Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно

Как избежать проблем с бухгалтером на аутсорсе: составляем договор правильно

Когда в организации меняется бухгалтер, это вызывает волнение руководства. Во-первых, на его место придет новый человек (сработаемся — не сработаемся?), во-вторых, от уходящего бухгалтера иногда бывают проблемы: выявляются на стадии передачи дел или даже позднее, когда уже и спросить не с кого. А что если новичок — не человек, а целая компания? Как правильно передать дела аутсорсинговой организации, какие нюансы учесть и на что стоит обратить внимание самим аутсорсерам — об этом сегодня и поговорим.

Для начала, необходимо определить сроки. Ведь заявление об увольнении по правилам пишется за 2 недели, но не все его соблюдают. Тем не менее, даже если руководитель готов отпустить сотрудника раньше, то нужно учитывать специфику работы. Возможно кроме церемониальной передачи папок с документами, нужно будет ввести ответственное лицо аутсорсера в курс дел.

К примеру, у вас могут быть заключены контракты с заказчиками, которым вы даете негласную отсрочку по платежам, хотя в договоре вообще стоит предоплата.

Или есть внутренние регламенты о сроках передачи документов в бухгалтерию и стоит их сохранить при заключении договора с аутсорсерами, чтобы сотрудникам не пришлось перестраиваться под новый график. О подобных моментах стоит предупредить.

И обговаривать их надо заранее ДО заключения договора. Ведь это может повлиять на стоимость обслуживания и регламент работы.

В свою очередь руководителю аутсорсинговой компании или лицу, ее представляющему, для проведении переговоров необходимо обзавестись чек-листом с вопросами, которые надо задать будущему заказчику. Это освободит от необходимости каждый раз вспоминать — что еще надо уточнить.

С чего начать

Не забудьте, что главный бухгалтер во время передачи дел все еще остается лицом, ответственным за формирование и отправку отчетности, соблюдение порядка ведения кассовых операций, расчеты с контрагентами и т.д., в зависимости от должностной инструкции. И должен продолжать эти обязанности выполнять.

По мере передачи дел, конечно, отдельные участки учета могут полностью переходить под бразды правления аутсорсеров, но это нужно четко обговаривать. Лучше — в письменном виде. Например, подписывать промежуточный акт о передаче документов и указывать, что теперь эта часть работы ложится на плечи обслуживающей бухгалтерии.

Так, к примеру, можно отдать уже в переходный период:

  • ввод в базу первичных документов (накладных, актов, выписок, авансовых отчетов);
  • выписку текущих актов и счетов;
  • оформление кадровых документов;
  • кассовые операции и т.д.

Можно озаботиться выгрузкой остатков по бухгалтерской базе на определенный период. Лучше конечно выгружать данные с начала года, если переход на обслуживание в стороннюю компанию происходит в середине года. Всегда лучше, когда новая база заводится с 1 января.

Аутсорсерам на заметку

Не лишним будет и проведение инвентаризации. Акты, составленные по ее результатам, будут отправной точкой в любом споре с заказчиком. Руководитель должен понимать, что это не просто цифры на бумажке, а отражение реального положения дел. Вот на складе остаток в виде материалов, а по факту их нет. Нужно разбираться куда они пропали.

Видите, каким емким получается процесс. А вдруг там столько проблем и вообще учет восстанавливать придется? Сразу хочу сказать — такое возможно и при этом вас может ожидать еще ряд проблем:

  • клиент не знает, что происходит у него в учете, он будет уверен, что все хорошо и если вы начнете указывать на недостатки, решит, что вы просто пытаетесь его «развести»;
  • восстановление учета — дорогая услуга, дороже, чем обычное обслуживание, поэтому даже если заказчик признает проблему, он может вообще отказаться от ваших услуг и решит поискать бухгалтера в штат, который все эти беды обнаружит только в процессе работы (и, скорее всего, будет трудолюбиво разгребать — за зарплату).

Чтобы обезопасить себя, проводите консультацию, а затем диагностику учета клиента. Эту услугу можно сделать бесплатной, но при условии, что речь не идет об аудите!

В чем разница? В том, что диагностика делается по общим параметрам: состояние учетной базы, выборочная проверка наличия документов, наличие и полнота отчетности, наличие положений по оплате труда, командировкам, отпускам, сверка расчетов с бюджетом и т.д. Это довольно поверхностная проверка уже позволяет выявить наличие глобальных проблем.

Аудит же проверяет учет глубже, например, выявляет соответствие уровня заработной платы установленному минимальному размеру, правильность и своевременность расчетов с сотрудникам по отпускам, больничным, в ходе работы проводится инвентаризация и выявляются расхождения учета с фактом, анализируется налогообложение, возможность его оптимизации, смены налогового режима. Он отличается тем, что по его итогам готовятся рекомендации по дальнейшим действиям, которым в том числе клиент может следовать и самостоятельно. Это самостоятельная услуга, отдельная строка в прайсе, если хотите. Аудит занимает больше времени, требует привлечения экспертов. Проводить его бесплатно — не путь истинного аутсорсера.

Кто особенно сильно страдает проблемами с бухгалтерским и/или налоговым учетом:

  • ИП, особенно ведущие учет самостоятельно. Тут и передавать то дела некому, зачастую приходится начинать с нуля (см. выше насчет восстановления и аудита — предприниматели таких слов не любят, хотя зачастую именно в этих услугах и нуждаются);
  • Фирмы на УСН. Конкретно — с режимом «доходы», кажется, что с учетом у них все просто, некоторые руководители сами ведут бухгалтерию. Результаты порой плачевные;
  • «Типа нулевки» — организации, которые не сдавали отчеты, но мало-мальски вели деятельность, пока им не блокировали счета, не прислали кучу требований и вообще не привели к мысли, что надо что-то в жизни менять;
  • «Брошенки» — организации, которые какое-то время находились на консервации, возможно даже из-за проблем, указанных выше, но учредители решили их реанимировать;

Бывает и так, что организация вроде работает успешно отчеты сдает, зарплату платит, но в один прекрасный момент к ним приходит выездная проверка, не обязательно даже от ФНС, возможно плановая от ФСС, совместно с Пенсионным Фондом, и оказывается, что их бухгалтер не справился с делами, учет запущен, некоторые цифры «нарисованы», а отдельные участки и вовсе не велись или велись неправильно.

Например, не удерживались суммы взносов с выплат по договорам ГПХ, не рассчитывался и не удерживался НДФЛ со сверхлимитных суточных, неправомерно включались в расходы затраты по авансовым отчетам, подтвержденные товарными чеками без кассовых и т.п.

Давайте сведем информацию, которую надо проверить перед передачей дел, в единый список:

  • Бухгалтерский (документы и базу), налоговый (аналогично), кадровый и воинский (о нем никто никогда не помнит) учет. Но! Все зависит от предлагаемых услуг и содержании договора. Если передается только один участок учета или аутсорсер будет исключительно формировать и сдавать отчеты — нет смысла проверять все В зависимости от деятельности и внутреннего регламента может еще присутствовать управленческий учет, отчетность в СРО, статистику и т.д.;
  • Наличие (и, по возможности, правильность применения) — учетной политики, внутренних нормативных документов;
  • Сверки с ФНС, ПФР, ФСС, наличие требования, актов выездных и камеральных проверок, предписания и другая аналогичная документация;
  • Отчеты во все инстанции или доступ к базе с ними. Особенно обратить внимание на периоды, приходящиеся на передачу дел и определить, кто в этот период отвечает за подготовку и отправку отчетов.

Т.к. по закону о бухучете основная масса первички, отчетности и регистров храниться в течение пяти лет, то и наличие документов нужно проверять за указанный период.

Что нужно передавать?

Если документооборот в организации электронный, то передаются сами базы или доступы к ним. Конечно, порядок работы и доступа должен быть четко организован и прописан в договоре.

Бумажный документооборот не обязательно подразумевает перевозок коробок архива в обслуживающую организацию, но если это происходит, то передача каждой папки должна быть зафиксирована. В идеале описать надо каждый документ, но на практике это очень трудно сделать и, как правило, не делается. Составляется укрупненный список:

  • Накладные от поставщиков за январь — 1 папка, 54 документа
  • Акты заказчикам за январь — 2 папки, 35 и 29 документов
  • Выписки банка за январь — 20 листов

Примерно так. Даже количество документов не всегда считается. Дотошные распечатывают реестры из бухгалтерской программ и отмечают в них наличие документов в папках. И на самом деле это правильный путь. Но ооочень долгий.

Аутсорсер может также получить доступ к системе подготовки и сдачи отчетности, если у компании она уже есть. Ответственному лицу можно предоставить доступ к банковскому счету. Онлайн-банкинг позволяет организовать его с ограничением прав пользователя. К примеру, можно будет создавать, загружать платежные поручения, выгружать выписки, а вот подписать и отправить платеж — нельзя.

Если фирма пользуется онлайн-кассой (использует услуги ОФД), CRM-системой или облачным сервисом, где например, ведет складской учет, то доступ к этим базам тоже может понадобится. Либо придется выгружать из них данные самостоятельно и передавать с определенной регулярностью (указывается в договоре) аутсорсеру. Тоже под роспись.

Составлять список переданной текучки — в интересах каждой стороны.

Для заказчика — подтверждение передачи документов, основание для выставления претензий, если что-то пойдет не так, а для обслуживающей бухгалтерии — страховка на случай тех самых претензий, а еще основание для выставления счета на допуслуги (о них мы с вами недавно тоже вели разговор), если, к примеру, превышены лимиты по объему обрабатываемых документов.

Печати, ЭЦП, ключи от торговых площадок и прочие аналогичные логины-пароли лучше оставить при себе руководителю. Ведь документ, подписанный электронной подписью Иванова В.В.

директора ООО «Ромашка», сложно будет оспорить, если Иванов по наивности дал ЭЦП кому-то другому, а тот человек допустил ошибку и списал со счета вместо 10 000 рублей все 100 000, или подписался на аукцион, который заведомо компании не осилить (привет реестр недобросовестных поставщиков!).

Кстати, о банке. Если уходящий главбух имел право подписи наряду с директором, необходимо внести изменения в карточку подписей.

Возможно потребуется блокировка карт доступа, паролей, рабочей почты, чтобы уволенный сотрудник не имел уже возможности получить доступ к внутренним сведениям, в том числе персональным данным.

По тем же причинам нужно отменить (отозвать) доверенности на имя бывшего главбуха с даты его увольнения.

И еще один простой совет руководителю аутсорсинговой компании, решившему принять на обслуживание нового клиента — узнайте истинную причину, почему главбух покидает компанию.

Некоторые неохотно делятся такой информацией, но если вам удастся разговорить увольняющегося сотрудника, вы хотя бы будете готовы к трудностям и катаклизмам.

К таким как: выездная налоговая проверка, неадекватность руководства, проблемы с оплатами.

Некоторых клиентов лучше вообще избегать, я их называю — токсичными. Вы не увидите от них больших денег (если вообще увидите), зато требовать с вас будут многое, они будут задерживать передачу первички, а потом обвинять вас в неточностях деклараций, поменяют систему налогообложения, забыв об этом предупредить и т.д. Цените себя, свое дело и время.

Кто несет ответственность при бухгалтерском аутсорсинге

Задумываетесь о том, чтобы сконцентрироваться на бизнесе, а непрофильные функции, в частности бухгалтерский учет выделить на аутсорсинг? Это решение, требующее перестройки части бизнес-процессов вашей компании и в некоторых случаях предоставляющее ей существенные преимущества.

Прежде чем сделать этот важный шаг руководитель должен выяснить, кто несет ответственность за неточности, ошибки в бухгалтерском учете, и кто будет покрывать расходы, связанные с этими ошибками. Об этом расскажем в нашем материале.

Читайте также:  Какая безработица в регионах: смотрите карту

Кто несет ответственность за бухгалтерский учет в компании

Напомним, в первую очередь ответственность за ведение бухучета в компании ложится на плечи руководителя.

И уже потом спросят с финдира, главбуха, бухгалтерской компании, которой передан учет, и иных лиц, причастных к ситуации.

Поэтому и санкции фискальные органы прежде всего предъявляют юридическому лицу и генеральному директору лично. Данное положение предусмотрено п. 1 ст. 7 закона № 402-ФЗ и п. 6 приказа Минфина от 29 июля 1998 года № 34н.

К слову, санкции могут быть различными: от штрафа до реального срока. Что грозит руководителю компании, зависит от масштабов и продолжительности деяния.

Конечно, законодательство предусмотрело, что и главбух отвечает за свои ошибки, подробнее об этом мы рассказывали здесь.

Но статистика последних лет свидетельствует о том, что количество возбужденных дел за налоговые правонарушения растет, доля же привлеченных главбухов все так же ничтожна.

Можно ли переложить всю ответственность на аутсорсера

По закону за ошибки в учете отвечает непосредственно сама организация. Другой вопрос: как снизить «градус» этой самой ответственности? При каком способе организации учета генеральный директор может максимально себя обезопасить: штатная бухслужба, бухгалтер-фрилансер, бухгалтер по договору ГПХ или специализированная компания?

Оптимальным представляется вариант аутсорсинга. Но даже в случае передачи учета в полном объеме вовсе не означает, что весь груз ответственности переложен на провайдера.

Ответственность клиента бухгалтерской компании предусмотрена за невыполнение/ некорректное выполнение ряда обязанностей:

  • правильность регламентированного учета налогов;
  • своевременное перечисление налоговых платежей (напомним, за неуплату налогов и сборов установлена административная ответственность, при особо крупной недоимке виновному лицу грозит уголовная ответственность. Отвечать за придется не только руководителю компании, но и бухгалтеру, финансовому директору или иному лицу, чья вина будет доказана. Бухгалтерская компания не несет ответственность за неуплату налогов клиентом);
  • обеспечение надлежащего хранения бухгалтерских документов (документация может храниться у в офисе компании, либо в офисе аутсорсинговой или архивной организации. В любом случае ответственность за документы компании несет сама компания).

Таким образом, даже при заключенном договоре с бухгалтерской организацией (обычный договор возмездного оказания услуг (п. 2 ст.

779 ГК РФ), в случае обнаружения ошибок в бухгалтерском учете, штрафы и пени придется платить компании, в чьей отчетности была обнаружена ошибка.

Именно поэтому в договоре с бухгалтерской компанией нужно обратить особое внимание на пункт о компенсациях и учитывать при выборе аутсорсера наличие полиса страхования.

Ответственность бухгалтерской фирмы

Бухгалтер на аутсорсинге можно призвать к ответственности в нескольких случаях. Среди них:

  • несоблюдение сроков сдачи отчетности;
  • некорректное исчисление налогов;
  • потеря или нарушение целостности документа в результате неправильного архивирования.

Большинство бухгалтерских фирм заявляют, что несут ответственность за результат своей работы. Однако объемы этой ответственности сильно различаются.

Профессиональная ответственность 1С-WiseAdvice застрахована по расширенному перечню рисков и закреплена Договором. Мы — единственная компания на рынке, которая финансово отвечает перед клиентами в течение трех лет после сдачи последнего отчета. Даже в случае, если действие Договора на обслуживание уже закончилось.

Ответственность бухгалтерской компании за ошибки в учете, которые привели к претензиям ФНС, может быть ограничена в случае, если эти неточности были допущены по вине клиента. Привлечь к ответственности аутсорсинговую фирму не выйдет, если:

  • компанией-клиентом были предоставлены подложные документы;
  • предоставлены не все первичные документы;
  • клиент поздно перечислил налоги, хотя информация была доведена до него своевременно.

Рассмотрим несколько примеров.

Пример 1

На аутсорсинг передана подготовка и сдача отчетности. Бухгалтерской компанией был сделан неверный расчет налогов.

В случае, если были предоставлены качественные первичные документы, то ответственность за ошибку несет аутсорсер.

Если качественные первичные документы переданы не были, то ответственность за неверный расчет налогов несет клиент.

Наша компания добровольно расширила перечень страховых случаев, финансовая компенсация которых не является страховым случаем и осуществляется из личных средств 1С-WiseAdvice.

Например, если допущены ошибки в платежных реквизитах для уплаты налогов, либо ошибки в статистической отчётности, то мы компенсируем штрафы и пени, возникшие в результате этих ошибок из собственных средств.

Пример 2

Общество с ограниченной ответственностью доверило аутсорсинговой фирме участок учета — расчет заработной платы и кадровое делопроизводство. Рассчитывая зарплату и межрасчетные выплаты сотрудникам клиента, провайдер допустил ошибки. Вина бухгалтерской компании очевидна.

Если возникли ошибки в расчетах заработной платы и зарплатных налогов из-за непредоставления (либо несвоевременного предоставления) клиентом информации о приеме/увольнении сотрудников. командировках, отпусках, больничных листах, то в этом случае очевидна ответственность клиента.

Пример 3

Общество с ограниченной ответственностью передало на аутсориснг бухгалтерский учет в полном объеме. В процессе обработки первичной документации бухгалтер допустил ошибку, которая отразилась на отчетности и была выявлена налоговой инспекцией.

В этом случае очевидна ответственность бухгалтерской организации, из-за ошибок которой заказчику были выставлены претензии. Согласно условиям договора аутсорсинговая компания должна компенсировать все санкции, возникшие по ее вине.

Бухгалтерская компания отвечает юридически и материально за неточности и ошибки, результатом которых стали претензии контролирующих органов к заказчику услуг. Она должна будет компенсировать все возникшие по ее вине штрафы и пени.

Может ли бухгалтерская фирма отказаться нести ответственность?

Солидная бухгалтерская компания дорожит своей репутацией и доверительными отношениями с клиентами. И в случае, если к заказчику были применены штрафные санкции по ее вине, она всегда компенсирует убытки.

Конечно, возможна ситуация, когда аутсорсер отказывается возмещать финансовые потери. В таких ситуациях можно попробовать взыскать убытки через суд. Но лучше еще на старте, до начала сотрудничества, получить максимум информации о потенциальном провайдере:

  • каким образом бухфирма намерена возмещать урон, причиненный действиями ее сотрудников/программного обеспечения, в каком объеме;
  • есть ли полис страхования профессиональной ответственности и какие риски он включает;
  • срок действия полиса (да, это важный пункт, ведь может получиться так, что срок действия полиса закончится через неделю после подписания договора);
  • сумма страхового покрытия.

При бухгалтерском аутсорсинге ответственность за корректное ведение учета лежит на самой организации и в случае появления претензий налоговых органов решать вопросы с ними будет сама компания. Однако аутсорсинговая фирма поможет отстоять позицию клиента в контролирующих органах, а также возместит штрафы и пени, которые возникли по ее вине.

Так, договор на ведение учета в нашей организации (передаваемого в наши руки полностью или частично) содержит пункты, указывающие, что мы компенсируем финансовые потери клиента, возникшие по вине специалистов 1C-WiseAdvice. Срок ответственности — три года с даты последнего отчета, даже в случае окончания срока действия договора.

Договор аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг — образец 2021

При заключении договора на аутсорсинг подразумевается, что определенные обязанности передаются в компанию, специализирующуюся на подобного вида услугах. Это позволяет сэкономить денежные средства компании на содержание собственного штата бухгалтеров.

Для нашей страны такие услуги являются достаточно новым явлением, однако, большое количество компаний уже пользуются ими. К преимуществам, которые компания имеет при передаче некоторых обязанностей профессионалам, можно отнести:

  • сокращение расходов компании;
  • экономия ресурсов и времени.

При направлении определенных функций компании для реализации в специализированную компанию, бизнесмены могут рассчитывать на то, что поставленные задачи будут выполнены своевременно и корректно.

Аутсорсеры являются профессионалами, имеющими высокую квалификацию. Они имеют свое рабочее место и программное обеспечение.

Владельцы аутсорсинговых компаний заинтересованы в повышении уровня квалификации своих специалистов, так как это позволяет развиваться и привлекать новых клиентов (

Лексика, стилистика

Большое значение имеет способ изложения информации в договоре на оказание бухгалтерских услуг. Текст документа должен быть:

  • понятным потенциальному заказчику;
  • однозначным (без сложных лексических конструкций, деепричастных, причастных оборотов, двусмысленных формулировок);
  • юридически грамотным;
  • содержащим конкретную информацию об исполнителе и заказчике (реквизиты);
  • полным (в договоре отображаются все аспекты взаимодействия сторон, включая форс-мажоры).

Если вы заметили неконкретизированные формулировки, нераскрытые пакеты услуг, непонятные определения и т.п., требуйте от потенциального исполнителя разъяснений. При получении отказа рационально задуматься о смене приоритета в выборе аутсорсинговой компании.

Виды аутсорсинговых услуг

Законодательно не установлены конкретные правила, которые бы указывали на перечень услуг, предоставляемых по договору аутсорсинга. Среди них обычно выделяют:

  • программирование, дизайн и иные ИТ-услуги;
  • бухучет;
  • уборка помещение и охранные услуги;
  • организация переговоров, встреч, каких-либо мероприятий, а также питания.

Предоставив возможность заниматься вспомогательными процессами сторонним специалистам, компания может сосредоточить все свои силы на осуществлении своих основных задач.

Некоторые предприниматели готовы передать свою бухгалтерию полностью в руки сторонних специалистов, а другие бизнесмены относятся к этому с опаской. Они не готовы полностью довериться чужой компании и показать ей все свои денежные потоки.

Сегодня существует достаточно много аутсорсинговых компаний, поэтому при выборе стоит обратить внимание на ее репутацию и доверие со стороны других бизнесменов (

Срок действия

Договор вступает в силу с момента его подписания. Во втором пункте указывается период действия договора, который предполагает дату заключения договора, а также дату его окончания. Необходимо отразить условия изменения сроков или их пролонгирования. Например, путем подписания дополнительного соглашения.

Стоимость и порядок расчетов

В первом пункте раздела указывается общая стоимость услуг за период действия договора с учетом начисленного НДС. Сумма указывается цифрами и расшифровывается прописью.

Читайте также:  Как пройти «долину смерти»: Игорь Рябенький о стадиях роста стартапов и поиске инвесторов

Оплата услуг производится на основании выставленного исполнителем счета после обоюдного подписания акта сдачи-приемки. В этом пункте следует отразить сроки, в которые перечисляются денежные средства, а также сумму неустойки в случаях их нарушения. Деньги переводятся на расчетный счет исполнителя, указанный в банковских реквизитах.

Справка. Сумма неустойки устанавливается в процентном или долевом отношении от общей стоимости договора. Например, в размере 1/12 или 0,1-0,2% за каждый день просрочки.

Виды аутсорсинга бухгалтерских услуг

Как уже отмечалось выше, существует довольно много видов деятельности, которые бизнесмены передают на аутсорсинг. Как правило, это те функции, которые для компании не являются основными.Если речь идет о бухгалтерии, то функции аутсорсинговой компании будут заключаться в следующем:

  • составление отчетности;
  • полное бухгалтерское обслуживание с ведением счета или без.

Достаточно популярной такой вид услуги стал у малого бизнеса. Это связано с тем, что штат компании достаточно маленький и руководитель самостоятельно не готов вести учет и составлять отчетность.

Приложения

Важность приложений к договору на предоставление бухгалтерских услуг часто недооценивается. На самом же деле они требуют не меньшего внимания, чем базовые пункты документа.

В приложениях обычно фиксируются графики документооборота, календарные планы, графики формирования, представления отчетной документации в ИФНС и другие структуры.

Также они могут содержать выдержки из учетной политики компании-заказчика, подробности о порядке взаимодействия. Форма таких приложений, как правило, является свободной.

К ней выдвигается одно требование – удобство для обеих сторон.

В приложения нередко выносятся и доверительные документы. Согласно им, представители аутсорсера получают полномочия осуществлять те или иные действия от лица компании-заказчика.

Договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Такое понятие как «аутсорсинг» не определен не только в гражданском кодексе, но и вообще в российском законодательстве. Поэтому составляется договор на аутсорсинг в виде гражданско-правового договора возмездного оказания услуг (гл. 39 ГК РФ).

  Должностная инструкция Руководителя отдела строительства

В связи с тем, что специальных мер по регулированию аутсорсинговых услуг законодательство не предусматривает, единственный документ, который контролирует порядок выполнения услуг – является договор. Договор на аутсорсинг должен содержать в себе следующее:

  • условия выполнения договора как заказчиком, так и исполнителем;
  • детализированное описание предоставляемых услуг;
  • подписи должностных лиц.

Важно! Перед тем как заключить договор на аутсорсинг, заказчику стоит убедиться в том, что будущий исполнитель имеет лицензию на услуги подобного рода.

Финансы

Вопрос оплаты услуг в договоре играет особую роль. Правила здесь стандартные. Больше конкретики – меньше поводов для возможных разногласий. Не стоит подписывать документы, в которых указаны формы оплаты «по договоренности». Финансовые аспекты сотрудничества должны быть уточнены.

Оплата услуг аутсорсера может быть:

  • единоразовой;
  • помесячной;
  • ежеквартальной;
  • годовой;
  • еженедельной;
  • по факту предоставления услуг.

Гибкость системы оплаты позволяет каждому заказчику выбрать для себя оптимальный вариант.

Основные разделы договора

В договоре должны содержаться следующие разделы:

  1. Предмет договора, то есть указываются те услуги, которые аутсорсинговая компания будет предоставлять.
  2. Объем работ и их стоимость. Составление такого раздела договора потребует особого внимания. В нем будет указаны конкретные функции, которые передаются аутсорсеру, объем, в котором они передаются и какую оплату они за это получат.
  3. Ответственность сторон. В разделе указывается какая ответственность грозит аутсорсеру в случае нарушения сроков сдачи заказа, либо в случае выполнения услуг некачественно. Штрафные санкции и неустойки указываются в точных размерах, либо в конкретных суммах.
  4. Порядок разрешения возможных конфликтов. Раздел содержит порядок досудебного урегулирования спорных вопросов. Здесь также указывается информация о том, где именно будет проводиться разбирательство, если самостоятельно урегулировать вопрос не получается.
  5. Сроки. Здесь указывается срок действия договора. Если не предусматриваются особые условия, то договор обычно заключают на 1 год с возможностью его продления.
  6. Порядок расторжения договора, внесение корректировок. В разделе предусматривается возможность внесение дополнительных условий в соглашение. Например, в случае добавления новой услуги. Также здесь описывается порядок, по которому происходит расторжение договора.
  7. Иные условия.

Помимо этого, в договоре должны указываться реквизиты сторон, а также подписи должностных лиц компаний.

ОБРАЗЕЦ ДОГОВОРА

Формат, ассортимент услуг

Каждый заказчик бухгалтерского сопровождения или обслуживания преследует конкретные цели. Перед подписанием договора выясните, сможет ли аутсорсер решить поставленные задачи, предоставить актуальные для вашей компании услуги.

Обратите особое внимание на формат обслуживания. Если вам необходима консультационная поддержка, не лишним будет ее регламентировать. Консультации могут быть периодическими, постоянными, устными, письменными, продолжительными (более 30-40 минут) и экспресс-формата.

Если предметом договора является одна услуга, она должна быть конкретизирована. Чем больше конкретики, тем меньше вероятность возникновения взаимных претензий сторон в процессе взаимодействия.

Если вы заказываете операционные услуги, конкретизируйте методику их предоставления, вплоть до определения территории, места работы исполнителя. Особенно это касается случаев, когда присутствие представителя аутсорсера необходимо в офисе компании-заказчика.

На что обратить внимание при подписании договора на аутсорсинг

Особое внимание при подписании договора на аутсорсинг следует обратить на конфиденциальность. Конфиденциальность предполагает соблюдение коммерческой тайны, а также сохранение анонимности всех сотрудников, с кем контактирует аутсорсер.

В договоре также следует предусмотреть определенные требования к квалификации профессионального опыта специалистов компании-аутсорсера, которых планируется привлечь к решению вопросов заказчика.

Для того, чтобы минимизировать налоговые риски, в договоре следует предусмотреть требования о страховании рисков в соответствии с законодательством.

Это указывается в таких пунктах договора, как предмет договора, порядок предоставления услуг, сроки договора и т.д.

все указанные разделы следует сформулировать как можно конкретнее, без неточностей, так как в случае судебного разбирательства это может вызвать споры.

Также в договоре следует указать о корректности документального оформления предоставляемых услуг, то есть счета-фактуры, актов и т.д.

Как избежать рисков аутсорсинга

Контролируйте работу удаленного бухгалтера: работайте с ним в едином бухгалтерском сервисе, чтобы видеть результаты его действий, запрашивайте отчеты о проделанной работе.

Выбирайте надежную фирму с хорошими отзывами и серьезным штатом. Тогда при необходимости вам заменят бухгалтера и привлекут к работе других нужных специалистов.

Внимательно читайте договор об оказании услуг, который предлагает фирма. Проверьте, есть ли там пункты об ответственности бухгалтера, о замене бухгалтера, о неразглашении информации.

Договоритесь об удобном формате передачи первичных документов. Проще всего делать это через бухгалтерский сервис с электронным документооборотом.

Контур.Бухгалтерия поможет вам найти подходящего бухгалтера-аутсорсера. Мы проверим его, обучим работе по стандартам СКБ Контур. После этого он будет вести вашу компанию в нашем облачном сервисе: так вы сможете постоянно быть с ним на связи и контролировать его работу.

Прочие условия

Договор составлен в двух экземплярах, по одному экземпляру каждой из Сторон.

Любой спор, разногласие или претензия, возникающие или касающиеся настоящего Договора либо его нарушения, прекращения или недействительности, Стороны разрешают путем переговоров. В случае если Стороны не достигли взаимоприемлемого урегулирования спора, то спор подлежит окончательному разрешению в Арбитражном суде г. .

Любые изменения и дополнения к настоящему Договору считаются действительными в случае совершения их в письменной форме и при подписании их лицами, уполномоченными на то Сторонами.

Вся переписка Сторон, связанная с исполнением настоящего Договора, осуществляется по адресам и телефонами, указанным в разделе 9.

В случае изменения каких-либо из указанных реквизитов Стороны обязаны заблаговременно уведомлять другую Сторону о соответствующих изменениях.

В противном случае Сторона, не исполнившая (ненадлежащим образом исполнившая) данное обязательство, несет риск всех связанных с этим неблагоприятных последствий.

Аутсорсинг бухгалтерских услуг — полное бухгалтерское сопровождение для владельцев МТС Кассы

Всем предпринимателям и компаниям нужно платить налоги и сдавать отчетность.

Для этого придется взять в штат одного или нескольких бухгалтеров, обратиться на аутсорсинг или вести учет самостоятельно в специальных сервисах.

Мы расскажем, на что обратить внимание при выборе подрядчика, и о чем еще надо позаботиться при открытии бизнеса. А также подскажем, как найти ответы на вопросы без лишних временных затрат и ошибок.

Почему так популярен бухгалтерский аутсорсинг

Основные преимущества аутсорсинга:

  1. Не нужно содержать штатных сотрудников отдела бухгалтерии, в это понятие входит не только зарплата и взносы, но и помещение, оргтехника, программы 1C или другие, их обновления и обслуживание.
  2. Низкие риски приема на работу неопытного или неквалифицированного бухгалтера.
  3. Почти исключен человеческий фактор: заказчик даже может не узнать, что у подрядчика сотрудник в отпуске, заболел или уволился.
  4. Компенсацию за низкое качество услуг можно закрепить в договоре на бухгалтерское сопровождение. Если этого не сделать, взыскать деньги получиться через суд.
  5. Не надо искать юристов и кадровиков, так как у тех, кто оказывает услуги по ведению бухучета, обычно есть такие специалисты.
  6. Более высокая вероятность грамотной оптимизации налоговых платежей, так как бухгалтеры, которые ведут разные компании, на практике сталкиваются со всеми налоговыми режимами, они могут просчитать и предложить варианты снижения налоговой нагрузки без нарушения законодательства.
  7. По договоренности возможна частичная передача функций, например, документы в учетную программу заводят у заказчика, а составлением и сдачей отчетности занимается подрядчик.
  8. От аутсорсинга бухгалтерских услуг можно отказаться в любое время.
Читайте также:  Обучение закупкам по 223-фз - обзор курсов и семинаров

Аутсорсинг бухгалтерии особенно актуален для малого бизнеса. При небольшом объеме операций не нужно много специалистов в штате, чтобы вести бухучет.

Достаточно одного или двух бухгалтеров, но квалификация у них должна быть высокой, так как они будут выполнять разные задачи: от ввода документов в программу до ведения налогового учета и подготовки отчетности.

Они же, возможно, будут готовить документы для финансовых операций и заниматься финансовой отчетностью.

Такие разноплановые специалисты стоят дорого, поэтому и содержание бухгалтерии будет затратным. К тому же сотрудники в ответственный момент, например, в период сдачи налоговой отчетности могут заболеть или уволиться.

Крупным компаниям для ведения учета не хватит одного-двух человек, поэтому нужно просчитать, что выгоднее: штатная бухгалтерия или ведение бухгалтерии на аутсорсинге.

Если вы решили заказать аутсорсинг, для выбора подрядчика важно понимать, чем отличаются услуги для ИП и юрлиц, например, ООО.

Функции бухгалтерии для ИП и ООО

Предприниматели по закону № 402-ФЗ от 06.12.2011 не обязаны вести бухгалтерский учет, но должны выполнять требования налогового кодекса, трудового законодательства и Центробанка. Поэтому при сопровождении бизнеса ИП бухгалтер не должен включать в стоимость обслуживания ведение бухучета, в услуги может входить:

  • подготовка учетной политики;
  • документальное оформление сотрудников на работу;
  • расчет зарплаты и взносов по сотрудникам и самому ИП;
  • подготовка и сдача отчетов в фонды;
  • расчет налогов и сдача деклараций;
  • ведение налоговых регистров, например, Книга учета доходов и расходов для ИП на упрощенке, Книга покупок и Книга продаж для предпринимателя на основном налоговом режиме;
  • создание платежных поручений;
  • по договоренности ─ подготовка документов для покупателей и заказчиков, хранение первичных документов.

Для организаций к перечисленным услугам обязательно добавится ведение бухгалтерского учета, сдача бухгалтерской отчетности, проведение инвентаризации и сверки расчетов.

Кроме бухгалтерского обслуживания, аутсорсинговые компании могут предложить дополнительные услуги:

  • помощь в выборе между ИП и ООО;
  • подбор налогового режима;
  • юридическое сопровождение ─ консультации по налоговому законодательству, составление и проверка условий договоров;
  • постановка и ведение управленческого и финансового учета;
  • доставка документов до контрагентов.

Подключить бухгалтерское обслуживание

Схема работы с бухгалтерией на аутсорсинге

  • Мы расскажем основу, но в вашем случае могут быть и дополнительные условия.
  • Этап 1. Заключение договора
  • В договоре должны быть прописаны такие важные условия:
  • перечень услуг и их цены;
  • финансовая ответственность за начисленные налоговой службой при проверках недоимки, штрафы и пени, например, полная компенсация за ошибки. Для снижения финансовых рисков многие аутсорсинговые компании страхуют свою ответственность;
  • список документов для всех видов операций, которые нужны для их отражения в учете, например, для оприходования товаров нужны накладная, приходный ордер и, если есть, счет-фактура;
  • порядок и сроки передачи документов;
  • распределение ответственности;
  • доступ к базе данных;
  • гарантии соблюдения конфиденциальности;
  • порядок передачи заказчику базы данных при расторжении договора.
  1. Вы должны понимать, что в договоре предусмотрена и ваша ответственность, и если вы не выполните свои обязательства, например, вовремя не отправите документы, бухгалтер не будет финансово отвечать за неуплаченные налоги или неправильно составленную отчетность.
  2. Когда же бухгалтер не хочет заключать договор, лучше с ним не сотрудничать.
  3. Этап 2. Работа с бухгалтерией на аутсорсинге

Главное, что от вас требуется ─ своевременная сдача документов, особенно в конце года. Задержки будут приводить к неправильной отчетности и некорректно рассчитанным налогам.

Многие аутсорсинговые компании не ждут от вас оригиналов документов, им достаточно отсканированных копий, отправленных по электронной почте. Оригиналы вы можете оставлять у себя или по договоренности передавать на хранение бухгалтерам.

Когда из налоговой приходят требования и вопросы, сотрудники подрядчика самостоятельно реагируют на них или консультируют, что написать в ответном письме.

Если по договору бухгалтерия на аутсорсинге составляет для вас документы, они должны поступать своевременно. Это могут быть:

  • для сотрудников ─ приказ о приеме на работу, трудовой договор, приказы на отпуск и командировки, справки в налоговую;
  • для контрагентов ─ акты, накладные, счета, счета-фактуры;
  • рассмотренные проекты ваших договоров с замечаниями и предложениями.

Этап 3. Расторжение договора

Причины могут быть разными, например, вы нашли другую аутсорсинговую компанию или решили создать штатную бухгалтерию. В любом случае вам нужно:

  1. Получить базу данных со всеми операциями, проведенными в учете и подготовленной отчетностью. Эту информация нужна для того, чтобы вы могли выполнить требования закона № 402-ФЗ от 06.11.2011 о непрерывности бухгалтерского учета с даты регистрации компании до даты ее ликвидации или реорганизации.
  2. Самостоятельно запросить в налоговой сверку расчетов, чтобы убедиться, что у вас нет долгов.
  3. Забрать все свои документы, которые находились у аутсорсера на момент расторжения договора.

В случае подозрений на некачественное оказание бухгалтерской услуги, можно заказать аудит учета и отчетности.

Получить консультацию

Какие вопросы, кроме организации бухучета, вам придется решать при открытии бизнеса

Найти компанию, которая будет вести бухгалтерию ─ это только один из шагов. До этого или после нужно еще определиться с ответами на такие вопросы:

  1. Что открыть ─ ИП или ООО?
  2. Какой налоговый режим выбрать?
  3. В каком банке открыть расчетный счет? А может лучше два или три счета?
  4. Какую онлайн-кассу купить, чтобы не нарушать 54-ФЗ?
  5. Как провести регистрацию кассы в налоговой?
  6. Как подготовиться к продаже маркированного товара? Какого оператора ЭДО выбрать?
  7. Если планируете продавать алкоголь ─ что нужно для получения лицензии, как зарегистрироваться в ЕГАИС и организовать работу сотрудников?
  8. Какой банк и терминал выбрать для эквайринга?
  9. Куда обратиться за юридическими консультациями? Как составлять договоры с покупателями и поставщиками?
  10. Как контролировать работников и бизнес, чтобы принимать правильные решения?

Предлагаем вам сэкономить время на поиск ответов на вопросы и обратиться к нам. Вы получите помощь в режиме «одного окна» и сможете определиться, что делать и куда обращаться.

Получить консультацию

Услуги для начинающих (и не только) предпринимателей в режиме «одно окно»

Вопросы, связанные с организацией бизнес-процессов, появляются не только в самом начале деятельности, поэтому рекомендуем прочитать и предпринимателям со стажем.

Итак, поддержка, которую вы сможете получить при обращении к нам:

  • Рекомендация бухгалтерского аутсорсинга с учетом особенностей вашего бизнеса. МТС Касса интегрирована с популярными сервисами: Контур.Эльба, Мое дело, 1С:Бухгалтерия — подберем для вас наиболее подходящее решение.За счет интеграции данные о продажах напрямую из кассы поступают в бухгалтерский сервис. Поэтому вам не придется вести отдельный учет товаров для бухгалтерии. Также автоматизированы многие другие функции: расчет зарплаты, отпускных, больничных, налогов и взносов, подготовка и сдача отчетов, формирование счетов и договоров.
  • Если нужно полное сопровождение, подберем для вас команду профессионалов от наших проверенных партнеров: бухгалтер, юрист, налоговик, кадровик. Они разберутся в вашей деятельности и подскажут, как избежать налоговых рисков и легально снизить налоги.
  • Бесплатная регистрация ИП или юрлица в налоговой.
  • Помощь в выборе банка для расчетно-кассового обслуживания. Мы сотрудничаем с надежными банками и подбираем для вас банк с удобными условиями и выгодным тарифом. Открываем расчетный счет за 20 минут без визита в банк. У нас всегда есть специальные условия от наших партнеров, например, бесплатные тарифы, кэшбэк до 5%, бонусы на развитие в размере от 300 тыс.рублей.
  • Автоматизация торговли. Мы предлагаем современные онлайн-кассы, которые учитывают все требования законодательства РФ, регистрацию ККТ в налоговой и настройку, а также современный сервис учета остатков и аналитики продаж. У нас есть разные тарифные планы, в том числе и бесплатный. Кассы можно купить, взять напрокат или про программе trade-in.
  • Организация продажи, приемки и учета маркированных товаров и алкоголя.
  • Эквайринг.
  • Услуги по переводу бизнеса из офлайна в онлайн начиная от создания сайта за 1 день до организации доставки через наших партнеров.
  • Инструменты для контроля и анализа бизнеса даже со смартфона.
  • Круглосуточная техподдержка.
  • Обслуживание на месте ─ более 600 партнеров по всей России оказывают сервисную поддержку.
  • Интеграцию кассы с ERP компании.

Оставьте заявку, наши специалисты свяжутся с вами, ответят на все вопросы и при необходимости, учитывая особенности вашей деятельности, подберут банк, профессиональных бухгалтеров, МТС Кассу и тариф.

Узнать подробнее

Давайте подведем итоги

Для того чтобы вести бухгалтерию вам необязательно нанимать сотрудников в штат, вы можете передать эту задачу на аутсорсинг и даже пригласить удаленного бухгалтера, с которым будете работать через интернет.

Если вы не знаете, как выбрать аутсорсинговую компанию и, помимо этого, у вас есть другие вопросы, связанные с ведением и развитием бизнеса, обращайтесь к нам для поиска ответов.

Современная онлайн-касса для любого бизнеса ─ это не единственное, что мы можем предложить: у нас есть партнеры, которые могут провести профессиональные консультации по законодательству РФ и налогам, вести учет, а также предложить специальные условия по расчетно-кассовому обслуживанию. В результате вам не придется тратить свое время на поиски нужной информации.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *