Как собственнику и главному бухгалтеру правильно взаимодействовать

Как собственнику и главному бухгалтеру правильно взаимодействовать

Эта статья поможет вам узнать, как научить подчиненных ответственно относиться к своей работе. И вам больше не придется по десять раз объяснять сотрудникам, что и как они должны сделать, а потом за ними все исправлять.

Если ко всему прочему главбух вынужден тратить время на постоянные напоминания сотрудникам, «разжевывать», перепроверять или даже переделывать что-то за подчиненными, то его работа превращается в постоянный стресс и аврал. И качество такой работы неизбежно страдает. В этой статье мы обсудим, как превратить своих подчиненных из похитителей времени в надежных и ответственных специалистов.

Что слышат сотрудники, когда вы объясняете им задание

Я руковожу людьми вот уже более 10 лет. И очень долго я напрягался по поводу того, что вроде бы и дело простое, и все подробно объясняешь, а задание все равно выполняется не так, как нужно. И в один прекрасный момент я понял: чтобы исправить ситуацию, нужно коренным образом менять отношение сотрудников к их обязанностям.

Для начала приведу один небухгалтерский пример. Ведь, к сожалению, люди некачественно выполняют поручения повсеместно. Этот пример очень наглядно показывает, что даже с самым элементарным заданием работники могут не справиться.

Как-то прошу нашего курьера: «Саша, поедешь по делам, заодно у метро кинь деньги мне на сотовый, пожалуйста». Написал на листочке номер телефона и сумму 300 рублей, денег дал. Он заплатил.

Через несколько дней опять даю номер телефона, пишу уже не 300, а 200 рублей и даю 500 рублей одной купюрой. В качестве теста — насколько человек ответственный и аккуратный. Как вы думаете, сколько он заплатил? Правильно, 300 рублей.

Спрашиваю: «Саша, почему так? Я же тебе все написал?» — «Ой, а я даже не посмотрел…»

Я долго расстраивался, а потом сформулировал для себя следующий закон: какой бы талантливый ни был сотрудник и какой бы гениальный ни был руководитель, никогда невозможно дать поручение так, чтобы быть уверенным на 100 процентов, что оно будет выполнено правильно.

Мне советовали смотреть сотрудникам в глаза, как удав на кролика. Еще лучше и в глаза смотреть, и за уши двумя руками держать, чтобы отвернуться не смог, так надежнее! БЕС-ПО-ЛЕЗ-НО! Человек может кивать, поддакивать, в глаза смотреть, а сам при этом витать в облаках, думать о своих личных делах. А потом выйти из кабинета и начать вспоминать: «Так, а что мне нужно сделать-то?»

Еще говорят, что нужна обратная связь, чтобы убедиться, что подчиненный все понял правильно. Видимо, каждый раз применять армейский принцип: «Березка-Березка, я Сосна. Занять высоту 3.0. Как поняли? Прием». — «Сосна-Сосна, я Березка. Вас понял. Занять высоту 3.0». БЕС-ПО-ЛЕЗ-НО! На практике работник автоматически повторяет, а потом все равно может сделать неправильно.

Более того, все понять сразу просто невозможно! Ведь пока человек выполняет задание, у него могут возникнуть проблемы, о которых руководитель даже и не догадывался.

Стоит ли слишком «разжевывать» поручения

Давайте вернемся к примеру с курьером и оплатой разговоров по мобильному телефону. Допустим, послал я сотрудника заплатить в салон сотовой связи, а он вдруг оказался закрыт.

Что должен сделать курьер? Казалось бы, все просто: найти другой пункт приема платежей.

А если там взимается комиссия? Платить или нет? А если деньги будут идти три часа вместо 30 секунд? А если там большая очередь и он может не успеть выполнить другое важное задание?

Я, как руководитель, не обязан продумывать все эти тонкости и пересказывать их подробно сотруднику: «Если “Евросеть” закрыта, ты иди в “Связной”. Так, что еще? В “Связном” может быть комиссия. Если комиссия меньше 5 процентов, то плати, если больше, не плати. Подожди-подожди, это еще не все. Узнай, сколько может идти платеж. Если больше часа, то не плати.

Тогда найди “Евросеть” у другой станции метро…». То, что самое очевидное, и то, что сразу вспомню, — скажу. Но не более того. Для всего остального у сотрудника есть голова на плечах. Если в чем-то не уверен, лучше позвони, уточни. Если берешь на себя ответственность и делаешь на свое усмотрение, будь готов к тому, что руководитель останется недоволен.

Если угадаешь и правильно сделаешь, то получишь благодарность.

Здесь есть очень тонкая грань. Слишком частые звонки — плохо, но и слишком редко звонить — тоже плохо. И вообще, дело даже не в количестве звонков, а в их качестве. Если сотрудник вместо того, чтобы запоминать, как вести себя в той или иной ситуации, постоянно спрашивает одно и то же, это очень раздражает.

Если же вопросы задаются только по одному разу, начальник всегда ответит, даже если они будут казаться ему элементарными. Но при этом любой руководитель ждет: чем дальше, тем больше сотрудник будет понимать, что от него требуется в каждом конкретном случае.

В идеале подчиненный должен со временем научиться понимать своего начальника с полуслова.

Помните, как в «Бриллиантовой руке» общались друг с другом лейтенант милиции и его начальник: «А вот…» — «Не стоит». — «А если…» — «Не надо». — «А…» — «А вот это попробуйте».

Это действительно идеальные отношения между руководителем и подчиненным. И если начальник видит, что качество уточняющих вопросов и выполненных поручений раз от раза растет, то, значит, сотрудник перспективный.

В такого не жалко вкладывать время, силы и опыт.

Вывод: на испытательном сроке нужно давать новичкам как можно больше поручений и смотреть, растет ли качество их выполнения. Но ни в коем случае нельзя приучать сотрудников к тому, что вы будете разжевывать им все и всегда.

Если руководитель станет думать за всех, то он только тем и будет заниматься, что контролировать каждый шаг подчиненных.

Но самое главное — при таком подходе процент невыполненных или неправильно выполненных поручений все равно будет очень высок.

Почему важно расставить приоритеты, если поручений много

Теперь расскажу истории из жизни бухгалтерии. Берут на работу нового бухгалтера, молодую девушку, и сразу же посылают ее в налоговую инспекцию отвезти документы. И параллельно еще пять дел наваливают.

В конце дня она возвращается на работу довольная. У главного бухгалтера, конечно же, первый вопрос: «Сдала документы?» — «Нет, там очередь была большая».

— «Как нет??? А почему тогда такая довольная???» — «Так зато я остальные пять поручений выполнила!»

Кто виноват? Главбух? Да у него даже мысли не возникло, что нужно напоминать про важность подачи документов. По идее, это каждый бухгалтер знает и даже может обидеться: «Я совсем глупая, что ли? Зачем вы мне это разжевываете?» При этом сотрудник, столкнувшись с нехваткой времени, обязан сам выяснить у начальника, что делать, как расставить приоритеты.

У этой истории есть продолжение. Главбух объяснила этой девушке, что та должна была сделать в сложившейся ситуации. Через месяц новенькую опять отправили в налоговую инспекцию. Возвращается снова довольная. «Сдала?» — «Сдала».

— «Ну, хорошо, молодец, — говорит главный бухгалтер, — второй экземпляр сопроводительного письма с подписью и печатью подшей вон в ту папку». — «Второй экземпляр??? С подписью???» Сдать-то она сдала, а второй экземпляр не взяла, потому что не знала.

Но опять-таки, кто виноват? Она должна была спросить руководителя: «Я должна просто отвезти документы и отдать в окно?» И тогда получила бы необходимые объяснения.

Другой случай. Послали бухгалтера отвезти документы в какую-то организацию, которая арендует офис в бизнес-центре. Возвращается — не передала. Почему? Потому что не нашла. Главный бухгалтер сказала, что они расположены в комнате 402, а там на самом деле турагентство.

Главбух созвонилась с этой компанией, и оказалось, что они действительно сидят не в комнате 402, а в комнате 412. Ну ошиблась она, и что? Почему сразу развернулась и уехала? А ведь просто надо было подумать: если охранник в бизнес-центр пропустил, значит, такая организация действительно есть и нужно попробовать ее найти.

Или позвонить главбуху и рассказать о проблеме, задать уточняющий вопрос.

  • Инструкция № 1 для любого сотрудника бухгалтерии
  • 1. Если поручение выполнено неправильно, то знай: виноват сотрудник
  • 2. Если не уверен, что понял поручение правильно, лучше спроси руководителя
  • 3. Если столкнулся с проблемой, не думай долго и не занимайся самодеятельностью, а спроси руководителя

4. Повторный вопрос — грех. Записывай, что ответил руководитель, иначе забудешь

5. Задавай вопрос коротко. Вместе с ним предлагай вариант ответа. А лучше несколько

  1. 6. Не успеваешь выполнить поручение — сообщи руководителю как можно быстрее
  2. 7. Выполнил поручение раньше, не жди окончания срока, а сообщи об этом
  3. 8. Если что-то в работе не нравится, не вздыхай, а предложи, как сделать лучше
  4. Кто виноват в том, что поручение выполнено неправильно

Важно не дать подчиненному правильное поручение, а приучить его к ответственности за неверное выполнение. Сотрудник должен понять, что виноват он сам, а не главный бухгалтер. Только тогда человек начнет задумываться и задавать уточняющие вопросы.

«А если “Евросеть” закрыта, то что мне делать? Ехать по остальным делам или найти другой салон связи?»

«Которое из пяти дел нужно сделать именно сегодня, а что можно перенести?»

«В 402-й комнате этой компании нет. Дайте мне, пожалуйста, телефон контактного лица, я уточню, где они находятся».

И так далее. Сотрудники выполняют поручения, вот пусть они и думают, как сделать все правильно. И задают столько уточняющих вопросов, сколько им нужно. А руководитель должен только поставить задачу.

Пока главный бухгалтер будет винить себя в том, что он сотруднику не все рассказал, неточно передал детали, ничего к лучшему не изменится. Подчиненные с удовольствием будут поддерживать эту точку зрения: «Да-да, если бы вы мне сказали, что отчетность — это главное, я бы обязательно все сделала правильно!»

Единственное, в чем на самом деле виноват руководитель — так это в том, что в принципе не научил сотрудника правильно выполнять распоряжения, то есть никогда не перекладывать ответственность за свои ошибки на начальство.

Что делать с подчиненными, которые не хотят брать на себя ответственность

Читайте также:  Почему в эпоху интернета вещей магазины будут не нужны

Настоящей гарантией качества является искреннее желание сотрудника брать на себя ответственность за то, как он выполнил поручение. Провал своей миссии человек не должен объяснять словами: «мне не сказали», «ничего не объяснили». Он должен сетовать: «я не уточнил», «не понял».

При этом ошибочно думать, что удастся кого-то перевоспитать. Если к двадцати, а тем более к тридцати годам человек не стал ответственным, то изменить его уже невозможно. Главбух может лишь направить подчиненного в нужное русло.

Именно поэтому, как я уже говорил, очень важно на испытательном сроке главному бухгалтеру проверить две вещи.

Первое — наличие этого самого чувства ответственности у новичка, и второе — способность учиться эту ответственность правильно применять.

Кстати, это полезно и для тех главных бухгалтеров, которые приходят на работу в новую компанию и получают в свое управление новый коллектив.

Им я тоже рекомендую сразу установить для своих сотрудников неформальный испытательный срок и выяснить, на кого можно положиться, а на кого — нет. И с теми, кто показал себя не с лучшей стороны, возможно, сразу расстаться.

Иначе получите еще один «чемодан без ручки», который и нести тяжело, и выбросить жалко.

Редакция журнала «Главбух»

Как правильно организовать бухгалтерию в своем бизнесе

Я часто встречаю предпринимателей, которые не знают, зачем им разбираться в бухгалтерии. У меня родилась идея раскрыть суть этого вопроса. Расскажу о 7 задачах, которые очень важны для бизнеса и которые должна выполнять бухгалтерия.

Откройте ИП за 4 шага. Бесплатно и без визита в налоговуюПодать заявку

Обычно бухгалтерия проводит платежи, отчитывается перед налоговой инспекцией и другими госорганами, начисляет и выплачивает зарплату. Однако это минимум. В статье разберем следующие 7 задач бухгалтерии:

Также мы подготовили для вас чек-лист идеального бухгалтера. Чтобы получить его, нажмите ниже кнопку «скачать».

Чек-лист идеального бухгалтераСкачать чек-лист

1. Предоставлять собственнику цифры по бизнесу

Как правило, предприниматель не стремится вникать в работу бухгалтерии. Отдает это на откуп главбуху. В результате, не может понять, куда уходят деньги, не видит проблемных зон. И даже если предприниматель найдет какие-то нестыковки, то зачастую он бессилен что-то изменить.

Собственник полностью доверял главбуху и никогда не заглядывал в отчетность. В какой-то момент он решил привлечь инвестора, а для этого понадобился аудит.

Оказалось, что данные бухучета и фактические показатели расходятся в 4 раза. По документам значились складские запасы на миллионы рублей, которых по факту не было.

Также значились огромные размеры дебиторской и кредиторской задолженностей. В такой ситуации инвестор отказался вкладывать деньги в бизнес.

  • тратите много времени на понимание системы отчетности;
  • не уверены, что ваш бизнес чист перед законом;
  • чувствуете зависимость от своего бухгалтера;
  • разбирали конфликты с сотрудниками на почве ошибок при начислении зарплаты.

Как изменить ситуацию. Обсудите с аудитором или доверенным финансистом, какие важные показатели вы можете контролировать на основе отчетности. Составьте перечень таких показателей и поручите бухгалтерии предоставлять вам данные, например, ежемесячно.

2. Вовремя предоставлять данные смежным отделам

Работа бухгалтерии затрагивает не пару кабинетов, а практически все подразделения компании. То есть, если возникает ошибка или какое-либо изменение, то бухгалтерия должна сообщить об этом всем заинтересованным отделам. Также бухгалтерия должна в установленные сроки готовить отчеты или справки, которые запрашивает тот или иной отдел.

Аудит показал, что фактические остатки на складе не совпадают с тем, что числится на бумагах. Данные в бухгалтерской программе были скорректированы, однако изменений в должностные инструкции складских работников не внесли – они продолжали делать ошибки. В результате через полгода ситуация повторилась. Компания продолжала терять деньги.

Чтобы понять, как обстоят дела в вашем бизнесе, проведите небольшой эксперимент. Предложите одному из сотрудников запросить в бухгалтерии какой-либо отчет. Посмотрите, через какой период времени она его подготовит. А также заметьте, сколько сотрудников, кроме бухгалтерии, будет задействовано в выполнении задачи.

Как изменить ситуацию. Регламентировать работу бухгалтерии. Установить сроки представления разных видов отчетов, сроки информирования других отделов в случае изменений.

Назначить ответственного бухгалтера и привязать его доход к выполнению данных показателей. Также стоит приглашать представителя бухгалтерии на общие планерки, проводить тимбилдинги.

Тогда они будут осознавать свою причастность к бизнесу.

3. Предлагать способы оптимизации затрат, в том числе налоговых

Даже маленькая бухгалтерская ошибка способна нанести огромный ущерб. Еще одна частая проблема – бухгалтер стремится облегчить себе жизнь, поэтому выбирает удобные для себя способы учета, но совершенно не оптимальные для вашего бизнеса.

Владелец магазина решил навести порядок в учете и автоматизировать все процессы. Обратился в специализированную компанию.

Выяснилось, что компания работает на УСН и платит налог с доходов (объект налогообложения – «доходы»), хотя ей гораздо выгоднее платить налоги с разницы между доходами и расходами (объект налогообложения – «доходы минус расходы»).

А произошло так, потому что бухгалтеру проще вести учет и он убедил собственника, что при таком подходе не будет проблем с налоговой. В итоге компания ежемесячно переплачивала налоги.

Вот лишь небольшой список потерь, к которым может привести неправильная работа бухгалтерии:

  • лишние расходы из-за неоптимально выбранного метода учета;
  • лишние расходы из-за неверно выстроенных отношений с контрагентами (например, в договорах предусмотрены слишком большие отсрочки платежей);
  • штрафы, доначисления и пени по итогам налоговых проверок из-за ошибок в отчетности и документах;
  • упущенная выгода из-за блокировки расчетного счета и заморозка денег на нем;
  • нехватка оборотных средств и кассовые разрывы, как следствие, штрафы по договорам контрагентам.

Как изменить ситуацию. Один из вариантов – проводить ежегодный аудит, в отчет которого входит список ошибок и расчет потерянной прибыли от каждой из них за квартал или год.

Также можно запрашивать у бухгалтерии информацию о штрафах, наложенных на бизнес. Еще один способ – регулярно лично проверять главбуха.

Скачайте инструкцию, которая поможет не только оценить вашего бухгалтера, но и отличить профессионала от формалиста.

Семь способов отличить бухгалтера-профессионала от формалистаСкачать

4. Содержать в актуальном состоянии комплект основных документов

Компании может понадобится комплект документов, например, для представления в тендерную комиссию или в банк для получения кредита. Бухгалтерия должна поддерживать данный пакет документов в актуальном состоянии.

Крупная корпорация проводила тендер на закупку мебели в офис. Поставщик узнал о нем всего за пару дней до окончания тендера. Но поскольку бухгалтерия поставщика по умолчанию обновляла пакет документов, то в нужный момент она смогла отправила всю необходимую информацию. В итоге компания выиграла тендер.

Чтобы проверить, как происходит сейчас – найдите какой-либо тендер и попросите бухгалтерию подготовить документ. Отследите, сколько времени на это уйдет.

Как исправить ситуацию. Прежде всего, определите, набор каких документов нужно поддерживать в актуальном состоянии. Затем поручите бухгалтерии в любом из планировщиков задач установить даты для актуализации пакета документов.

5. Отвечать за порядок в документах

Задача бухгалтерии – проверять корректность и полноту документов, проходящих через этот отдел, и возвращать на доработку в случае ошибок.

Дело в том, что в уменьшение прибыли компания может списать только экономически оправданные и документально подтвержденные расходы. Если документы будут оформлены не по правилам, то налоговая инспекция не примет их.

Как следствие, бизнесу доначислят налоги, насчитают пени, да еще и оштрафуют.

Налоговая инспекция проверила производственную компанию и доначислила налог на прибыль. По мнению контролеров, предприятие необоснованно включило в расходы затраты на оплату экспедиторских услуг.

В частности, накладные были оформлены не по правилам – не содержали сведений о водителе, перевозившем груз, и об автомобиле. Компания обратилась в суд, но он принял сторону налоговой инспекции.

Как следствие, компания потеряла деньги.

Проверить бухгалтерию просто. Сделайте какой-либо документ с ошибкой и передайте в этот отдел. Если бухгалтерия его примет, значит, данная функции у вас на предприятии не выполняется.

Как исправить ситуацию. Нанять специалиста по документообороту или назначить ответственного бухгалтера, заменив и передав часть его функции другому бухгалтеру. Регламентировать работу с документами, сделать чек-листы по оформлению документов для сотрудников.

6. Предоставлять сведения о размере налоговых выплат

Бухгалтерия должна предоставлять вам информацию о прогнозируемой сумме налогов за текущий период. Это нужно, чтобы у вас было время для финансовых маневров, например, перенести оплату от заказчиков на следующий налоговый период или наоборот, поторопить заказчика погасить долг.

В сентябре компания закупила материалы, за которые надо платить в первых числах октября. В это же время поступил заказ от клиента, оплата запланирована на вторую половину октября. В компании введена практика информирования собственника о предстоящей сумме уплаты налогов.

Оказалось, что если компания оплатит закупку материалов, то денег на налоги не хватит.

В этой ситуации собственник провел переговоры с поставщиком, попросив отсрочить платеж на несколько дней, а также с заказчиком, предложив ему скидку на следующий заказ, если тот проведет оплату раньше запланированного срока.

Если вы не в курсе, сколько компания должна заплатить налогов за текущий период, то не исключено, что ваш бизнес теряет деньги. Попросите бухгалтера подготовить справку о предстоящих выплатах, проанализируйте, сколько налогов вы платите. Обсудите с бухгалтером или внешним аудитором, какие есть возможности снижения налоговой нагрузки.

Как исправить ситуацию. Установите сроки, в которые бухгалтер должен предоставлять вам сведения о предстоящих налоговых платежах. Назначьте бухгалтеру премию за реализацию идей по снижению налоговой нагрузки.

Читайте также:  Как дать обратную связь сотруднику, чтобы до него дошло

7. Помогать в достижении стратегической цели бизнеса

Бухгалтер, впрочем как и другие сотрудники компании, должен знать стратегическую цель бизнесе, осознавать свою роль в ее достижении. Иначе ваш бизнес будет терять деньги.

У компании было 10 кофеен. Одну из них собственник закрыл, о чем в устной беседе сообщил бухгалтеру. Однако тот якобы не услышал об этом или неверно понял, но факт в том, что на протяжении следующих 6 месяцев бухгалтер продолжал сдавать отчетность и платить налоги по закрытой кофейне. Компания потеряла более 300 тыс. руб.

Как исправить ситуацию. Во-первых, приглашайте главбуха или представителя бухгалтерии на стратегические сессии и на регулярные планерки. Бухгалтерия должна понимать, что происходит в бизнесе. Во-вторых, устанавливайте бухгалтерии KPI, которые способствуют достижению стратегических целей.

Каждая из перечисленных задач играет важную роль в жизни здорового бизнеса. Чтобы дать вам максимальную пользу, мы подготовили таблицу функций бухгалтера с указанием конкретных сроков их выполнения. Скачайте таблицу, адаптируйте ее для своего бизнеса, назначив ответственных себе и проставьте ответственных.

Откройте ИП за 4 шага. Бесплатно и без визита в налоговуюПодать заявку

Генеральный директор и главный бухгалтер. Кто за что отвечает

Когда речь идет об ответственности, крайне важно четко понимать, как распределяются сферы ответственности. За что отвечает директор? За что в ответе главбух? Проанализируем этот деликатный вопрос.

Руководитель организации – это физическое лицо, которое в соответствии с законодательством Российской Федерации, учредительными документами юридического лица (организации) осуществляет руководство этой организацией, в том числе выполняет функции ее единоличного исполнительного органа (ст. 273 ТК РФ).

Главным бухгалтер — это физическое лицо, которое несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Он также обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству Российской Федерации, осуществляет контроль за движением имущества и выполнением обязательств.

Как видим, фигуры ответственные. И, как ни странно, ни в налоговом, ни в бухгалтерском законодательстве не очерчены четкие границы ответственности генерального директора и главного бухгалтера.

Судебная практика исходит из того, что ответственность каждого из них определяется исходя из должностных обязанностей и полномочий этих лиц, а также выполняемых ими организационно-распорядительных и административно-хозяйственных функций (п. 7 постановления Пленума Верховного суда РФ от 28.12.2006 № 64). При этом ориентируются на внутренние документы организации (трудовые договоры, должностные инструкции и т. п.).

За какие правонарушения на руководителя и главного бухгалтера в соответствии с действующим законодательством может быть возложена дисциплинарная, материальная, административная и уголовная ответственность. Рассмотрим эти вопросы на примерах.

Дисциплинарная ответственность

Главный бухгалтер несет ответственность за опоздание на работу, нарушение правил внутреннего трудового распорядка и т. д. на общих основаниях, наряду с остальными работниками. Главбуха возможно привлечь к дисциплинарной ответственности за неисполнение или ненадлежащее исполнение обязанностей, возложенных на него трудовым договором.

Впрочем, и руководителя можно привлечь к дисциплинарной ответственности можно. Например, за невыполнение или ненадлежащее выполнение им своих трудовых обязанностей, за нарушение трудового законодательства, коллективного договора (ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

За совершение дисциплинарного проступка, т. е. неисполнение или ненадлежащее исполнение работником по его вине возложенных на него трудовых обязанностей, работодатель имеет право применить следующие дисциплинарные взыскания (ст. 192 ТК РФ):

  • замечание;
  • выговор;
  • увольнение по соответствующим основаниям.

Замечание, выговор или увольнение возможно и для руководителя. Помимо общих оснований (см. ч. 3 ст. 192 ТК РФ) дисциплинарные взыскания могут быть применены за следующие проступки:

  • принятие необоснованного решения, повлекшего нарушение сохранности имущества, неправомерное его использование или иной ущерб имущества организации (п. 9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
  • однократное грубое нарушение руководителем трудовых обязанностей (п. 10 ч. 1 ст. 81 ТК РФ).

В иных случаях вопрос о привлечении руководителя к дисциплинарной ответственности зависит исключительно от усмотрения работодателя.

Материальная ответственность  

Руководитель и бухгалтер: строим отношения

Главный бухгалтер – второе должностное лицо в компании после руководителя. От того как выстроены их взаимоотношения, во многом зависит успех фирмы.

К сожалению, нередко они оставляют желать лучшего.

Из-за того что зачастую бухгалтер и директор не понимают друг друга, рождается недоверие, возникают проблемы, которые могут привести к большим убыткам и даже краху компании.

О том, как наладить отношения с директором, наш корреспондент беседует с Еленой АЛИЕВОЙ, бухгалтером с 27-летним стажем, чье второе образование психолога оказалось как нельзя кстати.

– Елена Тимуровна, вы проработали во многих организациях. Какой тактики вы придерживались в отношениях с руководством?

– Отношения между бухгалтером и руководителем похожи на медаль. С одной стороны, я всегда помню, что нахожусь в «одной упряжке» с директором. Я также несу ответственность и имею во многом одни и те же риски. Мы оба имеем одну цель и стремимся к ней, хотя и разными путями. На осознании этого, доверии, командной работе и следует строить свои отношения.

Другая сторона медали состоит в том, что у руководителя свои обязанности и заботы, а у специалиста учета – свои. Первый озабочен, как больше получить прибыли, а бухгалтер стремится правильно сдать отчет и успешно пройти проверку. А разные мотивации диктуют соответствующее мышление. Поэтому очень важно найти золотую середину.

Психологи советуют дружить со своим руководством. Конечно, этого нельзя добиться за один день. Нужно постепенно доказывать шефу, что вы профессионал своего дела, на вас можно положиться и вам можно доверять. И тогда отношения выйдут из разряда «работодатель – работник», став партнерскими. Несомненно, при этом не надо забывать о субординации и чувстве меры.

И в том, и в другом крайне нежелательно переступать черту.

– А если руководитель, ничего не понимающий в бухгалтерском учете, тем не менее стремится участвовать в вашей деятельности?

– Увы, такое наблюдается нередко, особенно в последнее время. Конечно, многие руководители прекрасно разбираются в бухгалтерском деле, и работать с такими директорами – одно удовольствие. Если же ваш шеф совершенно не знаком с бухгалтерией, то советую прежде всего запастись терпением.

Потому что когда вас попросят разъяснить ту или иную ситуацию, то вам, скорее всего, придется забыть о бухгалтерской терминологии. Согласитесь, что понять ее человеку, не закончившему как минимум специальные курсы, очень сложно. В таких случаях лучше заранее подготовить доступные объяснения, возможно, в простой, бытовой форме.

И будьте готовы столкнуться с непониманием и необходимостью отвечать на нелепые, с вашей точки зрения, вопросы. Приведу в пример один случай. Директор спросил у бухгалтера, почему он, выплачивая работникам зарплату, должен платить за нее государству подоходный налог.

Целый час пришлось объяснять ему, что этот налог вычитается из зарплаты работника, а предприятие, будучи налоговым агентом, просто его рассчитывает, удерживает из дохода физлица и перечисляет в госбюджет.

Согласитесь, далеко не каждый работник может это сделать самостоятельно. Хотя в некоторых странах, например в США, налогоплательщики обязаны сами декларировать свои доходы и платить с них налоги. Казалось бы, нам, бухгалтерам, все ясно.

Но, оказывается, простейшее положение может вызвать недоумение. А что уж говорить о чисто профессиональных моментах бух­учета… Я хотела бы посоветовать коллегам не ждать, пока вас вызовет директор и попросит представить отчет в более понятной форме.

Заранее готовьте руководителя к его подписанию, консультируйте, если надо. Нередко сведения, которые вы даете, могут быть не понятны руководителю. А потому он может обвинить в некомпетентности именно вас.

А еще хуже – просто перестанет вам доверять, считая, что вы его обманываете и специально запутываете. Не доводите до такого.

– Какие ошибки чаще всего совершает бухгалтер при установлении взаимоотношений с руководством?

– Я бы выделила несколько. Когда я советую дружить с руководителем, это отнюдь не означает, что нужно срочно заняться подхалимажем. К сожалению, некоторые бухгалтеры думают, что такая форма взаимодействия им поможет. Наверное, бывают руководители, которым нравится лизоблюдство, но большинство директоров не любят таких отношений.

Очень большую ошибку совершает бухгалтер, идя на поводу у руководителя в ущерб профессиональным требованиям. Порой, приходя на новую работу, вы слышите, что «у них другая система учета». То же самое может сказать и новый учредитель или директор. Вас просят подучиться и работать в соответствии с ней. Возникает очень непростая ситуация.

Бухгалтер может принять предложенные правила игры, противоречащие законодательству, и таким образом нажить себе проблемы. Либо отказаться от них и уволиться. Но есть и третий вариант, когда бухгалтер конструктивно и объективно, а главное – понятно объясняет, почему он не может работать по навязанным схемам. Есть шанс, что вы выиграете этот бой.

Ведь вас изначально нанимали, зная ваш профессионализм и навыки, а не для того, чтобы вы кого-то прикрывали.

– У вас самой возникали проблемы при взаимодействии с руководителем?

– На мой взгляд, наиболее часто проблемы возникают, когда руководитель просит вас за короткий срок исправить ошибки и недочеты, сделанные до вас другим специалистом учета. Много лет назад я устраивалась на работу в компанию, из которой мой предшественник был уволен за халатность.

Директор попросил меня привести в порядок все дела в кратчайший срок, на что я самонадеянно согласилась. В результате огромный, а главное – «дырявый» багаж предыдущего коллеги и надвигающийся период отчетности вынудили меня работать по 13 часов в сутки, брать кипы документов на дом.

С задачами я с трудом, но справилась, шеф остался мной очень доволен, повысил мне зарплату, предоставил отгул. Но все это не возместило мне полученные хроническую усталость, бессонницу, пропажу аппетита. Со временем все нормализовалось, но даже сейчас я вспоминаю тот период с содроганием.

Уважайте себя и свое здоровье!

Несколько раз я сталкивалась с желанием руководителя переложить на меня управленческие задачи. Насколько мне известно, с подобной проблемой очень часто сталкиваются профессиональные бухгалтеры. К сожалению, некоторые бизнесмены думают, что бухгалтерия может не просто учитывать, но и организовывать бизнес-процесс, управлять им. Я бы не советовала на это поводиться.

Еще одна известная проблема вызвана тем, что при приеме на работу вы получаете неполную информацию о текущем состоянии дел. Постепенно все выяснится, и вы поймете, что имеете значительно больший объем работы.

Читайте также:  Как придумать свежую идею: разработчик сайтов 11 лет генерирует вдохновение по этой схеме

А условие об оплате вашего труда уже подписано, и пересмотреть его сложно.

Поэтому я рекомендую при приеме на работу обговорить ваши функции и предусмотреть в договоре условие о дополнительной оплате при их увеличении.

Последний момент, о котором я хотела бы упомянуть, связан с нелегальными отношениями. К примеру, если ваш руководитель просит вас как бухгалтера участвовать в сомнительной или явно незаконной операции. Здесь важно вовремя отказаться от подобного участия, даже если это будет вам стоить рабочего места.

Помните, незаконность действий влечет за собой админи­стративную и уго­ловную ответственность.

Во всех подобных случаях стоит проявлять твердость, иногда нужно просто уметь сказать «нет». К сожалению, наш менталитет не всегда позволяет нам отказать, а многие предприниматели этим пользуются.

– Как убедить директора в необходимости подписки на специализированные профессиональные издания, приобретения справочных и правовых баз данных, оплаты участия в семинарах и т.п.?

– Всего этого можно достичь, если следовать тому, о чем я говорила в самом начале. А именно – наладив дружеские отношения с руководством. Но отмечу, что просьба, с которой вы обращаетесь к шефу, должна быть полезна предприятию.

К примеру, если вы хотите выписывать газету, содержащую важную для бухгалтерии информацию, то в своих доводах используйте такие преимущества издания, как информативность, актуальность, полезная информация в нужной сфере. Участие в семинарах также можно «оправдать» получением новых знаний, повышением квалификации и другими моментами.

В общем, покажите своему руководителю, что для вас, а соответственно и для его компании, это будет полезно. И тогда, скорее всего, вам не откажут.

– Нашу газету читают многие предприниматели. Что бы вы им посоветовали в достижении успешных взаимоотношений с бухгалтерами?

– Возможно, я повторюсь, но все же отмечу, что руководитель и бухгалтер должны играть в одной команде. Ведь ее сила и надежность зависят и от того, насколько развиты между вами не только рабочие, но и личные отношения. Мой совет руководителям – успешно строить вышеописанную команду. В таком тандеме вы, несомненно, сможете принести успех и прибыль вашей компании!

Наталья СПИРИДОНОВА,

наш корр.

Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера

Права, обязанности и ответственность главного бухгалтера определены в законе «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и детализированы в профстандарте. В статье мы рассмотрим основные требования к данной должности.

Главный бухгалтер предприятия

Итак, главный бухгалтер предприятия — лицо, на которое должно быть возложено ведение бухгалтерского учета компании. То есть это человек, которому должны быть доверены финансы компании, коммерческие тайны, контроль над коллективом.

О том, как правильно организовать бухучет, можно узнать из материалов нашей рубрики «Бухгалтерский учет».

Согласно требованиям закона № 402-ФЗ организация бухгалтерского учета возложена на руководителя предприятия. А он уже для исполнения этой обязанности может:

  1. Вести бухгалтерский учет лично.
  2. Ввести в штат главного бухгалтера.
  3. Передать ведение бухгалтерского учета третьему лицу (на аутсорсинг).

Впрочем, все три способа доступны только в компаниях малого или среднего предпринимательства. При этом в законе не указаны какие-либо четкие требования к лицу, на которое в итоге будет возложена обязанность по ведению учета.

Если компания не относится к таким субъектам, то ведение бухгалтерского учета должно быть возложено на сотрудника организации либо передано по договору. В кредитной организации остается только один вариант — наличие главного бухгалтера в штате.

В законе о бухучете прописаны строгие требования, которые предъявляются к данной должности.

В частности, это обязательное наличие высшего образования, стаж работы не менее 3 лет из последних 5, отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления.

Однако они распространяются не на всех главбухов, а только на лиц, занимающих эту должность в прямо указанных в законе компаниях (см. п. 4 ст. 7 закона № 402-ФЗ). К главбухам в малом и среднем бизнесе эти ограничения не относятся.

Подробнее о главном бухгалтерском законе читайте в рубрике «Закон о бухгалтерском учете».

Узнайте можно ли привлечь главбуха к ответственности после увольнения в Готовом решении от КонсультантПлюс. Если у вас нет доступа, получите пробный онлайн-доступ бесплатно.

Права и обязанности главного бухгалтера по закону № 402-ФЗ

Давайте сначала поговорим о правах главного бухгалтера, человека, который занимает достаточно высокий пост в любой компании.

Вообще, основные трудовые права любого работника любой организации контролируются ТК РФ, а права именно работника как специалиста прописываются в его должностной инструкции. Что же можно указать, формируя такую инструкцию для главного бухгалтера? Например, следующее:

  1. Главный бухгалтер имеет право:
  • представлять интересы бухгалтерии организации, выступая в других структурных подразделениях, перед компаниями-контрагентами;
  • запрашивать нужные документы и информацию от других специалистов компании;
  • вносить на рассмотрение директора различные финансовые планы, структуру бухгалтерии, предложения о поощрении работников или материальном взыскании;
  • взаимодействовать с другими структурными подразделениями в части, необходимой для выполнения своих обязанностей.
  1. По доверенности главному бухгалтеру могут быть переданы права на представление интересов компании в налоговых и других проверяющих структурах.

Можно еще добавить, что помимо основных профессиональных трудовых функций главный бухгалтер, как правило, сам выбирает работников своего отдела, может регулировать поиск аудиторской компании для проверки предприятия, в оговоренных рамках самостоятельно принимать решения, влияющие на финансовые показатели компании и т. п.

Для определения круга обязанностей главбуха нужно смотреть не только закон о бухучете, но и профстандарт. Действующий стандарт «Бухгалтер», утв. приказом Минтруда от 21.02.2019 № 103н. О нем мы писали здесь.

Конечно, по сравнению с правами, круг обязанностей руководителя бухгалтерии гораздо объемнее. Рассмотрим его подробно, можно даже разделить все обязанности главного бухгалтера на несколько групп.

  • Главное, что делает главбух, — ведет бухучет финансовой и хозяйственной деятельности компании, осуществляет контроль над собственностью предприятия.
  • Формирует учетную политику компании в соответствии с действующим законодательством, включая разработку плана счетов, форм первички и т. п.

Пример правильного подхода к учетной политике ищите в нашей статье «Как составить учетную политику в организации».

  • Организует учет имущества, поступающего в компанию, учет хозяйственных операций, совершаемых в компании.
  • Организует и контролирует учет издержек предприятия, реализацию продукции.
  • Формирует полную и достоверную бухгалтерскую отчетность, по запросу предоставляет данные об имущественном положении компании, доходах и расходах предприятия.
  • Контролирует соблюдение налогового законодательства и формирование налоговой отчетности по правилам, соответствующим НК РФ.
  • Контролирует правильное начисление и уплату налогов, социальных взносов, административных платежей в государственные бюджетные и внебюджетные фонды.
  • Обеспечивает составление баланса и оперативных сводных отчетов о доходах/расходах средств, об использовании бюджета, другой статистической отчетности, представление их в установленном порядке в соответствующие органы.
  • Контролирует должностные инструкции своих подчиненных.
  • Оказывает методическую помощь работникам подразделений предприятия по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и экономического анализа.
  • Сообщает директору предприятия обо всех выявленных недостатках в работе бухгалтерии предприятия, структурных подразделений с обязательным объяснением причин их возникновения, а также предложением способов их устранения.
  • Руководит работниками бухгалтерии организации.
  1. Часть работы по контроллингу
  • Принимает меры по предупреждению недостач, бесконтрольного расходования денежных средств, нарушений действующего законодательства.
  • Отвечает за проведение инвентаризации основных средств, ТМЦ и денежных средств.
  1. Аналитическая часть работы
  • Принимает участие в экономическом анализе деятельности компании.
  • Может принимать участие в финансовом планировании деятельности организации.

О том, что это такое — смотрите в нашем материале «Основные виды финансового планирования (описание)».

Подробнее об обязанностях главбуха читайте в наших публикациях:

Ответственность главного бухгалтера

Конечно, говоря о правах и обязанностях главного бухгалтера, нельзя забывать про его основную ответственность — за надлежащее выполнение должностных обязанностей. Все возможные ее виды и санкции приведены ниже в таблице.

См. также статью «Кто несет ответственность за организацию бухгалтерского учета?». 

Ответственность Виды нарушений Формы
Дисциплинарная Нарушение трудовой дисциплины, а иногда и непрофессионализм (п.9 ч. 1 ст. 81 ТК РФ) Замечание, выговор, увольнение
Материальная (ст. 238 ТК РФ) Причиненный работодателю прямой действенный ущерб (реальное уменьшение имущества работодателя или ухудшение его состояния) В зависимости от суммы ущерба
Административная (регламентируется рядом статей главы 15 КоАП РФ)
  • грубое нарушение правил учета доходов и расходов;
  • нарушение сроков предоставления или непредоставление налоговой отчетности;
  • нарушение кассовой дисциплины;
  • нарушение валютного законодательства

См. также: «За что могут оштрафовать бухгалтера в 2019 году».

  • 5000–10 000 руб.
  • 300–500 руб.
  • 4000–5000 руб.
  • В зависимости от суммы нарушения
Уголовная ответственность Наступает, если в течение 3 лет компания уклоняется от уплаты налогов в крупном и особо крупном размере В зависимости от суммы ущерба (от штрафа до лишения свободы)

Можно ли привлечь к ответственности главного бухгалтера, на которого временно возложены обязанности генерального директора, за несчастный случай на производстве? Ответ на данный вопрос раскрывает инспектор по труду в Кировской области А. А. Бердянских. Получите пробный доступ к системе КонсультантПлюс и узнайте мнение контролера бесплатно.

Итоги

Как мы видим, перечень функций главного бухгалтера достаточно широк, и полагать, что вся его работа протекает за составлением баланса, — ошибочно. Современный главный бухгалтер может проанализировать финансовое состояние компании, четко знает трудовое законодательство и права своих сотрудников и может подсказать директору методы экономии и налоговой оптимизации.

Источники:

закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 N 402-ФЗ

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Пробный бесплатный доступ к системе на 2 дня.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *