Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

19 Декабря 2014 | 13:35

Грядет предновогодняя неделя, а значит – пора корпоративов. Event-специалисты рассказали AdIndex о том, где взять вдохновение, как организовать грамотное мероприятие и приятно удивить гостей

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Ксения
Трифонова
директор по развитию
«Михайлов и Партнеры»

Корпоративное мероприятие для людей, которые сами делают
мероприятия и много где бывают – всегда непростая задача. Мы все бывали в
ситуации, когда вроде бы на мероприятии все хорошо – музыка, еда, шампанское,
речи, но чего-то не хватает.

А не хватает обычно в таких мероприятиях самого
главного – искры. Это то самое волшебство, когда гости веселятся в каком-то
общем порыве или общаются, долго не могут разойтись по домам, хотят еще и еще
быть вместе.

Такие вечера становятся корпоративными легендами, их обсуждают,
вспоминают. Что вдохновляет нас на их создание?

Креативные сферы

Вообще вдохновение в креативных профессиях – один из
необходимых ресурсов. И его поиск даже стал одной из тем нашего недавнего
корпоративного мероприятия. Это удивительно, но очень полезным и интересным
упражнением для специалистов по коммуникациям стала встреча с дизайнером
интерьеров и создание собственного дизайн-проекта для чилаут-комнаты в нашем
офисе.

Для консультантов, которые все больше говорят, пишут, налаживают связи и
придумывают идеи, пройти квест по Москве, чтобы собрать подсказки и разобраться
в тонкостях дизайна интерьеров, сделать дизайн-проект своими руками (придумать,
нарисовать, вырезать, склеить и «продать»), оказалось целым новым миром.

Попробовать прикоснуться к другой интересной профессии – очень вдохновляет и
развивает!

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Красивые истории

А под Новый год мы всегда вдохновляемся красивыми историями.
Так случилось, что в декабре у нашей компании еще и день рождения. В этом году
нам – двадцать один.

Это время, когда наступает уже совсем взрослая жизнь и
ответственность, но очень многое еще впереди, энергия бьет через край, все
хочется попробовать и все по плечу. Именно с таким настроем мы проведем этот
праздник: по-взрослому, но беззаботно, несмотря на все окружающие
обстоятельства.

А в прошлом году мы отмечали 20-й юбилей и вдохновились
«драгоценностями» компании – именно так мы видим наших клиентов и сотрудников,
которые в тот вечер оделись в наряды драгоценных цветов (золотые, красные,
синие, голубые, изумрудные, платиновые) и погрузились в атмосферу чудесной
шкатулки.

Эти красивые истории для нас всегда идут рука об руку с традициями
компании – мы вспоминаем самые яркие проекты, отмечаем лучших, чествуем
«старожилов». История в красивых обстоятельствах – что может быть лучше под
Новый год?

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Мир вокруг нас

В силу профессии мы очень внимательно следим за окружающей
средой, особенно информационной. Но далеко не все, что происходит –
вдохновляюще. Здесь уже вступает в силу наша профессиональная внимательность –
мы выделяем тренды и интересные проекты.

Мы приглашаем их участников и авторов
для того, чтобы узнать больше о чем-то новом и расширить горизонты нашей
профессии. Для этого у нас есть формат «Встречи с интересными людьми», мы
начали развивать его в этом году и, надеюсь, будем продолжать.

Ведь вокруг так
много интересного!

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Светлана
Смачная
event-manager
BeeTL

Работать в сфере event-маркетинга я начала в далеком 99 году, когда стала
арт-директором клуба XIII. Пришла без опыта, но последующий год  работы в
клубе дал мне столько опыта, сколько, пожалуй, сейчас за пять лет работы не
получишь.

Мы первые в Москве начали организовывать тематические вечеринки, и в
первый же год работы получили Night Life Award в номинации Лучший клуб года.

С
тех пор с организацией мероприятий связана вся моя жизнь, именно жизнь, так как
даже в нерабочее время идеи для мероприятий постоянно приходят в
голову. 

В чем секрет успешного мероприятия: во-первых, это команда людей,
которые мыслят в едином ключе и живут проектом во время его подготовки;
во-вторых, концепция – она должна быть уникальной и интересной; в-третьих,
планирование и тайминг.

Идеи для концепций черпаются везде – в кино, из книг,
из повседневной жизни, порой это просто момент, когда ты идешь по улице или
смотришь на небо. Надо просто представлять, как это будет, перебирать множество
идей, пока в голове не появится та, нужная.

Фильм, который идеально передает
суть нашей работы – «Ватель» Роланда Жоффе про гениального
Франсуа Вателя. Ему было намного сложнее, чем нам сейчас, но он делал
то, к чему мы в нашей профессии должны стремиться.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Как известно, публика хорошо разбирается в трех областях –
медицине, спорте и организации мероприятий. К счастью, рынок – лучший
регулятор, и компаний, которые берутся за все, не имея опыта, все меньше. Хотя,
если честно, я такая же самоучка, как и большинство ивентщиков. Профильное
образование в России появилось не так давно, чтобы успеть стать «профессором
ивентологии».

Но это такой же бизнес, как и любой другой, поэтому все
деловые книги, список которых можно найти в интернете («Список Грефа», книги
издательства «Манн, Иванов и Фербер» и пр.) – must read. У меня есть две
любимые – «От хорошего к великому» Джима Коллинза и
«Миссия бизнеса» Коносуке Мацуситы.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки
Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Что же касается самих проектов, то возьмем, к примеру, один
из последних – «Самый модный Новый год», который мы провели для нашего
клиента.

Мы ходили на лекции Александра Васильева,
чтобы придумать образы и текст для дефиле.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Читали «Иллюстрированную энциклопедию моды»
(авторы: Людмила Кибалова, Ольга Гербенова, Милена Ламарова), чтобы быть в
курсе ответов на вопросы викторины для наших гостей.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Смотрели «Модный проект Рейчел Зоуи»,
расспрашивали родителей о моде их времени, искали в интернете концерты
популярных исполнителей (например, совершенно классный по идеям и оформлению
концерт Pink в Мельбурне), смотрели наши любимые ссылки
bizbash.com и adme.ru. В итоге, теперь мы
самая модная event-команда!

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Альбина
Фахрутдинова
исполнительный директор

Imagine Group

Чтобы корпоративное мероприятие отвечало задачам всех
заинтересованных сторон, то есть собственников, руководства, HR-отдела, отдела
маркетинга, сотрудников и, если нанимали, агентства, нужно объединить знания и
навыки сразу из нескольких областей:

  • психологии;
  • проектного менеджмента;
  • маркетинга;
  • знания event-рынка, в частности, звукового и светового
    оборудования, кейтеринга, артистов;
  • литературы, в частности, умения писать и выстраивать
    сценарий;
  • логистики;
  • дизайна.

Самые полезные web-ресурсы:

Event.ru – лучший в нашей стране
индустриальный журнал – здесь вы найдете почти все, что нужно и для вдохновения
и в образовательных целях.

Eventcatalog.ru – отличная и регулярно
обновляемая база данных по всем подрядчикам и артистам. Контакты везде прямые,
практически нет риска попасть на посредников.

  • Рассылка «Мегаплана» – подпишитесь, всегда очень
    полезные статьи по менеджменту, маркетингу и, в целом, по бизнесу.
  • Самые полезные софты и приложения для управления
    проектами:
  • Bitrix24 – бесплатно при команде до 12
    человек, вообще, программа для управления всем бизнесом, но можно заточить и
    просто под проект.
  • Wunderlist – отличное решение для распределения и
    контроля задач в команде, все просто и понятно.
  • «Мегаплан» – примерно то же, что и Bitrix24, но платно, зато
    классный дизайн и отличная usability.

Обязательны к использованию любые облачные решения. Заведите
хранилище на всю проектную группу и кидайте туда все рабочие материалы с общим
доступом, очень удобно.

Для вдохновения event-менеджерам рекомендую погуглить ТОП-50
лучших event-агентств мира и посмотреть их работы.

Для понимания формата и «чтобы не как у других» смотрите,
как было у конкурентов и в вашей собственной компании в прошлом году и ранее.
Постарайтесь выделить плюсы и минусы в отсмотренном материале и взять
лучшее.

Чтобы грамотно подобрать площадку, можно воспользоваться
таким ресурсом, как afisha.ru. Ищите новые площадки, читайте отзывы,
обязательно сходите поесть в выбранный ресторан. Оцените не только кухню, но и
сервис, и, самое главное, скорость обслуживания, что архиважно на банкете.

При подготовке программы начните с задач. От того, какие
цели вы ставите перед собой, зависит, как сложится мероприятие и,
соответственно, в какой бюджет выльется.

Если вы уверены, что качественный корпоратив поднимет ваши
продажи (например, львиная доля ваших сотрудников – менеджеры по продажам), не
жалейте на него денег.

Если у вас много новых сотрудников, а общая численность не
превышает 200 человек – вам, скорее всего, не нужны «звезды» и помпезная
программа. Зато будут эффективны режиссеры, которые поставят номера с участием
самих сотрудников.

Бывает и наоборот. Если сотрудников больше 500 и все по
протоколу, вам не избежать продолжительного банкета с чередой награждений.
Заполняйте паузы яркими номерами и не экономьте на декорациях, здесь важно
показать уровень компании.

И всегда ставьте себя на место самого рядового сотрудника и
пройдите «маршрут гостя» от входа до самого конца.

P.S. Фильмы в тему – «Горько!» и «Великий
Гэтсби»
.

  1. Счастливого Нового года!

Леонид
Яковлев
директор по развитию коммуникационного
агентства

Modul Pro

Жизнь – самый лучший ресурс, который научит организовывать
мероприятия. Этого не увидишь в фильмах и не прочтешь в книгах.

Читайте также:  Как управлять валютными рисками бизнеса сегодня

Залогом успешного мероприятия, в частности, корпоративного,
является соблюдение трех условий.

Быть в рынке

Необходимо использовать все имеющиеся ресурсы:
профессиональные порталы, сайты компаний. Важно посещать как можно больше
разнообразных мероприятий, чтобы складывалось определенное мнение об уровне
организации.

Отлично, если есть возможность увидеть не только само мероприятие,
но и процесс, предшествующий ему.

Посещение монтажей, общение с подрядчиками
позволит быть в курсе всех тенденций и накопить внушительный багаж знаний о
том, как нужно и не нужно организовывать ивенты.

Как можно больше знать о своем клиенте

Корпоративное мероприятие – это внутренняя кухня. Необходимо
подходить к его организации не просто как к ивенту, а именно как к большому,
почти семейному событию. Важно знать, как подобные мероприятия проводились
раньше, и предлагать новые идеи, делать простые и понятные вещи по-другому
(если, конечно, перед вами не стоит задача создать аналог).

Работать в удовольствие

Самое главное – делать свое дело с душой. Ищите новые
решения и творите. Творчество должно сопутствовать вам на протяжении всего
процесса: от разработки концепции до демонтажа.

Полина
Одинец
HR-Director

Sputnik Marketing

Моим источником знаний для организации такого события, как
корпоратив, является мой драгоценный опыт, а вдохновением – компания, в которой
я работаю. Ведь только опыт может указать на те или иные возможные ошибки,
которых в будущем ты не допустишь, а результаты вдохновения порой выдают
ошеломляющий эффект.

При организации корпоратива я руководствуюсь обычно
несколькими правилами, которые мне помогают организовать поистине крутой
ивент.

Цель проведения. Корпоратив – это один из
инструментов мотивации сотрудников, и успех корпоратива гарантирован только
тогда, когда целью в первую очередь является сплочение коллектива и развитие
командного духа среди коллег.

Мы все очень много работаем, а на работе, так или
иначе, надеваем на себя маски, формат общения внутри коллектива сугубо
формальный. И рано или поздно любому человеку нужен перерыв, некая
эмоциональная встряска. Это может быть не только краткосрочный отпуск, но и
хорошо организованный корпоратив.

Ведь где, как не на корпоративе, сотрудники
смогут пообщаться в неформальной обстановке.

Место. 50% успеха зависит именно от места
проведения. Главное, чтобы выбранное место соответствовало количеству
приглашенных, иными словами, было просторным. При этом очень важно, чтобы
информация о территориальном нахождении места проведения корпоратива была
донесена вовремя и желательно с подробным маршрутом.

Программа и ее имплементация. От этого
зависят остальные 50% успеха корпоратива. Есть множество программ:
развлекательные, спортивные, бизнес-тимбилдинги и т.д.

, все зависит от того,
какую цель преследует компания. Главное, чтобы сотрудник после корпоратива
получил массу удовольствий и много позитива, т.к.

это играет большую роль в его
лояльности как к работодателю, так и к коллективу в дальнейшем.

  • Ну, и последнее правило – это хорошее настроение
    команды
    , которое гарантировано будет, если соблюсти первые три
    правила.
  • Кстати, отличный фильм «Свадебный
    переполох»
    , где Дженнифер Лопес – организатор свадеб, там хорошо
    изображен сам процесс организации, ведь без грамотно продуманной до мелочей
    организации не быть как хорошей свадьбе, так и любому другому мероприятию.
  • КУЛЬТУРНЫЙ
    ОБМЕН
     

Организация деловых мероприятий. Советы от Кипишолога. Фишки, идеи и концепции деловых ивентов. Практический опыт

Полезные статьи по организации деловых конференций, семинаров и других деловых мероприятий

Поделись полезностями с друзьями:

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Свежие статьи по организации деловых мероприятий:

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки
Закулисье одного мероприятия. Заметки Кипишолога

— Цель моего доклада изменить вашу жизнь! — начинаю я свое выступление и вижу удивление в глазах слушателей. Получилось сразу захватить внимание :)))

Такое ощущение, что я сама с собой соревнуюсь за премию «шок — это по-нашему»

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки
Форс-мажоры при организации мероприятияВы думаете, это мы напились и радуемся классному мероприятию?;Как бы не так;:)))

Это очередное «внезапное» на событии. Раньше я психовала и негодовала: как так, не обговорили, не согласовали…

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки
История одной конференции. Этапы создания делового мероприятия
Что важнее тема или спикер на деловом мероприятии? — размышляла Лена перед планированием конференции.- С одной стороны важно пригласить именитого человека, чтобы все говорили: «Знаем, пойдём, заплатим», а с другой — если тема доклада так себе, то и спикер может не заинтересовать. 

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Как провести успешный вебинар? Фишки и структура 

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки
Внутренняя валюта мероприятия. Заметки Кипишолога
Главная цель внутренних денег на мероприятии увеличение интереса к спонсорским стендам. Мне всегда хотелось, чтобы участники сами радостно подходили к стендам и задавали вопросы. 

На Уральской Интернет Неделе мы ввели в обращение «Лайки», на которые можно было что-то купить на стендах партнеров.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки
Нетворкинг и обнимашки. Заметки Кипишолога.

— Любите ли вы, когда к вам прикасается незнакомый человек? А обнимается? — НЕЕЕЕЕТ! — дружно кричат мне из зала. Я не люблю когда нарушают мои личные границы и сама ни к кому не прикасаюсь.

Как организовать деловое мероприятие

Деловые мероприятия – профессиональные мероприятия различного формата, направленные на достижение бизнес-целей компании. К ним относятся конференции, семинары, круглые столы, форумы, выставки и пр.

Их проводят для обмена профессиональным опытом, обучения сотрудников, трансляции ценностей компании формирования делового имиджа компании и привлечения новых партнеров по бизнесу. Место проведения мероприятий зависит от их концепции и формата: как правило, площадками служат выставочные и коференц-залы, гостиницы, пансионаты и пр.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Деловые мероприятия и их особенности

Всего существует 8 ключевых видов деловых мероприятий. К ним относятся конференции, семинары, дилерские мероприятия, бизнес-форумы, круглые столы, профессиональные и отраслевые выставки, деловые приемы и тренинги. Каждый из видов имеет свои цели, особенности и специфику проведения.

Конференция

Бизнес-конференции – это собрание представителей различных компаний для обмена опытом и профессиональными знаниями. Конференции проводятся для привлечения новых партнеров по бизнесу и клиентов, а также для обсуждения и предложения стратегий для решения ключевых проблем, связанных с развитием отрасли.

В последнее время популярность набирают аудио- и видеоконференции, которые позволяют значительно сократить бюджет на проведение мероприятия. Организуя конференцию, немаловажно уделить внимание разработке программы и подбору профессиональных спикеров.

Дилерские мероприятия

Деловые мероприятия для дилеров – это собрание представителей различных организаций или деятелей в определенной области. Их проводят для обмена полезной профессиональной информацией, анализа потребностей и возможностей рынка, налаживания деловых коммуникаций, расширения клиентской базы или презентации нового продукта или бренда.

Дилерские мероприятия могут проходить в разных форматах: масштабные выездные конференции, форумы, выставки, семинары, съезды, и пр. Организация дилерских мероприятий — это создание атмосферы, способствующей как деловому, так и свободному общению между участниками.

Для этого подобные мероприятия проводят в неформальной обстановке с официальной частью программы в первой половине дня (презентации, круглые столы, доклады) и развлекательными мероприятиями во второй.

Из-за сложности в организации, подготовка деловых мероприятий для дилеров, как правило, занимает от 1 до нескольких месяцев.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Бизнес-семинары

Бизнес-семинар – это интерактивное деловое мероприятие. Его главная задача — взаимное обучение участников. Участники семинара представляют свои доклады и тематические сообщения по актуальным вопросам бизнеса, проводят дискуссии и обмениваются собственным опытом.

По целям и формату проведения семинары бывают закрытыми и открытыми. Закрытые семинары проводятся для сотрудников компании в целях повышениях их квалификации и расширения области компетенции, открытые же, в свою очередь, доступны всем желающим и скорее проводятся для рекламы компании.

Тренинг

Тренинги – это обучающие деловые мероприятия, проводимые для сотрудников компании, в ходе которых формируются определенные навыки, поведенческие модели и знания в профессиональной области.

Наиболее популярны сегодня деловые ролевые игры, а также тренинги по продажам и деловому общению.

Корпоративные тренинги проходят в формате игры и для их проведения приглашают бизнес-тренеров с соответствующей квалификацией и опытом работы.

Выставки

Выставки проводятся для презентации продукции и поддержания делового имиджа компании, поиска новых партнеров, сбора контактов и привлечения внимания потенциальных клиентов.

В рамках проведения выставки часто организуют и другие мероприятия делового характера: семинары, мастер-классы, тренинги, фуршеты и т.д.

Однако нередко сама выставка является мероприятием, сопутствующим более крупным профессиональным событиям, например – форуму или конференции.

Как правило, выставки имеют довольно продолжительный формат и могут длиться от нескольких дней до нескольких недель. На этапе планирования выставки важно уделить большое внимание техническому оснащению мероприятия и обеспечить своевременный профессиональный монтаж конструкций, стендов и оборудования.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Деловые приёмы

Деловые приёмы проводятся для налаживания деловых контактов, углубления и расширения связей, формирования партнерских отношений между участниками, а также для решения других бизнес-вопросов.

Они часто организуются в рамках других мероприятий по случаю торжественных событий (юбилеев, прибытия иностранных делегаций, заключения крупной сделки и пр.) и сочетают в себе формат делового и культурно-развлекательного мероприятий.

Читайте также:  Как знание игры в покер помогает в управлении проектами

Благодаря неформальной обстановке, гости чувствуют себя свободнее и проще устанавливают контакты, находят общий язык.

Круглые столы

Круглые столы проводят для обсуждения различных вопросов, задач и идей, имеющих значение для широких слоев общественности – на них рассматриваются актуальные проблемы политики, экономики, науки, бизнеса и пр.

На них приглашают авторитетных представителей науки, бизнеса и политических партий, благодаря чему участие в таких мероприятиях руководителей коммерческих организаций способствует повышению имиджа и росту узнаваемости компании. Круглые столы относятся к имиджевым мероприятиям.

Бизнес-форумы

Форумы – масштабные бизнес-мероприятия, в рамках которых участники обсуждают проблемы бизнеса в определенной области. Популярность этого вида деловых мероприятий обусловлена широким охватом целевой аудитории и полуофициальным форматом общения. Форумы предоставляют возможность презентовать себя и установить полезные связи даже для начинающих компаний.

Сложность проведения форумов обусловлена большим количеством сопутствующих событий в рамках мероприятия, что требует от организаторов компетентности и высокого профессионализма.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Как организовать бизнес-мероприятие?

Организацию деловых мероприятий можно поручить сотрудникам event-агентства или провести самостоятельно. Однако это требует больших затрат времени и сил, поэтому планируя организацию деловых мероприятий, заранее объективно оцените собственные силы и возможности.

Если вы решили обойтись без помощи специалистов, попробуйте упростить себе задачу, разделив работу над проектом на несколько этапов. Всего можно выделить три шага в организации деловых мероприятий.

На начальном этапе установите цели и задачи мероприятия, определите масштабы события, рассчитайте смету и бюджет.

Далее выберите формат и создайте общую концепцию события, разработайте сценарий, детальную программу и план мероприятия.

В процессе организации деловых мероприятий важно обеспечить баланс развлекательной и деловой частей мероприятия.

В противном случае, мероприятие либо рискует получиться слишком «сухим» и неинтересным, либо наоборот недостаточно деловым и не достигнет ключевых целей проекта.

После этого позаботьтесь о букинге площадки, поиске и приглашении участников, спикеров и тренеров, техническом оснащении и монтаже оборудования. Также купите билеты, забронируйте жилье и закажите транспорт для участников, организация питания, обеспечение безопасности гостей и пр.

На этом этапе соответственно реализуйте само мероприятие, включая такие пункты как: координация и контроль работы персонала на площадке, логистика оборудования, оперативное решение текущих задач на проекте и пр.

На этапе пост-работ, как организуйте дополнительное освещение мероприятия в СМИ и разошлите видео- и фотоматериалы участникам. Кроме того, хорошим ходом станет публикация фотографий с мероприятия на официальном сайте вашей компании и на страничках в социальных сетях.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Деловые мероприятия – насыщенная отрасль event-индустрии. Она направлена на достижение целей и реализации бизнес-задач компании и представлена в виде таких мероприятий как семинары, конференции, круглые столы, выставки, форумы и пр.

Организовать деловое мероприятие достаточно сложно, но вполне возможно самостоятельно. Однако, как показывает практика, это требует высокого профессионализма организаторов, поэтому подготовку и проведение бизнес-мероприятий, как правило, поручают компаниям, занимающимся этим профессионально.

Event-мероприятие под ключ: как организовать и провести | Pressfeed. Журнал

Как организовывать и проводить успешные event-мероприятия? Разбираемся на Pressfeed вместе с экспертами.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Event мероприятия — что это?

Внедряя событийный маркетинг, нужно четко представлять, что такое event-мероприятия, какие бизнес-задачи они решают и, для кого инициируются, иначе ощутимой отдачи от процесса не получить. Эвенты — это события, организуемые для формирования положительного имиджа компании и ее продвижения на рынке.

Мероприятия проводят для:

«5 шагов к гарантированной публикации». Скачайте прямо сейчас

Партнеров. Trade events: конференции, презентации, выставки, семинары, форумы. В ходе подобных ивентов можно укрепить сеть уже наработанных деловых контактов, а также установить новые, обменяться опытом или идеями.

Клиентов. Special events: фестивали, шоу, концерты, вручение премий, презентации. Специальные ивенты создают позитивное общественное мнение, формируют имидж мощного инфлюенсера в своей нише, повышая интерес потребителей.

Нужны публикации в СМИ?

Как быстро познакомиться с журналистами, пишущими на вашу тему, и организовывать публикации в СМИ бесплатно?

Как это работает

Сотрудников. Corporate events. Примером ивент мероприятий такого формата являются профессиональные праздники, юбилеи компании, team building и family days для сотрудников. Указанные события обеспечивают позитивную атмосферу в коллективе, улучшая показатели работы.

Благодаря правильно выстроенной event-стратегии можно:

  • повысить лояльность ЦА;
  • грамотно позиционировать компанию;
  • укрепить корпоративную культуру;
  • презентовать товар/услугу;
  • увеличить прибыль.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветкиДмитрий Черный, основатель и руководитель агентства интернет-маркетинга «НА СТАРТ!»

Событийный маркетинг формирует позитивное отношение к бренду и увеличивает лояльную аудиторию. Кроме того, ивенты можно использовать, как сильный канал продаж.

Так, в ноябре 2019-го совместно с партнерами WebAsyst и TargetHunter мы провели онлайн-конференцию «Упаковка. Трафик. Продажи» на 2000 участников.

Прибыль от продажи билетов и расширенных пакетов участия для зрителей превысила затраты на рекламу и организацию в шесть раз.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветкиЖанна Перкова, директор event-агентства «Из Лондона»

Корпоративные event-мероприятия формируют новые цепочки взаимоотношений в коллективе, которые положительно сказываются на рабочем процессе, обеспечивая доброжелательный эмоциональный фон в компании. Сотрудники учатся договариваться, создавать что-то совместными усилиями и решать важные задачи в непринужденной атмосфере.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветкиЕкатерина Мишарина, эксперт по событийному маркетингу АО «ЭР-Телеком Холдинг» (ТМ «Дом.ru», «Дом.ru Бизнес»)

Офлайн-коммуникации генерируют качественный фидбек, повышая узнаваемость бренда и NPS (индекс потребительской лояльности). Мы в «Дом.ru» используем event-маркетинг и в качестве имиджевого инструмента, и для маркетингового продвижения продуктов. А также ищем способы перевести офлайн-коммуникацию в онлайн, чтобы сделать аудитории релевантное продуктовое предложение.

А чтобы ивент превратился в эффективный маркетинговый инструмент, он должен отвечать одному из трех критериев:

    1. Нетривиальность. Оригинальный инфоповод устанавливает с аудиторией эмоциональный контакт и превращает в единомышленников, разделяющих ценности бренда. Креативные эвенты оставляют позитивные эмоции и желание делиться ими, что намного результативнее навязчивых призывов купить товар.
    2. Практическая ценность. Современный потребитель стремится к постоянному развитию и вряд ли упустит возможность получить порцию действительно полезных знаний. Рассказывая интересные лайфхаки, кейсы, обучая, компания может органическим путем создать пул лояльной к бренду аудитории.
  1. Актуальность. Приурочив ивент к празднику или резонансному событию, можно привлечь широкое общественное внимание. Главное, чтобы организованное мероприятие было уместным и своевременным.

Event-технологии: Как провести деловое мероприятие с минимальными затратами

Неважно, планируете ли вы деловое мероприятие как средство поиска новых клиентов и налаживания деловых контактов или как инструмент получения денег. Планирование бюджета и финансовых вложений – одно из наиболее сложных и рисковых этапов в подготовке события.

Если мероприятие – ваш маркетинговый инструмент, вы должны быть уверены, что расходы на проведения полностью оправдают себя, а стоимость привлеченного потенциального клиента не станет для вас неприятной неожиданностью.

В случае же платных событий, ваша цель – получение итоговой прибыли. Как известно, прибыль это разница между вашими доходами и расходами.

Поэтому предлагаю рассмотреть, каким образом сделать так, чтобы организация события не стала ударом по бюджету компании и серьезным поводом задуматься, правильно ли выбрано направление вашего бизнеса.

Советы предназначены для организаторов деловых событий крупного и среднего масштаба, таких как: семинары, мастер-классы, тренинги, выставки и фестивали. Статья также пригодится сотрудникам компаний, которые периодически организуют мероприятия подобного формата, являющиеся частью их маркетинга.

Практически для всех событий, независимо от их масштаба, существует общий список необходимых расходов, которые можно разбить на такие направления:

  1. привлечение и обслуживание спикеров;
  2. площадка для проведения события;
  3. обеспечение материальной части мероприятия (печатные и раздаточные материалы);
  4. привлечение аудитории (весь комплекс маркетинговых активностей по привлечению посетителей);
  5. организация процесса продажи билетов для физических и юридических лиц и регистрации посетителей;
  6. проведение кофе-брейков, фуршетов и развлекательной части мероприятия.

Каждая из указанных статей расходов может, как позитивно, так и негативно отразиться на общем бюджете и привести к успеху или провалу мероприятия.

Поэтому каждый организатор должен детально понимать структуру своих расходов, чтобы проводить события с оптимальными для него затратами и получать на выходе желаемый результат, будь то стоимость каждого привлеченного клиента или сумма запланированной прибыли. Конечно, расходы могут быть больше или меньше в зависимости от масштаба или тематики мероприятия.

К примеру, полноценный банкет иногда можно заменить на скромный кофе-брейк, если конференция длится 3-4 часа. А обслуживание спикера может быть сведено только к оплате транспортных расходов. Также вы можете предложить спикеру то, что находится в его зоне интересов, например масштабную PR-кампанию или работу с нужной ему целевой аудиторией.

Однако не стоит забывать, что чрезмерная экономия на таких пунктах, как приглашение известных спикеров, аренда удобно расположенной площадки для проведения конференции, печать качественных и полезных информационных материалов и организация питания, способна снизить привлекательность мероприятия для клиентов.

Можно смело экономить, без ущерба для качества события, на оплате услуг привлеченного персонала, процессе продажи билетов, и организации офлайн-регистрации, а также на рекламе и продвижении мероприятия. Тикетинговые онлайн-сервисы совмещают в себе все три пункта, и сотрудничество с ними будет хорошим подспорьем увеличивающим доходность мероприятия.

Не забывайте и о дополнительных способах получения прибыли, позволяющих окупить издержки.

Читайте также:  План закупок по 44-фз + скачать образец на 2017 год

Ищите пути дополнительного заработка

Как известно, деловые мероприятия являются хорошими площадками для продвижения и рекламы, и вы можете продавать рекламные места и спонсорские пакеты компаниям-участницам.

Некоторые из них также будут готовы заплатить за право выступить на конференции, где собрались специалисты из интересующей их отрасли.

Таким образом, вы не просто получаете интересного для вашей целевой аудитории спикера, но и привлекаете дополнительный бюджет на событие.

Как организовать и провести деловое мероприятие без большого бюджета и помощи ивент-агентства. Опыт pr-кветки

Кроме этих, лежащих на поверхности способов, есть и другие, менее очевидные. Сейчас спросом пользуются дополнительные опционы для посетителей, такие как тематические экскурсии и туры. К примеру, участники нескольких строительных конференций и выставок в Казани с интересом знакомились с программами ликвидации ветхого жилья и социальной ипотеки и осматривали строящиеся и готовые здания.

После делового мероприятия многие с удовольствием ездили на экскурсию по интересным местам города.

Отдельными пакетами также продается «Индивидуальное общение со спикером», например, в рамках приезда Роберта Кийосаки в Россию, успешный организатор из Санкт-Петербурга устроил серию бизнес-завтраков и ужинов для желающих, и стоимость таких пакетов смогла покрыть многие затраты на проведение мероприятия.

Для того, чтобы расширить аудиторию вашего события и привлечь тех, кто не готов ехать в другой город, можно организовать онлайн-трансляцию и продавать право на доступ к ней. Так поступил оргкомитет IT-конференции Russian Internet Week в прошлом году.

Также предложите участникам консалтинговые услуги по анализу отрасли и прогнозированию её развития. Задача эта не столь сложна, как кажется, поскольку перед конференцией вам, скорее всего, нужно будет собрать и обработать отраслевую информацию.

Кроме того, на конференциях можно просто что-то продавать: специализированную литературу или сувениры.

Продавайте билеты самостоятельно и онлайн

Есть способы существенно сэкономить на продаже билетов на мероприятия, и облегчить жизнь и себе, и покупателям. Наиболее распространенный способ продажи билетов сегодня, особенно в развлекательной сфере: онлайн- или офлайн-кассы.

Важно помнить, что традиционные кассы предполагают расходы на печать бумажных билетов и отчисление комиссионных, доходящих до 15%, кассам-посредникам. При этом у event-менеджеров есть лучшая альтернатива – онлайн-сервисы по организации продажи билетов.

Они позволяют использовать для этих целей собственный сайт, группы в социальных сетях и множество других ресурсов, которые читает ваша целевая аудитория. Партнерство с ними не бесплатно, но может обойтись дешевле, чем сотрудничество с кассами-посредниками.

Кроме того, можно договориться о бартере: разместить на странице наиболее подходящего вам сообщества виджет с формой регистрации на мероприятие и оплаты билетов в обмен на рекламный баннер на вашем сайте или публикацию в вашей группе в социальных сетях.

Не стоит забывать, что при пересылке на сторонний ресурс для покупки билета всегда есть вероятность потерять покупателя. Его внимание может переключиться на другое событие, представленное на сайте.

С офлайн-продажами связана другая проблемы – бумажные билеты необходимо квотировать по точкам продаж и постоянно перераспределять, обеспечивая работой те кассы, где продажи идут активнее.

С онлайн-реализацией таких проблем нет, продавать билеты можно на сотне ресурсов одновременно.

Организаторы деловых мероприятий, многие из которых до сих пор по старинке предлагают людям оплачивать участие на конференциях и семинарах через банковские переводы или в офисе продаж, получают от сотрудничества с интернет-сервисами возможность привлечь клиента в момент наивысшей готовности к оплате – сразу после прочтения анонса и появления интереса. Отложенная оплата, сопряженная со сложностями, такая как банковский перевод, означает потерю едва ли не трети клиентов, которые передумают, забудут или не захотят тратить на это своё время.

Автоматизируйте труд персонала

При использовании интернет-сервисов также можно сократить количество персонала, занятого на организации мероприятия, и, следовательно, сэкономить на оплате их труда.

Кроме продаж билетов, такие технологии позволяют автоматически создавать бейджи для посетителей, проводить онлайн-анкетирование и регистрацию.

Это затратная по времени часть организации конференции, для выполнения которой обычно требуется отдельная команда сотрудников.

Снижается нагрузка на бухгалтерию, так как организаторы получают полноценное бухгалтерское сопровождение и контролируют статистику продаж в своем аккаунте 24 часа в сутки. Онлайн-сервисы полностью берут на себя работу с юридическими лицами, включающую подготовку договоров на оплату и набора закрывающих документов. Организатор в свою очередь получает оплату от одного контрагента.

Продвигайте мероприятие и стимулируйте сбыт бесплатно

Не обязательно тратить большие средства на рекламу мероприятия, можно частично или полностью положиться на бесплатные инструменты продвижения, предлагаемые билетными интернет-сервисами. Во-первых, это возможность вести e-mail-рассылку по базе потенциальных участников событий.

База формируется после анкетирования посетителей при регистрации и покупке билетов на одно из ваших первых мероприятий. В дальнейшем её можно изменять и дополнять при проведении всех последующих. Этот инструмент является одним из ключевых у большинства успешных организаторов бизнес-событий.

По статистике, до 30-40% билетов продается после первой рассылки по базе лояльных посетителей.

Во-вторых, продвижение можно вести в интернете на самых различных сайтах – в собственных группах в социальных сетях, тематических сообществах, популярных блогах и других ресурсах, где собирается потенциальная аудитория.

Размещайте новости о подготовке конференции, интересных участниках события и актуальных проблемах вашей отрасли, проведите конкурс по розыгрышу бесплатных билетов. Подписчики групп в социальных сетях поделятся вашими новостями и, тем самым, поспособствуют продвижению мероприятия.

Кроме новостей, размещайте на этих ресурсах форму продажи билетов, которая легко интегрируется в любую онлайн-площадку.

Кроме того, с помощью интернет-сервисов для автоматизации продажи билетов вы можете стимулировать аудиторию к покупке, используя маркетинговые инструменты. К примеру, клиенты TicketForEvent самостоятельно в своем личном кабинете настраивают скидки на ранние и массовые покупки и генерируют промо-коды для бесплатных участников – партнеров и журналистов.

Для организаторов, которые ориентированы на работу в среднесрочной и долгосрочной перспективе, очень действенным является инструмент построения своей сети аффилиатов.

Event-менеджеры договариваются с большим количеством онлайн-ресурсов, на которых присутствует их аудитория, и усиливают продажи в личном кабинете через партнерские сайты.

Многие организаторы, которые работают на рынке не один год, достигают уровня продаж более 70% через партнерские маркетинговые сети.

Каким бы ни было ваше мероприятие, вы всегда можете найти способы уменьшить бюджет на его проведение.

Наличие достаточного опыта в организации различных по формату и размеру событий позволит понять, каких трат можно избежать без потери качества мероприятия, а какие направления требуют больших вложений.

Не имея достаточной специализации в этом, лучше положиться на профессионалов, предложение которых наиболее выгодно вашей компании.

В 2020 году event-индустрия сжалась и перебралась в онлайн. как организовать мероприятие в сети, чтобы его действительно заметили

Среди этих площадок нет лучшей — нужно выбирать оптимальную в зависимости от задач. Все агентства рекомендуют под конкретный проект разные решения.

Вывод 5

Качество онлайн-ивентов определяет удобство общения

Что же такое «онлайн-мероприятия» и есть ли они? Чего обычно нет у онлайн-контента, но что может быть у онлайн-мероприятий? Во-первых, разные варианты интерактивного вовлечения: тесты, викторины, опросы, призы. Во-вторых, онлайн-общение — всё, что позволяет не только смотреть, но и общаться.

Современные платформы для мероприятий позволяют реализовать множество способов для видеообщения участников друг с другом и со спикерами. Например, можно присоединиться к коктейльному столику — узкой группе участников, которые обсуждают интересную им тему в перерывах мероприятия.

Или прогуляться по виртуальной выставке и, если заинтересует стенд, связаться с представителем компании по видеосвязи. Или задать вопрос спикеру после его выступления: если он подтверждает диалог, вас соединяют по видеосвязи, а остальные участники могут видеть и слышать ваш разговор.

Сейчас проходит очень много онлайн-мероприятий с выступлениями, которые, по сути, являются просто заранее записанными видео. Я надеюсь, что это всё-таки временное явление и «лайв» вернется в мероприятия.

Вывод 6

Вырос спрос на студии, а вслед за ним и их качество

У любой виртуальной площадки есть физический аватар — студия. Студии тоже бывают разными — и сильно эволюционировали за этот год. От самой простой, с физическими декорациями, до виртуального пространства на базе светодиодных экранов, камеры с трекингом и виртуальными серверами — это называется XR-студия.

Последнее решение максимально комфортно для спикеров (они видят на экранах картинку) и эффектно для зрителей: виртуальный мир вокруг спикеров вообще не имеет границ и абсолютно бесшовен. Это же решение и самое дорогое. Его можно увидеть в клипе Кэти Перри Daisies или на большой презентации обновлённого «Сбера».

Бюджет на обычные студии начинается от 500 тыс. рублей. Бюджет на XR-студию — от нескольких миллионов.

Вывод 7

Блогеры — новые звезды event-рынка

Раньше звёздами были приглашённые спикеры или музыканты — теперь это блогеры. Почему это произошло? Блогеры — это те, у кого есть авторитет в онлайне, на кого приходят люди. Они знают свою аудиторию и что ей зайдёт и могут поделиться ею с брендами.

Вывод 8

Таланты меняют подрядчиков, а агентства — свою структуру

Текущие изменения повлияют на то, какие агентства будут востребованы в будущем, — это самый долгосрочный тренд.

Во-первых, в последние годы стираются границы между специализациями внутри команды, офлайном и онлайном, отделами мероприятий, PR, digital, и так далее.

Это разделение сильно устарело, и с такой структурой сделать интегрированный проект сложно.

Чаще всего, когда одна команда придумывает контент, находясь в вакууме, а потом передаёт его другой команде, которая должна сделать продвижение, — это не работает.

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *