Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник

Your Mentor. 27 октября 2019.

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник

Управлять коллективом всегда нелегко. Это означает, что необходимо учитывать различие в типах личности, привычках и мотивах работы подчиненных, при этом опираться на собственные задачи и учитывать цели компании. В данной статье мы собрали несколько секретов, которые призваны помочь каждому руководителю эффективно управлять коллективом.

  1. Не пытайтесь сразу все менять

Когда вы переходите на новую руководящую должность или вас переводят в другой отдел, очень часто вы находитесь на подъеме и стремитесь как можно быстрее воплотить все свои идеи в жизнь. Данный энтузиазм, безусловно, прекрасная вещь, но стоит придерживаться установленного курса. Прежде чем приступить к каким-либо крупным изменениям, дайте себе время понять свою роль и работу вашей команды.

Как руководитель коллектива, вы не всегда можете позволить себе продолжительные ожидания, и быстрые изменения иногда необходимы. Тем не менее постарайтесь сначала вникнуть в работу коллектива, прижиться в своей роли, чтобы не создавать стрессовых ситуаций для ваших подчиненных.

  1. Ставьте реалистичные цели

Как руководитель, вы обладаете навыком видеть общую картину, что позволяет вам направлять команду в правильном направлении для достижения поставленных целей. Ничто так не поощряет команду, как успех, каким бы маленьким он не был. Точно так же команда может разочароваться, если вы поставите цели, которых они никогда не смогут достичь.

Если вы хотите изменить цели коллектива, добавить новые обязанности подчиненным или внести любые другие изменения, вам необходимо понять, установили ли вы реальные ожидания.

Это означает не только пересмотр бюджета или нагрузки людей, помощь которых вам необходима, но также вы должны помнить, что даже самые крупные проекты, которые кажутся труднодостижимыми, могут быть разбиты на более мелкие и более управляемые задачи.

Это может занять больше времени в достижении цели, но те маленькие победы, которые будут достигаться по пути, будут сильно мотивировать коллектив.

  1. Знайте, что делает ваша команда

Прежде чем вносить какие-то изменения в коллектив, организуйте встречи с ключевыми сотрудниками. Узнайте у них, как они делают то, что делают. Это важный навык управления коллективом, так как дает вам понять роли ваших подчиненных, и какие изменения могут благотворно повлиять на коллектив.

На этих встречах вы можете задать вопросы о том, с какими проблемами им приходится иметь дело, и о возможных, по их мнению, решениях. Они могут иметь некоторое представление, которое вы не можете разглядеть из своего офиса.

  1. Найдите реальные мотиваторы

Возможность повышения заработной платы может подтолкнуть ваших подчиненных больше отдаваться своей работе, но некоторых из них могут не привлечь финансовые обещания. Есть множество разных мотиваторов, которые вы должны учитывать, например, возможность работать из дома, дополнительный выходной или даже просто устная оценка их усилий, которые они вкладывают в работу.

Сотрудникам трудно выполнять задачи в полную силу, если они не понимают, почему они это делают. Потратьте время, чтобы объяснить причины любых изменений и ваших амбиций. Описывайте весь процесс глобально, чтобы ваша команда знала, как их работа способствует и продвигает компанию к ее целям.

Кроме того, обратная связь имеет важное значение. Эффективное управление командой включает регулярные встречи с сотрудниками, обсуждение их продуктивности, цели и ваших ожиданий. Вашим подчиненным очень важно понимать, как вы относитесь к той работе, которую они выполняют, и что им необходимо улучшить для большей эффективности выполнения своих задач.

  1. Развивайте независимых работников

Независимый работник – это эффективный работник. Ваша главная цель управления коллективом – продуктивность. Вы хотите, чтобы команда выполняла свои задачи быстро, эффективно и без вашего вмешательства в процесс. От этого зависит не только общий результат работы отдела, но и удовлетворенность клиентов компании.

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник

Вы наделены полномочиями предоставлять вашим подчиненным необходимые ресурсы. Организуйте им надлежащую подготовку, предоставьте им необходимые ресурсы и инструменты, чтобы они могли работать в меру своих способностей. Со своей стороны, вам также необходимо эффективно делегировать работу и избегать микроуправления. Не бойтесь давать своим подчиненным свободу в принятии определенных решений.

  1. Ищите таланты ваших сотрудников

Каждый сотрудник обладает определенными навыками и раскрывает свои сильные стороны на разных этапах работы коллектива. Если вы способны учитывать и развивать эти сильные стороны, тогда все это может оказать положительное влияние не только на отдел, но и на компанию в целом.

Вы, как менеджер, должны определить и использовать эти таланты. Вы можете организовать несколько тренингов с вашими подчиненными по определению сильных сторон, и уже потом, назначить индивидуальное обучение для развития их талантов.

  1. Развивайте командную культуру

Не стоит лишний раз напоминать, что ваши отношения с каждым сотрудником являются необходимым условием управления коллективом, но что более важно, так это то, как взаимодействует ваша команда. Командная культура достаточно серьезно влияет на эффективность и производительность коллектива.

Конечно, это не то, что вы можете навязать своему отделу. Но вы можете строить данный процесс, постепенно внося элементы, которые сближают команду. Это могут быть тренинги по совместной работе коллектива, различные корпоративные мероприятия, периодические походы в ресторан всей группой, спортивные состязания и т.д.

  1. Будьте примером для подражания

Когда вы вступаете на руководящую должность, ваш коллектив будет исходить из вашего отношения, энтузиазма и трудовой этики – или, наоборот, их отсутствия. Это же относится и к вашему поведению.

Например, если вы хотите, чтобы все вовремя приходили на групповые встречи, тогда приходите пораньше.

 Придерживайтесь того, что вы проповедуете, иначе ваши сотрудники будут противиться тем вашим ожиданиям, которые вы требуете, но сами не в состоянии выполнять.

  1. Держите вашу дверь открытой

Старайтесь предоставить более свободный доступ сотрудников в ваш кабинет, чтобы оперативно узнавать о проблемах с проектами или между членами команды. Научитесь сначала слушать прежде, чем отвечать, и проявляйте уважение к тому, что говорят ваши сотрудники, когда они приходят к вам.

Вы должны поощрять своих подчиненных приходить к вам с любыми вопросами и напоминайте им, что, даже если вы сейчас заняты, вы сделаете все возможное, чтобы уделить им время.

Заключение

Любой бизнес будет эффективно существовать, если его сотрудники слаженно работают, а их лидер обладает эффективными навыками управления коллективом. Иногда может быть сложно руководить новой командой, но приложив немного усилий и придерживаясь наших секретов, вы будете способны быстро привести свой коллектив к успеху.

Что еще интересного почитать

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник В данной статье мы рассмотрим основы ведения бизнеса, такие как прибыль, клиентов,… Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник Принятие руководителем управленческих решений – это основная деятельность менеджмента.… Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник Управление изменениями – это проверенная методология, используемая для помощи… Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник Здесь мы будем говорить о таком важном понятии в управлении сотрудниками, как встречи 1… Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник Еще никогда обслуживание клиентов не было настолько важным фактором ведения бизнеса. И… Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник У руководителя коллектива есть множество инструментов, помогающих членам команды…

Как руководить коллективом?

Управлять людьми достаточно сложно. Огромному количеству руководителей, в целом присуще отстраняются от вопроса как научится управлять людьми или как начать управлять людьми.

Устаревшее понятие рабочее место, вокруг которого существует легенда о карьерном росте, что ранее обеспечивало гарантию карьерного развития сотрудника оставляло нам обманчивое ощущение первенства.

 Бизнес модель, основанная на обещании денежных выплат за счет роста участников, где авторитет работодателя, сотрудник воспринимали как должное. В результате чего, сотрудник пытался уяснить что и как должен делать, и пытался это сделать, совершая огромное количество ошибок.

Раньше, такая схема безрезультатной и малоэффективной работы была простительна, но сейчас допускать ошибки непозволительно.

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник В первую очередь, вы должны научиться каждый день управлять собой, во вторую очередь, управлять всеми остальными

В мире, который основан на знаниях и глобальных переменных намного сложнее управлять людьми.  Постоянный спрос на человеческие ресурсы, с каждым годом все меньше, большее количество людей уходят в поисках лучшей жизни, находя себе место временного заработка или же идут в направлении развития собственного бизнеса.

Таким человеческим ресурсам приходиться быть гибкими и проявлять больше энергии, для обеспечения своей семьи и собственного достатка.

На смену энергичным сотрудникам, приходят те, кто с большей степенью будет выражать недовольство от работы — такой сотрудник долго не будет сидеть на одном месте и скорее всего уйдет при первой же возможности.

Источники авторитета, где опыт, старшинство и возраст уходят на другой план, поскольку со временем в бизнес моделях исчезают огромные иерархические уровни.

Взаимоотношения между начальником и подчиненным стали очень непродолжительными, огромное количество сотрудников находиться под опекой временных руководителей проекта, а не начальников, которые расположены на ступень выше в карьерной лестнице.

Власть — это контроль над ресурсами.

Сотрудники постоянно ждут от руководителей исполнения собственных ролей и не стыдятся ставить перед ними личные требования, те руководители которые не способны удовлетворить их потребности, полностью лишаются перед ними авторитета.

Иногда молодые сотрудники не хотят подчиняться своему непосредственному руководителю или считают что он не в состоянии им помочь или отреагировать на их просьбы.

Иногда они не согласны с решениями, которые принял их непосредственный руководитель.

Все эти изменения привели к переосмыслению ценностей и норм, где все так же большинство руководителей избегают конфликта с сотрудниками.

Большинство таких начальников не имеют лидерских способностей и ведут себя так, по большей мере из-за халатного отношения к своим обязанностям, тем не менее продолжают принимать важные решения.

Такие руководители, не обсуждают работу со своими подчиненными, пока не потерпят неудачу.

Начни правильно управлять людьми, ниже приведены простые советы как реализовать себя и свои подчиненных

Научитесь управлять собой, потом вашим коллективом

В первую очередь, вы должны научиться каждый день управлять собой…

Начните с того, что выделите время для собственного менеджмента. Используйте это время для управления собой. Первые шаги в сторону эффективного менеджмента потребуют от вас дисциплины.

Хороший руководитель тот, который фиксирует и анализирует свое потраченное время, а потом пытается провести аудит и определить сколько времени остается на решение важных задач. Время – это очень ограниченный ресурс, если вы им не умеете управлять, вы не справитесь с другими обязанностями.

Более того, подведение графиков своего рабочего времени – это системный анализ своей работы, где вы можете увидеть свои сильные и слабые стороны. Вам потребуется разумно выбирать свои цели и управлять своим временем.

Читайте также:  Какую рекламу недооценивает бизнес — и другие выводы владельца крупного холдинга

Научитесь управлять сотрудниками

…Во вторую очередь научитесь, управлять всеми остальными

Уделяйте время каждому сотруднику. Если вы хотите высокой производительности от ваших сотрудников, вам нужно грамотно управлять ими. Оцените работоспособность и результат, мотивируйте их на новые свершения.

Необходимо найти возможность регулярно наблюдать и оценивать их работу и вы обратите внимание на то, что некоторым людям нужно больше внимания. Личные встречи с сотрудниками, по-особенному влияют на их работоспособность.

Одним подчинённым вы нужны больше, чем другим, но не забывайте что нужно уделить внимание всем.

Нужно выработать свою систему управления персоналом

Сколькими людьми вы ни управляли, каждый день вы должны тратить время на определение целей и приоритетов в управлении. Сочетаете ли вы в себе способности руководить и свои профессиональные способности? Помните, руководить людьми было всегда непросто. Ваши первые попытки могут увенчаться поражением, но ваше стремление даст взамен высокопроизводительных сотрудников готовых на все.

Ежедневное управление людьми – это ежедневная практика, сделайте это своей привычкой

Эффективные руководители постоянно ведут диалог, нужно постоянно обсуждать рабочие процессы. Одна из основных задач – обеспечивать сосредоточенность каждого сотрудника и делать это так, чтобы каждый сотрудник делал свою работу лучше чем остальные. Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник Для огромного количества сотрудников деньги и блага не имеют значение. Деньги и блага — лишь начальная точка

Лучший способ наладить контакт с сотрудником – это поговорить о выполненной работе, только на почве работы у вас могут завязаться дружественные отношения.  Вы можете постоянно говорить о целях, дедлайнах, специфике и ваше общение пойдет в гору.

Важно обсуждать и говорить о том, какие вещи были проделаны за тот или иной период, а какие еще ждут впереди.

Руководитель ни в коем случае не должен преуменьшать свою значимость, показывать, вводить в заблуждение сотрудников, что работа это сплошное удовольствие.  

Прививайте своим сотрудникам хорошие привычки — определите что у них на уме и в душе.

Многие сотрудники хотят работать с такими руководителями, которые могли бы их научить делать работу хорошо и в кратчайшие сроки. Таким образом, они будут строить карьерную лестницу из приоритетных навыков и выстроенных отношений между вами.

Мотивация Практика Тимбилдинг

Популярные техники личного тайм менеджмента и упорядочивания времени

«Берегите время: это ткань, из которой сделана жизнь».

С. Ричардсон

К дисциплине нас приучают с детства, и придерживаться определенных ограничений, так или иначе, мы вынуждены всю жизнь. Еда и сон по распорядку дня, занятия по расписанию, работа и отдых в отведенное время.

Мы легко подчиняемся чужим правилам игры, по сути, помогая кому-то другому достигнуть его цели.

Но когда речь заходит о самодисциплине, многие не готовы отказаться даже от маленьких слабостей, вроде привычки поспать лишние 10 минут по утрам.

Умение ограничивать себя ради достижения определенных целей — ценнейший навык, владеют которым не многие. Но лишь они, в конечном итоге, добиваются успеха.

Известные политики, бизнесмены, актеры свой путь к славе прошли только благодаря ежедневному труду во имя своей цели.

Способности, талант, даже гениальность это всего лишь один процент успеха, остальные девяносто девять это упорная работа.

Самодисциплина — первый шаг к личной свободе

Управление временем — основная составляющая системы личной эффективности для любого амбициозного человека. Не важно, какая цель преследуется: похудеть, получить красный диплом, начать свой бизнес… ни одно из этих дел невозможно без навыков самоорганизации.

Тайм-менеджмент это практическое руководство к действию, благодаря которому можно определить собственные жизненные приоритеты, создать свое видение успеха. Разработка действенных мотиваций позволяет не просто беречь время, а развиваться как личности. Самодисциплина — жизнь по строгим правилам, которые человек устанавливает для себя, в своих собственных интересах.

Такие жесткие рамки, как ни странно, не ограничивают личность. Напротив, это единственный путь к настоящей свободе.

Тайм — менеджмент это лучший инструмент самосовершенствования. В первую очередь, планирование учит контролю над внешними событиями, окружением, временем и пространством. Полученные в результате работы над собой навыки самоконтроля, позволяют руководить собственными чувствами, сиюминутными желаниями, дурными привычками.

А самообладание это признак сильной, волевой натуры. Развитие навыков концентрации позволяет достигать более высоких результатов в работе, затрачивая при этом меньше усилий. Таким образом, освобождается время для совершенствования интеллектуального и духовного.

А разве не в этом заключается смысл человеческой жизни?

Навыки самодисциплины не приобретаются за короткий срок. Более того, развить их в себе можно лишь постоянной тренировкой силы воли. То же самое касается системы тайм – менеджмента. Тот, кто хочет достигнуть успеха в жизни, просто обязан относиться ко времени бережно.

7 самых популярных техник тайм-менеджмента

«Если бы у меня было 9 часов на то, чтобы срубить сосну, я потратил бы 6 часов на то, чтобы заточить топор».

Авраам Линкольн

Для эффективного использования времени существует множество методик. Предлагаем вашему вниманию наиболее популярные приемы, без которых не обходится ни одна система тайм-менеджмента.

Матрица Эйзенхауэра

Техника получила свое название в честь Президента США Д.Эйзенхауэра, который все задачи, которые перед ним стояли, делил на 4 категории, руководствуясь их срочностью и важностью.

На основании этого, дела располагались в ячейках простейшей матрицы следующим образом:

  • Категория А — срочные и важные, которые должны быть решены незамедлительно;
  • Категория Б — решение их можно отложить на некоторый срок, но затягивать с ними не стоит;
  • Категория В — задачи, исполнение которых вполне можно делегировать третьим лицам;
  • Категория Г — дела, которые лучше сразу отправить в корзину, поскольку они не стоят потраченного времени и усилий.

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник
По мнению специалистов, ошибкой большинства людей является неверная расстановка приоритетов. Они охотнее берутся за выполнение задач двух последних категорий, поскольку сделать эти дела гораздо проще. Быстрые результаты способствуют выработке неверной оценки личной эффективности. На поверку выходит, что человек расходует усилия на занятия второстепенные, оставляя за бортом то, что действительно важно.

Техника «Хронометража»

Учет времени сотрудников с целью повышения трудовой дисциплины используется не один десяток лет. Программы автоматизации и учета фиксируют своевременный приход и уход, продолжительность рабочего дня сотрудника. Но современные технологии пошли еще дальше. Сегодня можно не просто узнать, присутствует ли человек на рабочем месте, но и проверить чем он занимается.

Подобных систем контроля на сегодняшний день разработано несколько сотен. Программы способны регистрировать автоматически: отсутствие по болезни, командировки, отпуск, отгулы, работу по гибкому графику. Система учитывает продолжительность обеденного перерыва, несвоевременный уход или опоздание, прогулы.

Утомленные задачами: как управлять уставшей командой

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник Фото Getty Images Усталость в коллективе не появляется из ниоткуда, она всегда чем-то спровоцирована: накапливается так же, как накапливается в организме яд при отравлении

Многие руководители работают с людьми так, словно они всегда полны сил и активны. Но что если члены команды близки к переутомлению и растеряли энтузиазм? Вот пять советов по работе с сотрудниками, которые находятся на грани своих возможностей.

Любого сотрудника можно оценить в цифрах. Работоспособность, полезность для компании, эффективность, квалифицированность сотрудника — все это можно оценить в баллах, перевести на язык сухой статистики. Ресурс сотрудника, степень его усталости тоже можно оценить — с этого и нужно начать.

Удобно представить ресурс человека как батарейку с определенным уровнем заряда. У среднестатистического сотрудника она заряжена на 45% (значения выше — у топ-менеджеров): это человек, у которого есть мотивация, он понимает, чего хочет, и работает на результат.

Но по мере усталости уровень заряда падает. Если «заряд» на условных 35% — человек теряет способность грамотно планировать время и реагировать на изменения. На 20–30% — переходит к «работе на автомате», по накатанной колее, без желания.

На 15% и ниже — человек теряет волю к жизни, это уже уровень медицинской депрессии.

Усталые сотрудники обычно находятся на уровне 20–35%: они способны работать, но не знают, для чего, слабо мотивированы, не хотят продвижения. Их многое раздражает, или наоборот, им становится все безразлично, они могут считать себя некомпетентными. С такими сотрудниками нужно работать индивидуально.

Ведь если сообщить усталым сотрудникам на общем собрании, что грядут новые задачи, они отреагируют отрицательно: «ничего не получится и не заработает». Личная встреча отличается безопасной атмосферой: человеку будет проще принять изменения, прожить их и включиться в работу.

Самое главное — не мотивируйте усталых сотрудников, не сподвигайте их на свершения, они воспримут это как дополнительное давление.

В нормальной ситуации мы делаем акцент на работу с командой в целом. Групповые встречи, групповые мероприятия — объединение людей в единый механизм. С уставшими людьми такой подход не работает: чтобы стать частью команды, нужно отдать ей часть себя. А усталый сотрудник не может ничего отдать, ему не хватает ресурсов даже на себя.

Поэтому начинайте с индивидуальных встреч, отдельно прорабатывайте с каждым человеком его личные проблемы, затруднения. Заодно на таких встречах вы сможете более точно оценить ресурс каждого сотрудника, сформировать оптимально подходящую для работы именно с ним стратегию.

Лучше всего проводить такие встречи раз в неделю и встречаться с каждым сотрудником, даже с теми, кто полон энергии и чье состояние вас не беспокоит. Во-первых, работать в итоге все равно нужно со всей командой.

Во-вторых, встречи с отдельными людьми могут выглядеть как «вызов на ковер», а если вы встречаетесь со всеми, то они становятся нормой рабочего процесса.

Постепенно, по мере прогресса вы сможете опереться на наиболее энергичных сотрудников в формировании команды. Но на начальном этапе лучше рассчитывать только на свою способность отдавать ресурс, потому что брать что-то у уставших людей — это буквально преступление по отношению к команде.

Усталость не появляется из ниоткуда, она всегда чем-то спровоцирована, накапливается так же, как накапливается в организме яд при отравлении.

Соответственно, первое, что необходимо сделать, — убрать «раздражители», то есть причины, по которым усталость начала скапливаться.

Если этого не сделать, любые попытки восстановить силы уставших людей будут похожи на попытки наполнить водой бочку с огромной дырой в днище: сотрудники будут продолжать уставать все сильнее.

Читайте также:  Как при планировании проекта не упустить из виду все задачи

Практически все раздражители связаны с психологией сотрудника и его отношением к работе. В первую очередь это невнимательность к себе.

Человек просто не уделяет внимания самому понятию усталости: он концентрируется на рабочих задачах, на отношениях в коллективе, на какой-то деятельности и не следит при этом за собственным ресурсом. Начать стоит именно с объяснения концепции «батарейки», доступного ресурса каждому уставшему сотруднику.

Используйте индивидуальный подход: с одними людьми хорошо сработает акцент на заботу о себе, другим, ориентированным на коллектив, стоит говорить о том, что уставший человек не приносит пользу команде.

Объяснив, что за усталостью необходимо следить, переходите к двум основным ошибкам, из-за которых она накапливается. Первая — игнорирование собственных потребностей, попытка подстроиться под коллектив. «Все вокруг успевают сделать что-то, и я тоже должен».

Желание успевать за командой похвально, но люди часто забывают о другой своей нагрузке. К примеру, все сегодня пошли на вечерний мозговой штурм по проекту — и я должен идти. И неважно, что все работали с двенадцати часов, а я пришел к восьми и решал дополнительные задачи.

Научите людей правильно оценивать свои силы и свою ответственность, стремиться не за «всеми», а за собой.

Вторая ошибка — это привычка к «не устал = не поработал». Люди работают до тех пор, пока не устанут. Но эта усталость будет день за днем накапливаться, в итоге «батарейка» не будет успевать подзаряжаться и сядет. Решение простое: отказаться от усталости в качестве маркера и оценивать успешность работы в определенный день по закрытым задачам.

Убрав причины усталости, вы предотвратите ее дальнейшее накопление — «батарейка» перестанет разряжаться дальше. Но нужно не просто остановить усталость, а вернуть человека к исходному, энергичному состоянию: «зарядить батарейку». Поэтому стандартная рабочая нагрузка сейчас не подходит. Нужно снизить сложность задач, чтобы у людей было время на восстановление.

И здесь очень важно не упрощать сами задачи: многие сотрудники по своим личностным качествам будут не готовы перейти на «щадящий режим», они будут рваться отдавать себя компании и доказывать свою полезность, поэтому мы рекомендуем упрощать не задачи, а подход к их решению.

Постарайтесь нагружать уставших сотрудников уже знакомыми им делами, такими, которые можно решить в несколько понятных шагов. Если решение какой-то задачи можно безболезненно упростить (например, отказаться от дополнительных мозговых штурмов), сделайте это. И «батарейка» начнет заряжаться.

Также очень важно акцентировать момент достижения результата, победы. На этапе упрощения процесса, когда вы уже провели с сотрудниками первоначальные беседы, люди уже понимают, что они устали, и многие испытывают из-за этого дискомфорт, считают, что подводят команду.

Вам нужно показать им, что они приносят команде пользу: берутся за решение задач и успешно с ним справляются.

Как правило, деятельность команды — это постоянная работа над собой. Мозговые штурмы, осваивание новых методов, практик и техник, непрерывное стремление к чему-то новому… Забудьте. На месяц-два, пока идет восстановление команды.

Уберите из рабочего и творческого процесса «лишнее» — все, без чего можно обойтись. Одна основная цель. Простые процессы. Никаких акцентов на самоорганизацию — уставшим людям нужна поддержка, им нужен руководитель, готовый направить их усилия. А когда они восстановятся и окрепнут, можно будет вернуться к привычной многогранной работе.

Возвращение тоже должно происходить постепенно: усложняйте нагрузку шаг за шагом, добавляя новые элементы в работу по одному. Ни в коем случае не спешите, если вдруг заметите, что с добавлением очередной задачи люди перестали справляться, снова начали уставать, аккуратно снизьте нагрузку до предыдущего уровня и останьтесь на этой ступени подольше.

Как находить время на важные дела: 5 техник тайм-менеджмента

26.03.2020 22:33

Необходимость правильного распределения времени многие недооценивают. И руководителю предприятия, и фрилансеру планирование поможет грамотно организовать свой день. Есть несколько работающих методик, одна из них – техника Помодоро.

В буквальном переводе – «управление временем». Что означает – учет, распределение и планирование рабочего времени. Основная цель – максимальная эффективность труда.

Люди, работающие с учетом принципов тайм-менеджмента, успевают сделать за отведенный период больше других, у них остается время на отдых и развлечения.

Методика тайм-менеджмента состоит из нескольких частей:

  • хронометраж;
  • оптимизация труда;
  • планирование;
  • мотивация.

Оптимальное распределение времени помогает и в трудовой сфере, и в жизни. Люди, которые используют принципы тайм-менеджмента более здоровы и спокойны. Спешка и неумение закончить дела в срок – это стресс, а нервные потрясения негативно влияют на самочувствие и могут стать причиной разных болезней.

Применение тайм-менеджмента

Научиться планированию рабочего времени будет полезно абсолютно всем. Прагматичный подход к реализации повседневных задач освободит время для отдыха.

В течение дня мы делаем сотни мелких бессмысленных дел, отвлекаемся на неважные мелочи, тратим время на пустые разговоры. Из-за этого не успеваем сделать действительно нужные дела. В результате – устаем, а работа так и остается невыполненной.

Не стоит думать, что человек, использующий методы тайм-менеджмента, превращается в робота, который не имеет свободы выбора и действует строго по заложенной программе. Планирование и распределение может быть гибким, планы можно и нужно варьировать, если ситуация поменялась.

Основы методики:

  1. Планирование. Без составления плана сложно организовать время. Составлять его нужно с вечера. На это уйдет всего несколько минут, зато на следующий день вы будете себе за это благодарны.
  2. Постановка задач. Результат, которого нужно добиться, формируется в виде целей. Если их достижение требует выполнения большого количества действий, то необходимо дробить их на мелкие задачи.
  3. Фиксация. Цели и планы нужно записывать – так вы лучше организуете работу.
  4. Приоритеты. Научитесь разделять важные и менее важные задачи. Первыми нужно решать приоритетные дела.
  5. Анализ. Нужно оценивать свои действия, признавать ошибки в планировании и выполнении действий, стараться их больше не повторять.
  6. Распределение сил. Уставший человек не может эффективно работать. Поэтому нужно планировать не только дела, но и отдых.

Правильная организация помогает спланировать день так, что останется время на отдых, хобби и общение.

Как этому научиться

Рациональное планирование времени – это то, чему можно научиться. Далеко не все люди дисциплинированны от рождения, многим нужна помощь. Чтобы получить знания, можно записаться на тренинг или изучить информацию самостоятельно, используя книги и готовые курсы.

Как оптимально управлять временем коллектива. 8 простых техник

Пять техник тайм-менеджмента, которые работают

Разработано множество техник, которые помогают организовать управление временем. Каждый выбирает для себя вариант, выполнение которого дает лучший результат.

«Метод помидора»

Метод «помидора» в тайм-менеджменте – один из самых простых и результативных. Его автор Франческо Чирилло. Во время обучения в университете молодой человек столкнулся с тем, что он много занимается, но занятия при этом не приносят результатов. Проблема заключалась в том, что студент постоянно отвлекался на несущественные мелочи и не успевал выполнить основную работу.

Тогда Франческо придумал собственный оригинальный метод занятий. Ее суть заключалась в том, что в определенный период времени он интенсивно работает, а потом разрешает себе отдохнуть. Чтобы контролировать процесс, Чирилло использовал кухонный таймер в виде помидора.  Отсюда и название «техника помидора».

Цель «метода помидора» – правильная организация труда и отдыха. Усиленную работу необходимо чередовать с полной разгрузкой. Только так можно сосредоточиться на решении основных задач, не отвлекаясь на второстепенные.

Общее время работы называют «помидором» и делят на несколько отрезков продолжительностью 20-30 минут – кому как удобно. В этот период необходимо решать основные задачи и не думать ни о чем другом.

После завершения рабочего периода следует пятиминутный перерыв. Пройдя четыре таких цикла, можно дать себе паузу в 15 минут.

С таким подходом за 2-3 часа вы сможете выполнить объем работы, который при обычной организации занимает 6-7 часов. При этом вам не грозит переутомление, поскольку у вас есть время, чтобы отдохнуть. Для получения лучшего результата во время перерывов нужно проявить активность – сделать пару физических упражнений или выйти на балкон, чтобы подышать свежим воздухом.

«Съешьте лягушку»

«Метод лягушки» придумал Брайан Трейси. Автор методики предлагает своим последователям ежедневно «съедать лягушку» с утра, то есть делать в первую очередь дела, которые важны, но по каким-то причинам неприятны.

Большинство людей старается отложить решение задач, вызывающих негативные эмоции. В результате дела накапливаются и давят тяжелым грузом.

Список занятий, которые можно сравнить с «лягушкой», у каждого свой. Для фрилансера это может быть уборка, а для офисного работника – написание отчета.

Возможно вы замечали, что откладывая решение неприятной задачи, вы в итоге делаете его в спешке в последний момент.

Если же «съесть лягушку» на завтрак, то есть с самого утра выполнить неприятное дело, потом будет намного проще решить другие задачи.

Алгоритм поиска своей «лягушки»:

  • составить список дел на день или на неделю – как удобнее;
  • вычеркнуть из него все неважное;
  • выбрать самую неприятную или раздражающую задачу и поставить ее в планах на первое место;
  • если решение «дела-лягушки» требует времени, то его стоит раздробить на периоды продолжительностью 20-30 минут (вспоминаем «метод помидора»);
  • заставить себя выполнить план.

Принцип такого подхода связан с психологическими реакциями человека. Если вы все же решились и «съели лягушку» с утра, то после этого наступает фаза эмоционального подъема. Методика не только проводит оптимальную расстановку приоритетов, но и делает вас счастливее.

Правило двух минут

Закон двух минут тайм-менеджмента утверждает: «Если дело можно сделать за две минуты, то сделайте его немедленно».

Ежедневно мы сталкиваемся с массой мелких задач, которые можно решить очень быстро, но из-за отсутствия организованности мы откладываем их. В результате накапливаются «завалы», на разгребание которых уходит очень много времени.

Пример: помыть чашку и тарелку можно очень быстро, а если складывать посуду в раковину весь день, то потом придется потратить время на уборку.

Далеко не все дела, которые нам не хочется делать, занимают две минуты. В этом случае преобразуйте технику в метод двухминутного старта. Для многих людей сложно бывает именно начать, а дальше процесс идет сам собой. Заставьте себя заниматься делом хотя бы две минуты подряд – когда начало положено, бросать уже не захочется.

Читайте также:  Открытый конкурс по 223-фз: особенности и сроки

Дедлайны

Дедлайн – это крайний срок выполнения какой-либо работы. Эти сроки можно условно разделить на мягкий и жесткий дедлайны.

В первом варианте сроки вроде бы поджимают, но ничего критичного в невыполнении работы нет. Жесткий дедлайн – это настоящий стресс для человека.

Он попадает в ситуацию, когда времени практически не остается, работу нужно срочно сдавать, а если сдать позже, то будут неприятности.

При использовании эффективного тайм-менеджмента о стрессах, связанных с дедлайнами, можно забыть. Система работает так:

  1. Устанавливайте точные сроки. Если клиент не ставит ограничений по времени, то поставьте их себе сами. В противном случае дело грозит затянуться надолго.
  2. Записывайте. Полезно иметь перед глазами график сдачи работ, особенно если сотрудничество идет с несколькими клиентами. При наличии расписания с точно установленными сроками можно правильно спланировать работу.
  3. Дробите задачу. Если вы имеете дело с большим проектом, обязательно делите задачу на мелкие, назначайте промежуточные сроки выполнения каждой части.
  4. Оставляйте время на корректировку. При сдаче проекта может оказаться, что какие-то моменты нужно исправить.
  5. Выделите время на консультации. Допустим вам потребуется  задать уточняющие вопросы клиенту. Необходимо заранее знать в какие часы он будет на связи.При удаленной работе учитывайте разницу во времени.

Контроль времени

Люди, которые хотят применить навыки самоорганизации и более продуктивно работать, тщательно отслеживают затраченное время. Но забывают, что важно так же учитывать временной промежуток, потраченный без особой пользы.

Попробуйте какое-то время вести хронометраж. Возьмите блокнот и записывайте все дела, которыми занимаетесь в течение дня, с указанием количества минут. Этот способ поможет, если записывать действительно все с точностью до 5-10 минут. Фиксировать нужно каждое действие: рабочие моменты, перерывы, пока вы пьете чай, играете в компьютерные игры или просматриваете новые видео на YouTube.

Вести записи надо хотя бы в течение недели. После чего важно проанализировать собранную информацию. Так вы определите дела-хронофаги («пожиратели времени»).

Книги по теме

Изучение методов планирования и управления рабочим временем по книгам – доступный метод. Для самостоятельной работы будут полезны следующие материалы:

  1. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса». Одна из самых популярных книг по личной эффективности. Она переведена на 30 языков. Книга разделена на три части. Сначала автор объясняет, почему времени вечно не хватает, и какие привычки можно назвать хронофагами. Во второй –приведены рекомендации по планированию, в третьей – читателей учат составлять списки задач.
  2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать». В книге дан ответ на основной вопрос – как все успевать. Автор показывает читателям на реальных примерах, как расставлять приоритеты при составлении списка задач.
  3. Дэн Кеннеди «Жесткий тайм-менеджмент. Возьмите свою жизнь под контроль». Автор показывает читателям, насколько важно освободить свои дни от «пожирателей времени». Он предлагает методики для сокращения их количества. И хотя не все подойдут для обывателя, интересных рекомендаций будет немало.
  4. Брайан Трейси «Выйди из зоны комфорта. 21 метод повышения личной эффективности». Самый сложный для человека момент – это выход из уютной зоны комфорта. Но автор убедит вас, что сделать это необходимо, чтобы эффективно управлять своей жизнью.
  5. Бриджид Шульте «Мне некогда! В поисках свободного времени в эпоху всеобщего цейтнота». Эта книга написана специально для женщин, хотя многие советы автора будут полезны и мужчинам.

Как руководителю вести себя в новом коллективе

Первый месяц работы особенно важен для руководителя среднего звена — начальника отдела, департамента, подразделения, группы. Как все будет на новом месте, как сложатся отношения с начальником, коллегами и подчиненными? А если это первая руководящая должность, как побороть неуверенность в своих силах?

Основная задача на этом этапе — наладить отношения со своим начальником, коллегами (равными по статусу) и организовать управление подчиненными. Адаптироваться на новом месте поможет алгоритм поведения руководителя в новом коллективе, который был разработан психологом М.Е. Литваком и опробован на практике многими экспертами.

Как влиться в новый коллектив: отношения с начальником

Новый руководитель в коллективе должен наладить отношения с непосредственным начальником. Это основная задача. Как это сделать? Слушаться его.

Ведь вы пришли к нему работать, потому что понравились друг другу. У него было много кандидатов, но он выбрал вас — не разочаровывайте его, подчиняйтесь.

Лучше сохранить обращение на «вы», даже если он разрешил перейти на «ты», ведь это человек другого статуса.

Отношения с коллегами

Не менее важно сформировать равноправные отношения с равными по статусу. Постарайтесь в первую неделю познакомиться и побеседовать с каждым из начальников отделов, с которыми вам предстоит работать. Ведите себя с ними на равных. Если для них это приемлемо, можно перейти на «ты».

В отношениях с коллегами равного статуса нужно показать, что они не уполномочены давать вам указания. Если они пытаются это сделать, можно вежливо, но твердо сказать: «Я вас понял/поняла. Мне нужно проконсультироваться с моим руководителем, Петром Петровичем».

Алгоритм управления новыми подчиненными

С подчиненными не нужно налаживать отношения, ими надо управлять (в том числе и увольнять при необходимости). И если это не получается делать эффективно, следует продолжать нарабатывать управленческие навыки.

1. Постарайтесь узнать заранее, сколько у вас будет подчиненных, как их зовут, соберите другие данные о них (например, спросите в отделе кадров). Изучите как можно больше информации о компании.

2. В первый день работы в новом коллективе оденьтесь в деловом стиле.

3. Когда зайдете в отдел, поздоровайтесь и предложите собраться на несколько минут, чтобы представиться коллективу.

Коротко расскажите о себе: о вашей карьере и специализации, коснитесь личных вопросов, чтобы не было сплетен и выдумок.

Например, если вы приступили к работе директором по персоналу, можете рассказать о себе так: «Меня зовут Марина Юрьевна, я ваш новый руководитель. Я живу в Москве, работаю в сфере управления персоналом более 10 лет, замужем, есть ребенок».

4. В первый же день определите, как следует к вам обращаться и как вы будете обращаться к подчиненным. На мой взгляд, к подчиненным следует обращаться на «вы».

Обращаясь на «ты», вы ставите их на свой уровень, а вы не равны по статусу. Поэтому и им следует обращаться к вам на «вы», вы ведь не друзья, это поможет сохранить иерархию.

Обращайтесь к ним на «вы», по имени и отчеству, если только они не попросят называть их по имени.

5. Попросите каждого из работников вашего отдела рассказать то же самое о себе. Позже обязательно подробно изучите резюме и личное дело каждого подчиненного.

6. Скажите сотрудникам, чтобы они продолжали работу в прежнем порядке. А вы пока будете за работой наблюдать. Можно сказать так: «Коллеги, прошу вас продолжать свою работу в обычном режиме. Я буду наблюдать за работой и осваивать специфику деятельности компании и нашего отдела. Позже мы обсудим мои наблюдения и выводы».

7. Если после вашего предшественника остались неразобранные документы, разберите их в первые же дни. Попросите подчиненных помочь вам и добейтесь, чтобы все бумаги были разобраны и подшиты по папкам. Ничто не угнетает так, как горы чужих бумаг непонятного назначения.

8. Первое время наблюдайте за происходящим, постарайтесь вникнуть в бизнес-процессы подразделения. Воздержитесь от посторонних, тем более личных разговоров как с подчиненными, так и с руководством.

9. Изучите внутренние документы, локальные нормативные акты, регламенты, постарайтесь вникнуть в бизнес-процессы, нарисуйте для себя схемы взаимодействия.

10. Постарайтесь определить слабые места в бизнес-процессах. Поговорите с каждым подчиненным, поймите их взгляд на ситуацию, их готовность работать, желание что-то улучшить.

Наблюдайте за их поведением, чтобы разобраться в групповой динамике: на какие группы разделен сложившийся коллектив, какая группа доминирующая, есть ли антилидеры, которые будут угрожать вашему управлению коллективом.

Первые две недели в новом коллективе прошли. Что новому руководителю делать дальше?

Первые две недели прошли, вам уже кое-что понятно. Соберите совещание (и в дальнейшем собирайте их регулярно):

  • Расскажите, как вы видите работу отдела.
  • Какие хотели бы ввести правила.
  • Что и как подчиненные должны с вами согласовывать.
  • Когда они могут действовать самостоятельно.

Рабочее совещание — 10 распространенных ошибок

После совещания поговорите с каждым подчиненным. Лояльных похвалите за хорошую работу. Тем, кто не проявлял лояльности, можно сказать так: «Мария Ивановна, я вижу, что я вам не нравлюсь как руководитель, не так хорошо руковожу, не те указания даю.

Если я вам не нравлюсь, я не против, чтобы вы поискали другого лучшего руководителя». Такой разговор дисциплинирует. Если не помогло — будете готовиться к расставанию.

Ведь вам важно сохранить ваше психологическое здоровье, а этого сложно добиться, если приходится постоянно бороться с непослушным подчиненным.

Стоит ли заводить друзей среди подчиненных? На мой взгляд – нет. Не ходите с ними на обед, путь обсудят вас за вашей спиной, не ведите с ними разговоры о жизни, не делитесь личными секретами. Помните — предают преданные люди.

Запомнить

  • Руководитель в новом коллективе должен помнить о важности первого месяца работы. Адаптироваться поможет алгоритм, предложенный известным психологом М.Е. Литваком.
  • Основные задачи первого периода — налаживание отношений со своим начальником, коллегами (равными по статусу) и управление подчиненными.
  • Начальника нужно слушаться, с коллегами сформировать равноправные отношения, подчиненными — управлять.
  • Изучите подчиненных.
  • В первый день соберите всех, расскажите о себе, попросите их сделать то же самое.
  • Определите формат общения. Лучше обращаться на «вы».
  • Попросите продолжать работу по-прежнему. Наблюдайте.
  • Изучите внутренние документы, локальные нормативные акты, регламенты, вникните в бизнес-процессы, подготовьте для себя схемы взаимодействия.
  • Определите групповую динамику, выявите неформальных лидеров.
  • После двух недель работы соберите совещание. Похвалите лояльных сотрудников, побеседуйте с нелояльными. Расскажите, как вы видите работу подразделения в дальнейшем.
  • Не заводите друзей среди подчиненных — иначе будет сложно добиться авторитета в новом коллективе.

Вы когда-нибудь становились руководителем незнакомого коллектива? Поделитесь опытом в х к статье!

Подписывайтесь на телеграм-канал Русской Школы Управления @rusuprav

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *