пользу от ERP. Они считают, что система сама решит проблемы компании. Но это не так.

Разработчики всячески заманивают и обещают рост продаж и снижение издержек. Но ERP — это лишь инструмент для планирования и управления ресурсами.

Система увеличит возможности анализа, уменьшит вероятность человеческих ошибок и сократит время некоторых бизнес-процессов. Но ничего из этого не принесет прибыли само по себе.

Нужно уметь пользоваться системой и понимать, какие проблемы можно решить с ее помощью.

Поэтому внедрение не может быть самоцелью. Бездумная автоматизация редко дает положительные результаты и может даже навредить. После внедрения системы может оказаться, что она вообще была не нужна. В результате затрачены время и деньги на ненужную работу.

Сначала нужно определить глобальные цели, например:

  • оперативно получать данные для принятия управленческих решений;
  • улучшить работу склада и логистики;
  • улучшить качество обслуживания клиентов и сократить сроки.

Затем каждую цель нужно уточнить или разбить на более мелкие. Они должны быть четко сформулированы и иметь количественное выражение:

  • оперативно получать данные для принятия управленческих решений ➝ ежедневно формировать отчет «Укрупненный баланс»
  • улучшить работу склада и логистики ➝ увеличить скорость отгрузок на 10%
  • улучшить качество и сократить сроки обслуживания клиентов ➝ сократить время выставления счета до 2х часов и не терять ни одной заявки

При проектировании системы нужно учитывать планы компании на ближайшие годы. Если этого не сделать, то сразу после внедрения может потребоваться модернизация системы. Придется снова тратить деньги и время на то, что можно было предусмотреть заранее.

Внедрение занимает несколько лет, а ведь система должна еще выполнить свои цели. Поэтому проектировать ее нужно так, чтобы она работала без необходимости изменений минимум 2-3 года.

Естественно, знать все заранее невозможно: новые законы, изменения рынка, значимые события в мире. Но уже известные направления развития нельзя игнорировать.

Несколько примеров изменений, которые нужно учитывать:

  • технологические изменения производства;
  • расширение бизнеса, создание филиалов;
  • дробление бизнеса.

Часто руководители считают, что ход внедрения можно алгоритмизировать и подробно расписать. Так появляются огромные ТЗ, на составление которых уходит несколько месяцев.

Но ERP — это сложная система, и невозможно предусмотреть все заранее. Практически в любом внедрении что-то пойдет не так и придется менять начальную постановку.

Например, изначально неверно поняли часть бизнес-процессов. Значит нужно дорабатывать один или несколько модулей. В результате некоторые разделы ТЗ вообще придется менять, а ведь на них потратили деньги и время.

Чаще используется другой подход. Сначала составляется укрупненный план работ, который разбивается на этапы. И по ходу внедрения под каждый этап пишется отдельное ТЗ. Сначала составляют ТЗ для первого этапа, внедряют. Затем с учетом проделанных работ пишут ТЗ для второго этапа, и так далее.

Редкое внедрение идет полностью по плану. Приходится сдвигать сроки, тратить больше денег или отказываться какой-то части системы. Поэтому при планировании сроков и бюджета лучше посчитать их немного с запасом.

Если не уложиться в бюджет, то придется отказаться от некоторых модулей или настройки дополнительного функционала. Либо искать дополнительные деньги.

Если не уложиться в срок, то можно сорвать свои бизнес-планы или подвести заказчика.

Например, мы пообещали заказчикам ускорить отгрузку и выставление счетов до конца года. Они учли наши обещания в своих планах. Если мы не успеем вовремя, то им придется менять свои планы. Это неприятно, отношения испорчены.

Узнать причины неправильного планирования поможет Panorama Consulting. Это консалтинговая компания, которая занимается внедрением ERP. Каждый год она проводит независимое исследование рынка ERP-систем. В свежем отчете есть данные о превышении бюджета и сроков.

Бюджет. В бюджет не вписываются 38% компаний, и превышают его в среднем на 66%.

  • Рост проекта: потребовалось выполнить больше работы.
  • Управление: организационные вопросы, сопротивление изменениям.
  • Опыт: у сотрудников компании не хватило опыта.
  • Оборудование: проблемы с базами данных, производительностью.
  • Данные: мало данных или они неверные.
  • Консультанты: недооценили время, которое тратят консультанты.
  • Технологии: отсутствуют необходимые технологии и программы.

Сроки. 47% компаний не уложились в сроки, и превышали их в среднем на 11%.

  • Управление: организационные вопросы, сопротивление изменениям.
  • Рост проекта: потребовалось выполнить больше работы.
  • Данные: мало данных или они неверные.
  • Оборудование: проблемы с базами данных, производительностью.
  • Нет ресурсов: недостаточно сотрудников.

ERP-системы содержат много модулей, и в большинстве компаний используется только часть из них. Если начать внедрять все подряд, то получится большая бесполезная система, которая не принесет нужных результатов.

Сначала чаще всего внедряют модуль финансов, ведь важно не допустить проблем с деньгами. Учет и контроль финансовых потоков — это то, без чего не может обойтись ни одна организация.

Затем рекомендуется внедрить бухгалтерский и налоговый учет. Они могут быть в одном модуле или раздельно. Они важны для отчетов перед государством. Если ошибиться, даже случайно, государство за это накажет. ERP-система уменьшит вероятность ошибок.

Далее модули внедряются в зависимости от основного вида деятельности компании, например:

  • Торговля: Закупки, Продажа
  • Промышленность / Производство: Закупки, управление производством
  • Транспорт: Перевозки

Топ-менеджеры должны быть заинтересованы в завершении проекта и быть в курсе дел.

Заинтересованность. Внедрение новой системы — это не только установка и настройка программ. Это еще перераспределение полномочий и обязанностей. Сотрудники, которых это касается, могут не захотеть таких изменений и будут «сливать» проект как только могут. Если руководитель вовремя не примет действия — проект может провалиться саботажем.

Контроль. Руководители должны быть в курсе хода внедрения, особенно если возникают проблемы.

Если план внедрения сдвинулся хотя бы на день, руководители должны об этом знать, даже если проблема уже решена.

Руководители смогут оценить это отставание в масштабах всего процесса и при необходимости скорректировать план. Если накопить много таких «мелких» смещений, можно сильно отстать от графика.

Если внедрением занимаются только ERP-консультанты, то внедрение может полностью провалиться. Заказчик должен понять, что внедрение нужно в первую очередь для него. Поэтому он обязательно должен привлекать своих сотрудников.

Каждая компания индивидуальна: везде свои особенности бизнес-процессов и технологий. Сторонние консультанты не смогут полностью понять все нюансы, даже если они профессионалы с мировым именем.

Сотрудники компании-заказчика знают, как устроена их операционная работа. Они могут рассказать о неочевидных трудностях, о которых руководители даже не догадываются. Также они могут увидеть будущие проблемы, связанных с внедрением.

Например, в компании на одну ночь каждый месяц выключают все системы для профилактики. А в ERP-системе на это же время могут быть запланированы фоновые работы: обмен данными между модулями, расчет бюджета и т.п. В результате на следующий день работа некоторых отделов может просто остановиться.

Даже если руководители знают о таких вещах, для них это покажется мелочью и они не расскажут об этом консультантам. И проблемы начнут всплывать уже после внедрения, а это опять потребует времени и денег на устранение.

  1. Ставьте правильные цели. Они должны быть четко сформулированы.
  2. Не забывайте о планах развития компании на ближайшие годы.
  3. Не пытайтесь охватить сразу все внедрение. Лучше делить работу на этапы и дополнять план по ходу.
  4. Учтите, что скорее всего придется увеличить бюджет и сдвинуть сроки. Редко внедрение идет полностью по плану.
  5. Выбирайте только нужные для компании модули.
  6. Вы должны быть заинтересованы в успешном внедрении.
  7. В работе обязательно должны участвовать представители вашей компании.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *