Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Когда вы просите подчиненных задержаться, остаться на встречу или выполнить дополнительную задачу, они немедленно охотно соглашаются или возражают? Когда сотрудники не чувствуют себя ценными, они не будут усердно трудиться. Не нужно принуждать выполнять свои обязанности. Когда они будут замотивированы, они будут работать с энтузиазмом.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Используйте эти 10 советов, чтобы улучшить моральный дух сотрудников и повысить их производительность.

Подключайтесь к своей команде

Вы должны показать себя лидером. Не закрывайтесь в своем офисе на целый день, а общайтесь с персоналом. Отправьте всем сотрудникам утром мотивационные цитаты, положительные идеи и т. д., чтобы настроить их на работу.

Познакомьтесь с вашими подчиненными, узнайте об их интересах.Если они вам рассказывают про свою семью, внимательно слушайте, чтобы в другой раз поинтересоваться, как поживают их близкие. Они обязательно оценят вашу внимательность.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Искренне переживайте о благополучии подчиненных

Если сотрудник находится на больничном или теряет члена семьи, позвоните ему, чтобы поддержать морально. Будьте сочувствующими. Отправьте открытку или цветы.

Если у вас в подчинении есть беременные женщины, заботьтесь об их самочувствии. Не забывайте также и про работников пожилого возраста. Когда вы будете проявлять сочувствие к подчиненным и показывать, что они для вас важные сотрудники, вы получите полную отдачу от них.

Будьте честными

Мы много знаем об офисной политике и фаворитизме. Если вам кто-то нравится из работников или у вас развиваются отношения, старайтесь не показывать этого. В идеале вовсе не заводить романтических отношений с коллегами.

Это же правило касается и любимчиков. Не стоит выделять одного фаворита из всех работников и давать ему какие-либо привилегии. Обращайтесь с каждым подчиненным одинаково и с уважением.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Отстаивайте права своих сотрудников

Покажите сотрудникам свою лояльность.

Не будьте судьей или палачом. Когда ваши люди сталкиваются с трудностями, будьте лидером и примите удар на себя. Если по ошибке подчиненного появилась проблема в компании, не нужно просто обвинять его, лучше помочь во всем разобраться.

Расширяйте возможности

Нет необходимости принуждать работника. Поощряйте инициативность. Наделите ответственностью. Дайте какой-нибудь проект, делегируйте обязанности и назначайте задачи. Когда сотрудники будут чувствовать свою ответственность, они будут эффективнее работать.

Будьте открытыми

Всегда сообщайте сотрудникам любую информацию, касающуюся работы. Не допускайте, чтобы они слышали о предстоящих изменениях от посторонних лиц. Убедитесь, что высшее руководство доступно и открыто для работников нижнего звена. Соблюдайте политику открытых дверей.

Всегда слушайте идеи и предложения сотрудников, показывая, что их мнение для вас важно.

Получая обратную связь от работников, вы не только наладите отношения в коллективе, но и улучшите результативность отдела или всей компании.

Старайтесь создать команду

Можно заставить подчиненных работать , а можно создать семейную атмосферу на работе. Празднуйте дни рождения коллег, проводите регулярные встречи и офисные мероприятия: показы талантов, совместный завтрак или обед, которые будут способствовать чувству единения. Ваши работники будут приходить в офис и чувствовать себя комфортно, их продуктивность увеличится.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Поощряйте

Всегда вознаграждайте сотрудников за хорошую работу. Большое значение имеет признание. Не забывайте благодарить подчиненных за их труд, а лучше это делать в присутствии коллег.

Покажите сотрудникам результаты своей тяжелой работы. Заставьте их почувствовать, что они являются основной частью бизнеса.

Обучайте

Заставить сотрудников работать с отдачей невозможно. Одной из главных причин ухода сотрудников из компании является отсутствие возможностей для развития. Они могут интерпретировать нежелание работодателя вкладывать средства в обучение как пренебрежение к их профессиональному развитию. Признавайте и поощряйте сильные стороны подчиненных, узнавайте об их навыках.

Предлагайте сотрудникам обучение или повышение квалификации. Они будут знать, что важны для компании и что у них есть перспектива карьерного роста. Это будет мотивировать их работать усердно и качественно.

Развивайте

Предоставляйте работникам время для реализации проектов, семейных обязательств, образовательных или личностных программ развития. Всегда интересуйтесь их прогрессом. Там, где это реально, будьте гибким.

Пусть сотрудники видят, что вы намерены улучшить рабочую среду коллектива. Вы можете не нравиться всем, но в результате вы получите их уважение.

Основные правила для эффективных коммуникаций

Вы имеете право указывать своим подчиненным что делать. И все же они не слушают. Найдите способы заставить своих сотрудников следовать вашим указаниям, не прибегая к угрозам, которые приводят только к обидам.

  1. Подумайте о себе как о тренере, помогающем вашим сотрудникам лучше работать на своих рабочих местах, а не как о контролере, который обеспокоен только производством. Подход к работникам в качестве учителя требует четкого понимания работы, которую они выполняют. Вы можете создать учебные курсы для тех, кто продолжает отставать или игнорирует вас.
  2. Подходите к сотрудникам индивидуально и спрашивайте их, что им нужно, чтобы следовать вашим инструкциям. Они не прошли тщательную подготовку, не имеют надлежащих навыков или достаточного времени для завершения проекта. Поставьте себя на роль посредника и помогите им получить то, что им нужно, чтобы выполнить свою работу.
  3. Четко сообщите свои инструкции и попросите сотрудников задавать вопросы и предоставлять дополнительные материалы. Когда подчиненные чувствуют себя уважаемыми, они будут выдвигать предложения или задавать соответствующие вопросы. При необходимости повторите инструкции с терпением. Укажите свои требования в письменной форме и отправьте электронные напоминания о поставленных задачах своим сотрудникам.
  4. Прислушайтесь к отзывам, полученным от ваших сотрудников. Хотя вы можете подумать, что их мысли или предложения не имеют значения, у подчиненных может быть важная информация для компании. Люди, которые считают, что к ним прислушиваются, с большей вероятностью будут сотрудничать с вами.
  5. Если вы проводите коучинг, убедитесь, что вы выглядите дружелюбно. Если вы открыты для вопросов, передайте это отношение. Если вы выполняете важные задания, убедитесь, что вы создали атмосферу, которая соответствует серьезности ваших дел. Пригласите работников в конференц-зал или остановите весь рабочий процесс, чтобы облегчить внешние вмешательства.

Удостоверьтесь, что у вас есть четкое понимание ваших обязанностей в качестве менеджера или руководителя. Если вы были назначены начальником какого-то отдела или филиала, то поговорите с высшим руководством, чтобы получить четкое представление о том, что ожидается от вас и ваших подчиненных. Вы можете взять на себя больше, чем требуется.

Будьте осторожны, чтобы не показаться фальшивым. Не притворяйтесь, что вы слушаете, когда вы думаете о чем-то другом. Люди могут заметить, когда вы притворяетесь.

Как заставить подчиненных выполнять свою работу?

  • Способы улучшения производительности труда
  • Как правильно соблюдать трудовую дисциплину?

Приходя на работу стали замечать что ваши подчиненные только пьют кофе и обсуждают последние новости из интернета? Разговоры стали чаще и больше, и работа стала тем местом, где можно просто отсиживаться и уходить домой? При этом они хотят получать большую зарплату и плюсом еще премию. Поздравляем! Вы распустили коллектив. Сейчас тот момент, когда нужно найти рычаги управления коллективом, чтобы персонал делал работу качественно. Разберем в нашей статье, как заставить подчиненных работать эффективно и на результат!

Способы улучшения производительности труда

Конечно первая мысль, которая пришла в голову — накричать, устроить разнос, ужесточить контроль и сделать это при всем отделе. Но! В первое время это может сработать, а дальше все может пойти совсем наоборот.

Сотрудники будут находиться в страхе. Порученная работа с которой они могут не справиться приведет их в ступор и отобьет все желание выполнять ее. А также может быть решающий шаг — увольнение.

Подчиненный, которого вы решили заставить выполнять работу, может просто уйти.

Лучше всего совершать разговор с сотрудником в отдельной комнате и наедине. Объяснить ему что вас не устраивает его отношение к работе. Главное без крика, не переходя на личности, не угрожая, корректно и ясно донести до него информацию. А также объяснить, что его будет ожидать если он проигнорирует замечание или если учтет его.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Второй способ заставить подчиненных работать эффективно состоит в том, что можно устроить соревнования в коллективе на лучшего сотрудника отдела. Не обязательно делать доску почета, просто можно придумать маленький приз. Подчиненные будут заинтересованы в качественном выполнении работы и стремлении получить подарок.

Эту идею на протяжении многих лет использует такая большая и известная компания, как Макдональдс. Конечно нужно следить за тем, чтобы эти соревнования не перешли в соперничество. Сделайте акцент на том, что сотрудники должны работать не лучше друг друга, а лучше другого отдела, то есть командой.

Это поможет заставить подчиненных работать коллективно и не соперничать между собой.

Возможно заинтересует:  Секреты построения успешной карьеры

Также вам обязательно нужно стать примером для подражания.

Вы должны интенсивно работать чтобы подчиненные брали с вас пример и видели что вы не только управляющий, но и такой же самый сотрудник как и все. Стараться не опаздывать на работу, приходить во время чтобы подчиненные понимали что им это тоже не позволено.

Читайте также:  Что учесть, создавая программу лояльности

Хотите чтобы подчиненные выполняли хорошо задания и поручения? Не нужно заставлять, просто покажите им пример как нужно работать и как вы это делаете.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Четвертый интересный способ — это коробка идей. Наверняка у ваших подчиненных есть интересные идеи или предложения относительно рабочих моментов, но они могут стесняться вам сказать об этом.

Может сотрудники не совсем уверены в уникальности своей идеи или думают что могут насмешить вас. Коробка идей самый лучший способ дать подчиненным высказать свои мысли, предложения или же оставить отзыв.

Таким способом вы откроете в сотрудниках очень много новых и интересных идей и покажите что вы к ним прислушиваетесь, что станет стимулом для работы.

Старайтесь поощрять своих сотрудников. Если есть возможность финансово это сделать, выписывайте премии. Подчиненный будет понимать что за хорошо выполненную работу он получить финансовое вознаграждение.

А также можно давать дополнительные выходные, если сотрудник этого заслуживает.

Коллектив будет понимать что может получить вознаграждение, если будут хорошо работать и у вас не возникнет вопроса, как заставить своих подчиненных работать и выполнять свои обязанности.

Старайтесь повышать и продвигать своих сотрудников по карьерной лестнице. Освободилось место начальника в другом отделе — порекомендуй своего подчиненного. Другие сотрудники понимая, что повышение возможно и для них, взбодрятся и начнут интенсивнее работать.

Секреты эффективной мотивации персонала мы также рассмотрели в отдельной статье, которую настоятельно рекомендуем прочитать!

Как правильно соблюдать трудовую дисциплину?

Наблюдать за дисциплиной подчиненных очень тяжелая задача. Очень часто вам придется сталкиваться с тем, что нужно будет произвести дисциплинарные взыскания за неудовлетворительную работу или нарушенную дисциплину. Дисциплинарные меры нужно принимать профессионально и обосновано. Самое первое, что должен сделать руководитель — это собрать все факты нарушения.

Возможно заинтересует:  Советы по грамотному ведению семейного бюджета

После того как вы исследовали все факты, вам нужно ознакомиться с личным делом сотрудника, для того чтобы определить были ли у него ранее похожие проблемы.

Обязательно нужно учесть возраст и трудовой стаж подчиненного. Если такое поведение для данного сотрудника является необычным, рассмотреть факторы, которые могли подвигнуть его на нарушения.

Может вы добавили ему новые обязанности или увеличили нагрузку с которой он не справляется.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

После того, как вы убедились что нужно принимать дисциплинарные меры, необходимо определить какие это будут меры. Может это будет словесная беседа, предупреждение в письменной форме, штраф, понижение или увольнение.

После применения дисциплинарной меры лучше зафиксировать это документально.

Объявить подчиненному о принятии дисциплинарной меры лучше всего в личном кабинете начальника и конечно стоит ему дать шанс высказаться по поводу инцидента.

Если вы не совсем уверенны в вине подчиненного или не все факты доказаны, лучше более глубоко изучить проблему. Пусть срок решения проблемы займет время, но вы зато будете уверенны в правильности вашего решения.

После определения наказания для подчиненного, вы должны в устной форме предоставить ему план корректировки его поведения. Как он должен изменить свое отношение к работе, и что его ожидает в будущем если нарушение произойдет повторно.

Если вы подобрали правильные меры и подчиненный стал добросовестно соблюдать их, то на будущее он запомнит что нужно выполнять свои обязанности и придерживаться политики начальства.

Напоследок рекомендуем просмотреть очень интересное видео о мотивации персонала:

В нашей статье мы рассказали, как заставить подчиненных работать эффективно и на результат, а также вопрос о правильности соблюдения трудовой дисциплины.

Хотелось пожелать вам хороших, успешных и добросовестных подчиненных, которых не нужно будет заставлять выполнять поставленные задания, а также не огорчаться, если с первого раза у вас не все будет получаться.

Время поможет вам научиться стать успешным и хорошим руководителем!

Будет полезно прочитать:

  • Как заставить мужа зарабатывать больше
  • Как стать успешной бизнес-леди
  • Как стать хорошим начальником женщине

6 советов, которые помогут сфокусироваться на работе

Если вы хотите стать успешным, то вам необходимо сосредоточиться на вашей работе. Ну как это сделать? Возможно, что стоит взять пончик, кофе, а еще лучше посмотреть на помидоры.

Запах пончиков может соблазнить любого. Именно это заставляет нас пускать слюни, только подумав про это.

Иван Павлов, русский физиолог, который с конца 1800-х годов, активно занимался изучением слюны, чтобы понять то, как работает пищеварение у млекопитающих. В процессе этого он начал изучать собак, чтобы попытаться понять то, что заставлять выделяться склюну у них. У Павлова были лаборанты, которые носили халаты, кормили собак.

Стоит заметить, что у всех лаборантов были совершенно одинаковые халаты. Вскоре ученые заметили, что у собак начала выделять слюна в тот момент, когда они замечали халат. Позднее этот результат повторили. Ученые звонили в колокольчик каждый раз, когда собак собирались кормить. В результате этого, у собак стала выделяться слюна на звук колокольчика.

Собаки стали ассоциировать звук колокольчика с едой. Павлов называл это явление “обусловливанием”. Как менеджер, я задумался о том, как я мог бы использовать это явление, чтобы помочь себе сосредоточиться на работе.

Колокол Павлова для концентрации на работе

Согласитесь, чтобы было бы здоровое, если бы вы могли настроить себя на эффективную работу по сигналу? Программисты, бухгалтера, студенты могут сосредоточиться на своей работе и забыть про отвлекающие факторы.

Я полагаю, что Франческо Чирилло думал именно так, когда разрабатывал технику Pomodoro. Будучи студентом университета в Италии, Чирилло искал способ сделать свое обучение более эффективным.

У Чирилло был кухонный таймер в форме помидора, который он использовал, чтобы полностью сосредоточиться на работе.

Он заводил таймер на 25 минут, что равнялось 1 “Pomodoro”, а после того, как прозвенел звонок, делал 5-минутный перерыв.

Как и собаки в экспериментах Павлова, вы начнете ассоциировать тиканье томатного таймера так, как время фокусировки. Колокол в конце подсказывает вам, чтобы вы остановились.

Как помочь подчиненному сфокусироваться и работать эффективно

Наука, которая стоит за техникой Pomodoro

Помимо своей связи с теорией Павлова, техника Pomodoro поддерживается исследованиями по изучению памяти и внимания.

исследования, которые были опубликованы в Cognition, показывают, что небольшие перерывы в работе могут значительно увеличить вашу производительность, способность сфокусироваться на выполнении задачи в течение длительных периодов времени. Эти короткие перерывы так же помогают предотвратить эмоциональное выгорание от работы.

Короткие перерывы дают вашему разуму возможность усвоить то, что вы только что написали, а вашему телу – сделать что-то полезное, например, встать и совершить небольшую прогулку.

25-минутный фукус на задаче с последующим 5-минутным перерывом будет оптимальным решением.

Один Pomodoro в день, чтобы выполнить большую задачу

Эта техника отлично работает на студентах, которые хотят успешно сдать предстоящие экзамены, но если вы менеджер, то вы можете использовать ее для завершения работы над проектом. Как на счет того, чтобы в день выделить один Pomodoro для работы над вашим проектом?

Один мой коллега использовал технику Pomodoro, чтобы всего за три недели с нуля разработать модуль для автоматической обработки заявок.

Эффективное использование техники Pomodoro

Мураками (довольно знаменитый писатель) использовал эту технику, чтобы работать над своими книгами. Он работал без перерывов до тех пор, пока не прозвенит таймер.

Я подготовил несколько советов для вас, которые помогут максимально эффективно использовать технику Pomodoro.

  1. Предсказуемый график? Установите границы для вашей работы на время выполнения задач. Пусть все близкие знают о вашем расписании. Можно создать общий календарь с повторяющимися уведомлениями, чтобы все знали о том, что вы сейчас заняты. Если у вас есть место, где вы обычно работаете, то закройтесь там.
  2. Непредсказуемый график? Планируйте свои задачи на предстоящую неделю. Планируя предстоящую неделю, найдите свободные временные блоки по 30-90 минут и запланируйте возможную работу на них. Дня некоторых людей это может быть намного менее эффективным, чем иметь строгое расписание, поскольку не всегда бывает легко переключиться на выполнение задач. При этом, все это может стать единственным вариантом, если ваш график меняется каждую неделю.
  3. Обновите свои наушники. Приобретите хорошие наушники с шумоподавлением. Если ваше рабочее место становится шумным, то это серьезно влияет на вашу производительность. Приятная музыка с качественными наушниками помогут вам с этим.
  4. Отключите телефонные уведомления. Сегодня все современные телефоны имеют режим “Не беспокоить”. Включите его на время работы. Кстати, на iPhone это можно даже планировать встроенными средствами.
  5. Слушайте музыку, чтобы сфокусироваться на задачах. Техника Pomodoro предписывает слушать тикающий таймер в течение 25 минут, но некоторые авторы гораздо лучше фокусируются при во время прослушивания музыки.
  6. Используйте приложения для фокусировки. Если вы не хотите использовать кухонный таймер, то используйте мобильные приложения. Преимущества использования мобильных приложений заключается в том, что их крайне удобно использовать вместе с наушниками.
Читайте также:  Как избежать неприятных сюрпризов, если вы заказываете услуги за рубежом

Не бойтесь экспериментов

Если вы захотите улучшить метод, то вы можете пробовать сделать это. Вы можете проводить свои собственные эксперименты, которые покажут другие результаты. Посмотри на то, что может активировать ваше внимание. Вполне возможно, что ваш Pomodoro будет длиться 60 минут, а перерывы будут по 10 минут.

6 правил руководителя как научить подчиненных работать продуктивно

Татьяна Турбал, Мегаплан, статья будет полезна в первую очередь руководителям разного уровня, стремящимся оптимизировать работу подчиненных не любой ценой, а за счет грамотного управления и правильного планирования их деятельности.

Дел всегда много, времени — мало. Поэтому перед каждым руководителем рано или поздно встает вопрос о планировании действий и расстановке приоритетов. Но это не все. Научившись грамотно распределять свое время, нужно научить этому подчиненных, иначе придется быть начальником белкам, бегающим в колесе.Делиться с подчиненными опытом, помогать им по мере необходимости, конечно, надо.

Как не перейти грань между разумной поддержкой и навязыванием собственных, пусть и безотказно работающих, приемов? И как при этом повысить производительность команды, не вынуждая подчиненных жить в офисе?

Своим мнением на этот счет поделились эксперты в области личной продуктивности Джордан Коэн и Элизабет Сондерс. Оба согласны с тем, что сегодня, в условиях сложно организованных рабочих пространств, настоящим вызовом становится распределение не личной рабочей нагрузки, а коллективной. Обеспечить продуктивную работу команды можно, если принять во внимание следующие советы экспертов.

Подавайте пример

Первым делом повысьте собственную продуктивность (если вы этого еще не сделали), начав применять соответствующие приемы. Рассчитайте, сколько времени вам необходимо отводить на встречи, деловую переписку, контроль за ведением проектов. И ваша команда будет на вас равняться.

Обозначьте цели

Оптимизировать работу команды гораздо проще, если ясно себе представлять, к чему она стремится. Наметьте основные цели и расскажите о них подчиненным, после чего сосредоточьтесь на том, как этих целей достичь. Тогда станет понятно, над чем конкретно ваши подчиненные должны работать, а что им делать не нужно. Это поможет достигать большего, совершая меньше усилий.

Дайте членам команды автономию

Ключ к повышению индивидуальной продуктивности — устранение или делегирование ненужных задач и замена их на более актуальные.

Разрешите подчиненным самим решать, на какие встречи ходить (а какие пропускать), какие дела перепоручать. Поощряйте сотрудников за планирование дня.

Дайте понять, как важно отводить нужное количество времени на основную работу, деловую переписку и решение сиюминутных задач.

Позаботьтесь о перерывах

Даже если в организации ради достижения наилучших результатов принято работать 24 часа в сутки 7 дней в неделю, регулярно напоминайте вышестоящим руководителям, что вашим подчиненным необходимы перерывы в работе и выходные. Исследования показывают, что люди работают продуктивнее, если знают, когда у них будет возможность отдохнуть.

В то же время четко устанавливайте сроки выполнения поставленных задач. Если вы дали сотруднику задание днем в пятницу, обязательно скажите ему, должен ли он его выполнить к концу рабочего дня, в выходные или к вечеру понедельника.

Некоторые подчиненные предпочитают закрывать подобные вопросы как можно раньше. Но не все.

Если человек будет регулярно прикладывать чрезмерные усилия для достижения результатов в максимально короткие сроки, а затем поймет, что в этом не было необходимости, то рано или поздно столкнется с профессиональным выгоранием.

По теме: Как российские руководители оценивают производительность своих подчиненных

Кейс 1. Каждый должен заниматься своим делом

Дэвид Миллер, вице-президент компании Cameron Mitchell Restaurants, владеющей сетью ресторанов по всем Соединенным Штатам, после назначения на должность столкнулся с трудностями в распределении собственного времени.

На одном из общих собраний он понял, что не должен на нем присутствовать, так как обсуждаемые вопросы находятся в компетенции других сотрудников компании. Тогда Миллер назначил личные встречи своим новым подчиненным, включая руководителей отделов финансов, маркетинга, кадров.

Вице-президентподелился с каждым своим видением деятельности отдела и выслушал подчиненных, спросив, как, на их взгляд, им лучше построить совместную работу и нуждаются ли члены команды в его помощи.

С самого начала Миллер решил избегать указаний, как его подчиненным следует выстраивать свой рабочий график, и фокусироваться прежде всего на результатах, а не на процессе их достижения. Главное, к чему стремился Миллер, — поддержать подчиненных, а еще быть уверенным, что команда не работает без выходных.

Например, Дэвид позволил членам команды отчитываться за проделанную в течение недели работу не по воскресеньям, как было принято, а в период с утра пятницы до вечера воскресенья. По словам Миллера, он сделал это, чтобы у его подчиненных было больше свободного времени, которое можно провести в том числе с семьей и друзьями.

Проясните ожидания

Встретьтесь один на один с каждым подчиненным и обсудите их приоритеты и ожидания, учитывая должность. Назовите каждому члену команды два-три направления деятельности, на которых им, по вашему мнению, стоит сфокусироваться. Будьте конкретны, иначе подчиненные станут метаться между многочисленными проектами, не зная, с чего начать.

Дайте понять каждому сотруднику, какого качества работу вы от него ожидаете. Расскажите подробно, чего именно хотите достичь, а затем не мешайте: пусть подчиненные сами выберут способ добиться этого.

Если вы будете контролировать каждый шаг членов своей команды, это неминуемо вызовет недовольство и, вполне вероятно, ухудшит общий результат, ведь единственно правильного подхода к управлению временем не существует.

Поощряйте открытую коммуникацию

Стремитесь к честному диалогу с подчиненными. Будет лучше, если они напрямую станут рассказывать о проблемах, с которыми сталкиваются. Тогда вы сможете помочь подчиненным советом или предоставить им необходимые ресурсы.

Когда сотрудники боятся признаться, что перегружены, до поры до времени вы можете этого не замечать, пока в какой-то момент сроки сдачи очередного проекта не будут серьезно отодвинуты

Возьмите за правило проводить для команды ежеквартальную встречу. Обсуждайте с подчиненными приоритеты и цели. В случае отсутствия прогресса в работе над каким-либо проектом, несмотря на любые усилия, разберитесь основательно. Копните глубже и найдите подлинную причину неудачи.

Измените подход к встречам

Слишком частые общие собрания нередко превращаются в пустую трату времени.Хотя, в общем-то, они проводятся ради обмена информацией и идеями между членами команды и принятия важных решений.

Вы не можете вовсе отменить подобные встречи, но сократить их число и сделать оставшиеся эффективными — вполне.

Для этого руководителю нужно предварительно обозначить роль каждого участника встречи, а подчиненным — подготовиться к ней:

  • •заранее направить друг другу и начальнику материалы, которые будут представлены на собрании, для ознакомления;
    •каждому члену команды создать список задач, которые он выполнил с момента последней встречи;
  • •продумать и обозначить для себя приоритетные цели на ближайшее будущее.
  • Не отказывайтесь от помощи

Руководить командой людей, заваленных электронными письмами и бесконечными делами, — вызов даже для самых эффективных управленцев. Если подчиненные и вы как руководитель действительно делаете все возможное, но ситуация не меняется в лучшую сторону, то привлеките помощников со стороны. Возможно, членам вашей команды нужен тренер по личной эффективности или просто еще один специалист.

По теме: Тренинг-практикум «Ориентация на результат. Как достигать цели, которые ставит перед тобой компания»

Кейс № 2. Доносить ожидания и отслеживать прогресс

Джим Кин, президент компании Steelcase, производящей офисную мебель, пытаясь научить команду принципам тайм-менеджмента, которые отлично ему помогали, понял, что они эффективны не для всех. Поэтому переключился на регулярные личные совещания с каждым подчиненным, чтобы поддерживать их и понимать, в чем нуждаются члены команды.

Кин обнаружил, что кому-то просто необходима моральная поддержка, кому-то — возможность немного сдвинуть дедлайн, а кому-то — консультация специалиста из другого отдела компании. Таким образом, задача руководителя в том, чтобы аккумулировать ресурсы вокруг приоритетной деятельности.
И следить за грамотным распределением нагрузки на команду.

Так, решив открыть новое направление бизнеса, Кин столкнулся с тем, что все его подчиненные были уже заняты работой над другими проектами.

Поэтому Джим и его команда руководителей приняли решение не добиваться скорейшей реализации нового проекта, а вписать возникшие задачи в текущий рабочий график подчиненных и отслеживать прогресс, предоставляя всей команде наглядные результаты ее работы.

План действий

Итак, для повышения продуктивности команды стоит предпринять ряд шагов и вместе с тем избежать некоторых ошибок.

1. Используйте общие онлайн-календари, помечая в них, сколько времени члены команды должны отводить на выполнение текущей работы и сколько — на отдых.
2. Представьте подчиненным свой отчет об эффективности каждого члена команды.

Знание о том, кто как работает, приучает сотрудников нести ответственность за свои действия и ориентироваться на более успешных коллег.
3. Сообщайте подчиненным, когда ждете, что они потратят несколько часов сверхурочно на выполнение порученного задания, а когда — нет, иначе столкнетесь с недовольством команды.
4.

Не пытайтесь контролировать все действия команды и распределять рабочее время подчиненных так, как вы считаете необходимым. Даже лучшие приемы тайм-менеджмента эффективны не для всех.
5. Подавляйте в себе желание «подписать» свою команду на участие в огромном количестве проектов и инициатив.

Читайте также:  Как пройти проверку по охране труда и выжить — пошаговая инструкция

Одна из ваших задач — развеивать неоправданные ожидания от своих подчиненных со стороны других руководителей организации.

6. Не игнорируйте идею о привлечении помощника в команду, явно не справляющуюся с работой.

Сергей Козлов
Генеральный директор Мегаплана

«Сделать совместную работу команды максимально эффективной — главная задача директора компании. То есть весь умственный ресурс необходимо направить в нужное русло, а не на междоусобные войны или потери от непонимания друг друга. Мегаплан и начинался изначально как инструмент коллаборации — эффективной совместной работы.

Программа делает часть работы за тебя. Выстроил оргструктуру — начальники отделов стали видеть задачи подчиненных, даже если туда не добавлены. Упомяни через @ сотрудника, и программа добавит его в задачу в роли аудитора. Роли таковы, что ответственный всегда только один по задаче. У него могут быть соисполнители, но отвечающий за выполнение всегда один.

Такова настройка программы. Поставленная на тебя задача оказалось не твоей? Делегируй или отклони ее.
В фильме «Особое мнение» герой Тома Круза мастерски двигал картинки-задачи на голографическом экране: убрать ненужную, отложить несрочную, приблизить — взять в работу. И это позволило ему в итоге добраться до истины.

Не теряйте фокус, иначе чаты и имейлы утопят вас в потоке информации.»

По теме: Опрос: какие претензии чаще всего предъявляют подчиненные к руководителям

7 способов повысить эффективность работы подчинённых. Статья. Бизнес-тренинги. Самопознание.ру

Рекомендуемые способы являются базовыми.

ППП — Поведенческие Примеры Прошлого

Эффективность работы подчинённых можно повысить, если на этапе подбора персонала выбирать подходящих кандидатов. Поведенческие Примеры Прошлого — это замечательный инструмент проверки компетентности и честности кандидата.

Для того, чтобы им пользоваться, нужно составить список вопросов на интересующие вас темы (опыт принятия сложных решений, проявления лидерства, подбор персонала, опыт формирования команды, переговоров и т.д.

), а затем, задавая вопросы на собеседовании, внимательно наблюдать за тем, как кандидат формулирует свои ответы.

В большинстве случаев, когда кандидат приводит настоящий пример, он описывает все четыре составляющих ППП: Ситуацию, Цель, Действия и Результат. Когда он лукавит, то он пропускает какой-то из этих четырёх составляющих.

Например, на вопрос: «Расскажите, как Вы решали конфликты, возникающие в Вашей команде?», кандидат отвечает: «У меня был скрытый лидер в команде, и он мне мешал.

Мне нужно было его поставить на место, и я этого добился — через месяц он уволился».

Мы видим, что кандидат не точно описывает ситуацию, т.к. не объясняет, чем конкретно мешал ему скрытый лидер. Он не чётко описывает Цель. И совершенно пропускает момент Действий. Скорее всего, кандидат лукавит.

Мы можем проверить это, задавая ему уточняющие вопросы по составляющим, выпавшим из его рассказа: «А чем конкретно Вам мешал этот лидер?», «Что Вы хотели добиться от него?», «Расскажите подробнее, что Вы для этого сделали?» Если, отвечая на дополнительные вопросы, кандидат начинает уходить от темы, или говорит общими фразами, скорее всего он лукавит. Если же он отвечает чётко, то, скорее всего, он обладает профессиональным опытом в данном вопросе.

Возвращайте ответственность подчинённому

Если подчинённый не выполнил задачу, спросите его «Зачем?» он её не выполнил, а не «Почему?» Учитывая тот факт, что мало кто готов брать на себя ответственность за плохо выполненную работу, то задавая вопрос подчинённому: «Почему ты не выполнил?», вы сами побуждаете его начать искать себе оправдания. Когда вы задаёте вопрос «Зачем ты не выполнил?», вы побуждаете подчинённого брать на себя ответственность, и в следующий раз он крепко подумает, прежде чем выполнять работу безалаберно.

«Переводите на русский» возражения подчинённых

«Перевести на русский» — это значит понять причину возникшего возражения и вернуть подчинённому ответственность за выполнение задачи.

Например: «Эту задачу не реально выполнить в срок!» «То есть ты не знаешь, как организовать своё рабочее время так, чтобы успеть её сделать?» Или «Я не могу это выполнить т.к.

цели завышены!» «Ты хочешь сказать, что не знаешь, как достичь этих целей?» Или «Я не смог выполнить цели т.к. у меня слабая команда». «То есть ты хочешь сказать, что ты не умеешь управлять своей командой?»

При большом количестве возражений между руководителем и командой может возникнуть спор или конфликтная ситуация. Чтобы не допускать споров вы можете смягчать возражения. Для этого можно присоединиться к возражению: «Я не смог выполнить план т.к.

у торговых точек дебиторская задолженность!» «Именно поэтому тебе и надо собирать с них дебиторскую задолженность заранее!» Или можно выделить единичный факт: «Эта слишком сложная задача для меня!» «Действительно, у тебя есть разные по сложности задачи».

А после смягчения уже можно приступать к «переводу на русский».

Управляйте поведением сотрудников

Сотрудники формируют своё поведение на основании своей картины мира и часто не знают, что такое «работать хорошо» в представлении руководителя. Такое непонимание, в конце концов, вызывает недовольство со стороны начальства, а затем и демотивацию со стороны подчинённых. Самый простой способ добиться, чтобы подчинённые вели себя так, как нужно вам — это обратная связь.

На встрече с сотрудником опишите ожидаемое от него поведение и сравните с тем, как он обычно себя ведёт. Затем договоритесь с ним о том, как он изменит своё поведение после вашей беседы.

Нынешнее поведение сотрудника нужно показать на конкретных примерах, иначе он воспримет вашу обратную связь как необоснованное обвинение. Например: «За последнюю неделю ты опоздал уже 3 раза. Это не допустимое поведение в нашей команде. Я жду от тебя пунктуальности как в своевременном появлении на работе, так и при выполнении текущих задач. Сможешь ли ты мне это гарантировать?»

Проверяйте готовность подчинённого выполнить задачу

Когда вы поставили задачу сотруднику, попросите его описать, как и за счёт чего он достигнет этой задачи. Это поможет вам понять его компетентность и проверить, понимает ли он, что ему делать. Используйте этот инструмент при работе с «новичками», которые ещё плохо знают свою работу.

Научите подчинённых отчитываться

Контроль — важная часть управления, на которую может уходить от 30 до 80% рабочего времени руководителя. Обычно руководитель ставит задачу, а затем сам проводит контроль по процессу или результату.

То есть он сам фиксирует, кому и какая задача поставлена, и когда её нужно проконтролировать. Хорошо ещё, если в вашей команде у всех подчинённых одинаковые задачи.

А что делать, когда у вас несколько подчинённых и у каждого из них своё направление работы с разным функционалом и разными задачами?

Вы можете облегчить себе процесс контроля, если приучите подчинённых самостоятельно отчитываться перед вами. Для этого совместно с подчинёнными определите, в какой форме и по каким критериям они будут отчитываться.

Важно, чтобы подчинённый понимал — когда ему ставят задачу, он самостоятельно назначает промежуточные и финальные точки контроля и согласовывает это с вами. Затем сам отслеживает выполнение задачи и сам же отчитывается.

Во-первых, такой подход позволяет вам быть в курсе событий. Во-вторых, позволяет добиться от своих сотрудников большей ответственности.

Переходите на личности

Когда вы хвалите подчинённого за что-то, можно усилить эффект от такой обратной связи.

Для этого нужно дать обратную связь по принципу — сначала его позитивное личное качество, а потом поведенческий пример, подтверждающий это качество.

Если ваш сотрудник всегда выполняет вовремя все задачи, о каком его личном качестве это может говорить? Например, об ответственности или об исполнительности.

Обратная связь в этом случае будет звучать так: «Виталий, ты очень ответственный человек. На протяжении последнего полугодия ты выполняешь все задачи вовремя.

Даже сложную задачу по запуску проекта ты выполнил одним из первых.

Если ты сохранишь, такой высокий уровень ответственности и в следующем полугодии, ты сможешь претендовать на повышение (или получишь дополнительные два дня к отпуску и т.д.)»

Всегда завершайте свою похвалу призывом сохранить правильное поведение и перспективами, которые ждут сотрудника, если он его сохранит.

Важно! Ни в коем случае не переходите на личности, когда даёте негативную обратную связь. При негативной обратной связи нужен совсем другой подход.

Желаем роста Вашему делу!

В данной статье мы дадим краткие и полезные советы по основным управленческим инструментам. Советы позволят начинающим руководителям облегчить и структурировать процесс управления персоналом.Мы рассмотрим четыре стороны управления: постановка задач, контроль, делегирование и наставничество.

Постановка… Читать дальше

Слова «халява», «бесплатно», «распродажа», «скидки», «даром», «дешёвая волшебная палочка» цепляют внимание людей, заставляя их бежать к тому месту, где они предлагаются, и затем искать их в других местах, где им порой даже не место. Раз вы читаете эту статью, то, наверное, благодаря её названию произошло… Читать дальше Написание этой статьи было спровоцировано большим количеством изменений, которые я получила, когда начала практиковать НЛП. До этого в моей жизни были и другие значимые направления: Йога, Даосские практики, Коучинг, Нумерология, Чакроведение…НЛП, честно признаться, меня сильно удивило. Когда я погрузилась… Читать дальше
Всегда надо стремиться к лучшему. И в бизнесе тоже. А в брачном бизнесе — тем более.Мы, сотрудники и руководители брачных агентств, работаем с чувствами и эмоциями людей, а это — очень тонкая материя. Это деликатная и интимная сфера межличностных взаимоотношений.Каждое брачное агентство должно… Читать дальше Эгрегор — это энергоинформационное поле, объединяющее людей, имеющих определённое сознание, стереотипы, желания, пороки, одну общую идею: семья, коллектив, банда, народ, школа, секта, финансовая пирамида, город, государство, религия, армия, толпа, нация, партия, племя, этнос, социум. У каждого из перечисленных… Читать дальше

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *