Сергей Краснов

гендиректор НФ

Екатерина Евдокимова

редактор

Сокращение расходов компании похоже на работу хирурга ― оптимизировать затраты нужно аккуратно, чтобы не повредить какой-либо жизненно важный механизм в работе компании. Как оптимизировать так, чтобы потом не сожалеть об этом, расскажем в этом материале.

5 правил безопасного сокращения расходов

Чтобы оптимизация расходов прошла успешно, стоит придерживаться этих правил. 

Сокращайте без ущерба для качества. Конечный потребитель не должен почувствовать на себе оптимизацию расходов. Расходы, которые непосредственно влияют на качество товара или услуги ― важные расходы.

Кофейня у офисного центра закупала зерна категории спешиалти, это повышенная категория качества кофе. Здесь варили напитки из моносортов со всего света и рассказывали об этих сортах посетителям. Сюда из офисов часто приходили перед работой взять кофе с собой, иногда забегали на перекур.

Но в нелегкие кризисные времена дорогие зерна спешиалти заменили на зерна из масс-маркет, вместо моносортов взяли сборные бленды. Первое время после этих изменений клиенты еще были, но затем стали заглядывать реже. Их вердикт был однозначен «Испортились!»

Особенно важно это правило для клиентского сервиса. Вы никогда не знаете, какие именно мелочи ценят ваши покупатели. Представим массажный салон, в нем всегда предлагали гостям кофе, чай и угощения после сеанса, а потом решили сократить расходы и убрать вкусняшки. Постоянные клиенты явно отметят это, возможно, будут недовольны или раздражены. Зачем бизнесу негатив клиентов?

Сокращайте деятельность. Попытка сократить дополнительные затраты редко является эффективным решением.Нет смысла делать дешевле то, что устарело или не нужно сейчас компании. Иногда в кризисные времена приходится отказываться от дорогих инновационных исследований, закрывать нерентабельное направление или выводить часть задач на аутсорс.

У Ани агентство праздников. Лучше всего берут корпоративы и детские праздники.

Аня вкладывалась в развитие интеллектуальных игр ― заказывала крутые сценарии, проводила открытые бесплатные игр, делала скидки, давала широкую рекламу, но за весь год доход от этого направления был как с одного хорошего корпоратива. В кризисное время, когда заказов у компании стало меньше, Аня закрыла на время это направление.

Узнать, является ли направление убыточным, можно с помощью отчета о прибылях и убытках с детализацией по направлениям бизнеса.

Вовлекайте руководителей. В процесс оптимизации расходов можно вовлечь руководителей подразделений и ключевых сотрудников. Они включены в насущные проблемы своего отдела, поэтому могут дать ценные советы по сокращению затрат. 

Оценивайте взаимосвязь расходов внутри компании. Компания ― единый организм. Подумайте, если сейчас вы сократите расходы в одном отделе, не увеличит ли это затраты в другом?

У Марины фабрика мебели. Она решила сократить дизайнеров, которые снимали мерки и рассчитывали кухни, гостинные и спальни под индивидуальные размеры заказчиков. Теперь заявки принимали сразу в производство.

Но дело в том, что дизайнеры занимались и продажами, рассказывая о дополнительных позициях, сопутствующих услугах. Допродажи упали. К тому же клиенты иногда делали неточные замеры. Приходилось переделывать готовый продукт, это вызывало негатив со стороны покупателей.

Перед Мариной встал вопрос ― нанять продажника и замерщика или вернуть дизайнеров?

Анализируйте причину расходов. При обосновании расходов нужно отвечать на вопрос: «Во что именно я вкладываюсь, когда покупаю это?»

Некоторые предметы в компании покупают просто потому, что привыкли покупать именно их. Или они понравились ключевому сотруднику, которые отвечает за закупки. Возможно, это не дешевое и даже не лучшее решение, но компания продолжает тратить деньги. Но на что?

Примеры оптимизации расходов

1. Сдельная оплата труда

Один из способов сокращения расходов ― перевод сотрудников на сдельную зарплату, которая зависит от конкретного производственного показателя. Это обезопасит работодателя: нет заказов ― нет расходов на зарплату.

Однако не во всех сферах это доступно и для некоторых работников это демотивирует ― они не чувствуют стабильность и их корпоративная лояльность к падает.

Чтобы этого не произошло, нужно объяснить сотруднику плюсы сдельной оплаты труда и дать бонусы.

Раньше на производстве бизибордов Насте платили зарплату в 30 тысяч рублей в месяц. Во время кризиса ввели частичную занятость и сдельную оплату труда. Теперь Насте платят за каждый готовый бизиборд. Выходит меньше, зато можно приходить не каждый день, а только когда есть работа.

2. Вместо постоянных — переменные расходы

Что из ваших постоянных расходов можно перевести в переменные? Возможно, переменные расходы будут связаны с опциональными потребностями бизнеса. Или с выручкой ― если что-то продаете, расходы  есть, если нет продаж, то и расходов нет.

У Маши бюро переводов. В уютный офис изредка приходили клиенты ― обычно тексты присылали по электронной почте. В офисе работники появлялись редко, чаще всего брали работу на дом.

Маша решила для редких живых встреч с клиентами и коллегами арендовывать переговорку в коворкинге за 500 рублей в час.

Оказалось, что за месяц она тратит на такие встречи меньше 5 тысяч, тогда как содержание офиса выходило в 25 тысяч.

3. Скидка и индивидуальные условия

Можно обговорить с постоянными поставщиками и контрагентами условия скидки. Даже если скидка будет незначительной ― всего 3 или 5 процентов ― вы уже сможете сэкономить, если брать в расчет несколько месяцев.

Иногда можно обсудить индивидуальные условия, например, рассрочку или оптовые цены.

Леша арендовывал офис за 45 тысяч рублей. В сложные для компании времена он договорился с арендодателем о скидке. Тот не задумываясь дал 5% на каждый месяц. В месяц это было 2 250, но в год ― 27 тысяч.

4. Бартер

Взаимозачет известен давно. Если вы оказываете услуги или сами производите товары, то это хороший способ сэкономить.

Фитнес-клуб «Яркий» недавно открылся. На бартерной основе они заказывают рекламу у блогеров и приглашают на промо мероприятия фотографов, ведущих, артистов. Вместо денег они платят безлимитными посещениями тренажерного зала днем в будние дни. Для них это помогает существенно сократить расходы.

5. Продажа старого оборудования и неликвида

Регулярно проводите инвентаризацию, чтобы знать какие из активов можно продать. Накапливать неликвид или неиспользуемое оборудование в надежде продать его потом подороже ― себе дороже. Чем больше времени проходить, тем больше рабочие вещи теряют в цене ― вряд ли получиться продать этот ноутбук через 50 лет, как антиквариат. 

Продавая старые вещи, вы сокращаете расходы по их содержанию и получаете живые деньги, которые можно использовать сейчас.

В Анином хостеле была кладовка, заставленная всяким ― скрипучие кровати, коцнутый утюг, обшарпанная тумбочка, огромный пакет шариков на несостоявшийся праздник. При этом хостелу постоянно нужно было денег на рекламу.

Приходилось сокращать то одни, то другие расходы ― отказываться от наружки, прощаться с промоутерами, резать бюджеты на контекстную рекламу. В итоге Аня начала распродавать на Авито старую мебель и давать больше рекламы.

На вырученные деньги она могла обновлять обстановку в хостеле (клиентам это нравилось) и заказывать больше продвижения, чтобы и другие читали отзывы довольных гостей.

***

Резать расходы нужно вдумчиво и аккуратно. Если не знаете на чем сэкономить, поинтересуйтесь у ключевых сотрудников или нашего финансового директора. Он будет сопровождать финансовый учет на регулярной основе и ежемесячно анализировать показатели вашей компании, чтобы предоставлять информацию для принятия прибыльных управленческих решений.

Первое письмо уже летит вам на почту. Если не приходит в течение получаса, пишите на [email protected] Вы уже забирали эту прелесть. Воспользуйтесь поиском по своей почте, найдете. Если не нашли, то попробуйте с другой почты или напишите на [email protected]

Как рассчитать рентабельность обучения персонала?

Олег Панин, спикер второй практической конференции EdMarketLab и основатель компании Center-Game поделился своим видением расчета рентабельности обучения персонала в компаниях. Подробнее на конференции EdMarketLab, 26-27 октября в Москве.

Вместо вступления. Косвенный подсчет

Знакома ли вам такая ситуация? Компания вкладывает деньги в развитие персонала, затем руководитель обучения подводит итог:«Посмотрите как у вас поднялась прибыль», а  руководитель компании возражает:«Помимо вашего обучения, есть еще несколько  факторов, которые гораздо больше повлияли на увеличение прибыли. И в этом контексте, ваш вклад — не основной». А все потому, что рентабельность обучения и подсчет ROI – сложные понятия, ведь само обучение напрямую не связано с показателями  прибыли.

Врезка:

Рентабельность – относительный показатель экономической эффективности. Коэффициенты рентабельности рассчитываются как отношение прибыли к активам, ресурсам, затратам.

В отличие от традиционных расходных статей (коммерция, маркетинг или реклама), зависимость между вложенными в обучение средствами с затратами и доходами, которые компания получила в следующем  периоде – не прямая.

Именно по этим причинам подсчеты показателей эффективности рентабельности в обучении зачастую носят нефактологический характер. В его основе — субъективная оценка, а не фактически полученная прибыль, а корреляции показателей согласовывается на уровне между руководством и отделами.

Только таким способом мы можем оценить, что вложение в обучение принесло реальное увеличение доходов, либо уменьшение расходов.

К сожалению, универсальной формулы для всех компаний не существует. Каждая компания должна сама сформулировать: в чем именно замеряется увеличение дохода компании при вложении в обучение и уменьшение расходов за счет вложенных в обучение средств.

Что такое «рентабельность обучения персонала»?

Это отношение полученной прибыли вложений в обучение персонала к расходам на это обучение персонала.

Как это работает? Допустим, что вы вложили в образование сотрудников сто тысяч рублей,  и после этого прибыль компании увеличилась на двадцать тысяч рублей.

Мы делим 20 тысяч рублей на 100 тысяч рублей и видим, что рентабельность от вложенных средств составила 20 %. Важная оговорка: во всех этих показателях обязательно нужно правильно выбирать временной интервал.

Почему? В январе 2018 года вы вложили миллион рублей в обучение сотрудников. Посчитали прибыль до июля и разделили на вложенный миллион. Но чтобы корректно вычислить прибыль от вложенных денег, нужно учитывать не только текущий год, но и еще три последующие. В этом случае, прибыль будет отражать эффект от вложенных средств.

Если руководители отделов обучения и HR-специалисты просчитывают рентабельность по итогам квартала, то зачастую они видят маленькую прибыль и огромные расходы. В реальности же, на протяжении года или двух компания может экономить огромные средства, что говорит о супер-эффективности вложений в образование

Для чего рассчитывать рентабельность в образовании?

Чтобы сравнивать. Посчитав рентабельность одного конкретного события или одну конкретную цифру, мы не можем сделать никаких выводов о результативности образовательного проекта в компании. Ее нужно сравнивать:

• с альтернативными вложениями, которые были сделаны ранее,
• с аналогичными расходами в этом же месяце или квартале прошлого периода, чтобы оценить, кто эффективнее, по аналогии с А/B-тестированием в маркетинге.

Этот показатель также позволяет сравнивать и находить зависимости по сравнению с иными внутренними инвестициями компании в вашей же отрасли. Например,  с вложениями в продвижение продукта или вложениями в новые производственные активы.

В сравнении показателя ROI, нужно ориентироваться на индустрию, в которой вы работаете. Именно потому, что он не одинаков для разных областей экономики.

Можно ли обойтись без расчета рентабельности? Да, если помимо бизнес-показателей и коммерции, цели вашего образовательного проекта — это повышение культуры в компании, взаимоотношений внутри коллектива и компетенций сотрудников, развитие корпоративных ценностей. Все вместе они косвенно влияют на прибыль компании. Такую позицию не всегда разделяет владелец  компании или гендиректора, для которого обучение и затраты на него носят, в первую очередь, экономический характер.

Четыре уровня оценки эффективности обучения (Модель Кирпатрика)

• первый уровень – оценка реакции участников: то есть понравилось ли аудитории то, что происходило во время обучения?
• второй уровень – полученные знания (научение). Соответственно, здесь мы оцениваем, были усвоены знания или нет: по контрольным заданиям, тестовым упражнениям или другим методам проверки.
• третий уровень – это поведенческий фактор, то есть насколько это обучение и вложения в обучение повлияли на поведение сотрудников в реальной работе: стали ли они делать что-то по-другому.
• четвертый уровень – оценка результата. Насколько вложенные повлияли на результативность компании, на выполнение задач. Например, мы вложили в обучение дизайнеров 1 миллион рублей. Через месяц смотрим, на сколько больше до ожидаемого результата выполнено задач.

Пятый уровень Д. Филлипса

• пятый уровень – оценка экономической эффективности инвестиций, то есть подсчет ROI и ROE .

• По теме: Специальный проект делового портала КОМПЕТЕНЦИИ
• «Тренинг с измеримым результатом»
• В бизнес-практике есть два показателя, которые одинаково звучат на слух:

ROI ( англ. return on investment) – возврат инвестиций и ROE (англ. return on expectations) – возврат ожиданий. Мне более всего симпатична модель, когда в  компании измеряются оба этих показателя и сравниваются друг с другом.

ROI- это доход на обучение, минус затраты на обучение, поделенное на затраты на  обучение и умноженное на 100%.

Если мы смотрим на показатели ROE — то это ожидаемый доход, минус ожидаемые  затраты и разделенные на ожидаемые затраты.

Разница в том, что ROI рассчитывается по фактам совершения расходов, а ROE- может быть посчитан заранее. Если сравнивать их друг с другом, мы можем сравнить  насколько ожидаемые вложения оправдались реальными вложениями. Тем более,  есть точная оценка, того что произошло с вложениями.

Вероятнее всего по итогам прочтения статьи вы считаете, что вложение в образование нельзя так тесно связывать с прибылью компании.

Возможно, даже вы категорически не согласны с логикой ROI (что это применимо только по отношению к вложениями в коммерческие отделы и маркетинг). Коллеги, это абсолютно нормально! Я и сам на вашу сторону встаю.

И дело в том, что формулы легко найти и совсем просто понять, а вот как:

1. а) научиться вырабатывать метрики (показатели для замера) связывающие затраты на обучение с выгодами от него
2. б) научиться правильные цифры вставлять в формулы — какую именно прибыль и за какой период считать и какие именно затраты…
3. Эти вопросы важнее!
4. Успехов!
5. По теме: Как построить низкобюджетную обучающую структуру в компании, используя KPIs

Расходы на маркетинг: совокупные, постоянные и переменные

Дэвид Д. Рейбштейн (David D. Reibstein), управляющий директор компании CMO Partners, профессор маркетинга школы Wharton Пенсильванского университета (University of Pennsylvania). Материал публикуется в сокращенном переводе с английского.

Менеджеры должны понимать, какие расходы на маркетинг будут всегда неизменными, а какие будут изменяться по мере изменения объемов продаж.

Такая классификация потребует постатейного просмотра всего бюджета на маркетинг. Обычно валовые переменные издержки рассматриваются как расходы, которые меняются с изменением объема единичных продаж.

Для издержек обращения понадобится несколько иная концепция.

Вместо того, чтобы варьироваться в зависимости от изменения штучных продаж, совокупные переменные издержки обращения, вероятнее всего, будут изменяться непосредственно вместе со стоимостным объемом проданных единиц товара, то есть с изменением дохода. Таким образом, переменные издержки обращения будут выражаться как процентная доля дохода, а не как определенная часть денежной стоимости единицы товара.

Классификация издержек обращения (постоянные и переменные) будет зависеть от организационной структуры и от конкретных решений руководства. Однако ряд позиций обычно подпадает под ту или иную категорию — при условии, что их статус как постоянных или переменных, может зависеть от времени. В конечном счете все расходы становятся переменными.

В течение квартального или годового планового периода постоянные расходы на маркетинг могут включать в себя:

• Заработную плату и поддержку торгового персонала.
• Расходы на основные рекламные кампании, включая производственные затраты.
• Расходы на маркетинговый персонал.
• Расходы на материалы для стимулирования сбыта, такие как средства продажи в торговых точках, и на изготовление купонов, а также издержки обращения.
• Скидки за совместную рекламу, основанные на продажах прошлого периода.

Переменные расходы на маркетинг могут включать в себя:

• Комиссионные с продаж, выплачиваемые торговому персоналу, брокерам или представителям предприятия-изготовителя.
• Премии за продажи, которые зависят от целевых показателей сбыта.
• Скидки с фактурной цены и скидки по достигнутым результатам, которые взаимосвязаны с текущим объемом продаж.
• Средства предварительной оплаты (если они включены в смету расходов на стимулирование сбыта).
• Скидки за местные рекламные кампании, которые проводятся розничными торговцами, но возмещаются головной компанией, и скидки за совместную рекламу, основанные на текущих продажах.

Если маркетологи будут рассматривать свои бюджеты в контексте постоянных и переменных издержек, они получат минимум два преимущества:

• Во-первых, если расходы на маркетинг действительно переменные, то составление бюджета таким способом будет более точным. Но некоторые маркетологи закладывают в бюджет постоянную величину, и на конец периода сталкиваются с несоответствиями или отклонениями, если сбыт не достиг целевых показателей. И наоборот: гибкий бюджет — то есть такой, который учитывает свои действительно переменные элементы — будет отражать фактические результаты, вне зависимости от того, на каком этапе были прекращены продажи.
• Во-вторых, краткосрочные риски, связанные с постоянными расходами на маркетинг, выше тех, которые связаны с переменными маркетинговыми затратами. Если маркетологи предполагают, что доходы будут чутко реагировать на факторы, которые не поддаются их контролю (например, действия конкурентов или сокращение производства), они могут уменьшить риски, включив в свои бюджеты больше переменных и меньше постоянных расходов.

Классическим примером решения, которое тесно связано с соотношением между постоянными и переменными расходами на маркетинг, может служить выбор между привлечением торгового представителя третьей стороны и собственным торговым персоналом.

Наем штатного (или преимущественно штатного) торгового персонала влечет за собой больший риск, чем альтернативный вариант, так как заработная плата должна выплачиваться даже в том случае, если компания не смогла достичь целевых показателей дохода. И наоборот: когда для сбыта своей продукции компания использует торговых посредников, работающих на комиссионной основе, ее издержки обращения сокращаются в случае невыполнения плана продаж.

Совокупные издержки обращения (маркетинговые затраты) ($) = Совокупные постоянные издержки обращения ($) + Совокупные переменные издержки обращения ($)

Совокупные переменные издержки обращения ($) = Доход ($) * Переменные издержки обращения (%)

Торговые издержки на комиссионное вознаграждение. Комиссионные с продаж служат одним из примеров издержек обращения, которые меняются пропорционально доходу. Следовательно, любые комиссионные с продаж должны быть включены в переменные издержки обращения.

Пример. Компания Henry’s Catsup, торгующая кетчупом, тратит 1 млн. долл. в год на содержание торгового персонала, который работает с сетями продуктовых магазинов и с оптовиками. Торговый посредник предлагает выполнить ту же задачу по сбыту за комиссионное вознаграждение в размере 5%.

При доходе в размере 10 млн. долл.: Совокупные переменные издержки обращения = 10 млн. долл. * 5% = 0.5 млн. долл.

При доходе в размере 20 млн. долл.: Совокупные переменные издержки обращения = 20 млн. долл. * 5% = 1 млн. долл.

При доходе в размере 30 млн. долл.: Совокупные переменные издержки обращения = 30 млн. долл. * 5% = 1.5 млн. долл.

Если доходы компании составляют менее 10 млн. долл., то услуги торгового посредника будут стоить меньше, чем оплата своего собственного торгового персонала. При доходе в размере 20 млн. долл. торговый посредник обойдется в ту же сумму, что и свой торговый персонал. При доходах свыше 20 млн. долл. услуги посредника будут стоить больше.

Конечно, переход от использования штатного торгового персонала к привлечению торгового посредника может сам по себе вызвать изменения в доходах. Расчет уровня доходов, при котором коммерческие расходы выравниваются, является только первым этапом анализа. Но это важный первый шаг на пути к пониманию системы компромиссов.

Существует множество типов переменных издержек обращения. Например, издержки обращения могут вычисляться по сложным формулам, указанным в контрактах компаний с брокерами и дилерами.

Издержки по реализации продукции могут включать в себя поощрения местным дилерам, которые зависят от выполнения плана продаж.

Они могут также включать обещания по возмещению расходов розничных торговцев на совместную рекламу.

Постоянные издержки часто легче измерить, чем переменные издержки. Обычно постоянные расходы можно составить по платежным ведомостям, документам об аренде или финансовым отчетам.

Для определения переменных расходов необходимо измерить темп их возрастания.

Хотя переменные издержки обращения часто представляют собой заранее заданный процент дохода, они могут меняться с изменением количества проданных единиц товара (как в случае со скидкой за упаковку).

Еще одна сложность возникает, если некоторые переменные издержки обращения относятся только к части общего объема продаж. Это может происходить, например, когда одни дилеры получают скидки за наличный расчет или льготные расценки за определенную партию товара, а другие таких привилегий не имеют.

Ситуация усложняется, когда некоторые издержки могут казаться постоянными, в то время как на самом деле они поэтапные. То есть они постоянны до определенного момента, а потом инициируют дополнительные расходы.

Например, компания может заключить контракт с рекламным агентством на проведение трех рекламных кампаний в год. Если она решит оплатить более трех кампаний, то это повлечет за собой приростные издержки.

Обычно поэтапные расходы можно рассматривать как постоянные — при условии, что достаточно хорошо понимаются границы анализа.

Поэтапные выплаты иногда трудно смоделировать. Скидки клиентам, сумма покупок которых превышает определенный уровень, или премиальные выплаты торговому персоналу, который превысил квоту продаж, могут стать функциями, сложными для описания. Творческий подход важен при планировании маркетинговых скидок, но такую креативность иногда трудно отразить в рамках постоянных и переменных издержек.

При разработке маркетингового бюджета компания должна решить, какую часть расходов следует выделить на текущий период, а какую амортизировать в течение нескольких периодов. Примером подобных инвестиций могла бы послужить скидка на финансовую задолженность новых дистрибьюторов.

Вместо того, чтобы добавлять такую скидку к бюджету текущего периода, было бы лучше рассматривать ее в качестве маркетинговой позиции, которая увеличивает инвестиции компании в оборотный капитал.

И наоборот: затраты на рекламу, предназначенную для формирования долгосрочного влияния, едва ли можно назвать капиталовложением; логичнее считать их маркетинговыми расходами.

Уровень расходов на маркетинг часто используется для сравнения компаний и для того, чтобы показать, насколько много средств они инвестируют в данную область. Поэтому расходы на маркетинг обычно рассматриваются как процент объема продаж.

Затраты на маркетинг как доля объема продаж. Уровень расходов на маркетинг, выраженный как доля объема продаж. Эта цифра показывает, насколько активно компания занимается маркетингом. Соответствующий уровень этого показателя варьируется в зависимости от вида продукции, стратегий и рынков.

Затраты на маркетинг как доля объема продаж(%) = Затраты на маркетинг ($) /Доход ($)

Разновидности этого показателя используются для проверки элементов маркетинга в сравнении с объемом продаж. Среди примеров можно назвать мероприятия по стимулированию, нацеленные на сферу торговли, определяемые как процент объема продаж, или стимулирование собственного торгового персонала в процентном отношении от общей величины продаж.

Затраты на рекламу как процент объема продаж. Расходы на рекламу как доля объема продаж. Обычно это подмножество маркетинговых расходов, выраженное как процент объема продаж.

Перед тем, как использовать такие показатели, маркетологам рекомендуется определить, были ли при расчете дохода от продаж вычтены определенные расходы на маркетинг.

Розничные скидки, например, часто вычитаются из валового объема продаж с целью вычислить чистый объем сбыта.

Отчисления за место. Это особая форма издержек обращения, с которыми приходится сталкиваться, когда розничным торговцам или дистрибьюторам завозятся новые партии товаров.

По сути дела они представляют собой начисления, которые делают розничные торговцы за то, что предоставляют место для новых товаров в своих магазинах и складах. Эти отчисления могут принимать форму одноразовых наличных платежей, бесплатных товаров или специальных скидок.

Точные условия выплаты отчислений за предоставление места позволят определить, составляют ли они постоянные или переменные издержки, или их сочетание.

Понимая разницу между постоянными и переменными издержками, вы сможете лучше учитывать относительные риски разных стратегий сбыта. В целом, стратегии, которые влекут за собой переменные издержки обращения, менее рискованны, так как переменные издержки обращения будут ниже, если продажи не оправдают ожиданий.

Учитесь быстрее ваших конкурентов! Изучите эти практические курсы по маркетингу и рекламе или учитесь чему хотите по абонементу, со скидкой

KPI бухгалтера: показатели и критерии для премирования

Кому подходит эта статья: собственникам бизнеса, которые хотят разработать систему мотивации для сотрудников бухгалтерии и тем самым повысить эффективность их работы.

Простыми словами KPI – это показатели эффективности, по которым можно определить, насколько хорошо работает сотрудник, отдел, компания. К этим показателям привязывается переменная часть вознаграждения сотрудника, а попросту говоря, премия.

Бухгалтер не влияет напрямую на прибыль компании, поэтому рассчитать его KPI сложнее, чем, например, менеджера по продажам или работника у станка. Эффективность последних можно измерить количеством продаж или выработанных деталей сверх нормы, а что будет показателем эффективности бухгалтера? Поговорим об этом в нашей статье.

Сразу оговоримся, что стандартов в этом вопросе нет и быть не может. Вы можете найти пример в интернете, но в любом случае его придется адаптировать под себя. Функции бухгалтера в разных компаниях сильно отличаются.

У единственного бухгалтера небольшой торговой фирмы это будут одни функции, а у бухгалтера отдела учета основных средств крупной производственной компании – совсем другие.

Поэтому отталкиваться нужно от функций бухгалтера именно в вашей компании.

Вовсе необязательно привязываться к термину KPI, выдумывать большое количество показателей и применять сложные методики расчетов, чтобы оценить работу бухгалтера. Для того, чтобы система работала и мотивировала, нужно определить самые значимые показатели и их вес в общей сумме премии.

Что брать за показатели эффективности

За основу нужно взять основные процессы, в которых участвует бухгалтер.

Наградить бухгалтера можно за:

• отсутствие претензий налоговых органов;
• вовремя сданную отчетность;
• отсутствие штрафов или штрафы не больше оговоренной суммы (иногда без штрафов не обойтись);
• отсутствие ошибок в первичных документах;
• вовремя выставленные счета-фактуры;
• правильно начисленную заработную плату и т.д.

Как видите, список выглядит немного странным, потому что вовремя сдавать отчетность и правильно считать налоги и заработную плату – это обычные стандарты работы бухгалтера, за которые он получает зарплату.

Получается, что собственнику бизнеса приходится платить премии за то, чтобы бухгалтеры не ошибались и не пришлось платить штрафы. Но это специфика работы бухгалтеров – их работа не видна, пока нет ошибок.

Поэтому система показателей для бухгалтера в основном строится на отсутствии ошибок, штрафов, нарушений и претензий.

Если вы передаете бухгалтерию на аутсорсинг, то все, за что премируют штатную бухгалтерию – соблюдение сроков отчетности, отсутствие ошибок и претензий от контролеров и т.д., – является стандартом обслуживания в рамках абонентской платы.

Не нужно доплачивать за то, что не было ошибок и штрафов, за то, что подготовили годовой отчет и т.д. Наоборот, аутсорсинговая компания сама теряет деньги, если ошибается, потому что несет ответственность и платит штрафы из своего кармана. Бухгалтеры 1С-WiseAdvice работают по строго прописанным регламентам.

Сроки сдачи отчетности, суммы налогов и т.д. заранее согласовываются с клиентом.

Чтобы не переплачивать за то, что и так должно быть сделано, некоторые компании применяют такую схему: назначают небольшую фиксированную зарплату бухгалтеру и переменную часть, которая зависит от выполнения показателей. Таким образом, если бухгалтер работает хорошо, он получает обычную зарплату, а если плохо – маленькую. Например, оклад 20 тысяч и премия – от 0 до 35 тысяч.

Другой вариант – премия выплачивается только в отчетные периоды, когда нагрузка на бухгалтера возрастает, а все остальное время он получает только оклад.

Главное, чтобы в списке показателей не было тех процессов, на которые бухгалтер повлиять не может. А еще показатели должны быть измеримыми, а не размытыми. Иначе это будут показатели ради показателей, мотивировать бухгалтера работать хорошо они не будут.

Пример из практики

У одного нашего нынешнего клиента показатель премирования штатного бухгалтера был прописан так: «Высокая результативность выполнения наиболее сложных (внеочередных) работ и достижение высоких показателей». Что значит высокая результативность? Какие высокие показатели? Что конкретно должен делать бухгалтер, чтобы получить премию по этому пункту?

Вот яркий пример формального подхода к разработке KPI, когда ничего непонятно и есть место субъективной оценке. А вот формулировка «Своевременная выдача расчетных листов и отсутствие ошибок в расчете заработной платы» звучит уже конкретнее. Бухгалтер знает, что получит часть премии за то, что вовремя выдал «расчетки» и правильно посчитал зарплату.

Не стоит придумывать десятки показателей, для рядового бухгалтера достаточно пяти.

Вот как может выглядеть чек-лист для расчета премии обычного бухгалтера

ПоказательВесПроцент выполнения Итого с учетом веса

Своевременное оформление документов	25%	100%	25%
Отсутствие ошибок в первичных документах	25%	100%	25%
Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов	25%	100%	25%
Отсутствие жалоб со стороны других подразделений компании	15%	80%	12%
Соблюдение правил внутреннего трудового распорядка	10%	100%	10%
Всего	100%	97%

В этом примере бухгалтер должен получить 97% от максимальной суммы премии.

Если премия выписывается на целый отдел, то дополнительно определяется коэффициент трудового участия каждого сотрудника и высчитывается его доля в общей сумме.

Это упрощенный пример с общими показателями только для того, чтобы показать принцип. Каждая фирма сама определяет показатели и их значимость, все зависит от функций бухгалтера и специфики деятельности компании.

Вы можете включить в список:

• внеурочную работу;
• исправление ошибок в документах других подразделений;
• обучение и наставничество;
• выполнение дополнительных функций и т.д.

Для разработки более сложной и детальной оценки премирования лучше обратиться к специалистам.

За что можно премировать главного бухгалтера

Критерии оценки работы главбуха будут другими, так как он организует работу бухгалтерии, выполняет более объемные задачи и больше влияет на доходы и расходы компании.

Премию главного бухгалтера можно привязать к таким показателям:

1. Соблюдение сроков подготовки и сдачи бухгалтерской отчетности.
2. Отсутствие или допустимое количество ошибок в отчетной документации.
3. Отсутствие ошибок при расчете и начислении заработной платы.
4. Отсутствие жалоб со стороны клиентов и контрагентов.
5. Результаты налоговой оптимизации.
6. Сокращение издержек.
7. Отсутствие или минимально допустимая сумма штрафов.
8. Сокращение дебиторской задолженности и т.д.

Как оформить премию бухгалтеру

Порядок премирования нужно закрепить в локальных документах компании: положении об оплате труда, положении о премировании, коллективном договоре, трудовых договорах.

1С-WiseAdvice возьмет на себя разработку локальных документов, пропишет в них KPI бухгалтера и других сотрудников, подготовит кадровые документы, оформит приказы на премии и рассчитает заработную плату.

KPI может стать хорошим стимулом для сотрудников бухгалтерии, если ввести справедливую оценку деятельности. Систему показателей нужно разработать, исходя из реальных функций бухгалтеров, и требовать от них достижимых результатов.

В отличие от штатной бухгалтерии, бухгалтеров аутсорсинговой компании стимулировать и подстегивать не нужно – это задача их работодателя.

Управление средним бизнесом: персонал и маркетинг

  Перейти к итогам проекта

 Скачать полный текст в pdf

Содержание

Резюме

Рейтинговое агентство «Эксперт РА» провело углубленные интервью с руководством полутора десятков компаний среднего масштаба, чтобы получить информацию от первых лиц, определяющих стратегию и тактику компаний.

Акцент делался на обсуждении конкретных управленческих практик, анализе проблем и инструментов, на разборе примеров успехов и неудач в решении практических задач в двух сферах: управление персоналом и маркетинг.

Несмотря на то, что большинство игроков практически полностью преодолели последствия экономического кризиса, персонал компаний продолжает оставаться одним из самых проблемных и неэффективных звеньев бизнеса, как это было в кризисный период конца 2008-го – середины 2009 года. Но в кризис основным способом решения этой проблемы являлось сокращение штатов, а с конца 2009 года и по настоящее время главным трендом является повышение эффективности труда работников.

При этом вновь приобрели актуальность вопросы мотивации персонала. Во время экономического спада лучшим стимулом было сохранение прежнего уровня зарплаты – сотрудники просто держались за свои места. Но после преодоления кризиса этого стало недостаточно.

Одной из главных причин нынешних проблем в сфере управления персоналом является то, что основную часть компаний среднего масштаба в нашей стране составляют предприятия, относящиеся к категории так называемых «резко выросших компаний».

Это те компании, которые уже выросли, но прозрачности и структурированности еще не достигли. Генеральные директора сейчас только приходят к пониманию необходимости повышения прозрачности и структурирования.

Соответственно, их компании находятся на переходном этапе.

Многие российские компании решают вопросы структурирования и мотивации (и, соответственно, повышения эффективности труда) путем построения системы грейдов – выстраивания иерархии позиций в компании, на основании которой устанавливается объективная система материальных вознаграждений.

Поскольку система грейдов пришла в бизнес-практику нашей страны из западного бизнеса, образцово-показательными примерами внедрения этих систем для российских «быстро выросших» компаний является опыт представительств зарубежных фирм, который совмещает в себе западные методики и российские реалии.

В то же время многие российские компании применяют в сфере управления персоналом и не совсем стандартные приемы, с помощью которых вполне успешно решают проблемы и мотивации, и повышения эффективности труда.

Компании среднего масштаба использует аутсорсинг услуг гораздо реже, чем крупный бизнес. Но, как свидетельствуют опрошенные директора компаний, постепенно скептическое отношение среднего бизнеса к аутсорсингу начинает изменяться.

В связи со стремлением компаний повысить эффективность труда персонала, структурироваться, повысить прозрачность, в последнее время средний бизнес стал чаще прибегать к услугам компаний на подряде. Локомотивом этого процесса выступают опять же компании с участием иностранного капитала, традиционно заинтересованные в прозрачности своих бизнес-процессов.

Говоря о маркетинге, следует отметить, что сегодня характерной чертой успешной компании среднего масштаба в России является отсутствие или сведение к минимуму новаторских технологий в бизнесе. И это закономерно.

Отсталость многих сегментов российского рынка часто позволяет игрокам обходиться без излишнего риска и действовать если не наверняка, то хотя бы испытанным способом. Кто в такой ситуации сумел найти нишу, тот и стал успешным.

Поэтому ведущие промышленные компании среднего масштаба в своей массе предпочитают выпускать продукцию, которая себя уже успела зарекомендовать на других рынках. Розничные компании тоже не слишком стремятся внедрять новшества. Они с большим удовольствием копируют проверенный западный опыт.

Важный признак успешной компании среднего размера – способность предоставлять услуги в комплексе. Наиболее успешными сейчас являются те компании, которые своевременно поняли, что клиенту нужна не продукция или услуга вообще, а решение его проблем. Что и достигается применением комплексного подхода.

Практически все эффективные, преуспевающие компании среднего бизнеса к сегодняшнему дню научились пожинать дополнительную ренту со своих компетенций. Компании реализуют необременительные в плане затрат проекты: выводят на рынок товары и услуги, являющиеся, по сути, довесками к основным бизнес-направлениям – и умудряются на них неплохо зарабатывать.

Многие эксперты и участники рынка утверждают, что сегодня основным клиентом бизнеса в России становится государство, и это тормозит развитие бизнеса, поскольку бизнесу становится сложнее находить ниши.

Однако, судя по данным опроса компаний, на текущий момент эта ситуация либо еще не вполне очевидна для многих бизнесменов, либо государство как главный клиент все-таки не тормозит развитие их бизнесов.

Только одна компания из опрошенных явственно дала понять, что ее бизнес в какой-то степени ориентируется на государство.

Большинство же из опрошенных глав компаний считают своим главным клиентом все-таки массового потребителя и ориентируются на него. Их компании достаточно прочно занимают свои ниши и, что очень важно, продолжают находить новые.

Есть примеры выхода компаний на практически полностью свободные ниши в первой половине 1990-х, когда еще не существовало рынка продукции, которую продвигали эти компании.

А есть современные примеры, когда компании выходят на ниши в очень схожих условиях.

Компании стараются использовать свои ресурсы по максимуму. Сегодня уже трудно встретить предприятие среднего масштаба, которое бы не стремилось параллельно с главными направлениями деятельности использовать ключевые возможности на непрофильных рынках,находить новое применение старой продукции, использовать нетипичные для своего профиля схемы продаж и т. д.

Не требуя значимых затрат на реализацию, подобные проекты чаще всего не приносят и ощутимых доходов. Но случается, что, несмотря на сравнительно скромные стартовые расходы, компаниям удается реализовывать крайне эффективные проекты, которые, например, могут в значительной мере поддержать основной бизнес в тяжелые времена или позволить предприятию занять нишу на новом рынке.

Условия использования и ограничение ответственности

Все материалы сайта являются интеллектуальной собственностью АО «Эксперт РА» (кроме случаев, когда прямо указано другое авторство) и охраняются законом.

Представленная информация предназначена для использования исключительно в ознакомительных целях.

Никакие из материалов сайта не должны копироваться, воспроизводиться, переиздаваться, использоваться, размещаться, передаваться или распространяться любым способом и в любой форме без предварительного письменного согласия со стороны Агентства и ссылки на источник www.raexpert.ru. Использование информации в нарушение указанных требований запрещено.

Агентство не несет ответственности за перепечатку материалов Агентства третьими лицами, в том числе за искажения, несоответствия и интерпретации таких материалов.

Рейтинговые оценки, обзоры, исследования и иные публикации, размещенные на сайте, выражают мнение АО «Эксперт РА» и не являются установлением фактов или рекомендаций покупать, держать или продавать те или иные ценные бумаги или активы, принимать инвестиционные решения.

Агентство не принимает на себя никакой ответственности в связи с любыми последствиями, интерпретациями, выводами, рекомендациями и иными действиями, прямо или косвенно связанными с рейтинговой оценкой, совершенными Агентством рейтинговыми действиями, а также выводами и заключениями, содержащимися в рейтинговом отчете и пресс-релизах, исследованиях, обзорах и иных публикациях, выпущенных Агентством, или отсутствием всего перечисленного.

Агентство не несет ответственности и не имеет прямых или косвенных обязательств в связи с любыми возможными или возникшими потерями или убытками любого характера, связанными с содержанием сайта и с использованием материалов и информации, представленных на сайте, в том числе прямо или косвенно связанных с рейтинговой оценкой, независимо от того, что именно привело к потерям или убыткам.

Никакие материалы, отчеты, исследования, информация или разъяснения, размещенные на сайте, не могут в каком бы то ни было отношении служить заменой иных проверок и процедур, которые должны быть выполнены при принятии решений, равно как и заменять суждения, которые должны быть выработаны относительно вопросов, представляющих интерес для посетителей сайта. Никто не должен действовать на основании таких материалов, отчетов, исследований, информации или разъяснений, которые могут предоставляться Агентством в связи с ознакомлением с указанными материалами, отчетами, исследованиями, информацией, разъяснениями в каких бы то ни было целях.

На сайте могут быть предоставлены ссылки на сайты третьих лиц. Они предоставляются исключительно для удобства посетителей сайта. В случае перехода по этим ссылкам, Вы покидаете сайт Агентства.

АО «Эксперт РА» не просматривает сайты третьих лиц, не несет ответственности за эти сайты и любую информацию, представленную на этих сайтах, не контролирует и не отвечает за материалы и информацию, содержащихся на сайтах третьих лиц, в том числе не отвечает за их достоверность.

Единственным источником, отражающим реальное состояние рейтинговой оценки, является официальный сайт АО «Эксперт РА» www.raexpert.ru.

АО «Эксперт РА» оставляет за собой право вносить изменения в информационные материалы сайта в любой момент и без уведомления третьих лиц. При этом Агентство не несет никаких обязательств по обновлению сайта и материалов, представленных на сайте.