Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве

Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве

Большую часть жизни современный человек проводит на работе, поэтому вопросы простора, чистоты и организованности рабочего места сегодня очень актуальны. Дело в том, что бардак не только снижает общую продуктивность сотрудника, но и заставляет его постоянно терять время на поиски нужных предметов и документов.

  • Как организовать рабочее пространство: уборка
  • Как организовать эффективное рабочее место?
  • Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность
  • Как должно быть организовано рабочее место?
  • Как правильно организовать рабочее пространство: правила
  • Как организовать рабочее место дома?
  • Сделать свою работу более эффективной и повысить концентрацию, чтобы успевать больше, поможет грамотная систематизация вещей, находящихся на рабочем столе.

Как организовать рабочее пространство: уборка

Любая перестановка должна начинаться с генеральной уборки. Чистый стол – это не только вопрос гигиены, но и просторное поле для творчества.

Тщательно протереть рабочие поверхности будет проще, если все вещи с них на время убрать. И хотя кажется, что это долгий процесс, на самом деле переставлять и перетирать все предметы рабочего стола по одному будет гораздо дольше.

Уделите процессу уборки достаточно времени: используйте специальные моющие средства, отполируйте царапины, ответственно отнеситесь к устранению засохших пятен, обработайте поверхности полиролью. Вы удивитесь, насколько преобразится рабочее место, попутно повысив и вашу продуктивность.

Далее необходимо избавиться от бесполезных вещей. Разбейте все предметы со своего стола на два «лагеря»: нужные и ненужные. В процессе может обнаружиться, что большую часть вашего рабочего пространства занимают позапрошлогодние календари, устаревшие бумаги и прочие вещи, захламляющие стол. Весь этот мусор нужно выкинуть.

Если рядом с вами всегда стоял какой-то памятный предмет, например, фотография, ее убирать необязательно. Хотя можно заменить новой, «освежив» тем самым пространство.

Если в процессе уборки обнаружились вещи, которые в ежедневной работе не используются, но выкинуть их нельзя, то просто аккуратно сложите их в контейнер и переместите в шкаф. Таким образом вы и место освободите, и важные для себя предметы сохраните.

Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве

Как организовать эффективное рабочее место?

Хорошо организованное рабочее место – это всегда упорядоченное пространство. Попробуйте изменить привычное расположение вещей на столе.

Вы можете разместить их «зеркально» старой расстановке или изначально продумать, как лично вам будет удобнее использовать предметы на рабочей поверхности. Так вы внесете эффект новизны в обыденный, привычный глазу вид.

Вполне вероятно, что обновленное таким образом пространство вдохновит вас на более продуктивную деятельность.

Чтобы понять, в каком конкретно порядке расставить вещи, подключите интуицию.

У каждого человека свое понимание комфорта, поэтому важно определить, как именно вам будет удобнее всего расположиться: сядьте за стол, закройте глаза и подумайте, в какой части своего рабочего пространства вы бы подсознательно искали тот или иной предмет. А затем просто разместите вещи соответственно вашему представлению об их оптимальном местоположении.

Еще один совет касается канцелярских принадлежностей. Запаситесь бумагой, карандашами, скрепками и прочими вспомогательными вещами впрок.

Однако и здесь есть свой лайфхак: будучи постоянными незаметными спутниками рабочего процесса, некоторые канцелярские «штучки» могут также разбавить однообразие и монотонность вашей ежедневной деятельности.

Для этого стоит купить не белые, а цветные стикеры или красивую необычную ручку. Такие мелочи создают комфортную для человека обстановку.

Рабочий стол – это не только чистое и упорядоченное пространство, предназначенное для компьютера и канцелярии.

Это место, где сотрудник проводит значительную часть своего времени, поэтому тут всегда есть место любимому, греющему душу предмету.

Фотография в яркой рамке, небольшое кашпо, сувенирная статуэтка, смешная чашка – уместно все, что сможет порадовать вас. Главное, не переборщить с количеством.

Как организовать рабочее место в офисе: систематизация и эффективность

Расположив предметы на рабочем столе, задумайтесь, как можно сгруппировать их так, чтобы освободить больше места:

  • Ручки, карандаши и прочие пишущие предметы соберите в специальную подставку;
  • Все электронные девайсы расположите рядом с компьютером;
  • Скрепки, файлы, степлер и прочее храните около принтера.

Сохраняя строгий порядок, вы сможете находить вещи интуитивно, а значит освободите время для решения более важных вопросов.

Второстепенные, но все-таки используемые предметы рекомендуем распределить по ящикам рабочего стола. Для мелких принадлежностей лучше всего купить лоток, который по габаритам подойдет к вашим выдвижным ящикам. Место для каждой вещи выбирайте в зависимости от частоты применения: те, что необходимы каждый день, размещаются в верхних ящиках, остальные – в нижних.

Все неиспользуемые предметы, которые по каким-то причинам нельзя выкинуть, стоит сложить в шкаф. Если такой возможности нет, то от захламленности вас избавят специальные большие пластиковые контейнеры. Хранить их можно как возле рабочего стола, так и под ним.

Старые бумаги рассортируйте по папкам и уберите в картотеку. Для документов, используемых ежедневно, приобретите лотки. Чаще всего они многоступенчатые, что позволяет, не смешивая, хранить разные бумаги в одном месте.

Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве

Как должно быть организовано рабочее место?

Систематизировав таким образом свое рабочее пространство, вы сможете меньше времени тратить на поиск нужных вещей, освободив его либо для решения важных рабочих вопросов, либо для отдыха.

Однако, если не приучить себя поддерживать порядок на столе, через пару дней рабочее место опять захламится. Важно запомнить, что у каждой вещи есть свое место, куда и стоит ее возвращать после использования. Само собой, выработка стойкой привычки может занять некоторое время, но результат того стоит.

Как правильно организовать рабочее пространство: правила

Еще несколько советов, которые помогут правильно организовать рабочее место, навести идеальный порядок и повысить вашу эффективность:

  • Продумайте систему хранения документов. Если это папки, то они должны быть подписаны и пронумерованы;
  • Не забудьте о мусорном ведре возле рабочего стола;
  • Не переборщите с личными вещами. Они отвлекают от рабочего процесса и снижают продуктивность;
  • Приобретите ящики для хранения ненужных предметов и бумаг;
  • Не пренебрегайте удобством стула. Он обязательно должен быть оснащен спинкой.

Как организовать рабочее место дома?

Работать дома с одной стороны очень комфортно, а с другой – сильно расслабляет. У фрилансеров и людей, трудящихся в формате «home office» часто возникают проблемы с самоорганизацией. Никто не контролирует время начала и конца работы, не отслеживает количество и продолжительность перекуров, не следит за длительностью обеда и так далее.

Чтобы избежать неприятных моментов, нужно помнить, что домашнее рабочее место по сути ничем не отличается от офисного. Все приемы организации пространства на территории работодателя применимы и для дома.

Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве

Основное правило, неукоснительное соблюдение которого необходимо для продуктивной деятельности в привычном месте, – наличие четкого графика работы и отдыха. Никто не может концентрироваться на одном занятии слишком долго, даже находясь дома, поэтому стоит обозначить время, после которого нужно делать обязательные перерывы. Например, давать себе 15 минут отдыха после каждого часа работы.

Здесь важно, чтобы эти 60 минут действительно тратились на рабочие вопросы, без гаджетов и прочих отвлекающих вещей. Такой формат организации трудовой деятельности поможет вам и продуктивно работать, и успевать по хозяйству (никто не мешает за отведенные на отдых 15 минут пропылесосить или помыть посуду).

Не нашли нужную информацию? Задайте вопрос менеджеру

Как использовать офисные помещения для привлечения дополнительного дохода — блог о коммерческой недвижимости AMO.ru

Источник изображения: МФК «Башня Федерация, Восток»

Ритейл

Это решение наиболее очевидно – в небольшом офисе можно разместить розничную торговую точку. В более выгодном положении окажутся владельцы помещений с отдельным выходом на улицу, но и магазин внутри Бизнес-центра может оказаться востребованным.

В этом случае стоит ориентироваться на пул арендаторов соседних офисов – ведь именно они станут основными клиентами торговой точки.

Ассортиментный ряд подобных точек: продукты, прохладительные напитки и кофе, канцелярские принадлежности, предметы первой необходимости, сувениры, цветы.

«…Всевозможные вендинговые аппараты. Это работает, если в офисе постоянно большой трафик. Сдайте место под кофейный или снековый автоматы, или поставьте свой подобный аппарат, и будет Вам дополнительная прибыль», — рекомендует Алексей Александрович Ковалёв, Директор агентства недвижимости «Гнездо».

Шоу-рум

Высококлассные офисные помещения имеют презентабельную отделку и хорошее освещение.

 Для создания шоу-рума достаточно оснастить помещение зеркалами, вешалами и примерочной кабиной, добавить несколько ярких акцентов, создающих нужную атмосферу.

К очевидным плюсам подобного решения для владельцев шоу-рума является безопасность и пропускной режим в Бизнес-центре: клиенты приходят по предварительной записи, а за сохранность товара можно не беспокоиться.

Клиентские офисы

Что открыть в офисном помещении без особых затрат? Еще один практичный вариант – клиентский офис. Бизнес в этом случае ориентирован на оказание услуг клиентам и не требует больших вложений и специального оборудования:

1. Кадровое или рекрутинговое агентство;2. Туристическое агентство;3. Агентство по подбору домашнего персонала;

4. Агентство по организации праздников.

  • Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве
  • Источник изображения: Бизнес-центр «Японский дом»

«Здесь многое зависит от размеров, планировки и расположения самого офиса, специфики деятельности в нем происходящей. Пример из личного опыта: Сняли офис под пункт выдачи интернет-магазина автозапчастей. Впридачу к основному офису шли 3 кабинета в глубине «основного» зала.

Они были нам не особо нужны, но других вариантов в интересующей нас локации просто не было, сроки поджимали, поэтому пришлось брать. Один кабинет задействовали под свои цели (кабинет-переговорка), а вот два остальных помещения (из которых одно без окна) девать было некуда. Выход — субаренда.

Проблема заключалась в том, что для того, чтоб попасть в эти комнаты (каждая около 15 кв. м) нужно было пройти через наш open-space, который является одновременно и офисом, и складом (что немаловажно, то есть движение «туда-сюда» посторонних людей здесь ни к чему).

Выход очевиден — нужна компания, в которую клиенты ходить не будут, изредка сотрудники. Желающие нашлись быстро – сдали в субаренду двум начинающим IT-компания по 4-5 человек в каждой (Веб-дизайнеры и программисты).

Из наших ограничений — сдвинули на метр стеллажи комплектации заказов и отгородили простеньким барьером, дабы оставить проход сотрудникам субарендаторов. В итоге 70% всей аренды оплачивали за счет субарендаторов», — делится своим опытом Алексей Александрович Ковалёв, Директор агентства недвижимости «Гнездо».

Читайте также:  Как белорусские компании b2b используют Интернет для увеличения экспорта

Коворкинг (сервис-офисы)

Популярность индивидуальных рабочих мест в России стабильно растет. Коворкинг дает возможность работать в комфортной и деловой обстановке за разумную плату, но что еще важнее – именно в то время, когда это удобно человеку.

Организация коворкинга потребует некоторых затрат: как минимум оснащения офиса столами и креслами или стульями, дополнительным местным освещением. Потребуется организовать кухонную зону, либо установить кулер и кофе-машину, а также приобрести принтер, сканер и копир или МФУ.

Штат сотрудников в коворкинге включает администраторов зала и секретарей на ресепшн, выполняющих мелкие поручения, системного администратора, уборщика.

«Несмотря на рыночную тенденцию — уменьшение доли вакантных площадей в качественных бизнес-центрах класса А, связанную с ограниченным вводом новых объектов в этом году -, владельцы ищут новые источники доходов в бизнес-центрах.

Сейчас набирают большую популярность сервис-офисы. У них есть ряд неоспоримых преимуществ – готовое оборудованное офисное пространство для проектных команд, аудиторов, которым требуются временные рабочие места.

Такие помещения занимают немного места и сдаются на небольшой срок, являясь объектом «мелкой розницы».

Более того, арендаторы подобных объектов зачастую прибегают к дополнительным услугам – IT-услугам, ресепшн, консъерж-сервис, аренда переговорных комнат, услуги секретаря, что приносит бизнес-центру дополнительный доход.

Подобный проект был удачно реализован в нашем БЦ класса А «Северная башня», менее чем за 3 месяца нам удалось организовать и  заселить сервисные офисы. Средняя ставка аренды в месяц за сервисный офис у нас превышает 70,000 рублей за квадратный метр в год (allin).

Стоит отметить, что арендаторы сервис-офисов имеют возможность пользоваться полностью всей  инфраструктурой Башни (фитнес-центром, конференц-залом, точками питания и т.д.).  По нашему опыту можем сказать, что не только арендаторы БЦ «Северная Башня», но и внешние крупные корпорации все чаще прибегают к услугам сервис-офисов», сообщает  Михаил Миронов, Коммерческий директор «Р7 Групп»

Организация семинаров, мероприятий и мастер-классов

Оборудованный офис подойдет для организации небольших мероприятий: слушателям будет удобнее и комфортнее, чем в конференц-зале. Ставки краткосрочной аренды выше, чем у долгосрочной, поэтому имеет смысл вложиться в рекламу и разместить информацию о своем предложении на специализированных ресурсах.

«Во многих деловых центрах использование атриума и конференц-зала ограничивается только проведением бизнес-мероприятий, но они также могут подходить для проведения мероприятий неделового характера, таких как корпоративный вечер или концерт. Например, в нашем бизнес-центре мы проводим в среднем 50 мероприятий в год разного характера.

Более того, при сдаче конференц-зала в аренду мы также предоставляем услуги кейтеринга, что делает эту опцию вдвойне привлекательной для клиентов БЦ «Северная Башня».

 Примером того, как классический атриум может превратиться в рекреационную зону могут служить прошедшие трансляции матчей Чемпионата мира по футболу в БЦ «Северная Башня» с привлечением партнеров – Хендэ Мотор СНГ и Утконос Для Бизнеса», добавляет Михаил Миронов

Студия для фото и видеосъемок

Еще один нестандартный вариант – сдача помещения под телевизионные и рекламные съемки, а также для фотосессий. Для реализации таких идей требуются респектабельные офисы с отделкой и качественной мебелью, высоким уровнем инсоляции, возможностью подключения световой и звуковой аппаратуры.

Как разместить несколько сотен сотрудников в одном офисном пространстве

Источник изображения: Особняк на Бол. Саввинском

Презентации, выставки, галереи 

Наконец, просторное офисное помещение может стать и презентационной площадкой, на которой представлены картины, фотографии или другие изделия для продажи. Преимущества для арендаторов те же, что и при организации шоурума: высокий уровень безопасности позволит им не беспокоиться о сохранности представленных коллекций и визитов случайных неблагонадежных посетителей.

Размещение сотрудников в офисе

Все пространства, которые могут быть предоставлены сотруднику, можно разделить на отдельный кабинет, кабинет с двумя и более рабочими местами и open space (большое открытое пространство с количеством рабочих мест от десяти и более).

В выборе, кому какое помещение предоставить, стоит опираться на три фактора: должность, занимаемая человеком (должностная необходимость помимо просто работы за компьютером принимать клиентов, потребность в секретаре или дополнительной габаритной технике), обязанности сотрудника (опять же опираемся на необходимость использования дополнительного оборудования, размещаемого на рабочем столе сотрудника) и, естественно, требования техники безопасности (законодательство РФ, в частности Трудовой кодекс, четко регламентирует необходимое пространство при работе за компьютером, расстояние между столами в случае большего количества техники на квадратный метр).

Как определиться, какой именно тип размещения сотрудников подходит вашей фирме?

Все типы размещения делятся на классический (преобладание кабинетной системы: у каждого отдела свой кабинет, управляющие, директор и замдиректора также имеют отдельные пространства), американский (весь офис представляет собой open space, рабочие места сотрудников разделены перегородками, директор фирмы имеет отдельный кабинет) и смешанный (в этом случае отделы, имеющие схожие полномочия, располагаются на отдельных open space, а руководство отделов и дирекция также базируются на площадке личного кабинета). Безусловно, каждый из этих типов размещения имеет свои плюсы и минусы, и каждый из них необходимо рассматривать исходя из основных принципов деятельности компании, количества рабочих мест, финансового плана.

Классический способ размещения

Кому подойдет: фирмам, которые напрямую работают с клиентами.

Наличие у каждого отдела своего кабинета позволит выгодно разграничить поток людей, приходящих за оказанием услуг разного вида, по различным вопросам.

Изолированные друг от друга кабинеты с психологической точки зрения будут ассоциироваться у клиентов с сохранностью информации, которую они собираются передать сотруднику фирмы.

Плюсы: у данного способа размещения немало плюсов и с точки зрения не только клиентов, но и сотрудников.

Когда представители одного отдела находятся в отдельном кабинете, производительность труда повышается, потому что, во-первых, исчезает необходимость в лишних перемещениях, все сотрудники отдела находятся в удобном расположении друг от друга.

Во-вторых, это помогает сплотить коллектив конкретного отдела, ведь на протяжении всего дня люди будут находиться в замкнутом пространстве, а рабочие моменты создадут необходимость для кооперации работников между собой, в-третьих, такой тип размещения позволит наладить рабочий ритм.

Минусы: безусловно, данный тип размещения наиболее затратен, так как в плане аренды офиса нас уже не устроит секция в торговом центре, это должно быть цельное рабочее пространство с большим количеством кабинетов.

Причем если снимать, скажем, пять кабинетов на этаже какого-либо бизнес-центра, возникает еще и необходимость в обозначении фирмы, отделении пространства занимаемого вами, от иных фирм, расположенных на этом же этаже, а это дополнительные траты на печать вывесок, плакатов и указателей.

Американский тип размещения. Open space

Кому подойдет: фирме с штатом сотрудников 100+, которая ежедневно обслуживает большое количество клиентов либо вообще не имеет необходимости в обслуживании клиентов. Идеальный вариант для работников сферы дизайна и рекламы, так как возникает возможность творчески подойти к оформлению пространства. На Западе такой тип размещения очень популярен в сфере банковского дела.

Плюсы: во-первых, размещение работников по данной системе поможет немало сэкономить руководству, во-вторых, поможет сотрудникам чувствовать рамки чужой свободы, в-третьих, существенно увеличится процент рациональности используемого пространства, что также является немаловажным аспектом, влияющим на вложения предпринимателя в бизнес проект, в-четвертых, это, безусловно, сплочение сотрудников разных отделов между собой.

Минусы: однако данная система отнюдь не идеальна.

И с одной стороны, немало сэкономив, с другой стороны, предприниматель должен понимать, что такое пространство не всегда может быть комфортным для работника и на это есть ряд причин: во-первых, высокий уровень шума, во-вторых, смешение руководителей и исполнителей, в-третьих, трудность в расположении тихих и громких отделов (отделы, которые постоянно нуждаются в коммуникации и, к примеру, бухгалтерия). К тому же американские исследователи доказали, что работа по принципу открытого пространства может снизить работоспособность коллектива, так как потеря времени у персонала может достигать двух часов в день. Определенные сложности в выполнении норм техники безопасности.

Смешанный тип размещения

Кому подойдет: фирмам любого типа.

Довольно сложно сказать о конкретных плюсах и минусах данного типа размещения. В первую очередь предприниматель должен четко осознавать, что данный тип — это золотая середина между классическим и американским. Поэтому выводы о преимуществах и негативных сторонах вопроса стоит делать исходя из характеристик, имеющихся в двух предыдущих описаниях.

Психологическая сторона вопроса

Немаловажно в вопросе размещения руководствоваться не только потребностью рациональной организации рабочего пространства и финансово-экономических вложений. Стоит уделить особое внимание мнению психологов на этот счет.

В вопросах формирования и размещения определенных отделов необходимо исходить из того, что все они разделяются на громкие и тихие. Громкие отделы испытывают постоянную потребность в коммуникации, движении. К такого рода отделам можно отнести маркетологов, рекламщиков, пресс-службу и т д.

Тихие отделы в своей деятельности в основном работают с документами и дистанционными средствами коммуникации (компьютер, факс, телефон). Безусловно, при расположении данных отделов в классической системе проблем возникнуть не должно, а вот с open space необходимо все хорошенько продумать и взвесить.

Помимо прочего психологи считают немаловажным уделить внимание темпераменту и характеру коллег по работе, однако на практике это довольно сложно сделать.

Японская система

Последнее время в моду входит все больше восточного, но японская система вовсе не вынуждает посадить всех сотрудников по фэн-шуй, дело здесь совсем в другом: учеными в Японии для повышения эффективности работы был разработан способ организации рабочего пространства, более известный как метод 5S.

Основной его целью является создание оптимальных условий для выполнения операций, поддержания порядка, чистоты, аккуратности, экономии времени и энергии.

В основе метода находятся пять ступеней, получившие название от первых букв пяти японских слов, которые в переводе означают «сортировка», «самоорганизация» (упорядочивание), «систематическая уборка», «стандартизация», «совершенствование» (улучшение).

Самое главное, что всегда должен помнить работодатель, — это то, что средства, вложенные в грамотную организацию рабочего пространства, окупятся вдвойне, повлияв на эффективность работы и трудоспособность коллектива, поэтому не стоит экономить на будущем процветании своей фирмы.

Как рассадить сотрудников в офисе и выбрать рабочее место руководителю?

Привет, меня зовут Дмитрий Шигонов. Я управленец с 15-летним опытом, делюсь интересными историями и полезными советами.

Правильное расположение рабочих мест сотрудников в офисе – это искусство. От него зависит эффектность работы команды, отдела и всей компании.

  • Переезжаете ли вы в новый офис или перемещаете сотрудников внутри текущего офиса перед вами всё равно возникают вопросы:
  • 1. Какое помещение лучше выбрать – открытого типа (open space) или закрытого типа (кабинеты)
  • 2. Где расположить рабочее место руководителя
  • 3. Как рассадить сотрудников в офисном пространстве
Читайте также:  Что будет с экономикой и бизнесом до конца года. Прогноз Михаила Андреева

Многие руководители предпочитают выделять для себя просторные кабинеты, которые, с одной стороны, изолируют их от всех остальных сотрудников, а с другой – подчеркивают высокий статус.

Кабинеты могут представлять из себя как 4 бетонных или кирпичных стены, так и прозрачный стеклянный «аквариум». Со стороны выглядит будто босс «плавает» в своём «аквариуме» и хватает воздух губами, поскольку его слов не слышно из-за толстых стен.

При таком шоу появляется много любителей понаблюдать за жестами и мимикой начальника.

Поработав и в кабинетах, и в «аквариуме», я предпочитаю офисные помещения с открытым пространством без перегородок между сотрудниками. Более того, я всегда стремлюсь организовать своё рабочее место в самом центре офисного помещения.

  1. Почему руководителю лучше находиться в центре open space, а не в отдельном кабинете
  2. Много лет назад в книге «Дао Тойота» я прочитал про один из принципов бережливого производства:
  3. Не делайте выводов о том, что вы не видели своими глазами.
  4. Смысл в том, что для решения проблемы руководителю необходимо контролировать ситуацию лично, а не доверять рассказам сотрудников и их отчетам.
  5. В книге приводится такой пример:

Фудзио Те, первый президент завода Toyota в американском Джорджтауне, каждое утро неподвижно стоял как минимум 15 минут в производственном цеху и наблюдал за работой. Со стороны казалось, что Фудзио Те просто замер на месте. Но на самом деле он искал ответы на вопросы. Соблюдены ли стандарты всех рабочих процессов? Готовы ли детали к тому моменту, когда они понадобятся рабочим? Как ведут себя лидеры команд?

Правильное расположение рабочих мест – это элемент бережливого управления. Крайне важно, чтобы руководитель находился максимально близко к своим сотрудникам, мог видеть и слышать их без помех. Это позволяет:

  • · оперативнее узнавать как позитивные, так и негативные новости
  • · точнее оценивать эмоциональный фон, настрой, мотивацию сотрудников
  • · предотвращать конфликтные ситуации в самом начале их развития
  • · разряжать напряженную рабочую атмосферу позитивной информацией
  • · моментально сообщать устно важные новости
  • Например, утром вы можете наблюдать:
  • · как сотрудники приветствуют вас и других коллег (бодро, приветливо или вяло, хмуро)
  • · как делятся информацией между собой (энергично, доброжелательно или отрывисто, раздраженно)
  • · как начинают рабочий день (с чая/кофе, обмена новостями с коллегами или молчаливого просмотра новостей в интернете, зависании в социальных сетях или мессенджерах)
  • · насколько опаздывают на работу и с каким видом при этом входят в офис (уверенно или стыдливо)

Эти и прочие сигналы в результате простого наблюдения за сотрудниками позволяют руководителю бережливо и эффективно выстраивать рабочий день сотрудников.

Если у коллеги, например, заболел ребёнок, и он озабочен этим с самого утра, то нет смысла нагружать его сложными задачами и отчетностью. Мысли сотрудника будут явно далеко от данной работы.

Понятно, что, закрывшись в отдельном кабинете, руководитель никогда не узнает об этом. Неведение босса относительно состояния своих коллег – одна из причин стресса сотрудников.

Если рабочее место руководителя располагается в центре, то как лучше разместить сотрудников?

Поделюсь некоторыми принципами, которыми я руководствуюсь при рассадке коллег в open space:

· опытные с новичками. Если в компании официально не принято выделять новичкам наставников на испытательный срок, то я предпочитаю разместить новичка между опытными сотрудниками, чтобы он мог задавать им любые вопросы.

· новички впереди босса. Прием на работу нового сотрудника – это ответственность руководителя. Обеспечить новичку максимально комфортные условия работы – это тоже задача руководителя. Поэтому я предпочитаю размещать рабочее место новичка впереди себя, чтобы наблюдать за его работой, поведением и адаптацией.

· заместители не обязательно должны сидеть слева и справа. Места рядом с боссом нужно выделять тем менеджерам, которые выполняют сложные задачи, проекты.

При таком подходе менеджеры работают эффективнее, так как они видят свою значимость, а также могут в любой момент проконсультироваться у босса по своим задачам.

Поэтому руководитель может регулярно менять сотрудников возле себя в зависимости от приоритетов и задач. В итоге получается, что данные рабочие места могут быть незакрепленными за конкретными сотрудниками.

· интроверты позади босса. Если руководитель сидит в центре офисного помещения, то самые элитные места располагаются за спиной босса. Почему элитные? Босс меньше видит сотрудников за спиной, но они видят то, что отражено на его мониторе.

Работает ли он над годовым бюджетом, играет ли в покер или пасьянс «Косынка», смотрит интимные фото или выбирает новое авто – это всё видят сотрудники, сидящие за спиной. Поэтому я предпочитаю, чтобы за моей спиной располагались интроверты, которые умеют «держать язык за зубами». Обычно это менеджеры, которые только начинают делать карьеру.

Они амбициозны, работоспособны и не склоны терять время на пустую болтовню. Они молча ценят доверие, которое оказывает им руководитель.

А у вас какая логика размещения сотрудников в офисе? Поделитесь опытом.

Ставьте лайк и подписывайтесь на мой канал.

Коворкинг вместо офиса: рабочее пространство для команды без трат на коммуналку и канцелярию — Офис на vc.ru

Рассказываем, почему команды «Сбера», «Первого канала» и «Самоката» выбирают коворкинги вместо привычных офисов.

Аналитики международной консалтинговой компании Knight Frank посчитали, что аренда коворкинга обходится в среднем на 50% дешевле офиса. Поговорили на эту тему со Степаном Дёминым, директором по маркетингу сети коворкингов «Рабочая станция». Он рассказал, на чём экономят их клиенты и почему «коллективный офис» может стать полноценной заменой традиционному.

Первые коворкинги в Штатах и Европе стали появляться в 2005-2006 годах. Идея новых заключалась в том, чтобы организовать места для работы, которые объединяют в себе домашнюю атмосферу и офисную продуктивность.

Первые коворкинги создавались для тех, кто устал работать в кофейнях и соскучился по общению. С тех пор мало что изменилось.

За несколько лет коворкинги набрали большую популярность. Например, скандально известная сеть коворкингов WeWork насчитывает 786 офисов в 120 городах. А начинали они с того, что в 2008 году основатель сети Адам Нейман решил сдавать часть арендуемой площади в субаренду, чтобы сэкономить на расходах своей компании.

В России коворкинги стали появляться в конце 2000-х. Тогда главная задача была в том, чтобы сэкономить. Чаще всего под общие рабочие пространства приспосабливали бывшие промышленные помещения — заводы и склады.

В первых коворкингах клиент получал самый минимум условий для работы: стол, стул, розетку и вайфай. Многие современные коворкинги так и работают до сих пор.

Но всё-таки со временем клиенты стали более требовательными к уровню сервиса. Им уже не хватало только стола и стула — нужны были переговорки, конференц-залы и закреплённые рабочие места. Тогда и стали появляться коворкинги нового типа, такие как «Рабочая станция».

«Рабочая станция» — это сеть коворкингов бизнес-класса. Они помогают продуктивно работать фрилансерам, офисным сотрудникам и командам. Всего в сети пять станций: четыре в Москве и одна в Оренбурге.

Первый коворкинг сети открылся в 2012 году в Парке Горького — с собственными душевыми, кухней, переговорной комнатой и большой зоной для проведения презентаций. Такие условия для работы тогда были в новинку.

«Рабочая станция» — пионер движения коворкингов нового типа в Москве

Пространства «Рабочих станций» изначально проектируются для продуктивной работы. В этом их принципиальное отличие от коворкингов в бывших производственных цехах или складских помещениях. Интерьеры станций созданы так, чтобы в них было удобно расставлять офисные столы и стулья, а не токарные станки.

Интерьеры коворкингов «Рабочей станции» разрабатывает собственное архитектурное бюро

Удобное место для работы в коворкинге сможет найти каждый. Хочешь — стучи по клавиатуре за столом, сидя в удобном офисном кресле, а хочешь — располагайся в углу с ноутбуком на мягком пуфике.

На каждой станции есть переговорки — если нужно пообщаться с клиентом без «лишних ушей». На кухне — кулер с холодной и горячей водой, кофеварка, холодильник и микроволновка.

Коворкинги открыты круглые сутки, и здесь всегда найдётся свободное место.

В коворкинги «Рабочей станции» можно приходить со своими домашними питомцами, чтобы они не скучали одни дома

При желании в коворкинге можно пожить несколько дней. В «Рабочей станции» Plaza на Дмитровской работает капсульный отель. Если клиент приехал из другого города, ему будет, где переночевать, поработать и позавтракать.

Капсулу для сна можно арендовать не только на сутки, но и на несколько часов

В пространствах «Рабочей станции» трудятся не только фрилансеры, удалёнщики и офисные сотрудники, которым неудобно работать дома. Кабинеты и опенспейсы арендуют команды «Сбербанка», «Самоката», «Первого канала» и других крупных компаний. А в Оренбурге клиенты сняли для себя полностью всё помещение станции.

В «Рабочей станции» можно снять офис для двух человек или для большой команды

Для многих команд трудиться в коворкингах получается проще и дешевле, чем снимать собственный офис, ведь те берут на себя все хозяйственные вопросы и расходы.

Читайте также:  Как собственными силами организовать внутреннее обучение проект-менеджеров – рассказ директора компании «Новый сайт»

Командам, которые снимают кабинеты в «Рабочей станции», не надо нанимать охранников, уборщиц и девушек на ресепшн. Они не занимаются счетами за электричество, воду и интернет.

Администрация коворкинга сама следит за тем, чтобы в кулерах всегда была питьевая вода, в кофеварке — кофе, в принтерах не заканчивалась бумага, а в конференц-залах и переговорках было достаточно разноцветных фломастеров для проведения презентаций.

Сотрудники ресепшн «Рабочей станции» встречают гостей резидентов станции, бронируют переговорки или могут вызвать курьера

В помещениях станций команды могут реорганизовать внутреннее пространство своего офиса. Можно переставлять столы и стулья, поставить дополнительный шкаф или повесить на стены картины.

Резиденты «Рабочей станции» обустраиваются в офисах как дома

Такой формат работы становится всё популярнее, особенно на фоне всеобщего перехода на удалёнку. Пандемия дала толчок для развития не только сервисам онлайн-конференций и курьерским службам.

Офисным сотрудникам, которых перевели работать удалённо, не всегда удаётся работать дома так же продуктивно, как в офисе. Многие из них в период самоизоляции стали постоянными клиентами коворкингов.

Есть и те, кому не нравится работать в коворкингах. Интровертам здесь приходится несладко — неуютно, когда вокруг много незнакомых людей. Некоторые говорят, что их раздражает постоянный гул, громкие разговоры окружающих и ощущение, что кто-то всё время стоит за спиной. Но большинство соглашаются, что плюсов больше, чем минусов.

И напоследок наши выводы, почему многие команды предпочитают арендовать кабинеты в коворкингах, а не традиционные офисы.

  • Не надо заниматься организацией работы офиса — за уборкой, коммунальными расходами и бумагой в принтере следит администрация коворкинга.
  • Сотрудники не привязаны к одному рабочему месту — после встречи с клиентом можно не возвращаться в офис на другом конце города, а поработать в ближайшем коворкинге.
  • Много разных локаций — можно найти рабочее пространство для команды любого размера.
  • Кабинеты и помещения спланированы для продуктивной работы — не придётся сидеть в бывшем цеху или складе, какими бы модными они ни были.

Расскажите о вашем опыте работы в коворкингах. Какие есть минусы, подводные камни? Посоветуйте, где ещё можно поработать вне дома или офиса, и удаётся ли вам продуктивно работать, например, в кафе.

Подписывайтесь на наш блог на vc.ru, чтобы не пропускать новые материалы. Мы в Pyrus помогаем компаниям организовать рабочие процессы, а в блоге рассказываем интересные истории наших клиентов.

6 рекомендаций по организации рабочего места: подтверждены научно

Как обустроить офис и рабочее пространство своих сотрудников так, чтобы они работали с максимальной продуктивностью? Обзор рекомендаций, подтвержденных исследованиями.

Многочисленные исследования показывают, что от того, правильно ли организовано рабочее пространство, напрямую зависит, с каким энтузиазмом трудится человек и насколько его деятельность продуктивна.

iBusiness.ru отобрал 6 рекомендаций по организации рабочих мест для сотрудников. Эффективность каждой из них уже получила подтверждение в исследованиях.

Больше солнечного света

Правильное освещение важно не только для фотографов. Исследователь и невролог из Швейцарии Мириам Муенч доказала, что свет от флуоресцентных ламп снижает мотивацию сотрудников, оказывает негативное влияние на их работоспособность.

Поэтому ученые рекомендуют размещать офисные компьютеры возле окон, а также позаботиться о том, чтобы в комнаты попадало как можно больше естественного света.

В офисное помещение обязательно должен попадать солнечный свет

Людям, которые работают под природным освещением, по словам Муенч, обычно проще сконцентрироваться и сохранить бодрость духа к концу дня. Дело в том, что солнечный свет уменьшает выброс гормона стресса кортизола. Если человеку не хватает солнечного света, ему становится тревожно, он чаще отвлекается, менее сосредоточен на задаче и с трудом сохраняет позитивный настрой.

Оптимальная температура

Температура в офисе тоже имеет ключевое значение. Исследования, проведенные Корнелльским университетом, показывают: когда в офисе прохладно, работники ошибаются чаще. Так, при температуре в 20 градусов Цельсия офисные работники делают на 44% больше ошибок, чем при оптимальной температуре, которая составляет 25 градусов.

  • Оптимальная температура для умственной работы — 25 градусов по Цельсию
  • Ощущение постоянного холода, по словам исследователя продуктивности Лео Видрича, заставляет организм тратить энергию на поддержание стабильной температуры тела, а не на «полезную работу мозга».
  • Тепло, помимо всего прочего, не только заставляет людей работать продуктивнее, но и делает их счастливее.

«Люди, которые часто принимают горячую ванную или душ, проще справляются с ощущением одиночества и социальной изоляции», — сказал исследователь из Йельского университета Джон Барг. Пребывание в тепле делает людей счастливее, поэтому следить за тем, чтобы сотрудникам не было холодно, — крайне важная задача для менеджмента.

Важно, что слишком высокая температура так же негативно влияет на работников, как и низкая. Каждый дополнительный градус тепла свыше 25 градусов по Цельсию заставляет организм активно заниматься собственным охлаждением и тем самым расходовать дополнительную энергию. А это, в свою очередь, также приводит к тому, что работники чаще отвлекаются и делают больше ошибок.

На столе — чистота и порядок

На продуктивность сотрудника влияет и состояние рабочего стола.

Организация Office Depot и Национальная ассоциация профессиональных организаторов США (National Association of Professional Organizers) провели совместное исследование, в рамках которого опросили более тысячи американских служащих на предмет того, нравится ли им гигиеническое состояние их рабочих мест.

32% работников офисов признались, что их рабочее пространство дезорганизовано, а 47% считают, что беспорядок на рабочем месте отнимает у них слишком много рабочего времени.

Чистый рабочий стол — залог «чистого» сознания и продуктивной работы

По результатам исследования эксперты составили список рекомендаций для сотрудников и руководителей.

На столе, согласно мнению экспертов, стоит держать строго ограниченное число подставок и вещей — их должно быть ровно столько, сколько используется в течение каждого рабочего дня.

Кроме того, внутри каждого рабочего стола должно быть как минимум два ящика: один для хранения неотсортированных документов и один — для тех, которые уже просмотрены. При этом, по словам специалистов, рабочие документы ни в коем случае нельзя оставлять на столе.

Растения на каждом столе

Природа благотворно влияет на человека.

Психологи из Мичиганского университета Рэйчел Каплан и Стивен Каплан утверждают, что наличие зеленых растений (например, цветов) в непосредственной близости от рабочего пространства повышает концентрацию и делает борьбу с вечерней усталостью более эффективной.

«Растения должны быть на рабочем столе. Это так же важно, как наличие офисной техники», — сказал Стивен Каплан. Этот тезис подтверждают и другие исследования.

Растения на рабочем столе благоприятно сказываются на эмоциональном фоне сотрудников

Офисные растения, по словам экспертов из Норвежского университета естественных наук, — простой и дешевый способ заставить сотрудников работать продуктивнее, сохранять концентрацию на текущих задачах в течение длительного периода. А еще цветы в офисе делают работников счастливее.

Самое лучшее растение для офиса — домашняя пальма (areca palms), но отлично подходит и миниатюрное лимонное дерево в вазоне, которое помогает расслабиться и успокоиться.

Синие стены

Цвета, в окружении которых находятся люди, также оказывают прямое воздействие на их настроение, сказал нейробиолог Бевил Конвей. Это подтвердила и психолог Анжела Райт.

Лучший цвет для офисного помещения — синий

Красный цвет, по мнению Райт, вдохновляет людей на эффективную работу, но с ним нужно быть очень аккуратным: если человек несколько часов подряд находится в помещении, окрашенном в этот цвет, он быстро станет агрессивным и будет переживать по любому поводу.

Желтый цвет добавляет людям оптимизма, уверенности и самоуважения, зеленый — успокаивает нервную систему. Белый цвет стен и потолков лучше использовать в маленьких помещениях — он дает ощущение большего пространства.

Лучший цвет для офиса — синий. Он способствует эффективности работников интеллектуального труда, поскольку позволяет им лучше концентрироваться на текущих задачах. Вдобавок он стимулирует рациональное мышление.

Конторка вместо традиционного стола

Сидячий образ жизни крайне негативно сказывается на здоровье. Это подтверждаютмногочисленные научные исследования.

Например, согласно данным организации BMJ Open, человек, который проводит за рабочим столом больше трех часов в день на протяжении нескольких лет, впоследствии расплатится за это сокращением продолжительности жизни на 2 года.

Работать стоя за компьютером, а не сидя за ним, намного полезнее

Еще одно исследование, проведенное специалистами из Университета Массачусетса,показывает, что каждый лишний час, проведенный у телевизора, сокращает продолжительность жизни на 22 минуты. Так что последствия от сидячего образа куда серьезнее, чем кажется на первый взгляд.

Хороший способ избавить сотрудников от этой проблемы — организовать им рабочее место не за традиционным офисным столом, а за конторкой, которая позволяет часть рабочего времени проводить стоя. Еще лучше, если рабочий стол можно будет поднимать и опускать — тогда каждый сотрудник получит возможность чередовать работу сидя и стоя.

Никаких опенспейсов

Офисы с открытой планировкой, когда все сотрудники сидят в одном помещении, очень популярны в настоящее время. Но исследование, проведенное Джангсу Кимом и Ричардом де Диром из университета Сиднея, показывает, что офисные сотрудники, работающие в опенспейсах, обычно недовольны ими.

Причин несколько: и отсутствие комфортного уровня конфиденциальности, и окружающий шум, который мешает сосредоточиться, и вред от наушников, используемых в подобных помещениях достаточно часто.

Опенспейс снижает продуктивность работников

Задача работодателя — если не рассадить всех сотрудников по отдельным кабинетам, то хотя бы организовать в офисе несколько пространств, в которых работники могли бы уединиться и поработать над задачей так, чтобы их никто не мог отвлечь.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *