Как выбирать программный продукт для управления проектами

У большинства систем управления проектами есть бесплатные версии, но они бывают двух принципиально разных видов.

  1. «Честная» бесплатная версия. Система искренне хочет, чтобы вы свободно пользовались ею без ограничений по времени. И делились с друзьями.

  2. «Пробная» бесплатная версия. Продукт нацелен на то, чтобы сконвертировать вас в платящего клиента. И потому намеренно урезает вам «жизненно важные» функции. Часто это становится неприятным сюрпризом, когда начинаешь пользоваться системой.

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Мы в YouGile приняли опасное для себя решение и в октябре запустили «честную» бесплатную версию. Сняли все ограничения, оставили только одно – до 10 пользователей (оплата начиная с 11-го). Результат пока такой: сильно потеряли в количестве платящих клиентов, зато график активности в системе вырос в 2 раза за 3,5 месяца.

Конечно, предварительно мы изучили рынок и посмотрели, а какие free-версии предлагают наши конкуренты: Asana, Bitrix24, Trello и другие. Мы постоянно тестируем разные системы управления и делаем выводы: кто предлагает «честную» бесплатную версию, а кто нет.

В этой статье – обзор 10 бесплатных систем управления проектами. Делимся наблюдениями: где какие кейсы можно решить бесплатно, а в какой момент придется доставать кошелек.

Начнем с продуктов, у которых бесплатные версии наиболее полноценные, а также расскажем про свою.

10 бесплатных систем управления

1. YouGile

До 10 человек – полностью бесплатная, то есть «честная» облачная версия. Функционал весь на месте, тот же, что и за деньги, в рукаве ничего не прячем. По сути у нас нет бесплатного и платного тарифа как таковых – маленьким командам доступно абсолютно все, всегда и бесплатно. Оплата вводится только за 11-го человека.

Подробнее о тарифах YouGile

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Что получится сделать в бесплатной версии:

  • Организовать сотрудников в системе: указать должности, руководителей, отделы.
  • Наладить работу с подрядчиками и фрилансерами: настроить права доступа в системе для «своих» и для «чужих».
  • Создать проекты, доски, задачи, подзадачи.
  • Сортировать свои и чужие задачи в личном планировщике.
  • Наладить коммуникации между разными отделами. Например, передавать заказы из отдела продаж – на производство.
  • Общаться как в мессенджере. Каждая задача – это чат, также есть личные чаты. Со смайликами, цитированием, упоминаниями и всем, чем нас балуют соцсети и мессенджеры.
  • Смотреть, как выполняется работа – доступны все виды отчетов и сводок.
  • Сделать для себя «уютное» и удобное рабочее пространство: личные доски, свой фон, приватные и избранные задачи, чек-листы, таймеры, дедлайны.

За что точно придется платить:

  • За пользование системой в больших командах. До 10 человек – все бесплатно, за 11-го надо будет платить по 299 рублей в месяц.
  • За коробочную версию.

На бесплатном тарифе в YouGile можно легко работать всем отделом или маленькой командой. Создавайте сколько угодно проектов и досок, устанавливайте права для сотрудников, назначайте задачи, следите за ходом их выполнения.

Помечайте важные задачи стикерами или звездочкой «Избранное». Общайтесь в чатах, обсуждайте заказ пиццы (приватно) или новый проект (всей командой). Обменивайтесь файлами (без ограничений по весу).

«Побалуйтесь» смайликами и красивыми фонами для досок. 

2. Trello

Крутая бесплатная версия – «честная». Никаких ограничений по времени и количеству пользователей. Ограничения только по числу досок – до 10 штук.

И кое-где функционал урезан: не настроить права доступа, не отсортировать карточки, не экспортировать данные, не использовать больше 1 расширения для 1 доски. Раньше было лучше – до продажи Trello компании Atlassian.

Однако все равно считаем эту версию вполне полноценной для работы в небольших командах.

Подробнее о тарифах Trello

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Что получится сделать в бесплатной версии:

  • Да собственно все, чего вы ждете от системы управления проектами. Доски, задачи, дедлайны. Сколько угодно карточек, сколько угодно списков, сколько угодно пользователей.
  • Можно загружать файлы, главное, чтобы не больше 10 МБ.
  • Хочется больше общения по задачам – есть интеграция со Slack.
  • Легко использовать для личных целей: план действий на день, на неделю, на месяц.
  • Легко использовать, чтобы организовать работу в отделе или небольшой команде.

За что точно придется платить:

  • Больше досок. Если хотите сделать более 10 открытых досок – переходите на платный тариф.

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Давно хотел написать статью на эту тему, но все было некогда.  Уверен, многие из вас уже пробовали различные программы для управления проектами.  Кого-то полученный от их использования результат устраивает, а кто-то находится в перманентном поиске «жемчужины».

Сначала хочу написать об ошибках, которые часто совершаются при выборе программного продукта для управления проектом:

  1. Программный продукт выбирают по рейтингам популярности.
  2. Нет, я не против рейтингов. Но прежде чем их просматривать, надо бы понять, что программных продуктов для управления проектами очень много и функционал у них может отличаться на 80 %. Например, есть продукты для автоматизации управления проектом, в которых нет функционала по работе с сетевыми графиками, нет поддержки метода критического пути, анализа загрузки и функционала для выравнивания загрузки ресурсов и т.д.
  3. Продукт выбирают, не имея представления о процессах управления проектом и методологии управления проектом. Конечно, можно сначала выбрать продукт, а потом, отталкиваясь от его возможностей, выстраивать свои процессы управления проектом. Но, как мне кажется, это трудный и извилистый путь.
  4. Пытаются найти один продукт, в котором автоматизированы и подходы PMBOK, и подходы agile.

Как мне кажется, такого продукта пока нет.

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Несколько раз я сталкивался с ситуацией, когда на проектах приходилось использовать 2 программных продукта для управления проектом.

Например, модель проекта я создавал в , но так как для создания одного из продуктов проекта использовался , то для ведения , формирования спринтов и контроля их исполнения мне нужен был другой программный продукт.

  В качестве таких продуктов  на одном проекте мы выбрали , на другом был (его облачной версии), а в третьем мы  разработали и внедрили собственный продукт для работы по . Надо сказать, что результатами использования 2 продуктов автоматизации управления проектом я был почти доволен.

Единственной проблемой был перенос данных по списку задач, плановым трудозатратам и срокам из MS Project во второй продукт и перенос обратно данных по фактическим трудозатратам из выбранного для продукта  в MS Project.

Кстати, мне еще ни разу не доводилось управлять проектами в компании, в которой к моему приходу уже была бы внедрена Информационная система для управления проектами. Вот почему я считаю, что для руководителя проекта важно иметь опыт внедрения программных продуктов для автоматизации управления проектами – иногда мы приходим руководить проектом в компании, где нет ИСУП.

Периодически я просматриваю информацию о том, какие программные продукты для управления проектами появляются. Года 2 назад я прочитал о том, что число продуктов, которые позиционируются как предназначенные для автоматизации управления проектами, перевалило за сотню.

Недавно я нашел информацию, что их уже гораздо больше: http://4pm.com/how-to-select-project-software.  Автор статьи — Dick Billows- пишет о том, что в последнем обзоре программного обеспечения управления проектами они обнаружили более 500 программных продуктов, которые удовлетворяют следующим минимальным требованиям:

  1. Поддержка диаграммы Ганта, которая четко показывает даты старта и финиша каждой задачи и последовательность их выполнения
  2. Расчет  продолжительности задач и проекта от трудозатрат и данных о доступности  ресурсов
  3. Генерация графиков и данных, позволяющих сравнивать реальную производительность с базовым планом проекта.

Итак, что же конкретно я могу посоветовать при выборе программного продукта? Для начала  несколько соображений:

  1. Любой софт автоматизирует какие-то процессы и инструменты. Поэтому прежде чем выбирать софт, необходимо понимать какие процессы и используемые в них методы и инструменты предстоит автоматизировать. После выбора методологий нужно собрать бизнес-требования к ИСУП, после чего проверить их на наличие противоречий и найти для них решения. Для сбора бизнес-требований к программному продукту одним из перспективных подходов, на мой взгляд, является использование инновационных игр. Подробнее об этом подходе планирую написать позже.
  2. Методика отбора программы не должна быть слишком сложной. В своей статье Харви А. Левин, который имеет 38-летний опыт в управлении проектами и считается серьезным экспертом в выборе средств автоматизации, пишет, что при отборе ПО он учитывает около 200 характеристик и элементов. Одна из реакций на использование столь сложной методики отбора, которую он получил на одном из своих семинаров от клиента: «Это первый семинар, после посещения которого я ухожу с еще большим количеством вопросов, чем у меня было вначале.» (http://www.advanta-group.ru/o-nas/stati/vybor-programmy-dlja-upravlenija-proektami-sbalansirovannyi-podkhod/)
  3. Программных продуктов для выбора не должно быть много, иначе процесс отбора станет слишком трудозатратным и дорогим.
Читайте также:  Как договориться со своим организмом, чтобы работать 24/7. ответы фитнес-евангелиста

Для отбора программы я рекомендую, кроме разработки списка требований к ней, выделить критерии. Например, такие:

  1. Степень покрытия требований в программе
  2. Наличие и способы оказания сервиса поддержки программы
  3. Совокупная стоимость владения программой (включает в себя все затраты на использование сервиса на протяжении его использования)
  4. Наличие и стоимость обучения работе в программном продукте
  5. Возможности интеграции с другими программными продуктами

Мой алгоритм выбора программы для автоматизации управления проектом:

  1. Собрать и проанализировать бизнес-требования к программе
  2. Разработать критерии отбора программы
  3. Определиться с ограничением по бюджету для автоматизации проектной деятельности
  4. Выбрать 2-3 коробочных решения
  5. Просмотреть их триальные или демоверсии
  6. Выбрать один продукт (или несколько, если все требования на одном продукте не реализуются) по разработанным критериям отбора
  7. Если программных продуктов понадобится для автоматизации несколько, и вы уже знаете, какими они будут, стоит узнать о возможности их интеграции и стоимости этого процесса

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Понятно, что мой подход – не единственно возможный и не самый правильный. Многие из вас предпочтут сделать процедуру отбора более простой или выберут продукт интуитивно.

Однако, надеюсь, описанный подход натолкнет вас на размышления о том, с чего начать. И, уверен, вы придумаете, как этот подход можно улучшить.

Жду ваших соображений по описанной теме.

Успехов вам в выборе программного продукта для автоматизации управления проектами!

Топ 15 лучших программ и сервисов для управления проектами

Последнее обновление — от 7 ноября 2020 года

Ведете ли вы небольшой бизнес или заведуете крупной компанией, управление и отслеживание проектов — это всегда проблема.

Вот почему ПО для управления проектами стало настолько широко распространенным на рынке. Фактически, в 77% высокопроизводительных проектах используются инструменты управления проектами.

Они помогают полноценно и эффективно планировать, реализовывать и закрывать проекты.  Используя подобное ПО для совместной работы, ваша команда может управлять задачами и закреплять их за определенными исполнителями, вести переписку друг с другом в реальном времени, добавлять файлы, отслеживать время и использовать другие возможности.

  • В этом исчерпывающем руководстве я перечислил лучшее ПО этого года и сделал обзор на него.
  • В этих обзорах основное внимание уделяется легкости использования, стоимости, возможностям по управлению проектами, тарифным планам, службе поддержки и другим критериям.
  • Давайте приступим, но посмотрите так же наше решение “Бесплатная CRM” для самозанятых.

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Какое ПО для управления проектами лучшее?

Вот мои основные кандидаты на лучшее ПО этого года для командного управления проектами.

1. Wrike

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Wrike — это инструмент в формате SaaS для управления проектами и совместной работы, продукт, который может похвастаться многопанельным UI, а также облегчает управление проектами и совместной работой.

Выделяется широким спектром возможностей управления проектами, включая коммуникацию в команде, отслеживание незанятости сотрудников и наблюдение за проектами, находящимися в группе риска.

С помощью полностью настраиваемых информационных панелей (прим. пер.: дашбордов) с данными о командных спринтах члены команды могут просматривать новые, текущие и завершенные проекты в одном месте. Команды также могут составлять и делиться настраиваемыми интерактивными отчетами, чтобы принимать более быстрые решения.

Wrike доступен на множестве языков и совместим как с iOS, так и с Android.

Как мы делаем бизнес в Интернете в России?

Ключевые возможности:

  • Визуализация отслеживания данных
  • Удобное назначение приоритетов
  • Простой в использовании редактор на основе перетаскивания объектов
  • Предлагает динамические формы запроса (DRF) для упрощения планирования проекта
  • Интуитивный и удобный для пользователей интерфейс
  • Интеграция со множеством инструментов, включая CRM-приложения, инструменты email-маркетинга и так далее
  • Продвинутая аналитика и результаты анализа данных, полученные от интеграции с Tableau

Плюсы:

  • Предлагает единую платформу для всех нужд бизнеса (нет необходимости использовать несколько приложений)
  • Включает в себя встроенные инструменты, поддерживающие и стимулирующие ваш проект
  • Использование автоматизации
  • Располагает надежными протоколами безопасности
  • Техническая поддержка 24/7 по телефону, электронной почте и в онлайн чате

Тарифные планы:

Wrike предоставляет пять планов, которые отлично подходят для маркетологов, крупных компаний и малого бизнеса.

  • Первый — «Профессиональный» план, который предоставляет доступ к 1-15 пользователям и стоит $9,80 за пользователя ежемесячно.
  • План «Бизнес» предоставляет доступ к 5-200 обучающимся. Он стоит $24,80 за одного пользователя ежемесячно. Также он предлагает оптовые скидки.
  • Планы «Для маркетологов», «Профессиональные услуги» и «Корпоративный» предлагают доступ к неограниченному количеству пользователей и могут быть индивидуально настроены под ваши требования.

Все планы предлагают бесплатный пробный период с не более чем 5 пользователями.

Начните работу с Wrike и воспользуйтесь бесплатным пробным периодом.

2. Hive

Как выбирать программный продукт для управления проектами

  1. Hive — ПО для совместной работы и управления проектами, которое позволяет вам контролировать задачи, автоматизировать рабочий процесс, отслеживать прогресс и делать многое другое.
  2. Ваша команда может управлять проектами и задачами, а также отслеживать их именно нужным команде образом благодаря возможности переключения между разными представлениями проекта.
  3. Четыре представления проекта включают в себя:
  • Представление наподобие диаграммы Ганта
  • Канбан-представление
  • Календарное представление
  • Табличное представление

Также Hive предоставляет многочисленные типы шаблонов, которые можно использовать непосредственно для повторяющихся задач или даже для новых задач. Кроме того, вы можете найти готовые шаблоны для рабочих процессов и дорожных карт проекта.

Также на вашей информационной панели есть раздел «Мои действия», в котором можно увидеть все ваши действия. После назначения задач вы можете продолжить разбивать проект на различные действия наподобие «текущее», «будущее», «завершенное», «назначенное мной» и так далее.

Помимо этого, аналитические возможности Hive позволяют вам следить за прогрессом вашей команды и проектов. Также вы можете отслеживать показатели наподобие завершенности проекта, выполненной отдельным лицом работы, наиболее продуктивного дня недели, не выполненные в срок действия и так далее.

Вы даже можете автоматизировать рабочие процессы и выполнять одним нажатием действия, такие как перемещение карточек, добавление пометок, переназначение исполнителей и прочие.

Чат Hive (Hive Chatbox) дает вам возможность передавать файлы, помечать любую потенциальную проблему и прикреплять необходимые документы. Также он помогает вести переписку с товарищами по команде и уведомлять их, используя перетаскивание объектов.

Вдобавок к этому, интеграция с почтой Gmail или Outlook позволяет просматривать все ваши электронные письма в самом Hive — в Hive Mail. Но, помимо этого, вы также можете прикреплять электронные письма к новым или существующим задачам.

Как выбрать программное обеспечение по управлению проектами?

Достаточно часто в проектно-ориентированной организации перед руководителем стоит вопрос о выборе программного обеспечения в области управления проектами. Очень важно, чтобы выбранное программное обеспечение удовлетворяло требованиям команды проекта и обеспечивало полную и качественную поддержку и повышение эффективности процессов управления проектами в компании.

Как правило, наиболее важные требования, которые рассматриваются при выборе системы, это:

  • Пользовательский интерфейс
  • Управление данными
  • Механизм планирования
  • Обеспечение совместной работы

Если все эти требования удовлетворяют нашим потребностям, то данный программный продукт (ПП) можно эффективно использовать как элемент информационной системы управления проектами. Рассмотрим каждое требование в отдельности:

1. Пользовательский интерфейс

Первое, на что обращает внимание пользователь при работе с программой это пользовательский интерфейс.

При выборе программного интерфейса можно отметить те особенности, которые помогают вводить и просматривать информацию:

  • Гибкость организации экранных форм
  • Доступность системы помощи
  • Удобство средств редактирования
  • Наличие мастеров и шаблонов

Пользовательский интерфейс может рассматриваться с точки зрения простоты освоения программным средством и оцениваться по следующим параметрам:

  • Легкость изучения
  • Легкость использования
  • Наличие системы макросов (формул)
  • Гибкая система контекстного поиска
  • Обучающие программы

2. Управление данными

С совершенствованием программного обеспечения разработчики стали делать больший акцент на облегчение процесса ввода информации и навигации в программном продукте.

Управление данными должно предоставлять развитые возможности по доступу и передачи информации, группировке, объединению, администрированию и адаптации данных проекта.

Доступ и передача данных

  • При использовании многопроектного управления в организации и управлении портфелем проектов, объем информации значительно увеличивается. Появляется необходимость в доступе к данным различных источников. Например, при использовании различных приложений и систем (ERP и др.) может потребоваться совместить эти данные с информацией о проектах.
  • Разграничение доступа к информации о проектах также является обязательным условием хранения данных. В сложных ИС должна использоваться промышленная СУБД, обеспечивающая пользователей быстрым и надежным доступом к данным.
  • В случаях, когда данные хранятся в нескольких местах или в нескольких базах данных, может показаться необходимым использование распределенных систем хранения информации и средств репликации.
Читайте также:  Как сделать страницу в instagram продающей — простые советы, которые работают

Группировка информации

  • В зависимости от роли в проектной команде, участникам проекта требуется доступ к различной информации. Общие базы данных часто поддерживают режим работы, когда для одного пользователя доступно большее количество информации, чем он может использовать в единицу времени. Для оптимальной и эффективной работы важно построить надежную систему манипуляции данными, чтобы дать возможность пользователю группировать информацию в соответствии со своими знаниями и опытом.
  • Для получения различных видов аналитических отчетов в крупномасштабных системах хранения данных эффективно использование механизмов OLAP (On-Line Analytical Processing). В OLAP системах информация организуется в группы определенного формата для увеличения скорости доступа к нужным данным.

Администрирование и адаптация

  • Отдельные пользователи не должны сами запускать процедуры OLAP-анализа или формировать запросы при работе с данными. В программное обеспечение должна входить система администрирования, которая бы способствовала формированию системы данных, включая функцию централизованного обновления данных и безопасности их хранения.
  • Администратор должен определять потребности в информации отдельных пользователей и организовывать вывод данных, формирование запросов, составление электронных таблиц, шаблонов представлений и отчетов в соответствии с их требованиями.
  • Данные должны быть представлены в виде определенных пользователем повременных сегментов, организованных в системные иерархии. Очень удобным является графическое представление данных.

Объединение (суммирование) данных

  • Многие ПП позволяют объединять данные по различным признакам. Такая функция поддерживается разнообразием полей (текстовые, числовых данные, поля для записи дат и т.д.) Данные в этих полях могут сортироваться, фильтроваться, группироваться. Возможность объединения данных является наиболее ценной для увеличения скорости работы с данными и составления отчетов.

3. Методы планирования

В процессе планирования существует ряд требований, где неточности и несоблюдение всех условий планирования могут привести к неэффективной работе приложения для управления проектами.

Список основных возможностей систем при реализации планирования:

  • Создание рабочей области проекта
  • Описание WBS структуры
  • Описание различных календарей выполнения работ
  • Ввод и хранение данных по ресурсам
  • Описание временных графиков и рабочих смет, графиков распределения ресурсов и стоимостных показателей
  • Ввод и хранение важных проектных дат и вех
  • Составление расписания работ проекта
  • Ресурсное планирование
  • Расчет бюджетов проектов
  • Подсчет затраченного на работу времени (временные графики)
  • Сбор информации о статусе работ и пересмотр календарных планов
  • Ввод фактических затрат
  • Подсчет стоимости выполнения работ

Дополнительно, многие пользователи могут проявить желание в использовании в самом продукте или в приложениях следующих возможностей:

Как выбирать программный продукт для управления проектами

  • Определение областей риска
  • Расчет показателей риска
  • Расчет возможностей по смягчению риска
  • Планирование критической цепочки риска
  • Изменение действия контроля

Для оптимального выбора программного обеспечения, необходимо задуматься над вопросом какие данные необходимо вводить, считать или выводить с использованием данных возможностей? Может ли программное средство, которое Вы рассматриваете, справляться с этими данными, удовлетворяя требованиям бизнеса?

Помимо этого, необходимо оценить достаточными ли возможностями обладают программные алгоритмы, чтобы правильно и эффективно составлять календарные планы? Можете ли Вы повторять расчет и получать при этом верный результат? Можете ли вы не выходить за рамки определенных ограничений? Соответствует ли график планирования ресурсов графику выполнения работ? Правильным ли является расчет стоимости проекта с учетом объема работ? Эти вопросу являются очень существенными.

С одной стороны, почти во всех популярных продуктах используется традиционный метод критического пути и последовательный алгоритм распределения ресурсов. Однако каждый производитель разработал свои собственные возможности для этих двух основных моделей расчета, которые могут послужить выгодным дополнением к основным возможностям или, наоборот, ухудшить программный продукт.

4. Обеспечение совместной работы

Использование многоуровневой клиент серверной архитектуры позволило повысить эффективность работы компьютерного оборудования, одновременно расширяя круг пользователей, имеющих доступ к данным, и повышая безопасность системы. Использование таких систем легло в основу появления разработок многопользовательской системы управления проектами.

Web-технологии произвели революцию в информационном мире, изменили возможности их компьютеров. И, если и существует какая-либо прикладная область, которой эта новая технология может быть выгодна целиком и полностью, так это область управления проектами.

Обеспеченные Web-технологиями улучшенный доступ к данным и кооперация между пользователями, полностью изменили метод использования программного обеспечения для управления проектами.

Наличие Web-браузера и возможности работы через Internet также является немаловажным достоинством для системы управления проектами.

Для многих людей, которые занимаются выбором программного обеспечения, поддержка системой Web-технологий перешло на первое место в списке основных критериев выбора ПО.

Поддержка Web должна занимать лидирующую позицию в списке наиважнейших возможностей в области планирования.

Но этому критерию не стоит придавать слишком весомое значение, чтобы не позволить ему диктовать процесс выбора и пренебрегать существенными функциями планирования или расчетными возможностями.

Как будущий пользователь, Вы должны рассматривать все преимущества и недостатки в перспективе и взвешивать все отступления от ваших требований. В равновесии должны также находится следующие аспекты: насколько высока оценка ПП и насколько новы используемые в нем технологии.

Вы должны сопоставлять привлекательность использования современных технологий против достоинств уже проверенных и надежных ПП. Существует еще одно предостережение – часто новинки могут казаться больше впечатляющими, чем содержательными. Это необходимо тщательно отслеживать.

Для удобства отметьте галочкой те функции, которыми должна обладать система управления проектами, подходящая для Вашей компании.

Требования при выборе ПО Функции, реализуемые в системе Функция необходима?
Пользовательский интерфейс Настраиваемый интерфейс
Контекстная помощь
Удобство доступа к данным
Графические возможности
Разделение интерфейса по ролям
Стандартные мастера, шаблоны и представления экрана
Управление данными Удобство доступа и передачи информации
Защита от несанкционированного доступа
Интеграция данных с другими приложениями
Возможности разграничения прав доступа
Наличие функций OLAP
Механизм планирования Использование иерархической структуры ресурсов
Временной анализ по методу критического пути
Анализ стоимости и освоенного объема Earned Value
Анализ рисков
Использование нескольких исходных планов
Использование шаблонов отчетов
Обеспечение совместной работы Наличие Web-приложений
Архитектура клиент-сервер
Представление доступа к данным удаленным пользователям
Оповещения и напоминания о работах

Количество выбранных функций по каждому требованию, поможет Вам ранжировать эти требования, что значительно облегчит выбор ПО из существующих на рынке систем управления проектами.

Авторы: Е.Песоцкая, В.Рябов, В.Васильев
Источник:

ТОП-15 — Программы для управления проектами — обзор лучших

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Проектная деятельность подразумевает использование специфических инструментов контроля и управления – как правило, это профильные программы, в которых все необходимые функции объединены в удобном и наглядном интерфейсе. Современный рынок ПО предлагает обширный ассортимент таких сервисов, каждый из которых обладает своими отличительными чертами и характерными особенностями. Чтобы помочь вам оптимизировать управление проектом, мы подготовили обзор популярных решений, которые уже пользуются высоким спросом – и выявили их сильные и слабые стороны. Наш материал позволит вам не тратить многие часы на изучение мануалов к программам, знакомство с их триал-версиями и привыкание к интерфейсу.

Intasker.com

Расскажем про наш сервис Intasker. Пожалуй, главная особенность сервиса заключается в его универсальном характере. В нем можно одинаково эффективно организовать управление задачей или масштабным проектом. Он подходит как для личного использования, так и для внедрения в деятельность крупной организации с большим штатом сотрудников и представительствами в разных частях мира.

Вот ключевые особенности программы управления проектами Intasker:

  • возможность подключения к совместной работе неограниченного количества пользователей, независимо от их местоположения;
  • доступ к полному функционалу сервиса по единой цене;
  • 1 месяц промо-доступа, когда можно бесплатно попробовать на своих реальных задачах весь объем функций и инструментов без каких-либо ограничений;
  • удобные возможности визуализации задач – в формате текстового списка и наглядной диаграммы Ганта;
  • возможность назначения ответственных на задачи, оперативного перераспределения нагрузки между исполнителями;
  • гибкая настройка прав доступа – каждый пользователь получает доступ только к той информации, которая необходима ему для работы.

Инструментарий Intasker позволяет выполнять полный перечень задач по управлению проектами, включая планирование, текущую аналитику, оценку результатов, построение графических отчетов.

Еще одной важной особенностью этого сервиса являются широкие возможности индивидуальной настройки оповещений – вы сами определяете, как часто и о каких событиях вы будете получать уведомления.

Их отправка возможна не только на e-mail, но и в Telegram, чего не предлагает больше ни один из сервисов аналогичного назначения.

Программы и сервисы управления проектами — Обзор конкурентов

Asana

Обзор лучших систем управления проектами

Мы уж развернуто говорили о лучших приложениях для совещаний, а для чего нам система управления проектами? Даже в небольшой команде с течением времени накапливается такое количество информации, переписок в почте, мессенджерах и комментариев к файлам в облаке, что наступает хаос.

Читайте также:  Как первые лица компании и hr-служба должны взаимодействовать в кризис

Реальности таковы, что быстрорастущие бизнесы должны также быстро реформировать свою систему управления проектами и командной работы.

Гибкость и возможности быстрых изменений, комфортных откатов, безболезненной адаптации и оперативной настройки определяют обложку идеальной системы  для управления проектом. 

При этом важны и ресурсы. Если ваш проект в сети использует виртуальный сервер – он должен отвечать современным ресурсным требованиям: от 2гб оперативной памяти и SSD от 40гб. Самую дешевую подобную конфигурацию для аренды виртуального сервера мы встречали в RU VDS. Есть бесплатный тестовый период и неограниченный объем трафика. Вот ссылка.

А мы представляем вам обзор самых популярных сервисов для создания и управления проектами, актуальные для корпораций и небольших команд. Если вам интересна эта тема – можете погрузиться в нее в профессиональных обучающих курсах по управлению проектами – подборку можно изучить по этой ссылке.

Как выбирать программный продукт для управления проектами

Как выбрать систему управления проектами

Совместная работа над файлами

Ключевое требование к системе управления проектами — наличие облачного хранилища – мы уже писали об этом в нашем обзоре лучших облачных сервисов для бизнеса. Пользователи должны получать оперативный доступ к базе знаний и другой актуальной информации, иметь возможность использовать свежую версию одного и того же файла и отслеживать изменения реальном времени.

Постановка задач и контроль сроков

Функционал системы управления проектами обязательно должен включать в себя возможность создавать таски, назначать ответственных задачам, ставить дедлайны и контролировать их выполнение.

Таким образом система управления проектами дает простой профит – каждый сотрудник будет видеть свой фронт работ, а руководитель – прозрачные объемы и сроки выполнения проекта.

Именно в этом, а не в пресловутой многозадачности (мы опровергали этот миф в нашей статье), видится сакральный смысл командной работы.

Если хотите, как и мы, изучить гибкость в проектах и командной работе, посмотрите подборку книг об aglile от «Манн, Иванов и Фербер». Находится она по ссылке.

Коммуникации участников проекта

Огромную роль играют общие дискуссии в рамках команды. В офисах для этих целей придумали опенспейсы, для работы удаленных команд – групповые чаты и командные мессенджеры.

Для классного сервиса управления проектами критически важно, чтобы переписки и другое общение внутри команды велись системно – с удобным тематическим делением.

Обсуждение рабочих вопросов должно  соответствующим образом «бэкапиться», исключая необходимость искать детали проекта по пяти мессенджерам и трем почтовым ящикам. 

Не забывайте о безопасности. Если ваша команда общается в Телеграме – используйте VPN для корректной работы мессенджера. На наш взгляд лучший вариант – HideMyName. Недорогой и шустрый. Их сайт здесь.

Лучшие системы управления проектами

Trello

Обзор ПО для управления проектами — Сервисы на vc.ru

Гигантские пирамиды, величественные церкви, длительные морские экспедиции, открывшие новые миры — все это проекты, для воплощения которых требовалась недюжая кооперация всех участников, планирование, коммуникация.

Но, с прыжком человечества в технологическую эпоху, масштабы проектов стали фундаментально несоизмеримы с возможностями управления вручную.Но известное нам проектное управление корнями уходит не столь далеко, как Древний Египет или европейское Средневековье.

Точкой отсчета считается середина 20 века — становление первых мировых корпораций, и, одновременно с этим — усиление технологического потенциала противоборствующих в холодной войне стран.

А еще, это время первых космических операций (именно в NASA появилось управление жизненными циклами программ). “Управление проектами” как специфическое теоретическое знание появляется из Воздушных сил США и их же Морского флота.

Именно оттуда пришел метод анализа и оценки программ PERT (Program Evaluation and Review Technique), который, кстати, там работал настолько успешно, что некоторое время был засекречен.

Промышленные корпорации сами дошли до схожих методик управления — практически одновременно с военными. Это была революция: их внедрение приносило колоссальный выигрыш времени, которое освобождалось от применения точных математических методов в управлении сложными комплексами работ.

Но в 1960-80 годах позволить себе такую роскошь могли только акулы рынка, ведь обработка большого количества цифровых данных производилась на дорогих ЭВМ.

Недоступность ЭВМ длилась недолго — уже в 80-х годах новое поколение компьютеров и ИТ для широкого круга пользователей дали возможности эффективнее использовать методы и средства планирования, составления графиков работ, контроля и анализа времени, стоимости, ресурсов и не только.

А к 90-тым годам полезность применения такого управления становится очевидна даже в несвойственных раньше сферах — например, в общественном управлении и государственных реформа. Происходит это вместе с удешевлением и доступностью компьютеров, ориентированных на массовый круг потребителей.

Сегодня эффективное управление проектами немыслимо без использования современных программных средств — ведь размеры проектов растут, растет объем информации, прибавляется количество сотрудников, работающих над одной и той же задачей по всему миру.

Сейчас для тех, кто сталкивается с необходимостью выбрать обеспечение для программного управления, существует проблема, противоположная той, что была полвека назад — огромный выбор.

А сделать его придется неизбежно: исследователи американского журнала “Как открыть бизнес” проанализировали 11 046 компаний и установили, что планирование помогает компании развиваться на 30% быстрее.

Думайте сами.

Важно понимать, что перед погружением в поисках подходящего софта, стоит выделить цели, которые вы хотите достичь с помощью этого инструмента и, как всегда — каков ваш бюджет. С определением целей мы вам помочь не сможем, зато в остальном — с удовольствием.

В зависимости от готовности инвестировать, программы условно можно разделить на две с половиной группы — платные, бесплатные, и платные, которые предлагают для ознакомления свободную версию, часто с ограниченным функционалом.

От разброса ваших сотрудников по миру и необходимости постоянного мониторинга дел зависит, нужна ли вам онлайн или офлайн платформа. Важно и то, в какой сфере вы работаете и где начинается ваш проект.

Для креативных индустрий коллективные наброски идей могут стать приоритетной задачей, тогда как в строительстве зачастую уже есть четкий план, где нужно точное распределение задач и контроль их выполнения.

Не стремясь охватить все существующие на рынке предложения, в этой статье мы сделаем обзор, базируясь на таблице сравнения.

таблица сравнения ПО для управления проектами

Мы рассмотрим, что предлагают наиболее популярные компании на рынке решений управлениями проектов: Trello, 37Signals(Basecamp), Asana, Wrike, Genius Inside, Doist, Microsoft, Zoho, Clickup, monday.com.

Для удобства, в статье, по сравнению с таблицей на сайте, где можно ознакомится более детально, мы ограничили количество критериев до ключевых.

Это будут: оплата, на чем доступно приложение, интеграция с другими сервисами, варианты доступа к проекту, лайв чаты, подробные отчеты о выполнении задач, шаблоны проектов. Приступим!

Trello — это новая компания одного продукта. С 2010 года компания-разработчик программного обеспечения Fog Creek Software (Нью Йорк, США) проводила еженедельные внутренние исследования потенциальных продуктов. Там, в январе 2011 года и был презентован прототип, предназначенный для решения высокоуровневых задач планирования, тогда еще Trellis.

После бета тестирования и презентации, набрав за год более 500 000 пользователей, Fog Creek создает приложений и под Android.

Тогда же у Trello появляется маскот — говорящий пес-хаски, моделью для которого послужил питомец сооснователя Fog Creek.

В июле 2014, насчитывая 4,75 миллионов пользователей, Trello отделяется от Fog Creek и становится Trello, Inc. С 2017 года Trello принадлежит компании Atlassian.

На данный момент приложение Trello — одна из самых популярных систем управления проектами в режиме онлайн, которая пользуется особенным спросом среди небольших компаний и стартапов. Организация работы строится по методу “канбан” (от японского — точно в срок), базируясь на четком распределении задач между сотрудниками.

По сути, это аналог рабочих досок со стикерами на ней, только в веб-приложении. Именно благодаря своей простоте и фактически неограниченному бесплатному функционалу, Trello удалось снискать всеобщую любовь.

Оплата: бесплатно/платно (месячная или годовая оплата). Стоит отметить — freemium-модель у Trello позволяет полноценно работать, с немного урезанным функционалом.

На чем доступно: Web, IOS App, Android App.

Интеграция с другими сервисами:

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *