Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Офис вполне успешной компании, обычное рабочее утро. На больших часах в приемной стрелка начинает отсчет рабочего времени, а сотрудники все так же неторопливо рассаживаются за рабочими столами.

Начальник раздраженно поглядывает то на часы, то на сотрудников, неспешно проплывающих мимо. Он  устал постоянно подгонять, но пока еще не смирился с отсутствием дисциплины, которое разъедает компанию, как ржавчина. Привычные рабочие будни.

В глубине души руководитель осознает, что необходимо встряхнуть и привести в чувство, придать ускорение.

Но какой в этом смысл, после встряски все быстро вернется на круги своя. Типичное «ужасное» положение дел. Кто виноват и что с этим делать, в материале для Forbes расскажет Александр Высоцкий, бизнес-консультант, основатель Visotsky Consulting Inc.

Первая мысль, когда видишь такое положение дел – с людьми что-то не так: они отвлекаются, не хотят работать, они озабочены чем-то другим, ненавидят правила или это просто «особый менталитет».

Но это лишь оправдания, которые приходят на ум руководителю, чтобы как-то оправдать отсутствие дисциплины. Ведь те же самые сотрудники в случае особой необходимости проявляют инициативу, работают сверхурочно, подходят к вопросу творчески.

Причина не в сотрудниках, а в том, как действует руководитель. Обратите внимание: не в его личных качествах и талантах, а в том, что именно он делает

Это действительно похоже на ржавчину – сначала появляется небольшое пятнышко. Если его не увидели и не удалили, когда-нибудь все рассыпается в труху. Сначала сотрудник не выполняет простое поручение, и никто на это не обращает внимания. Со временем неисполнение превращается в привычку.

Кто-то начинает опаздывать на работу, и это остается незамеченным. Окружающие видят, что происходит, и принимают происходящее как норму. Именно так формируется настоящая корпоративная культура.

Не та корпоративная культура, принципы которой описаны в документах компании, а настоящая, существующая в реальном мире вопреки здравому смыслу и желанию руководителей.

Сначала сотрудник не выполняет простое поручение, и никто на это не обращает внимания. Со временем неисполнение превращается в привычку. Кто-то начинает опаздывать на работу, и это остается незамеченным. Окружающие видят, что происходит, и принимают происходящее как норму. Именно так формируется настоящая корпоративная культура.

 

Исправить такое положение дел можно, но потребуется желание руководителя и применение принципа «шкалы воздействий». Почему-то настоящее стремление навести порядок возникает слишком поздно, когда дела идут уже настолько плохо, что оставить это без внимания уже невозможно.

Если руководителю не хватает решительности, рекомендую посмотреть, во что обходится низкая эффективность. Не так сложно подсчитать потери рабочего времени и все связанные с этим убытки, сумма получается впечатляющая. Когда руководитель ее видит, это вызывает желание действовать.

«Шкала воздействия» – точно описанная последовательность действий, которые необходимо обязательно применить в отношении сотрудника, если он что-то нарушает. Идея шкалы заключается в том, что при любом нарушении дисциплины на сотрудника оказывают воздействие определенной силы.

Если нарушение повторяется, воздействие увеличивается, и так шаг за шагом. Первый шаг такой шкалы – «выражение недовольства», последний – «увольнение», а между ними множество промежуточных уровней.

Забавно, что обычно руководители используют только первый и последний уровни, и тем самым либо потворствуют нарушениям, либо оказывают слишком большое воздействие. И то и другое разрушительно.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Сотрудник опаздывает, руководитель недоволен. Сотрудник опаздывает снова, руководитель недоволен еще больше. И это может продолжаться месяцами, пока в конце концов у руководителя не лопнет терпение и он уволит нарушителя. Знакомая картина?

Правильный подход заключается в том, чтобы постепенно увеличивать воздействие, оказывая давление достаточного уровня, чтобы остановить нарушение. Но не оказывая чрезмерного воздействия, которое будет разрушительным. Воздействие должно увеличиваться шаг за шагом с каждым нарушением.

Например, уровнями такой шкалы воздействий могут быть:

  • выражение недовольства;
  • устное замечание;
  • устный выговор;
  • письменный выговор;
  • лишение премии или штраф;
  • временное понижение в должности;
  • понижение в должности;
  • увольнение.

Представьте себе, что сотрудник опоздал впервые, и руководитель на него просто неодобрительно посмотрел. Примечательно, что для многих людей это будет вполне достаточным воздействием, чтобы перестать опаздывать. Но сотрудник опоздал повторно, руководитель сказал что ему не нравятся опоздания и больше такого быть не должно.

Большинство после этого меняют свое поведение.

Но если сотрудник снова опоздывает, руководитель делает выговор: «Своими действиями ты наносишь вред компании, если ты не прекратишь опаздывать, будут приняты более суровые меры!» При таком подходе очень скоро обнаруживается, что  руководителю не приходится применять суровые меры, поскольку первые уровни воздействия дают прекрасные результаты.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Причина не в сотрудниках, а в том, как действует руководитель. Не в его личных качествах и талантах, а в том, что именно он делает

Можно сказать, необходимость в суровых мерах является результатом того, что руководитель не задействовал подобную шкалу. Он закрывал глаза на нарушения до тех пор, пока они не стали настолько разрушительными, что потребовались экстраординарные меры. И честно говоря, он сам спровоцировал это некомпетентными действиями.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Чтобы применить на практике, следует разработать шкалу, соответствующую особенностям вашей компании. Но разработка шкалы – лишь половина дела. Вторая половина – добиться, чтобы эта шкала работала во всех случаях без исключений.

Рекомендую использовать такое правило: если руководитель не применил воздействие какого-то уровня к своему подчиненному, к самому руководителю должно быть применено воздействие этого уровня. Это просто и логично. Например, если линейный менеджер не сделал замечания своему подчиненному, руководитель должен указать на это линейному менеджеру и т.п.

Подумайте о том, как изменилась бы ваша компания, если бы такая шкала была составлена, опубликована в должностной инструкции каждого сотрудника, и применялась на практике. Это довольно просто сделать, это дисциплинирует и способствует успеху бизнеса.

В следующем году Высоцкий Консалтинг совместно с Practicum Group проведет мероприятие, где разберет все волнующие владельцев бизнеса вопросы в легкой, непринужденной атмосфере.

Таким событием станет конференция — International Business Forum 2019, темой которого станет «Партнёрство. Лидерство. Масштабирование». Пройдет бизнес-событие в одном из лучших отелей Турции — Titanic Deluxe Bodrum.

Здесь соберется около 450 участников — владельцев бизнеса со своими семьями и 12 спикеров-практиков, для того чтобы:

  • Обучаться у самых востребованных экспертов-практиков СНГ
  • Встретить старых  друзей и завести новые знакомства
  • Отдохнуть в отеле премиум-класса и провести майские с семьей

Как повысить эффективность работы сотрудников — советы руководителям

Вот тебе раз! Мы-то думали, что в рунете много сказано о том, как заставить коллектив работать эффективнее. А вот и нет: статей на эту тему очень мало, а если они и есть, то какие-то однобокие. Но мы исправили ситуацию и подготовили по-настоящему полный материал. Несколько дней изучали вопрос, добавили много знаний из личного опыта. Не то что мясо — вырезка!

Мы любим сводить все к простым вещам, и в этом случае поступим также. Итак, по-настоящему работоспособная команда держится на трех китах: профессионализм, мотивация и дисциплина. А во главе всего этого стоит сильный и авторитетный лидер. Поэтому начать придется с себя любимого.

Часть первая — прокачиваем себя и коллектив

Начните с себя

Руководитель — душа коллектива. Как полководец в армии. Вы либо можете повести за собой людей, либо нет. Если нет — вы плохой руководитель и идти дальше бесполезно. Поэтому самый профессиональный, замотивированный и дисциплинированный человек в команде — это босс.

Как этого добиться? Помните фильм “Александр” с Колином Фарреллом про Александра Македонского? Там есть сцена, которая может служить уроком каждому начальнику. В ней наставник говорит молодому Александру: “Первое правило войны: делай то, что приказываешь своим людям. Не больше и не меньше!”

Вы всегда должны быть в гуще событий, особенно в сложных ситуациях. Ничто так не расхолаживает коллектив, как начальник, приезжающий на работу к обеду подписать бумаги. Уж если ему наплевать, думают подчиненные, то нам — тем более.

Далее — профессионализм. Самый прокачанный спец в команде — это руководитель. Он должен навскидку отвечать на большинство рабочих вопросов подчиненных. Не можете навскидку — бегите гуглить. Но не оставляйте вопросы без ответов и не давайте сотрудникам вариться в собственном соку.

Для того, чтобы стать профи, нужно постоянно учиться. Семинары, книги, обучающие видео — все пойдет в дело. Идеально, если обучение войдет в привычку. Час в день — на обучение. Ищите новые веяния, подсматривайте новшества конкурентов, словом, держите руку на пульсе.

И последнее — мотивация лидера. Для себя вы можете работать ради чего угодно, но подчиненные должны думать, что вы трудитесь ради идеи.

Человек, по-настоящему любящий свое дело и верящий в него, вызывает восхищение у любого. Восхищение и зависть. Все хотят заниматься любимой работой. Поэтому еще раз: ваш главный мотиватор — светлые идеалы.

Читайте также:  Что принесет «Декрет о ПВТ 2.0» вашим бизнесам? Опрос известных айтишников

Это должны видеть подчиненные. А теперь переходим к первому киту эффективного коллектива.

Мотивация

Мотивация — это желание работать. Замотивировать сотрудника — значит предложить ему цель, ради которой он станет трудиться. Бывает материальная и символическая. Примеры материальной мотивации:

  • деньги. Не будем лукавить — это самый мощный мотиватор в мире. Можно сколько угодно кормить соловья (сотрудника) баснями о великой цели, но за копейки он работать не будет. Сама по себе большая зарплата — не мотиватор, к любым деньгам быстро привыкают. Деньги начинают мотивировать, когда работник чувствует связь между хорошей работой и суммой на банковском счете. Поработал ударно — получил премию. Сдал проект раньше срока — прибавка к окладу. Вот так это работает;
  • карьера. В принципе это тоже деньги, но с примесью статуса. Быть старшим менеджером круче, чем простым. А получать за это в два раза больше денег — вообще красота;
  • бонусы и привилегии. Компенсация стоимости проезда, питание, корпоративная сотовая связь — все это тоже хорошие мотиваторы.

Символическая мотивация:

  • вклад в общее дело. Когда сотрудник чувствует, что от него что-то зависит, к нему прислушиваются, его идеи воплощаются в жизнь, это сильно повышает лояльность и эффективность работы;
  • командный дух. Если работник понимает, что коллектив — его вторая семья, он старается больше. Отшельники и одиночки работают менее эффективно бывают и исключения;
  • простое человеческое спасибо. Похвалы за успешную работу, одобрение руководителя и коллег мотивирует не по-детски.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Это были примеры положительной мотивации, а есть еще и отрицательная. Тоже бывает материальная и символическая. Наказать рублем и лишить премии — отрицательная мотивация. Заставляет быть внимательнее и ответственнее относиться к своим обязанностям. Выговор, замечание — способ заставить работать лучше, не прибегая к финансовым инструментам.

К мотивации можно применить творческий подход. Например, выбирать лучшего сотрудника недели и поощрять его. Только лучший сотрудник недели — это скучно. Пусть лучше это будет “Монстр маркетинга месяца”. И наоборот “Свинюшка недели” — антипремия самому неаккуратному работнику, чей стол вечно завален хламом.

Дисциплина

Железная дисциплина серьезно повышает эффективность коллектива. Даже если рассуждать математически, то получится, что чем больше сотрудники пинают валяют дурака, тем меньше они работают. Но это не главное.

Если с дисциплиной в отделе бардак, то бардак будет и в головах у сотрудников. Перечислим главные правила дисциплины.

Мы подсмотрели их на режимных предприятиях советского образца — там с дисциплиной все в порядке:

  • внутренний трудовой распорядок. Это режим работы. Рабочее время — с 9:00 до 18:00, обед с 13:00 до 14:00. Два перерыва по 10 минут в течение рабочего дня. Напечатать на листочках и развесить в отделах, строго следить за соблюдением. Хочешь задержаться или уйти раньше — все только с письменного согласия начальника;
  • субординация. Старший менеджер подчиняется начальнику отдела, а ему — менеджеры по продажам. Вассал моего вассала — не мой вассал. Через голову прыгать нельзя. Приказы не обсуждаются;
  • должностные инструкции. Это документ, в котором подробно перечислены права и обязанности сотрудников. Они у каждого свои: у менеджеров, у маркетологов, у бухгалтера. Можно скачать из интернета типовые инструкции и переделать их под свою специфику;
  • замещение отсутствующего руководителя. Начальник уехал в отпуск и в офисе праздник — все дружно забросили дела и зависают в соцсетях? Чтобы этого не произошло — назначайте исполняющего обязанности. Приказом, под роспись работников. Пусть знают, что в отсутствие начальника отдела должны подчиняться старшему менеджеру;
  • дресс-код. А почему бы нет? Никто не говорит, что нужно по полной закрутить гайки и заставлять сотрудников ходить исключительно в костюмах. Но запретить шорты, треники и глубокие декольте — вполне разумно.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

В дисциплине главное — система. Здесь тоже нужна мотивация на соблюдение правил. Штрафа за опоздание, выговоры за невыполнение распоряжений — все это должно быть систематизировано. Главное правило — никаких исключений. Если что-то можно, то можно всем и всегда. Нельзя — значит нельзя никому и никогда. Точка.

Профессионализм

Насколько бы сотрудники не были трудолюбивы и ответственны, они не будут работать эффективно, если не умеют. Их нужно научить. Это системная работа и проводить ее нужно в несколько этапов:

  1. Первичный инструктаж при приеме на работу. Проводится для введения новичка в курс дела. Лучше, если инструктаж проведет непосредственный руководитель. Нужно рассказать, чем тут занимаются, как происходит рабочий процесс и что вообще за работа.
  2. Чтение должностных инструкций. Не нужно сразу направлять человека в гущу событий. Дайте ему денек-другой на изучение нормативной документации. А вместе с ней подсуньте почитать дельные книги, например, по маркетингу и основам продаж. Потом устройте небольшое собеседование и посмотрите, как новичок усвоил материал.
  3. Работа под присмотром опытного сотрудника. Помогает новичку адаптироваться в коллективе и быстрее освоить обязанности. На роль наставника выбирайте самого грамотного работника, который сможет не только показать, но и рассказать и объяснить.
  4. Обучение в учебных центрах. Повышение квалификации нужно проводить постоянно. Чем чаще, тем лучше. Единственное, на что нужно обратить внимание — качество обучения. Сейчас из каждой дырки лезут желающие научить вас и ваших сотрудников всему и сразу. Поэтому тщательно подходите к выбору курсов. Хорошее обучение стоит приличных денег. Спикеры имеют хорошие отзывы, их работы легко найти в интернете. Молодые мальчики и девочки, которые бесплатно готовы поделиться своими знаниями, на эту роль не годятся.
  5. Посещение семинаров, конференций и выставок. Если к вам в город едет известный бизнесмен и хочет почитать лекции — не упускайте эту возможность. Езжайте на мероприятие сами, посылайте сотрудников — хотя бы несколько человек. Так они наберутся новых мыслей и будут фонтанировать свежими идеями.
  6. Заведите в офисе небольшую библиотеку. Тематику литературы подбирайте исходя из рода вашей деятельности. Для продажников подойдут книги по маркетингу и SMM, для копирайтеров — литература по написанию статей. Пусть каждый сотрудник имеет доступ к книгам.

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Часть вторая — создаем настоящую команду

Ну хорошо. Вы выполнили первую часть работы и прокачали сотрудников по отдельности. Теперь они замотивированы, обучены и имеют железную дисциплину. Но от всего этого не будет толку, если коллектив не работает как единый организм. Для этого сотрудников нужно сплотить в настоящую команду. Вот несколько рабочих способов:

  • ставьте перед сотрудниками общую цель. Работники должны понимать, что если каждый будет тянуть одеяло на себя, общий результат от этого проиграет. Для этого грамотно распределите между сотрудниками обязанности. Каждый отвечает за свой участок работы;
  • разработайте систему корпоративных ценностей. Здесь вполне можно стремиться к идеалу. “Стать лучшим интернет-магазином в сегменте”, “Предоставить клиентам лучший сервис в стране”, “Заработать миллиард рублей за квартал”. Чем круче — тем лучше. Пусть это станет девизом команды. Можно заказать баннер и поставить его на видном месте в офисе. У наших коллег стоял такой: “Качество — это возвращение заказчика, а не продукции”;
  • проводите совместный досуг. Речь не только о корпоративах, банкетах и вечеринках в честь дня рождения директора. Совместные спортивные мероприятия, выезды на природу или на экскурсии потрясающе сплачивают коллектив. Можно даже посмотреть сквозь пальцы на то, что половину понедельника коллеги обсуждают насыщенные выходные — это будет только плюс;
  • проводите планерки, летучки, совещания и оперативки. Чем больше вы общаетесь напрямую с коллективом, тем лучше. На совещаниях давайте высказаться всем желающим. Пусть даже новички знают, что их мнением дорожат и всегда дадут слово. Так никто не выпадет из обсуждения и все будут чувствовать причастность к общей идее;
  • устраивайте мозговые штурмы. Совместное решение задачи сплачивает коллектив на раз. Да и сами сотрудники привыкают работать совместно, а не поодиночке.

Соблюдая эти несложные правила, вы серьезно повысите эффективность работы коллектива. Запомните: мотивация, дисциплина, профессионализм, команда. И вперед, к новым свершениям!

Контроль исполнения поручений

Процедура постановки, проведения и снятия с контроля поручений показана во всей красе – вам станет понятно, кто, что и когда делает. Объясняются правила формулирования резолюции и исчисления сроков. Предложены формы документов, в т.ч. отчетности, которая позволяет анализировать исполнительскую дисциплину по разным критериям.

На многих предприятиях России, в особенности на тех, которые пережили в последние годы быстрый рост, наблюдается одна и та же проблема: неспособность должностных лиц организации обеспечить качественный и надлежащий контроль за исполнением своих поручений. Обычно от такой проблемы страдают компании новые, тогда как те организации, которые имеют еще советское прошлое, а также администрации муниципальных, региональных и федеральных органов власти достаточно эффективно используют опыт директивного управления, особенно популярного в нашей стране до перестройки. Эта статья ставит своей главной целью именно перенос опыта в области контроля исполнения поручений руководящих работников на современные компании.

Читайте также:  Как получить эцп для участия в электронных торгах самостоятельно

Практически любой вид управленческой деятельности организации связан с исполнением поручений ее руководства, поэтому контроль за исполнением поручений наладить важно. Поручения могут:

  • проставляться в виде резолюций на внутренних и входящих документах (например, на докладных записках и письмах),
  • быть сформулированы в распорядительных документах коллегиальных органов (в протоколах) и единоличных органов управления (в приказах и распоряжениях).

В отношении обращений граждан отметим следующее. Формально процедура работы с ними идентична обработке входящей корреспонденции, однако сроки регламентируются действующим законодательством на федеральном уровне, что должны учитывать и руководитель, устанавливающий сроки исполнения, и исполнитель, призванный эти сроки соблюдать.

Многие документы в процессе своего жизненного цикла могут быть поставлены на контроль. Мы можем видеть и оттиск штампика с буквой «К», и слово «Контроль», надписанное красной ручкой или сделанное в виде оттиска (см. Пример 1).

Задача таких пометок одна – обратить внимание на необходимость постановки на контроль поручений, данных в тексте документа либо в резолюции на нем (в нашем примере на входящем письме проставлена резолюция с поручением Игнатовой Ю.С., что и когда нужно сделать). До завершения исполнения такие документы хранятся в отдельной папке.

При завершении исполнения на документе делается пометка об этом (в Примере 1 в нижнем правом углу 07.10.2009 сделана запись о заключении договора и помещении документа в дело № 08-24).

Пример 1

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

Постановка задачи исполнителям

Кто же формулирует поручение? Этим занимаются руководители всех уровней.

Просто обычно на контроль ставят выполнение поручений первого лица или всего высшего руководства организации, и занимается этим служба ДОУ.

А поручениями руководителей более низкого ранга – руководителей подразделений, как правило, занимаются сотрудники этих же подразделений, ответственные за делопроизводство в них.

Казалось бы, в тексте резолюции либо распорядительном документе уже и так должны быть четко и однозначно сформулированы:

  • само поручение,
  • срок исполнения,
  • конкретный исполнитель.

В случае же если хотя бы одно из этих условий не выполняется (что случается), необходим отдельный работник, который может четко переформулировать требования руководителей, а при необходимости и разбить их на более мелкие, но с четко определенными исполнителями.

При формулировании поручений желательно придерживаться следующих простых правил: формулировки должны быть краткими, емкими, максимально исключающими двойственность толкований, иметь четко определенный и измеримый результат. Все это позволит не расходовать время на дополнительные уточнения поручения. С другой стороны, это дает исполнителю цель, а автору поручения – уверенность, что результат от действий исполнителя будет ожидаемым.

Приведем примеры расплывчатых формулировок и соответствующих им правильных текстовых конструкций:

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании

При налаживании в организации контроля за исполнением поручений в довольно скором времени документы начинают меняться: вместо общих требований появляются краткие и полные поручения с определенным исполнителем, сроком и ожидаемым результатом. Это значительно повышает эффективность управления компанией, что практически сразу отмечают и ее руководство, и собственники.

Срок исполнения поручения

Сроки исполнения поручений в организации устанавливаются обычно самим руководителем-автором, создавшим поручение. В отдельных случаях срок исполнения поручений может быть установлен локальным актом организации либо внешним нормативным регулирующим документом.

Процитируем здесь Типовой регламент взаимодействия федеральных органов исполнительной власти:

Фрагмент документа

Три современных способа повысить дисциплину сотрудников

Как повысить исполнительскую дисциплину в компании Как повысить дисциплину сотрудников

Рабочее время – ценный ресурс, но далеко не всегда сотрудники используют его на благо компании.

Опоздания и ранние уходы, чаепития и перекуры, социальные сети и даже фриланс в рабочее время – все это снижает производительность труда, и, как следствие, негативно сказывается на прибыли.

Как повысить дисциплину сотрудников? В современном мире существуют технологичные способы контроля за дисциплиной персонала. Рассмотрим принцип их действия, а также положительные и отрицательные стороны.

Системы автоматизированного учета рабочего времени

Если главная проблема заключается в опозданиях сотрудников и постоянной прокрастинации в рабочее время – перекурах, чаепитиях, хождениях «в гости» друг к другу по кабинетам – помогут системы автоматизированного учета рабочего времени.

Если в компании уже установлена система контроля доступа, то учет производится на этом же оборудовании.

Если нет – у входа в офис и рабочие кабинеты можно установить терминалы учета рабочего времени, а территорию ранжировать на рабочие и нерабочие зоны.

Алгоритм позволит на основании данных о входах/выходах рассчитать время присутствия сотрудника на рабочем месте и время, потраченное на личные нужды.  Нарушение трудовой дисциплины в виде отсутствия на рабочем месте будет легче отследить.

Современные системы автоматизированного учета рабочего времени с алгоритмом гибкого графика позволяют учитывать и стандартные, и гибкие схемы работы. Основной принцип работы гибких графиков – отработка сотрудником положенного времени в условиях, когда он не отказывает себе прийти позже или уйти раньше для личной необходимости.

Время, потраченное на личные цели, сотрудник может отработать, задержавшись или придя на работу раньше. Главное, чтобы суммарное количество отработанных часов в течение соответствующих учётных периодов (рабочего дня, недели, месяца) соответствовало установленной норме.

При этом бухгалтерия может вести учет реально отработанного времени, получая табель в законодательно предусмотренном формате.

Преимущества системы: Работодатель знает, когда сотрудники опаздывают, уходят раньше или находятся не на своем рабочем месте. Алгоритм гибкого графика сохраняет комфортный климат в коллективе. Нарушение трудовой дисциплины в виде опоздания на работу исчезнет.

Минусы: Без дополнительных средств контроля, например, видеонаблюдения, представляется достаточно сложным отследить, чем занимается сотрудник на рабочем месте.

Системы контроля действий сотрудников

Для борьбы с прокрастинацией на рабочем месте подходят автоматизированные системы контроля действий персонала.

На рабочий компьютер устанавливается агент аналитической программы, позволяющий работодателю видеть рабочий стол сотрудника в режиме онлайн, следить за тем, какие сайты и приложения он открывает в рабочее время, наблюдать за активностью в поисковых системах и социальных сетях, контролировать использование принтера.

Работодатель наглядно видит, сколько времени было потрачено на работу, а сколько – на отдых в социальных сетях и на других развлекательных сайтах: программа предоставит данные обо всех посещенных адресах и времени, проведенном на том или ином ресурсе.

Некоторые системы способны сами анализировать продуктивные и непродуктивные программы. Допустим, если речь идет о работе дизайнера, к продуктивным программам система отнесет графические редакторы, к непродуктивным – социальные сети.

Хотя здесь все довольно неоднозначно – в современном мире в социальных сетях хранится множество информации, которая может потребоваться для работы.

Такие системы позволяют не только отслеживать время, посвященное работе, но и вовремя выявлять собирающихся увольняться.

Плюсы: Работодатель точно знает, сколько времени было потрачено на работу.

Минусы: Многие сотрудники начинают работать менее эффективно, испытывая психологическое давление от постоянного надзора.

Сложно точно оценить, какие сайты посещались с развлекательной целью, а какие были нужны сотруднику для работы: в случаях, когда четкое разделение возможно, работодатели предпочитают просто закрыть доступ ко всем сайтам, кроме рабочих.

Программа учитывает только работу на ПК и не видит иных составляющих рабочего процесса: встреч, совещаний, телефонных переговоров.

Видеонаблюдение

Видеонаблюдение – самый традиционный из современных способов контроля за дисциплиной сотрудников – неизменно вызывает множество споров. Ведение видеонаблюдения за сотрудниками законно только при условии, что они об этом знают, также, согласно законодательству, нельзя вести запись со звуком.

При этом видеонаблюдение способно не только положительно влиять на дисциплину, но и повысить лояльность сотрудников к компании. Этому способствует «прозрачное здание»: на мониторы в местах общего доступа выводятся изображения с камер, установленных в разных кабинетах или даже удаленных филиалах.

Наблюдая за работой коллег, сотрудники чувствуют себя причастными к общему делу.

Плюсы системы: Позволяет оценить не только уровень дисциплины, но и поведение сотрудников на рабочем месте.

Минусы: Сотрудники могут испытывать напряжение от постоянного наблюдения. Достаточно сложно отследить время нахождения того или иного сотрудника на рабочем месте: для этого нужно потратить время на просмотр записи.

Сейчас все большее количество работодателей отдают предпочтение комплексному подходу к повышению дисциплины, применяя все перечисленные выше способы одновременно. Тогда предупреждение работнику за нарушение трудовой дисциплины или наказание в виде дисциплинарного взыскания будет иметь неоспоримые основания и доказательства.

Использование систем автоматизированного рабочего времени, систем контроля действий сотрудников и видеонаблюдения позволяет руководителям следить за трудовой дисциплиной, сократив трудозатраты и исключив влияние человеческого фактора.

А используя все эти инструменты не только для принятия дисциплинарных мер, но и для поощрения усердных работников, работодатель наверняка мотивирует своих сотрудников на еще более успешную работу на благо компании.

Автор статьи: Дарья Подольская, специалист департамента рекламных технологий компании PERCo – производителя систем и оборудования безопасности.

Как поддерживать трудовую дисциплину в компании?

Наладить контроль за деятельностью работников помогут грамотные формулировки в трудовых договорах, отчетность по итогам планерок и встреч, служебные мобильные телефоны и автомобили, компьютерные системы слежения и соцсети

Читайте также:  Как мобильная версия сайта компании поможет не потерять клиентов

Массовый перевод сотрудников на удаленную работу во время пандемии обострил проблему контроля за их деятельностью. В обозримом будущем проблема эта не утратит своей актуальности для работодателей.

Но обсудить ее стоит еще и потому, что в 2021 г.

вступили в силу поправки в трудовое законодательство, касающиеся регулирования дистанционной работы (подробнее об этих и других нововведениях читайте в статье «Изменения в трудовом законодательстве в 2021 году»).

Сегодня за информационной безопасностью в компаниях, как правило, следят. Но далеко не каждый работодатель использует инструменты, позволяющие вести учет рабочего времени сотрудников, осуществлять мониторинг их местоположения, следить за их результатами и мотивацией. Наладить систему наблюдения и оценки качества работы сотрудников в компании помогут несколько рекомендаций.

Кадровые документы имеют большое значение в жизни каждого работника, в том числе после окончания им трудовой деятельности. Их правильное оформление позволит работнику избежать проблем при получении льгот, пособий, пенсии и т.д.

Поэтому необходимо регламентировать вопросы своевременного формирования таких документов в первичные комплексы (дела), обеспечить их сохранность и использование в интересах работников, создавать и хранить их электронные копии.

Кроме того, правильное ведение кадровой документации позволит компании уберечься от пристального внимания со стороны контролирующих органов.

Именно поэтому так важно наладить в компании кадровый учет и делопроизводство.

Под кадровым учетом мы будем понимать процесс организации учета сотрудников, который связан с оформлением приема на работу, перемещения с одной должности на другую и высвобождения персонала.

Под кадровым делопроизводством подразумевается ведение документов, связанных с учетом персонала, рабочего времени, расчетов по оплате труда.

В современных условиях работа с кадровой документацией базируется на общепринятых правилах, которые передаются от одного специалиста кадровой службы к другому. При этом отсутствует комплекс нормативно-правовых и методических положений, четко регламентирующих организацию и ведение кадрового учета и делопроизводства, а именно:

  • не определены объекты и задачи учета кадров, основные требования к ведению кадрового учета;
  • нет единого подхода к унификации и стандартизации документов кадрового учета;
  • не закреплен единый порядок утверждения локальных нормативных актов организации, связанных с трудовыми отношениями;
  • отсутствует единый порядок использования печатей для удостоверения документов в кадровом учете;
  • не утвержден регламент организации документооборота кадровой службы.

Неразвитость нормативной базы кадрового учета проявляется в отсутствии не только четко установленных регламентов его ведения, но и методических разработок, используемых при решении не урегулированных законодательством вопросов. Эта ситуация не способствует упорядочению работы кадровой службы и, как следствие, влечет необходимость проведения аудита и доработки локальных актов.

Кадровый аудит – это независимая комплексная оценка структуры кадрового учета и документооборота организации, а также процедур, стандартов и технологий создания кадровой документации, в том числе проверка ее оформления на соответствие требованиям трудового и гражданского законодательства.

Целью кадрового аудита является выявление проблемных зон в системе учета кадров и ее оптимизация с помощью анализа работы основных подсистем управления документооборотом (создания, передачи, оперативного хранения, уничтожения и др.).

Проведение аудита позволяет в кратчайшие сроки получить данные о кадровом учете и на их основе оперативно принять необходимые управленческие решения, своевременно выявить негативные отклонения и нарушения для минимизации рисков наложения штрафных санкций.

Сегодня аудит становится все более востребованным инструментом внешнего и внутреннего контроля эффективности деятельности компании.

1. Определите круг сотрудников, требующих большего контроля. Чаще это сотрудники, которые переведены на удаленный режим работы и от которых зависит значительная часть ресурсов и доходов компании, а также те, кто использует важную коммерческую информацию в работе.

Учитывая поправки в Трудовой кодекс об удаленной работе, важно внести изменения в трудовые договоры дистанционных работников. Правильные формулировки договоров помогут поддерживать дисциплину труда.

В них должны быть прописаны следующие условия: особенности заключения договора с дистанционным работником; место выполнения им трудовой функции; способы взаимодействия с работником; организация его работы; режим рабочего времени и времени отдыха и т.д.

Так, если характер работы требует, чтобы сотрудник выполнял свои обязанности и был на связи с работодателем в определенные дни и часы, то в трудовом договоре нужно закрепить конкретный режим работы. Также можно установить способ фиксации моментов начала и завершения работы.

Например, сотрудник может сам сообщать об этом электронным письмом или делать отметки в рабочей программе, можно использовать установленную на компьютер программу для автоматической фиксации.

Это важно в том случае, если работник должен оставаться в зоне доступа в четко отведенное рабочее время.

Согласно разъяснениям Роструда1, трудовой договор о дистанционной работе должен содержать сведения о месте работы, в котором работник исполняет свои обязанности. В качестве места работы можно указать населенный пункт.

И тут хотелось бы напомнить об одном из дополнительных оснований для увольнения дистанционного работника, введенных вышеупомянутыми поправками в Трудовой кодекс: расторжение трудового договора по инициативе работодателя возможно, если работник, выполняющий дистанционную работу на постоянной основе, изменил местонахождение и не может из-за этого выполнять свою работу на прежних условиях. Кроме того, мы рекомендуем прописывать в договоре конкретный домашний адрес, так как обмен документами нужно будет осуществлять путем направления почтовых отправлений по адресу работника.

(Подробнее о законодательных изменениях, касающихся дополнительных оснований для увольнения дистанционного работника и ограничения возможности расторжения трудового договора, детализации особенностей режима рабочего времени, а также о возможности перевода сотрудника на «удаленку» без его согласия – читайте в статье «Дистанционная работа по-новому»).

2. Оснастите дистанционных работников оборудованием и инструментами для работы. Если сотрудник использует собственные ресурсы, то он вправе попросить компенсацию за это. Работники обычно пользуются программными средствами, CRM-системами, GPS-навигаторами, внутренней отчетностью и графиком онлайн-процессов. Не забудьте все это прописать в трудовых договорах дистанционных работников.

Новые положения Трудового кодекса об удаленной работе позволяют включить в договор с дистанционным работником обязанность использовать оборудование работодателя, в частности программы, которые предусматривают систему контроля доступа к рабочему серверу или веб-фильтрации и позволяют отслеживать использование работником Интернета, скачивание файлов с рабочего сервера. Помимо этого, работодателю необходимо издать приказ о внедрении в служебные компьютеры подобного программного продукта.

Тут стоит упомянуть о судебной практике.

Суды исходят из того2, что согласно трудовому законодательству работодатель обязан обеспечивать работников оборудованием, инструментами, технической документацией и иными средствами, необходимыми для исполнения ими трудовых обязанностей.

При этом работник может использовать собственность работодателя только в рабочих целях. Работодатель вправе контролировать исполнение работником трудовых обязанностей и использование им оборудования и других технических средств, предоставленных для работы.

3. Используйте дополнительные инструменты контроля, если это необходимо. Сейчас на рынке достаточно предложений.

Электронные пропуска на входе и выходе предприятия уходят в прошлое, появляются компьютерные системы слежения за активностью работника в сети, рабочих и фоновых программах.

Только нужно соблюсти одно важное правило: работник должен знать о методах контроля, и осуществляться он должен исключительно в рабочее время. Мы рекомендуем фиксировать в локальных актах предприятия и в соглашениях с работниками способы контроля и порядок взаимодействия.

Поделюсь примером из практики. Служебные мобильные телефоны и автомобили позволяют контролировать перемещение работника и вести учет рабочего времени.

Одна табачная компания при подготовке плана сокращения персонала в регионах начала исследовать информацию о командировочных расходах торговых представителей и соотносить ее с их перемещением.

Анализ этих сведений показал, что сотрудники планировали командировки в отдаленные районы на выходные и праздничные дни и оплачивали размещение на базе отдыха всей семьи.

4. Проводите совместные совещания (онлайн или офлайн – подойдет любой формат взаимодействия). Это могут быть планерки и встречи по итогам календарного периода. Закрепляйте их результаты в отчетности для каждого сотрудника: какие задачи поставлены на совещании, кто ответственный, срок исполнения поручений.

На практике был такой случай: сотрудник отдела продаж должен был готовить план встреч и переговоров с клиентами. При увольнении за прогул он заявил, что отсутствовал на работе по причине участия в клиентских встречах.

Но в планах этого не было (фиксация проходила через CRM-систему). Система навигации и отслеживания служебного автомобиля также не подтвердила позицию работника.

Суд посчитал увольнение законным (подробнее об этом читайте в статье «Уволен справедливо»).

5. Внедряйте методы оценки работы персонала. Это позволит контролировать исполнение работником трудовой функции, а также увидеть пробелы в построении рабочего процесса и наладить взаимодействие с сотрудниками.

6. В выявлении случаев использования товарного бренда вразрез с интересами компании и нарушения трудовой дисциплины может помочь Интернет.

В практике есть примеры, когда подобные нарушения доказывались через фиксацию страниц в соцсетях.

Но прежде всего необходимо свести к минимуму такие риски: предупредите сотрудников о защите товарного знака и бренда, а также об ответственности за нарушения в сфере коммерческих интересов.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *