Как проверить состояние бухгалтерского и налогового учета, на примерах и с формами

24 июня 2018 (обновлено 19 апреля 2021), Елена Позднякова

Если вы — главный бухгалтер и принимаете дела по новой организации, или вы — собственник и хотите узнать о состоянии учета, то эта методика составлена специально для вас!

Внутренний аудит учета можно сделать легко, самостоятельно и быстро. Кстати, аттестат аудитора для этого не требуется. Время на выполнение от 1 до 3 дней. Приступим.

Шаг 1. Регистрационные данные

НЕ ПРОСИТЕ УЧРЕДИТЕЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ !!!

Да-да, не просите! Листать типовой устав бесполезно. Когда вы запрашиваете папку с учредительными документами и с умным видом погружаетесь в нее, вы показываете, что не знаете, с чего начать, и тратите свое время зря. Просто следуйте моей методике и Вам вообще не потребуется смотреть учредительные документы.Все, что Вам нужно на этом шаге —

Полная информация о компании находится в едином государственном реестре. Это общедоступные сведения. Привожу ссылки, где можно получить эту информацию бесплатно:

Сведения из ЕГРЮЛ. Бесплатные открытые источники информации

ЗАЧЕСТНЫЙБИЗНЕС

Бесплатный портал для проверки контрагентов. Сведения из ЕГРЮЛ, ЕГРИП, связи, финансовая отчетность компаний, судебные дела

Ресурс создан в 2020 году в связи с изменениями, внесенными в Федеральный закон «О бухгалтерском учете»: на ФНС России возложены функции по формированию и ведению государственного информационного ресурса бухгалтерской (финансовой) отчетности.

Сервис позволяет получить комплексную информацию о налогоплательщике из множества государственных реестров, а также сведения о среднесписочной численности, сумме уплаченных налогов и т.д.

Проект от создателей бухгалтерского портала Audit-it.ru. Здесь приводится сравнительный анализ финансового состояния российских организаций по отраслям.

потратьте 5 минут. Просто ознакомьтесь с имеющейся информацией:

название компании, дата создания, вид деятельности, кто директор, кто учредители, какой юридический адрес, связи учредителя и компании, информация о судебных делах и бухгалтерская отчетность.

и вот вы уже знаете о компании больше, чем некоторые сотрудники, которые проработали там годы…

Теперь создайте у себя на компьютере папку «Внутренний аудит ООО «ХХХ» 20ХХ год» и сохраните туда бухгалтерскую отчетность за последние 3 года, которую вы нашли в открытых источниках. Эту отчетность уже можно использовать для анализа, если больше никакой информации нет. А еще она пригодится для того, чтобы сверить ее с балансом, который сдан в ИФНС, который вы возьмете из программы. Казалось бы, расхождений быть не должно, но это только на первый взгляд! В налоговую мог быть сдан уточненный баланс или вообще данные могут не совпадать с программой. В общем, приготовьтесь на всякий случай к любым сюрпризам! Кстати, если отчетности нет в открытых источниках, это уже плохой сигнал (но учтите задержку, потому что отчетность публикуется обычно спустя год после сдачи).

Итак, в папку «Внутренний аудит…» мы в дальнейшем сохраним файлы с анализом отчетности, отчет о внутреннем аудите и любую другую дополнительную информацию, которой будем пользоваться во время проведения проверки.

Обязательно создайте эту папку! Вы скажете мне огромное спасибо, когда спустя какое-то время, забыв все, к ней вернетесь и легко поработаете с информацией!

Шаг 2. Сразу начинайте составлять отчет о проведении аудита

НЕ ЖДИТЕ ОКОНЧАНИЯ СВОЕЙ ЖЕ ПРОВЕРКИ

Составление отчета обязательно! Не важно, делаете вы внутренний аудит для себя или для заказчика. Сразу ВСЕ записывайте, даже если Вам ВСЕ предельно понятно.

Дело в том, что внутренний аудит предполагает работу с большим объемом информации, которая поступит в мозг за достаточно короткое время и также быстро будет потом забываться.

Создайте файл «Отчет о проведении внутреннего аудита…» и начинайте писать, можно использовать мой шаблон.

Анализ ООО «Фортуна», ИНН 7719000000Дата регистрации: 12.08.11, глубина возможной налоговой проверки: 2017, 2016, 2015

Период, который мы будем охватывать внутренним аудитом, соответствует периоду возможной налоговой проверки — это 3 полных календарных года назад + часть текущего года. Если компания существует меньше — Вам повезло!

Шаг 3. Задавайте правильные вопросы

А что такое неправильные вопросы?

Неправильные вопросы. Не задавайте никому, особенно сотрудникам бухгалтерии, и особенно в устной форме, вопросов по каждой операции, которая вам показалась странной или непонятной. И вот почему: 1) погружение в детали отнимет у вас очень много времени и процесс может растянуться до бесконечности (а моя методика рассчитана всего на 1-3 рабочих дня)2) почти всегда те вопросы, которые вы задали на первом этапе, в дальнейшем сами собой отпадут. Если же какие-то вопросы останутся, то вы будете их решать в спокойной обстановке после окончания внутреннего аудита.

А что такое правильные вопросы?

У каждой организации есть своя специфика деятельности. Возможно, проводя внутренний аудит, вы столкнетесь в операциями, с которыми раньше никогда не сталкивались и не знаете, как правильно их учитывать.

Например, факторинг, лизинг, производство в общепите, платежи за услуги в адрес нерезидентов, учет технологических потерь, членские взносы некоммерческих организаций, валютный контроль…

здесь может быть все, что угодно…

Спокойствие и только спокойствие! Вы не обязаны все знать! И сейчас у вас нет времени все это изучать. Возникнут вопросы — мы спросим у экспертов. Бесплатно.

А сделаем мы это следующим образом. Выясните, какие справочные системы подключены в организации. Обычно об этом как-то забывают, но в любые тарифы справочных систем входят безлимитные письменные консультации экспертов. Консультант-Плюс, Гарант, Контур-Норматив, Система Юрист, Система Главбух, даже 1С:ИТС (!!!) включают в свои тарифы такие консультации.Обычно ответы не приходят в ту же секунду, а Вам и не нужно! Если в чем-то сомневаетесь — задайте вопрос письменно и двигайтесь дальше. Через какое-то время придет готовый ответ эксперта, а вы не потратите свое время на анализ информации.Но даже если ничего не подключено, то даю ссылки на хорошие ресурсы, где можно задать вопрос бесплатно:

Где бесплатно задать вопрос эксперту

Форум бухгалтеров на портале Клерк.ру

Задать вопрос можно на форуме

Консультации юристов (бесплатные + платные). Сервис Правовед

Задать вопрос можно здесь

Бесплатные бухгалтерские и юридические консультации. Справочная от банка точка

Задать вопрос можно здесь

С вопросами разобрались, идем дальше…

Шаг 4. Перечень отчетности

Сдано — не сдано

На этом этапе, не углубляясь в детали, нужно выяснить, сдана ли в полном объеме вся отчетность, которая должна быть сдана по состоянию на сейчас.Лучший источник для проверки — это доступ к программе для отправки отчетности: Сбис, Контур-Экстерн, Такском, 1С.

В некоторых сервисах можно сразу посмотреть отчет «Сдано-не сдано», но я Вам рекомендую составить файл в excel, в котором перечислить всю отчетность со сроками, по периодам, с указанием контролирующего органа, с отметками о сдаче/не сдаче, и ОБЯЗАТЕЛЬНО!!! сделайте отметки о наличии и количестве уточненных деклараций к каждому отчету.

Информация об уточненках нужна для того, чтобы когда мы приступим к анализу отчетности, не тратить время на анализ всех деклараций за один и тот же период. Если были уточненные, нас будет интересовать только последняя уточненка.Посмотрите на образец такого файла:

Обратите внимание, что я выделила цветом декларации по НДС, по налогу на прибыль и бухгалтерскую отчетность, потому что их будем дальше анализировать более подробно. Не сданные (просроченные) отчеты тоже выделены цветом

Помните, что перечень отчетности для каждой компании индивидуален и зависит от налогового режима и объектов налогообложения.Вы можете скачать мой шаблон и откорректировать его под особенности своей компании:

Кроме этого, в программе для отправки отчетности: 1) проверьте, нет ли требований из контролирующих органов, на которые не ответили2) запросите справку «О состоянии расчетов по налогам и сборам на текущую дату»

Шаг 5. Анализ отчетности

Технология приведена для общего режима, но если компания на УСН, то просто заменяем две декларации по НДС и налогу на прибыль на одну декларацию по единому налогу

5.1 Бухгалтерская отчетность

Сверяем отчетность за каждый год и данные в программе на конец каждого года

Совпадает ли сумма прибыли в отчете о финансовых результатах за год и прибыль в балансе (это разница между нераспределенной прибылью на начало и на конец периода). Да, прибыль могла быть выплачена в качестве дивидендов, но если есть несовпадение обязательно зафиксируйте и, в дальнейшем, проверьте этот факт.

Совпадают ли остатки в балансе на конец периода с данными программы?

Совпадают ли показатели в отчете о финансовых результатах с данными программы (выручка, себестоимость, прочие доходы, прочие расходы)?

Правильно ли перенесены остатки из отчетности за прошлый год?

5.2 НДС Переносим данные из раздела 3 каждой декларации в таблицу excel. Сверяем с данными, отраженными в программе на счете 68.02

Вот пример такой таблицы:

Цветом выделяем показатели, которые не совпали с данными программы. Если расхождения незначительные, можно указать это в примечаниях, при больших расхождениях, можно внести дополнительные колонки, с указанием сумм расхождений

Как видите, в 4 квартале 2015 года данные в декларации и в программе не совпадают

5.3 Налог на прибыль

Аналогичным образом составляем таблицу с данными по налогу на прибыль и сверяем с программой (счета 90, 91, 99).

Вот пример такой таблицы:

Все показатели из каждой декларации собираем в единую таблицу

Если были НЕ принимаемые расходы, их нужно вынести в отдельную колонку.

Затем сверяем налоговую базу по НДС и налогу на прибыль между собой.

Налог на прибыль сдается нарастающим итогом, НДС поквартально, этот момент нужно учитывать.Если были отклонения, их нужно пояснить, налоговая обычно задает вопросы на эту тему. 5.4 Заработная плата, НДФЛ, страховые взносы

Составляем сводную табличку за каждый год

Не всегда в рамках внутреннего аудита целесообразно проверять заработную плату и страховые взносы, так как этот процесс может занять достаточно много времени. Например, если главный бухгалтер принимает дела, а в штате есть человек на участке «Заработная плата», то проверку можно и отложить.Чтобы не перегружать данную статью, я не буду подробно останавливаться на заработной плате, но дам полезные ссылки.

Видеоролик о том, как проверить заработную плату и составить сводную таблицу здесь.

Видеоролик о том, как составить 6-НДФЛ здесь, по этой же методике можно этот отчет и проверить.Статья-справочник «Как принять на работу своего первого сотрудника» здесь (про кадровый учет и много других полезных материалов).Как принять на работу иностранца здесь.

Шаг 6. Смотрим оборотку

«Оборотно-сальдовая ведомость по всем счетам»

Наша цель пройти по всем счетам за все периоды. Идем сверху вниз и знакомимся с каждым счетом.

в 1С 8.3 Базовая: Отчеты — Стандартные отчеты — Оборотно-сальдовая ведомость

Из оборотно-сальдовой ведомости нужно последовательно перейти по всем счетам и по каждому счету:1) посмотреть оборотно-сальдовую ведомость уже по каждому конкретному счету с аналитикой (что здесь, нет ли красных отрицательных остатков, что изменилось за период)2) посмотреть анализ каждого счета

При просмотре ОСВ никакой конкретной задачи нет, просто сделайте эту работу и просмотрите все глазами.

Вопросы и комментарии возникнут в процессе, возможно, вы увидите какие-то ошибки. В любом случае, пройдя всю оборотку, хотя бы формально, вы можете быть уверены, что больше никаких сюрпризов нет.Не забывайте записывать информацию в отчет, даже если видите, что всё хорошо.Например, «в оборотно-сальдовой ведомости по счету 62 в разрезе субсчетов остатки учтены корректно» или «ведется не правильный учет в разрезе аналитики (договоры) на счете 76.АВ: НДС с авансов начисляется с аналитикой «Поступление на расчетный счет…», а принимается к вычету с аналитикой «Счет-фактура выданный…» Данная проблема есть в начальных остатках на начало 1 квартала 2020 и сохраняется до текущего момента». Если нужно что-то уточнить, тоже это запишите.И не забывайте отправлять вопросы экспертам, если в чем-то сомневаетесь.

Шаг 7. Даем рекомендации

Разумеется, что этот раздел индивидуален 🙂

Было бы очень хорошо, если бы рекомендация по результатам была такая: «Все в порядке, замечаний и предложений нет!».

Однако, в реальной жизни я такого ни разу не встречала. Поэтому я приведу Вам свои рекомендации, которые наиболее часто встречаются в отчетах о проведенном внутреннем аудите.

Типовые рекомендации:

по результатам внутреннего аудита для малых предприятий

Устанавливать дату запрета редактирования после окончания каждого периода

Для 1с 8.3 Базовая: Администрирование — Настройки пользователей и прав — Дата запрета изменения — Настроить

Не применять ПБУ 18/02

Оно слишком сложное и малые предприятия имеют право его не применять. Применение ПБУ 18/02 ведет к созданию дополнительных проводок по счетам 09 и 77, часто бухгалтер бывает вообще не в курсе зачем, «программа так сделала». Если нужно срочно разобраться с ПБУ 18 — самая лучшая инструкция здесь.

Обратить внимание на безопасность по 115-ФЗ

Если не соблюдать правила, то расчетный счет организации могут заблокировать навсегда. Очень кратко: размер налоговой нагрузки должен превышать 1% от оборота, компания должна находиться по юридическому адресу и никаких запутанных операций. Подробности здесь.

При составлении бухгалтерской отчетности сверять данные за прошлый период

То, что заполнила программа нужно сверить с тем, что было уже сдано в прошлом году

Внутренний аудит готов, мои дорогие друзья!

Аудит и доработка бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio

Многие организации, которые внедрили систему Business Studio, уже разработали собственные электронные бизнес-архитектуры с большим объёмом информации.

Под бизнес-архитектурой в рамках данной статьи будем подразумевать комплексную модель бизнеса (организации), которая включает в себя: стратегические карты, цели и показатели KPI, модели бизнес-процессов, регламентирующую документацию (регламенты бизнес-процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции и др.

), организационную структуру, системную архитектуру, портфели проектов и многое другое. Дальше необходимо провести аудит и анализ разработанной бизнес-архитектуры, чтобы правильно спланировать и продолжить её актуализацию, доработку и оптимизацию.

Под аудитом в рамках данной статьи подразумевается проверка бизнес-архитектуры на соответствие правилам и методикам бизнес-моделирования, которые применяются в системе Business Studio, а также различным отраслевым стандартам, требованиям и общепринятым практикам. В основе правил и методик бизнес-моделирования лежат два фундаментальных подхода: процессный и системный подход. Подробная методологическая информация приведена в официальной документации Business Studio и книгах [4], [5].

Проведение аудита позволит ответить на следующие вопросы

• В правильном ли направлении ведётся разработка бизнес-архитектуры организации;
• Какие в бизнес-архитектуре есть неточности, ошибки и слабые стороны;
• Какие в бизнес-архитектуре есть несоответствия действующим методикам, правилам и стандартам;
• Как лучше и эффективней установить взаимосвязи между различными объектами в бизнес-архитектуре;
• Как дальше развивать, дорабатывать и оптимизировать бизнес-архитектуру;
• Как повысить эффективность работы бизнес-аналитиков, методологов и технологов;
• Как обеспечить применение (реализацию) бизнес-архитектуры (графических моделей, регламентов и других материалов) на практике всеми сотрудниками организации.

Как проводить аудит

Аудит бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio рекомендуется проводить примерно через 6–8 месяцев после начала её разработки, и дальше с интервалом примерно 1 год в зависимости от объёма наполнения информацией и специфики работы организации (см. Рис. 1).

При выборе аудитора (специалиста, кто будет проверять бизнес-архитектуру) возможно 3 варианта.

• Сотрудники организации, кто обладает техническими и методологическими знаниями по Business Studio, но не принимал участие в разработке бизнес-архитектуры (принцип независимости). Таких сотрудников найти на практике бывает довольно сложно, поэтому обычно применяются следующие два варианта.
• Сотрудники организации, кто принимал участие в разработке бизнес-архитектуры и обладает всеми необходимыми знаниями. В таком случае это называется не аудит, а самооценка. Это тоже полезная процедура, но качество и достоверность информации будет ниже, чем при аудите.
• Внешний специалист, который обладает отраслевыми знаниями по бизнес-архитектуре, техническими и методологическими знаниями по Business Studio. Это наиболее эффективный вариант, т. к. внешний специалист может дать высококвалифицированную независимую оценку и рекомендации, а также рассказать про успешные практики других организаций из данной отрасли.

Для проведения аудита бизнес-архитектуры в организации среднего размера необходимо:

• Один аудитор;
• Рабочая группа из сотрудников организации (2–3 человека), принимавших наибольшее участие в разработке бизнес-архитектуры или руководил этой работой;
• Полный доступ к бизнес-архитектуре в системе Business Studio в течение 2 рабочих дней.

Аудитор совместно с рабочей группой детально просматривает бизнес-архитектуру по чек-листу (см. Табл. 1).

В данном чек-листе по каждому требованию (компоненту) указывается степень его проработки, комментарии и рекомендации.

На основе выявленных несоответствий (заполненного чек-листа) разрабатывается план по дальнейшей доработке и оптимизации бизнес-архитектуры организации с чётким закреплением задач, сроков и исполнителей.

Рис. 1. Аудит и доработка бизнес-архитектуры организации

№  Задача / требование / компонент бизнес-архитектуры

1	Настройки для всех пользователей в Business Studio (проверить, дополнить)
2	Дерево бизнес-процессов: полнота, непротиворечивость. Дополнить Владельцы бизнес-процессов на всех уровнях (проверить, назначить)
3	Организационная структура (дерево): полнота, корректность записей Организационная структура (графические модели): наличие сформированных, корректность. Дополнить Карточки (параметры) должностей и подразделений Автоматическая генерация должностных инструкций, положений о подразделениях Использование РолейСвязи должностей со справочником «Физические лица»
4	Библиотека документов (объекты деятельности): полнота, корректность заполнения Карточки (параметры) документов, привязка файлов
5	Графические модели бизнес-процессов: корректность и соответствие выбранной нотации. Доработка Карточки (параметры) бизнес-процессов: требования к срокам, комментарии (инструкции), привязка нормативных документов, показатели KPI Статусы бизнес-процессов Разработка новых моделей бизнес-процессов (по результатам диагностики) Автоматическая генерация регламентов бизнес-процессов
6	Системная архитектура (программные продукты): полнота, корректность заполнения. Дополнить Карточки (параметры) программных продуктовПривязка программных продуктов к бизнес-процессам, настройка генерации технических заданий на автоматизацию бизнес-процессов
7	Дополнительные справочники (ТМЦ, базы данных, направления деятельности — дерево продуктов и услуг, проекты, СМК): проверить, дополнить
8	Стратегические цели и стратегические карты BSC: корректность заполнения. Дополнить, разработать (при необходимости)
9	Показатели KPI: полнота, корректность заполнения параметров и значений. Дополнить, разработать (при необходимости) Связи показателей с бизнес-процессами, должностями и стратегическими целями Настройка импорта значений показателей KPI в. Business Studio из других систем
10	Настройки по администрированию Business Studio Проведение обслуживания базы данныхНастройка и доработка шаблонов отчётов (регламентов)
11	HTML-публикация и Business Studio Portal (электронная база знаний организации): настройка содержания, генерация, проверка корректности
12	Дополнительные модули Business Studio. Проверка, настройка параметров и функционала: Система управления операционными рисками [2]; Многофункциональное дополнение (add-on) [3]; Функционально-стоимостной анализ (ФСА) и имитационное моделирование; и другие.

Табл. 1. Чек-лист для аудита бизнес-архитектуры организации, разработанной в системе Business Studio

Примеры результатов аудита

Автор в течение 10 лет проводил аудиты бизнес-архитектур в системе Business Studio разных банков и финансовых организаций. Рассмотрим самые распространённые типовые несоответствия, слабые стороны и ошибки, которые выявлялись в результате аудитов.

Методологические несоответствия

• Нарушение правил выбранной нотации на графических моделях бизнес-процессов. Подробное описание всех нотаций с примерами приведено в официальной документации Business Studio, а также в книгах [4] и [5]. Для моделей в некоторых нотациях в Business Studio есть возможность автоматической проверки правильности построения. По опыту реализованных автором проектов в средних финансовых организациях разрабатывается примерно 1000 графических моделей бизнес-процессов нижнего уровня (в формате А4 и нотациях EPC, BPMN, Cross Functional Flow Chart). В крупных организациях разрабатывается более 1500 моделей.
• Несоответствие других графических моделей (стратегические карты, диаграммы Исикавы) установленным в Business Studio методикам и правилам.
• Не заполнены свойства (карточки) большого количества объектов в разных справочниках. В первую очередь необходимо заполнить карточки бизнес-процессов, должностей и ролей. Это особенно важно для автоматического формирования качественной и полноценной регламентирующей документации: регламенты бизнес-процессов, положения о подразделениях, должностные инструкции.
• Структуры (иерархии) объектов в некоторых справочниках являются несистемным (нелогичными), полностью не детализированы, содержат дублирующиеся части и противоречия. Примеры, как наиболее качественно и эффективно структурировать объекты в справочниках приведены в «Комплексной типовой бизнес-модели банка (финансовой организации)» [1].

Отраслевые (практические) несоответствия

• Несоответствие компонентов и материалов бизнес-архитектуры требованиям регулирующих органов и законодательства;
• Несоответствие бизнес-архитектуры общепринятой практике работы в отрасли. Например, устаревшие бизнес-процессы или элементы системной архитектуры.

Технические несоответствия

• Не проводилась процедура «обслуживание базы данных» в Business Studio. Рекомендуется её выполнять несколько раз в месяц в зависимости от интенсивности наполнения бизнес-архитектуры;
• Не корректно или не полностью назначены права доступа пользователей и ролей к справочникам (классам) и объектам в Business Studio;
• Различные неточности и ошибки при самостоятельной разработке новых шаблонов отчётов и фильтров в Business Studio, а также конфигураций базы данных в модуле MetaEdit;
• Не полностью или некорректно заполненные настройки для всех пользователей базы данных Business Studio и настройки по формированию Портала (Portal).

Доработка и оптимизация бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio

Доработка выполняется двумя способами по тем компонентам, по которым выявлены несоответствия.

1. Доработка справочников, свойств объектов и графических моделей

У каждого справочника рекомендуется назначить ответственных за доработку и актуализацию, например, на основе Таблицы 2. Эти сотрудники должны быть профессионально обучены работе в системе Business Studio.

Справочник Подразделение (ответственные)

Бизнес-процессы (единое дерево, реестр)	Управление бизнес-процессов / методологии
Организационная структура (субъекты)	Служба персонала
Системная архитектура (программные продукты)	Управление информационных технологий
Библиотека документов (объекты деятельности)	Управление методологии или управление документооборота (делопроизводства)
Стратегические цели, стратегические карты	Управление организационного / стратегического развития
Проекты	Проектный офис
Направления деятельности (дерево продуктов и услуг)	Управление маркетинга и продуктов
Операционные риски	Служба операционных рисков

Табл. 2. Ответственные за наполнение и актуализацию справочников в системе Business Studio

2. Техническая доработка бизнес-архитектуры

Включает в себя разработку новых справочников (классов), связей, параметров (свойств), шаблонов отчётов под потребности и задачи организации. На основе запросов и пожеланий пользователей автор в течение многих лет ведёт разработку и развитие двух дополнительных модулей для Business Studio.

• Система управления операционными рисками [2];
• Многофункциональное дополнение (add-on) [3].

В этих модулях собран функционал, который позволяет решать самые распространённые и востребованные на сегодняшний день задачи.

Например, планирование, идентификация, ранжирование, учёт и контроль операционных рисков, реализация предупреждающиех и корректирующихе действияй, управление полномочиями сотрудников, ведение глоссария для бизнес-процессов, формирование маркетинговыхе функции и отчётов, проведение SWOT-анализа и многое другое.

Заключение

В данной статье мы рассмотрели основные правила и примеры аудита бизнес-архитектуры организации в системе Business Studio. Данную процедуру рекомендуется проводить на систематической основе. Это позволит сэкономить время и ресурсы, избежать ошибок, внедрить в работу успешные практики и передовой опыт.

По мнению ведущих экспертов в настоящее время конкуренция в области продуктов и услуг сменяется на конкуренцию моделей управления и бизнеса в целом. Именно те организации, которые разработали эффективные бизнес-архитектуры и постоянно их улучшают, получают максимальные конкурентные преимущества и стабильное развитие.

Источники информации:

[1] Комплексная типовая бизнес-модель банка (финансовой организации). Электронный ресурс. [2] Система управления операционными рисками [3] Многофункциональное дополнение (add-on) для Business Studio [4] Р. А. Исаев. Банк 3.0: стратегии, бизнес-процессы, инновации. — М.: Инфра-М, 2017. [5] Р. А. Исаев. Банковский менеджмент и бизнес-инжиниринг (2-е издание). — М.: Инфра-М, 2015.

Январь 2017г.

Аудит и оптимизация бизнес-процессов — Раздолье

Аудит и оптимизация бизнес-процессов

Структура работ по оптимизации бизнес-процессов:

• Аудит бизнес-процессов
• Оптимизация бизнес–процессов и повышение их эффективности

Аудит бизнес-процессов – анализ ключевых показателей эффективности процессов. Основная задача аудита бизнес-процессов – выявить причины неэффективности работы компании.

Основным показателем эффективности работы компании является быстрая реакция на запросы и изменения рынка с оптимальным использованием имеющихся у нее ресурсов. С течением времени эффективность может снижаться:

• Появляются лишние действия и процедуры, действующие процедуры устаревают и теряют актуальность
• Подразделения начинают дублировать работу друг друга
• Руководство компании не имеет возможности анализировать информацию, необходимую для оценки имеющихся ресурсов и оптимальности их использования

Следствием снижения эффективности работы бизнес-процессов могут стать:

• Раздувание штата и увеличение затрат на персонал
• Расширение номенклатуры, появление убыточных, невостребованных, низкооборачиваемых позиций
• Неконтролируемое увеличение складских запасов
• Замораживание денежных средств в запасах
• Отвал доходных и перспективных клиентов, затраты усилий на клиентов, не приносящих компании доход
• Увеличение дебиторской задолженности и работ, не учтенных в сумме договора
• другие проблемы

Оптимизация бизнес-процессов направлена на решение проблемных ситуаций, выявленных в ходе аудита. Оптимизация бизнес-процессов позволяет:

• повысить эффективность выполнения бизнес-процессов
• оптимизировать издержки
• разработать процедуры регулярного мониторинга выполнения бизнес-процессов
• оценить результативность бизнес-процессов

В результате аудита, оптимизации и внедрения изменений бизнес-процессов в работе компании наблюдаются следующие качественные изменения:

• Повышение скорости выполнения бизнес–процессов и снижение издержек, связанных с их выполнением за счет устранения дублирований, лишних операций
• Повышение качества результатов, предоставляемых компанией за счет закрепления ответственности за результат и скоординированного взаимодействия всех подразделений
• Повышение прозрачности деятельности компании для ее руководства за счет четкого разграничения ответственности, усиление контроля, снижение потерь, связанных с отсутствием или недостаточностью контроля
• Снижение общих издержек компании, связанных с неэффективными решениями, процедурами планирования и отсутствием согласованности взаимодействия в рамках бизнес–процессов и между процессами

Компания «раздолье» предлагает нашим клиентам провести оптимизацию бизнес-процессов

• Это может быть сделано как в рамках самостоятельного проекта, так и в рамках проекта внедрения новой информационной системы на предприятии. 
• Важно отметить, что если оптимизация процессов предшествует внедрению ERP-системы, это позволяет предприятию получить значительно бОльший эффект, чем при автоматизации бизнес-процессов «как есть». 
• Это связано с тем, что большинство наших клиентов инициируют автоматизацию в том числе с целью улучшить работу предприятия, а достичь этого только за счет внедрения программы не всегда получается. 
• Таким образом, наиболее разумным вариантом внедрения ERP-системы является последовательная реализация проекта оптимизации бизнес-процессов с выходом на автоматизацию.

Внутренний аудит на предприятии. Проведение, организация

Внутренний аудит применяется в большинстве крупных компаний. Он нужен для предотвращения появления существенных недочетов. Проводится в соответствии с заданным алгоритмом.

Как организовать проведение внутреннего кадрового аудита и оформить итоги в организации?

Что собой представляет внутренний аудит

Внутренний аудит представляет собой проверку деятельности компании, которая проводится в интересах собственника. Процедура осуществляется на основании регламента, составленного самой фирмой. В процессе проверяются документы, проводится опрос сотрудников.

Вопрос: В чем основные отличия функционала службы внутреннего контроля и службы внутреннего аудита?
Посмотреть ответ

Основные задачи

Рассмотрим задачи внутреннего аудита фирмы:

• Организация эффективной финансово-хозяйственной деятельности.
• Налаживание продуктивного взаимодействия с контрагентами.
• Предупреждение появления существенных нарушений.
• Снижение количества убытков.
• Обеспечение соответствия деятельности закону.
• Проверка достоверности информации, изложенной в документах.

Внутренний аудит нужен, прежде всего, руководителю компании. Результаты проверки помогут оптимизировать производство.

Вопрос: В каком случае целесообразно принятие решения о вынесении функции внутреннего аудита на аутсорсинг?
Посмотреть ответ

Законодательная база

Работа специалистов, осуществляющих внутренний аудит, должна соответствовать международным (МСВА) и отечественным стандартам. Она регламентируется ФЗ №307 «О деятельности аудитора». Кроме того, проверка не должна противоречить этим нормам:

• ФЗ №115 «О противодействии отмыванию преступных доходов» от 7 августа 2001 года.
• ФЗ №273 «О противодействии коррупции» от 25 декабря 2008 года.

Стандарты внутреннего аудита должны также содержаться во внутренних документах компании.

Что проверяется в процессе внутреннего аудита

Проведение внутреннего аудита предполагает комплексный подход. То есть осуществляется проверка всех аспектов деятельности предприятия. В частности, это:

• Ведение учета ОС, нематериальных активов, кассовых операций, финансовых итогов, капитала и прочего.
• Операции по валютным, расчетным и прочим счетам, расчетам с контрагентами, страховыми компаниями.
• Состояние ОС, документальное оформление средств, правильность начисления амортизации, исполнение плана ремонтных работ.

Аудитор также должен удостовериться в информационной безопасности. Проверяется обработка информации в компании, действующая информационная система, наличие коммерческих тайн. Специалист проводит аудит системы защиты сведений.

Разновидности внутреннего аудита

Существуют различные виды внутреннего аудита. Проверка подразделяется на типы в зависимости от задач, поставленных перед аудитором. Существуют следующие его разновидности:

• Проверка системы управления.
• Организационно-технический контроль.
• Контрольный аудит основных направлений деятельности.
• Проверка на соответствие работы внутренним и законодательным нормам.
• Установление целесообразности деятельности должностных лиц.

Все рассматриваемые разновидности аудита обязательными не являются. Проводятся они по инициативе руководителя.

Документальное сопровождение аудита

В рамках проверки нужно обязательно составить ряд документов. В обратном случае аудит не будет правомерным.

Издание приказа об аудите

Проверка осуществляется на основании приказа руководителя. Этот документ устанавливает следующие аспекты работы:

• Даты проведения проверки.
• Сотрудники, которые будут заниматься аудитом.
• Условия для проведения внутреннего аудита.
• Контроль над работой аудитора.

В приказе должны содержаться четкие указания относительно начала аудита.

Чек-лист

В рамках аудита проводится контроль множества сфер. Выполняется много операций, последовательность которых нужно соблюдать. Для соблюдения алгоритма рекомендуется составлять чек-лист.

Он включает в себя список контрольных вопросов. Не существует законов, регламентирующих составление этого документа. Чек-лист заполняется в соответствии с пожеланиями руководителя.

Он позволяет решить эти задачи:

• Правильное планирование контрольного мероприятия, соответствующее закону.
• Исполнение промежуточного и выборочного контроля деятельности аудитора.
• Осуществление всех основных этапов процедуры.
• Облегчение работы аудитора.
• Возможность проведения комплексной и целостной процедуры.

Составлять чек-лист можно на основании положений ФЗ №307 «Об аудиторской деятельности» от 30 декабря 2008 года.

Этапы проведения внутреннего аудита

Внутренний аудит можно подразделить на три этапа:

1. Подготовка. Включает в себя издание приказа, составление чек-листа.
2. Рабочий. В рамках его проводится проверка документации на предмет соответствия нормам закона, опросы сотрудников и руководящего состава.
3. Итоговый. Составляется заключение, в котором прописываются результаты процедуры.

Каждый из этих этапов имеет свое значение. К примеру, если не будет проведена адекватная подготовка, процедура в дальнейшем станет не такой эффективной.

Инструменты внутреннего аудита

Составляющие внутренней проверки зависят от нужд компании. К примеру, это могут быть следующие инструменты:

• Проверка правильности составления смет, проектов и планов.
• Анализ имеющихся заказов на поставку сырья.
• Проверка исполнения договоров поставки.
• Установление фактического списания материалов в производство.
• Установление правильности расчетов, проверка отражения их итогов в учете себестоимости товаров.
• Проверка счетов-фактур.
• Проверка правомерности начисления амортизации.
• Исполнение контроля за движением средств.
• Своевременное отражение в бухучете всех хозяйственных операций.
• Установление правильности расчетов с контрагентами.

Этот перечень может быть дополнен. Характер дополнений определяется спецификой деятельности компаний.

Аудиторы в ходе своей работы используют самые различные инструменты. К примеру, если проверяются счета-фактуры, актуален следующий порядок контроля:

• Установление верности ведения книги продаж и покупок.
• Анализ счетов-фактур на предмет наличия пропущенных номеров.
• Контроль над внесением всех проводок в Главную книгу.
• Проверка верности счетов покупателей.
• Сверка сведений аналитического и синтетического учета.
• Сверка дат выполняемых операций с датами, указанными в счетах-фактурах.

Проверка движения материальных ценностей проводится посредством инвентаризации. К этой процедуре нужно подготовиться. Подготовка включает в себя эти этапы:

• Составление списка материалов, которые подлежат инвентаризации.
• Формирование инвентаризационной комиссии.
• Получение расписки о том, что все документы, касающиеся МПЗ, находятся в бухгалтерии.

Анализ верности начисления амортизации выполняется на основании документов. В перечень бумаг, подлежащих аудиту, входят инвентарные карточки. Аудитор также может проводить перерасчет.

Результаты внутреннего аудита

Результаты аудита фиксируются в отчете. В нем прописывается эта информация:

• Перечень проверенных документов и областей деятельности.
• Выявленные недочеты.
• Рекомендации по исправлению недочетов.
• Лицо, которое проводило аудит.

Отчеты об аудите должны быть сохранены. Они могут сравниваться между собой для того, чтобы проанализировать динамику деятельности компании. На основании отчетов производится работа по исправлению обнаруженных недочетов.

К СВЕДЕНИЮ! Не каждый сотрудник может участвовать в аудите. Желательно, чтобы у специалиста было соответствующее образование. Получить все необходимые знания можно на специализированных курсах.

Что нужно знать бизнесу о внутреннем аудите

Разберемся, что такое внутренний аудит, для кого он обязателен по закону, а кому будет полезно внедрить его добровольно. Уточним суть методики и виды исследований, а также покажем, как применять аудит на практике.

Что такое внутренний аудит компании

Определений у термина «аудит» несколько. Например, можно использовать трактовку из Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ. Здесь под аудитом понимают независимую проверку бухгалтерской и финансовой отчетности для уточнения ее достоверности.

В профессиональной среде допустимо упрощенное определение — это форма контроля работы бизнеса. Процедура настраивается таким образом, что собственник или руководитель может определить эффективность работы конкретных подразделений, оценить риски и заранее узнать о возможных проблемах в деятельности компании.

Внутренний аудит делят на добровольный и обязательный.

Кто обязательно должен проводить внутренний аудит

В ст. 19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ прописана обязанность любого экономического субъекта организовать и проводить внутренний контроль. Процедуру самостоятельной проверки хозяйственной деятельности компания обязана регламентировать сама.

Так как формулировки обтекаемы и не содержат конкретики, бизнес обычно исполняет эту обязанность «на бумаге». Проще говоря, компании прописывают эту функцию в должностных обязанностях штатного сотрудника, например, гендиректора, а затем игнорируют — требований к внутреннему контролю закон не устанавливает, ответственности за нарушение тоже нет.

Но в этой же статье есть уточнение: если компания находится в перечне экономических субъектов, которые должны проводить обязательный аудит, то руководитель такого бизнеса обязан организовать и проводить внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской и финансовой отчетности. Такой процесс условно называют в том числе не просто аудитом или контролем, но и внутренним аудитом, хотя для его проведения нередко привлекают независимых подрядчиков.

Обязательный аудит — это проверка достоверности бухгалтерской отчетности. Обязательный аудит поможет найти и исправить проблемы в отчетности еще до отправки ее в госорганы. Еще такой процесс может выявить возможные экономические резервы — вы увидите, где компания может оптимизировать финансовые потоки.

Большинство организаций, которые должны проводить обязательный аудит, перечислены в ст. 5 Федерального закона от 30.12.2008 № 307-ФЗ. В основном это компании, попадающие под один из двух критериев: или объем выручки от продажи продукции превышает 800 млн руб., или сумма активов бухгалтерского баланса по состоянию на конец года превышает 400 млн руб.

Но есть и другие компании: обязанности проводить аудит устанавливаются ключевыми нормативными документами, регулирующими отрасль. Например, по п. 5 ст. 67.1 ГК РФ это акционерные общества, по Федеральному закону от 18.07.

2009 № 190-ФЗ — кредитные потребительские кооперативы, по Федеральному закону от 12.01.96 № 7-ФЗ— некоммерческие организации, выполняющие функции иностранного агента. Можно посмотреть справочную информацию с полным списком.

Остальные компании могут проводить внутренний аудит в добровольном порядке.

Федеральным законом от 29.12.

2020 № 476-ФЗ предусмотрено, что бухотчетность экономического субъекта может подлежать обязательному аудиту при наличии любого основания, предусмотренного законодательством, даже если такой субъект не включен в Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» в число тех, кто обязан проводить аудит. Например, субъект малого предпринимательства, созданный как АО, обязан проводить аудит.

Нужен ли внутренний аудит ИП

Обязательный аудит, судя по определению из ст.19 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, предполагает изучение бухгалтерской документации. Согласно п. 1 ч. 2 ст. 6 402-ФЗ, ИП вместо бухучета ведут учет доходов или доходов и расходов. Одним словом, вместо бухучета они ведут налоговый учет.

Более того, существуют разъяснения Минфина, в которых прямо указано, что ИП освобождены от обязанности сдавать бухгалтерскую отчетность (Письмо Минфина РФ от 20.03.2018 № 03-11-11/17116).

Соответственно, нет бухгалтерии — нет и обязательного аудита.

При этом ИП не запрещено обращаться к независимым подрядчикам за проведением внутреннего аудита. Заключение экспертов бизнесмен может изучать и анализировать самостоятельно, чтобы улучшить свою финансовую деятельность. В этом случае аудиторы будут исследователь не бухгалтерскую документацию, а экономические процессы ИП.

Ответственность для тех, кто обязательно должен проводить аудит

За непредоставление аудиторского заключения установлена ответственность. На основании ст. 15.11 КоАП РФ должностное лицо за это может быть оштрафовано на 5 000 — 10 000 руб. Повторное нарушение — 10 000 — 20 000 руб. или дисквалификация на срок до двух лет.

Кто может проводить обязательный аудит

Обязательный аудит регламентируется государством — его могут проводить только аудиторские организации или частные аудиторы, у которых есть квалификационные аттестат. Еще одно требование — членство в СРО аудиторов.

Выбирать аудитора организация может самостоятельно, так же как и договариваться о стоимости услуг и других нюансах работы.

Есть исключение — компании, ценные бумаги которых допущены к организованным торгам, страховые организации, негосударственные пенсионные фонды и бизнес, в уставных капиталах которого доля госсобственности превышает 25 %. Они могут привлекать к обязательным аудитам только аудиторские организации. Услугами частных специалистов пользоваться нельзя.

Результат обязательного аудита

После исследования руководитель компании или ответственное лицо по доверенности получает аудиторское заключение. В нем должны быть:

• данные об аудиторской компании или ИП, ФИО аудитора, ИНН, ОГРН;
• название, ИНН, ОГРН вашего бизнеса;
• перечень бухгалтерской отчетности с датами составления, которая изучалась аудитором;
• мнение аудитора о достоверности отчетности;
• обстоятельства, которые могут оказать влияние на достоверность отчетности.

Обратите внимание: если аудитор выявит нарушения, он должен сообщить о них руководству компании и получить в ответ согласование сроков устранения этих проблем.

Если аудитор заподозрит компанию в отмывании денег или других нелегальных схемах, он должен сообщить об этом в налоговую службу. ФНС имеет право требовать у аудитора информацию, которую он получил во время проверки.

Что делать с аудиторским заключением

В инструкциях до 2020 года было указано передавать аудиторские заключения в Росстат. С 1 января 2020 года годовую бухгалтерскую отчетность вместе с аудиторским заключением нужно передавать в ФНС, через государственный информационный ресурс.

Обязательный экземпляр отчетности нужно сдавать не позднее трех месяцев после окончания отчетного периода. Аудиторское заключение представляется в виде электронного документа вместе с отчетностью. Или вы можете передать заключение в течение 10 рабочих дней после формирования этого документа, но не позднее 31 декабря года, следующего за отчетным годом.

Все форматы представления есть в Приказе ФНС РФ от 13.11.2019 № ММВ-7-1/570@.

Кроме налоговой заключение нужно передать в Единый федеральный ресурс сведений о фактах деятельности юридических лиц — еще его называют Федресурсом.

Какие еще бывают аудиты

Внутренний обязательный аудит предполагает подробное изучение бухгалтерской отчетности компании. Если же аудит добровольный, то исследователи могут затрагивать и другие документы и процессы бизнеса. Например, существуют такие виды аудита: 

• Финансовый — изучение бухгалтерии и отдела финансового планирования компании. Проверка достоверности отчетности и реалистичности прогнозов и планов компании.
• Операционный — изучение бизнес-процессов, проверка эффективности отделов, поиск возможной оптимизации и улучшения.
• Правовой — аудит процессов и деятельности компании с точки зрения соблюдения законов. Аудиторы выясняют, все ли действия компании соответствуют нормативным актам. Результат такого аудита — выяснение, какие нарушения есть на предприятии, что нужно устранить и исправить до прихода проверяющих органов.
• Налоговый аудит — добровольное исследование налоговых схем компании. Аудиторы изучают потоки и планы бюджетных отчислений и выясняют потенциальные претензии со стороны налоговой инспекции.
• Пожарный аудит — проверка деятельности компании с точки зрения соблюдения требований пожарной безопасности.
• Экологический аудит — исследователи выясняют, не превышают ли выбросы на производстве экологические нормы.

Как проводят аудит

Добровольный внутренний аудит руководитель может организовать самостоятельно — нужно выделить штатное место или найти подрядчика. Следите, чтобы у специалиста было профильное образование, или направьте своего штатного сотрудника на курсы.

Для добровольного аудита универсального плана действий нет. Но можно воспользоваться инструментами из обязательного аудита:

• проверить правильность составления смет;
• выяснить, оформлены ли договоры с соблюдением законодательства;
• сверить данные по фактическому списанию материалов — как в производство, так и в утилизацию;
• проанализировать правильность расчетов, изучить схемы и методики учета себестоимости товаров;
• проверить счета-фактуры;
• выяснить, верно ли считается амортизация;
• проконтролировать движения денежных средств;
• выяснить, соблюдается ли порядок обращения наличных;
• проверить, верно ли ведется книга продаж и покупок, нет ли проблем с проводками;
• сверить сведения из журналов учета и фактическими движениями материалов и продукции;
• сформировать списки и схемы инвентаризации;
• проверить полноту ведения архива документации.

Это не полный список — конкретные пункты зависят от того, что вы хотите выяснить в результате аудита.

Кратко о том, что такое внутренний аудит и кому он нужен

• Внутренний аудит предполагает исследование документов и процессов в бизнесе на предмет их законности. Есть добровольный аудит — его заказывают, чтобы узнать о возможных нарушениях еще до взаимодействия с госорганами. И есть обязательный аудит — это форма контроля достоверности бухгалтерской отчетности, его обязаны делать некоторые организации по закону.
• Если ваш бизнес обязан делать аудит, то его нужно заказывать только у сертифицированных специалистов или компаний, а в если в доле компании больше 25 % государственной собственности, то только у специальных организаций.
• Аудиторской заключение нужно передать в налоговую и на Федресурс.
• Если закон не требует у вас обязательный аудит, вы можете провести его добровольно. Причем можно как заказать аналогичное обязательному исследование бухгалтерской отчетности, так и обратиться к экспертам за другими исследованиями. Например, выяснить, нет ли у компании потенциальных проблем с пожарной и экологической безопасностью. В такой ситуации вы можете обратиться в любую, не только имеющую членство в СРО, компанию.